Você está trabalhando em uma apresentação importante para um cliente e precisa de imagens de alta qualidade de seus produtos para fazer sua apresentação brilhar.
Mas sua pasta de imagens está cheia de arquivos digitais aleatórios, sem descrições, categorias ou tags. 😞
É exatamente nesse momento que você precisa de um fluxo de trabalho de gerenciamento de ativos digitais (DAM). Ele fornece um processo claro e estruturado para carregar, organizar e acessar ativos digitais com eficiência.
Nesta postagem do blog, discutiremos o que é um fluxo de trabalho de gerenciamento de ativos digitais e como criar um para sua organização. Vamos começar!
O que é fluxo de trabalho de gerenciamento de ativos digitais?
Um fluxo de trabalho de gerenciamento de ativos digitais é uma sequência de etapas que movem um ativo ao longo de seu ciclo de vida - da concepção à conclusão. Ele envolve atividades de gerenciamento de ativos, como criação, categorização, organização, revisão, aprovação, armazenamento, recuperação e distribuição
Pense nos fluxos de trabalho do Digital Asset Management como uma lista de itens de ação para gerenciar ativos digitais. Ela delineia uma estrutura para concluir seus projetos com êxito. Veja um exemplo:
Digamos que sua equipe de marketing precise de gráficos para uma nova campanha. É assim que o fluxo de trabalho de gerenciamento de ativos digitais pode se parecer👇
- Criação de ativos: Os designers gráficos criam imagens para a campanha do produto
- Carregamento: A equipe faz upload de arquivos brutos para o sistema de gerenciamento de ativos digitais
- Criação de metadados: A equipe adiciona tags e descrições de imagens relevantes, como nomes e usos do produto e da campanha (mídia social, impressão etc.)
- Organização: Os ativos são classificados com base em critérios predefinidos - campanha, linha de produtos ou tipo de conteúdo
- Aprovação: A equipe de marketing analisa o conteúdo, edita e aprova o design
- Distribuição: A equipe de design compartilha os arquivos finais com a equipe de marketing
- Arquivamento: Após o término da campanha, as imagens são removidas das buscas ativas e arquivadas no banco de dados de marketing da empresa
Qual é a finalidade de um fluxo de trabalho DAM?
Os fluxos de trabalho de DAM facilitam o gerenciamento de ativos digitais.
Eles definem responsabilidades e cronogramas claros para os gerentes de ativos e um processo de recuperação rápida para equipes relevantes, como vendas ou marketing, que trabalham com ativos. O gerenciamento de ativos digitais também melhoram a comunicação entre as equipes e garantem que todos os membros da equipe envolvidos em um projeto estejam na mesma página.
Aqui estão alguns motivos pelos quais a criação de um fluxo de trabalho de gerenciamento de ativos digitais é importante para sua organização.
Gerenciamento de ativos estruturado
Os fluxos de trabalho de gerenciamento de ativos digitais fornecem um processo estruturado para gerenciar os ativos digitais de sua empresa. Eles se concentram em armazenar ativos e mantê-los organizados para que sejam facilmente acessíveis.
Acesso rápido
Um fluxo de trabalho eficiente de gerenciamento de ativos digitais ajuda você a localizar rapidamente o arquivo correto. Em vez de perder tempo percorrendo arquivos aleatórios e sem rótulos, você pode navegar facilmente pelos arquivos mais recentes seguindo cada estágio do fluxo de trabalho do DAM.
Um DAM é um local de trabalho ativo, o que significa que, quando os ativos vão para lá, você sempre poderá pesquisá-los, reutilizá-los e reaproveitá-los.
Elizabeth Keathley, Digital Asset Management: Content Architectures, Project Management, and Creating Order out of Media Chaos
Segurança para ativos digitais
Os fluxos de trabalho DAM incluem controles de acesso em nível granular que permitem definir permissões para cada ativo. Isso garante que somente usuários autorizados possam acessar os ativos. Um fluxo de trabalho de gerenciamento de ativos digitais também garante a conformidade com as leis de segurança e privacidade de dados, pois os ativos são rastreados e revisados antes da publicação. Além disso, é possível rastrear quaisquer edições ou alterações nos arquivos com o controle de versão.
Os 5 estágios de um fluxo de trabalho de gerenciamento de ativos digitais
Os estágios do seu fluxo de trabalho de DAM dependem do escopo e da complexidade do projeto em questão. Por exemplo, uma campanha de marketing sobre acessibilidade pode ter estágios de fluxo de trabalho diferentes de gerenciamento de ativos de marca .
Para uma campanha de marketing de acessibilidade, o fluxo de trabalho envolveria a criação de ativos (adição de texto alternativo para imagens e legendas para vídeos), conformidade com as diretrizes de acessibilidade e execução de testes de acessibilidade.
Por outro lado, o fluxo de trabalho do DAM para o gerenciamento de ativos de marca concentra-se na criação simples de ativos, na adição de metadados para facilitar a pesquisa e a categorização e no controle de acesso.
5 estágios comuns do gerenciamento de ativos digitais
- Criação de ativos: A primeira etapa é a criação de um ativo. Esse estágio envolve a ideação, o esboço ou a aquisição de ativos, como documentos, áudio e vídeos. Em geral, as marcas definem diretrizes claras nesse estágio para garantir a consistência na criação de ativos
- Organização do ativo: Nesse estágio, os ativos existentes são categorizados com base no tipo, projeto ou departamento e movidos para pastas apropriadas dentro do sistema de gerenciamento de ativos digitais
- Armazenamento de ativos: Esse estágio envolve o armazenamento de ativos de forma que eles sejam facilmente acessíveis. Por exemplo, o uso de tags, descrições e metadados relevantes pode ser útil para filtrar ou classificar os ativos
- Distribuição de ativos: Essa etapa envolve a distribuição do ativo aos participantes relevantes para aprovação e uso no projeto
- Arquivo de ativos: Nesse estágio, o ativo é removido do sistema ativo. Após o término do ciclo de vida do ativo digital, o ativo deve ser arquivado para que você possa preservá-lo e reutilizá-lo, tornando o fluxo de trabalho do DAM mais eficiente
Os tipos de fluxos de trabalho DAM
Até agora, ficou claro como funciona um fluxo de trabalho de gerenciamento de ativos digitais. Então, vamos discutir os diferentes tipos de fluxos de trabalho de DAM. Você pode selecionar o tipo de fluxo de trabalho com base no que está trabalhando, no tipo de ativo e no estágio do ciclo de vida em que se encontra.
Fluxo de trabalho baseado em projeto
Os fluxos de trabalho baseados em projetos são melhores para o gerenciamento de projetos. Eles envolvem o gerenciamento de vários ativos para um único projeto. Por exemplo, o uso de um fluxo de trabalho baseado em projeto para o lançamento de um produto o ajudará a gerenciar vários ativos, como imagens do produto, vídeos de demonstração, anúncios, imagens da página de destino e outros conteúdos digitais.
Você pode categorizar os ativos com base no tipo de projeto, no nome do cliente ou em palavras-chave relacionadas ao projeto.
Dica profissional:
Solução de gerenciamento de projetos do ClickUp pode ajudá-lo a aprimorar os fluxos de trabalho baseados em projetos. Você pode planejar seu projeto, agendar tarefas, acompanhar cronogramas, gerenciar ativos e recursos e melhorar a colaboração.
planeje e gerencie projetos, atribua tarefas e acompanhe o progresso com a solução de gerenciamento de projetos do ClickUp_
Fluxo de trabalho colaborativo
Como o nome sugere, esse fluxo de trabalho DAM é para projetos que exigem
colaboração da equipe . Ele permite que as equipes trabalhem no mesmo ativo em tempo real, comunicando-se e modificando o ativo.
Digamos que você esteja trabalhando na criação de um manual de marketing. Você precisará que as equipes de produto, marketing, vendas, sucesso do cliente e criação colaborem e adicionem suas percepções. Isso exigirá fluxos de trabalho colaborativos para que as equipes revisem e editem os ativos.
Nesse fluxo de trabalho:
- A equipe de produtos fará o upload de especificações técnicas e imagens de produtos
- Os membros da equipe de marketing adicionarão diretrizes de marca, conteúdo promocional e textos
- A equipe de vendas pode contribuir com estudos de caso e apresentações de vendas
- A equipe de sucesso do cliente compartilha o feedback dos clientes e as práticas recomendadas
Dica profissional: Você pode usar
Documentos do ClickUp para criar o manual perfeito por meio de brainstorming de ideias, colaboração com a equipe em tempo real e atribuição de tarefas.
Colabore em tempo real e execute ideias com o ClickUp Docs
Fluxo de trabalho baseado em ativos
Os fluxos de trabalho baseados em ativos concentram-se nas tarefas envolvidas no gerenciamento de ativos - blogs, páginas de destino, vídeos e outros ativos de mídia. Por exemplo, você deseja criar o lançamento de um novo produto. O fluxo de trabalho pode incluir:
- Carregar o vídeo de lançamento do produto no sistema DAM com o nome do produto
- Marcar o vídeo como "Vídeo de lançamento do produto" e categorizá-lo como um vídeo de marketing
- A equipe de marketing aprovará o estilo dos ativos, enquanto a equipe jurídica os revisará para verificar a conformidade
Fluxo de trabalho transacional
Os fluxos de trabalho transacionais são usados para gerenciar a venda de ativos digitais. Por exemplo, você pode usar esse fluxo de trabalho para gerenciar o licenciamento de fotos de estoque ou faixas de música, o que inclui o rastreamento dos direitos de uso e a manutenção da conformidade com os contratos de licenciamento.
Fluxo de trabalho de aprovação
Os fluxos de trabalho de aprovação, como parece, servem para aprovar ativos antes da distribuição. Um uso comum do fluxo de trabalho de aprovação é o processo de revisão de conteúdo. Antes de publicar conteúdo digital (blog, postagem social ou imagem de campanha), o ativo passa por vários estágios de revisão e verificações de qualidade para garantir que esteja alinhado com as metas e diretrizes da marca.
Fluxo de trabalho de arquivamento
Esse fluxo de trabalho de DAM preserva os ativos quando eles não estão mais em uso. Você pode armazenar os ativos em locais apropriados onde eles sejam facilmente acessíveis. A criação de um processo de recuperação também é essencial para garantir a recuperação perfeita dos ativos.
Por exemplo, empresas de setores regulamentados, como bancos e saúde, podem usar fluxos de trabalho de arquivamento e gerenciamento de documentos software para armazenar registros de ativos digitais.
Os componentes do fluxo de trabalho do DAM
Um fluxo de trabalho de gerenciamento de ativos digitais mantém os ativos organizados, para que sua equipe encontre o que precisa no momento certo. No entanto, independentemente do tipo de fluxo de trabalho que você escolher, os componentes a seguir são essenciais para criar um fluxo de trabalho "DAM(N)-bom"
Biblioteca de mídia
Pense em uma biblioteca de mídia como um armazém de dados -Armazene todos os seus ativos na biblioteca de mídia, garanta que eles estejam organizados e mantenha os controles de acesso. Depois de mover seus ativos para a biblioteca, você poderá auditá-la, fazer atualizações de ativos, remover ativos e reorganizá-los conforme necessário.
Metadados
A taxonomia e a marcação de metadados de ativos são aspectos importantes dos fluxos de trabalho DAM para aumentar a capacidade de pesquisa. A taxonomia é como classificar seus arquivos em pastas rotuladas, enquanto a marcação de metadados é como adicionar notas adesivas a esses arquivos com detalhes extras
Um desafio contínuo para nós é a marcação de ativos de imagem. Embora a marcação automática funcione bem para o conteúdo de texto, as legendas e outros metadados adicionados manualmente são importantes para os ativos de imagem.
Heather Hedden, autora de The Accidental Taxonomist (O taxonomista acidental)
Aprovação de ativos
Crie um processo padrão de revisão e aprovação antes de distribuir ativos digitais. Para rastrear onde seus ativos estão no processo de aprovação, você pode criar tags como "em revisão", "aprovação pendente", "em espera" e "aprovado"
Dica profissional: Status personalizados do ClickUp permite personalizar os status com base no projeto em que você está trabalhando. Por exemplo, você pode usar status como "em andamento", "pendente", "revisão", "em espera" etc. ao trabalhar com ativos como imagens ou blogs.
defina status personalizados para rastrear ativos durante todo o seu ciclo de vida com o ClickUp Custom Statuses_
Software DAM
Escolha um software de gerenciamento de ativos digitais que atenda às necessidades específicas de sua marca. Procure uma solução DAM com os seguintes recursos:
- Serve como uma única fonte de verdade para todos os ativos digitais
- Possui recursos de marcação automática e status personalizados
- Oferece rastreamento de ativos e análise de uso
- Integra-se a outras plataformas de negócios
Controle de acesso baseado em função
Esse componente é fundamental para garantir a segurança de seus ativos digitais. Ele limita o acesso e evita possíveis violações de dados. Ao implementar controles de acesso, entenda as diferentes funções na sua organização e seus requisitos. Além disso, revise e atualize o acesso regularmente para manter a segurança e, ao mesmo tempo, garantir fácil acessibilidade.
Dica profissional: Use o Modelo de matriz de controle de acesso baseado em função do ClickUp para garantir o acesso apropriado com facilidade. Atribua funções com níveis de permissão organizacional, controle as atividades dos usuários e acompanhe quem pode acessar quais ativos.
Modelo de matriz de controle de acesso baseado em função do ClickUp
Desenvolvimento e manutenção de um fluxo de trabalho DAM
Pense em uma cozinha de restaurante onde os chefs estão ocupados preparando vários pratos. 🍜
O que acontece se os ingredientes não estiverem devidamente etiquetados e organizados? Entregas atrasadas, sal no creme brulé, açúcar no espaguete e reclamações intermináveis dos clientes!
Da mesma forma, sem fluxos de trabalho DAM adequados, você pode acabar no caos - imagens perdidas, mais tempo gasto em pesquisas e entregas de projetos atrasadas.
Principais etapas na criação de um sistema de fluxo de trabalho DAM
Vamos discutir as etapas para criar um sistema sólido de fluxo de trabalho de gerenciamento de ativos digitais.
Etapa 1: Avaliar os requisitos de ativos digitais
Entenda o tipo de ativos digitais que você possui: imagens, vídeos, documentos e outros recursos multimídia. Priorize o gerenciamento dos ativos com base em seu uso e importância.
Etapa 2: Identificar necessidades
Colabore com outros membros da equipe e obtenha insights sobre os processos de gerenciamento de ativos existentes. Descubra a necessidade de criar um fluxo de trabalho DAM, como melhorar o processo de organização e recuperação de ativos, aprimorar a colaboração da equipe e garantir um processo de aprovação eficiente.
Documente o escopo do seu projeto de fluxo de trabalho DAM e defina os objetivos usando ClickUp Docs
Etapa 3: Definir meta(s)
Determine as metas para a criação de um fluxo de trabalho DAM. Pode ser acelerar a criação de conteúdo, reduzir o tempo de pesquisa ou acelerar o processo de revisão
Você pode usar
Metas do ClickUp para definir metas com cronogramas claros. Ele ajuda a acompanhar o progresso automático das metas e a gerenciar todas as suas metas em um único local central para maior eficiência.
Use o ClickUp Goals para definir e rastrear metas para o fluxo de trabalho de gerenciamento de ativos digitais
Etapa 4: Criar um fluxo de trabalho DAM
Criar um DAM
projeto de fluxo de trabalho e planeje integrá-lo. **Detalhe tarefas, responsabilidades e cronogramas específicos para cada estágio da implementação
Você pode criar facilmente fluxos de trabalho DAM usando
ClickUp Whiteboards. Ele permite que você desenhar
diagramas de fluxo de trabalho crie fluxos de processo e mapeie as responsabilidades das partes interessadas. Além disso, você pode fazer um brainstorming de processos de fluxo de trabalho eficazes com os membros da sua equipe e atribuir itens de ação para aumentar a responsabilidade.
Planeje e personalize fluxos de trabalho de ativos digitais com o ClickUp Whiteboards
Etapa 5: Obtenha a ferramenta certa
A decisão mais importante é a integração de uma solução de fluxo de trabalho de gerenciamento de ativos digitais que atenda às suas necessidades. Ao avaliar as opções, considere necessidades comerciais, adaptabilidade, escalabilidade, preços e recursos de integração
Você pode experimentar o ClickUp para criar um fluxo de trabalho de gerenciamento de ativos digitais. O
ClickUp para marketing a solução ClickUp for Marketing oferece um local centralizado para todos os seus processos criativos. Você pode criar um espaço dedicado para armazenar todos os ativos digitais em um só lugar, executar campanhas e projetos de conteúdo e criar roteiros e fluxos de trabalho predefinidos.
use a Solução de Marketing do ClickUp para gerenciar todos os ativos digitais
Etapa 6: Definir funções e responsabilidades das partes interessadas
Mencione as responsabilidades das partes interessadas em cada estágio do fluxo de trabalho para garantir a prestação de contas e o bom andamento das operações.
Por exemplo, os criadores de conteúdo, como designers e redatores, podem assumir a responsabilidade pelo estágio de criação do ativo. O gerente de marketing ou o gerente de projetos pode dar a primeira aprovação para o ativo, o gerente sênior pode compartilhar seus comentários e o coordenador de marketing pode ser responsável pela distribuição do conteúdo nas mídias sociais e em outras plataformas.
Etapa 7: Use ferramentas de automação
Automatize tarefas repetitivas, como a alteração do status dos ativos da marca à medida que eles avançam no fluxo de trabalho. Além disso, automatize processos como a aprovação
O ClickUp oferece mais de 100
automações de fluxo de trabalho personalizadas . Você pode usar
Automação do ClickUp para automatizar tarefas de rotina e processos de aprovação. Por exemplo, você pode configurar a automação do processo de aprovação para mover um ativo automaticamente do estágio de "revisão" para "verificação de qualidade" após atender a condições específicas.
automatize fluxos de trabalho e tarefas repetitivas com o ClickUp Automations_
Etapa 8: Implementar o fluxo de trabalho DAM
Implemente o fluxo de trabalho e acompanhe o uso. Obtenha insights valiosos sobre o que está funcionando e o que não está.
Etapa 9: Trabalhe no aprimoramento e na otimização
Acompanhe o fluxo de trabalho do DAM, receba feedback e discuta com equipes internas e externas para identificar lacunas. Aja de acordo com o feedback e garanta o aprimoramento contínuo
otimização contínua do fluxo de trabalho .
Uma excelente maneira de otimizar seu fluxo de trabalho DAM é usar
Gráficos de Gantt do ClickUp . Eles ajudam a rastrear prioridades e datas de vencimento para a conclusão de cada etapa do fluxo de trabalho e gerenciar gargalos para manter as coisas em andamento.
Fluxos de trabalho DAM otimizados usando gráficos de Gantt do ClickUp
Ferramentas e recursos de fluxo de trabalho para sistemas DAM
Sem ferramentas de fluxo de trabalho adequadas, é impossível sustentar fluxos de trabalho DAM. É nesse ponto que você precisa de ferramentas como o ClickUp.
O ClickUp é uma plataforma multifuncional de produtividade, colaboração e gerenciamento de fluxo de trabalho que pode ajudá-lo a definir e otimizar facilmente os processos de gerenciamento de ativos digitais. Vamos ver como o ClickUp ajuda a gerenciar o fluxo de trabalho DAM.
Acompanhe o fluxo de trabalho
O ClickUp oferece
mais de 15 exibições personalizáveis como Board, List e Calendar, que o ajudam a monitorar o fluxo de trabalho da melhor maneira possível. Por exemplo,
Visualização do quadro do ClickUp oferece uma visão panorâmica de todas as etapas e tarefas do fluxo de trabalho. Você pode visualizar tarefas em colunas personalizadas, arrastar e soltar ativos pelas etapas do fluxo de trabalho e rastreá-los facilmente.
visualize os estágios e as tarefas do fluxo de trabalho do DAM com o ClickUp Board View_
Use modelos de fluxo de trabalho
O ClickUp também facilita seu trabalho com seus modelos de fluxo de trabalho personalizáveis e prontos para uso
modelos de fluxo de trabalho . Por exemplo, você pode usar
Modelo de fluxo de processo do ClickUp para visualizar seu fluxo de trabalho de gerenciamento de ativos digitais do início ao fim. Além disso, você pode colaborar melhor, acompanhar o progresso para garantir que tudo esteja ocorrendo conforme o planejado e identificar facilmente possíveis obstáculos.
Modelo de fluxo de processo do ClickUp
A função do gerenciamento de projetos na manutenção de um fluxo de trabalho de DAM
A integração do gerenciamento de projetos com as plataformas DAM agiliza seus fluxos de trabalho.
Sejam quais forem os seus objetivos - acessar facilmente os ativos digitais, gerenciar com eficiência os estágios do fluxo de trabalho ou reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas e repetitivas -, o gerenciamento de projetos no DAM garante que todos estejam na mesma página.
Em um sentido mais amplo, o gerenciamento de projetos em DAM pode:
- Fornecer uma plataforma centralizada para as equipes se comunicarem, compartilharem ativos e acompanharem o progresso
- Manter uma abordagem estruturada e organizada para o gerenciamento de ativos
- Permitir melhores fluxos de trabalho, adicionando elementos como automação de tarefas, controle de tempo e alocação de recursos
- Rastrear melhor o ciclo de vida dos ativos, garantindo que eles sejam gerenciados, armazenados e mantidos adequadamente, reduzindo o risco de perdas ou danos
Quais são os benefícios de um fluxo de trabalho DAM?
Agora que sabemos o que é um fluxo de trabalho DAM e como criá-lo, vamos examinar seus benefícios.
**Aumenta a produtividade
Os fluxos de trabalho DAM definem processos e etapas, eliminando gargalos. Por exemplo, ao definir o processo de aprovação, os fluxos de trabalho DAM eliminam as reuniões de revisão ad hoc que atrapalham os fluxos de trabalho. Como resultado, mais tarefas são realizadas em menos tempo.
**Mantém a consistência da marca
Uma imagem de marca sólida vem da consistência, e os fluxos de trabalho DAM garantem que os ativos estejam em conformidade com as diretrizes da marca. Isso ajuda a manter uma imagem de marca consistente em todos os canais.
Aumenta o ROI
Além de melhorar a produtividade e o uso de ativos, os fluxos de trabalho de DAM também reduzem os custos de licenciamento. Eles aumentam a visibilidade dos ativos disponíveis, do uso geral dos ativos, dos ativos reutilizáveis e dos contratos de licenciamento, o que ajuda a reduzir as despesas desnecessárias com ativos e a alocar recursos de forma eficaz.
Quais são os desafios de um fluxo de trabalho DAM?
Os fluxos de trabalho de DAM são benéficos, mas somente quando são implementados e seguidos passo a passo. Embora um fluxo de trabalho de gerenciamento de ativos digitais seja imensamente benéfico, você pode encontrar os seguintes desafios.
- Propriedade: A falta de entendimento das tarefas ou responsabilidades pode paralisar todo o fluxo de trabalho. Portanto, certifique-se de definir as funções e as responsabilidades das partes interessadas no início da criação do fluxo de trabalho
- Fluxo de trabalho isolado: Se as equipes acharem que o fluxo de trabalho é apenas para marketing ou gerenciamento de produtos, o fluxo de trabalho ficará isolado. Para superar esse desafio, integre os fluxos de trabalho DAM a outras ferramentas, como o gerenciamento de projetos, software de local de trabalho digitalsistemas de gerenciamento de conteúdo, entre outros
- Dependência excessiva de automação ou processos manuais: A automação é essencial nos fluxos de trabalho de DAM, mas o excesso de automação traz desafios imprevistos, como aprovações não intencionais. Portanto, siga uma abordagem equilibrada
Redefina o gerenciamento de ativos com fluxos de trabalho DAM
Os fluxos de trabalho de DAM definem o processo passo a passo, desde a criação do ativo até a distribuição. Eles garantem consistência, ações controladas, colaboração aprimorada e estabelecimento de propriedade.
No entanto, os fluxos de trabalho de DAM devem ser seguidos corretamente para obter os melhores resultados. Portanto, certifique-se de que seus fluxos de trabalho não operem em silos - em várias ferramentas e processos. Integre os fluxos de trabalho com uma plataforma de produtividade completa, como o ClickUp.
O ClickUp oferece uma infinidade de ferramentas e modelos que podem ajudá-lo a criar, compartilhar e gerenciar ativos digitais. Ele garante uma colaboração perfeita e facilita a implementação de fluxos de trabalho DAM.
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