A incerteza no mercado de trabalho, a propensão da Geração Z para um estilo de vida mais tranquilo e as oportunidades globais, independentes da localização, impulsionaram a economia gig. As pessoas buscam maior autonomia e flexibilidade — algo que as funções internas tradicionais não oferecem.
Na verdade, 36% dos participantes da Pesquisa de Oportunidades Americanas 2022 da McKinsey se identificaram como trabalhadores independentes. Isso representa cerca de 58 milhões de americanos.
Estabelecer processos eficientes para gerenciar prestadores de serviços independentes é mais importante do que nunca para gerentes internos — ou equipes compostas por uma única pessoa, como costuma ser o caso em pequenas e médias empresas.
Nesta postagem do blog, exploraremos como gerenciar prestadores de serviços independentes e onde integrá-los aos processos da sua equipe, mantendo limites saudáveis.
Afinal, a regra fundamental para uma gestão bem-sucedida de prestadores de serviços é reconhecer que eles NÃO são funcionários em tempo integral.
Como gerenciar prestadores de serviços de forma eficaz: 10 dicas
Gerenciar bem os prestadores de serviços beneficia a todos. Quando você define expectativas claras e se comunica abertamente, os prestadores de serviços entregam um trabalho melhor e permanecem engajados. Para você, isso significa projetos mais tranquilos e resultados de alta qualidade.
Vamos explorar como maximizar seus relacionamentos com prestadores de serviços para obter um resultado vantajoso para todas as partes.
1. Avalie e contrate os prestadores de serviços certos
O primeiro passo é encontrar os prestadores de serviços certos — pessoas que sejam boas no que fazem, realizem um trabalho de qualidade e se encaixem na cultura e no ethos da sua organização. Infelizmente, isso é mais fácil dizer do que fazer.
Ao contrário dos funcionários em tempo integral, que podem ficar satisfeitos em passar por várias rodadas de entrevistas e projetos de teste, os prestadores de serviços preferem processos de entrevista rápidos, nos quais você os contrata com base em trabalhos anteriores (seu portfólio).
Aqui estão algumas dicas para entrevistar e integrar prestadores de serviços independentes rapidamente:
- Planeje entrevistas com base na experiência deles: ajuste suas perguntas com base no nível de experiência deles. Para iniciantes, enfatize as habilidades técnicas, enquanto para especialistas, concentre-se no estilo de trabalho e na abordagem aos projetos.
- Comece com um projeto de teste remunerado: isso permite que você avalie a qualidade do trabalho do prestador de serviços, suas habilidades de comunicação e sua adequação cultural à sua equipe.
- Peça referências de clientes anteriores: entre em contato com clientes anteriores para obter feedback em primeira mão sobre a qualidade do trabalho, a confiabilidade e as habilidades de comunicação do prestador de serviços.
Aqui estão algumas perguntas focadas na cultura feitas pelo fundador da 37 Signals, Jason Fried. Ele faz perguntas “menos óbvias” às referências para avaliar a adequação cultural e o estilo de trabalho de um candidato.
2. Estabeleça contratos e acordos claros para evitar armadilhas legais
Depois de contratar os prestadores de serviços certos, o próximo passo crucial é formalizar uma relação de trabalho bem-sucedida com contratos claros e juridicamente vinculativos. Esses contratos descrevem o escopo do trabalho, as condições de pagamento, os direitos de propriedade intelectual, as cláusulas de confidencialidade e outros aspectos da parceria.
Isso pode proteger os interesses da sua empresa, estabelecer expectativas claras e minimizar o risco de mal-entendidos ou disputas legais.
Se você depende de prestadores de serviços para grande parte do seu trabalho, enviará muitos contratos. Uma maneira de otimizar esse processo é com software e modelos de gerenciamento de contratos. Essas ferramentas podem ajudar a padronizar o processo, reduzir erros e garantir a conformidade com os requisitos legais e regulatórios.
O ClickUp é um software de gerenciamento de projetos e contratos — uma ferramenta completa para gerenciar prestadores de serviços independentes.
Na verdade, o Modelo de Contrato de Prestador de Serviços da ClickUp é independente do setor e você pode personalizá-lo para diferentes projetos e locais.
Este modelo de contrato abrange todas as seções principais, incluindo:
- Obrigações do cliente: descreva suas responsabilidades, como fornecer as ferramentas necessárias, o processo de aprovação e outros aspectos.
- Escopo do projeto: defina os limites específicos do projeto, incluindo entregas, prazos e expectativas.
- Condições de pagamento: especifique o cronograma de pagamentos, os métodos e quaisquer multas por atraso no pagamento.
- Cláusula de confidencialidade: proteja as informações confidenciais compartilhadas entre as partes.
- Condições de separabilidade: defina os termos do contrato, que serão válidos mesmo que o contrato seja considerado inválido durante disputas.
- Lei aplicável: mencione a jurisdição legal que regerá o contrato em caso de disputas.
3. Estabeleça um processo de integração (e desligamento) de prestadores de serviços
Assim como com os funcionários em tempo integral, certifique-se de ter um fluxo de trabalho para integrar os prestadores de serviços. Além disso, embora você possa usar alguns componentes do processo de integração de funcionários em tempo integral, esses processos são normalmente mais curtos e rápidos.
Aqui está um processo de três etapas para integrar trabalhadores contratados:
- O documento de integração: crie um documento para descrever o escopo do projeto, os prazos, os marcos relevantes e como a equipe interna irá apoiá-los. Você também pode usar essa etapa para dar a eles acesso a quaisquer ferramentas e adicioná-los aos seus canais de comunicação.
- A reunião: marque uma ligação com o freelancer e outros colegas internos envolvidos no projeto. Esse é um bom momento para reiterar sua cultura e seus processos de trabalho e contar aos freelancers mais sobre seus produtos e serviços.
- O primeiro marco: é aqui que você trabalha com o freelancer no primeiro projeto, ajudando-o a superar os obstáculos iniciais e ganhar impulso.
Da mesma forma, garanta um bom processo de desligamento para agilizar as transferências de projetos e resolver questões legais pendentes. Aqui estão algumas coisas que você pode incluir no seu processo de desligamento:
- Verifique se todos os pagamentos finais são processados com precisão e pontualidade.
- Planeje uma transferência tranquila do trabalho inacabado para garantir a continuidade.
- Obtenha feedback por meio de uma entrevista de saída para identificar áreas que precisam ser melhoradas.
4. Defina suas expectativas antecipadamente
A maioria dos prestadores de serviços já passou por pelo menos uma experiência terrível em que um projeto começou como uma coisa e terminou como outra completamente diferente. Não seja esse tipo de cliente.
Para evitar o aumento do escopo do projeto e garantir um resultado bem-sucedido, estabeleça metas e marcos claros com um documento de declaração de trabalho desde o início. Isso ajudará a evitar que o projeto se desvie do curso e garantirá que você e o contratado estejam em sintonia em relação aos objetivos.
Aqui estão duas maneiras de fazer isso:
- Finalize o escopo e os objetivos do seu projeto ao redigir o contrato. Peça que todas as partes interessadas internas o revisem para garantir que ninguém apresente alterações quando o projeto estiver na metade.
- Configure um rastreador de metas em sua plataforma de gerenciamento de projetos para analisar o andamento do projeto em marcos importantes e garantir que você esteja no caminho certo.
Acompanhe os marcos do projeto com o ClickUp Goals.
Adicione os detalhes do seu projeto e os principais resultados esperados ao ClickUp Goals. Cada objetivo geral pode ser dividido em tarefas e subtarefas, descrevendo claramente o que está envolvido nele. Isso ajuda você a acompanhar a conclusão de cada etapa e garante a responsabilidade.
Você pode usar metas para realizar avaliações de desempenho e medir os níveis de produtividade dos seus prestadores de serviços.
Leia também: Terceirização da gestão de projetos: benefícios da terceirização para gerenciar seus negócios
5. Defina seus canais de comunicação
Os prestadores de serviços muitas vezes se sentem distantes dos membros internos da equipe. Afinal, eles não são membros oficiais da equipe — podem não ter acesso a conversas presenciais ou virtuais, que são uma parte importante da construção de conexões entre a equipe.
Você precisa dar o primeiro passo e fazer com que eles se sintam incluídos. Você pode fazer isso definindo claramente suas preferências de comunicação, como canais, frequência de reuniões e um ponto de contato principal.
Aqui estão algumas dicas para definir canais de comunicação claros e consistentes:
Escolha seu canal de comunicação
Selecione sua plataforma de comunicação principal com base nas preferências da sua equipe e nos requisitos do projeto (por exemplo, e-mail, software de gerenciamento de projetos, mensagens instantâneas). Em seguida, vá além e inclua canais de backup para que você esteja sempre acessível.
Você também pode considerar oferecer ferramentas assíncronas e síncronas preferenciais para maior flexibilidade. Por exemplo, suponha que você esteja revisando um documento ou editando um banco de dados. Nesse caso, você pode usar os recursos de detecção de colaboração do ClickUp, como comentários, tags e edição em tempo real, para manter as conversas dentro do documento.
Ao analisar o andamento de um projeto, tente manter todas as conversas em um único lugar para evitar silos de informação. Por exemplo, você pode criar um grupo no ClickUp Chat e determinar que apenas as atualizações sejam feitas nesse canal. Dessa forma, todos ficam por dentro do que está acontecendo.
Agende reuniões regulares
Planeje reuniões regulares para discutir o progresso, abordar quaisquer questões e fornecer feedback. Você pode determinar a frequência das reuniões com base na complexidade e no cronograma do projeto.
Compartilhe sua política de comunicação
Se você tiver uma política de comunicação para toda a empresa, compartilhe-a com seus freelancers. Dessa forma, eles saberão como se comunicar com você — de maneira formal, informal etc. — e se sua empresa prefere atualizações de status assíncronas ou em tempo real.
💡Dica profissional: crie um modelo de documento intitulado “Como trabalhar comigo” e peça aos seus prestadores de serviços que o preencham. Isso ajudará você a definir suas preferências e expectativas e a compreender o estilo de trabalho uns dos outros. O documento pode incluir informações como canais de comunicação preferidos e tempos de resposta.
Você também pode compartilhar o modelo ClickUp Trabalhando comigo [Colaborador individual] e pedir que eles o utilizem como referência ao criar seus documentos.
6. Crie um ciclo de feedback
O feedback regular pode ajudá-lo a identificar áreas a serem melhoradas e fortalecer o relacionamento entre o prestador de serviços e o cliente. Mas lembre-se de que o feedback é um processo bidirecional — você precisa estabelecer um fluxo de trabalho que permita dar feedback aos prestadores de serviços e permitir que eles compartilhem o feedback deles.
Veja como você pode fazer isso:
- Dê feedback construtivo: forneça feedback específico e prático, com foco na melhoria do desempenho, em vez de críticas.
- Busque feedback: busque ativamente o feedback do prestador de serviços sobre seu desempenho como cliente ou gerente de projeto durante as reuniões de acompanhamento.
- Use uma ferramenta de feedback: considere usar um formulário ou pesquisa para coletar feedback anônimo dos prestadores de serviços.
Por exemplo, você pode usar os formulários do ClickUp para fazer verificações mensais ou trimestrais com seus prestadores de serviços. O criador de formulários tem vários tipos de campos e perguntas condicionais para ajudar a personalizar a experiência da pesquisa.
Você também pode organizar as respostas em um banco de dados. Isso pode ser especialmente útil para encontrar padrões nas respostas de um prestador de serviços ao longo do tempo ou examinar como todos os prestadores de serviços (coletivamente) veem seus processos.
Isso pode ajudá-lo a criar um relacionamento colaborativo e produtivo com seus prestadores de serviços.
7. Padronize sua política e processo de pagamento
Uma política e um processo de pagamento padronizados podem otimizar as operações, reduzir erros e melhorar o relacionamento com prestadores de serviços independentes. Ao explicar como isso funciona, você não precisa fazer o acompanhamento das faturas com eles, e eles não precisam cobrar você pelos pagamentos.
Aqui estão algumas coisas que você deve incluir em sua política de pagamento:
- Frequência de pagamento: determine o cronograma de pagamentos (por exemplo, semanal, quinzenal, mensal).
- Método de pagamento: escolha o método de pagamento preferido (por exemplo, depósito direto, cheque, PayPal)
- Modelo de fatura: crie um modelo de fatura padronizado com todas as informações necessárias para compartilhar com os prestadores de serviços.
- Envio de faturas: mencione quando os prestadores de serviços devem enviar as faturas.
- Aprovação de faturas: implemente um processo de aprovação claro para garantir a precisão e o pagamento pontual.
Elabore sua política com o ClickUp Docs.
Use uma ferramenta como o ClickUp Docs para definir suas políticas e processos de pagamento e compartilhá-los com suas equipes internas e prestadores de serviços independentes. Isso garantirá total transparência e dará clareza aos prestadores de serviços sobre seus procedimentos de pagamento.
Melhor ainda: o ClickUp vem com ferramentas de redação baseadas em IA, como o ClickUp Brain. Você pode editar e localizar sua política em diferentes idiomas, o que é particularmente útil se você contratar prestadores de serviços globais.
💡Dica profissional: defina faixas de remuneração para diferentes tipos de trabalho contratado e mantenha-as atualizadas para evitar negociações intermináveis com os prestadores de serviços e garantir que seu orçamento esteja alinhado com os custos esperados.
8. Promova um relacionamento de longo prazo
Os ciclos de feedback são apenas uma maneira de garantir um relacionamento sustentável entre contratante e cliente. Afinal, os contratos freelance são baseados em relacionamentos e respeito mútuo.
Aqui estão algumas maneiras de mostrar aos freelancers que você os respeita e estabelecer as bases para um relacionamento saudável e duradouro:
- Ofereça uma remuneração justa: garanta pagamentos justos e pontuais, respeitando os termos e condições acordados.
- Evite a microgestão: dê aos prestadores de serviços a autonomia necessária para que eles realizem suas tarefas com eficácia.
- Seja flexível: adapte-se ao estilo de trabalho deles, incluindo horários flexíveis ou agendamento de reuniões. Por exemplo, alguns prestadores de serviços não seguem o horário comercial das 9h às 17h, enquanto outros podem preferir um aviso prévio de pelo menos dois dias para reuniões.
- Envie brindes: mostre seu apreço pelos prestadores de serviços de longa data enviando-lhes brindes personalizados como forma de reconhecer suas contribuições.
9. Mantenha um banco de dados de prestadores de serviços
Um banco de dados de prestadores de serviços é um repositório centralizado de informações sobre sua equipe freelance — em todos os departamentos — para que equipes administrativas, como Finanças ou RH, possam acompanhar os detalhes dos prestadores de serviços e garantir a conformidade com as leis e regulamentos trabalhistas.
Recomendamos usar uma ferramenta como o ClickUp em vez das tradicionais planilhas ou ferramentas de documentos. Ele vem com recursos de gerenciamento de banco de dados super úteis, como filtros e tags, para ajudar a categorizar os prestadores de serviços.
Por exemplo, você pode usar a visualização da tabela do ClickUp para criar seu banco de dados centralizado e sem código de prestadores de serviços. Com classificação avançada, filtragem e campos personalizados, você pode facilmente segmentar prestadores de serviços por departamento, coletar detalhes específicos e personalizar o layout do banco de dados de acordo com suas necessidades exatas.
Aqui estão alguns campos a incluir na sua base de dados de prestadores de serviços:
- Informações sobre o prestador de serviços: nome, detalhes de contato, número de identificação fiscal e detalhes de pagamento.
- Especificações do contrato: duração do contrato, escopo do trabalho, condições de pagamento e links para o contrato, acordo de confidencialidade e outros documentos legais.
- Detalhes de conformidade: formulários relacionados a impostos e classificação de funcionários, registros de faturamento e outros documentos governamentais.
Opcionalmente, você pode adicionar um campo de notas no banco de dados para documentar suas habilidades especializadas, detalhes de contato e links de portfólio. Isso é particularmente útil quando você planeja recontratar um antigo prestador de serviços.
Além disso, o ClickUp se integra à maioria dos sistemas de RH e folha de pagamento. Isso significa que você pode automatizar tarefas como atualizar informações de prestadores de serviços ou marcar faturas como pagas no ClickUp quando processadas em seu sistema de folha de pagamento.
Observação: como o banco de dados inclui detalhes confidenciais, implemente controles de acesso adequados para proteger as informações e garantir a privacidade dos dados.
10. Mantenha-se em dia com a conformidade legal
A conformidade legal é um aspecto importante na contratação de prestadores de serviços e varia de acordo com a região. Nos Estados Unidos, o IRS (Receita Federal) tem critérios específicos para determinar se um trabalhador é um prestador de serviços independente ou um funcionário.
Você também precisará emitir o Formulário 1099-NEC para relatar os pagamentos feitos a prestadores de serviços independentes. Uma ferramenta de gerenciamento de prestadores de serviços pode ajudá-lo a automatizar e lidar com essas complicações, além de garantir a conformidade com as leis trabalhistas e tributárias locais.
🌈 Você sabia? Alguns estados dos Estados Unidos têm leis que estabelecem um nexo de imposto sobre vendas ao contratar prestadores de serviços independentes. Isso significa que você pode ser obrigado a recolher e repassar o imposto sobre vendas em suas compras, mesmo que não tenha um escritório físico no local.
Aproveite a tecnologia
Outro aspecto em que a tecnologia pode ajudar é na automação de tarefas rotineiras, seja no gerenciamento de projetos freelance ou em processos sistêmicos, como a assinatura de contratos. Uma opção é a automação para aprovar faturas, iniciar check-ins com prestadores de serviços e lidar com outras tarefas administrativas.
As equipes jurídicas podem considerar centralizar o processo de solicitação de contratos e melhorar a eficiência com o Modelo de Gerenciamento de Contratos do ClickUp.
Veja como isso funciona:
- Envie um formulário de solicitação: basta preencher o Formulário de Solicitação de Contrato, especificando a finalidade e o tipo de contrato, juntamente com o prazo desejado.
- Análise jurídica: a equipe jurídica analisa os detalhes da solicitação, garantindo que todas as informações necessárias sejam fornecidas.
- Elaboração e aprovação: a equipe jurídica elabora o contrato, incorporando os requisitos especificados e garantindo a conformidade com as leis e regulamentos relevantes.
Melhor ainda: o modelo vem com uma visualização do quadro que permite à equipe jurídica acompanhar o status de contratos individuais, garantindo que todos sejam fechados dentro do prazo.
Simplifique a gestão de prestadores de serviços com o ClickUp
Como diz o ditado, “o sucesso é construído com base em sistemas”. Com o ClickUp, você pode criar uma estrutura confiável para gerenciar prestadores de serviços — um sistema centralizado, organizado e escalável que pode ser personalizado para atender às necessidades de diferentes equipes.
Desde a elaboração de contratos e gerenciamento de projetos até a promoção de ciclos de feedback e centralização de informações sobre prestadores de serviços, o ClickUp pode ajudá-lo a lidar com todos os seus processos em um só lugar. Assim, você define um sistema que funciona para você tanto no primeiro dia quanto no décimo ano.
Inscreva-se gratuitamente no ClickUp e veja como ele leva a uma gestão eficaz de prestadores de serviços.