Gerenciar projetos em vários departamentos geralmente significa lidar com várias planilhas, o que pode gerar confusão e ineficiências.
Embora o Microsoft Excel tenha sido, por muito tempo, uma ferramenta de referência para organizar dados, o Smartsheet oferece funcionalidades semelhantes às do Excel com recursos aprimorados de gerenciamento de projetos.
Neste blog, exploraremos os pontos fortes e fracos do Smartsheet em relação ao Excel para ajudá-lo a decidir qual ferramenta se alinha melhor às suas necessidades de gerenciamento de projetos.
Também apresentaremos uma solução alternativa que pode oferecer ainda mais flexibilidade e facilidade de uso.
O que é o Smartsheet?
via Smartsheet O Smartsheet é uma plataforma de gerenciamento de projetos baseada na nuvem com mais recursos do que a típica ferramenta de planilha eletrônica.
Pense nela como uma mistura entre o Excel e uma ferramenta dedicada de gerenciamento de projetos, mas com fluxos de trabalho mais suaves e menos problemas ao lidar com a colaboração da equipe.
Entre seus inúmeros recursos estão gráficos de Gantt, fluxos de trabalho automatizados e modelos personalizáveis.
Recursos do Smartsheet
O Smartsheet tem todos os recursos de que você precisa para facilitar sua vida. Vamos explorá-los juntos:
1. Colaboração em tempo real
via Smartsheet O Smartsheet permite que você e sua equipe trabalhem no mesmo documento simultaneamente, sem pesadelos de controle de versão.
Todos podem fazer atualizações, deixar comentários e acompanhar o progresso sem a confusão de intermináveis anexos de e-mail.
Além disso, você pode atribuir tarefas, adicionar anexos, definir dependências de tarefas e acompanhar todos os membros da sua equipe para manter o projeto no caminho certo (especialmente útil se você estiver trabalhando em vários projetos).
Nota: Está curioso para conhecer outras alternativas ao Excel? Confira nossa lista de As 11 principais alternativas e concorrentes do Excel !
2. Fluxos de trabalho automatizados
via Smartsheet Em vez de perder tempo com tarefas repetitivas (envio de lembretes, atualização de campos de status, etc.), você pode configurar acionadores inteligentes com os fluxos de trabalho automatizados do Smartsheet.
Pense nisso como se estivesse montando um dominó - uma ação aciona outra até que tudo se encaixe perfeitamente.
Quer notificar sua equipe quando um prazo estiver se aproximando? O Smartsheet enviará um alerta.
Precisa que um campo seja atualizado quando uma tarefa for concluída? Pronto. Automaticamente.
A melhor parte?
Você pode personalizar esses fluxos de trabalho para que se ajustem aos processos exclusivos da sua equipe, economizando tempo e garantindo que nada passe despercebido.
3. Gráficos de Gantt e gerenciamento de recursos
via Smartsheet Se você gosta de ver seus projetos dispostos em uma linha do tempo fácil de entender, os gráficos de Gantt podem se tornar seu novo hack de produtividade.
Os gráficos de Gantt no Smartsheet permitem mapear todas as tarefas, prazos e dependências de tarefas para que você sempre tenha uma visão clara do progresso do seu projeto. Não é mais preciso ficar se debatendo para descobrir o que deve ser feito e quando - você pode ver tudo de uma só vez.
O Smartsheet também oferece as ferramentas para alocar o tempo da sua equipe e é muito útil para o gerenciamento de recursos.
Você pode controlar horas, gerenciar orçamentos, coordenar equipes e fazer muito mais - tudo isso sem lidar com o caos habitual.
Leia também: Como fazer um gráfico de Gantt no Planilhas Google (com modelos)
4. Integração perfeita
via Microsoft A integração perfeita do Smartsheet com ferramentas como Google Workspace, Microsoft Teams e Power BI leva seu fluxo de trabalho a um novo patamar.
Em vez de alternar entre aplicativos, o Smartsheet reúne todos os seus dados em um só lugar, permitindo fácil colaboração e visualização aprimorada de dados .
Você também pode extrair dados de fontes externas, o que facilita manter tudo sincronizado e atualizado.
5. Aplicativos móveis e armazenamento em nuvem
via Smartsheet Precisa gerenciar seus projetos em qualquer lugar? Os aplicativos móveis do Smartsheet permitem que você faça isso, dando-lhe controle total sobre seus projetos remotamente.
Seja em uma reunião ou fora do escritório, você pode verificar rapidamente o andamento das tarefas, atualizar os status ou fazer alterações com apenas alguns toques.
Os serviços de armazenamento em nuvem do Smartsheet mantêm todos os seus dados seguros e acessíveis - não há mais arquivos perdidos ou versões desatualizadas.
Preços do SmartSheet
- **Profissional: uS$ 9 por membro/mês (cobrado anualmente) para 1 a 10 membros, visualizadores ilimitados. Inclui visualizações de Gantt, grade, quadro, calendário, planilhas ilimitadas, 250 automações/mês
- Business: uS$ 19 por membro/mês (cobrado anualmente) para mais de 3 membros, convidados/visualizadores ilimitados. Adiciona visualização de linha do tempo, rastreamento de equipe, ferramentas de administração, automação ilimitada e armazenamento de 1 TB
- Enterprise: Preços personalizados. Inclui todos os recursos empresariais, além de fórmulas de IA, SAML SSO, WorkApps, armazenamento ilimitado e integrações avançadas
O que é o Excel?
via Microsoft Durante décadas, o Microsoft Excel tem sido a ferramenta de planilha preferida para tudo, desde a criação de gráficos até a análise de finanças e a organização dos dados da empresa.
O Excel oferece recursos avançados de análise de dados. Isso o torna uma ferramenta essencial dentro do pacote Microsoft Office para qualquer pessoa que lide com cálculos complexos, dados estruturados ou gerencie bancos de dados.
Ele se concentra principalmente na manipulação e visualização de dados. É possível criar fórmulas complexas, realizar cálculos complexos e organizar grandes quantidades de informações em seu layout de grade exclusivo.
Além disso, o Excel se integra a outros aplicativos do Microsoft Office. Isso o torna crucial para fluxos de trabalho que dependem de transições contínuas entre outras ferramentas do MS, como apresentações do PowerPoint e documentos do Word.
Leia também: 25 melhores softwares gratuitos de gerenciamento de projetos
Recursos do Excel
Se você tem usado o Excel apenas como uma ferramenta de planilha, está perdendo muita coisa!
O Excel é um programa poderoso que simplifica as tarefas de gerenciamento de dados e projetos. Ele lida com tudo, desde a visualização avançada de dados até projetos de grande escala (por exemplo, auditorias anuais da empresa) sem complicações.
Veja por que o Excel continua sendo uma das ferramentas mais conhecidas do setor:
1. Cálculos e fórmulas complexas
Consolidação de dados com a fórmula VLOOKUP no Excel
Imagine que você esteja gerenciando o orçamento anual da equipe de marketing. Usando a função "SUMIF", você pode calcular o gasto total de campanhas específicas com base em critérios como mês ou canal.
Precisa dividir ainda mais os custos por trimestre? Basta inserir um "VLOOKUP" para extrair os dados exatos de que você precisa de várias planilhas.
Com uma extensa biblioteca de fórmulas, o Excel permite que os usuários processem números, automatizem tarefas e até mesmo realizem análises financeiras sem dificuldade.
Além disso, as fórmulas do Excel podem ser integradas em várias planilhas. Isso ajuda a organizar e rastrear os dados do projeto ou até mesmo exibi-los em um formato mais fácil de entender.
2. Ferramentas de visualização de dados e gráficos
via Microsoft As ferramentas de gráficos integradas do Excel são um salva-vidas quando se trata de visualização de dados.
Você pode converter facilmente linhas de dados em gráficos de barras, gráficos de pizza ou gráficos de Gantt para uma visualização de dados eficaz, simplificando projetos de grande escala e dados complexos.
Mas não é só isso!
O Excel também pode se integrar ao Power BI para proporcionar uma experiência ainda mais avançada de business intelligence e análise.
3. Automação de tarefas com macros
via Microsoft O recurso de automação de tarefas do Excel, também conhecido como macro, é um divisor de águas para aqueles que desejam aumentar sua produtividade.
Cansado de copiar e colar dados de vendas mensais em dez planilhas diferentes?
Basta configurar uma macro, apertar um botão e pronto (sim, é fácil assim).
Precisa codificar por cores linhas intermináveis? Configure sua macro, clique e sua planilha estará organizada (sim, é simples assim).
Com as macros, você pode automatizar tarefas repetitivas, como formatação, entrada de dados e até mesmo geração de relatórios. É como ter um assistente pessoal para sua planilha.
Depois de configurar as macros, elas farão as tarefas chatas para que você possa se concentrar em coisas importantes, como análise de dados e gerenciamento de membros da equipe.
As macros são especialmente úteis ao lidar com tarefas de gerenciamento de projetos ou conjuntos de dados extensos, poupando seu tempo e reduzindo erros.
4. Colaboração em tempo real (Excel Online)
via Microsoft O Excel pode não ter o toque de colaboração incorporado do Smartsheet, mas com o Excel Online, sua equipe ainda pode editar na mesma planilha.
Não há mais dores de cabeça do tipo "Em qual versão estamos?!
Basta compartilhar o link e todos podem entrar, fazer edições e deixar comentários como se fosse um bate-papo em grupo.
Além disso, você pode transformar esses dados em uma apresentação do PowerPoint a qualquer momento. Ou lançar alguns insights em uma discussão no Microsoft Teams.
Leia também: 10 melhores ferramentas de IA do Excel para otimizar seu fluxo de trabalho de planilha
5. Integração com outras ferramentas do Microsoft Office
via Microsoft Precisa incluir algumas colunas extras em sua apresentação do PowerPoint antes da última reunião semanal? Vá em frente e cole as tabelas do Excel.
Precisa vincular alguns dados ativos em seu relatório de documento do Word?
Não tem problema. Altere os dados no Excel e seu documento do Word será atualizado automaticamente.
Precisa de ainda mais colaboração em tempo real? Basta acessar o Microsoft Teams, compartilhar a planilha e fazer um brainstorming com sua equipe sem precisar trocar de aplicativo.
Além disso, o Excel também oferece suporte a serviços de armazenamento em nuvem, permitindo que você armazene seus arquivos do Excel e trabalhe neles de qualquer lugar.
Preços do Excel
- Excel 2019 (compra única): US$ 159,99
- Microsoft 365 Personal: A partir de US$ 6,99/mês
- Microsoft 365 Business Standard: US$ 12,50/usuário/mês (compromisso anual)
- Microsoft 365 Family (até 6 pessoas, inclui o Excel e outros aplicativos da Microsoft): US$ 9,99/mês
Leia também: As 10 principais alternativas e concorrentes ao Google Sheets
Smartsheet vs. Excel: Recursos comparados
Hora da missão de batalha!
Tanto o Smartsheet quanto o Excel são ótimas ferramentas, mas como elas se comparam lado a lado? Fizemos uma comparação entre o Excel e o Smartsheet, recurso por recurso.
Recurso nº 1: Colaboração em tempo real
Vencedor: Smartsheet
Na primeira rodada do debate entre o Smartsheet e o Excel, analisamos a colaboração em tempo real, e o Smartsheet está claramente à frente.
Ao contrário do Excel, que exige o compartilhamento de várias versões ou o acesso ao Excel Online, o Smartsheet permite que você e sua equipe colaborem em tempo real - seja atribuindo tarefas, fazendo atualizações ou deixando comentários.
Todos estão na mesma página, literalmente! O Excel Online oferece alguns recursos de colaboração, mas eles parecem um pouco desajeitados em comparação com a automação de fluxo de trabalho integrada e suave do Smartsheet.
recurso ### #2: Visualização de dados e ferramentas de gráficos
Vencedor: Empate
Não há um vencedor claro nesse aspecto da batalha entre o Smartsheet e o Excel. Ambos oferecem recursos robustos de visualização de dados.
Com suas ferramentas de gráficos e integração com o Power BI, o Excel é fantástico para criar gráficos de barras, gráficos de pizza e muito mais. Há muito tempo, ele é a referência para a exibição visual de dados.
No entanto, o Smartsheet não fica muito atrás, oferecendo exibições versáteis como gráficos de Gantt, calendários e grades que facilitam a visualização e o gerenciamento de dados de projetos.
Se você estiver gerenciando projetos de grande escala, qualquer uma das plataformas dará conta do recado, mas a escolha depende da sua preferência pelo estilo de apresentação.
recurso ### #3: Fluxos de trabalho automatizados
Vencedor: Smartsheet
Em seguida, comparamos os fluxos de trabalho automatizados, e o Smartsheet assumiu a liderança com facilidade.
A automação do Smartsheet ajuda a gerenciar tarefas repetitivas, como o envio de lembretes ou a atualização de campos de status, e torna o gerenciamento de tarefas muito mais fácil.
O Excel não tem esse recurso incorporado, embora você possa usar macros para automatizar tarefas. Mas vamos ser honestos: as macros exigem uma curva de aprendizado mais acentuada e não são tão intuitivas quanto as ferramentas de automação do Smartsheet.
recurso ### #4: Integração perfeita
Vencedor: Excel
Quando se trata de integração, o Excel está à frente da concorrência.
Graças a seus vínculos profundos com o ecossistema do Microsoft Office, o Excel pode ser integrado sem esforço a apresentações do PowerPoint, documentos do Word e Microsoft Teams. Você pode vincular dados em tempo real entre aplicativos e fazer atualizações em toda a linha.
O Smartsheet também se integra a ferramentas como o Google Workspace e o Power BI. Ainda assim, o domínio do Excel no espaço de aplicativos do Microsoft Office dá a ele a vantagem para os usuários que já investiram nesse pacote.
recurso ### #5: Curva de aprendizado
Vencedor: Excel
Vamos encarar os fatos: a maioria de nós foi apresentada ao Excel desde cedo, e ele é praticamente um dos primeiros programas que muitos de nós aprendemos.
Os conceitos básicos do Excel são fáceis de aprender, e mesmo os recursos mais avançados, como fórmulas complexas e filtragem de dados, começam a parecer naturais com alguma prática.
O Smartsheet, por outro lado, embora seja intuitivo para gerenciar projetos, pode levar um pouco mais de tempo para ser aprendido, especialmente quando você deseja usar suas ferramentas avançadas, como fluxos de trabalho automatizados e gerenciamento de recursos.
Se você faz parte de uma equipe pequena ou está apenas começando a usar as ferramentas de gerenciamento de projetos, talvez a curva de aprendizado do Smartsheet seja mais acentuada do que a do Excel.
Leia também: 20 das melhores alternativas e concorrentes do Smartsheet para gerenciamento de projetos
Smartsheet vs. Excel no Reddit
Os usuários do Reddit têm muito a dizer sobre o debate entre o Smartsheet e o Excel: Um usuário frustrado compartilhou suas dificuldades com o Smartsheet:
Eu sinto que a todo momento me deparo com uma limitação do Smartsheet que é muito mais fácil de lidar em outro software.
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Eles também apontaram problemas com recursos de script, cópia de colunas e design de formulários.
Entretanto, nem todos têm a mesma opinião. Um usuário disse :
...o Smartsheet é melhor em colaboração, mas o Excel ainda é minha ferramenta preferida para análise.
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Alguns usuários encontraram um meio termo, usando as duas ferramentas para tarefas diferentes. Como explicou um usuário do Redditor,
_O Smartsheet é ótimo para automações, relatórios, painéis etc., mas é melhor para pequenos conjuntos de dados... Trabalhar com conjuntos de dados maiores no Smartsheet pode ser frustrante devido às suas limitações de linha/célula/referência
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O consenso geral do Reddit?
O Smartsheet é excelente (sem trocadilhos) em gerenciamento de projetos e colaboração, mas o Excel continua sendo o favorito para análise de dados e manipulação de grandes conjuntos de dados.
Conheça o ClickUp - a melhor alternativa ao Smartsheet e ao Excel
Agora que já comparamos o Smartsheet com o Excel em vários aspectos, é hora de conhecer uma nova ferramenta que oferece o melhor dos dois mundos e nenhuma de suas limitações.
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Veja como o ClickUp combina o melhor do Smartsheet e os pontos fortes do Excel (juntamente com alguns recursos extras).
ClickUp's one up #1: ClickUp Table View
Transforme dados em insights acionáveis com o Table View do ClickUp.
Imagine todo o poder das planilhas do Excel, mas com o toque das ferramentas de gerenciamento de projetos incorporadas.
Com o Exibição de tabela do ClickUp você não está apenas gerenciando dados - está transformando-os em insights acionáveis que impulsionam seus projetos.
Por exemplo, digamos que você esteja gerenciando uma campanha de marketing com várias entregas, prazos e colaboradores.
Com o Table View, você pode facilmente atribuir tarefas, acompanhar prazos e monitorar o progresso em uma visualização estruturada e, ao mesmo tempo, gerenciar o orçamento da campanha e os detalhes do fornecedor - tudo isso sem alternar entre várias ferramentas.
Nota: Confira nossas últimas Comparação entre SmartSheet e ClickUp para saber mais sobre a ferramenta perfeita para você.
ClickUp's one up #2: Modelos de planilhas
Evite o incômodo e desfrute de um gerenciamento de dados organizado com o modelo de planilha do ClickUp
Não tem tempo para criar seu próprio sistema do zero?
Não tem problema.
O Modelo de planilha do ClickUp está aqui para você começar. Desde o gerenciamento de sua análise financeira até a organização de seu próximo grande projeto - você pula a configuração e entra em ação com este modelo.
Ao contrário do Excel, onde a criação de um modelo do zero pode parecer um processo elaborado, o ClickUp o torna rápido, simples e, ousamos dizer, divertido!
Se você quiser mais flexibilidade, a opção Modelo de planilha editável ClickUp oferece a você uma experiência totalmente personalizável.
Dica profissional: Se você não tem experiência com ferramentas de gerenciamento de projetos, Modelos do ClickUp são a maneira perfeita de começar. Você pode encontrar modelos categorizados de acordo com departamentos, setores e casos de uso. Quer uma planilha para controlar suas compras? Pronto. Está procurando um planejador de orçamento para o seu próximo projeto? Também está pronto.
ClickUp's one up #3: Automação e IA
Gerencie tarefas e evite problemas com a automação de fluxo de trabalho com tecnologia de IA do ClickUp
Tarefas repetitivas estão deixando você lento? Não mais. Automações do ClickUp torna a otimização dos fluxos de trabalho um passeio no parque. Emparelhado com Cérebro ClickUp é o assistente ao qual você pode delegar tarefas diárias padrão. Tudo o que você precisa fazer é descrever sua automação, e a IA a configura instantaneamente, sem necessidade de programação.
Quer você esteja enviando lembretes, atualizando status ou acionando ações com base em condições, o ClickUp cuida das coisas repetitivas para que sua equipe possa se concentrar no panorama geral.
**Leia também 10 melhores ferramentas de IA para planilhas do Google para otimizar suas planilhas
ClickUp's one up #4: Gerenciamento de tarefas para equipes
simplifique o gerenciamento de equipes e tarefas com as ferramentas robustas de gerenciamento de projetos do ClickUp.
Gerenciar uma equipe nunca foi tão fácil, graças a Solução de gerenciamento de projetos do ClickUp . Pense em gráficos de Gantt, rastreamento de recursos e delegação de tarefas - feito da maneira mais fácil.
Imagine que você esteja liderando uma equipe de desenvolvimento de produtos.
Com os gráficos de Gantt do ClickUp, você pode ver todo o cronograma do projeto em um piscar de olhos, mantendo as prioridades em ordem, as dependências claras e o progresso fácil de acompanhar.
E quando chegar a hora de se aprofundar nos detalhes, Tarefas do ClickUp são sua opção para organizar e atribuir o trabalho essencial.
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Leia também: Smartsheet vs ClickUp: Qual é a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos?
Escolha a ferramenta mais inteligente para o Excel: ClickUp
Então, qual desses sistemas de gerenciamento de banco de dados você deve escolher: o Smartsheet, o Excel ou o ClickUp?
Se a análise de dados for seu foco principal, o Excel é difícil de ser superado. O Microsoft Excel ainda é o software de planilha ideal para processar números e analisar dados, especialmente quando se trata de cálculos complexos.
Por outro lado, o Smartsheet é uma ótima opção se você quiser se concentrar mais na colaboração e na automação.
Mas se você estiver procurando o melhor dos dois mundos, o ClickUp é a opção perfeita.
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