Qualquer pessoa que já tenha sido responsável por alguma coisa — uma venda de bolos, o time de beisebol infantil do bairro, uma festa surpresa de aniversário — tem histórias para contar. 😵💫
Alguns deles são sobre riscos — problemas potenciais que poderiam ter prejudicado os planos mais bem elaborados. Outros são sobre questões — contratempos que realmente aconteceram.
Ao fazer planos, nem sempre é fácil distinguir entre riscos e problemas antecipadamente. O mesmo se aplica ao gerenciamento de projetos.
Entender essa diferença é fundamental para manter seus projetos nos trilhos e os níveis de estresse sob controle.
Vamos lá!
Nesta publicação, vamos desvendar o mistério dos riscos e problemas na gestão de projetos. Também abordaremos por que é importante diferenciá-los e como você pode dominar essa diferença. Isso ajudará você a identificar riscos de forma eficaz e a navegar com confiança pelas complexidades da gestão de projetos.
O que é um risco na gestão de projetos?
De acordo com o Project Management Institute, um risco é definido como “um evento ou condição incerta que, se ocorrer, terá um efeito positivo ou negativo nos objetivos de um projeto. ”
Para ilustrar, considere esta afirmação:
“Se você não verificar o tanque de combustível antes de uma viagem, pode ficar sem combustível no meio do caminho e acabar preso no meio do nada.”
Aqui, a causa do risco é não verificar o tanque de combustível. Os riscos são:
- Você fica sem combustível no meio da viagem
- Isso acontece longe de um posto de gasolina, então você fica preso.
Este exemplo destaca perfeitamente como os riscos estão frequentemente ligados a eventos ou condições futuras que podem afetar significativamente o sucesso de um projeto.
Os riscos do projeto podem ter origem em qualquer fonte — ambientes do projeto, membros da equipe, clientes ou fatores externos, como mudanças no mercado.
Além disso, diferentes empresas enfrentam diferentes tipos de riscos de projeto.
Diferentes tipos de riscos de projeto
Uma agência de SEO pode estar em risco se o Google alterar seu algoritmo, afetando suas operações. Ou, um fabricante automotivo enfrenta o risco de regulamentações novas ou alteradas que restringem o uso de certos materiais em carros novos.
Uma parte importante do gerenciamento de riscos é identificá-los antecipadamente e elaborar um plano para lidar com eles caso surjam. O gerenciamento de riscos desempenha um papel crucial no gerenciamento de projetos, ajudando a evitar armadilhas inesperadas.
No contexto do gerenciamento de projetos, aqui estão alguns tipos comuns de riscos de projeto:
Riscos de custo
Os riscos de custo incluem despesas inesperadas, estimativas de custo imprecisas e flutuações econômicas que podem levar a excedentes orçamentários. Portanto, é essencial que eles sejam gerenciados de forma eficaz e proativa.
Programe os riscos
Atrasos inesperados, indisponibilidade de recursos ou dependências de outros projetos que aumentam a probabilidade de não cumprir os prazos do projeto são riscos de cronograma.
Riscos de desempenho
O risco de não atingir os níveis desejados de qualidade ou produção é chamado de risco de desempenho.
Riscos de aumento do escopo
Mudanças descontroladas ou crescimento contínuo no escopo do projeto, muitas vezes decorrentes de objetivos vagos, podem levar a aumento de custos e atrasos. Isso se enquadra nos riscos de aumento do escopo.
Riscos relacionados a recursos de habilidades
Desafios relacionados à equipe, como lacunas de habilidades ou experiência inadequada da equipe, são riscos de recursos de habilidades.
Riscos tecnológicos
Falhas de software, falhas de hardware e problemas de compatibilidade estão incluídos nos riscos tecnológicos.
Riscos organizacionais
Mudanças na gestão, mudanças culturais ou fatores externos, como fusões e aquisições, são riscos organizacionais.
Riscos de mercado
As flutuações do mercado, as necessidades em constante evolução dos clientes ou novos concorrentes podem representar ameaças significativas.
Riscos operacionais
Mudanças inesperadas no processo de produção, problemas na cadeia de suprimentos que podem interromper as operações e recursos humanos e materiais mal gerenciados são riscos operacionais.
Riscos estratégicos
Riscos estratégicos são fatores externos, como mudanças no mercado ou alterações regulatórias, que podem afetar o alinhamento de um projeto com seus objetivos estratégicos.
Riscos externos
Fatores imprevisíveis, como desastres naturais, questões jurídicas ou volatilidade do mercado, podem afetar os resultados do projeto e são conhecidos como riscos externos.
Um software eficaz de gerenciamento de riscos pode ser um divisor de águas na identificação proativa e no acompanhamento de riscos.
O que é um problema na gestão de projetos?
Enquanto os riscos são problemas potenciais que podem ou não ocorrer, os problemas são aqueles que já surgiram e precisam de atenção imediata.
Os problemas podem variar de pequenas falhas facilmente corrigíveis a grandes interrupções que impedem totalmente o progresso. Eles podem surgir em qualquer fase do projeto e representar uma ameaça ao cumprimento das metas do projeto.
Os problemas geralmente decorrem de riscos — previstos ou não — que se concretizaram. Um bom plano de contingência pode ajudá-lo a lidar com os riscos antes que eles se transformem em problemas.
Um exemplo:
Em uma viagem de carro, você fica sem combustível no meio do caminho e acaba preso no meio do nada. Acontece que você passou por cima de uma pedra que perfurou o tanque de combustível.
Você não poderia ter previsto esse problema com antecedência — e um problema sem uma solução fácil.
Assim como os riscos, há mais de um tipo de problema de projeto. Vamos analisá-los:
Problemas internos
Isso inclui obstáculos internos, como falhas de comunicação, objetivos desalinhados e membros da equipe que não cumprem suas responsabilidades. Garantir que os membros da equipe compreendam suas funções dentro da estrutura de gerenciamento de projetos pode ajudar a evitar esses mal-entendidos.
Problemas relacionados ao tempo
Prazos perdidos e tarefas atrasadas são exemplos clássicos. Estabelecer um cronograma realista é vital, pois define as expectativas e orienta toda a equipe em direção à linha de chegada.
Problemas relacionados a custos
Os excedentes orçamentários estão entre os obstáculos mais comuns para os gerentes de projetos. Se bem gerenciados, eles nem sempre prejudicam um projeto, mas é essencial mantê-los documentados em seu registro de problemas para evitar problemas financeiros recorrentes.
Questões externas
Fatores imprevisíveis, como mudanças políticas ou condições climáticas adversas, podem afetar significativamente os projetos. Ter um plano de contingência sólido garante que tais interrupções externas não prejudiquem seu projeto.
Agora, vamos ver alguns exemplos para entender como os riscos e problemas se manifestam na vida real.
787 Dreamliner da Boeing: complexidade que leva a problemas inevitáveis
O lançamento do 787 Dreamliner pela Boeing é um caso clássico de riscos que se transformaram em problemas.
Em entrevista ao Seattle Times, um engenheiro da Boeing disse que a aeronave era “um avião mais complexo, com ideias mais inovadoras, novos recursos, novos sistemas e novas tecnologias. ”
Essa complexidade tornou quase impossível destacar todas as questões potenciais com antecedência.
No entanto, alguns riscos eram evidentes. À medida que o projeto avançava, esses riscos se materializaram em problemas graves, incluindo atrasos e um custo adicional de US$ 10 bilhões. A empresa reconheceu que havia “ultrapassado sua capacidade de gerenciá-los de forma eficaz”.
Aqui, a combinação de riscos elevados e gerenciamento de riscos insuficiente levou a problemas e contratempos inevitáveis no projeto.
Bank of America: Quando os riscos se transformam em problemas graves
Em 2011, o Bank of America introduziu uma nova taxa mensal de US$ 5 para usuários de cartões de débito, antecipando algumas reações negativas dos clientes — algo comum em casos de aumento de preços. No entanto, a reação foi muito mais intensa do que o esperado.
Um movimento de protesto chamado “Bank Transfer Day” ganhou força no Facebook, incentivando os clientes a deixarem o Bank of America em resposta à nova taxa. Esse êxodo de clientes forçou o banco a voltar atrás em sua nova estrutura de taxas.
Embora o registro de riscos tivesse identificado a possibilidade de insatisfação do cliente, o risco evoluiu para uma questão mais grave do que a empresa havia se preparado. Uma abordagem mais proativa para identificar e documentar esses riscos poderia ter alterado o resultado.
Qual é a diferença entre riscos e problemas?
Voar é um risco. Medo de voar? Isso é um problema.
Saber se você está lidando com um risco ou um problema determina sua abordagem. Os riscos exigem estratégias proativas para prevenir ou mitigar problemas potenciais, enquanto os problemas exigem ação imediata para resolver os problemas atuais e seguir em frente.
Confundir os dois pode levar a esforços e recursos mal direcionados. Você não quer se preparar para uma tempestade quando seu barco já está vazando!
Vamos examinar os riscos e as questões, como eles são semelhantes e como diferem.
Riscos e problemas: cronograma
Uma diferença fundamental entre riscos e problemas está no momento em que ocorrem. Os riscos são focados no futuro — são os “e se” que podem atrapalhar seu projeto mais tarde.
Por exemplo, considere um projeto de construção em que você pode enfrentar um atraso na obtenção de licenças. Esse atraso é um risco, pois ainda não aconteceu, mas pode afetar seu cronograma.
Você se planeja para esses cenários usando ferramentas como um registro RAID (Riscos, Suposições, Problemas, Dependências) para rastrear e gerenciar ameaças potenciais.
Em contrapartida, os problemas são questões atuais que precisam de atenção imediata.
Imagine que condições climáticas inesperadas causam interrupções no trabalho em um canteiro de obras. Isso está acontecendo agora e afetando diretamente o seu projeto.
A principal diferença é que, enquanto os riscos precisam de planejamento, os problemas precisam de soluções em tempo real.
Riscos versus problemas: certeza
Os riscos são incertos. Você pode avaliar sua probabilidade e impacto, mas não pode ter certeza se ou quando eles ocorrerão.
Por exemplo, a possibilidade de um concorrente lançar um produto semelhante antes do seu é um risco. Você pode avaliar as tendências do mercado para estimar a probabilidade, mas ainda assim será apenas uma suposição.
No entanto, os problemas já estão em sua mesa e exigem ação.
Se o teste do seu produto revelar um erro crítico, isso é um problema — é certo e precisa ser corrigido antes que você possa seguir em frente.
Essa diferença entre incerteza e certeza ajuda você a concentrar sua atenção no que precisa de atenção imediata e no que precisa de planejamento estratégico.
Riscos e problemas: impacto
Os riscos têm um impacto potencial hipotético até que o evento ocorra. Eles podem variar de pequenos contratempos a grandes interrupções.
Por exemplo, o aumento dos custos dos materiais pode ameaçar o orçamento do seu projeto, mas, até que isso aconteça, trata-se apenas de uma possibilidade arriscada.
Os problemas, por outro lado, têm um impacto definitivo que já está afetando seu projeto.
Custos ocultos descobertos durante a construção, por exemplo, exigem ajustes imediatos no orçamento.
Riscos versus problemas: a abordagem de gerenciamento
Gerenciar riscos significa ser proativo. Você antecipa problemas potenciais e cria planos para evitar que eles se concretizem. Isso pode envolver identificar fornecedores alternativos, incluir tempo extra em sua programação ou empregar diferentes estruturas para se proteger contra ameaças.
Por exemplo, você pode desenvolver um plano de sucessão para lidar com o risco de membros importantes da equipe deixarem o projeto, minimizando assim as interrupções.
Os problemas, no entanto, exigem uma abordagem reativa.
Quando um membro importante da equipe se demite inesperadamente, isso se torna um problema. Você deve agir rapidamente — redistribuindo tarefas, contratando substitutos ou ajustando seu cronograma.
Riscos versus problemas: foco
O gerenciamento de riscos, parte integrante do seu plano de gerenciamento de projetos, tem tudo a ver com prevenção. Seu objetivo é impedir que os riscos se transformem em problemas, identificando ameaças antecipadamente e tomando medidas para evitá-las. Isso pode envolver a criação de um registro de riscos, o monitoramento ativo de riscos potenciais e a preparação de planos de contingência.
Por exemplo, empregar práticas ágeis e realizar testes regulares de software ajuda a prevenir o risco de atrasos.
Se um bug crítico surgir durante os testes, ele agora é um problema, e o foco muda para resolvê-lo o mais rápido possível.
A prioridade passa de impedir riscos para lidar com problemas de frente, garantindo que o projeto ainda possa atingir seus objetivos.
Riscos e problemas: estratégia de combate
Enquanto o gerenciamento proativo de riscos envolve planejamento minucioso e desenvolvimento de estratégias de mitigação, lidar com problemas geralmente significa adaptar-se rapidamente, seja reatribuindo recursos, ajustando cronogramas ou até mesmo alterando as metas do projeto.
Ao manter um registro RAID bem atualizado e usar registros de riscos, você pode documentar suas estratégias e estar pronto para mudar de rumo quando necessário. Quanto mais preparado você estiver para os riscos, melhor poderá lidar com os problemas à medida que eles surgirem, tornando seus esforços de gerenciamento de projetos mais eficazes em geral.
Riscos e problemas: um quadro comparativo
| Aspecto | Riscos | Problemas |
| Cronograma | Focado no futuro; eventos potenciais que podem ocorrer e impactar o projeto posteriormente. | Foco no presente; problemas atuais que afetam o projeto agora e exigem ação imediata. |
| Certeza | Incerto; a probabilidade e o impacto podem ser avaliados, mas a ocorrência não é garantida. | Certamente; esses são problemas reais e existentes que já ocorreram. |
| Impacto | As consequências são hipotéticas até que o risco se materialize. | Afectando diretamente o progresso, o orçamento ou o cronograma do projeto neste momento |
| Abordagem de gerenciamento | Proativo; envolve planejamento, prevenção e estratégias de mitigação de riscos, como o uso de registros de riscos. | Reativo; requer resolução imediata e adaptação dos planos atuais para corrigir o problema. |
| Foco | Prevenção: visa evitar que os riscos se transformem em problemas por meio do planejamento e da implementação de controles. | Resolução: concentra-se em corrigir os problemas à medida que eles ocorrem, para minimizar o impacto. |
| Planejamento | Envolve um planejamento detalhado, usando medidas como registros RAID e estruturas de gerenciamento de riscos de segurança cibernética, para lidar com possíveis ameaças futuras. | Requer ação rápida para modificar os planos existentes e gerenciar o problema imediato. |
Quais são as semelhanças entre riscos e problemas?
Apesar das diferenças, riscos e problemas são aspectos essenciais do gerenciamento de projetos. Eles são semelhantes em alguns aspectos:
- Os projetos podem enfrentar uma ampla gama de riscos e problemas, que podem variar muito de um projeto para outro.
- Usar as lições aprendidas em projetos semelhantes é uma ótima maneira de se preparar para os riscos e lidar com os problemas de maneira eficaz.
- O gerente de projetos e a equipe de projetos precisam trabalhar juntos para identificar riscos, gerenciá-los e resolver problemas à medida que eles surgem.
- Existem documentos específicos para acompanhar os riscos e as questões do projeto.
- À medida que um projeto avança, a natureza e o escopo dos riscos e problemas podem mudar, e o gerente de projetos deve orientar a equipe do projeto durante essas mudanças.
Reconhecer que tanto os riscos quanto os problemas fazem parte do gerenciamento de projetos ajuda a compreender sua importância e a lidar com eles de maneira eficaz.
Como gerenciar riscos e problemas?
Identificar os riscos antecipadamente permite que você resolva problemas potenciais antes que eles se agravem. Também é importante manter registros meticulosos dessas preocupações para gerenciá-las de forma eficaz ao longo do projeto.
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