Você já começou um projeto e viu ele se desviar completamente do curso? A expansão do escopo pode ser a culpada, e é uma armadilha comum na maioria dos projetos — desde desenvolvimento de software e marketing até construção, maquinário pesado e até mesmo iniciativas do setor público.
Mas há uma solução. Um plano de gerenciamento de escopo bem elaborado pode manter seu projeto nos trilhos e economizar dinheiro.
Esta prática lista de verificação descreve as etapas para criar a declaração de escopo de projeto perfeita para qualquer setor.
Entendendo a Declaração de Escopo do Projeto
Uma declaração de escopo do projeto é um documento formal que delineia os limites do projeto e define o que está e o que não está incluído. Ela garante que a equipe do projeto compreenda suas metas, entregas e restrições.
Uma declaração de escopo de projeto normalmente contém quatro elementos-chave:
- Objetivos do projeto: Metas e resultados específicos que o projeto visa alcançar
- Entregáveis: Resultados “tangíveis” que serão produzidos
- Inclusões (e exclusões) do escopo: Tarefas, atividades ou componentes específicos do projeto que estão (e não estão) incluídos no projeto
- Restrições: Limitações ou restrições que podem afetar o projeto
A criação de uma declaração de escopo de projeto bem definida pode ajudar a evitar o aumento indesejado do escopo e manter o projeto nos trilhos. Uma declaração de escopo de projeto tem as seguintes finalidades:
- Reduz riscos: Ao definir claramente os limites do projeto, ajuda a mitigar os riscos associados a desvios de escopo, excedentes de custos e atrasos no cronograma
- Aumenta a eficiência: como você sabe o que é essencial logo no início, pode alocar recursos e gerenciar melhor seu orçamento
- Mantém as partes interessadas satisfeitas: como todos concordam antecipadamente com os resultados esperados do projeto, você pode minimizar conflitos e o aumento do escopo ao longo do processo
- Serve como ponto de referência: quando surgem incertezas ou ocorrem mudanças na equipe, a declaração de escopo do projeto pode ser uma fonte confiável de informação
Em resumo, uma declaração de escopo do projeto proporciona clareza, orientação e controle, levando à conclusão do projeto dentro do prazo e do orçamento.
Como redigir uma declaração de escopo do projeto (com exemplos)
Agora que vimos o que é uma declaração de escopo de projeto e por que você precisa dela, vamos ver como você pode criar uma para obter uma direção mais precisa do projeto e um melhor alinhamento da equipe. Também examinaremos como ferramentas de gerenciamento de projetos, como o ClickUp, podem apoiar o processo, ajudando as equipes a organizar tarefas, acompanhar o progresso e colaborar com eficiência.
Aqui está um breve resumo das etapas principais:
Lista de verificação resumida para criar uma declaração de escopo do projeto
- Determine o objetivo do projeto
- Elabore um plano de recursos
- Liste os resultados esperados
- Identifique as restrições do projeto
- Elabore sua declaração de escopo do projeto
- Implemente um processo de controle de mudanças
Agora, vamos explorar isso em detalhes.
1. Identifique o “o quê” e o “porquê”
Compreender o propósito do seu projeto é fundamental para criar uma declaração de escopo clara e convincente (e para o sucesso do projeto). Isso envolve identificar os objetivos do projeto, as necessidades de negócios e os resultados desejados.
Aqui estão algumas perguntas que você pode se fazer durante esta etapa:
- Que problema o projeto está resolvendo?
- Quais são os resultados ou benefícios desejados?
- Como este projeto se alinha às metas gerais da organização?
Esta etapa é o seu norte, orientando suas escolhas e decisões à medida que você define o plano do projeto. Envolva toda a equipe do projeto (ou, pelo menos, as principais partes interessadas envolvidas) durante esta fase. Não só os diferentes membros da equipe trarão perspectivas diversas para a discussão, mas, ao envolver alguém desde o início, essa pessoa também se sentirá mais comprometida com o resultado do projeto.
Use uma ferramenta de quadro branco virtual para tornar a discussão mais interativa (especialmente se você estiver em uma equipe remota ou híbrida). Por exemplo, o modelo de quadro branco de escopo de projeto do ClickUp pode ajudar você a fazer um brainstorming em equipe e criar um rascunho do escopo do seu projeto.
O modelo é uma ferramenta visual e colaborativa projetada para organizar e gerenciar todos os aspectos do escopo do seu projeto. Ele oferece um espaço centralizado para acompanhar as atividades, os recursos, os resultados esperados e os cronogramas do projeto, garantindo que nada seja esquecido. Ele vem com campos separados para cada uma das etapas do seu plano de escopo do projeto:
- Informações: Reúna todos os dados e fatos relevantes que definirão o projeto. Isso garante que todos, incluindo o gerente de projeto, tenham acesso às mesmas informações básicas
- Justificativa: Explique a lógica por trás de cada decisão tomada ao longo do projeto. Isso ajuda a alinhar os membros da equipe com o objetivo e a direção do projeto
- Escopo: Defina o escopo do projeto — o que está incluído e o que está excluído do projeto. Isso garante clareza quanto aos limites e evita mal-entendidos
- Objetivos: Defina os resultados e metas desejados do projeto. Isso ajuda a orientar o andamento do projeto e a avaliar seu sucesso
- Entregáveis: Especifique os resultados tangíveis que o projeto irá produzir. Eles servem como referências para acompanhar o progresso e a conclusão
- Exclusões: Descreva o que não faz parte do projeto para evitar o aumento indesejado do escopo. Esta seção define as expectativas sobre o que não será abordado ou entregue
- Suposições: Identifique as suposições subjacentes e os possíveis vieses que afetam o projeto. Reconhecê-los ajuda a antecipar riscos e a planejar contingências
Isso estabelece uma base sólida para o restante do processo de planejamento do projeto, proporcionando maior clareza ao alocar recursos ou delinear o plano do projeto.
📌Exemplo:
Digamos que você seja uma empresa de construção que precisa reformar um prédio comercial. Aqui estão quais seriam seus “porquês” (objetivos):
Melhorar a eficiência energética, a funcionalidade e a estética do edifício para atender às necessidades em constante mudança dos inquilinos e reduzir os custos operacionais.
2. Elabore um plano de recursos
Depois de definir os objetivos do seu projeto, é hora de avaliar os recursos necessários para alcançá-los. Os requisitos do seu projeto podem incluir a identificação das pessoas, equipamentos, materiais e orçamento necessários.
Envolva as principais partes interessadas ao elaborar esse plano para garantir que todos sejam ouvidos, especialmente se você estiver trabalhando com equipes multifuncionais. Outra prática recomendada é planejar contingências. Isso pode ser algo tão simples quanto levar em conta um funcionário em férias durante o período do projeto ou algo mais grave, como atrasos na aprovação governamental ou na logística de materiais.
Além disso, ao planejar os custos e recursos do projeto antecipadamente, você terá uma compreensão mais clara de seus requisitos, o que o ajudará a mantê-lo dentro do orçamento.
📌Exemplo:
No exemplo da reforma de um prédio comercial para torná-lo energeticamente eficiente, eis o que seu plano de alocação de recursos incluiria:
- Recursos humanos: Arquitetos, encanadores, eletricistas, trabalhadores da construção civil, gerentes de obra e assim por diante
- Equipamentos e materiais: equipamentos de construção, materiais de construção, materiais elétricos e assim por diante
- Orçamento: Custo de construção, honorários de arquitetos e engenheiros, custo de materiais, custos de mão de obra e fundo de emergência
- Cronogramas: Principais marcos, planos de turnos e muito mais
3. Liste os resultados esperados
Esses são os resultados concretos que serão entregues aos patrocinadores e clientes do projeto no final do projeto. Eles também são sua referência para medir o sucesso do projeto e verificar se ele está no caminho certo. Duas coisas importantes a ter em mente ao definir os resultados do projeto são:
- Garantir que os resultados esperados sejam realistas e alcançáveis dentro das restrições do projeto
- Associar cada entrega a um prazo ou cronograma específico — marcos do projeto que você pode usar para acompanhar se o projeto será entregue dentro do prazo
Defina as tarefas específicas incluídas (dentro do escopo) e excluídas (fora do escopo) do projeto nesta fase.
📌Exemplo:
Aqui estão alguns resultados esperados que seu prédio de escritórios renovado e energeticamente eficiente precisaria:
- Aprovação de licenças: Obtenção das licenças e aprovações necessárias junto às autoridades locais (um mês)
- Melhoria da eficiência energética: Iluminação, construção sustentável, painéis solares, etc. (três meses)
- Reformas internas: decoração moderna, quartos renovados e mudanças no layout (dois meses)
- Certificado de conclusão: Obter um certificado de conclusão do inspetor de obras (uma semana)
Trabalhos fora do escopo podem incluir o mobiliário do espaço de escritório, paisagismo e similares — embora estejam relacionados à reforma do escritório, eles não fazem parte do seu projeto.
Embora esta seja uma lista básica, sugerimos que você aprofunde sua lista de verificação de gerenciamento de projetos. Você pode usar uma ferramenta como o ClickUp Checklists para criar listas hierárquicas — garantindo que nada seja deixado de lado e que nenhuma tarefa seja esquecida.
A melhor coisa sobre listas de verificação de tarefas é que elas são mais do que uma simples lista. Você pode:
- Atribua um item específico da lista a alguém
- Use comentários para adicionar mais contexto sobre o item
- Aninhe os itens da lista para uma melhor categorização
E o melhor de tudo: salve as listas de verificação como modelos para reutilizá-las em projetos futuros.
💡 Dica profissional: Por que se limitar apenas a listas de verificação para seus entregáveis? Você também pode criar um modelo de lista de verificação que sua equipe possa duplicar e usar para cada declaração de escopo de projeto — simplificando e padronizando o processo e a estrutura do escopo do projeto.
4. Identifique as restrições do projeto
Você sabe quais são os seus resultados esperados. É hora de descobrir o que está impedindo você de alcançá-los. Isso pode ser uma restrição de tempo (pressão para concluir um projeto dentro de um prazo limitado sem comprometer a qualidade do trabalho), uma restrição de orçamento (oferecer ao cliente o que ele precisa, mas dentro do orçamento alocado) ou até mesmo uma restrição de recursos (encontrar a equipe certa para o trabalho).
Ao identificar essas questões no início da fase do projeto, você pode desenvolver estratégias para mitigar seu impacto durante o ciclo de vida do projeto e garantir que ele seja concluído com sucesso.
📌Exemplo:
Você pode encontrar algumas restrições ao iniciar seu projeto de reforma do escritório.
- A necessidade de concluir a reforma fora do horário comercial para minimizar os transtornos aos inquilinos
- Disponibilidade limitada de trabalhadores qualificados da construção civil na região
- Resistência dos inquilinos à realocação temporária durante as reformas
- Conformidade com normas e regulamentos de construção sustentável
5. Elabore a declaração de escopo do seu projeto
Agora que você definiu as metas, os recursos e os possíveis desafios do seu projeto, é hora de consolidar suas conclusões em uma declaração formal do escopo do projeto. Esse documento servirá como um roteiro para o seu projeto, delineando seus parâmetros — entregas, cronogramas e muito mais.
Seu documento de escopo do projeto incluirá seções separadas para objetivos, entregas (com cronogramas), exclusões, premissas e restrições. Aqui estão algumas dicas para redigir sua declaração de escopo:
- Use uma linguagem clara e concisa para evitar ambiguidades
- Defina claramente quaisquer termos técnicos ou siglas que possam ser desconhecidos para as partes interessadas
- Divida o escopo em componentes menores e mais fáceis de gerenciar
Por fim, compartilhe a versão preliminar da declaração de escopo com as partes interessadas relevantes e obtenha o feedback delas.
Veja o que um cliente disse sobre como o ClickUp aprimora o planejamento de projetos:
O ClickUp pode ser adaptado a praticamente qualquer necessidade de gerenciamento de projetos . É suficientemente avançado para lidar com grandes projetos interdepartamentais que se estendem por vários anos, mas também personalizável para funcionar como uma simples lista de verificação diária.
O ClickUp pode ser adaptado a praticamente qualquer necessidade de gerenciamento de projetos . É suficientemente avançado para lidar com grandes projetos interdepartamentais que se estendem por vários anos, mas também personalizável para funcionar como uma simples lista de verificação diária.
Se esta é a primeira vez que você cria uma declaração de escopo ou se deseja aprimorá-la, o modelo de plano de gerenciamento de escopo do ClickUp pode ser útil.
Este modelo de escopo de projeto oferece uma abordagem estruturada para criar e gerenciar sua declaração de escopo e inclui seções para:
- Metas do projeto: Defina os objetivos do projeto para manter todos focados nos resultados desejados
- Descrição do problema: Identifique a questão central que o projeto abordará para justificar sua necessidade
- Tarefas dentro/fora do escopo: Esclareça quais tarefas estão incluídas ou excluídas para evitar o aumento indesejado do escopo
- Entregáveis: Liste os resultados tangíveis esperados em cada etapa do projeto
- Aprovação: Defina os critérios para obter a aprovação das partes interessadas, a fim de garantir a validação formal
Este modelo de escopo de projeto organiza todas as informações relacionadas ao escopo em um único local, ajudando os gerentes a gerenciar mudanças com eficiência e garantindo que os projetos sejam concluídos dentro do prazo e do orçamento.
Além disso, os recursos de colaboração do ClickUp — comentários, tags e edição em tempo real — facilitam o trabalho conjunto da sua equipe no documento.
📌Exemplo:
Veja como ficaria sua declaração final do escopo do projeto:Título do projeto: Projeto de Modernização do Edifício de Escritórios
Objetivos do projeto:
- Melhorar a eficiência energética do edifício
- Melhore a funcionalidade do edifício para atender às necessidades dos inquilinos modernos
Entregáveis:
- Espaços de escritório renovados com acabamentos e layouts atualizados
- Iluminação com maior eficiência energética
- Sistema de segurança aprimorado
- Áreas comuns atualizadas (por exemplo, saguão, banheiros)
Inclusões no escopo:
- Reparos estruturais
- Melhorias em sustentabilidade
- Design de interiores e acabamentos
Exclusões do escopo:
- Aquisição de móveis e equipamentos
- Atividades de marketing e locação
Premissas:
- As licenças e aprovações necessárias serão obtidas prontamente
- A integridade estrutural do edifício está em boas condições
- Há financiamento adequado disponível para concluir o projeto
Restrições:
- Prazo apertado de seis meses
- Falta de mão de obra qualificada
Critérios de aceitação:
- O edifício é aprovado na inspeção e atende aos padrões de eficiência energética
- O projeto é concluído dentro do orçamento e do prazo especificados
📌Aqui está outro exemplo de organização de um evento: uma conferência anual.
Título do projeto: Conferência Anual do Setor
Objetivos do projeto:
- Organize um evento que promova a marca e sua declaração de missão
- Crie oportunidades para que os participantes se conectem e interajam uns com os outros
Entregáveis:
- Local da conferência
- Agenda da conferência
- Lista de palestrantes
- Sistema de registro e emissão de ingressos
- Gerenciamento de eventos no local
- Relatório de avaliação pós-conferência
Inclusões no escopo:
- Seleção e reserva do local
- Recrutamento e gestão de palestrantes
- Solicitação e gestão de patrocínios
- Planejamento e coordenação de eventos
- Logística no local (por exemplo, inscrições, alimentação e bebidas, equipamentos audiovisuais)
Exclusões do escopo:
- Atividades contínuas de marketing e promoção após a conferência
- Eventos de networking pós-conferência
- Publicação dos anais da conferência
Premissas:
- Há financiamento adequado disponível para cobrir todos os custos
- As licenças e aprovações necessárias serão obtidas
- Haverá pessoal suficiente disponível para gerenciar a conferência
Restrições:
- Orçamento limitado
- Prazo apertado
- Disponibilidade do local
Critérios de aceitação:
- Feedback positivo dos participantes sobre a experiência na conferência
- O evento é concluído dentro do orçamento e do cronograma especificados
Leia também: 15 modelos gratuitos de gerenciamento de projetos
6. Implemente um processo de controle de mudanças
Por fim, você precisa criar uma estrutura para revisar, aprovar ou rejeitar as alterações propostas — de modo que elas estejam alinhadas com os objetivos do projeto e não comprometam seu escopo, cronograma ou orçamento.
Você pode fazer isso criando um sistema de controle de mudanças. Veja como isso funciona:
- Primeiro, crie um comitê (três é um bom número) que analisará todas as solicitações de mudança
- Em seguida, defina um processo pelo qual outros membros da equipe possam solicitar uma alteração no escopo do seu projeto
- Por fim, analise se a mudança proposta se encaixaria no escopo existente do seu projeto
Use um formulário — como o ClickUp Forms — para automatizar esse processo. Os membros da equipe podem propor a alteração e justificá-la. O comitê pode então analisá-la e compartilhar sua decisão e justificativa, agilizando todo o processo.
Ao implementar um processo de controle de mudanças, você pode gerenciar com eficácia as alterações no seu projeto, minimizar riscos e evitar custos desnecessários.
Mantenha seu projeto nos trilhos com uma declaração de escopo (e o ClickUp)
Definir o escopo do trabalho é o primeiro passo para preparar seu projeto para uma entrega bem-sucedida e dentro do prazo. Isso torna a declaração de escopo a melhor aliada dos gerentes de projeto — fornecendo-lhes um roteiro claro que indica o que precisa ser feito, quais riscos devem ser evitados e como.
Ao mesmo tempo, o escopo do seu projeto fica registrado em um documento, enquanto o projeto em si é acompanhado na sua ferramenta de gerenciamento de tarefas. Para um fluxo de trabalho mais integrado (e holístico), você pode considerar o uso de uma solução completa como o ClickUp.
Com o ClickUp, você pode elaborar sua declaração de escopo do projeto, converter entregas em tarefas executáveis e até mesmo controlar o tempo. É uma solução abrangente para gerenciar tudo, desde declarações de escopo de projetos até tarefas e esforços de mitigação de riscos.
Cadastre-se gratuitamente no ClickUp e veja como ele simplifica o gerenciamento e a execução do escopo do projeto.