Riscos vs. problemas - Qual é a diferença?

Qualquer pessoa que já tenha sido responsável por qualquer coisa - uma venda de bolos, o time de beisebol da liga infantil do bairro, uma festa de aniversário surpresa - tem histórias de guerra para contar. 😵‍💫

Algumas delas são sobre riscospotenciais problemas que poderiam ter descarrilado os planos mais bem elaborados. Outras são sobre problemas -acidentes que de fato aconteceram.

Quando se está fazendo planos, nem sempre é fácil distinguir entre riscos e problemas de antemão. O mesmo se aplica ao gerenciamento de projetos.

No entanto, entender essa diferença é fundamental para manter seus projetos no caminho certo e os níveis de estresse sob controle.

Vamos lá

Nesta postagem, vamos desvendar o mistério dos riscos versus problemas no gerenciamento de projetos. Também abordaremos por que é importante diferenciá-los e como você pode dominar essa diferença. Isso o ajudará a identificar riscos e navegar com confiança pelas complexidades do gerenciamento de projetos.

O que é um risco no gerenciamento de projetos?

De acordo com o Instituto de Gerenciamento de Projetos um risco é definido como "um evento ou condição incerta que, se ocorrer, tem um efeito positivo ou negativo sobre os objetivos de um projeto"

Para ilustrar, considere esta declaração:

"Se você não verificar o tanque de combustível antes de uma viagem de carro, poderá ficar sem combustível no meio do caminho e acabar preso no meio do nada."

Aqui, a causa do risco é não verificar o tanque de combustível. Os riscos são:

• Você fica sem combustível no meio da viagem
• Isso acontece longe de um posto de gasolina e você fica preso

Esse exemplo destaca perfeitamente como os riscos geralmente estão vinculados a eventos ou condições futuras que podem afetar significativamente o sucesso de um projeto.

Os riscos do projeto podem ter qualquer origem - ambientes de projeto, membros da equipe, clientes ou fatores externos, como mudanças no mercado.

Além disso, diferentes empresas enfrentam diferentes tipos de riscos de projeto.

**Diferentes tipos de riscos de projeto

Uma agência de SEO pode estar em risco se o Google alterar seu algoritmo, afetando suas operações. Ou, um fabricante de automóveis enfrenta o risco de regulamentações novas ou alteradas que restringem o uso de determinados materiais em carros novos.

Uma grande parte do gerenciamento de riscos é identificá-los logo no início e elaborar um plano para lidar com eles, caso surjam. O gerenciamento de riscos desempenha um papel crucial no gerenciamento de projetos, ajudando a desviar os projetos de armadilhas inesperadas.

No contexto do gerenciamento de projetos, aqui estão alguns tipos comuns de riscos de projetos:

Riscos de custo

Os riscos de custo incluem despesas inesperadas, estimativas de custo imprecisas e flutuações econômicas que podem levar a estouros de orçamento. Portanto, é essencial que eles sejam gerenciados de forma eficaz e proativa.

Riscos de cronograma

Atrasos inesperados, indisponibilidade de recursos ou dependências de outros projetos que aumentam a probabilidade de não cumprir os prazos do projeto são riscos de cronograma.

Riscos de desempenho

O risco de não atingir a qualidade ou os níveis de produção desejados é chamado de risco de desempenho.

Riscos de aumento de escopo

Mudanças descontroladas ou crescimento contínuo no escopo do projeto, muitas vezes decorrentes de objetivos vagos do projeto, podem levar ao aumento de custos e atrasos. Esses são os riscos de desvios de escopo.

Riscos de recursos de habilidades

Os desafios relacionados ao pessoal, como lacunas de habilidades ou especialização inadequada da equipe, são riscos de recursos de habilidades.

Riscos tecnológicos

Falhas de software, falhas de hardware e problemas de compatibilidade fazem parte dos riscos tecnológicos.

Riscos organizacionais

Mudanças na gerência, mudanças culturais ou fatores externos, como fusões e aquisições, são riscos organizacionais.

Riscos de mercado

As flutuações do mercado, a evolução das necessidades dos clientes ou novos concorrentes podem representar ameaças significativas.

Riscos operacionais

Mudanças inesperadas no processo de produção, problemas na cadeia de suprimentos que podem interromper as operações e recursos humanos e materiais mal administrados são riscos operacionais.

Riscos estratégicos

Os riscos estratégicos são fatores externos, como mudanças no mercado ou mudanças regulatórias, que podem afetar o alinhamento de um projeto com seus objetivos estratégicos.

Riscos externos

Fatores imprevisíveis, como desastres naturais, questões legais ou volatilidade do mercado, podem afetar os resultados do projeto e são conhecidos como riscos externos.

Efetivo software de gerenciamento de riscos pode ser um divisor de águas na identificação proativa e no rastreamento de riscos.

**Leia também 10 dicas eficazes para gerenciar os riscos de custo do projeto

O que é um problema no gerenciamento de projetos?

Enquanto os riscos são problemas potenciais que podem ou não ocorrer, os issues são os problemas que já surgiram e precisam de atenção imediata.

Os issues podem variar de pequenas falhas que são facilmente corrigíveis a grandes interrupções que interrompem totalmente o progresso. Eles podem surgir em qualquer estágio do projeto e representar uma ameaça ao cumprimento das metas do projeto.

**Os problemas geralmente decorrem de riscos - previstos ou não - que se tornaram realidade bom plano de contingência pode ajudá-lo a lidar com os riscos antes que eles se tornem problemas.

Um exemplo:

Em uma viagem de carro, você fica sem combustível no meio do caminho e acaba ficando preso no meio do nada. Acontece que você passou por cima de uma pedra que abriu um buraco no tanque de combustível.

Você não poderia ter previsto esse problema de antemão - e um problema sem uma solução fácil.

Agora, assim como os riscos, há mais de um tipo de problema de projeto. Vamos detalhá-los:

Problemas internos

Incluem bloqueios internos, como falhas de comunicação, metas desalinhadas e membros da equipe que não cumprem suas responsabilidades. Garantir que os membros da equipe entendam suas funções dentro da estrutura de gerenciamento de projetos pode ajudar a evitar esses mal-entendidos.

Problemas relacionados ao tempo

Prazos perdidos e tarefas atrasadas são exemplos clássicos. Estabelecer um cronograma realista é vital, pois define as expectativas e orienta toda a equipe em direção à linha de chegada.

Problemas relacionados a custos

Os estouros de orçamento estão entre os obstáculos mais comuns para os gerentes de projeto. Se bem administrados, eles nem sempre inviabilizam um projeto, mas é essencial mantê-los documentados no seu registro de problemas para evitar problemas financeiros recorrentes.

Problemas externos

Fatores imprevisíveis, como mudanças políticas ou condições climáticas adversas, podem afetar significativamente os projetos. Ter um plano de contingência sólido em vigor garante que essas interrupções externas não inviabilizem seu projeto.

Agora, vamos dar uma olhada em alguns exemplos para ver como os riscos e os problemas se manifestam na vida real.

787 Dreamliner da Boeing: Complexidade que leva a problemas inevitáveis Lançamento do 787 Dreamliner pela Boeing é um caso clássico de riscos que se transformam em problemas.

Em uma entrevista com o Seattle Times em uma entrevista ao site da Boeing, um engenheiro da Boeing disse que a aeronave era "um avião mais complicado, com ideias mais novas, novos recursos, novos sistemas e novas tecnologias"

Essa complexidade tornou quase impossível destacar todos os possíveis problemas com antecedência.

Entretanto, alguns riscos eram aparentes. À medida que o projeto avançava, esses riscos se materializaram em problemas graves, incluindo atrasos e custos adicionais de US$ 10 bilhões. A empresa reconheceu que havia _"superado sua capacidade de gerenciá-lo de forma eficaz"

Aqui, a combinação de altos riscos e gerenciamento de risco insuficiente levou a problemas e retrocessos inevitáveis no projeto.

Bank of America: Quando os riscos se transformam em grandes problemas

Em 2011, O Bank of America introduziu uma nova taxa mensal de US$ 5 para usuários de cartão de débito, prevendo um feedback negativo dos clientes - uma ocorrência comum com aumentos de preços. Entretanto, a reação foi muito mais intensa do que o esperado.

Um movimento de protesto chamado "Bank Transfer Day" (Dia da Transferência Bancária) ganhou força no Facebook, pedindo aos clientes que deixassem o Bank of America em resposta à nova tarifa. Esse êxodo de clientes forçou o banco a voltar atrás em sua nova estrutura de tarifas.

Embora o registro de riscos tenha identificado a possibilidade de insatisfação dos clientes, o risco evoluiu para um problema mais grave do que a empresa havia se preparado. Uma abordagem mais proativa para identificar e documentar esses riscos poderia ter alterado o resultado.

Qual é a diferença entre riscos e problemas?

Voar - isso é um risco. Medo de voar? Isso é um problema.

Saber se você está lidando com um risco ou com um problema determina a sua abordagem. Os riscos exigem estratégias proativas para evitar ou atenuar problemas potenciais, enquanto os problemas exigem ação imediata para resolver os problemas atuais e seguir em frente.

Confundir os dois pode levar à perda de esforços e recursos. Você não quer se preparar para uma tempestade quando o seu barco já está vazando!

Vamos dar uma olhada nos riscos e nos problemas, em como eles são semelhantes e em como são diferentes.

Riscos vs. problemas: Linha do tempo

Uma diferença fundamental entre riscos e problemas está no cronograma. Os riscos são focados no futuro - são os "e se" que podem atrapalhar seu projeto mais tarde.

Por exemplo, considere um projeto de construção em que você pode enfrentar um atraso na aquisição de licenças. Esse atraso é um risco, pois ainda não aconteceu, mas pode afetar seu cronograma.

Você se planeja para esses cenários usando ferramentas como um Registro RAID (Riscos, suposições, problemas, dependências) para rastrear e gerenciar possíveis ameaças.

Por outro lado, os problemas são problemas atuais que precisam de atenção imediata.

**Imagine um clima inesperado causando interrupções de trabalho em um canteiro de obras. Isso está acontecendo agora e afeta diretamente o seu projeto

A principal diferença é que enquanto os riscos precisam de planejamento, os problemas precisam de soluções em tempo real.

Riscos vs. problemas: Certeza

Os riscos são incertos. Você pode avaliar a probabilidade e o impacto deles, mas não pode ter certeza se ou quando eles acontecerão.

Por exemplo, a possibilidade de um concorrente lançar um produto semelhante antes do seu é um risco. Você pode avaliar as tendências do mercado para medir a probabilidade, mas ainda é uma suposição.

Entretanto, os problemas já estão em seu prato e exigem ação.

**Se o teste do seu produto revelar um erro crítico, isso é um problema - é certo e precisa ser corrigido antes que você possa seguir em frente

Essa diferença entre incerteza e certeza o ajuda a treinar o seu foco no que precisa de atenção imediata e no que precisa de planejamento estratégico.

Riscos vs. problemas: Impacto

Os riscos têm um impacto potencial hipotético até que o evento ocorra. Eles podem variar de pequenos contratempos a grandes interrupções.

**Por exemplo, o aumento dos custos de materiais pode ameaçar o orçamento do seu projeto, mas até que isso aconteça, é apenas uma possibilidade arriscada.

Os problemas, por outro lado, têm um impacto definitivo que já está afetando o seu projeto.

**Os custos ocultos descobertos durante a construção, por exemplo, exigem ajustes orçamentários imediatos

Riscos vs. problemas: A abordagem de gerenciamento

Gerenciar riscos significa ser proativo. Você prevê possíveis problemas e cria planos para evitar que eles se concretizem. Isso pode envolver a identificação de fornecedores alternativos, a inclusão de tempo extra em seu cronograma ou o emprego de diferentes estruturas para se proteger contra ameaças.

**Por exemplo, você pode desenvolver um plano de sucessão para lidar com o risco de membros importantes da equipe deixarem o projeto, minimizando assim a interrupção.

Os problemas, entretanto, exigem uma abordagem reativa.

**Quando um membro importante da equipe se demite inesperadamente, isso se torna um problema. Você deve agir rapidamente - redistribuindo tarefas, contratando substitutos ou ajustando o cronograma

Riscos vs. problemas: Foco

O gerenciamento de riscos, uma parte integrante do seu plano de gerenciamento de projetos, tem tudo a ver com prevenção. Seu objetivo é impedir que os riscos se tornem problemas, identificando as ameaças com antecedência e tomando medidas para evitá-las. Isso pode envolver a criação de um registro de riscos, o monitoramento ativo dos riscos potenciais e a preparação de planos de contingência.

**Por exemplo, o emprego de práticas ágeis e a realização de testes regulares de software ajudam a evitar o risco de atrasos.

**Se um bug crítico surgir durante o teste, ele agora é um problema e o foco passa a ser resolvê-lo o mais rápido possível

A prioridade deixa de ser a contenção de riscos e passa a ser o enfrentamento direto dos problemas, garantindo que o projeto ainda possa atingir suas metas.

Riscos vs. problemas: Estratégia de combate

Embora o gerenciamento proativo de riscos envolva um planejamento minucioso e o desenvolvimento de estratégias de mitigação, lidar com problemas geralmente significa adaptar-se rapidamente, seja reatribuindo recursos, ajustando cronogramas ou até mesmo alterando as metas do projeto.

Ao manter um registro RAID bem conservado e usar registros de riscos, você pode documentar suas estratégias e estar pronto para mudar de marcha quando necessário. Quanto mais preparado você estiver para os riscos, melhor poderá lidar com os problemas quando eles surgirem, tornando seus esforços de gerenciamento de projetos mais eficazes em geral.

Riscos versus problemas: Um gráfico comparativo

Quais são as semelhanças entre riscos e problemas?

Apesar de suas diferenças, os riscos e os problemas são aspectos essenciais do gerenciamento de projetos. Eles são semelhantes em alguns aspectos:

• Os projetos podem enfrentar uma ampla gama de riscos e problemas, que podem variar muito de um projeto para outro
• Usar as lições aprendidas em projetos semelhantes é uma ótima maneira de se preparar para os riscos e lidar com os problemas de forma eficaz
• O gerente de projeto e a equipe do projeto precisam trabalhar juntos para identificar os riscos, gerenciá-los e resolver os problemas à medida que eles surgem
• Existem documentos específicos para rastrear os riscos e os problemas do projeto
• À medida que o projeto avança, a natureza e o escopo dos riscos e dos problemas podem mudar, e o gerente de projeto deve orientar a equipe do projeto nessas mudanças

Reconhecer que tanto os riscos quanto os problemas fazem parte do gerenciamento de projetos ajuda a entender sua importância e a lidar com eles de forma eficaz.

Como gerenciar riscos e problemas?

Identificar os riscos logo no início permite que você resolva os possíveis problemas antes que eles aumentem. Também é importante manter registros meticulosos dessas preocupações para gerenciá-las com eficácia durante todo o projeto.

Uma ótima maneira de ficar por dentro dos riscos e problemas é usar ferramentas projetadas para esse trabalho.

É por isso que ClickUp entra em cena. Ele é o seu gerenciamento estratégico de projetos parceiro.

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Veja como o ClickUp pode ajudá-lo a avaliar e lidar com riscos e problemas:

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Possivelmente, o aspecto mais fácil de usar do ClickUp é sua vasta biblioteca de modelos, como os especializados para avaliação de riscos e análise de modo de falha e efeitos (FMEA) .

Vamos dar uma olhada em alguns dos melhores modelos para gerenciar riscos e problemas no gerenciamento de projetos. Modelo de quadro branco de avaliação de riscos do ClickUp é perfeito para ajudar as equipes a priorizar e visualizar os riscos.

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Saia na frente com o modelo de quadro branco para avaliação de riscos

Com este modelo, sua equipe pode avaliar diferentes categorias de risco e seus possíveis impactos, analisar os dados para identificar possíveis áreas problemáticas e planejar medidas preventivas para minimizar a exposição ao risco.

Veja como usá-lo:

• Descreva os riscos, faça um brainstorming ecrie um registro de riscoscom o ClickUp Docs
• Crie uma planilha de riscos e visualize a probabilidade deles usando uma exibição de tabela
• Estabelecer um sistema de classificação de riscos e usar os campos personalizados do ClickUp para classificar a probabilidade de cada risco
• Desenvolva um plano de ação, para o qual você pode criar e atribuir tarefas individuais usando o ClickUp Tasks
• Monitore o progresso de seus esforços de gerenciamento de riscos e analise os resultados
• Atualize regularmente o Quadro Branco de Avaliação de Riscos com novas informações ou alterações usando a visualização ClickUp Board

Este modelo é exatamente o que você precisa para garantir que sua equipe esteja alinhada e pronta para enfrentar os riscos de frente.

Para uma análise de risco direta, Modelo de análise de risco de gerenciamento de projetos do ClickUp é a melhor opção.

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Analise os riscos usando o modelo de análise de riscos do gerenciamento de projetos

A configuração desse modelo no ClickUp pode ajudar imensamente durante as reuniões de revisão de status de uma equipe de projeto. Ele permite que sua equipe:

• Identificar riscos potenciais de forma rápida e precisa
• Analisar as chances de ocorrência de cada risco
• Desenvolva estratégias de prevenção para gerenciar os riscos de forma proativa

Independentemente de seu projeto ser grande ou pequeno, este modelo ajuda a manter tudo sob controle.

Em seguida, dê uma olhada em Modelo do rastreador de problemas do ClickUp . É normal que ocorram problemas, mas este modelo foi criado para facilitar o gerenciamento deles.

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Rastreie os problemas com o modelo Issue Tracker

Com esse modelo, você pode:

• Relatar, rastrear e priorizar bugs, erros e outros problemas com facilidade
• Melhorar a colaboração da equipe para resolver problemas mais rapidamente
• Manter todos os relatórios de problemas organizados em um banco de dados compartilhado

Centraliza todos os relatórios de problemas em um único local, aprimorando a colaboração e ajudando-o a cumprir prazos mais rapidamente.

E se você ainda não conseguir encontrar o que precisa, ou se tiver criado um modelo que funcione melhor para você, basta um clique para salvá-lo. O ClickUp permite capturar qualquer tarefa, processo ou visualização como um modelo, pronto para ser usado sempre que você precisar.

Por fim, o ClickUp combina perfeitamente todos esses recursos de forma intuitiva e integrada, fornecendo as ferramentas para lidar com riscos e problemas sem perder o ritmo.

Mitigar riscos e problemas com o ClickUp

No gerenciamento de projetos, os riscos estão em toda parte e vêm de todas as formas - tanto desafiadores quanto oferecendo oportunidades inesperadas. Gerenciar esses diversos riscos de forma eficaz é fundamental, e é aí que o ClickUp se destaca! Ele é uma solução versátil para gerenciar riscos e otimizar seus projetos.

Com o ClickUp, você tem acesso a muitos recursos personalizáveis, como Dashboards e Metas. Além disso, ele oferece várias opções de comunicação para manter tudo funcionando sem problemas.

E a melhor parte? Você pode começar a gerenciar riscos sem gastar um centavo com o Plano gratuito para sempre do ClickUp .

Então, por que esperar? Enfrente os riscos de frente e experimente o ClickUp hoje mesmo !