via Calvin & Hobbes Independentemente de você concordar ou discordar da abordagem de Calvin em relação ao trabalho e aos prazos, assim como ele, estamos constantemente trabalhando contra prazos.
Todos nós já passamos por isso: você está confiante em suas tarefas e, de repente, um prazo não cumprido dá início a um dominó de caos. É nesse momento que você opta por algo confiável e fácil de usar, como o Google Sheets. Criar calendários do Google Sheets permite você organize e acompanhe datas importantes com facilidade.
Mas você sabe como organizar as datas de vencimento para obter o máximo de eficiência no Google Sheets?
Neste guia, compartilharemos alguns métodos fáceis de como organizar datas de vencimento no Google Sheets e transformar sua planilha em uma máquina de gerenciamento de prazos fácil de usar.
Resumo de 60 segundos
Se você está procurando um tutorial rápido sobre como organizar suas planilhas do Google Sheets, aqui está:
- Valide seus dados: Use o método de validação de dados para garantir que somente datas válidas sejam inseridas em sua planilha para evitar erros de agendamento
- Crie um filtro: Classifique dinamicamente as datas de vencimento em ordem crescente ou decrescente para maior clareza
- Use o recurso de intervalo de classificação: Organize todas as seções ou seções específicas dos seus dados, preservando a estrutura
- Aplique a função SORT: Automatize o processo de classificação com a fórmula SORT: =SORT (range, sort_column, is_ascending)
- Entenda as limitações do Google Sheets: Lembre-se de que não há alertas incorporados ou atualizações manuais para tarefas recorrentes. A plataforma também tem dificuldades com a colaboração e os recursos visuais básicos para o gerenciamento de tarefas
Pronto para os detalhes? Vamos começar!
Como organizar datas de vencimento no Google Sheets
Ao fazer malabarismos com várias tarefas e prazos, datas de vencimento ausentes ou incorretas podem atrapalhar todo o seu cronograma. Imagine participar de uma reunião de equipe uma semana antes por causa de um erro de entrada de dados!
Felizmente, o Planilhas Google evita esses contratempos organizando as datas de vencimento de forma clara, precisa e fácil de seguir.
Usando uma simples tabela de tarefas como exemplo, exploraremos quatro maneiras eficazes de classificar e gerenciar suas datas de vencimento no Planilhas Google.
Essa tabela inclui tarefas como o envio de uma proposta, a preparação para reuniões e a finalização de orçamentos, cada uma delas associada a prazos específicos. Mas você conhece o procedimento, certo? Quando você experimenta esses métodos, crie sua própria tabela do Google Sheets com os dados apropriados.
1. Valide seus dados
Por que validar os dados? Ter sua revisão de progresso agendada para 30 de fevereiro não é um bom começo, certo?
Erros humanos acontecem, mas eles não precisam afetar seu fluxo de trabalho. Veja como garantir que você só adicione datas válidas no Planilhas Google.
- Selecione a coluna de data
- Vá para o menu Dados
- Clique em Data Validation (Validação de dados)
- Clique em Add Rule (Adicionar regra)
- Vá para a seção de critérios
Aqui, você terá a opção de escolher entre as seguintes opções:
- É uma data válida: garante que somente datas válidas sejam inseridas
- A data é igual: Permite apenas uma data específica
- Date is before (A data é anterior): Permite datas anteriores a uma data específica
- Date is after (A data é posterior): Permite datas após uma data específica
- Date is between (A data está entre): Permite datas em um intervalo específico
Exemplo: Se estiver organizando seu calendário para uma revisão trimestral no início do ano, você pode escolher a opção Date Is Between (Data é entre) e validar datas entre 1º de janeiro e 31 de março para rastrear tarefas somente nesse período.
Escolhemos a opção Is Valid Date para esta demonstração.
- Na seção de opções avançadas, alterne para a opção Rejeitar a entrada para garantir que nenhuma data inválida seja inserida
- Clique em Done (Concluído) e feche o painel Data Validation Rules (Regras de validação de dados)
Agora, você tem uma coluna de dados validada. Mas o que acontece se você tentar inserir uma data em um formato incorreto? Vamos testar isso.
Insira uma data incorreta e pressione Enter.
O Google Sheets rejeita a entrada com um pop-up, o que significa que você configurou corretamente o recurso de validação de dados.
Dica profissional: A opção de validação de dados garante que suas datas sejam formatadas corretamente. Entretanto, ela não classifica suas datas em ordem crescente ou decrescente. Se você quiser isso, opte por outros métodos, como o método de filtro.
2. Criar um filtro
Os filtros são perfeitos para criar resultados classificados dinamicamente. Vamos aprender a criar um no Planilhas Google.
- Selecione as colunas que deseja classificar por data
- Vá para Dados e clique em Criar um filtro
- Clique no ícone de filtro no cabeçalho da coluna Data de vencimento
- Escolha Sort A to Z para ordem ascendente ou Sort Z to A para ordem descendente
Para este exemplo, classificamos as datas em ordem crescente.
💡 Dica profissional: Para organizar seu calendário corretamente selecione as colunas de data e tarefa. Sempre aplique o filtro às células de data para classificar as datas. A classificação pela coluna Task (Tarefa) organizará as tarefas em ordem alfabética, o que pode não lhe dar o resultado desejado.
3. Use o recurso de intervalo de classificação
A ferramenta de intervalo de classificação é outra maneira rápida e fácil de manter seus dados organizados enquanto organiza partes específicas deles.
- Selecione toda a tabela que deseja classificar, inclusive a linha do cabeçalho
- Ir para Dados
- Passe o mouse sobre Sort Range e clique em Advanced Range Sorting Options
- Marque a caixa de seleção Data Has Header Row para garantir que o Planilhas Google reconheça os cabeçalhos das colunas
- Selecione Due Date (Data de vencimento) no menu suspenso Sort By (Classificar por)
- Escolha a opção A a Z ou Z a A
- Clique em Classificar
Sua tabela agora está ordenada de acordo com o intervalo definido.
4. Use a função SORT
Você é um especialista em planilhas ou adora automatizar tarefas? A fórmula SORT é o que você precisa para organizar seus dados de forma dinâmica. Veja como ela funciona.
Divisão da fórmula:
=SORT (range, sort_column, is_ascending)
- range: As células que você deseja classificar (por exemplo, A2 a B7, que serão escritas como A2:B7)
- sort_column: A coluna a ser classificada (por exemplo, 2 para a coluna Due Date)
- is_ascending: Digite True para ordem ascendente ou False para ordem descendente
📌 Exemplo: Esta é a aparência da nossa fórmula para a nossa tabela se a classificássemos em ordem crescente: =SORT (A2:B6, 2, true)
Veja como usá-la.
- Selecione uma célula em branco para exibir a saída classificada
- Digite a fórmula na célula
- Pressione Enter e pronto! Todos os seus dados estão organizados em ordem cronológica
Observe que, depois de aplicar a fórmula SORT, você terá duas versões dos seus dados: a tabela original e a tabela classificada.
Se você alterar ou excluir a original, a versão classificada também será alterada ou excluída. Mas e se você quiser substituir os dados originais pela versão classificada?
Veja como fazer isso.
- Selecione os dados recém-ordenados e copie-os com Ctrl + C (ou Cmd + C em um dispositivo Mac)
- Vá até os dados originais ou outro local e clique com o botão direito do mouse na célula
- Vá para Paste Special e clique em Values Only
- Excluir a tabela extra
Esse processo remove a dependência da fórmula, deixando você com uma tabela limpa e classificada que está pronta para ser usada!
Limitações do uso do Planilhas Google
Agora que você tem o Folha de dicas do Planilhas Google para o controle de datas de vencimento, você precisa entender um pouco mais sobre suas limitações:
- Não há alertas ou lembretes incorporados: O Google Sheets não o notifica sobre a aproximação dos prazos. Embora você possa optar porModelos de calendário mensal do Google Sheets ou usar o código de cores para destacar os próximos prazos, sua dependência de atualizações manuais o torna propenso a erros humanos
- Falta de automação para tarefas repetidas: Se suas tarefas se repetem semanal ou mensalmente, você precisa duplicar e ajustar manualmente os dados. Isso leva a tarefas demoradas que podem ser facilmente evitadas em outros softwares de gerenciamento de calendários
- LimitadoColaboração em tempo real Para equipes grandes: Embora o Planilhas Google permita a colaboração, ele pode se tornar caótico se muitas pessoas o editarem simultaneamente, tornando o acompanhamento das alterações mais complicado
- Não é ideal para projetos de grande escala: O Planilhas pode ficar rapidamente desorganizado e difícil de navegar se você gerenciar projetos extensos com dependências complexas
- Representação visual básica: Ao rastrear datas, recursos visuais como visualização de calendário, gráficos de Gantt ou quadros Kanban são úteis. O Planilhas Google não tem esses recursos e talvez seja necessário exportar seus dados para outras ferramentas especializadas para acessá-los
Em resumo, o Planilhas Google é ótimo para projetos menores e para o mínimo de controle de tarefas pessoais. A compreensão dessas limitações o ajudará a decidir se o Google Sheets atende às suas necessidades ou se é hora de fazer um upgrade para uma ferramenta mais sofisticada e versátil software de controle de datas de vencimento .
Usando a visualização de tabela do ClickUp para organizar datas de vencimento
Falando em sofisticação e versatilidade, é difícil não mencionar o ClickUp . Organização e cumprimento de prazos torna-se muito fácil com o uso do ClickUp Table View e seus recursos inteligentes.
Vamos ver como organizar suas datas de vencimento como um profissional com as funcionalidades avançadas do ClickUp à sua disposição.
Configurar a Table View Visualização de tabela ClickUp oferece o poder do gerenciamento de dados de uma planilha eletrônica combinado com um gerenciador de tarefas dinâmico. Deseja acompanhar tarefas, subtarefas, prazos, progresso e muito mais em um só lugar? Esse é o parceiro de que você precisa!
Use os campos personalizados para adicionar data de início, data de vencimento e hora exata a cada tarefa. Precisa de edições em massa? Atualize várias tarefas simultaneamente e economize tempo e esforço para fazer algo melhor.
Simplifique o gerenciamento de datas de vencimento adicionando campos personalizados à exibição de tabela do ClickUp
É super intuitivo e você pode personalizar as tarefas para se concentrar no que é importante. Para obter a visão geral desejada, tudo o que você precisa fazer é filtrar as tarefas por projeto, prioridade ou prazos futuros.
A melhor parte? Todas as edições feitas nessa exibição de tabela serão automaticamente sincronizadas em todas as outras exibições. É simples assim!
Automatizar ações
As datas de vencimento são as partes mais dinâmicas de uma tarefa. Isso significa que você precisa personalizar todas as suas subtarefas novamente sempre que uma data de vencimento for alterada? Não quando Automações do ClickUp estão aqui para ajudar.
Configure regras para acionar ações quando as datas de vencimento mudarem, como atualizar subtarefas ou enviar lembretes.
Crie acionadores personalizados e fique à frente dos prazos com o ClickUp Automations
Nunca perca uma batida com automações e notificações personalizadas que o ajudam a gerenciar tarefas atrasadas e prazos que se aproximam. Seja um ping na sua área de trabalho, um zumbido no seu telefone ou um alerta por e-mail, o ClickUp tem tudo o que você precisa em qualquer lugar.
Veja o que Marianela Fernandez, consultora de tratamento de água da Eco Supplier Panama, diz sobre a utilidade do ClickUp :
_Ao integrar várias funcionalidades, como notificações, calendários, e-mails e fluxo de trabalho na execução do projeto, o ClickUp faz com que os funcionários parem de se concentrar na revisão constante dos diferentes mecanismos tecnológicos e se concentrem em tarefas que geram valor
Marianela Fernandez, consultora de tratamento de água da Eco Supplier Panama
**Leia também Guia de automações no ClickUp (com 10 exemplos de casos de uso)
Visualize com código de cores
As cores não tornam tudo mais interessante e fácil de navegar? Atribuir cores às tarefas é um hack de produtividade simples, mas poderoso.
Por exemplo, as tarefas atrasadas podem ser marcadas em vermelho e as concluídas em verde. Essa é uma maneira rápida de identificar o que precisa de atenção.
Gerencie tarefas e datas de vencimento com um toque de cor na exibição de tabela do ClickUp
Além das cores do status da tarefa, você pode usar tags para uma organização vibrante das tarefas. Categorize as tarefas por tipo de projeto ou nível de prioridade usando cores diferentes, facilitando a filtragem e a localização do que você precisa.
Adicione requinte com a visualização de calendário
Você precisa de uma visão panorâmica de suas tarefas e prazos? A Visualização do calendário do ClickUp é outro recurso que facilita a organização em um dia agitado.
Você pode arrastar e soltar tarefas para ajustar os cronogramas e ver tudo o que foi feito por dia, semana ou mês. Escolha a perspectiva que melhor se adapta ao seu fluxo de trabalho.
Obtenha uma visão geral de todas as suas tarefas atuais e futuras com o ClickUp Calendar View
A cereja do bolo? O Calendar View permite que você sincronize tarefas com seu Calendário do Google . Você também pode criar calendários categorizados para projetos ou prazos específicos. Isso mantém seu espaço de trabalho organizado e sem bagunça.
Mas e se você quiser pular a curva de aprendizado e entrar logo em ação?
Acelere as coisas com modelos
Os Modelo de planejador de calendário ClickUp ajuda você a começar imediatamente. Ele é totalmente personalizável e ajuda a controlar tudo, desde tarefas até reuniões e prazos, em um só lugar.
Modelo de calendário do ClickUp
O modelo divide grandes projetos em tarefas menores e gerenciáveis, permitindo que você atribua prazos e aloque recursos de forma eficaz. Com as visualizações personalizadas, você também pode alternar entre visualizações diárias, semanais ou mensais para se adequar ao seu estilo de planejamento.
Há até uma opção para vincular tarefas diretamente ao seu calendário para facilitar o acompanhamento! O destaque deste modelo de calendário mensal é sua flexibilidade. Quer você seja um profissional de marketing que planeja o lançamento de conteúdo ou alguém que gerencia metas pessoais, ele se adapta às suas necessidades.
Mas e se você precisar de um modelo específico para controlar prazos?
Os prazos dos projetos não são estressantes quando você usa o Modelo de prazos do ClickUp . Ele ajuda você a gerenciar facilmente cronogramas de projetos definir marcos e acompanhar o progresso da equipe.
Acompanhe as tarefas com status personalizados, como Concluído, Em andamento e A fazer, adicione campos personalizados para ordenar as tarefas por fases ou prazos para uma melhor organização, visualize o progresso do seu projeto em um relance com a visualização do cronograma do projeto e mantenha-se atualizado com lembretes, automação personalizada e notificações.
A visualização de gráfico de Gantt do ClickUp oferece uma visão clara de todas as tarefas a vencer de uma só vez
Além disso, você pode usar o Visualização do gráfico de Gantt use este modelo para visualizar todas as suas tarefas e prazos. Ele é perfeito para identificar sobreposições, ajustar cronogramas e garantir que nada seja perdido.
Colabore com facilidade
Quando você tiver todas as suas tarefas e datas de vencimento organizadas, tudo o que você precisa é que sua equipe as acesse sempre que necessário. A boa notícia é que você não precisa de outra ferramenta para fazer isso por você.
Compartilhe seus calendários com os colegas de equipe para alinhar os horários e use as configurações de permissão para controlar quem pode editar e visualizar as tarefas. Visualizações de tarefas do ClickUp oferecem uma visão completa da sua tarefa e tudo o que você precisa saber sobre ela, incluindo comentários feitos pela sua equipe ou colaboradores. Essa transparência mantém todos na mesma página e garante a segurança dos dados.
Acesse todos os detalhes de suas tarefas, arquivos e conversas essenciais com o ClickUp Task Views
Se seus projetos envolvem dependências ou tarefas vinculadas, o ClickUp também lida com isso! Você pode conectar tarefas, anexar arquivos e até mesmo bloquear o tempo do seu dia para manter o foco.
Dica profissional: Use Cérebro ClickUp para obter resumos de tarefas, documentos e conversas com tecnologia de IA para tomar decisões mais rápidas.
Benefícios de usar o ClickUp para gerenciar planilhas e datas de vencimento
O ClickUp facilita o gerenciamento de planilhas e datas de vencimento.
Aqui estão algumas das principais vantagens de mudar hoje.
- Fluxos de trabalho personalizáveis: Com o ClickUp, você é o capitão do seu navio. Você pode ajustar seu espaço de trabalho para atender às suas necessidades exclusivas com campos personalizados, tags e código de cores. Ou simplesmente use um dos modelos e pronto!
- Atualizações em tempo real: As alterações são sincronizadas instantaneamente entre as visualizações. Isso mantém todos atualizados o tempo todo
- Automação: Adeus aos erros manuais, graças aos lembretes automáticos e às atualizações de tarefas personalizadas
- Colaboração aprimorada: Suas tarefas, calendários e progresso estão disponíveis onde quer que sua equipe esteja, com comentários para uma comunicação clara
- Privacidade: O ClickUp lhe dá o controle para escolher o que compartilhar e com quem compartilhar, para que você possa colaborar sem preocupações
- Integrações: Mais de 1.000 integrações com ferramentas como o Google Calendar ajudam você a reunir todo o seu trabalho em um só lugar
Seja você um gerente de projetos, um proprietário de uma pequena empresa ou um estudante que está lidando com vários prazos, o ClickUp o ajuda a classificar, priorizar e automatizar as complexidades do gerenciamento de datas de vencimento. Quando integrado à sua rotina, o ClickUp se torna mais do que apenas uma ferramenta de gerenciamento de tarefas - ele se torna a espinha dorsal de sua produtividade.
Mude para a experiência ClickUp hoje mesmo
Portanto, quando se trata de organizar datas de vencimento, o Google Sheets e o ClickUp podem ajudá-lo a manter-se produtivo e sem estresse. Entretanto, quando se trata de versatilidade e eficiência, o ClickUp leva a melhor.
Recursos como a exibição de tabela concisa, automação e modelos personalizáveis fazem dele a escolha perfeita para quem trabalha com agendas complexas.
Com recursos colaborativos, o ClickUp oferece uma solução completa para todas as suas necessidades de rastreamento e gerenciamento de projetos.
Diga adeus ao caos do gerenciamento de datas de vencimento e registre-se para obter uma conta ClickUp gratuita agora!