Você é um analista financeiro. Acabou de receber um projeto para avaliar. Ou talvez você seja um líder empresarial que precisa elaborar um plano de projeto. A questão que está em primeiro plano na sua mente é provavelmente esta: isso vai gerar lucro ou não?
A resposta a essa pergunta orienta seu planejamento e sua tomada de decisões. Mas como descobrir quais projetos lhe trarão lucro?
É claro que há muitas maneiras de dividir isso, dependendo do setor, da escala e do escopo do projeto, mas existem algumas regras básicas que você pode seguir para ver se o seu projeto lhe trará os retornos que você espera.
Então, vamos explorar como você pode maximizar a rentabilidade do projeto em sete etapas fáceis!
O que é rentabilidade de projetos?
A rentabilidade do projeto mede o sucesso financeiro de um projeto. É calculada comparando sua receita total com seus custos totais. Ela indica se um projeto gera lucro ou prejuízo.
Depois de contabilizar todos os seus custos, como mão de obra e materiais, você pode avaliar se um projeto proporcionará um retorno positivo sobre o investimento (ROI).
👀 Você sabia?
Você pode calcular a rentabilidade do projeto por lucros absolutos ou margens de lucro (como porcentagem). No entanto, medir seus lucros pode lhe dar apenas uma visão parcial da gestão do seu negócio. Você precisa ver a “rentabilidade” para saber qual porcentagem desse dinheiro você consegue manter.
A rentabilidade de um projeto é calculada da seguinte forma:
- Lucro = Receita total do projeto – Custos diretos (recursos, etc.) – Outros custos diretos
- Margem de lucro = (Lucro real / Receita real) e pode ser representada como uma porcentagem multiplicando a resposta por 100.
Por exemplo, se você quisesse investir e dois restaurantes estivessem disputando o seu dinheiro, analise os números deles.
O Restaurante 1, o restaurante menor, tem:
- Receita: US$ 100.000
- Despesas: US$ 80.000
- Lucro: US$ 20.000
O Restaurante 2, o restaurante maior, tem:
- Receita: US$ 500.000
- Despesas: $450.000
- Lucro: $50.000
À primeira vista, o Restaurante 2 parece ser um negócio melhor, com lucros maiores de US$ 50.000. Mas, analisando mais a fundo, você verá que o Restaurante 1 tem uma margem de lucro percentual melhor, de 20%, em comparação com o retorno de 10% do Restaurante 2. Mais dinheiro para você ficar com cada dólar que gasta. É simples assim.
É melhor medir a rentabilidade pela margem de lucro do que em termos de lucro absoluto.
As métricas de rentabilidade contábil mais comuns são as margens de lucro bruto e líquido. A margem de lucro bruto analisa o lucro após o custo das vendas, e a margem de lucro líquido analisa o lucro após contabilizar todas as despesas.
Você também deve acompanhar o índice de rentabilidade (PI) do seu projeto ou a taxa de retorno do investimento. Esse é um indicador útil do valor criado por unidade do seu investimento.
A fórmula do índice de rentabilidade do projeto é a relação entre o valor presente dos fluxos de caixa futuros esperados e seu investimento inicial. De modo geral, um PI > 1 indica um investimento seguro, mas < 1 sugere que você pode ter algo com que se preocupar.
Fatores que afetam a rentabilidade do projeto
Agora que você entende a rentabilidade do projeto e como medi-la, há alguns aspectos a serem observados que podem afetar a rentabilidade:
- Objetivos e escopo claros: metas e escopo bem definidos evitam custos excessivos, atrasos e ineficiências de recursos.
- Controle rigoroso dos custos: um orçamento preciso e medidas eficazes de controle de custos são essenciais. Implemente um acompanhamento e relatórios regulares dos custos para identificar antecipadamente possíveis excedentes de custos.
- Gestão prudente do fluxo de caixa: O reconhecimento oportuno das receitas e um fluxo de caixa saudável garantem a estabilidade financeira. Monitore de perto as entradas e saídas de caixa para garantir pagamentos pontuais e evitar a falta de dinheiro.
- Alocação ideal de recursos: A utilização eficiente dos recursos maximiza a produtividade e minimiza os custos. Monitore a utilização dos recursos e faça os ajustes necessários para evitar a alocação excessiva ou a subutilização.
- Cumprimento do cronograma do projeto: Cumprir os prazos evita o aumento dos custos e a perda de receita. Use ferramentas de gerenciamento de projetos para acompanhar o progresso e identificar possíveis atrasos.
- Projeções financeiras realistas: Previsões precisas de receita e estimativas conservadoras de custos são cruciais. Desenvolva modelos financeiros realistas para avaliar a rentabilidade do projeto.
- Gerenciamento proativo de riscos: antecipe e mitigue riscos para proteger a rentabilidade. Estabeleça um plano de gerenciamento de riscos e monitore e avalie os riscos regularmente.
- Conhecimento do mercado: mantenha-se informado sobre as tendências do setor, a demanda do mercado e a concorrência. Realize pesquisas de mercado para identificar novas oportunidades e possíveis ameaças.
- Relações sólidas com as partes interessadas: A comunicação e o envolvimento eficazes promovem o sucesso do projeto e oportunidades futuras. Desenvolva canais de comunicação eficazes para manter as partes interessadas informadas e envolvidas.
Maximize a rentabilidade do projeto em 7 etapas fáceis
Todo projeto precisa de métricas importantes, como escopo, custos operacionais, orçamento, cronogramas, uso de recursos e muito mais, para ser gerenciado de forma consistente e manter a rentabilidade do projeto.
E a melhor maneira de fazer isso é usar um software de gerenciamento de projetos, como o ClickUp.
O software de gerenciamento de projetos ClickUp pode ajudá-lo a otimizar o desempenho do projeto e aumentar a rentabilidade, fornecendo uma plataforma centralizada para planejamento, acompanhamento do progresso, orçamento e colaboração.
Agora, vamos explorar as sete etapas que você pode seguir para maximizar a rentabilidade do seu projeto, usando convenientemente os recursos e modelos do ClickUp:
Etapa 1: Defina objetivos claros para o projeto
O projeto provavelmente permanecerá dentro do orçamento e do cronograma e atenderá às expectativas das partes interessadas quando os objetivos e o escopo estiverem bem definidos.
Veja como você pode definir objetivos claros para o projeto:
- Defina metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado (SMART). Por exemplo, em vez de ter como objetivo “melhorar a produtividade”, defina uma meta SMART para “aumentar a produção em 10% em seis meses sem aumentar os custos”.
- Defina os resultados esperados do projeto e estabeleça limites claros para o seu escopo. Para os gerentes de projeto, reduzir custos significa ter clareza sobre o escopo do projeto. Mantenha-se no caminho certo criando uma declaração de escopo com uma lista de tarefas, recursos e exclusões.
- Identifique os indicadores-chave de desempenho (KPIs). Selecione KPIs que estejam alinhados com os objetivos do projeto, como variação de custos, pontualidade e padrões de qualidade. Sua análise de rentabilidade do projeto deve revisar regularmente os KPIs relacionados ao custo por entrega, ROI e métricas de eficiência.
- Garanta que todas as partes interessadas compreendam os objetivos e o escopo do projeto. Realize reuniões de alinhamento com as partes interessadas para revisar regularmente as metas, as expectativas e os limites do escopo do projeto.
Leia também: Análise de gerenciamento de projetos: um guia detalhado para transformar dados em insights valiosos
Etapa 2: Desenvolva um orçamento abrangente
Um orçamento bem estruturado ajuda você a gerenciar os custos do projeto e pode aumentar a rentabilidade do projeto. Planeje as despesas, acompanhe os custos e faça ajustes ao longo do ciclo de vida do projeto.
Veja como criar um orçamento robusto para proteger a rentabilidade do projeto:
- Gestão eficaz do fluxo de caixa: Garanta um faturamento consistente para manter o fluxo de caixa e acompanhar os pagamentos dos clientes.
- Estimativa detalhada dos custos: identifique todas as suas categorias de custos enquanto avalia a rentabilidade do projeto. Você terá que considerar tanto os custos diretos quanto os indiretos do projeto. Faça um plano de contingência e reserve uma porcentagem do orçamento (geralmente 5 a 10% dos custos, dependendo do risco do projeto) para custos e riscos inesperados.
- Revisões orçamentárias regulares: depois de criar um orçamento, programe revisões orçamentárias regulares alinhadas com os marcos do projeto ou em intervalos mensais.
Mas fazer um orçamento abrangente como este não precisa ser assustador. Você pode usar o modelo de gerenciamento de projetos orçados do ClickUp para facilitar isso.
Este modelo intuitivo foi projetado para simplificar o gerenciamento de projetos, mesmo para iniciantes. Com sua interface amigável e recursos poderosos, você pode facilmente:
- Visualize seu projeto: obtenha uma visão geral clara do cronograma, orçamento e marcos importantes do seu projeto.
- Acompanhe os custos e o desempenho: monitore as despesas, avalie a rentabilidade e identifique áreas para redução de custos.
- Antecipe os riscos: identifique e mitigue proativamente os riscos potenciais para garantir o sucesso do projeto.
- Personalize sua visualização: acesse as informações específicas de que você precisa com as Visualizações Personalizadas no ClickUp, como “Orçamento”, “Cronograma do Projeto”, “Fases” e “Status”.
- Mantenha-se informado: acompanhe o progresso do projeto, o orçamento restante e o status da fase com os campos personalizados no ClickUp.
- Aumente a produtividade: utilize recursos integrados, como controle de tempo, utilização de funcionários e marcação, para otimizar a alocação de recursos e aumentar a eficiência.
Quer você esteja gerenciando projetos de pequena escala ou complexos, este modelo fornece as ferramentas certas para se manter organizado, eficiente e lucrativo.
Integramos o Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, etc. Isso nos permite acompanhar as finanças, a retenção, os relatórios e os detalhes dos clientes em um único espaço, pois podemos extrair informações de todas as ferramentas que usamos e compilá-las no ClickUp para facilitar o uso, sem envolver todos os departamentos e tomar tempo de suas agendas.
Integramos o Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, etc. Isso nos permite acompanhar as finanças, a retenção, os relatórios e os detalhes dos clientes em um único espaço, pois podemos extrair informações de todas as ferramentas que usamos e compilá-las no ClickUp para facilitar o uso, sem envolver todos os departamentos e tomar tempo de suas agendas.
Leia também: 10 modelos gratuitos de lucros e perdas para simplificar seus processos contábeis empresariais
Etapa 3: Implemente uma alocação eficaz de recursos
Para executar um projeto lucrativo, você deve ser extremamente cauteloso ao decidir onde investir seus recursos.
Algumas medidas de bom senso para melhorar a eficiência do projeto incluem:
- Adapte os recursos à tarefa. Certifique-se de que as pessoas certas estão trabalhando nas coisas certas e você verá custos mais baixos e moral mais alto.
- Otimize a alocação de recursos. Equilibre cuidadosamente as cargas de trabalho para distribuir as tarefas de maneira uniforme entre os membros da equipe e evitar o esgotamento.
- Reserve seus melhores recursos para tarefas críticas a fim de maximizar seu impacto, ajudando a concluir com eficiência entregas importantes.
- Acompanhe o tempo e o esforço do projeto. Monitore as horas faturáveis, identifique gargalos e tome medidas corretivas quando necessário.
O modelo de alocação de recursos do ClickUp pode ajudá-lo a gerenciar com eficácia seus recursos humanos e materiais.
Esta poderosa ferramenta permite que você:
- Visualize a disponibilidade de recursos: obtenha informações em tempo real sobre a capacidade da sua equipe e dos materiais
- Otimize o uso de recursos: identifique recursos subutilizados e realoque-os para tarefas de alta prioridade.
- Alocar recursos com eficiência: atribua os recursos certos aos projetos certos no momento certo.
Seja para gerenciar um canteiro de obras, uma equipe de desenvolvimento de software ou qualquer outra organização baseada em projetos, o modelo de alocação de recursos do ClickUp é a solução ideal para simplificar o gerenciamento de recursos.
Leia também: 10 modelos gratuitos de análise de custo-benefício
Etapa 4: Monitore o andamento do projeto regularmente
Uma coisa que muitas vezes se perde no esforço para aumentar a rentabilidade do projeto é a realização de verificações regulares e o acompanhamento do progresso do projeto.
Aqui estão algumas coisas que você pode fazer para monitorar o progresso de forma sistemática, a fim de organizar suas métricas de rentabilidade:
- Verificações regulares: agende reuniões frequentes com os membros da equipe para discutir o status do projeto, identificar possíveis obstáculos e ajustar os planos conforme necessário.
- Use ferramentas de gerenciamento de projetos: aproveite o software de gerenciamento de projetos para acompanhar tarefas, prazos e alocação de recursos. Essas ferramentas fornecem informações valiosas sobre o andamento do projeto e ajudam a identificar possíveis problemas.
- Realize revisões de progresso: realize reuniões regulares de revisão de progresso com as partes interessadas para avaliar o desempenho do projeto, discutir quaisquer desvios do plano e fazer os ajustes necessários.
- Use o acompanhamento financeiro: monitore os orçamentos, despesas e receitas do projeto para garantir a viabilidade financeira.
- Implemente um processo de gerenciamento de mudanças: tenha um sistema para avaliar e aprovar mudanças no escopo, orçamento ou cronograma do projeto. Isso ajuda a minimizar custos e atrasos inesperados.
O ClickUp Goals pode ajudá-lo a acompanhar o progresso do projeto e garantir o alinhamento com os objetivos gerais.

Veja como:
- Divida as tarefas: Divida metas maiores em tarefas menores e viáveis no ClickUp para melhorar o foco e a responsabilidade.
- Organize as metas: agrupe metas relacionadas em pastas para manter uma visão geral clara e estruturada do seu projeto.
- Defina prioridades: priorize as metas com base em sua importância e impacto.
- Vincule tarefas: conecte tarefas diretamente às metas correspondentes.
- Visualize o progresso: monitore o progresso visualmente com barras de progresso que mostram a porcentagem de conclusão.
- Acompanhe as principais métricas: use métricas como taxas de conclusão de tarefas, tempo gasto e uso do orçamento para avaliar o desempenho.
- Notificações automáticas: configure notificações automáticas para alertar os membros da equipe sobre prazos futuros e atualizações importantes.
💡 Dica profissional: use o modelo de relatório de progresso do projeto ClickUp para criar um instantâneo do progresso do seu projeto, acompanhar tarefas, medir KPIs (indicadores-chave de desempenho) em tempo real e comunicar visões gerais do projeto às partes interessadas e aos membros da equipe.
Etapa 5: Promova relacionamentos sólidos com os clientes
A maneira mais fácil de perder a confiança das partes interessadas em suas capacidades de gerenciamento de projetos é envolvê-las apenas quando há um problema. A comunicação eficaz é fundamental para a retenção de clientes e, eventualmente, para a rentabilidade do projeto.
Aqui estão os principais pontos a serem lembrados:
- Atualizações regulares: mantenha seus clientes informados sobre o andamento do projeto, os desafios e os marcos com prazos acordados para relatórios e reuniões do projeto.
- Supere as expectativas: entregue um trabalho de alta qualidade que supere as expectativas e cumpra os resultados do projeto dentro do prazo ou antes do prazo.
- Construa confiança: seja transparente sobre os desafios e limitações do projeto, cumpra suas promessas e compromissos e responda prontamente às preocupações dos clientes.
- Obtenha feedback: pergunte aos clientes como está o desempenho do projeto e identifique áreas que podem ser melhoradas.
Mesmo esses indicadores simples de autenticidade e construção de confiança podem trazer de volta os clientes e melhorar a rentabilidade do projeto.
Leia também: Como usar a contabilidade de projetos: princípios, processos e dicas essenciais para equipes de projeto
Etapa 6: Otimize os custos sem comprometer a qualidade
Compreender como gerenciar o risco de custos é uma das melhores maneiras de melhorar sua margem de lucro. Otimizar seus custos é uma questão de gerenciar seus recursos com prudência.
Para garantir que você esteja utilizando seus recursos da melhor maneira possível, implemente o seguinte:
- Controle de qualidade: implemente verificações regulares de controle de qualidade em cada fase para detectar e corrigir problemas antecipadamente.
- Fornecimento estratégico: Obtenha propostas competitivas de vários fornecedores para garantir os melhores preços. Estabeleça parcerias de longo prazo com fornecedores confiáveis e negocie descontos por volume ou fidelidade.
- Priorização de suas tarefas: mantenha o foco em atividades e resultados de alto impacto, para que os recursos sejam direcionados para tarefas que impulsionam a rentabilidade do projeto.
Etapa 7: Analise o desempenho pós-projeto
A análise da rentabilidade pós-projeto enfatiza as lições aprendidas que podem ser aplicadas a projetos futuros para melhorar a rentabilidade.
Ao analisar o desempenho financeiro, o cumprimento do cronograma, a garantia de qualidade, a gestão de riscos, o desempenho da equipe e a satisfação do cliente, as organizações podem identificar oportunidades para aumentar a rentabilidade do projeto, melhorar a eficiência e fortalecer o relacionamento com o cliente.
O Modelo de Análise de Custos do Projeto ClickUp pode ajudá-lo na análise da rentabilidade do projeto, ajudando-o a controlar seu orçamento e maximizar o ROI.
Ele funciona como uma ferramenta poderosa para:
- Previsões precisas: preveja despesas futuras para garantir a estabilidade financeira.
- Acompanhamento em tempo real: monitore os gastos de perto para evitar gastos excessivos.
- Decisões baseadas em dados: analise os custos entre projetos e equipes para tomar decisões informadas.
- Melhoria contínua: identifique oportunidades para reduzir custos e melhorar a eficiência.
Além disso, ao aproveitar a Visualização em Tabela do ClickUp, você pode otimizar o acompanhamento financeiro do seu projeto.

A Visualização em Tabela permite estruturar as informações financeiras do seu projeto em um formato semelhante a uma planilha, fácil de ler. Com os Campos Personalizados na Visualização em Tabela, você pode acompanhar:
- Orçamentos
- Despesas
- Faturas
- Status de pagamento
- Cálculos de ROI (e muito mais)
Você pode classificar e filtrar esses dados por prioridade, data de vencimento ou status para identificar rapidamente pagamentos atrasados ou excedentes orçamentários.
Diferentemente de uma planilha tradicional, a Visualização de Tabela no ClickUp permite adicionar contexto a cada linha. Anexe recibos, vincule contratos de clientes ou inclua notas sobre despesas diretamente na tarefa. Isso elimina a necessidade de procurar documentos comprovativos em e-mails ou arquivos.

Você também pode melhorar a qualidade de suas informações financeiras criando painéis do ClickUp para exibir métricas essenciais, como:
- Orçamento versus custos reais: compare as despesas planejadas e reais.
- Receita e margens de lucro: acompanhe a receita e a rentabilidade
- Taxa de consumo: monitore a taxa na qual o projeto está consumindo recursos.
💡Dica profissional: use os campos de fórmula do ClickUp para calcular o lucro/prejuízo de cada tarefa ou de todo o projeto. Crie relatórios personalizados para visualizar métricas importantes, como orçamento x custos reais, receita e margens de lucro e taxa de queima.
Armadilhas comuns a evitar ao maximizar a rentabilidade do projeto
Maximizar a rentabilidade do projeto é uma tarefa delicada que requer visão estratégica, planejamento meticuloso e monitoramento constante. Aqui estão algumas armadilhas comuns que podem prejudicar a rentabilidade e soluções práticas para evitá-las:
1. Falta de objetivos claros
Por que isso é prejudicial:
Sem metas bem definidas e mensuráveis, os projetos correm o risco de se desviar do curso, consumindo tempo e recursos desnecessários.
Solução:
- Defina objetivos SMART: use metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado para criar um roteiro.
- Alinhe os objetivos com as partes interessadas: realize reuniões iniciais para alinhar o escopo do projeto com as expectativas do cliente e da equipe.
- Acompanhe o progresso: use ferramentas como o recurso Objetivos do ClickUp para monitorar marcos em tempo real.
2. Planejamento e programação inadequados
Por que isso é prejudicial:
Um planejamento aleatório leva ao não cumprimento de prazos, gargalos de recursos e excedentes orçamentários.
Solução:
- Adote planos de projeto detalhados: use as visualizações da linha do tempo ou os gráficos de Gantt no ClickUp para mapear tarefas e dependências.
- Incorpore buffers: planeje contingências para lidar com atrasos inesperados.
- Automatize o planejamento: conte com o ClickUp Automations para ajustar automaticamente os cronogramas quando as tarefas forem adiadas.

3. Estimativa de custos imprecisa
Por que isso é prejudicial:
Orçamentos subestimados criam problemas de fluxo de caixa e prejudicam a rentabilidade.
Solução:
- Realize uma análise de custo-benefício: detalhe todos os custos potenciais, incluindo os ocultos, como impostos ou horas extras.
- Use dados históricos: aprenda com projetos semelhantes para definir orçamentos realistas.
- Monitore os custos em tempo real: utilize ferramentas de acompanhamento financeiro, como a Visualização de Tabela do ClickUp, para manter o controle dos orçamentos.
4. Alocação ineficiente de recursos
Por que isso é prejudicial:
Recursos mal gerenciados levam a equipes sobrecarregadas, equipamentos ociosos e aumento de custos.
Solução:
- Faça previsões de recursos: use ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho, como o Team View do ClickUp, para equilibrar a capacidade da equipe.

- Acompanhe as taxas de utilização: avalie regularmente a utilização dos recursos para otimizar as atribuições.
- Centralize os dados de recursos: integre o planejamento e o acompanhamento de recursos na sua ferramenta de gerenciamento de projetos.
5. Alargamento do escopo
Por que isso é prejudicial:
Alterações descontroladas no escopo levam a orçamentos crescentes, prazos não cumpridos e partes interessadas frustradas.
Solução:
- Defina protocolos claros de gerenciamento de mudanças: Exija aprovação formal para ajustes no escopo
- Documente tudo: mantenha um documento atualizado dos acordos de escopo usando o ClickUp Docs centralizado.

- Use modelos: padronize processos para reduzir a probabilidade de mudanças inesperadas.
6. Gestão de riscos inadequada
Por que isso é prejudicial:
Ignorar os riscos potenciais deixa os projetos vulneráveis a atrasos ou custos imprevistos.
Solução:
- Identifique os riscos antecipadamente: realize avaliações de risco durante a fase de planejamento.
- Desenvolva planos de mitigação: associe os riscos a estratégias de contingência viáveis.
- Crie um registro de riscos: atualize e revise continuamente os riscos ao longo do projeto.
7. Comunicação deficiente
Por que isso é prejudicial:
A falta de comunicação leva a atrasos, retrabalho e equipes desmotivadas.
Solução:
- Estabeleça normas de comunicação: use canais de comunicação compartilhados para atualizações (por exemplo, ClickUp Chat ).

- Use atribuições visuais de tarefas: atribua e esclareça responsabilidades com ferramentas visuais, como quadros Kanban.
- Realize reuniões regulares: sincronizações diárias ou semanais mantêm todos alinhados e informados.
8. Falta de análise pós-projeto
Por que isso é prejudicial:
Não analisar o desempenho do projeto leva a erros repetidos e oportunidades perdidas de melhoria.
Solução:
- Realize retrospectivas: faça reuniões com as equipes para documentar os sucessos e fracassos.
- Aproveite as análises: use painéis para analisar KPIs como cumprimento do orçamento, cronogramas e ROI.
- Crie manuais: desenvolva melhorias de processo com base em análises pós-projeto para aprimorar o desempenho futuro.
Pense em cada obstáculo como uma oportunidade para aperfeiçoar seus processos, fortalecer a colaboração da equipe e superar a concorrência. Quando você combina um planejamento meticuloso com insights práticos e as ferramentas certas, a rentabilidade não é apenas possível, mas previsível.
Leia também: O que é previsão de projetos na gestão de projetos?
Colocando seus projetos no caminho da rentabilidade
Gerenciar projetos com precisão hoje garante uma vantagem competitiva amanhã. As empresas podem melhorar seus resultados financeiros e manter uma vantagem competitiva gerenciando custos de forma eficaz, otimizando a alocação de recursos e entregando projetos de alta qualidade dentro do prazo.
Com o ClickUp, a rentabilidade se torna o resultado natural de um planejamento mais inteligente, uma melhor gestão de recursos e uma colaboração perfeita. Pense nisso como seu manual completo de rentabilidade de projetos — uma ferramenta que acompanha o progresso e transforma ativamente a forma como sua organização agrega valor.
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