O gerenciamento eficiente das partes interessadas é fundamental para o sucesso de qualquer projeto. Afinal de contas, tudo - desde a finalização dos objetivos do projeto até a entrega dos resultados - envolve a participação entusiasmada dos participantes internos e externos.
No entanto, as diferentes funções, interesses e níveis de influência dos participantes tornam mais difícil para os gerentes de projeto lidar com essa responsabilidade. Felizmente, o uso de um modelo de mapeamento de participantes facilita o gerenciamento dessas variáveis.
Ele oferece uma estrutura bem definida para identificar, analisar e gerenciar os participantes de forma eficaz.
Listamos cinco modelos de mapeamento de partes interessadas altamente úteis no Excel e outros seis (que não são do Excel) para colocar as partes interessadas do projeto no mesmo comprimento de onda.
O que faz um bom modelo de mapeamento de partes interessadas?
Antes de mergulharmos em nossa lista, vamos descobrir o que exatamente faz um bom modelo de mapeamento de partes interessadas.
Aqui estão alguns recursos de qualquer bom modelo de mapeamento de partes interessadas:
- Categorização das partes interessadas: O modelo de mapeamento das partes interessadas deve conter seções definidas para classificar diferentespartes interessadas do projeto com base em suas funções, interesses, prioridades e influência
- Clareza de funções: Deve atribuir funções e responsabilidades para manter todos informados e responsáveis
- Análise de interesses e influência: Para que ogerenciamento das partes interessadaso modelo deve conter ferramentas para avaliar os interesses e a influência de cada parte interessada para facilitar a comunicação direcionada
- Comunicação omnicanal: O modelo de mapeamento de partes interessadas deve conter prompts e formatos de comunicação incorporados em diferentes canais para a curadoria de mensagens personalizadas que se alinham às preferências das partes interessadas
- Planejamento de risco: Deve conter um espaço dedicado para realizar a análise de risco das partes interessadas, juntamente com respostas apropriadas para diferentes desafios
Modelos de mapeamento de partes interessadas em Excel
Agora que entendemos as características de um bom modelo de mapa das partes interessadas, vamos falar sobre a ferramenta.
O Excel é uma plataforma versátil e econômica para modelos de mapeamento de partes interessadas . Ele é particularmente útil por sua familiaridade e curva de aprendizado suave, que ajudam os gerentes de projeto a começar quase que instantaneamente.
Aqui está nossa lista de cinco modelos de mapeamento de participantes no Excel para participantes externos e internos:
1. Modelo de mapa das partes interessadas do ProjectManager
via Gerenciador de projetos Os Modelo de mapa de partes interessadas do ProjectManager oferece uma representação visual dos participantes do projeto.
Ele permite que você faça o mapeamento dos participantes em uma grade, com o eixo X representando o nível de influência e o eixo Y representando o nível de interesse.
Com esse gráfico, você pode identificar os principais participantes em um piscar de olhos e priorizá-los. Ele também ajuda na elaboração de planos de comunicação e na alocação de recursos.
Por que você vai adorar
- Organize as partes interessadas visualmente em uma matriz de influência e interesse das partes interessadas
- Identificar e priorizar os principais interessados em diferentes fases do projeto
- Criar categorias personalizadas para níveis variados de envolvimento e comunicação com os participantes
Ideal para: Projetos que exigem o gerenciamento de partes interessadas. Pode beneficiar os gerentes de projeto que trabalham nos setores de TI, construção e saúde, pois os ajuda a equilibrar diferentes interesses.
Dica profissional: Use as tabelas dinâmicas do Excel para analisar dados de vários ângulos e gerar relatórios personalizados.
2. Modelo de análise das partes interessadas do ProjectManager
via Gerenciador de projetos Como o nome indica, o Modelo de análise das partes interessadas ajuda a identificar as partes interessadas e suas funções, responsabilidades e níveis de influência. Essa análise completa análise das partes interessadas ajuda a identificar as motivações das partes interessadas e a se preparar para possíveis áreas de conflito.
Use-a para dividir a equipe do projeto em partes interessadas individuais. Mapeie seus interesses em relação aos resultados para melhorar a colaboração e minimizar as interrupções.
Por que você vai adorar
- Analise as expectativas, os interesses e as expectativas dos participantes para obter maior alinhamento
- Acompanhar os níveis e a frequência do envolvimento à medida que o projeto evolui
- Adaptar os planos de ação de acordo com as funções e a influência dos participantes
Ideal para: Projetos complexos em que é crucial gerar insights detalhados e específicos para cada função, como projetos em serviços financeiros, iniciativas corporativas e no setor público.
3. Análise das partes interessadas e plano de comunicação da AxiaConsulting
via AxiaConsultingModelo de análise das partes interessadas e plano de comunicação da AxiaConsulting é uma solução dois em um que integra comunicação com as partes interessadas e análise.
A equipe do projeto pode usá-lo para avaliar a influência e o interesse das partes interessadas externas e personalizar o plano de comunicação para atender às suas preferências. Isso permite que o gerente de projeto se envolva com os participantes, aborde as preocupações e mantenha a capacidade de resposta.
Por que você vai adorar
- Mapeie os participantes com base em sua influência e necessidades de comunicação
- Acompanhar as consultas ou preocupações dos participantes e respondê-las prontamente
- Adaptar as estratégias de comunicação para atender aos interesses das partes interessadas e aumentar a adesão ao projeto
Ideal para: Setores com requisitos dinâmicos de comunicação, como marketing, gerenciamento de eventos e fabricação em larga escala, em que tudo depende de uma comunicação clara e adaptável.
Dica profissional: Use a formatação condicional e o código de cores para destacar informações ou tendências importantes.
4. Modelo de análise avançada de partes interessadas por Goleansixsigma
via GoleansigmaModelo de mapeamento das partes interessadas do Goleansigma do Goleansigma no Excel foi projetado para uma análise aprofundada. Ele apresenta um mecanismo de pontuação quantitativa e um recurso de categorização que permite que o gerente de projeto atribua valores com base no interesse, na influência e em outras métricas críticas dos participantes.
Essa abordagem orientada por dados estimula a tomada de decisões informadas, permite o benchmarking para identificar tendências e melhora a adaptabilidade do projeto.
Por que você vai adorar
- Classifique e pontue os participantes do projeto com base em vários fatores
- Rastreie as alterações em um período para acompanhar as mudanças nos requisitos dos participantes
- Segmentar e categorizar os participantes para uma priorização mais precisa
Ideal para: Projetos que exigem análise quantitativa e granular dos participantes, que são mais comuns em projetos de melhoria de processos e centrados em dados que seguem os princípios do Six Sigma.
5. Modelo de registro de partes interessadas e matriz RACI da Templatelab
via Laboratório de modelos Se você deseja melhorar o gerenciamento das partes interessadas por meio da governança prática do projeto, então Modelo de mapeamento de partes interessadas do Templatelab no Excel é uma ótima opção.
Ele oferece uma combinação de registro de partes interessadas em relação à matriz RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), permitindo que as equipes de projeto acompanhem suas funções e responsabilidades, aumentem a responsabilidade e reduzam a confusão.
O modelo mantém todas as partes interessadas internas na mesma página e as move em direção a um objetivo comum.
Por que você vai adorar
- Organize o registro dos participantes em uma matriz RACI
- Defina as funções e responsabilidades de cada participante para melhorar a colaboração e reduzir as sobreposições
- Atualize as funções dos participantes à medida que o projeto evolui, permitindo que as equipes se ajustem dinamicamente
Ideal para: Projetos que envolvem vários participantes internos com requisitos baseados em funções. Pense em projetos de RH, consultoria e logística em que a clareza das funções é necessária.
Leia mais: 10 modelos de governança de projetos para gerenciar tarefas
Limitações do uso de modelos de mapeamento de partes interessadas no Excel
Embora o Excel seja uma ferramenta útil para o mapeamento das partes interessadas, ele tem limitações que podem prejudicar a eficiência e a colaboração. Ele não é comparável a software de gerenciamento de partes interessadas .
Aqui estão algumas áreas em que ele não se compara:
- Visualização limitada: O Excel oferece o formato clássico de grade de linhas x colunas - e gráficos e diagramas, se você for um usuário avançado. Isso não contribui muito para a visualização intuitiva quando há vários participantes envolvidos, cada um representando relacionamentos e influências complexas
- Não há suporte para relacionamentos entre participantes: O Excel deve representar os relacionamentos ou interdependências entre os principais participantes, o que pode influenciar as hierarquias e prioridades. É mais difícil para projetos complexos em que os relacionamentos entre os possíveis participantes evoluem com o tempo
- Grupos estáticos de participantes: O Excel não oferece suporte a atualizações dinâmicas à medida que você agrupa os participantes. Dessa forma, ele não conseguirá acompanhar e refletir as mudanças em tempo real à medida que você gerencia os participantes, juntamente com suas funções e responsabilidades em constante mudança
- Análises limitadas: Claro, abordamos modelos avançados de análise de participantes. Entretanto, mesmo esses modelos são limitados pelos recursos analíticos da plataforma. O Excel não é otimizado para análises multidimensionais ou sistemas de pontuação que podem ser necessários para análises complexas em que você precisa considerar as motivações ou o impacto
- Sem rastreamento de engajamento: Os modelos estáticos de mapeamento das partes interessadas no Excel dificultam o rastreamento de mudanças na influência ou no interesse. Isso requer intervenção manual para monitorar tendências, promover o envolvimento e compartilhar atualizações oportunas
- Colaboração limitada: A colaboração coloca os participantes no mesmo barco, especialmente os participantes internos que trabalham no projeto. Os recursos colaborativos limitados do Excel dificultam o trabalho em equipe e a eficiência, ao mesmo tempo em que geram problemas de versão e silos de dados
Modelo alternativo de mapeamento de participantess
Apesar de seus vários benefícios, o Excel deixa muito a desejar. Aqui está onde ClickUp vem em socorro.
Como uma ferramenta versátil de gerenciamento de projetos, ele inclui recursos avançados de mapeamento de partes interessadas que são uma grande atualização.
Os gerentes de projeto obtêm uma plataforma dinâmica com representação visual rica, rastreamento de envolvimento em tempo real, mapas centralizados de partes interessadas e comunicação integrada para gerenciamento e colaboração sem esforço
Ao mesmo tempo, você pode acessar vários modelos superiores no Excel.
Aqui está uma prévia de alguns dos melhores modelos de mapas das partes interessadas no ClickUp:
1. Modelo de mapa das partes interessadas do ClickUp
Modelo de mapa das partes interessadas do ClickUp
Modelo de mapa das partes interessadas do ClickUp é uma ferramenta visual para mapear a influência e o interesse das partes interessadas.
Com uma interface intuitiva de arrastar e soltar, é possível atribuir ou atualizar categorias de partes interessadas em tempo real, permitindo que as equipes modifiquem suas estratégias de acordo.
O mapa dos participantes resultante em um quadro branco dinâmico oferece uma visão geral clara dos principais participantes envolvidos.
Por que você vai adorar
- Visualize todos os seus participantes por prioridades, níveis de influência e impacto dos participantes
- Atualize ou reorganize os grupos de participantes em tempo real e com apenas alguns cliques
- Aumente a colaboração da equipe com sessões de brainstorming e gráficos interativos dos participantes
- Codifique as partes interessadas por cores para obter insights em um piscar de olhos
Ideal para: Projetos de ritmo acelerado que envolvem vários participantes. Pense em projetos de planejamento de eventos, relações públicas e desenvolvimento de produtos em que a influência e os interesses das partes interessadas podem mudar dinamicamente.
Dica profissional: Use o recurso de automação de tarefas do ClickUp para definir lembretes para check-ins e atualizações das partes interessadas.
2. Modelo de lista de partes interessadas do ClickUp
Modelo de lista de partes interessadas do ClickUp
Procurando um plano de gerenciamento de partes interessadas que lhe permita documentar detalhes granulares das partes interessadas? O Modelo de lista de partes interessadas do ClickUp é perfeito para você.
O modelo permite que você liste todos os participantes envolvidos no projeto, juntamente com suas funções, interesses e preferências de comunicação. É uma ótima maneira de manter um registro de partes interessadas e organizar as informações em um formulário fácil de classificar/filtrar.
Por que você vai adorar
- Mantenha um registro atualizado de partes interessadas com colunas pesquisáveis
- Categorize as partes interessadas como muito interessadas, interessadas e desinteressadas para se envolver de forma proativa
- Acompanhe as métricas de envolvimento dos interessados e as preferências de comunicação para personalizar as interações
- Prepare um repositório centralizado de partes interessadas que seja atualizado em tempo real e compartilhe-o entre os membros da equipe
Ideal para: Projetos grandes e com vários departamentos, como contratos governamentais, campanhas sem fins lucrativos ou iniciativas corporativas.
3. Modelo de matriz de análise das partes interessadas do ClickUp
Modelo de matriz de análise das partes interessadas do ClickUp
Os quadrantes do mapa das partes interessadas em Modelo de matriz de análise das partes interessadas do ClickUp são categorizados em quatro seções: Manter-se satisfeito, Gerenciar de perto, Monitorar e Manter-se informado.
A matriz faz mais do que ajudar a gerenciar os participantes - ela permite que você gerencie a influência e o interesse dos participantes para definir expectativas, priorizar os participantes, prever possíveis conflitos e formular uma estratégia de envolvimento.
A matriz resultante oferece uma estrutura sistemática para alinhar as metas do projeto com as necessidades dos participantes, de modo que todos contribuam para o sucesso do projeto teoria das partes interessadas !
Por que você vai adorar
- Visualize mapas de partes interessadas como uma função de poder e interesses das partes interessadas para uma melhor compreensão
- Mapear as partes interessadas em relação a quatro metas claramente definidas para cada grupo de partes interessadas
- Identifique os participantes de alto impacto e possíveis conflitos nos estágios iniciais do plano do projeto
- Adaptar estratégias rapidamente com comunicações imediatas com as partes interessadas
Ideal para: Casos em que a análise detalhada das partes interessadas é crucial. Pode ser útil em projetos complexos de engenharia, projetos que envolvam parcerias estratégicas ou elaboração de políticas, em que as partes interessadas afetam diretamente os resultados.
4. Modelo de análise das partes interessadas do ClickUp
Modelo de análise das partes interessadas do ClickUp
Se estiver procurando um modelo abrangente de mapeamento de partes interessadas, termine sua pesquisa com o Modelo de análise de partes interessadas do ClickUp .
Ele permite que você mapeie as necessidades e preocupações exclusivas de cada parte interessada em relação aos marcos do projeto ou aos requisitos de outras partes interessadas. Esses insights o ajudam a personalizar o plano de envolvimento e a priorizar os participantes de forma eficaz.
Por que você vai adorar
- Explore as funções, o impacto e as perspectivas dos participantes para um gerenciamento proativo dos participantes
- Personalizar os planos de envolvimento de acordo com os estágios do projeto, as preocupações dos participantes e as expectativas básicas
- Alinhe as funções e as expectativas para obter uma compreensão clara da dinâmica dos participantes
- Codifique com cores as informações críticas, como as prioridades dos participantes, para obter insights em um relance
Ideal para: Projetos que exigem alinhamento contínuo dos participantes, como durante o lançamento de projetos, gerenciamento de mudanças e projetos baseados em feedback.
Dica profissional: Para obter uma análise personalizada, use os critérios de pontuação para refletir fatores específicos do seu projeto, como urgência, influência ou impacto potencial.
5. Modelo de status do projeto executivo do ClickUp
Relatório de status do projeto executivo do ClickUp
O modelo Modelo de relatório de status de projeto executivo do ClickUp tem duas funções principais:
Primeiro, manter todas as partes interessadas informadas
Segundo, garantir que o projeto esteja no caminho certo
Para fazer isso, o sistema oferece estrutura para o acompanhamento do projeto, oferecendo uma visão geral de alto nível do progresso delineado no termo de abertura do projeto. Essas informações são então compartilhadas com os participantes executivos, que compartilham atualizações oportunas e simplificam as comunicações.
Por que você vai adorar
- Defina cronogramas, marcos e riscos específicos que podem acionar comunicações automatizadas com as partes interessadas
- Compartilhe atualizações críticas do projeto para manter os participantes executivos envolvidos
- Resuma os riscos e o progresso do projeto para esclarecer o status do projeto e os próximos eventos
- Gerar relatórios concisos e informativos que ofereçam uma visão geral de todas as atividades em andamento
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Antes de usar o ClickUp, diferentes equipes usavam várias ferramentas, o que dificultava a coordenação e significava que os funcionários que mudavam para outra equipe tinham que aprender novos produtos e novos fluxos de trabalho. O ClickUp resolveu esses problemas para nós e ajudou a romper os silos operacionais, facilitando o trabalho entre as equipes. Nossas partes interessadas - sejam clientes ou gerentes - agora podem acompanhar o andamento do trabalho de forma rápida e fácil, sem custo adicional.
phillip Storry, _Administrador de sistemas sênior, Syzygy
Ideal para: Projetos cruciais que exigem o envolvimento de executivos e da alta gerência. Alguns casos de uso típicos incluem eventos corporativos, parcerias estratégicas e implementação de software em nível empresarial.
Leia mais: 8 modelos gratuitos de Project Charter em Word, Excel e ClickUp
6. Modelo de gráfico PERT do ClickUp
Gráfico PERT ClickUp
O modelo Modelo de gráfico PERT do ClickUp mapeia os cronogramas e as dependências do projeto em um fluxograma visual.
Seu design orientado para o processo permite ilustrar diferentes estágios do projeto de forma eficiente, destacar interdependências, alocar recursos e prever cronogramas.
Esse modelo ajuda a identificar gargalos e ineficiências logo no início, para que você possa reduzir os riscos e manter o projeto em andamento.
Por que você vai adorar
- Demonstre cronogramas e dependências complexas em formato de fluxograma
- Antecipar possíveis contratempos ou atrasos devido a dependências em diferentes estágios do projeto
- Prever e otimizar cronogramas de projetos identificando o caminho crítico
- Planejar e alocar recursos de forma eficiente por meio do sequenciamento de tarefas
Ideal para: Projetos grandes e multifásicos de construção, engenharia e desenvolvimento de software. Essencialmente, é para qualquer projeto com prazo determinado que envolva o planejamento detalhado do projeto e o gerenciamento de dependências e siga o método do caminho crítico.
Coloque as partes interessadas na mesma página com o ClickUp
O mapeamento das partes interessadas é uma parte essencial do gerenciamento de projetos bem-sucedido, e a seleção do modelo correto de mapa das partes interessadas é fundamental para esse sucesso.
Claro, o Excel é familiar e fácil. Você também tem uma seleção de modelos de mapeamento de partes interessadas no Excel para o trabalho. No entanto, ele não se compara ao que o ClickUp tem a oferecer.
A grande variedade de modelos de mapeamento das partes interessadas do ClickUp faz dele a escolha ideal. Além disso, você tem ferramentas de visualização de dados, análises em tempo real, estruturas orientadas por dados e muito mais para manter o projeto em execução do início ao fim.
Está pronto para colocar seus participantes no mesmo plano? Então registre-se no ClickUp hoje mesmo e confira os modelos de mapas das partes interessadas.