![Como conduzir um projeto post-mortem bem-sucedido [etapas, benefícios e erros a serem evitados]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/ClickUp-Project-Management-gif.gif)
A conclusão de um projeto é ótima! Você e sua equipe trabalharam duro e entregaram o resultado.
Agora, é hora de suspirar de alívio. 😮💨 Mas espere, ainda há uma tarefa a ser cumprida: o post-mortem do projeto.
Sem um post-mortem, você está perdendo a oportunidade de entender o que deu errado e até mesmo o que deu certo. A equipe sofreu atrasos nas tarefas? Houve estouros de orçamento ou falta de recursos?
Se você não investigar os problemas subjacentes agora, provavelmente os encontrará novamente em seu próximo projeto.
Então, como realizar um post-mortem eficaz? Não se preocupe, pois vamos detalhá-lo neste artigo. Antes de entrarmos nas etapas, vamos discutir o que é um post-mortem e seus benefícios.
Resumo de 60 segundos
- Um post-mortem é uma retrospectiva de projeto que permite revisar os processos, os sucessos e os fracassos do projeto para que você possa melhorar no futuro
- Ela ajuda a identificar áreas de melhoria e a aumentar a eficiência da equipe
- Todos os principais interessados, incluindo gerentes de projeto, desenvolvedores e equipe de garantia de qualidade, devem participar de post-mortems de projetos
- Comece coletando feedback honesto da equipe por meio de pesquisas ou entrevistas e analisando os dados para identificar padrões
- Em seguida, documente as conclusões do post-mortem do projeto em um relatório abrangente, compartilhe o relatório com os participantes e implemente itens de ação para projetos futuros
Entendendo o post-mortem do projeto
Para muitas empresas, o ciclo de vida do gerenciamento de projetos termina com o cumprimento de marcos e a entrega de resultados.
Mas o problema é o seguinte: muitas equipes pulam uma etapa importante - avaliar os desafios e as vitórias do projeto. Uma revisão post-mortem o ajuda a identificar áreas de melhoria para elevar o nível do seu próximo projeto.
O que é um post-mortem de projeto?
Pense em um post-mortem de projeto como uma reunião de equipe após um grande evento em que você reúne as principais partes interessadas para refletir sobre a jornada do projeto.
Assim como você se senta com seu diário em dezembro para refletir sobre os altos e baixos do ano inteiro, um reunião post-mortem permite que você comemore as conquistas do projeto e aprenda com seus erros.
Ela oferece uma oportunidade de fazer um brainstorming de ideias e documentar as melhores práticas que podem ajudar em seus próximos projetos e melhorar os resultados futuros.
Benefícios da realização de um post-mortem de projeto
A estudo sobre projeto de TI revela que "a análise post-mortem não é uma prática geral no processo de gerenciamento de projetos de TI"
Você pode pensar que os post-mortems são apenas mais uma tarefa em sua lista de tarefas já cheia, especialmente quando você tem novos projetos alinhados.
Mas realizá-los compensa muito. Aqui estão alguns benefícios:
1. Identificar erros e aprender com eles
Todo projeto, por mais bem-sucedido que seja, tem seus percalços ao longo do caminho. Os post-mortems lhe dão um tempo dedicado para refletir sobre o que deu errado e por quê. Quando você dedica um tempo para analisar os erros, sejam eles prazos não cumpridos, falhas de comunicação ou bloqueios inesperados, você tira lições valiosas.
Os post-mortems permitem que os gerentes de projeto, as equipes e as organizações avaliem e aprendam com as experiências passadas.
Susanne Madsen, autora de The Power of Project Leadership.
O segredo é fazer as perguntas certas:
- O que poderíamos ter feito de forma diferente?
- Quais sistemas ou processos falharam?
- Quais estratégias, ferramentas ou processos funcionaram de forma eficaz?
dica profissional: Use ferramentas como modelos de lições aprendidas para analisar e documentar as realizações e os contratempos do projeto. Esse tipo de introspecção pode transformar erros em oportunidades para fortalecer sua equipe e seus processos, tornando seus projetos futuros mais tranquilos e bem-sucedidos.
2. Aumente a eficiência da equipe
Uma equipe de projeto pode trabalhar com mais rapidez e eficiência porque analisou onde e como reduzir o tempo para evitar atrasos na entrega do projeto. Você pode identificar gargalos, ineficiências e processos que atrasaram a equipe.
Digamos que um projeto tenha demorado mais do que o esperado devido a atrasos na aprovação. No post-mortem, você pode analisar por que as aprovações demoraram tanto - talvez o processo tenha sido muito complicado ou os membros da equipe do projeto não tenham entendido claramente o que era necessário. A partir daí, você pode simplificar o processo de aprovação para projetos futuros, economizando tempo e evitando atrasos semelhantes.
você sabia? Uma equipe liderada pelo Prof. Colin Eden, da Strathclyde, conduziu post-mortems em uma série de projetos complexos (incluindo engenharia ferroviária, aeroespacial e civil) por mais de 9 anos. Isso os ajudou a estabelecer a história da causalidade em um projeto, a entender os efeitos do comportamento dinâmico de vários participantes e a configurar sistemas e ciclos de feedback para evitar atrasos e interrupções.
3. Aumente o moral da equipe
Os post-mortems são mais do que identificar erros e analisar suas causas principais. Você reconhece e comemora os esforços da equipe e ajuda os membros da equipe a reconhecerem suas deficiências em um ambiente de apoio e sem julgamentos
Isso faz com que a reunião pareça menos um "jogo de culpa" e mais uma valiosa experiência de aprendizado.
Por exemplo, se a sua equipe cumpriu os prazos com sucesso apesar de um escopo de projeto desafiador, reserve um tempo para reconhecer essa conquista. Destacar pequenas vitórias, como a solução criativa de problemas ou um marco importante alcançado, reforça uma cultura de valorização.
Quando os membros da equipe se sentem reconhecidos, é mais provável que permaneçam envolvidos e motivados, garantindo uma melhor colaboração em projetos futuros.
Leia mais: 5 exemplos reais de gerenciamento de projetos para sua equipe
4. Promova a melhoria contínua
Os post-mortems do projeto são uma revisão sistemática dos resultados do projeto para identificar pontos fracos e áreas em que os processos podem ser ajustados para obter melhores resultados no futuro.
Suponha que você identifique que as frequentes falhas de comunicação levaram a atrasos na execução do projeto execução do projeto e prazos não cumpridos. Discuta esses desafios na reunião post-mortem para estabelecer canais de comunicação e diretrizes.
🧠 Você sabia? Raymond Sheen presidente da Product and Process Innovation Inc., destaca um incidente envolvendo Chris, um solucionador de problemas reativo, e Pat, um planejador proativo.
Pat lançou o projeto no prazo ao evitar problemas, enquanto Chris o atrasou ao reagir a eles. Sem uma análise post-mortem, a empresa ignorou a abordagem proativa de Pat e a dispensou durante o downsizing. Esse fato destaca a importância da análise post-mortem no reconhecimento da solução proativa de problemas.
Agora que você entende os benefícios do post-mortem do projeto, vamos dar uma olhada rápida nos participantes dessas reuniões.
Quem deve participar de um projeto post-mortem?
Os post-mortems de projetos normalmente envolvem todos os principais interessados, incluindo gerentes de projetos, membros da equipe, fornecedores, clientes, especialistas no assunto e líderes técnicos. Veja por que você precisa deles:
- Líderes ou gerentes de projeto para organizar a reunião, discutir cronogramas e metas e conduziravaliação do projeto para identificar o que funcionou e o que não funcionou
- Desenvolvedores para compartilhar percepções técnicas e gargalos enfrentados durante o projeto
- Gerentes de produto para discutir perspectivas sobre os requisitos do usuário, tendências de mercado e necessidades do cliente
- Equipe de Garantia de Qualidade (QA) para destacar problemas de teste e controle de qualidade
- Clientes para oferecer feedback valioso sobre os resultados do projeto
- Equipe de suporte para coletar feedback do usuário e identificar problemas de suporte
Além disso, você pode envolver membros indiretos da equipe na reunião para reunir perspectivas diversas e compartilhar percepções valiosas sobre os processos padrão do projeto.
Como realizar um Post-Mortem de projeto bem-sucedido?
Os post-mortems mais impactantes são bem estruturados e focados em resultados acionáveis
O estabelecimento de um processo claro de post-mortem não precisa ser exaustivo - trata-se de preparar o terreno para discussões honestas e melhorias no processo.
Antes de tudo, defina o agenda da reunião .
Poderia ser "Comparar os objetivos do projeto com os resultados reais" ou "Avaliar os gargalos do fluxo de trabalho e propor estratégias de otimização" A agenda da sua reunião post-mortem também pode ser a revisão completa do projeto - do planejamento à execução. Em seguida, siga estas etapas:
Etapa 1: Agende a reunião e convide as principais partes interessadas
Está pronto com a pauta da reunião e a lista de participantes?
Ótimo! Agora, selecione um horário para a reunião post-mortem logo após a conclusão do projeto para que os detalhes estejam atualizados.
Agende a reunião e compartilhe seu calendário publicamente para que todos estejam alinhados com as atualizações da reunião em tempo real. Crie reuniões post-mortem recorrentes e defina lembretes para que você não perca nenhuma.
Com Calendário ClickUp o ClickUp Calendar é um aplicativo de calendário que permite compartilhar seu calendário publicamente ou visualizar os calendários dos membros da sua equipe para encontrar um horário de reunião adequado. Ele também permite criar lembretes de eventos para que você não perca as reuniões pós-morte.
Programe reuniões post-mortem, compartilhe com segurança com os participantes, defina lembretes e muito mais com o ClickUp Calendar
Depois de agendar a reunião, envie convites a todos os participantes juntamente com a pauta da reunião. Reuniões do ClickUp pode ajudá-lo a gerenciar agendas de reuniões, definir itens de ação, criar listas de verificação e muito mais. Em vez de nomear um assistente de reunião humano, você pode facilmente fazer anotações, documentar detalhes, editar e organizar as anotações da reunião usando IA.
dica profissional: Tem reuniões consecutivas após a morte? Acompanhe cada uma delas em detalhes com o Modelo de controle de reuniões do ClickUp prepare-se para a próxima reunião, acompanhe os itens de ação e mantenha todos na mesma página.
Etapa 2: Prepare um cronograma do projeto e as principais métricas
Depois de agendar a reunião, é hora de se preparar para o post-mortem.
Crie uma linha do tempo detalhada do projeto e liste as métricas de desempenho essenciais a serem monitoradas. Isso fornecerá contexto para a discussão da reunião, pois os participantes podem acessar rapidamente detalhes cruciais, como marcos do projeto, prazos e entregas.
Defina as métricas que você deseja avaliar. Aqui estão algumas métricas de projeto que você pode acompanhar:
- Cumprimento de metas: Todos os objetivos do projeto foram alcançados?
- Pontualidade: Os marcos e prazos foram atingidos?
- Utilização de recursos: Os recursos foram alocados de forma eficaz?
- Cumprimento do orçamento: O projeto ficou dentro do orçamento?
Para facilitar as coisas, use modelos post-mortem de projetos . Esses modelos podem economizar seu tempo, ajudando-o a configurar pesquisas post-mortem, realizar análises de causa raiz, revisar sprints, coletar feedback e gerenciar todo o projeto post-mortem.
Por exemplo, o modelo Modelo Post Mortem do Projeto ClickUp facilita muito a coleta de feedback de todos os participantes. Ele o ajuda a aprender com os erros, identificar áreas de melhoria e planejar o próximo projeto com mais eficiência.
Modelo de post mortem de projeto do ClickUp
Usando este modelo, você pode:
- Analisar as vitórias, os fracassos e as tendências do projeto
- Capturar os principais aprendizados
- Documentar problemas e percepções em um formato estruturado
- Monitorar o progresso e melhorar continuamente
Por exemplo, a Visão do formulário de entrada do modelo ajuda a reunir o feedback das partes interessadas. A Visão de tarefas pendentes permite acompanhar as tarefas pendentes e, com a Visão de status, você pode acompanhar o progresso do projeto. Ele também oferece status personalizados, como Investigação, Nova Entrada, Resolvido e Não Resolvido, para ajudá-lo a acompanhar o status de cada tarefa.
Etapa 3: obtenha feedback da equipe por meio de pesquisas ou entrevistas
A próxima etapa é enviar pesquisas a todos os participantes e entrevistá-los para obter feedback sobre o projeto e os processos.
faça perguntas de sim ou não para determinar se os planos do projeto foram seguidos. Por exemplo:
- A equipe ficou dentro do orçamento?
- A equipe cumpriu as datas de vencimento?
- A equipe alcançou as métricas de sucesso predefinidas?
adicione perguntas abertas à pesquisa ou faça-as durante a entrevista para obter opiniões diversas dos membros da equipe. Por exemplo:
- A equipe teve tempo suficiente para concluir o projeto?
- Quais foram os principais desafios enfrentados durante o projeto e como eles afetaram o trabalho?
- Quais aspectos do projeto foram bem-sucedidos e quais não foram?
- Quais tarefas sofreram mais atrasos e por quê?
- A comunicação e a colaboração entre as equipes foram eficazes?
- Quais riscos surgiram durante o projeto e como eles foram tratados?
além disso, você pode incluir perguntas subjetivas para obter respostas sobre as experiências dos membros da equipe. Por exemplo:
- Como foi a sua experiência de trabalho com os membros da equipe e com o cliente?
- Do que você mais gostou no projeto?
- Qual foi o aspecto mais desafiador do projeto?
Essas pesquisas o ajudarão a identificar padrões e bloqueios comuns que devem ser abordados durante a reunião.
Crie pesquisas detalhadas usando Formulários ClickUp e capture os dados de que você precisa. Ele vem com múltiplos tipos de campos que permitem registrar dados quantitativos e qualitativos - de textos longos a contatos e classificações.
Crie pesquisas detalhadas em minutos com o ClickUp Forms
Etapa 4: Facilite uma discussão aberta e honesta
Depois de receber as respostas da pesquisa, você estará pronto para a reunião.
No dia da reunião, incentive conversas honestas sem se desviar da pauta da reunião. Certifique-se de que os participantes compartilhem seus pensamentos sem qualquer hesitação.
**O que fazer
crie um ambiente seguro, livre de críticas, para promover a confiança entre as partes interessadas e incentivá-las a compartilhar perspectivas sem hesitação
comece com o que deu certo para estabelecer um tom positivo e fazer com que os participantes se sintam à vontade para compartilhar feedback construtivo posteriormente
use a escuta ativa, responda com atenção e respeite as opiniões dos outros
concentre-se nos processos em vez de nas pessoas. Por exemplo, diga: "Precisamos melhorar nossas estratégias de cronograma" em vez de "X e Z causaram os atrasos"
lembre aos participantes que o objetivo é aprender e melhorar, não criticar ou apontar o dedo
aborde alguns tópicos importantes em uma única reunião para evitar sobrecarregar os participantes
dê tempo suficiente para cada tópico de discussão para que os participantes possam contribuir
Você pode usar Documentos do ClickUp para documentar insights de reuniões post-mortem de projetos ou anotar regras de reuniões post-mortem. Edite facilmente o documento com os membros da sua equipe em tempo real e compartilhe-o com outras pessoas.
Você também pode Atribuir comentários e itens de ação, garantindo o controle de acesso.
ClickUp Docs: como exportar o jira para o excel
Bate-papo do ClickUp pode facilitar as discussões pós-morte do projeto, centralizando toda a comunicação relacionada ao projeto. Você pode revisar os resultados e os desafios do projeto em detalhes e sincronizar as tarefas e os documentos do projeto.
A melhor parte? Você pode agir imediatamente com base no feedback, convertendo mensagens importantes em tarefas.
Ele também permite que você crie canais separados para cada projeto para evitar confusão e conduzir o post-mortem do projeto com eficiência. Isso significa que não é necessário alternar entre guias para revisar as vitórias e os fracassos do projeto.
Comunique-se, vincule conversas a tarefas e documentos e obtenha tópicos resumidos por IA com o ClickUp Chat
Etapa 5: analisar os dados para identificar padrões e lições aprendidas
Digamos que você tenha feito uma pesquisa com a sua equipe e entrevistado clientes e fornecedores para saber mais sobre a experiência deles no projeto. A próxima etapa é analisar todas as respostas e discussões em reuniões para identificar problemas recorrentes e sucessos. Para começar, compile os dados relevantes para fornecer uma imagem clara do projeto.
Analise sistematicamente os dados para identificar as áreas que precisam de sua atenção. Isso pode incluir:
- 📊 Métricas: Cumprimento do orçamento, cronogramas, utilização de recursos e qualidade da entrega
- 📝 Feedback: Pesquisas ou formulários de feedback de partes interessadas, membros da equipe e clientes
- revisão de marcos: Uma visão geral das principais realizações e das áreas em que os objetivos ficaram aquém do esperado
Por exemplo, se vários membros da equipe, clientes e fornecedores discutirem atrasos no recebimento das últimas atualizações do projeto, isso pode indicar a necessidade de um plano mais robusto que detalhe a frequência e os canais de comunicação. Isso ajudará a evitar falhas de comunicação e atrasos nos próximos projetos.
Use um plano personalizável Painéis do ClickUp para visualizar dados usando gráficos de pizza e de barras fáceis de entender, gráficos, barras de progresso e muito mais.
ClickUp Dashboard: Como usar o Smartsheet para gerenciamento de projetos
Com o ClickUp Dashboards, você pode:
- Analisar os orçamentos do projeto em tempo real
- Avaliar o desempenho da equipe
- Identificar as causas principais dos gargalos do projeto
- Obter percepções acionáveis para a tomada de decisões informadas
Etapa 6: Documente as descobertas em um relatório abrangente
Compile todas as descobertas da análise e comece a criar um relatório abrangente que inclua:
⚠️ Desafios: Problemas específicos enfrentados, suas causas e impacto
vitórias: Estratégias bem-sucedidas que merecem ser replicadas
riscos: Possíveis obstáculos para projetos futuros
principais conclusões: Lições aprendidas e insights práticos
melhorias: Recomendações claras e práticas para as próximas etapas
Para economizar tempo e esforço, use painéis de relatórios para apresentar as descobertas de uma forma fácil de entender. Você pode facilmente:
- Visualizar dados com tabelas, gráficos e linhas do tempo
- Personalizar as visualizações com cores e layouts de marca para fins de profissionalismo
- Rastrear e exportar registros de tempo para um melhor planejamento de recursos
Além disso, você pode usar modelos de relatório pós-ação para realizar facilmente a análise post-mortem do projeto e documentar suas descobertas sobre a reunião.
Fato divertido: O Google Glass foi testado em 2012 e lançou uma campanha de indicação para atingir um público mais amplo em 2013. No entanto, suas vendas pararam em 2015 porque o Google se concentrou nos recursos de ponta do produto, mas não comunicou seus benefícios ao público.
O post-mortem do projeto ajudou a equipe a entender a importância de apresentar claramente os benefícios do produto para o público-alvo e ouvir as necessidades e o feedback dos usuários.
Etapa 7: Compartilhe o relatório e implemente recomendações acionáveis
Por fim, compartilhe o relatório post-mortem com todas as partes interessadas do projeto. Realize uma reunião rápida para discutir as descobertas do projeto, extrair insights acionáveis e sugerir melhorias. Depois de planejar as melhorias, delegue tarefas para implementar as mudanças no processo do projeto e acompanhe seus cronogramas usando Modelo de linha do tempo de Gantt do ClickUp .
Além disso, do próximo projeto em diante, você pode usar relatórios de status do projeto para fornecer aos principais interessados uma visão geral do status atual do projeto. Isso o ajudará a manter todos informados sobre o progresso e a identificar e resolver possíveis problemas de forma proativa.
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Erros a serem evitados no post-mortem do projeto
Seguir as etapas acima não é suficiente para conduzir uma reunião pós-morte de projeto bem-sucedida. Você deve evitar cometer esses erros para ter um post-mortem de grande sucesso 👇
Não conduzir a reunião imediatamente
O tempo é tudo no post-mortem de um projeto. Se você não organizar a reunião assim que o projeto terminar, os participantes poderão esquecer detalhes, perder o interesse ou ficar ocupados com outro projeto.
Solução: Inclua a reunião post-mortem em seu plano de projeto. Dê à sua equipe uma pequena pausa após o prazo final, mas não deixe passar semanas. Realize a reunião dentro de alguns dias após o término do projeto, enquanto a experiência ainda está fresca na mente das partes interessadas.
Deixar de fora as partes interessadas externas
Excluir o feedback dos participantes externos, como clientes, fornecedores e usuários, não fornecerá uma visão completa dos sucessos e fracassos do projeto. Por exemplo, é importante saber se um aplicativo atende aos requisitos do usuário após a entrega do software.
Solução: Realize um post-mortem de 360 graus, incluindo as partes interessadas externas. Isso lhe dará uma visão mais ampla dos pontos positivos e negativos do projeto.
Dica profissional: Modelo de plano de ação de feedback do ClickUp do ClickUp pode ajudá-lo a coletar feedback dos clientes, priorizar áreas de melhoria, criar um plano de ação e agir prontamente de acordo com o feedback.
Não definir uma agenda de reunião clara
Sem uma agenda clara, os post-mortems podem sair dos trilhos. Além disso, se os participantes não souberem o que esperar, eles podem se sentir desencorajados a comparecer à reunião.
Solução: Defina e compartilhe uma pauta de reunião para garantir que o foco da reunião seja claro. Liste os pontos de discussão para evitar que a reunião saia dos trilhos e estabeleça regras básicas para evitar conversas negativas e jogos de culpa.
Evitando a preparação da reunião
Se você não estiver preparado para a reunião com os documentos certos, ela provavelmente será um fracasso. Os participantes não terão clareza sobre os detalhes do projeto, o que levará a mais conflitos do que resoluções.
Solução: Prepare os documentos certos antes da reunião - uma agenda post-mortem, um questionário e outros documentos de apoio, como orçamentos de projetos, cronogramas, planos de recursos e feedback do cliente. Ter esses documentos prontos tornará a reunião mais proveitosa.
Garanta vitórias futuras com post-mortems de projetos
Os post-mortems são recapitulações de projetos para ajudá-lo a reimaginar processos, considerando o feedback dos participantes do projeto. O resultado? Uma abordagem mais eficiente para projetos futuros.
O segredo é ter o software certo que o ajude a conduzir uma reunião post-mortem bem-sucedida.
A solução de gerenciamento de projetos do ClickUp oferece uma ampla gama de recursos para ajudá-lo a organizar um post-mortem com sucesso. Você pode usar o Form View para realizar pesquisas, Dashboards para relatórios, Docs para documentar descobertas, Chat integrado para uma comunicação clara e vários modelos para acompanhar e gerenciar tudo - desde KPIs e feedback até qualquer aspecto da reunião.
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