Você já iniciou um projeto e acabou vendo-o se desviar completamente do curso? Isso é o desvio de escopo em ação, e é uma armadilha comum na maioria dos projetos - desde o desenvolvimento de software e marketing até a construção, maquinário pesado e até mesmo iniciativas do setor público.
A McKinsey descobriu que apenas um em cada 200 projetos de TI atendeu a todos os três critérios de sucesso do projeto (orçamento, cronograma e benefícios).
Mas há uma solução. Um plano de gerenciamento de escopo bem elaborado pode manter seu projeto no caminho certo e economizar dinheiro.
Deseja evitar as consequências onerosas de atrasos no projeto e desvios de escopo ? Esta prática lista de verificação descreve as etapas para criar a declaração de escopo do projeto perfeita para qualquer setor.
Entendendo a declaração do escopo do projeto
A declaração do escopo do projeto é um documento formal que delineia os limites de um projeto e define o que está e o que não está incluído. Ela garante que a equipe do projeto entenda seus objetivos, entregáveis e restrições.
Uma declaração do escopo do projeto normalmente contém quatro elementos principais:
- Objetivos do projeto: Metas e resultados específicos que o projeto pretende alcançar
- Entregáveis: Resultados "tangíveis" que serão produzidos
- Inclusões (e exclusões) do escopo: Tarefas, atividades ou componentes específicos do projeto que estão (e não estão) incluídos no projeto
- Restrições: Limitações ou restrições que podem afetar o projeto
Criar uma declaração de escopo do projeto bem definida pode ajudar a evitar desvios de escopo e manter o projeto no caminho certo. Uma declaração do escopo do projeto serve para os seguintes propósitos:
- Reduz os riscos: Ao definir claramente os limites do projeto, ela ajuda a mitigar os riscos associados a desvios de escopo, custos excedentes e atrasos no cronograma
- Aumenta a eficiência: Como você sabe o que é crucial logo no início, pode alocar recursos e gerenciar melhor o orçamento
- Mantém as partes interessadas satisfeitas: Como todos concordam desde o início com os resultados do projeto, você pode minimizar conflitos e desvios de escopo no futuro
- Serve como ponto de referência: Quando surgem incertezas ou os membros da equipe mudam, a declaração do escopo do projeto pode ser uma fonte confiável de verdade
Em resumo, uma declaração de escopo do projeto proporciona clareza, direção e controle, levando à conclusão do projeto dentro do prazo e do orçamento.
Como escrever uma declaração do escopo do projeto (com exemplos)
Agora que já vimos o que é uma declaração do escopo do projeto e por que você precisa de uma, vamos ver como você pode criá-la para obter uma direção mais precisa do projeto e um melhor alinhamento da equipe. Também examinaremos como as ferramentas de gerenciamento de projetos, como ClickUp pode apoiar o processo, ajudando as equipes a organizar tarefas, acompanhar o progresso e colaborar de forma eficiente.
Aqui está um resumo rápido das principais etapas:
**Lista de verificação para criar uma declaração de escopo do projeto
- Determinar o objetivo do projeto
- Elaborar um plano de recursos
- Listar os entregáveis
- Identificar as restrições do projeto
- Elaborar a declaração do escopo do projeto
- Implementar um processo de controle de mudanças
Agora, vamos explorar isso em detalhes.
Leia também: lista de verificação de gerenciamento de projetos de 9 pontos para gerentes
1. Descubra seus "o que" e "por que
Entender o propósito do seu projeto é fundamental para criar uma declaração de escopo clara e convincente (e para o sucesso do projeto). Isso envolve identificar os objetivos do projeto, as necessidades comerciais e os resultados desejados.
Aqui estão algumas perguntas que você pode fazer a si mesmo durante esse estágio:
- Que problema o projeto está resolvendo?
- Quais são os resultados ou benefícios desejados?
- Como esse projeto se alinha com as metas gerais da organização?
Esta etapa é a sua Estrela Polar, que orienta suas escolhas e decisões à medida que você molda o plano do projeto. Reúna toda a sua equipe de projeto (ou pelo menos os principais participantes do projeto envolvidos) durante essa etapa. Não só os diferentes membros da equipe trarão perspectivas diversas para a discussão, mas quando você envolve alguém desde o início, essa pessoa também se sentirá mais interessada no resultado do projeto.
Use uma ferramenta de quadro branco virtual para tornar a discussão mais interativa (principalmente se for uma equipe remota ou híbrida). Por exemplo, o Modelo de quadro branco do escopo do projeto ClickUp pode ajudá-lo a fazer um brainstorming em equipe e criar um rascunho do escopo do projeto.
Faça um brainstorming do escopo do seu projeto com o modelo de quadro branco do escopo do projeto ClickUp
O modelo é uma ferramenta visual e colaborativa projetada para organizar e gerenciar todos os aspectos do escopo do seu projeto. Ele oferece um espaço centralizado para monitorar as atividades, os recursos, os entregáveis e os cronogramas do projeto, garantindo que nada seja esquecido. Ele vem com caixas separadas para cada uma das etapas do plano do escopo do projeto:
- Informações: Reúna todos os dados e fatos relevantes que moldarão o projeto. Isso garante que todos, inclusive o gerente de projeto, tenham acesso às mesmas informações fundamentais
- Justificativa: Explicar a lógica por trás de cada decisão tomada ao longo do projeto. Isso ajuda a alinhar os membros da equipe com o objetivo e a direção do projeto
- Escopo: Defina o escopo do projeto - o que está incluído e excluído do projeto. Isso garante a clareza dos limites e evita mal-entendidos
- **Objetivos: declarar os resultados e metas desejados do projeto. Isso ajuda a orientar o progresso do projeto e a medir seu sucesso
- Entregáveis: Especificar os produtos ou resultados tangíveis que o projeto produzirá. Eles servem de referência para o acompanhamento do progresso e da conclusão
- Exclusões:Descreva o que não faz parte do projeto para evitar desvios de escopo. Esta seção define as expectativas do que não será abordado ou entregue
- Suposições: Identifique as suposições subjacentes e os possíveis vieses que afetam o projeto. Reconhecê-las ajuda a antecipar riscos e a planejar contingências
Isso estabelece uma base sólida para o restante do processo de planejamento do projeto proporcionando mais clareza ao alocar recursos ou delinear o plano do projeto.
📌Exemplo:
Digamos que você seja uma empresa de construção que precisa reformar um prédio de escritórios. Veja quais seriam seus "porquês" (objetivos):
**Melhorar a eficiência energética, a funcionalidade e a estética do edifício para atender às necessidades variáveis dos locatários e reduzir os custos operacionais
2. Faça um plano de recursos
Depois de definir os objetivos do seu projeto, é hora de avaliar os recursos necessários para alcançá-los. Seus requisitos do projeto podem incluir a identificação das pessoas, dos equipamentos, dos materiais e do orçamento necessários.
Envolva as principais partes interessadas ao elaborar esse plano para garantir que todos sejam ouvidos, principalmente se estiver trabalhando com equipes multifuncionais. Outra prática recomendada é o planejamento de contingências. Isso pode ser tão simples quanto levar em conta um funcionário em férias durante o período do projeto ou algo mais grave, como atrasos na aprovação do governo ou na logística de materiais.
Além disso, ao planejar os custos e os recursos do projeto com antecedência, você terá uma compreensão mais clara dos requisitos do projeto, o que o ajudará a mantê-lo dentro do orçamento.
Leia também: 20 Funções-chave do projeto e seu impacto no sucesso do projeto 📌Exemplo:
Para o exemplo da reforma de um prédio de escritórios para que seja eficiente em termos de energia, veja o que seu plano de alocação de recursos incluiria:
- Recursos humanos: Arquitetos, encanadores, eletricistas, trabalhadores da construção civil, gerentes de local e assim por diante
- Equipamentos e materiais: Equipamentos de construção, materiais de construção, suprimentos elétricos e assim por diante
- Orçamento: Custo de construção, honorários de arquitetos e engenheiros, custo de materiais, custos de mão de obra e fundo de emergência
- Cronogramas: Principais marcos, planos de mudança e muito mais
3. Liste os produtos a serem entregues
Esses são os resultados concretos que serão entregues aos patrocinadores e clientes do projeto no final do projeto. Eles também são sua referência para medir o sucesso do projeto e se ele está no caminho certo. Duas coisas importantes a se ter em mente ao determinar os entregáveis do projeto são:
- Certificar-se de que os entregáveis sejam realistas e alcançáveis dentro das restrições do projeto
- Associar cada entregável a um prazo ou cronograma específico - marcos do projeto que você pode usar para monitorar se um projeto será entregue no prazo
Definir as tarefas específicas incluídas (dentro do escopo) e excluídas (fora do escopo) do projeto nesta etapa.
📌Exemplo:
Aqui estão alguns entregáveis de que seu prédio de escritórios renovado e com eficiência energética precisaria:
- Aprovação da licença: Obter as licenças e aprovações necessárias das autoridades locais (um mês)
- Eficiência energética aprimorada: Iluminação, construção sustentável, painéis solares, etc. (três meses)
- Interiores atualizados: Decoração moderna, quartos atualizados e mudanças de layout (dois meses)
- Certificado de conclusão: Obtenção de um certificado de conclusão do inspetor de construção (uma semana)
O trabalho fora do escopo pode incluir a mobília do espaço do escritório, paisagismo e outros - embora relacionados à renovação do escritório, eles não fazem parte do seu projeto.
Embora essa seja uma lista básica, sugerimos que se aprofunde em sua lista de verificação de gerenciamento de projetos. Você pode usar uma ferramenta como Listas de verificação do ClickUp para criar listas hierárquicas, garantindo que nenhuma pedra seja deixada de lado e que nenhuma tarefa seja esquecida.
Documente suas entregas com o ClickUp Checklists
A melhor coisa sobre listas de verificação de tarefas é que elas são mais do que uma simples lista. Você pode:
- Atribuir um item específico da lista a alguém
- Usar comentários para adicionar mais contexto sobre o item
- Aninhar itens da lista para melhor categorização
O melhor de tudo é que você pode salvar as listas de verificação como modelos para reutilizá-las em projetos futuros.
Dica profissional: Por que parar em apenas listas de verificação para suas entregas? Você também pode criar um modelo de lista de verificação que sua equipe pode duplicar e usar para cada declaração de escopo do projeto - simplificando e padronizando a escopo do projeto processo e estrutura.
4. Identifique as restrições do projeto
Você sabe quais são seus entregáveis. É hora de descobrir o que o está impedindo de realizá-los. Isso pode ser uma restrição de tempo (pressão para concluir um projeto dentro de um prazo limitado sem afetar a qualidade do trabalho), uma restrição de orçamento (dar ao cliente o que ele precisa, mas dentro do orçamento alocado) ou até mesmo uma restrição de recursos (encontrar a equipe certa para o trabalho).
Ao identificar esses problemas no início da fase do projeto, você pode desenvolver estratégias para atenuar seu impacto durante o ciclo de vida do projeto e garantir que ele seja concluído com êxito.
📌Exemplo:
Você pode encontrar algumas restrições ao iniciar o projeto de renovação do seu escritório.
- A necessidade de concluir a reforma fora do horário comercial para minimizar o transtorno para os locatários
- Disponibilidade limitada de trabalhadores especializados em construção civil na área
- Resistência dos locatários à realocação temporária durante as reformas
- Conformidade com os padrões e regulamentos de construção ecológica
5. Elabore a declaração do escopo do seu projeto
Agora que você estabeleceu as metas, os recursos e os possíveis desafios do seu projeto, é hora de consolidar suas descobertas em uma declaração formal do escopo do projeto. Esse documento servirá como um roteiro para o seu projeto, delineando os parâmetros do projeto: entregáveis, cronogramas e muito mais.
O documento do escopo do projeto incluirá seções separadas para objetivos, entregáveis (com cronogramas), exclusões, exclusões de premissas e restrições. Aqui estão algumas dicas para redigir sua declaração de escopo:
- Use uma linguagem clara e concisa para evitar ambiguidade
- Defina claramente quaisquer termos técnicos ou acrônimos que possam não ser familiares às partes interessadas
- Divida o escopo em componentes menores e mais gerenciáveis
Por fim, compartilhe a versão preliminar da declaração do escopo com as partes interessadas relevantes e obtenha o feedback delas.
Veja o que um cliente tem a dizer sobre como o ClickUp aprimora o planejamento de projetos:
O ClickUp pode ser adaptado para quase qualquer necessidade de gerenciamento de projetos _. Ele é técnico o suficiente para lidar com grandes projetos interdepartamentais anuais, mas personalizável para funcionar como uma simples lista de verificação diária
Kaylee Hatch, gerente de marca, Home Care Pulse
Se esta é a primeira vez que você cria uma declaração de escopo ou se deseja aprimorá-la, o Modelo de plano de gerenciamento de escopo do ClickUp pode ser útil.
Basta preencher o modelo de plano de gerenciamento de escopo do ClickUp para obter um escopo de projeto limpo e padronizado
Este modelo modelo de escopo do projeto fornece uma abordagem estruturada para criar e gerenciar sua declaração de escopo e inclui seções para:
- Metas do projeto: Definir os objetivos do projeto para manter todos focados nos resultados desejados
- **Declaração do problema: identifique o problema central que o projeto abordará para justificar sua necessidade
- Tarefas dentro do escopo/fora do escopo: Esclareça quais tarefas estão incluídas ou excluídas para evitar desvios de escopo
- Entregáveis: Liste os resultados tangíveis esperados em cada estágio do projeto
- **Aprovação: Defina os critérios para obter a aprovação das partes interessadas para garantir a validação formal
Este modelo de escopo de projeto organiza todas as informações relacionadas ao escopo em um único lugar, ajudando os gerentes a gerenciar as mudanças de forma eficiente e garantindo que os projetos permaneçam dentro do prazo e do orçamento.
Mais, Recursos de colaboração do ClickUp -comentários, tags e edição em tempo real- facilitam o trabalho conjunto da sua equipe no documento.
Torne a comunicação da equipe assíncrona e contextualizada com os recursos de colaboração do ClickUp
📌Exemplo:
Veja como seria o seu escopo final da declaração do projeto:
Título do projeto: Projeto de modernização do prédio de escritórios
**Objetivos do projeto
- Melhorar a eficiência energética do edifício
- Aprimorar a funcionalidade do edifício para atender às necessidades dos locatários modernos
Entregáveis:
- Espaços de escritório reformados com acabamentos e layouts atualizados
- Melhoria na iluminação com eficiência energética
- Sistema de segurança aprimorado
- Áreas comuns atualizadas (por exemplo, lobby, banheiros)
**Inclusões do escopo
- Reparos estruturais
- Atualizações de sustentabilidade
- Design de interiores e acabamentos
**Exclusões de escopo
- Aquisição de móveis e equipamentos
- Atividades de marketing e leasing
Premissas:
- As licenças e aprovações necessárias serão obtidas prontamente
- A integridade estrutural do edifício é sólida
- Há financiamento adequado disponível para concluir o projeto
**Restrições:
- Prazo apertado de seis meses
- Falta de mão de obra qualificada
**Critérios de aceitação
- O edifício passa na inspeção e atende aos padrões de eficiência energética
- O projeto é concluído dentro do orçamento e do cronograma especificados
aqui está outro exemplo de organização de um evento: uma conferência anual.
Título do projeto: Conferência anual do setor
Objetivos do projeto:
- Organizar um evento que promova a marca e sua declaração de missão
- Criar oportunidades para que os participantes se conectem e se relacionem uns com os outros
Produtos a serem entregues:
- Local da conferência
- Agenda da conferência
- Lista de palestrantes
- Sistema de registro e emissão de bilhetes
- Gerenciamento de eventos no local
- Relatório de avaliação pós-conferência
Inclusões do escopo:
- Seleção e reserva do local do evento
- Recrutamento e gerenciamento de palestrantes
- Solicitação e gerenciamento de patrocínio
- Planejamento e coordenação de eventos
- Logística no local (por exemplo, registro, alimentos e bebidas, equipamento audiovisual)
**Exclusões de escopo
- Atividades contínuas de marketing e promoção após a conferência
- Eventos de networking pós-conferência
- Publicação dos anais da conferência
**Premissas
- Há financiamento adequado disponível para cobrir todos os custos
- As permissões e aprovações necessárias serão obtidas
- Haverá equipe suficiente disponível para gerenciar a conferência
**Restrições
- Orçamento limitado
- Prazo apertado
- Disponibilidade do local
Critérios de aceitação:
- Feedback positivo dos participantes sobre a experiência da conferência
- O evento é concluído dentro do orçamento e do cronograma especificados
Leia também: 15 modelos gratuitos de gerenciamento de projetos
6. Implemente um processo de controle de mudanças
Por fim, você precisa criar uma estrutura para revisar, aprovar ou rejeitar as alterações propostas - para que elas se alinhem aos objetivos do projeto e não comprometam seu escopo, cronograma ou orçamento.
Isso pode ser feito por meio da criação de um sistema de controle de mudanças. Veja como isso funciona:
- Primeiro, crie um comitê (três é um bom número) que analisará todas as solicitações de alteração
- Em seguida, defina um processo pelo qual outros membros da equipe possam solicitar uma alteração no escopo do projeto
- Por fim, analise se a alteração proposta se encaixa no escopo existente do projeto
Use um formulário do tipo Formulários ClickUp -para automatizar esse processo. Os membros da equipe podem propor a alteração e justificá-la. O comitê pode então analisá-la e compartilhar sua decisão e justificativa, simplificando todo o processo.
Padronize seu processo de controle de mudanças com o ClickUp Forms
Ao implementar um processo de controle de mudanças, você pode gerenciar com eficácia as mudanças no seu projeto, minimizar os riscos e evitar custos desnecessários.
Mantenha seu projeto no caminho certo com uma declaração de escopo (e o ClickUp)
Definindo o escopo do trabalho é a primeira etapa para configurar seu projeto para uma entrega bem-sucedida e dentro do prazo. Isso faz com que uma declaração de escopo seja a melhor amiga dos gerentes de projeto - dando-lhes um roteiro claro que informa o que precisa ser feito, quais riscos devem ser evitados e como.
Ao mesmo tempo, o escopo do seu projeto fica em um documento, enquanto o projeto real é monitorado na sua ferramenta de gerenciamento de tarefas. Para obter um fluxo de trabalho mais contínuo (e holístico), você pode considerar o uso de uma solução completa como o ClickUp.
Com o ClickUp, você pode redigir a declaração do escopo do projeto, converter os entregáveis em tarefas acionáveis e até mesmo monitorar o tempo. É uma solução abrangente para gerenciar tudo, desde declarações de escopo do projeto até tarefas e esforços de mitigação de riscos. Registre-se no ClickUp gratuitamente e veja como ele simplifica o gerenciamento e a execução do escopo do projeto.