Como redigir um resumo de reunião (+Modelos)

Reuniões: ame-as ou tema-as, elas são uma parte inevitável do fluxo de trabalho de qualquer equipe.

Mas o que acontece depois que a reunião termina? Se sua resposta envolve vasculhar notas dispersas ou lembranças vagas, é hora de repensar seu processo. É aí que entram os resumos das reuniões. Eles registram as principais informações e decisões, ajudando a sua equipe a se manter alinhada e no caminho certo.

Esta postagem do blog explica como criar resumos de reuniões eficazes, com dicas de estrutura e formatação extraídas de modelos. Ele foi criado para aprimorar a comunicação e aumentar a produtividade da sua equipe.

Mas se você estiver procurando uma maneira melhor, aqui vai uma dica profissional: ignore completamente a anotação manual e use o Anotador de IA ClickUp em vez disso.

⏰ Resumo de 60 segundos

Veja como escrever um resumo de reunião de forma eficaz:

• Comece com o básico: Inclua a data, a hora, o local, os participantes e os itens da pauta da reunião em um formato fácil de ler
• Forneça uma breve visão geral: Resuma os principais tópicos discutidos e as decisões tomadas. Use uma linguagem simples e sem ambiguidades
• Destaque as principais decisões: Use marcadores para documentar as decisões importantes e esclarecer as responsabilidades e os responsáveis pelas ações de acompanhamento
• Liste os itens de ação: Especifique as tarefas atribuídas, as pessoas responsáveis e os prazos
• Capturar questões em aberto: Documente questões não resolvidas ou itens que exijam mais informações, incluindo quem os abordará e até quando
• Utilize modelos: Use modelos para manter a consistência e economizar tempo
• Use ferramentas de IA: Automatize a tomada de notas e o resumo com ferramentas para extrair automaticamente os pontos principais
• Anexe documentos de apoio: Inclua materiais relevantes para fornecer contexto adicional e melhorar a compreensão
• Revisão e formatação: Verifique a clareza e a precisão e destaque seções importantes usando opções de formatação, como texto em negrito
• Compartilhe prontamente: Distribua os resumos por e-mail ou em uma plataforma compartilhada para manter todos alinhados

Transforme a bagunça após as reuniões em insights claros e acionáveis com o Anotador de IA ClickUp .

O que é um resumo de reunião?

Um resumo de reunião é um documento rápido e fácil de ler que destaca os pontos principais de uma reunião. É como um filme de destaque, resumindo as discussões, decisões e itens de ação mais importantes.

Veja a seguir o que um resumo de reunião típico inclui:

• Resultados da reunião **Quais foram as principais decisões tomadas durante a reunião?
• Itens de ação: Quem é responsável por quais tarefas e quando elas devem ser concluídas?
• Principais pontos de discussão: Quais foram os principais tópicos abordados na reunião?

Um resumo da reunião dará a todos uma visão clara do que aconteceu e do que precisa ser feito em seguida. Isso garante que todos permaneçam alinhados, mesmo que não possam participar da reunião.

Diferente de atas de reunião que normalmente são mais detalhadas e formais, notas de reunião capturar o essencial - breve, prático e direto ao ponto.

📽️ Vídeo de bônus: Com o ClickUp AI Notetaker, concentre-se em suas reuniões, não em suas anotações. Obtenha resumos perfeitos das reuniões com um clique.

Por que os resumos de reuniões são importantes?

Escrever um resumo de reunião oferece muitos benefícios, independentemente do tipo de reunião tipo de reunião . Isso pode melhorar seu fluxo de trabalho e manter as coisas sob controle.

Aqui estão alguns dos benefícios mais significativos:

• Mantenha-se no caminho certo: Um resumo da reunião é um registro escrito de todas as tarefas e metas discutidas. Revisá-lo mais tarde pode ajudá-lo a manter o foco e a seguir os itens de ação
• Nunca se esqueça de detalhes importantes: Uma recapitulação da reunião o lembra de todos os pontos vitais abordados. Isso o ajuda a se lembrar de informações que podem ter passado despercebidas e mantém suas metas claras e organizadas
• Garanta que todos estejam alinhados: Um bom resumo da reunião garante que mesmo aqueles que perderam a reunião estejam atualizados. Para os participantes, é uma ótima atualização para garantir que todos estejam na mesma página
• Economia de tempo: Precisa relembrar os principais pontos da reunião? Basta consultar o resumo em vez de procurar a gravação ou perguntar aos colegas. Isso economiza tempo e permite que você refresque sua memória rapidamente
• Proteja seus interesses: Um resumo da reunião não serve apenas para acompanhar o progresso - ele também pode servir como uma proteção corporativa. Por exemplo, se mais tarde surgirem dúvidas ou disputas sobre o que foi discutido ou decidido, as anotações da reunião serão sua defesa confiável
• Prepare-se facilmente para sua próxima reunião: Uma reunião bem-sucedida começa com um sólidopauta da reuniãoe um resumo adequado pode ajudar. Ao revisar suas anotações da sessão anterior e recapitulá-las, você pode elaborar sua pauta rapidamente

Fato divertido: O funcionário de escritório médio participa de cerca de 62 reuniões mensais . E 50% delas são consideradas uma perda de tempo pela maioria dos participantes. Isso significa que os funcionários passam uma parte significativa de seu tempo no trabalho em reuniões improdutivas.

Preparando-se para escrever um resumo da reunião

A redação de um resumo de reunião sólido começa com a preparação, muito antes de você digitá-lo. Quando você se organiza, o processo de redação se torna muito mais fácil.

Aqui estão alguns aspectos importantes a serem lembrados para que você esteja totalmente preparado para sua próxima reunião e pronto para arrasar!

Agenda e objetivos da reunião

Para criar um resumo que capture todos os pontos críticos, você deve primeiro entender a pauta e os objetivos da reunião. Quando você souber o que está sendo discutido, poderá se concentrar em reunir os principais detalhes.

Portanto, sempre preste atenção aos principais objetivos e aos tópicos definidos para discussão. Isso o ajudará a captar o que é mais importante.

Domine suas técnicas de tomada de notas

Uma boa tomada de notas é a base de uma extraordinária resumo da reunião . Marcadores, símbolos e abreviações são seus amigos aqui. Eles permitem que você capture detalhes sem perder nada importante.

Registre os principais pontos e decisões durante a reunião para orientar seu resumo.

dica profissional: Com Anotador de IA ClickUp você pode acessar resumos inteligentes, transcrições pesquisáveis e itens de ação, tudo com o poder do Tasks, Docs e ClickUp AI .

Reúna os documentos certos

Antes de começar a escrever, reúna todos os documentos que possam ajudá-lo a criar um resumo mais preciso e conciso. Ter os recursos certos garante que você capture todos os detalhes e fatos.

Alguns documentos importantes a serem incluídos:

• Anteriorrecapitulações de reuniões ou atas
• Materiais de apresentação ou slides
• Documentos de referência
• Relatórios ou dados relevantes

Com essas ferramentas, você terá tudo o que precisa para escrever um resumo detalhado e preciso da reunião.

Etapas para escrever um resumo de reunião

Se você estiver pronto para fazer um resumo, veja como começar.

Etapa 1: comece com os detalhes básicos da reunião

A base de qualquer resumo de reunião excelente começa com o básico. Esses detalhes dão contexto e preparam o terreno.

Comece listando o nome da organização ou da empresa, a data e a hora da reunião e todos os itens relevantes da pauta. Além disso, não se esqueça de incluir uma lista dos participantes e suas funções na empresa. Essas informações ajudam os leitores a entender quem estava presente e seu envolvimento na discussão.

Apresente essas informações em um formato fácil de ler. Por exemplo, uma tabela simples pode manter tudo limpo e organizado:

Uma tabela como essa torna seu resumo visualmente atraente e garante que os detalhes sejam facilmente acessíveis.

👀 Você sabia? 75% dos trabalhadores remotos passam até 10 horas semanais em reuniões.

Etapa 2: Forneça uma breve visão geral dos principais tópicos discutidos

Ao escrever seu resumo, use uma linguagem clara e direta para se concentrar nas principais conclusões. Comece com as principais decisões, organizando-as por importância para maior clareza.

Mantenha seu resumo claro e conciso para que todos possam entender os pontos principais rapidamente. Não se esqueça de esclarecer quem é responsável pelo quê para que ninguém fique confuso depois. Isso facilita a realização de uma reunião de acompanhamento e a tomada de medidas.

Etapa 3: Documente as decisões importantes tomadas

Um ótimo resumo da reunião captura as decisões mais importantes tomadas durante a reunião. Dedique uma seção especificamente para isso. Divida os principais tópicos discutidos e resuma-os claramente.

Organize esses tópicos em marcadores para facilitar a leitura. Isso ajuda os leitores a digerir rapidamente as informações.

Por exemplo:

• Tópico 1: [Breve resumo do primeiro tópico discutido]
• Tópico 2: [Breve resumo do segundo tópico discutido]
• Tópico 3: [Breve resumo do terceiro tópico discutido]

Você pode usar texto em negrito ou qualquer outro formato que os ajude a se destacar. Isso ajudará seus leitores a entender rapidamente as principais decisões e ações.

Embora as anotações escritas à mão funcionem, as ferramentas digitais podem tornar esse processo mais gerenciável. Entre as muitas anotações de reuniões e software de atas de reunião disponível, ClickUp simplifica a captura, a organização e o compartilhamento de anotações de reuniões.

Não importa se você participa de reuniões sozinho ou colabora com uma equipe, Reuniões ClickUp garante que os resumos de suas reuniões sejam organizados e que você tenha tudo o que precisa para gerenciar uma agenda e definir itens de ação que responsabilizem sua equipe, tudo em um só lugar. Com opções avançadas de edição, os comentários atribuídos também ajudam a maximizar a produtividade, simplificando a forma como você documenta e gerencia suas discussões.

Escreva e colabore em resumos de reuniões com equipes que trabalham remotamente por meio do ClickUp Docs

Além disso, com o Documentos do ClickUp com o ClickUp Docs, os membros da equipe podem contribuir e escrever resumos de reuniões em tempo real, facilitando a captura de todos os detalhes à medida que a reunião se desenrola. Todos podem compartilhar suas percepções, garantindo que nenhuma informação crítica seja esquecida.

Você também pode usar o recurso personalizável modelos de reuniões individuais no ClickUp Docs para manter a consistência em seus resumos de reunião. Os membros da equipe podem ajustar os detalhes na hora, garantindo que o documento reflita a contribuição de todos.

o termo "ata" para resumos de reuniões tem origem na prática de cronometrar discussões com o ponteiro dos minutos em um relógio, significando a natureza curta e precisa da recapitulação.

Leia também: Principais geradores de atas de reunião de IA

Etapa 4: listar itens de ação e próximas etapas

A listagem dos itens de ação e das próximas etapas garante que todos conheçam suas responsabilidades. Essa seção de resumo deve abranger brevemente quais tarefas foram atribuídas, quem é o responsável e os prazos.

Você deve garantir que cada item de ação seja claro e fácil de entender. Também é importante anotar a pessoa responsável por cada tarefa. Isso garante a responsabilidade e ajuda todos a saberem quem está fazendo o quê.

Esse roteiro ajudará a manter as tarefas no caminho certo e evitará confusão mais tarde. Ao simplesmente organizar seus itens de ação, como uma lista de tópicos ou uma tabela, todos podem ver rapidamente o que é necessário. Por exemplo:

• Tarefa 1: [Atribuído à pessoa A] - [Prazo: Data]
• Tarefa 2: [Assigned to Person B] - [Deadline: Date]
• Tarefa 3: [Assigned to Person C] - [Deadline: Date]

O ClickUp pode tornar esse processo ainda mais fácil. Se você está cansado de escrever manualmente os resumos das reuniões, ClickUp Brain resume automaticamente os bate-papos das reuniões. A ferramenta de IA nativa do ClickUp seleciona os principais pontos, decisões e itens de ação, economizando seu tempo.

Faça um resumo das anotações da reunião em segundos com o ClickUp Brain

Com o ClickUp Brain, os acompanhamentos também se tornam mais fáceis. Essa ferramenta destaca os detalhes essenciais para que você possa se concentrar no que vem a seguir, em vez de reler anotações longas.

Etapa 5: Resuma todas as perguntas abertas ou necessidades de acompanhamento

É fundamental registrar todas as questões em aberto ou itens que precisam de mais atenção. Esses são os problemas que não foram resolvidos durante a reunião ou que precisam de informações adicionais antes de serem encerrados.

Em seu resumo, liste essas perguntas ou necessidades de acompanhamento para que todos saibam o que está pendente. Inclua detalhes sobre quem é responsável por resolvê-las e estabeleça prazos provisórios para a resolução.

Por exemplo:

Essa tabela garante que nenhum detalhe seja esquecido e mantém todos responsáveis pelo acompanhamento. Anote as próximas etapas, mesmo que sejam mínimas, e esclareça quem é o responsável e quando. Isso mantém o projeto no caminho certo e em andamento sem problemas.

Etapa 6: Revise e compartilhe o resumo prontamente

Depois de redigir o resumo da reunião, reserve um momento para revisá-lo. Um resumo eficaz é direto, sucinto e bem organizado, destacando as principais decisões e discussões para facilitar a compreensão.

Ao revisar, concentre-se em:

• Corrigir erros de ortografia ou gramática
• Garantir que todas as decisões e itens de ação estejam incluídos e corretos
• Manter um tom profissional que corresponda ao contexto da reunião

Para tornar seu resumo ainda mais útil, adicione documentos e referências relevantes. Esses documentos apoiarão suas anotações e fornecerão contexto adicional, ajudando os leitores a se aprofundarem, se necessário.

Em seguida, pense em como apresentar seu resumo. O formato deve corresponder às preferências dos participantes da reunião. Aqui estão algumas opções comuns:

• Texto simples: Um e-mail ou documento simples com uma estrutura direta e fácil de ler
• Texto rico: Um documento com opções de formatação, como texto em negrito ou marcadores para destacar os pontos principais
• PDF: Um formato bem organizado e estável que parece consistente em todos os dispositivos

Agora, é hora de compartilhar seu resumo. Escolha um método que funcione melhor para a sua equipe e para as partes interessadas.

• O e-mail é uma opção fácil. Envie-o diretamente para todos os envolvidos, garantindo que eles recebam uma cópia
• Se a sua organização tiver uma plataforma compartilhada, publique o resumo lá para que fique acessível a todos
• Após o compartilhamento, é uma boa prática fazer um acompanhamento. Um e-mail ou check-in rápido garante que todos tenham recebido e revisado o resumo

Ao gerenciar os resumos de suas reuniões, Integrações do ClickUp torna tudo ainda mais fácil, integrando-se a ferramentas como Slack, Zoom e seus aplicativos de calendário. Essas integrações vinculam suas anotações de reunião do AI Notetaker a tarefas e projetos, mantendo tudo alinhado e no caminho certo.

Integre o ClickUp a outros aplicativos e ferramentas de reunião, como Zoom e Slack

Ou, se quiser usar ferramentas de comunicação mais diretas no ClickUp, você pode usar Bate-papo do ClickUp , ClickUp @mentions e Comentário atribuído ao ClickUp recursos. Eles o ajudam a marcar os responsáveis pelas tarefas para atualizações rápidas, garantindo que eles não percam nenhum prazo ou lembrete importante.

Modelos para resumos de reuniões

Agora que você sabe como escrever um excelente resumo de reunião, é hora de implementá-lo. Um bom modelo pode economizar seu tempo e garantir que nada fique de fora.

Vamos dar uma olhada em alguns deles:

1. O modelo de ata de reunião do ClickUp

Faça o download deste modelo

Modelo de anotações de reunião do ClickUp

O modelo Modelo de notas de reunião do ClickUp é uma solução pronta para quem deseja economizar tempo e manter-se organizado. Esse modelo garante que você capture todos os detalhes importantes, como presença, pontos da agenda, itens de ação e decisões importantes.

Usando um modelo de notas de reunião torna a tomada de notas mais simples e consistente, especialmente em equipes maiores. Quando todos seguem o mesmo formato, manter o controle das reuniões e evitar a perda de informações críticas é fácil.

Com esse modelo, você cria resumos uniformes das reuniões, independentemente de quem esteja fazendo as anotações. Essa consistência ajuda a sua equipe a se manter alinhada e garante que nada seja esquecido.

2. O modelo de notas de reunião recorrente do ClickUp

Faça o download deste modelo

Modelo de anotações de reuniões recorrentes do ClickUp

Se você realiza reuniões regulares com um formato semelhante, como reuniões diárias ou atualizações semanais, o modelo Modelo de anotações de reuniões recorrentes do ClickUp é um salva-vidas. Usar o mesmo modelo para cada reunião cria uma estrutura consistente e uma referência para o futuro.

Comece documentando a data da reunião, o objetivo, quem participou e os detalhes de ausência ou quórum. Você também encontrará uma sugestão de estrutura de reunião, mas fique à vontade para ajustá-la às suas necessidades.

Para cada item da pauta, há espaço para fazer anotações e registrar os resultados das votações. Você também pode listar itens de ação, vinculá-los diretamente a tarefas e acompanhar seu progresso com os status personalizados. Mantenha tudo no ponto registrando os horários de início e término da reunião, além da data de vencimento da próxima reunião.

Quando terminar, é fácil compartilhar o resumo - basta criar um link somente leitura e compartilhá-lo com as partes interessadas para facilitar o acesso.

Veja o que um cliente tem a dizer sobre o ClickUp:

_Nós o usamos diariamente para fornecer o pano de fundo para a organização de todas as reuniões de projeto com os clientes, reuniões internas de planejamento de projeto, reuniões internas de andamento do projeto, sessões de agendamento de recursos, etc. Também o usamos para promover a propriedade das tarefas com os clientes finais, o que, por sua vez, ajuda a esclarecer as responsabilidades

Andrew Hought, gerente de projetos sênior, Aptean

3. O modelo de anotações de reunião do cliente ClickUp

Faça o download deste modelo

Modelo de anotações de reunião do cliente ClickUp

Quando um cliente está pagando a conta, é fundamental manter o controle de todos os detalhes do projeto. O Modelo de anotações de reunião com o cliente do ClickUp simplifica a captura de tudo - antes, durante e depois da reunião.

Esse modelo gratuito oferece uma estrutura clara, ajudando você a se manter organizado. Você pode acompanhar facilmente o status da reunião, seja ela agendada, em andamento ou concluída. Além disso, todos os seus recursos estão em um único local, prontos para serem usados!

Com esse modelo, sua equipe pode colaborar diretamente no documento, adicionando atualizações ou itens da agenda com antecedência. Durante a reunião, todos podem contribuir em tempo real, acompanhando o feedback do cliente, os novos requisitos, as decisões e as próximas etapas.

Após o término da reunião, você pode enviar as anotações por e-mail para as partes interessadas diretamente do ClickUp. Dessa forma, todas as anotações e resumos da reunião são armazenados em um único local, facilitando a consulta quando necessário.

Resuma suas anotações de reunião automaticamente usando o ClickUp

As reuniões não precisam ser um desperdício de produtividade. Com ferramentas como o Anotador de IA ClickUp você obtém resumos de reuniões perfeitos que podem ser rapidamente transformados em roteiros acionáveis que mantêm sua equipe alinhada e os projetos no caminho certo. Se você precisa de modelos personalizáveis ou Automação baseada em IA o ClickUp torna o processo contínuo e sem estresse.

Pare de perder tempo com anotações tediosas comece a usar o ClickUp hoje mesmo e leve a produtividade de suas reuniões para o próximo nível.