Você está liderando o lançamento de um grande produto. Sua equipe trabalhou duro durante meses. Eles testaram o produto, perguntaram a opinião dos clientes e estudaram o mercado. Você tem essas informações importantes registradas em uma planilha de relatórios do Excel.
À medida que o dia do lançamento se aproxima, você decide revisar a planilha de relatórios e percebe um erro de preço e uma classificação do cliente mais alta do que o normal.
Sua confiança diminui. Quantos outros erros estão ocultos nesses dados? Quanto tempo levará para verificar e confirmar cada célula?
Você pode evitar essa ansiedade configurando a validação de dados no Excel.
A validação de dados no Excel transforma possíveis imprecisões nos dados em fluxos de trabalho precisos. Como você define um intervalo lógico para as entradas, as informações incorretas são sinalizadas imediatamente. Chega de avaliações de clientes fora do intervalo.
Este guia mostrará como usar a validação de dados no Excel para economizar tempo, reduzir o estresse e, o mais importante, aumentar a confiança nos seus dados.
Noções básicas sobre validação de dados no Excel
A validação de dados no Excel é um recurso poderoso que permite controlar o que os usuários podem inserir em células específicas. Ele verifica se os dados inseridos atendem aos critérios específicos definidos por você, garantindo que apenas informações válidas sejam incluídas na sua planilha.
A validação de dados permite que você:
- Controle que tipo de dados podem ser adicionados à sua planilha
- Forneça aos usuários uma lista de opções aceitáveis
- Crie regras personalizadas para a entrada de dados
Vamos guiá-lo passo a passo pelo processo de validação de dados.
Etapa 1: Selecione as células
Primeiro, destaque as células do Excel onde deseja aplicar a validação. Pode ser uma única célula, uma coluna ou um intervalo de células.
Etapa 2: Acesse a validação de dados
Navegue até a guia Dados na faixa de opções do Excel e selecione Validação de dados.
Etapa 3: Escolha os critérios de validação
Na caixa de diálogo Validação de dados, você verá um menu suspenso em Permitir. Com base nos seus requisitos, escolha qualquer opção da lista.
Por exemplo, vamos definir uma regra para garantir que uma célula só aceite números inteiros entre 10 e 100:
3. 1 Selecione Número inteiro no menu suspenso Permitir. Você perceberá que isso desbloqueará mais campos relacionados.
3. 2 Definir dados entre
3. 3 Digite 10 no campo Mínimo e 100 no campo Máximo e clique em OK.
Depois de validar esses critérios, os usuários serão impedidos de inserir valores inválidos. Nesse caso, eles não poderão inserir nenhum dígito menor que 10 ou maior que 100. Vamos tentar isso.
Para tornar seu processo de coleta de dados ainda mais organizado, você pode usar a opção Mensagem de Entrada para informar aos usuários quais informações eles precisam inserir nessa célula.
Etapa 4: Configure mensagens na guia Mensagem de entrada (opcional)
Para exibir uma mensagem que indique ao usuário quais dados são permitidos em uma célula específica, clique na guia Mensagem de entrada na caixa de diálogo Validação de dados e execute as seguintes etapas:
4. 1 Marque a caixa “Mostrar mensagem de entrada quando a célula for selecionada”
4. 2 Digite um título para sua mensagem. Aqui, demos o título “Informações!” na guia de mensagem de entrada.
4. 3 Digite uma mensagem útil que aparecerá quando os usuários selecionarem a célula. Clique em OK.
Ao selecionar a célula validada, o usuário verá a seguinte mensagem:
Etapa 5: Configure o alerta de erro (opcional)
Da mesma forma, você pode personalizar o alerta de erro na guia Alerta de erro para dados inválidos inseridos em uma célula.
Para criar uma mensagem de erro personalizada, navegue até a guia Alerta de erro na caixa de diálogo de validação de dados e defina os seguintes parâmetros:
5. 1 Marque a caixa de seleção “Mostrar alerta de erro após a inserção de dados inválidos”.
5. 2 No menu suspenso Estilo, escolha o tipo de alerta desejado
5. 3 Digite o título e o texto da mensagem de erro nas áreas correspondentes e clique em OK.
Agora, se algum usuário tentar inserir dados inválidos, o Excel exibirá a mensagem de alerta que acabamos de personalizar.
Às vezes, as opções de validação integradas não são suficientes para regras complexas. Nesses casos, você pode usar fórmulas personalizadas.
Para usar uma fórmula personalizada:
- Selecione Personalizar no menu suspenso Permitir na caixa de diálogo Validação de dados.
- Na caixa Fórmula, insira sua fórmula personalizada.
💡Ponto-chave: Fórmulas personalizadas devem retornar TRUE para dados válidos e FALSE para dados inválidos.
Ao dominar esses conceitos básicos de validação de dados no Excel, você estará no caminho certo para criar planilhas mais robustas e sem erros.
Técnicas avançadas de validação de dados no Excel
Embora as regras básicas de validação de dados sejam úteis para cenários simples, o Excel oferece opções mais sofisticadas para necessidades complexas de gerenciamento de dados. Aqui estão algumas técnicas avançadas:
1. Listas suspensas dependentes
Crie listas em cascata, nas quais as opções de uma lista dependem da seleção feita em outra. Por exemplo, digamos que você queira mostrar cidades em uma lista suspensa com base no estado selecionado na planilha.
- Crie intervalos nomeados para suas listas
- Use a função INDIRECT na validação de dados
Exemplo: =INDIRECT(A1)
Neste exemplo, A1 contém o nome do intervalo a ser usado para o menu suspenso.
2. Combinando várias condições
Use as funções AND, OR e NOT para criar testes lógicos complexos.
Exemplo: O valor deve estar entre 1 e 10 OU entre 20 e 30.
=OU(E(A1>=1,A1<=10),AND(A1>=20,A1<=30))
3. Intervalos dinâmicos para validação
Use intervalos nomeados dinâmicos para atualizar automaticamente as listas de validação à medida que os dados são alterados.
Por exemplo, se você estiver acompanhando informações de clientes e adicionando novos clientes com frequência, um intervalo nomeado dinâmico pode ajudar a garantir que a lista de clientes mais atualizada esteja disponível para seleção em vários formulários e relatórios.
- Crie um intervalo nomeado dinâmico usando as funções OFFSET ou TABLE.
- Use este intervalo nomeado na sua validação de dados
4. Validação de dados com formatação condicional
Combine a validação de dados com a formatação condicional para obter feedback visual.
- Configure uma regra de validação de dados
- Aplique formatação condicional com base em critérios iguais ou semelhantes.
Por exemplo, digamos que você esteja acompanhando os números de vendas em relação às metas. Você poderia aplicar formatação condicional para que as vendas abaixo da meta fossem coloridas em vermelho, enquanto as acima da meta fossem coloridas em verde.
5. Validação entre planilhas
Valide dados em relação a valores em outras planilhas ou até mesmo em outras pastas de trabalho.
Exemplo: garantir que um valor exista na Planilha2
=COUNTIF(Sheet2!A:A,A1)>0
Embora essas técnicas ofereçam um controle de dados poderoso, elas também podem tornar suas planilhas mais complexas. Portanto, sempre documente suas regras de validação avançadas para referência futura.
Exemplos de tipos de validação de dados e suas aplicações práticas
Vimos como a validação de dados pode transformar uma planilha de um campo minado em potencial em uma ferramenta poderosa e resistente a erros. Vamos conferir alguns tipos comuns de validação de dados com suas aplicações no mundo real.
1. Número inteiro
Digamos que você esteja liderando um projeto e queira acompanhar as horas de trabalho dos membros da sua equipe. Você quer garantir que os membros da equipe insiram apenas números inteiros entre 3 e 24.
Como configurar:
- Clique na célula ou coluna
- Vá para a guia Dados e clique em Validação de dados.
- Selecione Número inteiro no menu suspenso
- Defina o mínimo como 3 e o máximo como 24.
Agora, sua equipe não pode inserir horas de trabalho fora desses critérios.
2. Decimal
Isso é ótimo quando você precisa trabalhar com números que nem sempre são inteiros, como preços ou medidas.
Digamos que você esteja acompanhando despesas e queira garantir que as pessoas insiram os valores em dólares e centavos corretamente:
- Clique na célula ou coluna
- Vá para a guia Dados > Validação de dados
- Selecione Decimal no menu suspenso.
- Defina o mínimo como 0 (não queremos despesas negativas).
- Você também pode definir um máximo, como 1000, se isso fizer sentido para o seu orçamento.
Agora, os membros da sua equipe estão restritos a números como 10, 50 ou 3,75.
3. Lista
Esta é ótima para criar menus suspensos. Digamos que você seja um gerente de conteúdo que deseja acompanhar o status das atribuições dos redatores.
Veja como você pode usar a validação de lista no Excel:
- Selecione suas células
- Guia Dados > Validação de dados
- Selecione Lista no menu suspenso.
- Digite suas opções assim: Não iniciado, Em andamento, Concluído
Agora você tem um menu suspenso organizado em suas células.
4. Data
Isso é perfeito para quando você precisa de datas dentro de um intervalo específico, como prazos de envio para uma tarefa.
Experimente isto:
- Selecione suas células de data
- Guia Dados > Validação de dados
- Selecione Data no menu suspenso.
- Defina uma data de início (como hoje) e uma data de término (talvez daqui a uma semana).
Dessa forma, ninguém poderá inserir datas fora do cronograma da sua tarefa por engano.
5. Tempo
Isso é muito útil para agendas ou quando você está registrando durações. Imagine que você está criando um registro de exercícios e deseja registrar os tempos dos exercícios:
- Selecione suas células de data
- Guia Dados > Validação de dados
- Selecione Hora no menu suspenso
- Você pode definir uma hora de início (como 00:00 para meia-noite) e uma hora de término (como 23:59 para 11:59 da noite).
Dessa forma, você sempre terá os horários formatados corretamente em seu registro de treinos!
6. Comprimento do texto
Esta técnica é ótima quando você precisa que o texto tenha um determinado comprimento, como códigos ou IDs. Digamos que você seja professor e as IDs dos alunos devam ter sempre seis caracteres:
- Destaque sua coluna de ID
- Guia Dados > Validação de dados
- Selecione Comprimento do texto no menu suspenso
- Selecione Igual a e insira 6
Agora, apenas IDs de 6 caracteres serão aceitos — sem mais dígitos faltando ou IDs muito longos.
7. Personalizado
Esta é um pouco mais complicada, mas extremamente útil! Digamos que você deseja permitir apenas valores maiores que a célula acima.
Veja como fazer isso:
- Selecione suas células
- Guia Dados > Validação de dados
- Selecione Personalizar no menu suspenso.
- Na caixa de fórmula, digite: =A2>A1 (supondo que você esteja começando em A2)
Agora, cada valor deve ser maior do que o valor acima dele.
Não tenha medo de experimentar essas opções. Quanto mais você praticar, melhor ficará em usá-las. Elas vão economizar muito tempo a longo prazo, evitando erros.
Se algo não funcionar corretamente, você sempre pode ajustar suas configurações de validação de dados.
Solução de problemas comuns de validação de dados
Às vezes, a validação de dados não funciona exatamente como esperamos. Vamos discutir alguns problemas comuns e como resolvê-los.
Lista suspensa não exibida
Você configurou uma validação de lista, mas não consegue encontrar a seta suspensa. Vamos verificar algumas coisas:
- Verifique se a caixa suspensa Na célula na caixa de diálogo Validação de dados está marcada.
- Certifique-se de que sua lista de origem não tenha células em branco.
Excel rejeitando datas válidas
Às vezes, o Excel pode ser um pouco exigente com datas. Se ele rejeitar suas datas, tente estes truques:
- Às vezes, o Excel confunde mm/dd/aaaa e dd/mm/aaaa. Tente alterar o formato da data.
- Use traços (-) ou barras (/) para todas as suas datas. Não misture os dois.
Dados inválidos ainda estão passando
Se dados inválidos estão passando despercebidos pela sua validação, vamos verificar algumas coisas:
- Procure a caixa de seleção Ignorar em branco em Validação de dados. Se estiver marcada, entradas em branco serão permitidas.
- Certifique-se de configurar um Alerta de Erro, não apenas uma Mensagem de Entrada.
A validação de fórmulas personalizadas não está funcionando
Quando sua fórmula personalizada sempre aparece como inválida ou válida:
- Verifique se você está usando as referências de célula corretas.
- Lembre-se de começar sua fórmula com um sinal de igual (=).
Não é possível editar células após adicionar a validação
Se suas células validadas parecem bloqueadas, verifique o seguinte:
- Verifique se a planilha está protegida. Vá para a guia Revisão e clique em Desproteger planilha.
- Clique com o botão direito do mouse na célula, selecione Formatar células, vá para Proteção e certifique-se de que a opção Bloqueado não esteja marcada.
A validação desaparece ao copiar células
Se a função normal de copiar e colar não refletir a validação, tente isto:
- Use Colar Especial e escolha apenas Validação para manter as regras.
Como localizar e remover a validação de dados no Excel
Às vezes, pode ser necessário alterar ou remover regras de validação de dados. Talvez você tenha herdado uma planilha ou suas necessidades de dados tenham mudado. Não se preocupe: encontrar e remover a validação de dados é fácil quando se sabe como fazer.
Localizando células com validação de dados
Para ver quais células têm validação de dados:
- Vá para a guia Página inicial
- Navegue até o Grupo de Edição
- Clique em Localizar e selecionar
- Escolha a validação de dados
O Excel agora destacará todas as células que possuem regras de validação de dados.
Removendo a validação de dados
Para remover a validação de dados das células:
- Selecione as células que deseja alterar (use as etapas “Localizando células com validação de dados” acima, se necessário).
- Vá para a guia Dados
- Clique em Validação de dados
- Na janela que se abre, clique em Limpar tudo.
- Clique em OK.
As regras de validação de dados foram removidas dessas células.
Saber como localizar e remover a validação de dados lhe dá mais controle sobre suas planilhas, permitindo que você as altere conforme suas necessidades mudam.
Desafios e limitações do Excel
O Excel é uma ferramenta poderosa, mas não é perfeita para todas as situações. À medida que seus projetos crescem, você pode enfrentar alguns desafios. Vejamos algumas questões comuns:
Problemas de escalabilidade
O Excel funciona muito bem para conjuntos de dados de pequeno a médio porte. Mas, à medida que seus dados crescem, você pode encontrar alguns obstáculos:
- Limites de linhas: o Excel tem um máximo de 1.048.576 linhas por planilha. Isso pode parecer muito, mas para projetos de big data que exigem um grande banco de dados do Excel, não é suficiente.
- Problemas de desempenho: planilhas grandes com muitas fórmulas podem ficar lentas e instáveis. Você pode notar um atraso ao rolar a tela ou calcular dados.
- Limitações de memória: o Excel carrega todos os dados na memória do seu computador. Com arquivos muito grandes, isso pode tornar todo o sistema mais lento.
Desafios da colaboração
Embora o Excel tenha aprimorado seus recursos de compartilhamento, ele ainda apresenta alguns obstáculos à colaboração:
- Controle de versão: acompanhar quem fez quais alterações e quando pode ser complicado, especialmente com muitos membros da equipe.
- Edição em tempo real: vários usuários podem editar pastas de trabalho compartilhadas, mas isso não é tão fácil quanto com ferramentas de colaboração específicas para esse fim.
- Limitações dos comentários: o sistema de comentários do Excel é básico, tornando complicadas discussões detalhadas sobre pontos de dados específicos.
Validação de dados e limitações de entrada
Os recursos de validação de dados do Excel, embora úteis, têm algumas restrições quando comparados a outros softwares de entrada de dados:
- Regras de validação complexas: configurar uma validação avançada de dados geralmente requer fórmulas complexas, que podem estar sujeitas a erros.
- Orientação limitada ao usuário: é difícil fornecer instruções claras dentro da célula para a entrada de dados.
- Entrada de dados inconsistente: sem controles rígidos, os usuários podem inserir dados em formatos inconsistentes, levando a problemas de análise posteriormente.
Limitações de automação e fluxo de trabalho
O Excel possui alguns recursos de automação, mas eles podem não atender às necessidades avançadas:
- Automação integrada limitada: embora o Excel tenha recursos como macros, a criação de fluxos de trabalho automatizados complexos geralmente requer habilidades avançadas de programação.
- Sem gerenciamento de tarefas nativo: o Excel não foi projetado para rastreamento de tarefas ou gerenciamento de projetos, carecendo de recursos como responsáveis, prazos ou rastreamento de status.
Preocupações com segurança
Para dados confidenciais, o Excel pode não oferecer o nível de segurança necessário:
- Configurações básicas de permissão: embora seja possível proteger pastas de trabalho com senha, o Excel não possui recursos avançados de segurança, como criptografia ou registros detalhados de acesso.
- Riscos de compartilhamento: é fácil compartilhar acidentalmente uma pasta de trabalho inteira quando você pretendia compartilhar apenas dados específicos.
Alternativas ao Excel
Embora o Excel seja uma ferramenta poderosa, ele tem limitações para o gerenciamento de projetos complexos e o tratamento de dados em grande escala. Nesses casos, você deve explorar alternativas ao Excel.
Vamos explorar o ClickUp, uma plataforma de produtividade completa que resolve muitas das deficiências do Excel.
ClickUp
O ClickUp é mais do que apenas um software de planilhas. É uma plataforma de produtividade abrangente que lida com tarefas, projetos e bancos de dados. Veja por que ele é uma alternativa válida ao Excel:
Exibição de tabela versátil
A Visualização de Tabela do ClickUp é o coração da funcionalidade do banco de dados.
Veja como isso pode ajudá-lo:
- Criação de banco de dados sem código: configure um banco de dados em segundos, sem nenhum conhecimento de programação.
- Campos personalizados: use mais de 15 tipos de campos (como texto, números, menus suspensos e muito mais) para adaptar seu banco de dados às suas necessidades.
- Campos de relacionamento: vincule entradas em diferentes bancos de dados, criando um sistema de banco de dados relacional sem fórmulas complexas.
- Manipulação fácil de dados: classifique, filtre e agrupe dados com apenas alguns cliques.
- Edição em massa: faça alterações em várias entradas de uma só vez, economizando tempo e reduzindo erros.
Além disso, ao contrário da grade fixa do Excel, a Visualização de Tabela do ClickUp oferece mais de 15 visualizações para interagir com seus dados:
- Visão do quadro Kanban do ClickUp para visualizar fluxos de trabalho e progresso
- Visualização do gráfico de Gantt do ClickUp, perfeita para cronogramas e dependências de projetos
- A visualização de calendário do ClickUp, que é ótima para dados com prazos definidos
- Mapas mentais do ClickUp, ideais para brainstorming e planejamento
Essa variedade permite que você alterne entre as visualizações sem alterar os dados subjacentes, proporcionando novos insights e perspectivas.
A capacidade do ClickUp de fornecer várias visualizações (as pessoas reagem de maneira diferente a diferentes visualizações) das tarefas do projeto nos permite construir uma estrutura central para um projeto muito rapidamente, que pode ser facilmente compreendida por todos os envolvidos. Isso simplifica todo o projeto.
A capacidade do ClickUp de fornecer várias visualizações (as pessoas reagem de maneira diferente a diferentes visualizações) das tarefas do projeto nos permite construir uma estrutura central para um projeto muito rapidamente, que pode ser facilmente compreendida por todos os envolvidos. Isso simplifica todo o projeto.
Recursos de colaboração
O ClickUp se destaca quando se trata de trabalho em equipe:
- Edição em tempo real: vários membros da equipe podem trabalhar no mesmo conjunto de dados simultaneamente, sem conflitos.
- Comentários e menções: discuta pontos ou entradas de dados específicos exatamente onde os dados estão armazenados.
- Colaboração virtual: use os quadros brancos do ClickUp para debater projetos de bancos de dados ou fluxos de trabalho.
- Permissões: defina níveis de acesso granulares para diferentes membros da equipe ou clientes.
Automação poderosa
A ideia da validação de dados no ClickUp é trabalhar de forma mais inteligente, não mais árdua. Veja como o ClickUp Automations faz isso:
- Construtor de automação personalizado: crie uma automação que atenda às suas necessidades de validação de dados. Não é necessário codificar — basta configurar e deixar funcionar.
- Comando e controle: automatize tarefas de validação de dados. Descreva o que você precisa e deixe o ClickUp Brain, uma ferramenta de IA, configurar automaticamente os fluxos de trabalho.
- Importe ou integre: importe dados de planilhas do Excel em vários formatos ou conecte seu banco de dados por meio de mais de 1.000 integrações gratuitas do ClickUp, incluindo o Google Sheets.
A automação pode lidar com a entrada de dados, atualizações de status, notificações e muito mais, reduzindo erros humanos e liberando seu tempo.
Modelos para configuração rápida
A validação de dados do zero pode ser difícil, especialmente se você nunca fez isso antes. Para ajudá-lo, o ClickUp oferece:
- Mais de 1.000 modelos pré-criados para várias necessidades de banco de dados, desde calendários de conteúdo até diretórios de funcionários.
- Modelos personalizáveis do Excel para gerenciamento de projetos, adequados às suas necessidades de validação de dados.
Um ótimo modelo para iniciantes é o modelo de planilha do ClickUp. Esse modelo rico em recursos, adaptável e pronto para uso tem subcategorias personalizáveis para ajudar você a coletar e gerenciar dados críticos.
Este modelo permite que você:
- Atribua status como Em andamento para acompanhar quem está fazendo o quê.
- Defina prazos ou crie tarefas recorrentes
- Destaque o que é mais importante definindo prioridades de tarefas
- Analise o sentimento permitindo que os membros da equipe votem em questões importantes.
- Atribua tarefas diretamente às partes interessadas para garantir a responsabilidade
- Defina facilmente dependências, altere responsáveis ou mescle tarefas em subtarefas.
Leia também: 20 modelos de planilhas gratuitos no Excel e ClickUp
Escolha a ferramenta certa para suas necessidades de dados
O Excel continua sendo uma ferramenta poderosa e versátil para muitas tarefas de gerenciamento de dados. No entanto, é preciso reconhecer suas limitações, especialmente ao lidar com grandes conjuntos de dados, relações complexas ou projetos colaborativos.
Alternativas como o ClickUp oferecem soluções inovadoras para alguns dos desafios do Excel, especialmente em termos de colaboração e automação.
Ao escolher uma ferramenta de gerenciamento de dados, considere a escalabilidade, a facilidade de uso, os recursos de colaboração e as capacidades de integração. O objetivo é encontrar uma solução que aumente sua produtividade e ajude você a obter insights profundos.
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