O Google Workspace é o kit de ferramentas preferido de muitos!
Mas quão bom você é em usá-lo?
A maioria de nós não aproveita ao máximo o Google Workspace. Ficamos nos recursos básicos, mas perdemos alguns truques de produtividade muito interessantes do Workspace. Mas isso muda hoje com estas 25 dicas do Google Workspace.
Vamos ser produtivos, certo?
O que é o Google Workspace?
O Google Workspace é um conjunto de ferramentas de produtividade e colaboração baseadas na nuvem. Era conhecido como G Suite (Google Suite) antes de o Google mudar sua marca em 2020.
Em que consiste o Google Workspace?
O Google Workspace reúne vários aplicativos de produtividade em um só lugar. Entre eles estão:
- Gmail para e-mails
- Google Drive para armazenamento de arquivos na nuvem
- Google Docs para processamento de texto
- Google Sheets para planilhas
- Google Slides para apresentações
- Google Agenda para compromissos, tarefas e eventos
- Google Meet para videoconferências
- Google Chat para mensagens
- Google Forms para pesquisas e coleta de dados
Leia também: 10 fatores que afetam a produtividade no trabalho
Como usar o Google Workspace
Para usar o Google Workspace:
- Crie uma conta (sua organização também pode fornecer isso).
- Acesse os aplicativos do Google Workspace (ícone de grade no canto superior direito)
- Use os aplicativos separadamente ou em conjunto. Por exemplo, você pode preparar um documento no Google Docs, compartilhá-lo pelo Gmail e agendar uma reunião no Google Meet para discuti-lo ao vivo.
Com o pé na porta, o próximo passo é explorar todo o potencial do Google Workspace.
É aí que entram as dicas do G Suite. Existem truques para todos os aplicativos do Google, como o Google Docs e o Google Forms — vamos contar tudo sobre eles.
Desafios de gerenciar todas as ferramentas do Google Workspace
O Google Workspace é excelente para usuários individuais. No entanto, ele tem certas limitações, principalmente para organizações. Vejamos algumas delas:
1. Gerenciamento de recursos e licenciamento
As organizações muitas vezes enfrentam dificuldades com licenciamento abaixo do ideal, desperdício de recursos e ineficiências financeiras.
2. Segurança e conformidade
A conformidade com as regulamentações de proteção de dados representa um desafio, pois as organizações devem garantir o cumprimento de leis como o GDPR e, ao mesmo tempo, gerenciar os dados dos usuários de maneira eficaz.
3. Treinamento e suporte ao usuário
Os usuários podem ter dificuldade para aproveitar todos os recursos da plataforma sem a orientação adequada.
4. Acompanhando as atualizações
O Google Workspace está em constante evolução, e as organizações podem ter dificuldade em se manter atualizadas sobre novos recursos e alterações.
5. Desafios do gerenciamento de dados
A coleta e o gerenciamento de dados no Google Workspace podem ser complexos, especialmente quando se lida com diferentes versões de documentos gerados por usuários.
Está se sentindo sobrecarregado? Não se preocupe. Como usuário, tudo o que você precisa são essas 25 dicas do Google Workspace. Continue lendo.
Como descobrir todo o potencial do G-Suite
Para realmente se beneficiar do Google Workspace, é importante explorar além de seus recursos básicos. Isso melhora a comunicação e a colaboração da equipe, o gerenciamento do tempo e o fluxo de trabalho.
25 dicas do Google Workspace para você
Aqui estão 25 dicas para ajudá-lo a usar melhor o Google Workspace. Organizamos essas dicas em quatro categorias para ajudá-lo a se concentrar em áreas específicas de melhoria:
Categoria nº 1: Comunicação e colaboração
Sem uma comunicação clara, a colaboração não é possível. Felizmente, o Google Workspace pode ajudar.
1. Agende reuniões mais rapidamente com a função “Encontrar um horário”
Marcar uma reunião de equipe não deve envolver o envio de vários e-mails para lá e para cá. O Google Agenda oferece uma abordagem mais simples com a função Encontrar um horário.
Crie um novo Evento, Encontre um horário e Adicione convidados. Você verá as agendas de todos lado a lado, facilitando a identificação dos horários disponíveis.
2. Reúna informações rapidamente com o Google Forms
Gerenciar respostas de várias fontes pode se tornar complicado.
O Google Forms simplifica esse processo. Prepare um formulário com perguntas e envie o link do formulário aos participantes. Todas as respostas são coletadas automaticamente em uma planilha do Google Sheets, facilitando a visualização e a análise dos dados.
Para começar, acesse forms.google.com e clique no sinal de mais (+) para criar um novo formulário. Em seguida, adicione as perguntas, personalize a aparência do formulário e adicione lógica para mostrar perguntas diferentes com base nas respostas anteriores.
3. Torne as reuniões produtivas com salas de descanso
Reuniões de vídeo com muitas pessoas podem, às vezes, parecer impessoais. Pode ser difícil para todos participarem e contribuírem de forma significativa.
Você pode dividir uma reunião grande em grupos menores com as salas de discussão do Google Meet, incentivando uma participação mais ativa.
Durante uma reunião, clique em Atividades > Salas de discussão. Você pode escolher quantas salas criar e atribuir participantes a cada sala. Quando a sessão de discussão terminar, todos podem voltar à reunião principal para compartilhar ideias.
4. Melhore a colaboração da equipe com o Spaces do Google Chat
O gerenciamento de projetos em equipe requer o Gmail para mensagens e o Drive para arquivos. Portanto, acompanhar as informações relacionadas ao projeto pode ser complicado.
O Google Chat oferece um local central para colaboração no Spaces, onde você pode adicionar membros da equipe, atribuir tarefas e conversar.
Para criar um espaço no Google Chat, clique em Criar ou encontrar um espaço, dê um nome ao seu espaço e adicione membros.
5. Promova reuniões inclusivas com as legendas ao vivo do Google Meet
Em reuniões, barreiras linguísticas, problemas de qualidade de áudio ou dificuldades auditivas podem, por vezes, criar desafios para os membros da equipe acompanharem.
O recurso de legendas ao vivo do Google Meet pode ajudar a resolver esses desafios.
Durante uma reunião, clique no botão Ativar legendas (CC) na parte inferior da tela. Isso exibirá transcrições do que está sendo dito em tempo real.
6. Melhore a qualidade das chamadas com o cancelamento de ruído do Google Meet
O ruído de fundo é sempre uma grande distração nas videochamadas.
O recurso de cancelamento de ruído do Google Meet pode filtrar o ruído. Durante sua reunião, clique nos três pontos (⋮), em Configurações > Áudio e ative o Cancelamento de ruído.
Categoria nº 2: Gerenciamento de tempo e produtividade
Esta seção oferece estratégias para melhorar a gestão do tempo e aumentar a produtividade diária com o Google Workspace.
7. Trabalhe offline com o Google Drive
A internet nem sempre é confiável. Além disso, você pode não conseguir sinal de WiFi. Nesses momentos, não ter acesso aos arquivos pode ser estressante.
O modo offline do Google Drive pode ajudar.
Quando estiver conectado à Internet, acesse as configurações do Drive e ative a opção Offline. Em seguida, escolha o que deseja acessar offline.
Com o acesso offline ativado, você pode visualizar e editar arquivos sem a internet. Suas alterações serão atualizadas automaticamente quando você voltar a ficar online.
8. Registre todas as ideias com o Google Keep
Boas ideias são difíceis de encontrar.
O Google Keep é a solução. É um aplicativo digital para anotações para o seu computador ou telefone que ajuda você a registrar notas rapidamente.
Começar uma nova nota é tão simples quanto clicar no botão “+”. Você pode até adicionar cores ou rótulos para esboçar suas ideias.
9. Abra documentos rapidamente com modelos
O Google Workspace oferece uma variedade de modelos para você começar.
Para usar um modelo, abra o Google Docs, Sheets ou Slides e clique em Galeria de modelos na parte superior da página.
Navegue pelas opções de modelos: propostas de projetos, orçamentos e apresentações.
10. Escreva e-mails mais rapidamente com o Smart Compose
O recurso Smart Compose do Gmail aprende com o seu estilo de escrita ao longo do tempo, ajudando você a redigir e-mails rapidamente e garantindo consistência no tom.
À medida que você digita, ele sugere frases para completar suas sentenças. Se a sugestão corresponder ao que você estava prestes a dizer, você pode aceitá-la pressionando a tecla Tab.
Para usar o Smart Compose, habilite-o nas configurações do Gmail, na guia Geral. Em seguida, ao escrever e-mails, observe o texto cinza que aparece à frente do cursor; essas são as sugestões do Smart Compose.
11. Gerencie suas folgas com facilidade usando a função “Fora do escritório” do Calendário
Preparar-se para uma folga do trabalho geralmente significa configurar respostas automáticas de e-mail, recusar reuniões e notificar colegas. O recurso Fora do escritório do Google Agenda simplifica esse processo.
No Calendário, selecione Ausente do escritório e defina suas datas. Você também pode configurar respostas automáticas e recusas automáticas para e-mails e reuniões.
Além disso, o calendário mostrará seu status de ausência do escritório, ajudando-os a se planejar durante sua ausência.
12. Otimize o tempo de comunicação com o recurso Agendar envio do Gmail
Fazer com que seus e-mails sejam notados e lidos pode ser complicado, especialmente quando se lida com colegas em fusos horários diferentes. É essencial enviar o e-mail no momento certo para que eles o vejam e leiam assim que estiverem disponíveis.
Com o recurso Agendar envio do Gmail, você pode programar seus e-mails. Depois de redigir seu e-mail, clique na seta ao lado do botão Enviar e selecione Agendar envio. Em seguida, escolha um horário sugerido ou defina o seu próprio.
13. Saia na frente com os novos atalhos *.
Iniciar um novo documento, planilha ou apresentação no Google Drive envolve vários cliques. Você pode pular essa etapa com o atalho novo; basta abrir uma nova guia e digitar doc. novo, planilha. novo ou slide. novo — é muito fácil.
Também existem atalhos para formulários (form. novo), sites (site. novo) e até mesmo para iniciar um novo Google Meet (meet. novo).
Categoria nº 3: Gerenciamento de documentos e arquivos
Essas dicas e truques têm como objetivo ajudar você a organizar, localizar e gerenciar seus documentos e arquivos no Google Workspace.
14. Garanta a precisão dos dados com a Validação de Dados
A entrada de dados tem tudo a ver com precisão. Um pequeno erro ou erro de digitação pode comprometer os cálculos e a análise de dados.
O Google Sheets possui validação de dados para essas questões. Você pode definir regras para o tipo de dados inseridos em células específicas.
Selecione as células às quais deseja aplicar a regra, vá até Dados > Validação de dados no menu superior e escolha um critério de validação, como intervalos de números, texto contido ou fórmulas personalizadas.
Você também pode adicionar mensagens de erro úteis para orientar os usuários quando eles inserirem dados incorretos.
Leia também: Como aplicar a validação de dados no Excel
15. Encontre arquivos rapidamente com a pesquisa avançada do Drive
O Google Drive fica cheio rapidamente. Assim, os arquivos podem se perder em um mar de arquivos variados. Mas com a pesquisa avançada do Drive, você pode localizá-los (ou pelo menos restringir os resultados).
Vá até a barra de pesquisa do Drive e clique em Pesquisa avançada. Isso deve abrir uma caixa de diálogo onde você pode escolher o tipo de arquivo, proprietário, data de modificação e muito mais.
A pesquisa avançada é, em última análise, um filtro. Quanto melhor você definir seu filtro, melhores serão os resultados da pesquisa. Por que se preocupar? Basta dedicar 10 minutos por dia para organizar seu drive — é o melhor truque do Google Drive que existe.
16. Amplie a funcionalidade com um complemento
Os aplicativos do Google não têm todos os recursos integrados. Talvez seja necessário executar um aplicativo de terceiros paralelamente, o que pode ser incômodo devido à constante alternância entre aplicativos. Felizmente, vários aplicativos do Google podem obter complementos, também conhecidos como extensões.
Por exemplo, você pode adicionar uma extensão de assinatura eletrônica no Google Docs navegando até Extensões > Complementos. Outros aplicativos do Google, como Planilhas, Apresentações e Calendário, também têm esse recurso.
17. Compartilhe arquivos com unidades compartilhadas
O acesso a arquivos compartilhados pode se tornar complicado, especialmente quando os membros da equipe entram e saem. O recurso de unidades compartilhadas do Google Drive pode simplificar esse processo.
Ao contrário dos arquivos no Meu Drive, que pertencem a indivíduos, os arquivos em um drive compartilhado pertencem à equipe. Isso significa que, quando alguém sai, seus arquivos permanecem com a equipe.
Para preparar uma unidade compartilhada, clique em Unidades compartilhadas na barra lateral esquerda e, em seguida, em +Nova. Adicione membros da equipe e todos terão acesso a todos os arquivos nessa unidade.
Categoria nº 4: Recursos e ferramentas avançados
Aqui, exploraremos recursos adicionais em todos os aplicativos do Google Workspace.
18. Digitação por voz no Google Docs
Digitar pode atrasar seu trabalho. É melhor evitar isso com o recurso de digitação por voz do Google Docs.
Abrir um novo documento (lembre-se de doc. novo)? Em seguida, vá para Ferramentas > Digitação por voz* no menu superior, clique no ícone do microfone e comece a falar. As palavras aparecerão na tela enquanto você fala.
Lembre-se de falar com clareza e verificar a versão final quando terminar, para corrigir erros ortográficos e gramaticais.
19. Organize sua caixa de entrada com os filtros do Gmail
Mensagens e agendas importantes podem se perder em uma caixa de entrada desorganizada.
Por que não ativar os filtros do Gmail para organizar automaticamente suas mensagens recebidas? Procure por Filtros e endereços bloqueados nas configurações do Gmail e crie regras de e-mail.
Por exemplo, você pode definir regras para o ID do remetente do e-mail ou palavras-chave na linha de assunto para marcar os e-mails do seu gerente com uma estrela ou redirecioná-los para uma pasta específica.
20. Envolva seu público com o recurso de perguntas e respostas do Slides
Apresentar para um grande grupo às vezes pode parecer unilateral. O Google Slides tem um recurso de perguntas e respostas que pode tornar suas apresentações mais envolventes.
Ao fazer uma apresentação, clique no triângulo ao lado da seta para baixo do botão “Apresentar” e ative as ferramentas do público. Isso permite que o público envie perguntas em tempo real, que você pode responder durante ou após a apresentação.
O público também pode votar nas perguntas, ajudando você a identificar e priorizar os tópicos mais populares. Esse recurso pode tornar suas apresentações mais interativas e garantir que você aborde os pontos mais importantes para o seu público.
21. Escreva e-mails profissionais com a função “Ajude-me a escrever” do Gmail
O recurso “Ajude-me a escrever” do Gmail faz exatamente o que o nome indica: ajuda você a escrever em um tom consistente.
Ao redigir um e-mail, clique no botão “Me ajude a escrever” (parecido com uma varinha mágica). Em seguida, descreva brevemente o que você deseja dizer. A IA irá gerar um rascunho com base nas suas informações, que você poderá refinar.
Para acessar esse recurso, você deve se inscrever no Google Workspace Labs. Acesse o Google Workspace Labs, inscreva-se e entre na lista de espera. Depois de entrar na lista de espera, você receberá um convite quando o recurso estiver disponível.
22. Rompa as barreiras linguísticas com o Google Tradutor no Docs
Falar idiomas diferentes dificulta a comunicação eficaz em equipes diversificadas e diferentes e em colaborações internacionais. O Google Docs possui tradução integrada para superar esse desafio. (Na verdade, muitos truques do Google Docs melhoram a colaboração.)
Para usá-lo, acesse Ferramentas > Traduzir documento. Em seguida, você pode optar por traduzir o documento inteiro para outro idioma.
Esse recurso também é útil quando você precisa entender rapidamente um documento em um idioma que não domina.
23. Crie recursos para a equipe facilmente com o Google Sites
Criar um hub central para as informações da equipe geralmente requer habilidades técnicas ou dependência de TI. O Google Sites facilita o design de sites internos sem conhecimento de programação.
Acesse sites.google.com e clique em “+”. Use a interface de arrastar e soltar para adicionar texto, imagens, calendários e até mesmo incorporar outros elementos do Google Workspace.
Essa ferramenta é excelente para criar painéis de atividades do projeto, manuais da equipe ou bases de conhecimento que sua equipe pode consultar e atualizar facilmente.
24. Analise dados com as tabelas dinâmicas do Sheets
Os dados só são úteis se você puder extrair insights deles. No entanto, quanto maior o conjunto de dados, mais difícil é extrair insights.
Não se preocupe: as tabelas dinâmicas do Google Sheets podem ajudá-lo a resumir e analisar esses dados. E há muitos outros truques do Google Sheets disponíveis.
Em uma planilha, vá para Inserir > Tabela dinâmica*. Selecione o intervalo de dados e escolha como resumir seus dados. Ao arrastar e soltar campos, você pode reestruturar rapidamente seus dados para revelar diferentes insights.
25. Gerencie sua disponibilidade com o horário de trabalho do Calendário
Nem sempre fica claro quando você ou seus colegas estão disponíveis. Para gerenciar as expectativas de disponibilidade, basta definir seu horário de trabalho no Google Agenda.
Nas configurações do Calendário, acesse Horário de trabalho e localização e especifique seu horário de trabalho normal. Quando alguém tentar agendar uma reunião fora desse horário, receberá uma notificação.
Esse recurso pode ajudar a manter o equilíbrio entre vida profissional e pessoal e reduzir a probabilidade de reuniões serem agendadas em horários inconvenientes, especialmente se você trabalha com pessoas em fusos horários diferentes.
Bônus: responda a este questionário de produtividade de 5 minutos para ver o quão produtiva é a sua organização!
Alternativa ao Google Workspace que ajuda você a economizar tempo
Alternar constantemente entre as ferramentas do Google Workspace continua sendo um problema. Isso leva à perda de tempo e à dispersão do foco.
Então, existe uma alternativa?
Bem, existe o ClickUp, uma poderosa plataforma de produtividade e gerenciamento de projetos. Veja por que sugerimos que você considere usá-la.
- Plataforma unificada: integre a criação de documentos, o gerenciamento de tarefas e o controle de tempo em um único ambiente.
- Colaboração aprimorada: colabore simultaneamente em documentos, tarefas e projetos para promover o trabalho em equipe e garantir o alinhamento do projeto.
- Automações personalizadas: crie fluxos de trabalho personalizados para lidar com tarefas repetitivas com o ClickUp Automations, potencialmente liberando tempo para trabalhos críticos.
- Várias opções de visualização: visualize seu trabalho no estilo de sua preferência ou de acordo com as necessidades do projeto com uma variedade de visualizações.
- Configurações de prioridade: personalize as prioridades das tarefas (Alta, Média, Baixa) para garantir que o trabalho mais importante seja feito primeiro.
- Controle de tempo integrado: monitore sua produtividade registrando as horas gastas em tarefas e projetos com o ClickUp Time Tracking. Controle o tempo a partir de qualquer dispositivo, crie planilhas de horas personalizadas e visualize relatórios detalhados.
No entanto, o que diferencia o ClickUp do Google Workspace é seu assistente de IA integrado, o ClickUp Brain, que pode ser acessado em qualquer lugar dentro do ClickUp.
Aproveite o poder da IA
Com tantas tarefas para realizar, é recomendável melhorar sua produtividade usando um assistente de Inteligência Artificial. O ClickUp Brain pode:
- Elabore conteúdos e gere ideias no ClickUp Docs.
- Ajude a definir o contexto das suas tarefas, sugira subtarefas e divida projetos complexos em etapas gerenciáveis.
- Automatize processos rotineiros, como atualizações de progresso, reuniões diárias e relatórios de status.
- Escreva e-mails claros na caixa de entrada do ClickUp ou crie respostas rápidas para seus chats.
- Encontre informações específicas em seus documentos, tarefas ou até mesmo conversas anteriores.
- Interprete os dados do seu projeto e obtenha sugestões para melhorar seus fluxos de trabalho.
Além disso, ele oferece um recurso revolucionário para equipes: IA conectada. A IA conectada integra todas as suas ferramentas em um só lugar, garantindo que todo o seu conhecimento esteja acessível e pronto para ser usado, independentemente de onde esteja armazenado. Veja o que ele oferece:
- Ao se integrar profundamente a todos os aspectos do seu ClickUp Workspace — tarefas, documentos e bate-papo —, ele obtém uma visão geral abrangente do seu trabalho, permitindo insights mais precisos e acionáveis.
- Seu AI Writer for Work, AI Knowledge Manager e AI Project Manager foram projetados para assumir tarefas repetitivas, para que você possa se concentrar em trabalhos mais criativos.
- O ClickUp Brain também se integra perfeitamente a ferramentas de terceiros. Assim, você pode estender seu uso além do ClickUp e sincronizar todas as alterações no ClickUp e em aplicativos de terceiros em tempo real.
Aproveite as comunicações assíncronas
O ClickUp leva a colaboração a novos patamares com seu conjunto de ferramentas de comunicação. E pode economizar muito tempo por meio da comunicação assíncrona. Veja como:
- Acabe com as reuniões consecutivas — mantenha sua equipe informada com o ClickUp Chat.
- Atribua comentários e crie tarefas importantes para suas equipes com o ClickUp Tasks.
- Aative lembretes personalizados do ClickUp para metas e marcos do ClickUp de alta prioridade.
Modelos do ClickUp para produtividade
Agora que você tem as ferramentas do ClickUp e o assistente de IA, qual é o seu plano de produtividade?
Não tem um?
Nós temos o que você precisa com os modelos do ClickUp! Aqui estão dois modelos de produtividade perfeitos para você começar a trabalhar.
Primeiro, o modelo de produtividade ClickUp — é ótimo para otimizar fluxos de trabalho para indivíduos e empresas.
Você pode:
- Obtenha diferentes visualizações, como Lista, Quadro e Calendário, para visualizar as tarefas.
- Execute a automação para criação e gerenciamento de tarefas
- Use menus suspensos de seleção única para categorizar tarefas ou atribuí-las a equipes específicas.
- Marque datas importantes e prazos em um calendário para acompanhar eventos críticos.
- Use as visualizações no espaço de trabalho para colaborar, debater ideias e coletar dados.
Por fim, o modelo de produtividade pessoal do ClickUp é destinado a profissionais autônomos motivados e àqueles que desejam organizar suas vidas pessoais.
Aumente sua produtividade com o ClickUp
Produtividade tem a ver com equilíbrio, foco e ferramentas para trabalhar mais rápido.
Enquanto o Google Workspace mantém você organizado, o ClickUp se destaca quando você precisa de um impulso extra para se manter no caminho certo e realizar mais tarefas.
Pronto para levar sua produtividade ao próximo nível? Experimente o ClickUp e veja como é ter uma plataforma criada para mantê-lo focado, eficiente e capacitado. Experimente o ClickUp.