Como gerenciar empreiteiros de forma eficaz

A incerteza no mercado de trabalho, a tendência de vida lenta da Geração Z e as oportunidades globais impulsionaram a economia de bicos. As pessoas estão buscando maior autonomia e flexibilidade - algo que as funções internas tradicionais não oferecem.

De fato, 36% dos Pesquisa de Oportunidades Americanas 2022 da McKinsey entrevistados se identificaram como trabalhadores autônomos. Isso corresponde a cerca de 58 milhões de americanos.

Estabelecer processos eficientes para gerenciar contratados independentes é mais importante do que nunca para os gerentes internos - ou equipes de uma só pessoa, como provavelmente é o caso da maioria das pequenas e médias empresas.

Nesta postagem do blog, exploraremos como gerenciar prestadores de serviços independentes, integrando-os aos processos da sua equipe e mantendo limites saudáveis.

Afinal de contas, a regra geral para o gerenciamento bem-sucedido de prestadores de serviços é reconhecer que eles NÃO são funcionários de tempo integral.

Como gerenciar prestadores de serviços de forma eficaz: 10 dicas

Gerenciar bem os prestadores de serviços beneficia a todos. Quando você define expectativas claras e se comunica abertamente, os prestadores de serviços fazem um trabalho melhor e permanecem engajados. Para você, isso significa projetos mais tranquilos e resultados de alta qualidade.

Vamos explorar como maximizar o relacionamento com seus prestadores de serviços para obter um resultado vantajoso para todos.

1. Avaliar e buscar os empreiteiros certos

A primeira etapa é encontrar os prestadores de serviços certos - pessoas que sejam boas nas especificações do trabalho, façam um trabalho de qualidade e correspondam à cultura e ao espírito de trabalho de sua organização. Infelizmente, é mais fácil falar do que fazer.

Ao contrário dos funcionários em tempo integral, que ficam felizes em passar por várias rodadas de entrevistas e projetos de teste, os prestadores de serviços preferem processos de entrevista rápidos, nos quais você os contrata com base em trabalhos anteriores (seu portfólio).

Aqui estão algumas dicas para entrevistar e integrar contratados independentes rapidamente:

• Planeje entrevistas com base na experiência deles: Ajuste suas perguntas com base no nível de experiência deles. Para iniciantes, enfatize as habilidades técnicas, enquanto para especialistas, concentre-se no estilo de trabalho e na abordagem dos projetos
• Comece com um projeto de teste pago: Isso permite avaliar a qualidade do trabalho, as habilidades de comunicação e a adequação cultural do prestador de serviços à sua equipe
• Peça referências de clientes anteriores: Entre em contato com clientes anteriores para obter feedback em primeira mão sobre a qualidade do trabalho, a confiabilidade e as habilidades de comunicação do prestador de serviços

Aqui estão algumas perguntas com foco na cultura feitas pelo fundador da 37 Signals, Jason Fried . Ele faz referências a "perguntas menos óbvias" para avaliar a adequação cultural e o estilo de trabalho de um candidato.

2. Estabeleça contratos e acordos claros para evitar armadilhas legais

Depois de contratar os prestadores de serviços certos, a próxima etapa crucial é formalizar uma relação de trabalho bem-sucedida com contratos claros e juridicamente vinculativos. Esses contratos descrevem o escopo do trabalho, as condições de pagamento, os direitos de propriedade intelectual, a não divulgação de informações e outros aspectos da parceria.

Isso pode proteger seus interesses comerciais, estabelecer expectativas claras e minimizar o risco de mal-entendidos ou disputas legais.

Se você depende de prestadores de serviços para grande parte do seu trabalho, enviará muitos contratos. Uma maneira de agilizar esse processo é com software de gerenciamento de contratos e modelos. Essas ferramentas podem ajudá-lo a padronizar o processo, reduzir erros e garantir a conformidade com os requisitos legais e regulamentares. ClickUp é um software de gerenciamento de projetos e contratos - uma ferramenta completa para gerenciar contratados independentes. O Modelo de Contrato de Empreiteiro do ClickUp é independente do setor e você pode personalizá-lo para diferentes projetos e locais.

Faça o download deste modelo

Padronize os contratos em toda a organização com o Modelo de Contrato de Empreiteiro do ClickUp

Este modelo modelo de contrato abrange todas as seções principais, incluindo:

• Obrigações do cliente: Descreva suas responsabilidades, como o fornecimento das ferramentas necessárias, o processo de aprovação, etc
• Escopo do projeto: Definir os limites específicos do projeto, incluindo resultados, cronogramas e expectativas
• Condições de pagamento: Especifique o cronograma de pagamento, os métodos e quaisquer penalidades por atraso no pagamento
• **Cláusula de confidencialidade: proteger as informações confidenciais compartilhadas entre as partes
• Condições de severidade: Estabeleça os termos do contrato que serão válidos mesmo que o contrato seja considerado inválido durante as disputas
• Lei regente: Mencionar a jurisdição legal que regerá o contrato em caso de disputas

Leia também: 10 modelos de freelancer para gerenciar cargas de trabalho

3. Configure um processo de integração (e exclusão) de prestadores de serviços

Assim como acontece com os funcionários de tempo integral, certifique-se de ter um fluxo de trabalho para integrar os prestadores de serviços. Além disso, embora você possa usar alguns componentes do processo de integração de funcionários de tempo integral, esses processos costumam ser mais curtos e mais rápidos.

Aqui está um processo de três etapas para integrar trabalhadores terceirizados:

• O documento de integração: Você cria um documento para delinear o escopo do projeto, os prazos, os marcos relevantes e como a equipe interna dará suporte a eles. Você também pode usar essa etapa para dar a eles acesso a quaisquer ferramentas e adicioná-los aos seus canais de comunicação
• O encontro: Marque uma chamada com o freelancer e outros colegas de equipe internos envolvidos no projeto. Esse é um bom momento para reiterar sua cultura e seus processos de trabalho e contar aos freelancers mais sobre seus produtos e serviços
• O primeiro marco: É aqui que você trabalha com o freelancer no primeiro projeto, ajudando-o a resolver os obstáculos iniciais e a criar impulso

Da mesma forma, garanta um bom processo de desligamento para agilizar a transferência de projetos e resolver as pendências legais. Aqui estão algumas coisas que você pode incluir em seu processo de desligamento:

• Verifique se todos os pagamentos finais foram processados com precisão e dentro do prazo
• Planejar uma transferência tranquila do trabalho inacabado para garantir a continuidade
• Obter feedback por meio de uma entrevista de saída para identificar áreas de melhoria

Leia também: 10 modelos gratuitos de contrato de serviço no Word e ClickUp

4. Defina suas expectativas antecipadamente

A maioria dos empreiteiros já vivenciou pelo menos uma história de terror em que um projeto começou como algo e terminou como algo completamente diferente. Não seja esse cliente.

Para evitar desvios no escopo do projeto e garantir um resultado bem-sucedido, estabeleça metas e marcos claros com a documento de declaração de trabalho desde o início. Isso ajudará a evitar que o projeto se desvie do curso e garantirá que você e o contratado estejam na mesma página em relação aos objetivos.

Aqui estão duas maneiras de fazer isso:

• Finalize o escopo e os objetivos do seu projeto ao redigir o contrato. Faça com que ele seja revisado por todas as partes interessadas internas para garantir que ninguém faça nenhuma alteração quando o projeto estiver no meio do caminho
• Configure um rastreador de metas em seu arquivoplataforma de gerenciamento de projetos para analisar o progresso do projeto em marcos importantes e garantir que você esteja no caminho certo

Acompanhe os marcos do projeto com o ClickUp Goals

Adicione os detalhes de seu projeto e os principais resultados a Metas do ClickUp . Cada meta abrangente pode ser dividida em tarefas e subtarefas, descrevendo claramente o que está envolvido nela. Isso ajuda a acompanhar a conclusão de cada marco e garante a responsabilidade.

Defina as metas do projeto, analise o progresso e identifique os gargalos com o ClickUp Goals

Você pode usar metas para realizar avaliações de desempenho e medir os níveis de produtividade de seus contratados.

Leia também: Terceirização do gerenciamento de projetos: Benefícios da terceirização para gerenciar seus negócios

5. Defina seus canais de comunicação

Os prestadores de serviços geralmente se sentem distantes dos membros internos da equipe. Afinal de contas, eles não são membros oficiais da equipe, não têm acesso à vida real ou virtual conversas no bebedouro que são uma grande parte da construção de conexões na equipe.

Você precisa dar o primeiro passo e fazer com que eles se sintam incluídos. Para isso, defina claramente suas preferências de comunicação, como canais, frequência de reuniões e um ponto de contato principal.

Aqui estão algumas dicas para definir canais de comunicação claros e consistentes:

Escolha seu canal de comunicação

Selecione sua plataforma de comunicação principal com base nas preferências de sua equipe e nos requisitos do projeto (por exemplo, e-mail, software de gerenciamento de projetos, mensagens instantâneas). Em seguida, vá além e inclua canais de backup para que você esteja sempre acessível.

Você também pode considerar a possibilidade de oferecer ferramentas assíncronas e síncronas preferenciais para maior flexibilidade. Por exemplo, suponha que você esteja revisando um documento ou editando um banco de dados. Nesse caso, você pode usar Detecção de colaboração do ClickUp recursos como comentários, tags e edição em tempo real para manter as conversas dentro do documento.

Use os recursos de colaboração do ClickUp para fornecer feedback instantâneo e no contexto

Ao revisar o progresso de um projeto, tente manter todas as conversas em um único local para evitar silos de informações. Por exemplo, você pode criar um grupo em Bate-papo do ClickUp e determine que somente as atualizações sejam feitas nesse canal. Dessa forma, todos ficam informados.

Centralize as discussões do projeto com conversas em grupo no ClickUp Chat

Agende check-ins regulares

Planeje reuniões regulares de check-in para discutir o progresso, abordar quaisquer problemas e fornecer feedback. Você pode determinar a frequência dos check-ins com base na complexidade e no cronograma do projeto.

Compartilhe sua política de comunicação

Se você tiver uma política de comunicação para toda a empresa, compartilhe-a com seus freelancers. Dessa forma, eles saberão como se comunicar com você - formal, casual, etc. - e se sua empresa prefere atualizações de status assíncronas ou em tempo real.

Dica profissional: Crie um modelo de documento "Como trabalhar comigo" e peça a seus contratados que o preencham. Isso o ajudará a delinear suas preferências e expectativas e a entender o estilo de trabalho de cada um. Ele pode incluir informações como canais de comunicação preferidos e tempos de resposta.

Você também pode compartilhar o ClickUp Working With Me [Colaborador individual] Modelo e peça a eles que o usem como referência ao criar o documento.

6. Crie um ciclo de feedback

O feedback regular pode ajudá-lo a identificar áreas de melhoria e fortalecer o relacionamento entre contratante e cliente. Mas lembre-se de que o feedback é um processo bidirecional - você precisa configurar um fluxo de trabalho que lhe permita dar feedback aos contratados e permitir que eles compartilhem seu feedback.

Veja como você pode fazer isso:

• Dê feedback construtivo: Forneça feedback específico e acionável que se concentre em melhorar o desempenho em vez de criticar
• Busque feedback: Busque ativamente o feedback do prestador de serviços sobre seu desempenho como cliente ou gerente de projeto durante os check-ins
• Use uma ferramenta de feedback: Considere o uso de um formulário ou pesquisa para obter feedback anônimo dos prestadores de serviços

Por exemplo, você pode usar Formulários ClickUp para verificações de pulso mensais ou trimestrais com seus contratados. O criador de formulários tem vários tipos de campos e perguntas condicionais para ajudar a personalizar a experiência da pesquisa.

Personalize suas pesquisas em escala com os recursos de lógica condicional do ClickUp Forms

Também é possível organizar as respostas em um banco de dados. Esse último pode ser especialmente útil para encontrar padrões nas respostas de um contratante ao longo do tempo ou examinar como todos os contratantes (coletivamente) veem seus processos

Isso pode ajudá-lo a criar um relacionamento colaborativo e produtivo com seus prestadores de serviços.

Leia também: Como melhorar as relações entre agência e cliente para crescer em 2024

7. Padronize sua política e seu processo de pagamento

Uma política e um processo de pagamento padronizados podem simplificar as operações, reduzir erros e melhorar o relacionamento com os prestadores de serviços independentes. Quando você declara como isso funciona, você não precisa acompanhá-los para obter faturas, e eles não precisam correr atrás de você para receber pagamentos.

Aqui estão alguns itens a serem incluídos em sua política de pagamento:

• Frequência de pagamento: Determine o cronograma de pagamento (por exemplo, semanal, quinzenal, mensal)
• Método de pagamento: Escolha um método de pagamento preferido (por exemplo, depósito direto, cheque, PayPal)
• Modelo de fatura: Crie um modelo de fatura padronizado com todas as informações necessárias para compartilhar com os contratados
• Envio da fatura: Mencionar quando os prestadores de serviços devem enviar as faturas
• Aprovação da fatura: Implemente um processo de aprovação claro para garantir a precisão e os pagamentos em dia

Elabore sua apólice com o ClickUp Docs

Use uma ferramenta como Documentos do ClickUp para delinear suas políticas e processos de pagamento e compartilhá-los com suas equipes internas e prestadores de serviços independentes. Isso garantirá total transparência e dará aos contratados clareza sobre seus procedimentos de pagamento.

Elabore sua política de pagamento e compartilhe-a com os contratados usando o ClickUp Docs

Melhor ainda: O ClickUp vem com ferramentas de redação baseadas em IA, como Cérebro ClickUp . Você pode editar e localizar sua política em diferentes idiomas, o que é particularmente útil se você contratar prestadores de serviços globais.

Gere conteúdo e traduza seus documentos para mais de 10 idiomas com o ClickUp Brain

Dica profissional: Defina tabelas de honorários para diferentes tipos de contratos de trabalho e mantenha-as atualizadas para evitar negociações com os contratados e garantir que seu orçamento esteja alinhado com os custos esperados.

8. Promova um relacionamento de longo prazo

Os ciclos de feedback são apenas uma maneira de garantir um relacionamento sustentável entre o contratante e o cliente. Afinal de contas, os contratos freelance são construídos com base em relacionamentos e respeito mútuo.

Aqui estão algumas maneiras de mostrar aos freelancers que você os respeita e estabelecer as bases para um relacionamento saudável e de longo prazo:

• Forneça uma remuneração justa: Garanta um pagamento justo e pontual, cumprindo os termos e condições acordados
• Evite o microgerenciamento: Dê aos contratados a autonomia de que precisam para concluir suas tarefas com eficiência
• Seja flexível: Acomode o estilo de trabalho deles, incluindo horários flexíveis ou agendamento de reuniões. Por exemplo, alguns prestadores de serviços não seguem o horário de trabalho das 9h às 17h, enquanto outros podem preferir pelo menos um aviso de reunião de dois dias
• Envie alguns brindes: Demonstre seu apreço pelos prestadores de serviços de longo prazo enviando-lhes brindes personalizados como forma de reconhecer suas contribuições

9. Mantenha um banco de dados de prestadores de serviços

Um banco de dados de prestadores de serviços é um repositório centralizado de informações sobre sua equipe de freelancers - em todos os departamentos - para que as equipes administrativas, como Finanças ou RH, possam acompanhar os detalhes dos prestadores de serviços e garantir a conformidade com as leis e os regulamentos trabalhistas.

Recomendamos o uso de uma ferramenta como o ClickUp em vez das ferramentas tradicionais de planilhas ou documentos. Ela vem com recursos de gerenciamento de banco de dados muito úteis, como filtros e tags, para ajudar a categorizar os contratados.

Por exemplo, você pode usar a função Visualização da tabela ClickUp para criar seu banco de dados de contratados centralizado e sem código. Com classificação avançada, filtragem e campos personalizados, você pode facilmente segmentar os contratados por departamento, coletar detalhes específicos e personalizar o layout do banco de dados de acordo com suas necessidades exatas

Organize os detalhes de seu contratante com a visualização de tabela do ClickUp

Aqui estão alguns campos a serem incluídos em seu banco de dados de contratados:

• Informações do prestador de serviços: Nome, detalhes de contato, número de identificação fiscal e detalhes de pagamento
• Especificações do contrato: Duração do contrato, escopo do trabalho, termos de pagamento e links para o contrato, NDA e outros documentos legais
• Detalhes de conformidade: Formulários relacionados a impostos e classificação de funcionários, registros de faturamento e outros documentos governamentais

Opcionalmente, é possível adicionar um campo Notes no banco de dados para documentar suas habilidades especializadas, detalhes de contato e links de portfólio. Isso é particularmente útil quando você planeja recontratar um antigo prestador de serviços.

Além disso, o ClickUp se integra à maioria dos sistemas de RH e folha de pagamento. Isso significa que você pode automatizar tarefas como atualizar as informações do prestador de serviços ou marcar faturas como pagas no ClickUp quando processadas em seu sistema de folha de pagamento.

Observação: Como o banco de dados inclui detalhes confidenciais, implemente controles de acesso adequados para proteger as informações e garantir a privacidade dos dados.

10. Aproveitar a tecnologia

A conformidade legal é um aspecto importante da contratação de prestadores de serviços e varia de acordo com a região. Nos Estados Unidos, o IRS tem critérios específicos para determinar se um trabalhador é um contratado independente ou um empregado.

Você também precisará emitir o Formulário 1099-NEC para relatar os pagamentos feitos a prestadores de serviços independentes. Uma ferramenta de gerenciamento de prestadores de serviços pode ajudá-lo a automatizar e resolver essas complicações e garantir a conformidade com as leis trabalhistas e tributárias locais.

você sabia que alguns estados dos Estados Unidos têm leis que estabelecem um nexo de imposto sobre vendas ao contratar prestadores de serviços independentes? Isso significa que você pode ser obrigado a recolher e remeter o imposto sobre vendas em suas compras, mesmo que não tenha um escritório físico no local.

Outro aspecto em que a tecnologia pode ajudar é a automatização do trabalho pesado, seja ele gerenciamento de projetos freelance ou processos sistêmicos, como a assinatura de contratos. Uma opção é a automação para aprovar faturas, iniciar check-ins com os contratados e lidar com outras tarefas administrativas.

As equipes jurídicas podem considerar a possibilidade de centralizar o processo de solicitação de contratos e aumentar a eficiência com o Modelo de gerenciamento de contratos do ClickUp .

Faça o download deste modelo

Permita que sua equipe jurídica receba solicitações de acordos de contrato e acompanhe o andamento do contrato com o Formulário de Solicitação de Contrato do ClickUp

Veja como isso funciona:

1. Envie um formulário de solicitação: Basta preencher o Formulário de solicitação de contrato, especificando a finalidade e o tipo de contrato, juntamente com o prazo desejado
2. Análise jurídica: A equipe jurídica analisa os detalhes da solicitação, garantindo que todas as informações necessárias sejam fornecidas
3. Elaboração e aprovação: A equipe jurídica elabora o contrato, incorporando os requisitos especificados e garantindo a conformidade com as leis e os regulamentos relevantes

Melhor ainda: o modelo vem com um Board View que permite que a equipe jurídica acompanhe o status de contratos individuais, garantindo que todos sejam fechados no prazo.

Simplifique o gerenciamento de contratados com o ClickUp

Como diz o ditado, "O sucesso é construído com base em sistemas" Com o ClickUp, você pode criar uma estrutura confiável para gerenciar contratados - um sistema centralizado, organizado e escalável que pode ser personalizado para atender às necessidades de diferentes equipes.

Desde a elaboração de contratos e o gerenciamento de projetos até a promoção de ciclos de feedback e a centralização das informações do prestador de serviços, o ClickUp pode ajudá-lo a lidar com todos os seus processos em um só lugar. Assim, você define um sistema que funciona para você no dia 1 e no ano 10. Registre-se no ClickUp gratuitamente e veja como isso leva a um gerenciamento eficaz de contratados.