Como criar um diagrama de afinidade

Você está organizando uma feira de arte comunitária e pediu aos artistas locais que enviassem suas ideias. Logo, as notas adesivas começam a se acumular com sugestões: pinturas abstratas, esculturas de cerâmica, demonstrações de arte ao vivo, oficinas de artesanato e muito mais.

O grande número de ideias é empolgante, mas esmagador, tornando difícil ver como tudo se encaixa.

Não seria mais simples agrupar essas ideias em categorias, como "exposições", "workshops" e "apresentações"?

É exatamente isso que um diagrama de afinidade faz. Ele o ajuda a organizar ideias relacionadas em um plano estruturado - assim como classificar suas ideias de feiras de arte em categorias claras para criar um plano de evento coeso.

Neste artigo, exploraremos como você pode usar os diagramas de afinidade para orientar a tomada de decisões e a solução de problemas no local de trabalho. Mas, antes disso, vamos esclarecer nossos conceitos básicos.

O que é um diagrama de afinidade?

Um diagrama de afinidade é uma ferramenta visual para organizar tarefas, ideias ou resultados de pesquisas em agrupamentos significativos. É especialmente útil durante sessões de brainstorming ou planejamento de projetos, pois ajuda a dar sentido a informações complexas ao destacar padrões e temas que podem não ser óbvios à primeira vista.

via Paradigma visual Seja você um designer, gerente de projetos, pesquisador ou tomador de decisões de negócios, os diagramas de afinidade seriam uma adição que economizaria tempo ao seu fluxo de trabalho.

Origem e desenvolvimento do diagrama de afinidade

Embora a ideia de agrupamento de dados não seja nova, há algumas décadas não havia terminologia ou método padronizado para isso.

O termo "diagrama de afinidade" (também conhecido como Método KJ) foi introduzido pela primeira vez por Jiro Kawakita, um antropólogo japonês na década de 1960. Ele desenvolveu esse método para sintetizar os vastos dados etnográficos coletados durante suas explorações no Himalaia.

O mapeamento de afinidades acabou entrando no mundo corporativo, ajudando as organizações a coletar e analisar informações sistematicamente e a abordar a solução de problemas de forma colaborativa. Ele rapidamente ganhou força, principalmente nas áreas de design de UX e planejamento de projetos.

Com o passar do tempo, tornou-se um elemento básico em várias práticas de gerenciamento, incluindo o Total Quality Management (TQM) e o Six Sigma.

O que é mapeamento de afinidade?

O mapeamento de afinidades é o processo de criar um diagrama de afinidade . Isso envolve anotar ideias ou informações individuais em notas ou cartões separados e, em seguida, classificá-los em grupos com base em suas semelhanças.

Ao fazer isso, você pode organizar visualmente as informações e detectar as relações entre diferentes partes dos dados. É uma ótima maneira de tornar um conjunto grande e complicado de informações mais gerenciável e perspicaz.

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Diagrama de afinidade vs. mapeamento mental

Tanto os diagramas de afinidade quanto os mapas mentais são ferramentas para organizar informações, mas funcionam de maneiras ligeiramente diferentes. Basicamente, um diagrama de afinidade agrupa itens semelhantes com base em suas relações naturais.

Por outro lado, o mapeamento mental começa com uma ideia central e se ramifica com pensamentos relacionados. É mais adequado para brainstorming e exploração de diferentes facetas de um único tópico.

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Vamos entender as diferenças entre diagramas de afinidade e mapas mentais com um exemplo:

Diagrama de afinidade: Suponha que sua equipe de marketing de conteúdo seja fazendo brainstorming de tópicos para uma nova série de blogs sobre "Estratégias eficazes de mídia social" Você reúne várias ideias, como:

• Estudos de caso de campanhas bem-sucedidas
• Dicas para usar análises
• Análises de ferramentas de mídia social
• Estratégias para aumentar o envolvimento

Você escreve essas ideias em notas adesivas e as agrupa com base nas semelhanças.

Nesse processo, você descobre que "Estudos de caso de campanhas bem-sucedidas" e "Estratégias para aumentar o envolvimento" se enquadram na categoria "Histórias de sucesso", enquanto "Dicas para usar análises" e "Revisões de ferramentas de mídia social" se enquadram na categoria "Dicas práticas".

E é isso, você tem os principais temas para sua série de blogs.

Mapa mental: Agora, digamos que você esteja criando uma estratégia de conteúdo para a mesma série de blogs. Então, comece com "Estratégias de mídia social" no centro do seu mapa mental. A partir daí, você cria ramificações para elementos-chave como "Tipos de conteúdo, "Canais de distribuição", "Público-alvo" e "Métricas de sucesso".

Em "Tipos de conteúdo", você se ramifica em "Guias de instruções", "Infográficos" e "Tutoriais em vídeo"

Em "Distribution Channels" (Canais de distribuição), você pode ter ramificações para "Meta", "LinkedIn" e "Instagram"

E pronto, você tem um mapa visual para ver os tópicos e subtópicos da ideia principal.

Guia passo a passo para criar um diagrama de afinidade

Vamos orientá-lo no processo de criação de um diagrama de afinidade. Siga estas seis etapas e você estará pronto para analisar conjuntos de dados complexos e chegar às informações principais.

1. Defina o problema

Às vezes, abordar um problema a partir de uma nova perspectiva pode levar a avanços. Portanto, pergunte a si mesmo se reorganizar as informações de forma diferente pode tornar o problema mais compreensível e gerenciável.

Se a resposta for sim, aqui está o primeiro passo para criar um diagrama de afinidades: defina claramente o problema/tópico que você deseja abordar e os objetivos que deseja alcançar com a criação do diagrama.

Portanto, reserve algum tempo para refletir sobre o problema em questão e determinar exatamente o que está tentando resolver ou entender. Você precisa tomar uma decisão importante? Ou há um projeto que não está progredindo como esperado? Ser específico sobre o problema o ajuda a reunir informações relevantes.

Os diagramas de afinidade funcionam bem quando seus objetivos/expectativas giram em torno de:

• Analisar dados de pesquisa de clientes
• Geração de ideias para novos projetos
• Identificação de problemas em seus processos existentes

Para esta etapa, você pode usar Documentos do ClickUp . Você pode trabalhar em tempo real com sua equipe remota para listar os principais problemas que está enfrentando e os objetivos que deseja alcançar criando um diagrama de afinidade. Como ele permite que várias pessoas editem simultaneamente, todos podem registrar suas ideias no menor tempo possível.

Colabore com as partes interessadas internas e externas no ClickUp Docs e escreva os problemas que você está enfrentando

2. Reúna informações

Depois que você entender claramente o problema, é hora de coletar informações. É aqui que o brainstorming entra em ação.

Envolva equipes multifuncionais e partes interessadas externas no processo. Eles trarão opiniões diferentes e você obterá uma ampla gama de contribuições.

Não se prenda a anotar todas as ideias, por menores que sejam ou não convencionais.

Essa etapa funciona muito bem se todos escreverem suas ideias em notas adesivas. No entanto, quando as contribuições são numerosas, talvez você queira seguir o caminho digital para capturar e analisar os dados de forma eficaz. Quadros brancos ClickUp uma plataforma para colaboração visual em tempo real, seria uma ótima opção para sua sessão de brainstorming. A ferramenta oferece uma tela criativa em que os membros da equipe podem escrever notas, adicionar formas, desenhar à mão livre e colocar suas melhores ideias na mesa.

Realize sessões de brainstorming nos quadros brancos ClickUp e trabalhe em conjunto com sua equipe para ter ideias criativas

Você também pode vincular tarefas, arquivos e documentos relevantes do seu ClickUp Workspace para tornar as anotações mais contextuais.

Os usuários do ClickUp adoram os Whiteboards:

O ClickUp ajudou nossa equipe a se comunicar em uma equipe remota em diferentes fusos horários e a saber o que está acontecendo no projeto sem precisar fazer reuniões desnecessárias ou pedir informações às pessoas por e-mail ou Slack. O recurso de quadro branco nos ajuda a fazer brainstorming de processos e fluxos de trabalho e a atribuir tarefas em tempo real.

Danielle Blush, gerente de projetos, EDforTech

3. Classificar e agrupar informações

Com todas as suas ideias expostas, a próxima etapa é classificá-las e agrupá-las em categorias. Comece revisando os itens coletados e identificando temas ou padrões comuns.

Por exemplo, se estiver trabalhando para melhorar o atendimento ao cliente, você pode criar categorias como "Feedback do cliente", "Treinamento da equipe" e "Melhorias no processo" Rotule cada categoria claramente e também organize os itens dentro de cada grupo em uma ordem lógica.

Com essa organização, você pode visualizar as relações entre diferentes partes de informações e ver o panorama geral.

Você pode usar Mapas mentais do ClickUp (nos quadros brancos do ClickUp) para ilustrar a relação entre as ideias. A ferramenta permite que você:

• Dividir ideias complexas em pequenas unidades para maior clareza
• Editar, excluir ou reorganizar ideias para atender às suas necessidades
• Adicionar ideias ao mapa e convertê-las em tarefas acionáveis
• Reorganizar o mapa com o Re-Layout e preservar a hierarquia

Visualize como várias ideias associadas derivam de uma ideia central com o ClickUp Mind Maps

Por exemplo, em "Treinamento da equipe", você pode ter subcategorias como "Treinamento de habilidades sociais", "Treinamento de suporte por chat" e "Treinamento técnico". O mapa mental fornece uma visão abrangente das diferentes facetas de uma única tarefa/ideia.

4. Criar o diagrama de afinidade

Agora, é hora de organizar suas informações agrupadas em um diagrama de afinidade. Coloque suas categorias e itens em um quadro branco e organize-os de forma a representar visualmente seus relacionamentos.

Além disso, use linhas, setas ou outros conectores visuais para mostrar como as diferentes categorias e ideias estão conectadas.

Não tenha receio de reorganizar as coisas à medida que avança; o objetivo é criar um diagrama que comunique efetivamente as conexões e os padrões em seus dados.

Se estiver usando o ClickUp Whiteboards, você poderá arrastar e soltar suas ideias, reorganizá-las e adicionar dicas visuais (setas, conectores, código de cores etc.) para uma categorização perfeita.

Esboce seu diagrama de afinidade nos quadros brancos do ClickUp e personalize-o de acordo com seu fluxo de trabalho

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5. Revise e refine seu diagrama de afinidade

Quando seu diagrama estiver pronto, dê um passo atrás e analise o layout. Certifique-se de que o diagrama inclua todos os grupos e itens e que as conexões reflitam com precisão os relacionamentos entre as diferentes informações.

Busque feedback dos membros da equipe ou das principais partes interessadas para obter suas perspectivas e identificar quaisquer lacunas ou áreas de melhoria. Com base no feedback, faça os ajustes necessários, se houver.

Esteja preparado - durante esta etapa, talvez seja necessário reorganizar categorias, adicionar/omitir informações ou esclarecer conexões.

O ClickUp Whiteboards torna essa etapa muito fácil. Sua equipe interna e as partes interessadas podem colaborar diretamente no quadro branco e fazer alterações no diagrama de afinidades conforme necessário. Não há necessidade de comunicação por e-mail ou chamadas - faça o trabalho em uma única plataforma.

Revise e ajuste o diagrama de afinidade em colaboração com sua equipe nos quadros brancos do ClickUp

6. Priorizar e agir

Por fim, use seu diagrama de afinidades para priorizar categorias e desenvolver um plano de ação. Procure os principais temas ou grupos que destacam as áreas mais críticas que precisam de atenção.

Por exemplo, se o diagrama revelar que a maioria dos problemas pertence à categoria "Feedback do cliente", você poderá abordá-los primeiro.

Esboce um plano para abordar cada área prioritária, atribua responsabilidades e defina cronogramas claros. Ao implementar esses planos, acompanhe o progresso e faça ajustes em seu plano com base nos resultados e no feedback.

Nos quadros brancos ClickUp, é fácil passar da compreensão do problema para a ação efetiva. Ao identificar uma ideia/problema que precisa de ação imediata, você pode criar uma tarefa ClickUp diretamente no quadro branco.

Converta ideias em tarefas práticas nos quadros brancos ClickUp

Graças aos mais de 15 recursos personalizáveis Visualizações ClickUp com o ClickUp, você pode acompanhar o progresso da maneira que desejar, quer esteja procurando uma visão panorâmica de todo o fluxo de trabalho ou uma visão granular de uma tarefa específica. Aqui estão algumas visualizações que podem ser úteis:

• Visualização Gantt: Oferece uma linha do tempo visual das tarefas, mostrando como elas se sobrepõem e interagem umas com as outras. Você pode ver o cronograma do projeto e as dependências em um relance com essa visualização
• Visualização de calendário: Mostra as tarefas com base em suas datas de vencimento em um formato de calendário mensal, semanal ou diário. A visualização permite gerenciar prazos e planejar melhor o seu cronograma de trabalho
• Visualização de lista: Fornece uma visualização linear e detalhada das tarefas. Você pode agrupar tarefas com base em prioridade, data de vencimento, responsável, status e muito mais

Você também pode pular essas etapas e criar diretamente um diagrama com um diagrama pré-fabricado modelos de diagramas de afinidade como, por exemplo Modelo de diagrama de afinidade do ClickUp . Com essa estrutura personalizável, você pode listar suas ideias, agrupar ideias semelhantes em categorias, priorizar itens críticos e visualizar o progresso da tarefa, tudo em um espaço unificado.

Faça o download deste modelo

Capture ideias, agrupe ideias semelhantes, identifique padrões e simplifique a tomada de decisões com o modelo de diagrama de afinidade do ClickUp

Com este modelo ao seu lado, você pode:

• Colaborar com membros remotos da equipe
• Organizar rapidamente grandes quantidades de dados e ideias
• Categorizar dados com precisão e identificar padrões
• Acelerar a tomada de decisões

Desde pesquisa com usuários, melhoria de processos e planejamento estratégico até organização de conteúdo, é possível criar um diagrama de afinidade para diferentes finalidades e elaborar um plano de ação sólido. Além disso, as ferramentas de visualização nativas, incluindo as visualizações de Lista, Gantt, Carga de trabalho e Calendário, mantêm você informado sobre o andamento das tarefas.

Usos versáteis de diagramas de afinidade

Vamos explorar como você pode implementar diagramas de afinidade em diferentes aspectos do gerenciamento de projetos:

Diagramas de afinidade no design thinking

O design thinking é uma abordagem de resolução de problemas que se concentra no desenvolvimento de soluções inovadoras adaptadas às necessidades dos usuários. Ele envolve cinco estágios não lineares: empatia, definição, idealização, protótipo e teste. Os diagramas de afinidade são úteis em muitos desses estágios.

• No estágio Empatia, em que o objetivo é entender profundamente os usuários por meio de métodos como entrevistas e observações, um diagrama de afinidades ajuda a categorizar grandes volumes de dados qualitativos
• No estágio Definir, os agrupamentos do diagrama de afinidades permitem que você se concentre nos problemas recorrentes que os usuários têm enfrentado

Diagramas de afinidade e Six Sigma

A metodologia Six Sigma tem como objetivo melhorar os processos de negócios e reduzir os defeitos para obter qualidade e desempenho quase perfeitos. Ela segue a estrutura DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar, Controlar), e os diagramas de afinidade permitem que você navegue em cada uma dessas etapas com uma abordagem organizada.

Veja como:

Diagramas de afinidade na tomada de decisões

É muito difícil analisar um grande conjunto de pontos de dados, ideias ou feedback e tomar decisões concretas com base nessa análise. Um diagrama de afinidade pode ser uma ferramenta poderosa para classificar tudo em categorias claras e organizadas.

Por exemplo, se a sua equipe estiver fazendo um brainstorming de novos recursos para um produto, é possível que receba dezenas de sugestões. Usando um diagrama de afinidade, você pode agrupar ideias semelhantes e identificar rapidamente temas/prioridades comuns.

Eles também mostram como os diferentes elementos de entrada se encaixam, facilitando para os membros da sua equipe chegarem a um consenso e tomarem decisões bem informadas.

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Diagramas de afinidade em UX

No design de experiência do usuário, os diagramas de afinidade permitem que você entenda os dados qualitativos coletados em pesquisas com clientes, como entrevistas ou pesquisas.

Por exemplo, digamos que alguns clientes falem sobre dificuldades de navegação no site, enquanto outros mencionam a falta de opções de personalização.

Um diagrama de afinidade permite agrupar essas observações em clusters com base em temas comuns, como "problemas de navegação" ou "solicitações de recursos", e você pode começar a perceber padrões nas necessidades dos usuários e seus pontos problemáticos

Leia também: Como criar um diagrama de fluxo de trabalho: Um guia passo a passo

Diagramas de afinidade no Agile

As equipes ágeis fazem malabarismos com várias tarefas e ideias simultaneamente, e os diagramas de afinidade são perfeitos para manter as coisas bem estruturadas. Veja como:

• Durante o refinamento do backlog, você pode ter várias histórias de usuários ou tarefas que precisam ser classificadas. Usando um diagrama de afinidades, você pode agrupar histórias relacionadas e priorizá-las com mais eficiência
• Durante o planejamento de impressão, esses diagramasajudam você a visualizar e a organizar tarefas e a tornar o processo de planejamento mais suave
• Em retrospectivas ágeis, os diagramas de afinidade servem como uma ótima ferramenta para agrupar feedback e identificar problemas recorrentes para que as equipes possam localizar áreas de melhoria e elaborar planos de ação

Leia mais: Tipos de gráficos para visualização de dados

Organização de dados mestre com ClickUp

Ao criar diagramas de afinidade com conjuntos de dados brutos maciços (e complexos), os post-its físicos não são suficientes. Você precisa de uma ferramenta digital poderosa para organizar ideias de forma eficaz, entender seus relacionamentos e, em seguida, tomar medidas significativas.

É aí que o ClickUp vem em seu socorro. Como uma plataforma de colaboração visual e gerenciamento de dados, ele permite capturar ideias, desenhar conexões e codificar ideias por cores para maior clareza. Você também pode vincular ideias a tarefas, atribuir responsabilidades e acompanhar o progresso, tudo em um só lugar.

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