Como diz o adágio militar popular, também conhecido como os 7Ps,
O planejamento prévio adequado evita o mau desempenho.
Embora nem todas as organizações sigam a unidade de comando do exército ou tenham um adversário único e claramente definido para superar, a importância do planejamento é universal. Especialmente para as empresas modernas, em que a perspectiva futura de um negócio é limitada a uma dúzia de anos.
Um estudo da EY afirma que o vida útil média de uma empresa americana do S&P 500 80 anos atrás era de 67 anos. Hoje, é de apenas 15 anos! Essencialmente, se você fizesse um plano de quinze anos para uma empresa com um ano de idade, talvez nem chegasse a usá-lo!
À medida que o mundo evolui rapidamente, a tecnologia se torna legado em meses e os clientes exigem novas experiências. Os planos precisam encontrar o equilíbrio certo entre confiabilidade e adaptabilidade.
Nesta postagem do blog, exploramos como você pode usar várias estratégias de planejamento anual para conseguir exatamente isso!
⏰ Resumo de 60 segundos
Se você só tem 60 segundos para aprender sobre planejamento anual, aqui está um resumo rápido:
O planejamento anual é o processo organizacional de definição de metas, atividades e recursos para o ano seguinte. Normalmente iniciado pelas prerrogativas financeiras de relatórios e conformidade dos acionistas, o planejamento anual expandiu-se para oferecer benefícios mais abrangentes.
Um bom plano de projeto contém o seguinte:
- Metas
- Orçamentos
- Planos de ação
- Funções e responsabilidades
- Métricas e mecanismos de revisão
Para um planejamento anual eficaz, considere as seguintes etapas.
- Revisão: Uma análise minuciosa do desempenho do ano anterior
- Metas: Definição de metas e objetivos alcançáveis
- Planos de ação: Elaboração das atividades e dos projetos necessários para atingir as metas anuais
- Ferramentas: A pilha de tecnologia necessária para implementar o plano anual
- Rastreamento: Relatórios e painéis para acompanhamento do desempenho em tempo real
Agora, vamos entrar nos detalhes essenciais.
Entendendo o planejamento anual
A ideia de planejamento anual parece bastante óbvia - você faz planos para o próximo ano. só que não é tão simples assim. Dependendo do seu negócio, do tamanho da organização e do mercado em que está inserido, a natureza do planejamento anual pode variar muito. Vamos ver como.
O que é planejamento anual?
O planejamento anual é o processo de delinear as metas, as atividades, os marcos, os orçamentos e os recursos para o próximo período de doze meses. Algumas das características que definem o planejamento anual são as seguintes.
- Focado em finanças: Geralmente, é orientado pelo desempenho e pelos planos financeiros da organização, alinhados aos relatórios de acionistas/conformidade para o ano
- Orientado por revisão: Os planos anuais seguem uma revisão completa do desempenho do ano anterior
- Descendente: Os planos anuais são elaborados primeiramente no nível organizacional e, em seguida, são distribuídos para verticais, departamentos, equipes e indivíduos
- 360 graus: O planejamento anual descreve o que precisa ser feito, como, por quem e com quais recursos
Veja como os quadros brancos ClickUp o ajudam com o planejamento, independentemente do projeto
Diferença entre planejamento anual e planejamento estratégico
No gerenciamento de negócios, estratégia, planos, táticas e uma combinação dessas palavras são frequentemente usados de forma intercambiável, resultando em confusão desnecessária. Portanto, antes de entrarmos nos detalhes do planejamento anual, vamos diferenciá-lo de "planejamento estratégico"
Em um episódio do podcast da HBR intitulado " Um plano não é uma estratégia roger Martin, ex-reitor da Rotman School of Management da Universidade de Toronto, afirma:
Uma estratégia é um conjunto integrado de escolhas que o posiciona em um campo de jogo de sua escolha de forma que você ganhe... A estratégia tem uma teoria.
Roger Martin, ex-reitor da Rotman School of Management, Universidade de Toronto
Portanto, grande parte do processo de planejamento estratégico consiste em criar a teoria, ou seja, tomar as grandes decisões sobre por que você faz o que faz, quem é o seu cliente, o que o torna melhor do que a concorrência, etc. Algumas dessas modelos de planejamento estratégico lhe dará uma ideia melhor.
Por outro lado, o processo de planejamento anual trata da execução dessa estratégia ao longo dos próximos doze meses.
Planejamento estratégico | Planejamento anual | |
---|---|---|
Cronograma | Longo prazo (3/5/10 anos) | Médio prazo (um ano) |
Propósito | Definição dos fundamentos do negócio e de sua existência | Delineamento das ações a serem tomadas e dos recursos necessários para isso |
Impulso | Posicionamento e visão de mercado | Planejamento financeiro e relatórios |
Alinhamento com a direção geral da empresa e com a visão de longo prazo, com a estratégia e as metas organizacionais |
Diferenças entre planejamento estratégico e planejamento anual
dica profissional: Confira nossa modelo de metas anuais aqui.
Embora não seja de natureza totalmente estratégica, o planejamento anual ocupa um lugar muito importante no ciclo de vida de uma organização por vários motivos.
Benefícios de um planejamento anual eficaz
O planejamento anual eficaz é o roteiro para a jornada da empresa nos próximos doze meses. Com ele, todos os membros de todas as equipes conhecem o destino, os marcos e o caminho até eles. Isso oferece vários benefícios, como:
Direcionamento: Um processo de planejamento anual eficaz define a direção para toda a organização. Ele garante que cada indivíduo esteja alinhado com o plano da equipe, que está alinhado com o plano do departamento, e assim por diante.
Clareza de ação: Um bom plano anual descreve o que precisa ser alcançado e como. Ele elimina as ambiguidades sobre como as metas organizacionais são alcançadas.
Por exemplo, se o objetivo é o crescimento do cliente por meio da aquisição, o plano anual descreve as várias atividades, como eventos, publicidade, marketing de conteúdo etc., juntamente com os orçamentos e os recursos para cada uma delas.
A partir daí, as equipes têm clareza sobre suas tarefas para o ano.
Responsabilidade: Um plano anual atribui a responsabilidade por vários objetivos e resultados a indivíduos específicos. Isso incentiva a responsabilidade pessoal e da equipe.
Mensurabilidade: Um plano anual é fundamental para medir o sucesso da organização. Ele é o ponto de referência em relação ao qual o desempenho é avaliado no final do ano.
Otimização de recursos: A alocação de orçamentos, pessoal, ferramentas e outros recursos torna-se eficaz se for do interesse de um plano robusto.
Gerenciamento de riscos: Essencialmente, um plano anual também é uma estratégia de mitigação de riscos. Ele ajuda os líderes a prever razoavelmente os riscos que podem surgir no próximo ano (ou mais) e a criar medidas de mitigação hoje.
Para colher os benefícios acima e ser eficaz, um plano precisa ter uma estrutura específica. Vamos explorar isso em detalhes.
Principais componentes de um planejamento anual eficaz
Um plano anual bem-sucedido precisa ser abrangente sem ser muito prescritivo. Ele precisa cobrir os seguintes elementos com algum detalhe.
Objetivos
O exercício de planejamento anual começa com a definição de metas e objetivos. Ele define as prioridades da empresa em ordem para que as equipes possam concentrar seus esforços adequadamente. Aqui estão algumas exemplos de metas para 1/5/10 anos para você começar.
Orçamentos
Os orçamentos, em um plano anual, definem as grades de proteção financeira. Eles oferecem as restrições de recursos financeiros, técnicos e de talentos com os quais as equipes precisam atingir suas metas.
Plano de ação
Quando o plano anual da organização chega aos departamentos, equipes e indivíduos, ele também descreve as atividades que cada um deles precisa realizar.
Funções e responsabilidades
Um plano anual também descreve as funções e responsabilidades de todos os envolvidos, com suas metas e expectativas. Durante a fase de planejamento, se os recursos certos não estiverem disponíveis, ele abre espaço para a contratação.
Por exemplo, se você tem planos de aumentar drasticamente o desenvolvimento de produtos, talvez precise de mais engenheiros. O plano anual garantirá que a equipe financeira tenha o orçamento, a equipe de talentos tenha o mandato e os gerentes de contratação estejam prontos para entrevistar e contratar.
Métricas e mecanismos de revisão
Esta seção do plano anual descreve o processo pelo qual o progresso será monitorado ao longo do ano. Como você sabe se está no caminho certo para atingir suas metas? Com indicadores-chave de desempenho (KPIs) e mecanismos de revisão, é claro!
Esses modelos de plano de crescimento oferecem exemplos úteis de como esses componentes funcionam em conjunto.
Planos de contingência
Um bom plano também oferece ideias sobre o que fazer quando as coisas não saem como planejado. Essencialmente, esse componente abrange os cursos de ação alternativos caso o Plano A não funcione.
Com esse contexto definido, vamos ver como você pode colocar seu planejamento anual em prática.
Etapas para um planejamento anual eficaz
Como vimos anteriormente, o plano anual é um roteiro para toda a organização. Ele reúne todos em torno de objetivos comuns. A criação desse plano requer uma abordagem abrangente, como a que descrevemos a seguir.
1. Revisão do ano anterior
Antes de fazer qualquer plano, faça uma análise completa do desempenho do ano passado. Observe o seguinte.
- Metas que você estabeleceu e o quanto delas foi alcançado
- Os orçamentos e os gastos reais
- Atividades planejadas e a revisão de cada uma delas
- ROI em cada uma das atividades/cabeças de despesas
- Desempenho de cada indivíduo da equipe
Colete dados quantitativos e qualitativos. Reúna os números, mas também colete opiniões sobre o porquê e como.
Por exemplo, não pergunte apenas quais foram as vendas do ano passado. Pergunte também por que você atingiu ou não a meta de vendas, o que funcionou, como os funcionários de melhor desempenho atingiram suas cotas etc.
Use essas informações como base para seu próximo ano. Se as conversões do canal de eventos presenciais foram melhores do que as dos webinars, seria bom alocar mais orçamentos para o primeiro. Ou, se o canal de conteúdo não produziu nenhum resultado, talvez você deva reconsiderar as metas que estabeleceu e verificar se elas eram realmente adequadas.
Essa revisão também proporcionará um encerramento claro do ano anterior e um novo começo para o ano novo.
2. Definição de metas e objetivos
Usando a revisão do ano anterior como o contexto geral do negócio, é hora de definir metas.
Use o método de metas SMART
Faça com que suas metas sejam específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e oportunas. Em vez de definir metas como "adquirir clientes", torne-as SMART: Aumentar a aquisição de clientes em 5% mês a mês por meio de canais de publicidade on-line.
Use um modelo hierárquico
Primeiro, defina as metas de nível mais alto, por exemplo, para toda a organização. Em seguida, divida-as em níveis. Se a meta da organização for adquirir novos clientes, ela seria dividida em:
Metas departamentais: As metas de marketing seriam aumentar as impressões, o tráfego do site e as conversões; as metas de aquisição de talentos seriam contratar mais membros para a equipe de vendas; as metas de sucesso do cliente seriam obter mais indicações etc.
Metas da equipe: As equipes de marketing as dividiriam ainda mais. A equipe de publicidade de busca criaria orçamentos para cada canal e projetaria suas campanhas. A equipe de conteúdo planejaria seus ativos para a geração de leads. A equipe de mídia social planejará aumentar as impressões, talvez com relacionamentos com influenciadores.
Metas individuais: Com base nos resultados esperados da equipe, cada membro individual da equipe definiria os seus, como o número de artigos que cada redator criaria ou as metas de conversão para cada campanha.
3. Criação dos planos de ação
Com as metas definidas, é hora de descobrir maneiras de alcançá-las, ou seja, fazer planos de projeto.
Estruture seus projetos: Divida suas atividades em projetos simples e gerenciáveis. Você pode criar seus projetos em torno da criação de conteúdo, distribuição de mídia social, boletins informativos por e-mail, etc. Você também pode criar projetos para cada campanha, evento ou marco.
Aqui estão alguns modelos de plano de projeto para lhe dar um impulso inicial.
Crie tarefas: Preencha seus projetos com tarefas.
Por exemplo, para cada campanha como um projeto, você pode ter tarefas para:
- Ideação da campanha
- Design visual e materiais de divulgação
- Redação de textos
- Publicação e distribuição
- Reaproveitamento e redistribuição
- Relatórios
Gerenciar a execução: Atribua essas tarefas às pessoas certas. Defina datas de início e prazos. Marque as dependências, se houver.
4. Ferramentas e métodos para o planejamento anual
Se você estiver usando documentos e planilhas comprovados para o seu planejamento anual, não poderá ser criticado por isso. No entanto, atualmente, existem ferramentas muito mais eficientes e poderosas para ajudar no planejamento anual.
Ferramentas de gerenciamento de projetos
Um plano anual é essencialmente um conjunto de projetos interconectados que visam a objetivos comuns. Uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos, como ClickUp pode ajudá-lo a ver o panorama geral sem perder as granularidades.
Gerencie vários tipos de tarefas e fluxos de trabalho dinâmicos com o ClickUp Tasks
Com Tarefas do ClickUp você pode criar roteiros de projetos configure tarefas, atribua usuários, defina prazos, estime e acompanhe o tempo e adicione prioridade ou tags. Configure status personalizados que se adaptem aos seus fluxos de trabalho. Adicione listas de verificação reutilizáveis e aplique-as automaticamente a tipos específicos de tarefas. Conecte tarefas semelhantes ou adicione marcos.
Ferramentas de colaboração
A execução eficaz dos planos anuais requer a capacidade de se comunicar facilmente em tempo real. O ClickUp oferece várias maneiras de fazer isso no contexto. Para começar, você pode ter conversas como comentários aninhados em cada tarefa.
Para conversas mais dinâmicas e em tempo real, experimente Bate-papo do ClickUp . Converse sobre canais de projetos específicos. Conecte tarefas às suas conversas e facilite a navegação de seus colegas. Inicie chamadas com um clique a partir do ClickUp; crie automaticamente resumos e itens de ação.
chamadas com um clique no ClickUp Chat_
Ferramentas de controle de metas
A maneira mais simples de atingir suas metas é mantê-las visíveis e acessíveis o tempo todo. Metas do ClickUp é um poderoso aplicativo de controle de metas que permite tudo isso e muito mais.
ClickUp Goals para acompanhamento do progresso em tempo real
Defina metas claras para monitorar suas vitórias. Podem ser metas de tarefas (como as tarefas em um sprint ou campanha), metas numéricas (como o número de artigos que devem ser escritos), metas monetárias (como receita em dólares) ou metas de verdadeiro/falso (como se um local de evento está reservado ou não).
Gerencie todas as suas metas em um só lugar, organize-as em pastas e visualize o progresso coletivo.
5. Implementação de planos anuais
Até agora, falamos sobre planejamento. É hora de dar um passo adiante e discutir a implementação.
Integrar equipes
Para começar, reúna todos os membros da sua equipe na plataforma de gerenciamento de projetos.
Treine-os para usá-la de forma eficaz com procedimentos operacionais padrão para:
- Atualizar o status da tarefa
- Estimar o tempo gasto
- Rastrear o tempo
- Usar listas de verificação para controle de qualidade
- Preenchimento de campos personalizados, se houver
Consolidar dados
Para continuar o contexto do(s) ano(s) anterior(es), é importante consolidar alguns dos dados. Para fazer isso:
- Integre ferramentas relevantes, como gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), ferramentas de vendas, etc.
- Escreva procedimentos operacionais padrão (SOPs) emDocumentos do ClickUp e compartilhe-os de forma segura com as partes interessadas relevantes
- Incorpore documentos externos, como planilhas, ou forneça links para documentos importantes
Revisar ferramentas de gerenciamento de desempenho
Crie uma maneira simples e prática de acompanhar o desempenho ao longo do ano. ClickUp Dashboards permitem que você visualize dados em várias frentes.
Relatórios personalizáveis com ClickUp Dashboards
Visualize instantaneamente todos os dados relacionados ao projeto no ClickUp, como tarefas, cargas de trabalho, planilhas de horas, horas faturáveis e produtividade individual. Integre dezenas de aplicativos de terceiros para criar painéis consolidados, como relatórios de vendas, visualizações de CRM, desempenho de campanhas de marketing, etc. Cada usuário individual pode configurar painéis pessoais para medir seu próprio desempenho também.
Por último, mas não menos importante, use esses dados para adaptar seu plano ao longo do ano. Realinhe os orçamentos, realocar recursos ou ajustar as atividades para permanecer no caminho certo em direção às suas metas. Para um início mais rápido, use modelos de planos operacionais para estruturar sua implementação.
Um bom plano anual é composto de várias partes móveis. Pode ser um desafio manobrar sem o suporte certo.
Desafios do planejamento anual
Aqui estão os mais comuns desafios do gerenciamento de projetos que você pode encontrar no seu planejamento anual e maneiras de superá-los.
Previsão imprecisa: Às vezes, as equipes superestimam o que podem alcançar em um ano. Por isso, fazem previsões imprecisas de tudo, inclusive de orçamentos, recursos e atividades.
Para evitar isso, faça a previsão com base nos dados existentes. Seja razoável em suas projeções e erre pelo lado da cautela.
Desalinhamento: Cada indivíduo, equipe e departamento precisa alinhar suas metas com as da organização. O mais importante é que isso também precisa estar a serviço do plano geral de negócios. Quando isso não acontece, torna-se um grande desafio.
A maneira mais simples de superar isso é usar métodos de planejamento como objetivos e principais resultados (OKR) ou balanced scorecard. Isso ajuda a manter as metas e as atividades de todos alinhadas com o mesmo objetivo.
Bônus: Grátis modelos de planos de negócios para você trabalhar.
Restrições orçamentárias: É extremamente raro que todas as equipes recebam os orçamentos que solicitam. Isso significa que as equipes precisam atingir suas metas com os orçamentos que têm.
Para isso, faça algumas simulações. Considere várias combinações de alocação de orçamento antes de escolher a melhor.
Gerenciamento do tempo: Vamos encarar os fatos. O planejamento leva tempo. Embora você já esteja sobrecarregado com o trabalho diário, reservar tempo para planejar o futuro pode ser um grande desafio.
Supere esse desafio criando tempos de contingência como parte do plano. Certifique-se de deixar algumas semanas livres em dezembro em seu plano anual para o planejamento anual de negócios do próximo ano.
Os líderes empresariais podem desempenhar um papel fundamental para ajudar as equipes a superar esses desafios.
O papel da liderança no planejamento anual
Um bom líder entende que as equipes estão mais próximas da realidade e têm um conhecimento mais fundamentado dos assuntos de negócios.
Portanto, em vez de ser um instrutor ou um planejador, o líder desempenha o papel de condutor e facilitador do planejamento anual.
- Fazendo perguntas: Um líder facilita a revisão do ano anterior fazendo perguntas pertinentes
- Oferecer ideias: Ele traz sua experiência para oferecer sugestões e ideias
- Resolução de conflitos: Eles ajudam as equipes a chegar a um consenso sobre questões de desacordo
- Supervisão: Observam o processo de planejamento para identificar eventuais lacunas e chamar a atenção da equipe para elas
Planeje seu caminho para o sucesso com o ClickUp
Quer você esteja liderando um regimento militar ou uma equipe de estagiários de marketing, um bom plano é a base de um bom desempenho. Ele ajuda todos a saberem o que precisa ser feito, por que, como, quando, por quem e com que padrão. Ele faz a empresa avançar.
É por isso que planejamento organizacional é uma parte essencial do trabalho de todo líder empresarial. É uma maneira de definir a direção e orientar a equipe.
Entretanto, um dos maiores erros que você pode cometer é pensar no planejamento anual como uma atividade única. Embora o plano estratégico seja normalmente criado no início do ano, você precisa supervisionar sua implementação durante o período de doze meses.
Para fazer isso, você precisa de uma plataforma robusta de planejamento e gerenciamento de projetos, como o ClickUp. Com um poderoso gerenciamento de tarefas, documentação, análise, recursos de IA e modelos fáceis de usar, o ClickUp oferece tudo o que você precisa para implementar seus planos anuais. Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo .