O Smartsheet é uma plataforma de gerenciamento de trabalho que permite planejar, gerenciar e relatar suas tarefas com eficiência. As organizações utilizam sua interface familiar de planilha para gerenciamento de projetos, colaboração, relatórios e análises.
Infelizmente, ele tem opções limitadas de integração com terceiros. Talvez seja necessário extrair seus dados do Smartsheet para torná-los acessíveis e realizar uma análise detalhada.
Como fazer isso?
Continue lendo para saber como exportar dados do Smartsheet para o Excel, Google Sheets e PNG de maneira eficiente, sem comprometer anexos, comentários e fórmulas importantes. Em seguida, discutiremos algumas boas alternativas ao Smartsheet.
Como exportar dados do Smartsheet
O aplicativo Smartsheet permite exportar qualquer planilha ou relatório para vários formatos.
Entre elas, estas são as mais populares:
- Microsoft Excel
- Google Sheets
- Formato PNG (imagem)
Vamos ver como exportar o Smartsheet para cada um deles.
1. Exportar para o Microsoft Excel
Para exportar dados, relatórios ou planilhas do Smartsheet para o Microsoft Excel, selecione a guia “Arquivo” no Smartsheet, no canto superior esquerdo, e clique em “Exportar”. Isso permitirá que você escolha entre várias opções de exportação. Nesse caso, clique em “Exportar para o Microsoft Excel”.
Os dados exportados podem não aparecer no Excel exatamente como aparecem no Smartsheet.
Aqui estão algumas diferenças importantes:
- O Excel não suporta o formato de gráfico de Gantt. Exportar um gráfico de Gantt para o Excel exporta apenas a lista de tarefas na qual ele se baseia.
- A sintaxe das fórmulas do Excel e do Smartsheet é diferente, portanto, as fórmulas não são preservadas no arquivo exportado. Para contornar isso, remova o sinal de igual (=) no início das fórmulas para armazená-las como texto e, em seguida, salve a planilha. Depois de abrir o arquivo do Excel, você pode adicionar o sinal de igual novamente e modificar a sintaxe para que as fórmulas funcionem no Excel.
- Os comentários e resumos das planilhas aparecem em guias separadas na pasta de dados exportados.
- Os relatórios são limitados a 20.000 linhas. Para mais de 20.000 linhas, você pode criar vários relatórios que extraem menos linhas e exportar cada relatório como um arquivo Excel separado.
- O Excel não suporta colunas suspensas, listas de contatos, caixas de seleção e símbolos (bolas Harvey, etc.). Apenas os valores de texto são exportados quando você exporta esses tipos de coluna. Os valores em tipos de coluna booleanos (caixa de seleção, etc.) são exportados como Verdadeiro ou Falso, de acordo com o estado do item na célula.
Como evitar as limitações da exportação de dados do Smartsheet para o MS Excel
Você pode baixar plug-ins específicos do Smartsheet Marketplace para evitar essas limitações. Você também pode exportar um Smartsheet para o Excel com ferramentas ETL (extrair, transformar e carregar) externas. Elas permitem que você carregue dados do Smartsheet sem precisar de nenhum conhecimento de programação.
Outra maneira de exportar o Smartsheet para o Excel é por meio da API REST. O processo envolve o uso de uma solicitação HTTP GET ou POST para chamar o endpoint REST do Smartsheet. Isso parece técnico, mas não se preocupe — significa apenas que você está enviando uma mensagem pela Internet para solicitar seus dados ao Smartsheet. Você pode fazer isso sem codificação usando um conector de API JSON.
2. Exportar para o Google Sheets
Exportar seus dados do Smartsheet para o Google Sheets é semelhante a exportá-los para o Excel. Basta clicar na guia “Arquivo” no canto superior esquerdo, clicar em “Exportar” e selecionar “Exportar para o Google Sheets”.
Os dados exportados para o Google Sheets não aparecerão exatamente como no Smartsheet. As possíveis diferenças após a exportação incluem o seguinte:
- O Google Sheets não suporta o formato de gráfico de Gantt. A exportação de um gráfico de Gantt para o Google exporta apenas a lista de tarefas.
- As planilhas também não suportam colunas suspensas, listas de contatos, caixas de seleção e símbolos (bolas Harvey, etc.). Apenas os valores de texto são exportados quando você exporta planilhas que usam esses tipos de coluna. Os valores em colunas booleanas (caixa de seleção, etc.) são exportados como Verdadeiro ou Falso, de acordo com o estado do item na célula.
- Os resumos das planilhas aparecem em uma guia separada na pasta de trabalho exportada.
- A sintaxe das fórmulas do Smartsheet e do Google Sheets é diferente. Portanto, as fórmulas não são preservadas.
Para evitar essas limitações, remova o sinal de igual (=) no início das fórmulas para armazená-las como textos e, em seguida, salve a planilha. Depois de abrir o Google Sheets, você pode adicionar o sinal de igual novamente e modificar a sintaxe para que a fórmula funcione no Google Sheets.
3. Exportar para imagem (formato PNG)
A exportação de dados do Smartsheet para uma imagem PNG difere da exportação de dados do Excel e do Google Sheets. Primeiro, você só pode exportar gráficos de Gantt do Smartsheet para o formato PNG.
Clique na guia “Arquivo” no Smartsheet e, em seguida, clique em “Exportar Gantt para imagem (PNG)”.
Depois de fazer isso, siga estas etapas:
- Na seção “Seleção” do formulário “Exportar Gantt para imagem (PNG)”, escolha “Exportar a planilha inteira” ou “Linhas selecionadas”.
- Se a opção “Linhas selecionadas” não estiver disponível, feche “Exportar Gantt para imagem (PNG)”, selecione as linhas a serem impressas e reabra o formulário.
- Em seguida, na seção “Opções”, selecione quais colunas incluir na imagem. Por padrão, apenas a “Coluna principal” é incluída, mas você pode escolher o nome da “Coluna principal” ou o botão “Editar” para incluir colunas adicionais.
Por que você deve exportar dados do Smartsheet?
Aqui estão algumas das razões pelas quais os usuários precisam exportar seus dados do Smartsheet:
- Relatórios e análises: as ferramentas integradas do Smartsheet não oferecem suporte a análises de dados complexas. A exportação para o Excel ou Google Sheets oferece mais flexibilidade para análises e relatórios personalizados.
- Colaboração com as partes interessadas: o compartilhamento de dados com as partes interessadas pode ser limitado no Smartsheet. A exportação para o Excel, Google Sheets ou MS Project oferece melhores opções de visualização e modificação.
- Custo: assinaturas pagas e custos adicionais para usuários extras, recursos ou funcionalidades avançadas podem tornar o Smartsheet inacessível, especialmente para equipes menores ou organizações com orçamentos limitados.
- Inadequação móvel: o aplicativo móvel do Smartsheet carece de robustez em comparação com os aplicativos baseados na web, o que pode impedir alguns usuários de realizar determinadas tarefas ou acessar todos os recursos enquanto estão em trânsito.
- Segurança de dados: as opções limitadas de segurança de dados no Smartsheet podem representar um desafio para organizações com requisitos rigorosos de segurança e conformidade, dificultando a proteção de informações confidenciais para alguns usuários.
- Dependências de tarefas e gráficos de Gantt: a funcionalidade do gráfico de Gantt do Smartsheet pode ser menos robusta do que as ferramentas especializadas de gerenciamento de projetos, o que pode ser uma desvantagem para alguns usuários.
- Integração com outros sistemas: a exportação de dados permite a integração com outros sistemas ou ferramentas de software que sua empresa utiliza, como sistemas ERP, sistemas CRM ou ferramentas de inteligência empresarial.
- Acesso offline: exportar dados para o Excel ou outros formatos permite que você acesse suas informações offline ou em locais onde o Smartsheet não está disponível.
O Excel e o Google Sheets também oferecem melhores opções de formatação ou estilo. Exportar dados regularmente e gerar relatórios recorrentes também pode ajudar você a manter um backup durante problemas de acessibilidade com o Smartsheet.
Alternativas ao Smartsheet
Se as limitações do Smartsheet impedem suas equipes de gerenciar projetos de maneira flexível e eficiente, aqui estão algumas alternativas mais eficazes a serem consideradas:
- Wrike: oferece um conjunto robusto de recursos para planejamento, acompanhamento e colaboração em projetos.
- Airtable: combina a simplicidade de uma planilha com o poder de um banco de dados
- Asana: Conhecida por sua interface limpa e gerenciamento intuitivo de tarefas.
- Trello: um quadro visual no estilo Kanban, ótimo para projetos simples.
- Monday.com: Altamente personalizável, com uma variedade de visualizações de quadro e recursos de automação.
A escolha da alternativa certa depende de suas necessidades e preferências específicas.
Considere fatores como:
- Recursos: Quais recursos são mais importantes para você (por exemplo, gráficos de Gantt, quadros Kanban, controle de tempo)?
- Facilidade de uso: a interface é intuitiva e a ferramenta é fácil de aprender a usar?
- Integração: A ferramenta se integra a outras ferramentas que você usa (por exemplo, e-mail, calendário)?
Se você deseja uma plataforma que o ajude a gerenciar dados de planilhas de forma eficaz e permita armazená-los e acessá-los em um único lugar, considere o ClickUp! Veja por quê:
1. Gerenciamento abrangente de projetos
A plataforma de gerenciamento de projetos ClickUp pode ser uma ferramenta poderosa para gerenciar dados de planilhas sem exportá-los para ferramentas de terceiros.
Veja como o ClickUp imita (e aprimora) o software de planilhas simples:
- Campos personalizados: crie campos personalizados no ClickUp semelhantes às colunas de uma planilha. Isso permite que você armazene e organize vários tipos de dados, desde texto simples até números, datas e até mesmo listas suspensas.
- Exibições personalizadas: aproveite diferentes exibições do ClickUp, como Lista, Quadro, Calendário e Gráfico de Gantt. Você pode personalizar essas exibições para exibir os dados da sua planilha de uma maneira que faça sentido para o seu fluxo de trabalho. Por exemplo, uma exibição de Lista para suas tarefas pode se parecer com uma planilha tradicional, enquanto uma exibição de Calendário pode mostrar claramente os prazos ou marcos para essas tarefas.
- Automatize tarefas: use os recursos de automação do ClickUp para simplificar a entrada e as atualizações de dados. Por exemplo, você pode criar uma regra que preencha automaticamente um campo com base nos dados de outro campo ou acione uma notificação quando uma condição específica for atendida.
- Integre com outras ferramentas: integre com ferramentas populares de planilhas, como Google Sheets e Microsoft Excel. Isso permite importar ou exportar dados entre essas plataformas e o ClickUp, facilitando o gerenciamento dos dados da planilha dentro do fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos.
- Colabore com os membros da equipe: colabore com os membros da sua equipe para trabalharem juntos nos dados da planilha. Você pode atribuir tarefas, adicionar comentários e acompanhar o progresso, garantindo que todos estejam em sintonia.
2. Interface familiar de planilha eletrônica
A Visualização de Tabela do ClickUp é um recurso versátil projetado para fornecer uma experiência semelhante a uma planilha dentro da plataforma de gerenciamento de projetos. Ela oferece um layout limpo e organizado, ideal para gerenciar dados e acompanhar o progresso.
Aqui estão algumas das principais vantagens de usar a visualização em tabela do ClickUp:
- Colunas personalizáveis: crie e personalize colunas para representar diferentes pontos de dados, assim como em uma planilha tradicional.
- Tipos de dados: trabalhe com vários tipos de dados, incluindo texto, números, datas, caixas de seleção e muito mais.
- Fórmulas: use fórmulas para realizar cálculos e automatizar a entrada de dados, semelhante às funções do Excel.
- Filtragem e classificação: filtre e classifique dados facilmente com base em critérios específicos para encontrar rapidamente as informações de que você precisa.
- Agrupamento: agrupe dados por colunas para criar visualizações hierárquicas e organizar informações com mais eficiência.
- Formatação condicional: aplique formatação condicional para destacar dados importantes ou visualizar tendências.
- Anexos: anexe arquivos diretamente às linhas da tabela, facilitando o armazenamento e o acesso à documentação de apoio.
3. Gerenciamento simplificado de tarefas
Embora as tarefas do ClickUp tenham sido projetadas principalmente para gerenciar tarefas de projetos, você também pode usá-las para gerenciar dados de planilhas.
Veja como:
- Crie tarefas para entradas de dados específicas: crie uma tarefa correspondente no ClickUp para cada linha ou ponto de dados em sua planilha. Isso permite que você acompanhe o status, o progresso e as informações associadas a cada entrada de dados.
- Atribua tarefas aos membros da equipe: atribua tarefas aos membros da equipe responsáveis pela entrada ou verificação de dados. Isso garante a responsabilidade e ajuda a acompanhar o progresso.
- Vincule tarefas: vincule as tarefas correspondentes no ClickUp se determinadas entradas de dados estiverem relacionadas ou dependentes de outras. Isso ajuda a visualizar as dependências e garantir que as tarefas sejam concluídas corretamente, na ordem certa.
- Use subtarefas: divida entradas de dados complexas em subtarefas menores e mais gerenciáveis. Isso pode ajudar a otimizar o processo de entrada de dados e acompanhar o progresso de forma detalhada.
- Anexe arquivos: anexe arquivos relevantes — imagens, planilhas, vídeos, links — diretamente às tarefas. Isso mantém a documentação de apoio organizada e facilmente acessível.
Se você deseja uma maneira ainda mais fácil de armazenar e gerenciar dados de planilhas, pode usar os modelos do ClickUp.
4. Modelos de planilhas editáveis
Um modelo de planilha editável permite que você modele uma planilha do ClickUp de forma a gerenciar seus dados com eficácia e simplificar as tarefas. Seja para acompanhar um orçamento ou planejar um projeto, ele é um verdadeiro salva-vidas.
O modelo de planilha editável do ClickUp vem repleto de recursos para ajudá-lo a organizar, gerenciar e visualizar dados sem esforço:
- Automatize a importação de dados: sem mais entradas manuais tediosas; importe seus dados com um clique
- Fórmulas e equações personalizadas: processe números rapidamente com fórmulas e equações integradas
- Acompanhamento do progresso: use recursos visuais intuitivos, incluindo barras de progresso e gráficos, para monitorar projetos ou investimentos.
Aqui estão alguns benefícios de usar este modelo:
- Eficiência: economize tempo valioso automatizando a entrada de dados e reduzindo o trabalho manual.
- Precisão: garanta a integridade e a consistência dos dados em seus documentos, minimizando erros.
- Flexibilidade: personalize seus documentos com fórmulas e formatação personalizadas para atender às suas necessidades específicas.
- Rapidez: crie rapidamente documentos profissionais com modelos pré-concebidos e funcionalidades de automatização.
Exporte dados do Smartsheet para obter melhor controle e eficiência maximizada
Embora o Smartsheet seja uma ferramenta valiosa, você pode achá-lo limitado quando se trata de análise avançada de dados ou relatórios personalizados. Ao exportar seus dados do Smartsheet para o Excel ou Google Sheets, você pode obter maior flexibilidade com ferramentas mais poderosas para manipulação, visualização e compartilhamento de dados.
Procurando ainda mais funcionalidades? O ClickUp oferece uma solução de planilha de gerenciamento de projetos mais abrangente, com recursos como visualizações de tabela e Gantt, além de recursos de gerenciamento de dados integrados. Ele foi projetado para se adaptar à sua equipe, fornecendo uma plataforma flexível que cresce com suas necessidades.
Experimente a diferença — inscreva-se hoje mesmo no ClickUp para gerenciar seus projetos de maneira mais flexível e eficiente!