Smartsheet vs. Excel: Um guia de comparação

Gerenciar projetos em vários departamentos geralmente significa lidar com várias planilhas, o que pode causar confusão e ineficiências.

Embora o Microsoft Excel seja há muito tempo uma ferramenta essencial para organizar dados, o Smartsheet oferece funcionalidades semelhantes às do Excel com recursos aprimorados de gerenciamento de projetos.

Neste blog, exploraremos os pontos fortes e fracos do Smartsheet e do Excel para ajudá-lo a decidir qual ferramenta se alinha melhor às suas necessidades de gerenciamento de projetos.

Também apresentaremos uma solução alternativa que pode oferecer ainda mais flexibilidade e facilidade de uso.

O que é o Smartsheet?

O Smartsheet é uma plataforma de gerenciamento de projetos baseada na nuvem com mais recursos do que uma ferramenta de planilha comum.

Pense nisso como uma mistura entre o Excel e uma ferramenta dedicada ao gerenciamento de projetos, mas com fluxos de trabalho mais suaves e menos complicações ao lidar com a colaboração em equipe.

Entre seus inúmeros recursos estão gráficos de Gantt, fluxos de trabalho automatizados e modelos personalizáveis.

Recursos do Smartsheet

O Smartsheet tem todos os recursos de que você precisa para facilitar sua vida. Vamos explorá-los juntos:

1. Colaboração em tempo real

O Smartsheet permite que você e sua equipe trabalhem no mesmo documento simultaneamente, sem os pesadelos do controle de versões.

Todos podem fazer atualizações, deixar comentários e acompanhar o progresso sem a confusão de anexos de e-mail intermináveis.

Além disso, você pode atribuir tarefas, adicionar anexos, definir dependências de tarefas e acompanhar todos os membros da sua equipe para manter seu projeto em dia (especialmente útil se você estiver trabalhando em vários projetos).

2. Fluxos de trabalho automatizados

Em vez de perder tempo com tarefas repetitivas (enviar lembretes, atualizar campos de status etc.), você pode configurar gatilhos inteligentes com os fluxos de trabalho automatizados do Smartsheet.

Pense nisso como montar um dominó: uma ação desencadeia outra até que tudo se encaixe perfeitamente.

Quer notificar sua equipe quando um prazo estiver se aproximando? O Smartsheet enviará um alerta.

Precisa atualizar um campo quando uma tarefa é concluída? Feito. Automaticamente.

A melhor parte?

Você pode personalizar esses fluxos de trabalho para se adequarem aos processos exclusivos da sua equipe, economizando tempo e garantindo que nada seja esquecido.

3. Gráficos de Gantt e gerenciamento de recursos

Se você adora ver seus projetos dispostos em uma linha do tempo fácil de entender, os gráficos de Gantt podem se tornar seu novo truque de produtividade.

Os gráficos de Gantt no Smartsheet permitem que você mapeie todas as tarefas, prazos e dependências, para que você sempre tenha uma visão clara do andamento do seu projeto. Chega de se esforçar para descobrir o que precisa ser feito e quando — você pode ver tudo de uma vez.

O Smartsheet também oferece ferramentas para alocar o tempo da sua equipe e é muito útil para o gerenciamento de recursos.

Você pode controlar horas, gerenciar orçamentos, coordenar equipes e fazer muito mais, tudo sem lidar com o caos habitual.

4. Integração perfeita

A integração perfeita do Smartsheet com ferramentas como Google Workspace, Microsoft Teams e Power BI leva seu fluxo de trabalho a um novo patamar.

Em vez de alternar entre aplicativos, o Smartsheet reúne todos os seus dados em um só lugar, facilitando a colaboração e aprimorando a visualização dos dados.

Você também pode extrair dados de fontes externas, facilitando a sincronização e a atualização de tudo.

5. Aplicativos móveis e armazenamento em nuvem

Precisa gerenciar seus projetos em qualquer lugar? Os aplicativos móveis do Smartsheet permitem que você faça isso, oferecendo controle total sobre seus projetos remotamente.

Seja em uma reunião ou fora do escritório, você pode verificar rapidamente o andamento das tarefas, atualizar status ou fazer alterações com apenas alguns toques.

Os serviços de armazenamento em nuvem do Smartsheet mantêm todos os seus dados seguros e acessíveis — sem mais arquivos perdidos ou versões desatualizadas.

Preços do SmartSheet

O que é o Excel?

Durante décadas, o Microsoft Excel tem sido a ferramenta de planilhas preferida para tudo, desde a criação de gráficos até a análise de finanças e a organização de dados da empresa.

O Excel oferece recursos poderosos de análise de dados. Isso o torna uma ferramenta essencial no pacote Microsoft Office para qualquer pessoa que lida com cálculos complexos, dados estruturados ou gerenciamento de bancos de dados.

Ele se concentra fortemente na manipulação e visualização de dados. Você pode criar fórmulas complexas, realizar cálculos complexos e organizar grandes quantidades de informações em seu layout de grade exclusivo.

Além disso, o Excel se integra a outros aplicativos do Microsoft Office. Isso o torna essencial para fluxos de trabalho que dependem de transições contínuas entre outras ferramentas da MS, como apresentações do PowerPoint e documentos do Word.

Recursos do Excel

Se você tem usado o Excel apenas como uma ferramenta de planilha, está perdendo muito!

O Excel é um programa poderoso que simplifica as tarefas de gerenciamento de dados e projetos. Ele lida com tudo, desde visualização avançada de dados até projetos de grande escala (por exemplo, auditorias anuais da empresa) sem complicações.

Veja por que o Excel continua sendo uma das ferramentas mais conhecidas do setor:

1. Cálculos e fórmulas complexos

Imagine que você está gerenciando o orçamento anual da equipe de marketing. Usando a função “SUMIF”, você pode calcular o gasto total de campanhas específicas com base em critérios como mês ou canal.

Precisa detalhar ainda mais os custos por trimestre? Basta inserir uma função “VLOOKUP” para extrair os dados exatos de que você precisa de várias planilhas.

Com uma extensa biblioteca de fórmulas, o Excel permite que os usuários processem números, automatizem tarefas e até mesmo realizem análises financeiras sem dificuldade.

Além disso, as fórmulas do Excel podem ser integradas em várias planilhas. Isso ajuda a organizar e acompanhar os dados do projeto ou até mesmo exibi-los em um formato mais fácil de entender.

2. Ferramentas de visualização de dados e gráficos

As ferramentas de gráficos integradas do Excel são essenciais quando se trata de visualização de dados.

Você pode converter facilmente linhas de dados em gráficos de barras, gráficos de pizza ou gráficos de Gantt para uma visualização eficaz dos dados, simplificando projetos de grande escala e dados complexos.

Mas não é só isso!

O Excel também pode ser integrado ao Power BI para uma experiência ainda mais poderosa de inteligência de negócios e análise.

3. Automação de tarefas com macros

O recurso de automação de tarefas do Excel, também conhecido como macro, é uma grande mudança para aqueles que desejam aumentar sua produtividade.

Cansado de copiar e colar dados de vendas mensais em dez planilhas diferentes?

Basta configurar uma macro, clicar em um botão e pronto (sim, é assim tão fácil).

Precisa codificar por cores linhas intermináveis? Configure sua macro, clique e sua planilha estará organizada (sim, é simples assim).

Com macros, você pode automatizar tarefas repetitivas, como formatação, entrada de dados e até mesmo geração de relatórios. É como ter um assistente pessoal para sua planilha.

Depois de configurar suas macros, elas farão as tarefas chatas para que você possa se concentrar em coisas importantes, como análise de dados e gerenciamento de membros da equipe.

As macros são especialmente úteis ao lidar com tarefas de gerenciamento de projetos ou conjuntos de dados extensos, economizando tempo e reduzindo erros.

4. Colaboração em tempo real (Excel Online)

O Excel pode não ter o recurso de colaboração integrado do Smartsheet, mas com o Excel Online, sua equipe ainda pode editar a mesma planilha.

Chega de dores de cabeça com perguntas como “Em qual versão estamos?”.

Basta compartilhar o link e todos poderão acessar, fazer edições e deixar comentários, como se fosse um chat em grupo.

Além disso, você pode transformar esses dados em uma apresentação do PowerPoint a qualquer momento. Ou compartilhar algumas ideias em uma discussão no Microsoft Teams.

5. Integração com outras ferramentas do Microsoft Office

Precisa adicionar algumas colunas extras à sua apresentação do PowerPoint antes da reunião semanal final? Vá em frente e cole essas tabelas do Excel.

Precisa vincular alguns dados em tempo real ao seu relatório em documento do Word?

Sem problema. Altere os dados no Excel e seu documento do Word será atualizado automaticamente.

Precisa de ainda mais colaboração em tempo real? Basta acessar o Microsoft Teams, compartilhar a planilha e debater ideias com sua equipe sem precisar alternar entre aplicativos.

Além disso, o Excel também oferece suporte a serviços de armazenamento em nuvem, permitindo que você armazene seus arquivos do Excel e trabalhe neles de qualquer lugar.

Preços do Excel

Smartsheet e Excel: comparação de recursos

Hora da batalha!

Tanto o Smartsheet quanto o Excel são ótimas ferramentas, mas como eles se comparam lado a lado? Dividimos a comparação entre Excel e Smartsheet recurso por recurso.

Recurso nº 1: colaboração em tempo real

Na primeira rodada do debate Smartsheet x Excel, analisamos a colaboração em tempo real, e o Smartsheet claramente sai na frente.

Ao contrário do Excel, que exige que várias versões sejam compartilhadas ou acesso ao Excel Online, o Smartsheet permite que você e sua equipe colaborem em tempo real, seja para atribuir tarefas, fazer atualizações ou deixar comentários.

Todos estão na mesma página, literalmente! O Excel Online oferece alguns recursos colaborativos, mas eles parecem um pouco desajeitados em comparação com a automação de fluxo de trabalho integrada e suave do Smartsheet.

Recurso nº 2: Ferramentas de visualização de dados e gráficos

Não há um vencedor claro nesse aspecto da batalha entre o Smartsheet e o Excel. Ambos oferecem recursos robustos de visualização de dados.

Com suas ferramentas de gráficos e integração com o Power BI, o Excel é fantástico para criar gráficos de barras, gráficos de pizza e muito mais. Há muito tempo ele é a escolha certa para exibir dados visualmente.

No entanto, o Smartsheet não fica muito atrás, oferecendo visualizações versáteis, como gráficos de Gantt, calendários e grades, que facilitam a visualização e o gerenciamento dos dados do projeto.

Se você estiver gerenciando projetos de grande escala, qualquer uma das plataformas dará conta do recado, mas a escolha depende da sua preferência pelo estilo de apresentação.

Recurso nº 3: fluxos de trabalho automatizados

Em seguida, comparamos fluxos de trabalho automatizados, e o Smartsheet assumiu a liderança com facilidade.

A automação do Smartsheet ajuda a gerenciar tarefas repetitivas, como enviar lembretes ou atualizar campos de status, e torna o gerenciamento de tarefas muito mais fácil.

O Excel não possui esse recurso integrado, embora você possa usar macros para automatizar tarefas. Mas sejamos honestos: as macros exigem uma curva de aprendizado mais íngreme e não são tão intuitivas quanto as ferramentas de automação do Smartsheet.

Recurso nº 4: integração perfeita

Quando se trata de integração, o Excel supera a concorrência.

Graças à sua profunda integração com o ecossistema do Microsoft Office, o Excel pode ser facilmente integrado com apresentações do PowerPoint, documentos do Word e Microsoft Teams. Você pode vincular dados em tempo real entre aplicativos e fazer atualizações em toda a plataforma.

O Smartsheet também se integra a ferramentas como Google Workspace e Power BI. No entanto, o domínio do Excel no espaço de aplicativos do Microsoft Office lhe dá vantagem para usuários que já investiram nessa suíte.

Recurso nº 5: Curva de aprendizado

Vamos ser sinceros: a maioria de nós foi apresentada ao Excel desde cedo, e ele é praticamente um dos primeiros programas que muitos de nós aprendemos a usar.

Os fundamentos do Excel são fáceis de aprender, e mesmo recursos mais avançados, como fórmulas complexas e filtragem de dados, começam a parecer naturais com um pouco de prática.

O Smartsheet, por outro lado, embora seja intuitivo para gerenciar projetos, pode levar um pouco mais de tempo para aprender a usar, especialmente quando você deseja utilizar suas ferramentas avançadas, como fluxos de trabalho automatizados e gerenciamento de recursos.

Se você faz parte de uma equipe pequena ou está apenas começando a usar ferramentas de gerenciamento de projetos, talvez ache a curva de aprendizado do Smartsheet mais íngreme do que a do Excel.

Smartsheet e Excel no Reddit

Os usuários do Reddit têm muito a dizer sobre o debate Smartsheet x Excel:

Um usuário frustrado compartilhou suas dificuldades com o Smartsheet:

Sinto que, a cada momento, encontro uma limitação do Smartsheet que é muito mais fácil de lidar em outros softwares.

Eles também apontaram problemas com recursos de script, cópia de colunas e design de formulários.

No entanto, nem todos pensam da mesma forma. Um usuário disse:

…O Smartsheet supera o Excel em colaboração, mas o Excel ainda é minha ferramenta preferida para análise.

Alguns usuários encontraram um meio-termo, usando as duas ferramentas para tarefas diferentes. Como explicou um usuário do Reddit:

O Smartsheet é ótimo para automações, relatórios, painéis, etc., mas é mais adequado para pequenos conjuntos de dados... Trabalhar com conjuntos de dados maiores no Smartsheet pode ser frustrante devido às suas limitações de linhas/células/referências.

Qual é o consenso geral no Reddit?

O Smartsheet se destaca (sem trocadilhos) em gerenciamento de projetos e colaboração, mas o Excel continua sendo o favorito para análise de dados e manipulação de grandes conjuntos de dados.

Conheça o ClickUp — a melhor alternativa ao Smartsheet e ao Excel

Agora que comparamos o Smartsheet e o Excel em vários aspectos, é hora de conhecer uma nova ferramenta que oferece o melhor dos dois mundos e nenhuma de suas limitações.

Mais integrações, funcionalidades de IA integradas, colaboração em tempo real, recursos de automação e mais de 1000 modelos para todas as suas necessidades de gerenciamento de projetos.

Diga olá ao ClickUp.

Veja como o ClickUp combina o melhor do Smartsheet e do Excel (além de alguns recursos extras).

Vantagem nº 1 do ClickUp: Visualização em tabela do ClickUp

Imagine todo o poder das planilhas do Excel, mas com o toque especial das ferramentas de gerenciamento de projetos integradas.

Com a visualização em tabela do ClickUp, você não está apenas gerenciando dados, mas transformando-os em insights acionáveis que impulsionam seus projetos.

Por exemplo, digamos que você esteja gerenciando uma campanha de marketing com vários resultados, prazos e colaboradores.

Com a Visualização em Tabela, você pode facilmente atribuir tarefas, acompanhar prazos e monitorar o progresso em uma visualização estruturada, ao mesmo tempo em que gerencia o orçamento da sua campanha e os detalhes dos fornecedores — tudo isso sem precisar alternar entre várias ferramentas.

Vantagem nº 2 do ClickUp: modelos de planilhas

Baixe este modelo

Não tem tempo para criar seu próprio sistema do zero?

Sem problema.

O modelo de planilha do ClickUp está aqui para você começar. Desde o gerenciamento de sua análise financeira até a organização de seu próximo grande projeto, você pula a configuração e mergulha direto na ação com este modelo.

Ao contrário do Excel, onde criar um modelo do zero pode parecer um processo elaborado, o ClickUp torna isso rápido, simples e, ousamos dizer, divertido!

Se você deseja flexibilidade extra, o modelo de planilha editável do ClickUp oferece uma experiência totalmente personalizável.

Vantagem nº 3 do ClickUp: automação e IA

Tarefas repetitivas estão atrasando seu trabalho? Agora não mais.

O ClickUp Automations torna a otimização dos fluxos de trabalho uma tarefa fácil. Em conjunto com o ClickUp Brain, é o assistente ao qual você pode delegar tarefas diárias padrão. Tudo o que você precisa fazer é descrever sua automação, e a IA a configura instantaneamente, sem necessidade de programação.

Seja enviando lembretes, atualizando status ou acionando ações com base em condições, o ClickUp cuida das tarefas repetitivas para que sua equipe possa se concentrar no panorama geral.

Vantagem nº 4 do ClickUp: gerenciamento de tarefas para equipes

Gerenciar uma equipe nunca foi tão fácil, graças à solução de gerenciamento de projetos do ClickUp. Pense em gráficos de Gantt, rastreamento de recursos e delegação de tarefas — tudo feito da maneira mais fácil.

Imagine que você está liderando uma equipe de desenvolvimento de produtos.

Você pode ver todo o cronograma do seu projeto rapidamente com os gráficos de Gantt do ClickUp, mantendo as prioridades organizadas, as dependências claras e o progresso fácil de acompanhar.

E quando chegar a hora de mergulhar nos detalhes, o ClickUp Tasks é a sua melhor opção para organizar e atribuir as tarefas mais complexas.

Você pode gerenciar facilmente as cargas de trabalho, garantindo que ninguém fique sobrecarregado, enquanto usa o ClickUp Docs para armazenar todos os detalhes e arquivos relevantes do projeto.

Os quadros brancos do ClickUp permitem sessões de brainstorming, enquanto os formulários do ClickUp coletam feedback ou solicitações das partes interessadas, tudo na mesma plataforma. E se você precisar de uma visão personalizada do seu projeto, pode contar com as visualizações do ClickUp — incluindo gráficos de Gantt — para organizar seu painel exatamente como você precisa.

Escolha a ferramenta mais inteligente que o Excel: ClickUp

Então, qual desses sistemas de gerenciamento de banco de dados você deve escolher: Smartsheet, Excel ou ClickUp?

Se a análise de dados é o seu foco principal, o Excel é difícil de superar. O Microsoft Excel ainda é o software de planilhas preferido para processar números e analisar dados, especialmente quando se trata de cálculos complexos.

Por outro lado, o Smartsheet é uma ótima opção se você deseja se concentrar mais em colaboração e automação.

Mas se você está procurando o melhor dos dois mundos, o ClickUp é a escolha perfeita.

O ClickUp combina gerenciamento de dados poderoso com colaboração em tempo real e automação com inteligência artificial para otimizar a produtividade da sua equipe em todos os projetos.

Pronto para se destacar em seus projetos? Você pode começar a usar o ClickUp gratuitamente hoje mesmo!