Quer você concorde ou discorde da abordagem de Calvin em relação ao trabalho e aos prazos, assim como ele, estamos constantemente trabalhando contra prazos.
Todos nós já passamos por isso: você está confiante, realizando suas tarefas, e, de repente, um prazo perdido desencadeia uma série de problemas. É nesse momento que você recorre a algo confiável e fácil de usar, como o Google Sheets. Criar calendários no Google Sheets permite que você organize e acompanhe datas importantes com facilidade.
Mas você sabe como organizar prazos para obter a máxima eficiência no Google Sheets?
Neste guia, compartilharemos alguns métodos fáceis sobre como organizar prazos no Google Sheets e transformar sua planilha em uma ferramenta fácil de usar para gerenciar prazos.
⏰ Resumo de 60 segundos
Se você está procurando um tutorial rápido sobre como organizar suas planilhas do Google Sheets, aqui está:
- Valide seus dados: use o método de validação de dados para garantir que apenas datas válidas sejam inseridas em sua planilha, evitando erros de programação.
- Crie um filtro: classifique dinamicamente as datas de vencimento em ordem crescente ou decrescente para maior clareza.
- Use o recurso de classificação por intervalo: organize todas as seções ou seções específicas dos seus dados, preservando a estrutura.
- Aplique a função SORT: Automatize o processo de classificação com a fórmula SORT: =SORT (intervalo, coluna_classificação, ascendente)
- Entenda as limitações do Google Sheets: lembre-se de que não há alertas integrados ou atualizações manuais para tarefas recorrentes. A plataforma também apresenta dificuldades com colaboração e recursos visuais básicos para gerenciamento de tarefas.
Pronto para os detalhes? Vamos começar!
Como organizar datas de vencimento no Google Sheets
⭐ Modelo em destaque
Acompanhar as datas de vencimento no Google Sheets pode se tornar complicado rapidamente. Experimente o modelo gratuito de prazos do ClickUp para se manter organizado, priorizar melhor e visualizar os prazos.
Ao lidar com várias tarefas e prazos, datas de vencimento perdidas ou incorretas podem atrapalhar toda a sua programação. Imagine participar de uma reunião de equipe uma semana antes do previsto por causa de um erro na inserção de dados!
Felizmente, o Google Sheets evita esses contratempos, organizando as datas de vencimento de forma clara, precisa e fácil de acompanhar.
Usando uma tabela de tarefas simples como exemplo, exploraremos quatro maneiras eficazes de classificar e gerenciar suas datas de vencimento no Google Sheets.
Esta tabela inclui tarefas como enviar uma proposta, preparar reuniões e finalizar orçamentos, cada uma com prazos específicos. Mas você sabe como funciona, certo? Ao experimentar esses métodos, crie sua própria tabela no Google Sheets com os dados apropriados.
1. Valide seus dados
Por que validar dados? Ter sua revisão de progresso agendada para 30 de fevereiro não é um bom começo, certo?
Erros humanos acontecem, mas não precisam afetar seu fluxo de trabalho. Veja como garantir que você adicione apenas datas válidas no Google Sheets.
- Selecione a coluna de datas
- Vá para o menu Dados
- Clique em Validação de dados
- Clique em Adicionar regra
- Vá para a seção de critérios
Aqui, você terá a opção de escolher entre as seguintes opções:
- É data válida: garante que apenas datas válidas sejam inseridas
- A data é igual: permite apenas uma data específica
- A data é anterior a: permite datas anteriores a uma data específica.
- A data é posterior a: permite datas posteriores a uma data específica.
- A data está entre: permite datas em um intervalo específico
📌 Exemplo: se você estiver organizando seu calendário para uma revisão trimestral no início do ano, pode escolher a opção “A data está entre” e validar as datas entre 1º de janeiro e 31 de março para acompanhar apenas as tarefas nesse período.
Escolhemos a opção “É data válida” para esta demonstração.
- Na seção de opções avançadas, alterne para a opção Rejeitar a entrada para garantir que nenhuma data inválida seja inserida.
- Clique em Concluído e feche o painel Regras de validação de dados.
Agora, você tem uma coluna de dados validada. Mas o que acontece se você tentar inserir uma data em um formato incorreto? Vamos testar.
Digite uma data incorreta e pressione Enter.
O Google Sheets rejeita a entrada com um pop-up, o que significa que você configurou corretamente o recurso de validação de dados.
💡 Dica profissional: A opção de validação de dados garante que suas datas estejam formatadas corretamente. No entanto, ela não classifica suas datas em ordem crescente ou decrescente. Se você quiser isso, opte por outros métodos, como o método de filtro.
2. Crie um filtro
Os filtros são perfeitos para criar resultados classificados dinamicamente. Vamos aprender a criar um no Google Sheets.
- Selecione as colunas que deseja classificar por data
- Vá para Dados e clique em Criar um filtro.
- Clique no ícone de filtro no cabeçalho da coluna Data de vencimento.
- Escolha Ordenar de A a Z para ordem crescente ou Ordenar de Z a A para ordem decrescente.
Para este exemplo, classificamos as datas em ordem crescente.
💡 Dica profissional: para organizar seu calendário corretamente, selecione as colunas de data e tarefa. Sempre aplique o filtro às células de data para classificar as datas. Classificar pela coluna Tarefa organizará as tarefas em ordem alfabética, o que pode não lhe dar o resultado desejado.
3. Use o recurso de classificação de intervalo
A ferramenta de classificação de intervalos é outra maneira rápida e fácil de manter seus dados organizados enquanto organiza partes específicas deles.
- Selecione toda a tabela que deseja classificar, incluindo a linha do cabeçalho.
- Vá para Dados
- Passe o mouse sobre Classificar intervalo e clique em Opções avançadas de classificação de intervalo.
- Marque a caixa “Os dados têm linha de cabeçalho” para garantir que o Google Sheets reconheça os cabeçalhos das colunas.
- Selecione Data de vencimento no menu suspenso Ordenar por.
- Escolha a opção A a Z ou Z a A.
- Clique em Classificar.
Sua tabela agora está organizada de forma clara de acordo com o intervalo definido.
4. Use a função CLASSIFICAR
Você é um especialista em planilhas ou alguém que adora automatizar tarefas? A fórmula SORT é o que você precisa para organizar seus dados de forma dinâmica. Veja como ela funciona.
Detalhamento da fórmula:
=SORT (intervalo, coluna_de_classificação, ascendente)
- intervalo: as células que você deseja classificar (por exemplo, A2 a B7, que será escrito como A2:B7)
- sort_column: A coluna pela qual classificar (por exemplo, 2 para a coluna Data de vencimento)
- is_ascending: Digite True para ordem crescente ou False para ordem decrescente.
📌 Exemplo: Esta seria a nossa fórmula para a nossa tabela se a classificássemos por ordem crescente: =SORT (A2:B6, 2, true)
Veja como usá-las.
- Selecione uma célula em branco para exibir o resultado classificado.
- Insira a fórmula na célula
- Pressione Enter e pronto! Todos os seus dados estão organizados em ordem cronológica.
Observe que, depois de aplicar a fórmula SORT, você terá duas versões dos seus dados: a tabela original e a tabela classificada.
Se você alterar ou excluir o original, a versão classificada também será alterada ou excluída. Mas e se você quiser substituir seus dados originais pela versão classificada?
Veja como fazer isso.
- Selecione os dados recém-classificados e copie-os com Ctrl + C (ou Cmd + C em um dispositivo Mac).
- Vá até os dados originais ou outro local e clique com o botão direito do mouse na célula.
- Vá para Colar especial e clique em Apenas valores.
- Exclua a tabela extra
Esse processo elimina a dependência de fórmulas, deixando você com uma tabela organizada e pronta para usar!
Limitações do uso do Google Sheets
Agora que você tem a folha de dicas do Google Sheets para acompanhar prazos, precisa entender um pouco mais sobre suas limitações:
- Sem alertas ou lembretes integrados: o Google Sheets não avisa sobre prazos que estão se aproximando. Embora você possa optar pelos modelos de calendário mensal do Google Sheets ou usar códigos de cores para destacar os prazos futuros, a dependência de atualizações manuais torna o processo propenso a erros humanos.
- Falta de automação para tarefas repetitivas: se suas tarefas se repetem semanal ou mensalmente, você deve duplicar e ajustar seus dados manualmente. Isso leva a tarefas demoradas que podem ser facilmente evitadas em outros softwares de gerenciamento de calendário.
- Colaboração em tempo real limitada para equipes grandes: embora o Google Sheets permita a colaboração, pode se tornar caótico se muitas pessoas editarem simultaneamente, tornando o acompanhamento das alterações mais complicado.
- Não é ideal para projetos de grande escala: o Sheets pode ficar rapidamente confuso e difícil de navegar se você gerenciar projetos extensos com dependências complexas.
- Representação visual básica: Ao acompanhar datas, recursos visuais como uma visualização de calendário, gráficos de Gantt ou quadros Kanban são úteis. O Google Sheets não possui esses recursos, e talvez seja necessário exportar seus dados para outras ferramentas especializadas para acessá-los.
Em resumo, o Google Sheets é ótimo para projetos menores e acompanhamento mínimo de tarefas pessoais. Compreender essas limitações ajuda você a decidir se o Google Sheets atende às suas necessidades ou se é hora de atualizar para um software de acompanhamento de prazos mais sofisticado e versátil.
Usando a visualização de tabela do ClickUp para organizar prazos
Quando se trata de sofisticação e versatilidade, é difícil não mencionar o ClickUp. Organizar e cumprir prazos se torna muito fácil ao usar o ClickUp Table View e seus recursos inteligentes.
Vamos ver como organizar suas datas de vencimento como um profissional com as funcionalidades avançadas do ClickUp à sua disposição.
Configure a exibição de tabela
O ClickUp Table View oferece o poder do gerenciamento de dados de uma planilha combinado com um gerenciador de tarefas dinâmico. Quer acompanhar tarefas, subtarefas, prazos, progresso e muito mais em um só lugar? Este é o companheiro que você precisa!
Use campos personalizados para adicionar data de início, data de vencimento e hora exata a cada tarefa. Precisa fazer edições em massa? Atualize várias tarefas simultaneamente e economize tempo e esforço para algo melhor.
É superintuitivo e você pode personalizar as tarefas para se concentrar no que é importante. Para obter a visão geral desejada, basta filtrar as tarefas por projeto, prioridade ou prazos futuros.
A melhor parte? Quaisquer edições nesta visualização de tabela serão sincronizadas automaticamente em todas as outras visualizações. É simples assim!
Automatize ações
As datas de vencimento são as partes mais dinâmicas de uma tarefa. Isso significa que você precisa personalizar todas as suas subtarefas novamente sempre que uma data de vencimento muda? Não quando as automações do ClickUp estão aqui para ajudar.
Defina regras para acionar ações quando as datas de vencimento forem alteradas, como atualizar subtarefas ou enviar lembretes.
Não perca nada com automações e notificações personalizadas que ajudam você a gerenciar tarefas atrasadas e prazos que estão se aproximando. Seja um ping no seu desktop, um buzz no seu telefone ou um alerta por e-mail, o ClickUp está sempre ao seu lado.
Veja o que Marianela Fernandez, consultora de tratamento de água da Eco Supplier Panama, diz sobre a utilidade do ClickUp:
Ao integrar várias funcionalidades, como notificações, calendários, e-mails e fluxo de trabalho na execução do projeto, o ClickUp faz com que os funcionários deixem de se concentrar na revisão constante dos diferentes mecanismos tecnológicos e se concentrem em tarefas que geram valor.
Ao integrar várias funcionalidades, como notificações, calendários, e-mails e fluxo de trabalho na execução do projeto, o ClickUp faz com que os funcionários deixem de se concentrar na revisão constante dos diferentes mecanismos tecnológicos e se concentrem em tarefas que geram valor.
Visualize com codificação por cores
As cores não tornam tudo mais interessante e fácil de navegar? Atribuir cores às tarefas é um truque simples, mas poderoso, para aumentar a produtividade.
Por exemplo, tarefas vencidas podem ser marcadas em vermelho e concluídas em verde. Essa é uma maneira rápida de identificar o que precisa de atenção.
Além das cores de status das tarefas, você pode usar tags para organizar as tarefas de maneira dinâmica. Categorize as tarefas por tipo de projeto ou nível de prioridade usando cores diferentes, facilitando a filtragem e a localização do que você precisa.
Adicione requinte com a visualização do calendário.
Você precisa de uma visão geral das suas tarefas e prazos? A visualização do calendário do ClickUp é outro recurso que facilita a organização em um dia agitado.
Você pode arrastar e soltar tarefas para ajustar cronogramas e ver tudo o que foi feito por dia, semana ou mês. Escolha a perspectiva que melhor se adapta ao seu fluxo de trabalho.
A cereja no topo do bolo? A Visualização do Calendário permite sincronizar tarefas com o seu Google Agenda. Você também pode criar calendários categorizados para projetos ou prazos específicos. Isso mantém seu espaço de trabalho organizado e livre de confusão.
Mas e se você quiser pular a curva de aprendizado e ir direto para a ação?
Acelere o processo com modelos
O modelo de planejador de calendário do ClickUp ajuda você a começar imediatamente. Ele é totalmente personalizável e ajuda você a acompanhar tudo, desde tarefas até reuniões e prazos, em um só lugar.
O modelo divide projetos grandes em tarefas menores e mais fáceis de gerenciar, permitindo que você atribua prazos e aloque recursos de maneira eficaz. Com as exibições personalizadas, você também pode alternar entre exibições diárias, semanais ou mensais para se adequar ao seu estilo de planejamento.
Há até uma opção para vincular tarefas diretamente ao seu calendário para facilitar o acompanhamento! O destaque deste modelo de calendário mensal é sua flexibilidade. Seja você um profissional de marketing planejando lançamentos de conteúdo ou alguém gerenciando metas pessoais, ele se adapta às suas necessidades.
Mas e se você precisar de um modelo específico para acompanhar prazos?
Os prazos dos projetos não são estressantes quando você usa o modelo de prazos do ClickUp. Ele ajuda você a gerenciar facilmente os cronogramas dos projetos, definir marcos e acompanhar o progresso da equipe.
Acompanhe as tarefas com status personalizados, como Concluído, Em andamento e A fazer, adicione campos personalizados para classificar as tarefas por fases ou prazos para uma melhor organização, visualize o progresso do seu projeto rapidamente com a Visualização da linha do tempo do projeto e mantenha-se atualizado com lembretes, automação personalizada e notificações.
Além disso, você pode usar a visualização do gráfico de Gantt com este modelo para visualizar todas as suas tarefas e prazos. É perfeito para identificar sobreposições, ajustar cronogramas e garantir que nada seja esquecido.
Colabore com facilidade
Quando você tiver todas as suas tarefas e prazos organizados, tudo o que você precisa é que sua equipe tenha acesso a eles sempre que necessário. A boa notícia é que você não precisa de outra ferramenta para fazer isso.
Compartilhe seus calendários com colegas de equipe para alinhar agendas e use configurações de permissão para controlar quem pode editar e visualizar tarefas.
As visualizações de tarefas do ClickUp oferecem uma visão completa da sua tarefa e tudo o que você precisa saber sobre ela, incluindo comentários feitos pela sua equipe ou colaboradores. Essa transparência mantém todos em sintonia, garantindo a segurança dos dados.
Se seus projetos envolvem dependências ou tarefas vinculadas, o ClickUp também cuida disso! Você pode conectar tarefas, anexar arquivos e até mesmo bloquear horários do seu dia para manter o foco.
💡 Dica profissional: use o ClickUp Brain para obter resumos de tarefas, documentos e threads de conversas com tecnologia de IA para tomar decisões mais rápidas.
Benefícios de usar o ClickUp para gerenciar planilhas e prazos
O ClickUp torna o gerenciamento de planilhas e prazos uma tarefa fácil.
Aqui estão algumas vantagens importantes de mudar hoje mesmo.
- Fluxos de trabalho personalizáveis: com o ClickUp, você é o capitão do seu navio. Você pode ajustar seu espaço de trabalho para atender às suas necessidades específicas com campos personalizados, tags e codificação por cores. Ou simplesmente use um dos modelos e pronto!
- Atualizações em tempo real: as alterações são sincronizadas instantaneamente em todas as visualizações. Isso mantém todos atualizados o tempo todo.
- Automação: adeus, erros manuais, graças aos lembretes automatizados e às atualizações personalizadas de tarefas.
- Colaboração aprimorada: suas tarefas, calendários e progresso estão disponíveis onde quer que sua equipe esteja, com comentários para uma comunicação clara.
- Privacidade: o ClickUp oferece a você o controle para escolher o que compartilhar e com quem compartilhar, para que você possa colaborar sem preocupações.
- Integrações: mais de 1.000 integrações com ferramentas como o Google Agenda ajudam você a reunir todo o seu trabalho em um só lugar.
Seja você um gerente de projetos, proprietário de uma pequena empresa ou estudante lidando com vários prazos, o ClickUp ajuda a classificar, priorizar e automatizar as complexidades do gerenciamento de prazos. Quando integrado à sua rotina, o ClickUp se torna mais do que apenas uma ferramenta de gerenciamento de tarefas — ele se torna a espinha dorsal da sua produtividade.
Mude para a experiência ClickUp hoje mesmo
Portanto, quando se trata de organizar prazos, o Google Sheets e o ClickUp podem ajudá-lo a manter a produtividade e a ficar livre de estresse. No entanto, quando se trata de versatilidade e eficiência, o ClickUp leva a melhor.
Recursos como a visualização concisa em tabela, automação e modelos personalizáveis tornam-no a escolha perfeita para quem trabalha com agendas complexas.
Com recursos colaborativos, o ClickUp oferece uma solução completa para todas as suas necessidades de acompanhamento e gerenciamento de projetos.
Diga adeus ao caos na gestão de prazos e inscreva-se agora para obter uma conta gratuita no ClickUp!