Você deseja realizar uma pesquisa para o seu novo lançamento ou coletar feedback sobre seus produtos anteriores? Se sim, você provavelmente está usando o Google Forms para fazer isso.
Um produto repleto de recursos, mas simples, o Google Forms é uma excelente ferramenta para ajudá-lo a coletar dados, realizar pesquisas e tudo mais. Além disso, ele funciona perfeitamente tanto em dispositivos móveis quanto na web. Ele apresenta os resultados em tabelas e gráficos para fornecer insights rapidamente.
No entanto, você sabia que o Google Forms é muito mais do que uma simples ferramenta para pesquisas e feedbacks online? Ele tem um potencial enorme que vai surpreender você!
Quer que lhe revelemos segredos sobre como maximizar o rendimento do Google Forms? Temos a certeza de que vai achar os truques úteis para simplificar a sua vida e funcionar de forma mais eficiente.
Também apresentaremos o ClickUp, uma ferramenta única que se integra ao Google Forms para ajudá-lo a extrair mais dele.
Principais usos do Google Forms
O Google Forms é uma ferramenta gratuita e versátil que permite criar e compartilhar pesquisas e formulários online, além de analisar as respostas em tempo real. Vamos descobrir rapidamente o que você pode fazer usando o Google Forms:
- Crie formulários online: gere formulários online no Google Forms com facilidade — é tão simples quanto criar um documento. Selecione os tipos de perguntas nas listas fornecidas, reorganize-as com um simples arrastar e soltar e personalize os valores para criar um questionário sob medida.
- Personalização e customização de formulários: personalize a cor, a imagem e a fonte do formulário para sincronizar com o tema da sua marca. Use lógica personalizada para fornecer aos respondentes perguntas personalizadas com base nas respostas anteriores.
- Resumos automatizados: analise as respostas facilmente com a ajuda de resumos automatizados, estudando os dados transformados em gráficos e tabelas atraentes desenvolvidos em tempo real.
- Fácil acessibilidade: desfrute de acessibilidade perfeita ao editar, visualizar e preencher respostas. Acesse, crie e edite em qualquer lugar em celulares, tablets e computadores.
Casos de uso do Google Forms
Agora que você sabe por que o Google Forms é tão útil, vamos ver alguns casos de uso:
1. Criar questionários ou realizar pesquisas
As pesquisas são essenciais para o crescimento de uma empresa. Com o Google Forms, é fácil criar pesquisas, com as respostas reunidas em um único lugar.
2. Criando formulários de feedback do cliente
Aumente a retenção de clientes melhorando continuamente a entrega e os serviços. Use esta ferramenta para criar formulários de feedback, aprender, analisar seus processos e melhorar para garantir que os clientes voltem para mais.
3. Organização de eventos
Crie e realize eventos com facilidade, elaborando um formulário de inscrição e coletando as informações dos candidatos.
4. Candidatura a empregos e recrutamento
Simplifique seu processo de recrutamento aproveitando o Google Forms. Use-o para coletar dados de candidatos sem esforço, gerar uma planilha e filtrar resultados com eficiência.
5. Geração de certificados
Use o Google Forms como sua ferramenta automatizada para gerar certificados após eventos, garantindo que os certificados sejam criados sem esforço para todos os participantes.
15 dicas para o Google Forms
O Google Forms é extremamente versátil e fácil de usar. Pode-se pensar que ele não oferece muito além da simples coleta de dados.
Agora é hora de quebrar o mito.
Apresentamos alguns dos nossos truques cuidadosamente selecionados para o Google Forms, que ajudarão você a triplicar sua produtividade com o Google Forms. Vamos começar.
1. Use o potencial de preenchimento automático de URLs
Quer facilitar o processo de preenchimento de formulários para seus clientes? Otimize-o aproveitando o recurso “Obter link pré-preenchido”. Esse recurso permite que você preencha alguns campos para dar aos respondentes uma vantagem inicial no preenchimento do formulário.
Use esse recurso para coletar dados, como sites de referência (o site que direcionou o respondente ao formulário) ou seu endereço de e-mail. Isso facilita para os usuários, ajudando-os a preencher o formulário rapidamente.
Para fazer isso, acesse o formulário que deseja enviar e clique no ícone de três pontos. Agora, clique em “Obter link pré-preenchido” no menu suspenso.
Depois disso, seu formulário será aberto em outra janela, onde você poderá preencher antecipadamente quantas respostas forem necessárias. Quando terminar, selecione a opção “obter link” na parte inferior para obter um formulário pré-preenchido.
Os respondentes podem editar suas respostas antes de enviá-las.
2. Adicione imagens e vídeos
Formulários interessantes tendem a ser preenchidos e enviados com mais frequência.
Quer diminuir a monotonia para o seu público ao preencher seus formulários do Google? Incorpore fotos e vídeos nas perguntas ou como um elemento independente para tornar o processo de preenchimento do formulário mais divertido.
Para adicionar imagens e vídeos, vá para o painel direito do Google Formulário e clique nos ícones que exibem a opção “Adicionar imagem” ou “Adicionar vídeo”. Uma caixa de diálogo será exibida, permitindo que você adicione imagens e vídeos do seu computador, drive ou URL. Você também pode navegar na web em busca de uma imagem ou vídeo que deseja adicionar.
3. Integre complementos avançados
Aproveite esses recursos adicionais, como formulários para equipes de software, para criar formulários dinâmicos e personalizados do Google Forms que proporcionam melhores resultados para seus projetos.
Utilize integrações adicionais do G Suite Marketplace. Ele tem muitos complementos, como análises avançadas, automação e novos recursos.
Basta clicar nos três pontos no canto superior direito do seu Google Formulário e clicar em “Obter complementos”. Agora, escolha o seu complemento preferido no Google Workplace Marketplace.
4. Recurso de colaboração em tempo real
Trabalhe perfeitamente com sua equipe em tempo real. Edite, refine e analise formulários juntos, simplificando o trabalho e eliminando tarefas desnecessárias.
Obtenha diversas ideias para criar formulários do Google mais fáceis de usar e eficazes. O processo é tão simples quanto compartilhar o link do formulário com sua equipe e dar a eles acesso para edição.
Para adicionar colaboradores ao formulário, clique nos três pontos que aparecem no canto superior direito da página do Google Forms. No menu suspenso, selecione a opção “Adicionar colaboradores”. Digite o endereço de e-mail das pessoas com quem deseja compartilhar o Google Forms e clique em “Concluído”.
5. Mantenha as perguntas obrigatórias
Certifique-se de que as perguntas obrigatórias estejam incluídas para que os respondentes só possam enviar o formulário após respondê-las. Isso garante que você obtenha todas as informações necessárias ao solicitar feedback. Também impede que as pessoas pulem perguntas acidentalmente, pois só podem enviar formulários completos.
Para fazer isso, navegue até a guia Perguntas e clique em Configurações. Na guia “Padrões”, clique em “Padrões das perguntas”. Ative a opção “Tornar as perguntas obrigatórias por padrão” e pronto!
6. Separe com títulos de seção
Divida formulários mais longos em seções para uma organização mais clara e uma melhor experiência do usuário (UX). Informe aos usuários o que esperar de cada seção e mostre uma abordagem sistemática para responder às perguntas.
Além disso, categorize as diferentes seções com terminologia, como “Detalhes de pagamento”, “Informações pessoais”, “Preferências de lazer”, etc. Isso torna o formulário mais intuitivo e fácil de seguir. Isso leva a respostas mais claras e bem organizadas, que são mais fáceis de analisar e gerenciar.
Para fazer isso, basta navegar até a barra lateral flutuante e clicar no símbolo “Adicionar seção” (duas caixas verticais). Depois de clicar nele, você verá uma nova seção adicionada com caixas para o título e a descrição da seção.
7. Use atalhos de teclado
Se o seu trabalho exige que você utilize o Google Forms com frequência, convém empregar uma série de atalhos de teclado que simplificam e agilizam o seu trabalho.
Os atalhos de teclado são úteis para navegar entre seções, duplicar configurações, alternar entre configurações do formulário, etc. Dominar os atalhos de teclado é equivalente a dominar a velocidade no Google Forms, pois agiliza o processo de criação de formulários.
No Windows, use atalhos como:
| Insira uma pergunta | Ctrl + Shift + Enter: mantenha pressionada a tecla Ctrl, pressione i e, em seguida, i. |
| Insira o título e a descrição | Mantenha pressionada a tecla Ctrl, pressione i e, em seguida, h. |
| Insira imagem | Mantenha pressionada a tecla Ctrl, pressione i e, em seguida, p. |
| Insira vídeo | Mantenha pressionada a tecla Ctrl, pressione i e, em seguida, v. |
| Insira a seção | Mantenha pressionada a tecla Ctrl, pressione i e, em seguida, b. |
| Mover item para cima | Ctrl + Shift + k |
| Mover item para baixo | Ctrl + Shift + j |
| Excluir item | Alt + Shift + d |
| Duplicar item | Ctrl + Shift + d |
Para Mac, use atalhos como:
| Insira uma pergunta | ⌘ + Shift + Enter, mantenha pressionado ⌘, pressione i e, em seguida, i |
| Insira o título e a descrição | Segure ⌘, pressione i e, em seguida, h. |
| Insira imagem | Mantenha pressionada a tecla ⌘, pressione i e, em seguida, p. |
| Insira vídeo | Mantenha pressionada a tecla ⌘, pressione i e, em seguida, v. |
| Insira a seção | Mantenha pressionada a tecla ⌘, pressione i e, em seguida, b. |
| Mover item para cima | ⌘ + Shift + k |
| Mover item para baixo | ⌘ + Shift + j |
| Excluir item | Opção + Shift + d |
| Duplicar item | ⌘ + Shift + d |
8. Adicione uma camada de proteção
Aumente a segurança ao lidar com dados confidenciais no Google Forms, incorporando proteção por senha. Use senhas para permitir que apenas usuários autorizados acessem os dados da empresa, o que significa que a segurança não é uma preocupação, mesmo ao lidar com dados confidenciais.
Crie um Google Form e divida-o em duas seções. Adicione um campo de senha clicando no ícone (+), tornando-o obrigatório. Ative a “Validação de resposta” no menu de três pontos, escolha “Expressão regular” e defina como “Correspondências”.
Especifique uma senha forte com caracteres especiais, números, letras maiúsculas e minúsculas. Insira uma mensagem de erro para entradas de senha incorretas. Essa abordagem passo a passo ajuda os usuários a inserir a senha correta para continuar com o formulário.
9. Limite o número de respostas
Você está usando o Google Forms para negócios urgentes ou quando precisa apenas de um número definido de respostas de feedback? Este truque do Google Forms é o que você precisa.
Defina um limite para o número de respostas do seu Google Formulário, e ele será fechado automaticamente quando esse limite for atingido. Além disso, use um software de automação de formulários para automatizar a filtragem de entradas após um número necessário de respostas, garantindo que você não informe informações incorretas aos respondentes.
Basta instalar um complemento como o “Form Limiter” no menu suspenso no canto superior direito. Depois de instalado, você pode limitar as respostas do formulário do Google e definir restrições de intervalo de tempo.
10. Garanta a autenticidade dos dados
Garanta que seus dados permaneçam consistentes e permita que os respondentes corrijam quaisquer erros em suas informações usando o recurso de validação de dados do Google Forms.
Use o Google Forms para manter a consistência, garantindo que os e-mails estejam no formato correto ou que os números permaneçam dentro de certos limites. Isso ajuda a gerenciar bem os dados e permite que os respondentes revisem suas informações.
11. Configure estruturas de questionários
Explore recursos adicionais do Google Forms, como questionários interativos. Eles aumentam a chance de feedback e avaliação automáticos, elevando o nível. Defina respostas corretas para cada pergunta nos questionários do Google Forms e forneça notas explicativas para uma experiência abrangente do usuário.
O Google Forms se torna uma via de mão dupla, onde os respondentes aprendem e crescem por meio de exercícios de formação de equipes, curiosidades divertidas e atividades educacionais.
Para criar seu questionário no Google Forms, acesse a guia “Configurações” e ative o recurso “Transformar em questionário”. Ao concluir, você verá vários recursos que permitem atribuir valores às perguntas, criar opções de feedback e controlar como os respondentes visualizam suas notas.
12. Integre gateways de pagamento
Reúna dados de usuários e gerencie pagamentos de maneira integrada adicionando gateways de pagamento. É ótimo para inscrições em eventos, doações ou venda de produtos.
Para configurar pagamentos, você pode incluir uma declaração como “Siga este link para pagamento” junto com seu link de pagamento ou usar um código QR baseado em imagem.
13. Use respostas automáticas
Outro truque interessante do Google Forms é usar a resposta automática. Isso ajuda a criar confiança com os respondentes e cria um canal de engajamento. Quando você receber uma resposta ao formulário, configure um e-mail de resposta automática para informar ao respondente que o envio foi bem-sucedido.
O e-mail pode ser uma nota de agradecimento por preencher o formulário, uma mensagem simples do tipo “recebemos sua resposta :)” ou um e-mail com recursos extras para o usuário conferir. Além disso, considere fornecer aos respondentes um resumo de suas respostas para mantê-los envolvidos e permitir que revisitem suas respostas posteriormente.
Para ativar esse recurso, clique na guia “Configurações” e clique em “Respostas”. No menu que exibe “Enviar aos respondentes uma cópia de suas respostas”, selecione “Sempre”.
14. Vincule o Google Sheets para respostas
Reúna todas as respostas coletadas por meio do Google Forms em um único lugar usando sua integração com o Google Sheets. Isso permite simplificar ainda mais o processamento desses dados e obter insights rapidamente.
Reduza o tempo necessário para a transferência manual de dados e obtenha insights com inteligência de dados em tempo real à medida que as respostas chegam.
Para vincular o Google Sheets às respostas, acesse a guia “Respostas”. Clique em “Vincular ao Sheets” e crie uma planilha.
15. Colabore nas respostas usando o Sheets
Colabore com os membros da equipe na criação e edição do formulário usando o Google Sheets e forneça a eles acesso à planilha de respostas. Trabalhem juntos para interpretar os dados coletados e planejar as próximas etapas de acordo com eles.
Com várias pessoas trabalhando na mesma folha de respostas, reúna diferentes insights que se traduzem em ações significativas.
Para fornecer acesso à planilha do Google Sheets, abra a planilha. No canto superior direito, clique em “Compartilhar”. Uma caixa de diálogo será exibida. Adicione o endereço de e-mail das pessoas com quem deseja compartilhar a planilha. Altere as configurações para “Editor”, “Visualizador” ou “Comentador” com base nas suas necessidades.
Desvantagens e problemas do Google Forms
Embora existam muitas razões para integrar o Google Forms ao seu funcionamento diário, ele tem algumas deficiências. Entre elas estão:
Restrições de upload de arquivos
O principal problema? O Google Forms restringe o upload de arquivos a um tamanho específico. Isso pode dificultar a coleta de dados com base em arquivos pesados. Além disso, essa ferramenta permite que apenas usuários do Google conectados façam upload de arquivos, o que é outro incômodo para pessoas que precisam de uma conta do Google.
Restrições do seletor de datas
Bem, o Google Forms não permite o uso de calendário. Você não pode impedir que os respondentes preencham determinadas datas em suas respostas. Por exemplo, se sua empresa estiver fechada durante os fins de semana ou em um dia específico, você não pode impedir que os respondentes escolham esse dia.
Sem possibilidade de pop-ups
O Google Forms tem uma limitação para empresas que desejam pop-ups de formulários em seus sites. Embora você possa incorporá-los, a criação de pop-ups em páginas específicas não é compatível. Para isso, você precisaria explorar alternativas ao Google Forms.
Limitação nas integrações
O Google Forms não permite integrações com vários aplicativos de terceiros, como Mailchimp ou gateways de pagamento como PayPal. Isso pode levar muitos usuários a procurar alternativas.
Suporte limitado
O Google Forms oferece suporte limitado aos usuários gratuitos. Para ter acesso ao suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, você deve fazer o upgrade para o plano premium, que acarreta uma despesa recorrente.
Opções limitadas de personalização e armazenamento
Os modelos do Google Forms permitem apenas alguns recursos básicos de personalização de formulários, o que pode não oferecer espaço suficiente para a criatividade.
Além disso, a versão gratuita tem armazenamento limitado, o que pode causar mais obstáculos ao uso ilimitado.
Possível perda de dados
O Google Forms, como qualquer plataforma online, pode enfrentar problemas técnicos ou de armazenamento de dados, levando a possíveis perdas de dados ou erros no sistema.
Preocupações com segurança
Embora o Google tome várias medidas para garantir a segurança, sempre existe o risco de violação de dados ou acesso não autorizado a informações confidenciais ao usar qualquer serviço online, incluindo o Google Forms.
Tenha cuidado com o tipo de dados que você coleta e certifique-se de que medidas de segurança adequadas estejam em vigor.
Conheça o ClickUp: a melhor alternativa ao Google Forms
O ClickUp oferece uma plataforma alternativa ao Google Forms, ampliando uma variedade de recursos. Ele garante a máxima segurança, reunindo respostas protegidas, realizando pesquisas e coletando feedback.
O ClickUp Form View é a melhor alternativa para o Google Forms, permitindo que você compartilhe seu formulário em qualquer lugar e crie tarefas automaticamente com base nas informações coletadas.
Algumas de suas melhores funcionalidades incluem a possibilidade de editar formulários, implementação de lógica, vários campos disponíveis, pré-visualização de formulários, envio de formulários em dispositivos móveis e maneiras fáceis de compartilhar formulários incorporados e exportados. Permite que qualquer usuário, seja ele um convidado ou um membro, envie uma resposta ao formulário de forma integrada.
Além de optar pelo ClickUp Form View, integre o ClickUp e o Google Forms para uma coleta de dados ou transferência de informações perfeita.
Usar o Google Forms exige mais trabalho para acompanhar os dados coletados. É aí que a integração com o ClickUp se torna útil, pois permite criar tarefas no ClickUp a partir de novos envios do Google Forms para gerenciar tudo melhor.
Use esses truques do Google Forms e aproveite a ampla gama de recursos do ClickUp para aumentar a eficiência. Simplifique sua vida experimentando o ClickUp hoje mesmo!