Você já começou um projeto e viu ele sair completamente do curso? O desvio do escopo pode ser o culpado, e é uma armadilha comum na maioria dos projetos — desde desenvolvimento de software e marketing até construção, maquinário pesado e até mesmo iniciativas do setor público.
Mas há uma solução. Um plano de gerenciamento de escopo bem elaborado pode manter seu projeto nos trilhos e economizar dinheiro.
Esta prática lista de verificação descreve as etapas para criar a declaração de escopo do projeto perfeita para qualquer setor.
Entendendo a declaração do escopo do projeto
A declaração do escopo do projeto é um documento formal que descreve os limites do projeto e define o que está e o que não está incluído. Ela garante que a equipe do projeto compreenda seus objetivos, resultados esperados e restrições.
Uma declaração do escopo do projeto normalmente contém quatro elementos principais:
- Objetivos do projeto: metas e resultados específicos que o projeto pretende alcançar.
- Resultados: resultados “tangíveis” que serão produzidos
- Inclusões (e exclusões) do escopo: Tarefas, atividades ou componentes específicos do projeto que estão (e não estão) incluídos no projeto.
- Restrições: Limitações ou restrições que podem afetar o projeto.
Criar uma declaração de escopo do projeto bem definida pode ajudar a evitar o aumento do escopo e manter o projeto dentro do planejado. Uma declaração de escopo do projeto tem os seguintes objetivos:
- Reduz os riscos: ao definir claramente os limites do projeto, ajuda a mitigar os riscos associados ao aumento do escopo, custos excedentes e atrasos no cronograma.
- Melhora a eficiência: como você sabe o que é crucial logo no início, pode alocar recursos e gerenciar melhor seu orçamento.
- Mantém as partes interessadas satisfeitas: como todos concordam antecipadamente com os resultados do projeto, você pode minimizar conflitos e alterações no escopo ao longo do processo.
- Serve como ponto de referência: quando surgem incertezas ou há mudanças na equipe, a declaração do escopo do projeto pode ser uma fonte confiável de verdade.
Em resumo, uma declaração do escopo do projeto proporciona clareza, orientação e controle, levando à conclusão do projeto dentro do prazo e do orçamento.
Como redigir uma declaração do escopo do projeto (com exemplos)
Agora que já vimos o que é uma declaração do escopo do projeto e por que você precisa dela, vamos ver como você pode criar uma para obter uma direção mais precisa do projeto e um melhor alinhamento da equipe. Também examinaremos como ferramentas de gerenciamento de projetos, como o ClickUp, podem apoiar o processo, ajudando as equipes a organizar tarefas, acompanhar o progresso e colaborar com eficiência.
Aqui está um breve resumo das etapas principais:
Lista de verificação TL;DR para criar uma declaração do escopo do projeto
- Determine o objetivo do projeto
- Faça um plano de recursos
- Liste os resultados esperados
- Identifique as restrições do projeto
- Elabore sua declaração do escopo do projeto
- Implemente um processo de controle de mudanças
Agora, vamos explorar isso em detalhes.
1. Descubra o “o quê” e o “por quê”
Compreender o objetivo do seu projeto é fundamental para criar uma declaração de escopo clara e convincente (e para o sucesso do projeto). Isso envolve identificar os objetivos do projeto, as necessidades comerciais e os resultados desejados.
Aqui estão algumas perguntas que você pode fazer a si mesmo durante esta etapa:
- Que problema o projeto está resolvendo?
- Quais são os resultados ou benefícios desejados?
- Como este projeto se alinha aos objetivos gerais da organização?
Essa etapa é o seu guia, orientando suas escolhas e decisões à medida que você molda o plano do projeto. Reúna toda a equipe do projeto (ou pelo menos as principais partes interessadas envolvidas) durante essa fase. Além de trazerem perspectivas diversas para a discussão, os diferentes membros da equipe também se sentirão mais envolvidos no resultado do projeto quando forem incluídos desde o início.
Use uma ferramenta de quadro branco virtual para tornar a discussão mais interativa (principalmente se você estiver em uma equipe remota ou híbrida). Por exemplo, o modelo de quadro branco do escopo do projeto ClickUp pode ajudar você a fazer um brainstorming em equipe e criar um rascunho do escopo do seu projeto.
O modelo é uma ferramenta visual e colaborativa projetada para organizar e gerenciar todos os aspectos do escopo do seu projeto. Ele fornece um espaço centralizado para acompanhar as atividades, recursos, entregas e cronogramas do projeto, garantindo que nada seja esquecido. Ele vem com caixas separadas para cada uma das etapas do seu plano de escopo do projeto:
- Informações: Reúna todos os dados e fatos relevantes que moldarão o projeto. Isso garante que todos, incluindo o gerente de projeto, tenham acesso às mesmas informações básicas.
- Justificativa: explique a lógica por trás de cada decisão tomada ao longo do projeto. Isso ajuda a alinhar os membros da equipe com o objetivo e a direção do projeto.
- Escopo: Defina o escopo do projeto — o que está incluído e excluído do projeto. Isso garante clareza sobre os limites e evita mal-entendidos.
- Objetivos: declare os resultados e metas desejados do projeto. Isso ajuda a orientar o progresso do projeto e medir seu sucesso.
- Entregáveis: especifique os resultados tangíveis que o projeto irá produzir. Eles servem como referências para acompanhar o progresso e a conclusão.
- Exclusões: descreva o que não faz parte do projeto para evitar o aumento do escopo. Esta seção define as expectativas para o que não será abordado ou entregue.
- Suposições: identifique as suposições subjacentes e os possíveis vieses que afetam o projeto. Reconhecer esses fatores ajuda a antecipar riscos e planejar contingências.
Isso estabelece uma base sólida para o restante do processo de planejamento do projeto, proporcionando mais clareza ao alocar recursos ou delinear seu plano de projeto.
📌Exemplo:
Digamos que você seja uma empresa de construção que precisa reformar um prédio comercial. Aqui estão os seus “porquês” (objetivos):
Melhore a eficiência energética, a funcionalidade e a estética do edifício para atender às necessidades dos inquilinos e reduzir os custos operacionais.
2. Elabore um plano de recursos
Depois de definir os objetivos do seu projeto, é hora de avaliar os recursos necessários para alcançá-los. Os requisitos do seu projeto podem incluir a identificação das pessoas, equipamentos, materiais e orçamento necessários.
Envolva as principais partes interessadas ao elaborar esse plano para garantir que todos sejam ouvidos, especialmente se você estiver trabalhando com equipes multifuncionais. Outra prática recomendada é planejar contingências. Isso pode ser algo simples, como levar em conta um funcionário em férias durante o período do projeto, ou algo mais grave, como atrasos na aprovação governamental ou na logística de materiais.
Além disso, ao planejar os custos e recursos do seu projeto com antecedência, você terá uma compreensão mais clara de seus requisitos, ajudando-o a mantê-lo dentro do orçamento.
📌Exemplo:
Para o exemplo de renovação de um edifício de escritórios para torná-lo energeticamente eficiente, eis o que o seu plano de alocação de recursos incluiria:
- Recursos humanos: Arquitetos, encanadores, eletricistas, trabalhadores da construção civil, gerentes de obra, etc.
- Equipamentos e materiais: equipamentos de construção, materiais de construção, suprimentos elétricos, etc.
- Orçamento: Custos de construção, honorários de arquitetos e engenheiros, custos de materiais, custos de mão de obra e fundo de emergência.
- Prazos: marcos importantes, planos de mudança e muito mais
3. Liste os resultados esperados
Esses são os resultados concretos que serão entregues aos patrocinadores e clientes do projeto no final do projeto. Eles também são sua referência para medir o sucesso do projeto e se ele está no caminho certo. Duas coisas importantes a ter em mente ao determinar os resultados do seu projeto são:
- Garantir que os resultados sejam realistas e alcançáveis dentro das restrições do projeto.
- Associar cada entrega a um prazo ou cronograma específico — marcos do projeto que você pode usar para acompanhar se um projeto será entregue no prazo.
Defina as tarefas específicas incluídas (dentro do escopo) e excluídas (fora do escopo) do projeto nesta fase.
📌Exemplo:
Aqui estão alguns resultados que seu prédio comercial renovado e energeticamente eficiente precisaria:
- Aprovação de licenças: Obtenção das licenças e aprovações necessárias das autoridades locais (um mês)
- Maior eficiência energética: iluminação, construção sustentável, painéis solares, etc. (três meses)
- Interiores atualizados: decoração moderna, quartos renovados e mudanças no layout (dois meses)
- Certificado de conclusão: obtenção de um certificado de conclusão do inspetor de construção (uma semana)
Trabalhos fora do escopo podem incluir mobiliar o espaço do escritório, paisagismo e similares — embora estejam relacionados à reforma do escritório, eles não fazem parte do seu projeto.
Embora esta seja uma lista básica, sugerimos aprofundar sua lista de verificação de gerenciamento de projetos. Você pode usar uma ferramenta como o ClickUp Checklists para criar listas hierárquicas, garantindo que nada seja esquecido e nenhuma tarefa seja deixada de lado.
A melhor coisa sobre as listas de verificação de tarefas é que elas são mais do que uma simples lista. Você pode:
- Atribua um item específico da lista a alguém
- Use comentários para adicionar mais contexto sobre o item.
- Aninhe os itens da lista para uma melhor categorização.
E o melhor de tudo: salve as listas de verificação como modelos para reutilizá-las em projetos futuros.
💡 Dica profissional: por que se limitar a listas de verificação para seus resultados? Você também pode criar um modelo de lista de verificação que sua equipe pode duplicar e usar para cada declaração do escopo do projeto, simplificando e padronizando o processo e a estrutura do escopo do projeto.
4. Identifique as restrições do projeto
Você sabe quais são os seus resultados esperados. É hora de descobrir o que está impedindo você de alcançá-los. Pode ser uma restrição de tempo (pressão para concluir um projeto dentro de um prazo limitado sem afetar a qualidade do trabalho), uma restrição orçamentária (dar ao cliente o que ele precisa, mas dentro do orçamento alocado) ou até mesmo uma restrição de recursos (encontrar a equipe certa para o trabalho).
Ao identificar essas questões no início da fase do projeto, você pode desenvolver estratégias para mitigar seu impacto durante o ciclo de vida do projeto e garantir que ele seja concluído com sucesso.
📌Exemplo:
Você pode encontrar algumas restrições ao iniciar seu projeto de reforma do escritório.
- A necessidade de concluir a renovação fora do horário comercial para minimizar a perturbação dos inquilinos.
- Disponibilidade limitada de trabalhadores qualificados na área de construção civil
- Resistência dos inquilinos à realocação temporária durante as reformas
- Conformidade com normas e regulamentos de construção ecológica
5. Elabore sua declaração do escopo do projeto
Agora que você estabeleceu as metas, os recursos e os possíveis desafios do seu projeto, é hora de consolidar suas conclusões em uma declaração formal do escopo do projeto. Esse documento servirá como um roteiro para o seu projeto, descrevendo seus parâmetros — entregas, prazos e muito mais.
O documento de escopo do seu projeto incluirá seções separadas para objetivos, entregas (com cronogramas), exclusões, suposições e restrições. Aqui estão algumas dicas para redigir sua declaração de escopo:
- Use uma linguagem clara e concisa para evitar ambiguidades.
- Defina claramente quaisquer termos técnicos ou acrônimos que possam ser desconhecidos para as partes interessadas.
- Divida o escopo em componentes menores e mais gerenciáveis.
Por fim, compartilhe a versão preliminar da declaração de escopo com as partes interessadas relevantes e obtenha o feedback delas.
Veja o que um cliente disse sobre como o ClickUp aprimora o planejamento de projetos:
O ClickUp pode ser adaptado a praticamente qualquer necessidade de gerenciamento de projetos . É técnico o suficiente para lidar com grandes projetos interdepartamentais ano após ano, mas personalizável para funcionar como uma simples lista de verificação diária.
O ClickUp pode ser adaptado a praticamente qualquer necessidade de gerenciamento de projetos . É técnico o suficiente para lidar com grandes projetos interdepartamentais ano após ano, mas personalizável para funcionar como uma simples lista de verificação diária.
Se esta é a primeira vez que você cria uma declaração de escopo ou deseja melhorá-la, o modelo de plano de gerenciamento de escopo do ClickUp pode ser útil.
Este modelo de escopo do projeto oferece uma abordagem estruturada para criar e gerenciar sua declaração de escopo e inclui seções para:
- Metas do projeto: defina os objetivos do projeto para manter todos focados nos resultados desejados.
- Declaração do problema: identifique a questão central que o projeto abordará para justificar sua necessidade.
- Tarefas dentro/fora do escopo: esclareça quais tarefas estão incluídas ou excluídas para evitar o aumento do escopo.
- Resultados esperados: liste os resultados tangíveis esperados em cada etapa do projeto.
- Aprovação: defina os critérios para obter a aprovação das partes interessadas e garantir a validação formal.
Este modelo de escopo do projeto organiza todas as informações relacionadas ao escopo em um único lugar, ajudando os gerentes a gerenciar as mudanças com eficiência e garantindo que os projetos sejam concluídos dentro do prazo e do orçamento.
Além disso, os recursos de colaboração do ClickUp — comentários, tags e edição em tempo real — facilitam o trabalho em equipe no documento.
📌Exemplo:
Veja como ficaria sua declaração final do escopo do projeto: Título do projeto: Projeto de modernização do prédio comercial
Objetivos do projeto:
- Melhorar a eficiência energética do edifício
- Aprimore a funcionalidade do edifício para atender às necessidades dos inquilinos modernos.
Resultados esperados:
- Espaços de escritório renovados com acabamentos e layouts atualizados
- Iluminação com eficiência energética aprimorada
- Sistema de segurança aprimorado
- Áreas comuns atualizadas (por exemplo, lobby, banheiros)
Inclusões no escopo:
- Reparos estruturais
- Atualizações de sustentabilidade
- Design de interiores e acabamentos
Exclusões do escopo:
- Aquisição de mobiliário e equipamentos
- Atividades de marketing e locação
Suposições:
- As licenças e aprovações necessárias serão obtidas prontamente.
- A integridade estrutural do edifício é sólida.
- Financiamento adequado disponível para concluir o projeto
Restrições:
- Prazo apertado de seis meses
- Falta de mão de obra qualificada
Critérios de aceitação:
- O edifício é aprovado na inspeção e cumpre as normas de eficiência energética.
- O projeto é concluído dentro do orçamento e do prazo especificados.
📌Aqui está outro exemplo de organização de um evento: uma conferência anual.
Título do projeto: Conferência Anual do Setor
Objetivos do projeto:
- Organize um evento que promova a marca e sua declaração de missão.
- Crie oportunidades para os participantes se conectarem e interagirem uns com os outros.
Resultados esperados:
- Local da conferência
- Agenda da conferência
- Lista de palestrantes
- Sistema de registro e emissão de bilhetes
- Gerenciamento de eventos no local
- Relatório de avaliação pós-conferência
Inclusões no escopo:
- Seleção e reserva do local
- Recrutamento e gestão de palestrantes
- Solicitação e gestão de patrocínios
- Planejamento e coordenação de eventos
- Logística no local (por exemplo, inscrições, alimentos e bebidas, equipamentos audiovisuais)
Exclusões do escopo:
- Atividades contínuas de marketing e promoção após a conferência
- Eventos de networking pós-conferência
- Publicação dos anais da conferência
Suposições:
- Financiamento adequado disponível para cobrir todos os custos
- As licenças e aprovações necessárias serão obtidas.
- Haverá pessoal suficiente disponível para gerenciar a conferência.
Restrições:
- Orçamento limitado
- Prazo apertado
- Disponibilidade do local
Critérios de aceitação:
- Feedback positivo dos participantes sobre a experiência da conferência
- O evento é concluído dentro do orçamento e do prazo especificados.
Leia também: 15 modelos gratuitos de gerenciamento de projetos
6. Implemente um processo de controle de mudanças
Por fim, você precisa criar uma estrutura para revisar, aprovar ou rejeitar as alterações propostas, de modo que elas estejam alinhadas com os objetivos do projeto e não comprometam seu escopo, cronograma ou orçamento.
Você pode fazer isso criando um sistema de controle de mudanças. Veja como isso funciona:
- Primeiro, crie um comitê (três é um bom número) que analisará todas as solicitações de alteração.
- Em seguida, defina um processo através do qual outros membros da equipe possam solicitar uma alteração no escopo do seu projeto.
- Por fim, analise se a alteração proposta se encaixaria no escopo existente do seu projeto.
Use um formulário, como o ClickUp Forms, para automatizar esse processo. Os membros da equipe podem propor a alteração e justificá-la. O comitê pode então analisá-la e compartilhar sua decisão e justificativa, simplificando todo o processo.
Ao implementar um processo de controle de mudanças, você pode gerenciar com eficácia as mudanças em seu projeto, minimizar riscos e evitar custos desnecessários.
Mantenha seu projeto nos trilhos com uma declaração de escopo (e o ClickUp)
Definir o escopo do trabalho é o primeiro passo para configurar seu projeto para uma entrega bem-sucedida e dentro do prazo. Isso torna a declaração de escopo a melhor amiga dos gerentes de projeto, fornecendo-lhes um roteiro claro que indica o que precisa ser feito, quais riscos devem ser evitados e como.
Ao mesmo tempo, o escopo do seu projeto fica registrado em um documento, enquanto o projeto real é acompanhado em sua ferramenta de gerenciamento de tarefas. Para um fluxo de trabalho mais integrado (e holístico), você pode considerar o uso de uma solução completa, como o ClickUp.
Com o ClickUp, você pode redigir sua declaração do escopo do projeto, converter entregas em tarefas acionáveis e até mesmo controlar o tempo. É uma solução abrangente para gerenciar tudo, desde declarações do escopo do projeto até tarefas e esforços de mitigação de riscos.
Inscreva-se gratuitamente no ClickUp e veja como ele simplifica o gerenciamento e a execução do escopo do projeto.