Como aplicar a validação de dados no Excel

Você está liderando o lançamento de um grande produto. Sua equipe trabalhou duro durante meses. Eles testaram o produto, perguntaram aos clientes o que eles acham e estudaram o mercado. Você tem essas informações importantes registradas em um arquivo Planilha de relatórios do Excel .

À medida que o dia do lançamento se aproxima, você decide revisar a planilha de relatórios e percebe um erro de preço e uma classificação de cliente mais alta do que o normal.

Sua confiança diminui. Quantos outros erros estão ocultos nesses dados? Quanto tempo levará para checar e verificar cada célula?

Você pode evitar essa ansiedade configurando a validação de dados no Excel.

A validação de dados no Excel transforma a possível imprecisão dos dados em fluxos de trabalho precisos. Como você define um intervalo lógico para as entradas, as informações incorretas são sinalizadas imediatamente. Não há mais classificações de clientes fora do intervalo.

Este guia mostrará como usar a validação de dados no Excel para economizar tempo, reduzir o estresse e, o mais importante, aumentar a confiança em seus dados.

Entendendo os princípios básicos da validação de dados no Excel

A validação de dados no Excel é um recurso poderoso que permite controlar o que os usuários podem inserir em células específicas. Ele verifica se os dados que estão sendo inseridos atendem a critérios específicos que você definiu, garantindo que somente informações válidas sejam inseridas na planilha.

A validação de dados permite que você:

1. Controlar que tipo de dados pode ser adicionado à planilha
2. Fornecer aos usuários uma lista de opções aceitáveis
3. Criar regras personalizadas para a entrada de dados

Vamos orientá-lo passo a passo no processo de validação de dados.

Etapa 1: Selecionar as células

Primeiro, destaque as células do Excel em que você deseja aplicar a validação. Pode ser uma única célula, uma coluna ou um intervalo de células.

via Excel Etapa 2: Validação de dados de acesso

Navegue até a guia Dados na faixa de opções do Excel e selecione Validação de dados.

Etapa 3: Selecionar critérios de validação

Na caixa de diálogo Validação de dados, você verá um menu suspenso em Permitir. Com base em seus requisitos, escolha qualquer opção da lista.

Por exemplo, vamos definir uma regra para garantir que uma célula só aceite números inteiros entre 10 e 100:

3.1 Selecione Whole Number (Número inteiro) no menu suspenso Allow (Permitir). Você notará que isso desbloqueará mais campos relacionados

3.2 Definir dados para entre

3.3 Digite 10 no campo Mínimo e 100 no campo Máximo e clique em OK

Depois de validar esses critérios, os usuários serão impedidos de inserir valores inválidos. Nesse caso, eles não podem inserir nenhum dígito menor que 10 ou maior que 100. Vamos tentar isso.

Para tornar o seu processo de coleta de dados ainda mais organizado, você pode usar a opção Input Message (Mensagem de entrada) para informar aos usuários quais informações eles precisam colocar naquela célula.

Etapa 4: Configure as mensagens na guia Input Message (opcional)

Para exibir uma mensagem que indique ao usuário quais dados são permitidos em uma célula específica, clique na guia Mensagem de entrada na caixa de diálogo de validação de dados e execute as seguintes etapas:

4.1 Marque a caixa 'Mostrar mensagem de entrada quando a célula for selecionada'

4.2 Digite um título para sua mensagem. Aqui, demos o título "Informações!" na guia de mensagem de entrada

4.3 Digite uma mensagem útil que será exibida quando os usuários selecionarem a célula. Clique em OK

Ao selecionar a célula validada, o usuário verá a seguinte mensagem:

Etapa 5: Configurar alerta de erro (opcional)

Da mesma forma, você pode personalizar o alerta de erro na guia Error Alert para dados inválidos inseridos em uma célula.

Para criar uma mensagem de erro personalizada, navegue até a guia Error Alert (Alerta de erro) na caixa de diálogo de validação de dados e defina os seguintes parâmetros:

5.1 Marque a caixa de seleção "Mostrar alerta de erro após a inserção de dados inválidos

5.2 No menu suspenso Style (Estilo), escolha o tipo de alerta desejado

5.3 Digite o título e o texto da mensagem de erro nas áreas correspondentes e clique em OK

Agora, se algum usuário tentar inserir dados inválidos, o Excel exibirá a mensagem de alerta que acabamos de personalizar.

Às vezes, as opções de validação incorporadas não são suficientes para regras complexas. Nesses casos, você pode usar fórmulas personalizadas.

Para usar uma fórmula personalizada:

1. Selecione Personalizada no menu suspenso Permitir na caixa de diálogo Validação de dados
2. Na caixa Fórmula, digite sua fórmula personalizada

**Ponto-chave: As fórmulas personalizadas devem retornar TRUE para dados válidos e FALSE para dados inválidos.

Ao dominar esses princípios básicos de validação de dados no Excel, você estará no caminho certo para criar planilhas mais robustas e livres de erros.

Técnicas avançadas de validação de dados no Excel

Embora as regras básicas de validação de dados sejam úteis para cenários simples, o Excel oferece opções mais sofisticadas para necessidades complexas de gerenciamento de dados. Aqui estão algumas técnicas avançadas:

1. Listas suspensas dependentes

Crie listas em cascata em que as opções em uma lista dependam da seleção em outra. Por exemplo, digamos que você queira mostrar cidades em uma lista suspensa com base no estado selecionado na planilha.

• Crie intervalos nomeados para suas listas
• Usar a função INDIRECT na validação de dados

Exemplo: =INDIRECT(A1)

Neste exemplo, A1 contém o nome do intervalo a ser usado para o menu suspenso.

2. Combinação de várias condições

Use as funções AND, OR e NOT para criar testes lógicos complexos.

Exemplo: O valor deve estar entre 1-10 OU 20-30

=OR(AND(A1>=1,A1<=10),AND(A1>=20,A1<=30))

3. Intervalos dinâmicos para validação

Use intervalos nomeados dinâmicos para atualizar automaticamente as listas de validação à medida que os dados forem alterados.

Por exemplo, se você estiver rastreando informações de clientes e adicionando novos clientes com frequência, um intervalo nomeado dinâmico pode ajudar a garantir que a lista de clientes mais atual esteja disponível para seleção em vários formulários e relatórios.

• Crie um intervalo nomeado dinâmico usando as funções OFFSET ou TABLE
• Use esse intervalo nomeado em sua validação de dados

4. Validação de dados com formatação condicional

Combine a validação de dados com a formatação condicional para obter feedback visual.

• Configure uma regra de validação de dados
• Aplicar formatação condicional com base no mesmo critério ou em critérios semelhantes

Por exemplo, digamos que você esteja acompanhando os números de vendas em relação às metas. Você pode aplicar a formatação condicional para que as vendas abaixo da meta sejam coloridas em vermelho, enquanto as vendas acima da meta sejam coloridas em verde.

5. Validação entre planilhas

Valide dados em relação a valores em outras planilhas ou até mesmo em outras pastas de trabalho.

Exemplo: Assegurar que um valor exista na Planilha2

=COUNTIF(Sheet2!A:A,A1)>0

Embora essas técnicas ofereçam um poderoso controle de dados, elas também podem tornar as planilhas mais complexas. Portanto, sempre documente suas regras de validação avançada para referência futura.

Exemplos de tipos de validação de dados e suas aplicações práticas

Vimos como a validação de dados pode transformar uma planilha de um possível campo minado em uma ferramenta poderosa e resistente a erros. Vamos dar uma olhada em alguns tipos comuns de validação de dados com suas aplicações no mundo real.

1. Número inteiro

Digamos que você esteja liderando um projeto e queira monitorar as horas de trabalho dos membros da sua equipe. Você quer garantir que os membros da equipe insiram apenas números inteiros entre 3 e 24.

Como configurar isso:

• Clique em sua célula ou coluna
• Vá para a guia Data (Dados) e clique em Data Validation (Validação de dados)
• Escolha Whole Number (Número inteiro) no menu suspenso
• Defina o mínimo como 3 e o máximo como 24

Agora, sua equipe não pode inserir horas de trabalho fora desse critério.

2. Decimal

Isso é ótimo quando você precisa trabalhar com números que nem sempre são inteiros, como preços ou medidas.

Digamos que você esteja controlando despesas e queira garantir que as pessoas insiram dólares e centavos corretamente:

• Clique em sua célula ou coluna
• Vá para a guia Dados > Validação de dados
• Escolha Decimal no menu suspenso
• Defina o mínimo como 0 (não queremos despesas negativas)
• Você também pode definir um máximo, como 1000, se isso fizer sentido para o seu orçamento

Agora, os membros da sua equipe estão restritos a números como 10,50 ou 3,75.

3. Lista

Esta é ótima para criar menus suspensos. Digamos que você seja um gerente de conteúdo que deseja acompanhar o status das atribuições do redator.

Veja como você pode usar a validação de lista no Excel:

• Selecione suas células
• Guia Dados > Validação de dados
• Escolha Lista no menu suspenso
• Digite suas opções da seguinte forma: Not Started (Não iniciado), In Progress (Em andamento), Completed (Concluído)

Agora você tem um menu suspenso bem organizado em suas células.

4. Data

Isso é perfeito para quando você precisa de datas dentro de um intervalo específico, como prazos de envio para uma tarefa.

Experimente isso:

• Selecione suas células de data
• Guia Dados > Validação de dados
• Selecione Data no menu suspenso
• Defina uma data de início (como hoje) e uma data de término (talvez daqui a uma semana)

Dessa forma, ninguém pode inserir datas fora da linha do tempo de sua tarefa por engano.

5. Tempo

Isso é muito útil para agendas ou quando você está registrando durações. Imagine que você esteja fazendo um registro de exercícios e queira registrar os tempos de exercício:

• Selecione suas células de data
• Guia Dados > Validação de dados
• Selecione Time (Hora) no menu suspenso
• Você pode definir uma hora de início (como 00:00 para meia-noite) e uma hora de término (como 23:59 para 11:59 PM)

Dessa forma, você sempre terá tempos formatados corretamente em seu registro de exercícios!

6. Comprimento do texto

Essa opção é ótima quando você precisa que o texto tenha um determinado tamanho, como para códigos ou IDs. Digamos que você seja um professor e que os IDs dos alunos tenham sempre seis caracteres:

• Destaque sua coluna de ID
• Guia Dados > Validação de dados
• Selecione Comprimento do texto no menu suspenso
• Selecione Equal to (igual a) e digite 6

Agora, somente IDs de 6 caracteres serão aceitos - não serão mais aceitos dígitos ausentes ou IDs muito longos.

7. Personalizado

Esta é um pouco mais complicada, mas muito útil! Digamos que você queira permitir apenas valores maiores que a célula acima.

Veja como fazer isso:

• Selecione suas células
• Guia Dados > Validação de dados
• Escolha Personalizado no menu suspenso
• Na caixa de fórmula, digite: =A2>A1 (supondo que você esteja começando em A2)

Agora, cada valor deve ser maior do que o valor acima dele.

Não tenha medo de brincar com essas opções. Quanto mais você praticar, melhor ficará em usá-las. Elas economizarão muito tempo a longo prazo, evitando erros.

Se algo não funcionar corretamente, você sempre poderá ajustar suas configurações de validação de dados.

Solução de problemas de desafios comuns de validação de dados

Às vezes, a validação de dados não funciona exatamente como esperamos. Vamos discutir alguns problemas comuns e como corrigi-los.

A lista suspensa não está sendo exibida

Você configurou uma validação de lista, mas não consegue encontrar a seta do menu suspenso. Vamos verificar algumas coisas:

• Verifique se a caixa suspensa In-cell na caixa de diálogo Data Validation (Validação de dados) está marcada
• Certifique-se de que sua lista de origem não tenha células em branco

Excel rejeitando datas válidas

Às vezes, o Excel pode ser um pouco exigente com relação a datas. Se ele rejeitar suas datas, tente estes truques:

• Às vezes, o Excel se confunde entre mm/dd/aaaa e dd/mm/aaaa. Tente alterar o formato da data
• Use traços (-) ou barras (/) em todas as datas. Não as misture

Dados inválidos continuam sendo enviados

Se os dados inválidos estiverem passando despercebidos pela sua validação, vamos verificar algumas coisas:

• Procure a caixa de seleção Ignore Blank (Ignorar espaço em branco) em Data Validation (Validação de dados). Se ela estiver marcada, as entradas em branco serão permitidas
• Certifique-se de que você configurou um alerta de erro, não apenas uma mensagem de entrada

A validação de fórmula personalizada não está funcionando

Quando sua fórmula personalizada sempre aparece como inválida ou válida:

• Verifique se você está usando as referências de célula corretas
• Lembre-se de iniciar sua fórmula com um sinal de igual (=)

Não é possível editar células depois de adicionar validação

Se suas células validadas parecerem bloqueadas, verifique o seguinte:

• Verifique se a planilha está protegida. Vá para a guia Revisão e clique em Desproteger planilha
• Clique com o botão direito do mouse na célula, selecione Formatar células, vá para Proteção e verifique se a opção Bloqueado não está marcada

A validação desaparece ao copiar células

Se a função normal de copiar e colar não refletir a validação, tente fazer o seguinte:

• Use Colar especial e escolha apenas Validação para manter as regras

Como localizar e remover a validação de dados no Excel

Às vezes, você pode precisar alterar ou remover regras de validação de dados. Talvez você tenha herdado uma planilha ou as necessidades de dados tenham mudado. Não se preocupe - encontrar e remover a validação de dados é fácil quando você sabe como fazê-lo.

Localizando células com validação de dados

Para ver quais células têm validação de dados:

1. Vá para a guia Página inicial
2. Navegue até o Grupo de Edição
3. Clique em Find & Select
4. Selecione Data Validation (Validação de dados)

O Excel agora destacará todas as células que têm regras de validação de dados.

Removendo a validação de dados

Para remover a validação de dados das células:

1. Selecione as células que você deseja alterar (use as etapas de "Localizar células com validação de dados" acima, se necessário)
2. Vá para a guia Data (Dados)
3. Clique em Data Validation (Validação de dados)
4. Na janela que se abre, clique em Clear All (Limpar tudo)
5. Clique em OK

As regras de validação de dados foram removidas dessas células.

Saber como localizar e remover a validação de dados lhe dá mais controle sobre as planilhas, permitindo que você as altere conforme suas necessidades.

**Leia também 25 dicas e truques do Excel para aumentar sua produtividade em 2024

Desafios e limitações do Excel

O Excel é uma ferramenta poderosa, mas não é perfeita para todas as situações. À medida que seus projetos crescem, você pode enfrentar alguns desafios. Vamos dar uma olhada em alguns problemas comuns:

Problemas de escalabilidade

O Excel funciona muito bem para conjuntos de dados de pequeno e médio porte. Mas, à medida que seus dados aumentam, você pode se deparar com alguns obstáculos:

• Limites de linhas: O Excel tem um máximo de 1.048.576 linhas por planilha. Isso pode parecer muito, mas para projetos de big data que exigem um grande número de linhas por planilha, o Excel tem um limite máximo de 1.048.576 linhas por planilhaBanco de dados do Excelisso não é suficiente
• Problemas de desempenho: Planilhas grandes com muitas fórmulas podem se tornar lentas e instáveis. É possível notar um atraso ao rolar a tela ou calcular dados
• Restrições de memória: O Excel carrega todos os dados na memória do computador. Com arquivos muito grandes, isso pode tornar todo o sistema mais lento

Desafios de colaboração

Embora o Excel tenha aprimorado seus recursos de compartilhamento, ele ainda tem alguns obstáculos de colaboração:

• Controle de versão: Manter o controle de quem fez quais alterações e quando pode ser complicado, especialmente com muitos membros da equipe
• Edição em tempo real: Vários usuários podem editar pastas de trabalho compartilhadas, mas isso não é tão fácil quanto as ferramentas de colaboração criadas para esse fim
• Limitações de comentários: O sistema de comentários do Excel é básico, o que dificulta discussões detalhadas sobre pontos de dados específicos

Limitações de validação e entrada de dados

Os recursos de validação de dados do Excel, embora úteis, têm algumas restrições quando comparados a outros recursos de validação de dados software de entrada de dados :

• Regras de validação complexas: A configuração da validação avançada de dados geralmente requer fórmulas complexas, que podem ser propensas a erros
• Orientação limitada ao usuário: É difícil fornecer instruções claras e dentro da célula para a entrada de dados
• Entrada de dados inconsistente: Sem controles rígidos, os usuários podem inserir dados em formatos inconsistentes, o que pode causar problemas de análise posteriormente

Limitações de automação e fluxo de trabalho

O Excel tem alguns recursos de automação, mas eles podem não atender às necessidades avançadas:

• Automação integrada limitada: Embora o Excel tenha recursos como macros, a criação de fluxos de trabalho automatizados complexos geralmente requer habilidades avançadas de programação
• Não há gerenciamento de tarefas nativo: O Excel não foi projetado para rastreamento de tarefas ou gerenciamento de projetos, não possuindo recursos como responsáveis, datas de vencimento ou rastreamento de status

Preocupações com a segurança

Para dados confidenciais, o Excel pode não oferecer o nível de segurança de que você precisa:

• Configurações básicas de permissão: Embora seja possível proteger as pastas de trabalho com senha, o Excel não oferece recursos de segurança avançados, como criptografia ou registros de acesso detalhados
• Riscos de compartilhamento: É fácil compartilhar acidentalmente uma pasta de trabalho inteira quando você pretendia compartilhar apenas dados específicos

Alternativas ao Excel

Embora o Excel seja uma ferramenta poderosa, ele tem limitações para o gerenciamento de projetos complexos e o manuseio de dados em grande escala. Nesses casos, você deve explorar Alternativas ao Excel .

Vamos explorar ClickUp o ClickUp é uma plataforma de produtividade completa que soluciona muitas das deficiências do Excel.

ClickUp

O ClickUp é mais do que apenas um software de planilha eletrônica . É uma plataforma de produtividade abrangente que lida com tarefas, projetos e bancos de dados. Veja por que ele é uma boa alternativa ao Excel:

Visualização versátil de tabelas Exibição de tabela do ClickUp é o coração da funcionalidade do banco de dados.

Crie bancos de dados poderosos e visuais com o ClickUp Table View

Veja o que ele pode lhe ajudar a fazer:

• Criação de banco de dados sem código: Configure um banco de dados em segundos sem nenhum conhecimento de codificação
• Campos personalizados: Use mais de 15 tipos de campos (como texto, números, listas suspensas e outros) para adaptar o banco de dados às suas necessidades
• Campos de relacionamento: Vincule entradas em diferentes bancos de dados, criando um sistema de banco de dados relacional sem fórmulas complexas
• Fácil manipulação de dados: Classifique, filtre e agrupe dados com apenas alguns cliques
• Edição em massa: Faça alterações em várias entradas de uma só vez, economizando tempo e reduzindo erros

Visualize e organize seus dados, projetos e fluxos de trabalho da maneira que desejar com o ClickUp

Além disso, ao contrário da grade fixa do Excel, o ClickUp Table View oferece mais de 15 visualizações para interagir com seus dados:

• Visualização de quadro Kanban do ClickUp para visualizar fluxos de trabalho e progresso
• Visualização do gráfico de Gantt do ClickUp perfeito para linhas de tempo e dependências de projetos
• Visualização do calendário do ClickUp ideal para dados orientados por prazos
• Mapas mentais do ClickUp ideal para brainstorming e planejamento

Essa variedade permite alternar as visualizações sem alterar os dados subjacentes, proporcionando novas percepções e perspectivas.

A capacidade do ClickUp de fornecer várias visualizações (as pessoas reagem de forma diferente a diferentes visualizações) das tarefas do projeto nos permite criar rapidamente uma estrutura central para um projeto, que pode ser facilmente compreendida por todos os envolvidos. Isso simplifica o projeto inteiro._

Andrew Houghton, gerente de projetos sênior, Aptean

Recursos de colaboração

Transforme os pensamentos de sua equipe em ações sincronizadas usando os quadros brancos do ClickUp

O ClickUp se destaca quando se trata de trabalho em equipe:

• Edição em tempo real: Vários membros da equipe podem trabalhar no mesmo conjunto de dados simultaneamente, sem conflitos
• Comentários e menções: Discuta pontos ou entradas de dados específicos exatamente onde os dados estão
• Colaboração virtual: UseQuadros brancos ClickUp para brainstorming de projetos de bancos de dados ou fluxos de trabalho
• Permissões: Defina níveis de acesso granular para diferentes membros da equipe ou clientes

Automação avançada

Use as automações pré-construídas do ClickUp ou personalize-as de acordo com suas necessidades

A ideia da validação de dados no ClickUp é trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil. Veja como Automações do ClickUp faz isso:

• Criador de automação personalizado: Crie uma automação que atenda às suas necessidades de validação de dados. Não é necessário codificar - basta configurá-la e deixá-la funcionar
• Comando e controle: Automatize as tarefas de validação de dados. Descreva o que você precisa e deixe queCérebro ClickUpuma ferramenta de IA, configurar automaticamente os fluxos de trabalho
• Importe ou integre: Importe dados de planilhas do Excel em vários formatos ou conecte seu banco de dados por meio de mais de 1.000 ferramentas gratuitasIntegrações do ClickUpincluindo o Google Sheets

A automação pode lidar com a entrada de dados, atualizações de status, notificações e muito mais, reduzindo o erro humano e liberando seu tempo.

Leia também: 10 melhores ferramentas de IA do Excel para produtividade em 2024

Modelos para configuração rápida

A validação de dados do zero pode ser difícil, especialmente se você nunca fez isso. Para ajudá-lo, o ClickUp oferece:

• mais de 1.000 modelos pré-criados para várias necessidades de banco de dados, de calendários de conteúdo a diretórios de funcionários
• Personalizávelmodelos de Excel para gerenciamento de projetos para atender às suas necessidades de validação de dados

Um desses excelentes modelos para iniciantes é o Modelo de planilha do ClickUp . Esse modelo rico em recursos, adaptável e pronto para uso tem subcategorias personalizáveis para ajudá-lo a coletar e gerenciar dados essenciais.

Faça o download desse modelo

Valide dados em várias opções de visualização - Lista, Quadro, Grade, Documento, Mapa e Formulário - com o modelo de planilha ClickUp

Esse modelo permite que você:

• Atribuir status como Em andamento para monitorar quem está fazendo o quê
• Definir prazos ou criar tarefas recorrentes
• Destacar o que é mais importante, definindo prioridades para as tarefas
• Analisar sentimentos, permitindo que os membros da equipe votem em questões importantes
• Atribua tarefas diretamente às partes interessadas para fins de responsabilidade
• Defina facilmente dependências, altere responsáveis ou mescle tarefas em subtarefas

**Leia também 20 modelos gratuitos de planilhas no Excel e no ClickUp

Escolha a ferramenta certa para suas necessidades de dados

O Excel continua sendo uma ferramenta poderosa e versátil para muitas tarefas de gerenciamento de dados. Entretanto, é preciso reconhecer suas limitações, especialmente ao lidar com grandes conjuntos de dados, relacionamentos complexos ou projetos colaborativos.

Alternativas como o ClickUp oferecem soluções inovadoras para alguns dos desafios do Excel, especialmente em colaboração e automação.

Ao escolher uma ferramenta de gerenciamento de dados, considere a escalabilidade, a facilidade de uso, os recursos de colaboração e os recursos de integração. O objetivo é encontrar uma solução que aumente sua produtividade e o ajude a obter insights profundos. Registre-se no ClickUp hoje mesmo!