Você já se pegou verificando novamente seus relatórios, ansioso por ter perdido um decimal?
Ou pior, talvez você tenha descoberto esse decimal errado e teve que refazer seu relatório do zero?
Os insights de negócios que mudam o jogo e o merecido reconhecimento podem depender da precisão e da integridade dos seus dados em uma única planilha.
É aí que a validação de dados se torna uma necessidade
A validação de dados garante que os dados inseridos em um sistema ou planilha atendam a critérios ou regras específicos. Ela economiza horas que, de outra forma, você gastaria analisando montanhas de dados.
Entender como aproveitar a validação de dados é a chave para um gerenciamento de dados perfeito.
Se você estiver usando o aplicativo de planilhas do Google, o Google Sheets, como 900 milhões de outras pessoas no mundo, então este guia é exatamente o que você precisa.
Nós o orientaremos em tudo, desde a configuração de regras básicas de validação até o domínio de técnicas avançadas, garantindo que seus dados permaneçam limpos e sem erros.
Entendendo os fundamentos da validação de dados no Planilhas Google
A validação de dados é um guardião vigilante que garante que somente os dados corretos permaneçam no banco de dados do Planilhas Google. Como a maioria das técnicas de validação, isso envolve a definição de regras específicas para o que é permitido e o que não é.
Veja a seguir um exemplo claro e lógico que ajuda a explicar isso:
- Cenário: Você está criando um formulário de pedido de cliente
- O que é necessário: Você quer garantir que os clientes insiram dados válidos, como um endereço de e-mail válido
- A regra: O campo "E-mail" da sua planilha deve seguir um formato de e-mail específico
- O resultado: As regras de validação de dados restringem os valores inseridos pelo usuário e evitam dados incorretos. Elas também permitem que você crie uma caixa pop-up para informar o cliente sobre o problema, caso ele atualize as informações incorretas
Embora esse seja um exemplo bastante simples, ele mostra quanto controle a validação de dados tem sobre a qualidade dos dados.
Configurando a validação básica de dados no Planilhas Google
Veja a seguir as seis etapas envolvidas na criação de regras de validação de dados no Planilhas Google:
Passo 1: Abra sua planilha
Abra a planilha. Para isso, consideraremos o exemplo acima de um formulário de pedido de cliente.
Criar um modelo de planilha com dados de pedidos de clientes
Etapa 2: Selecione seu intervalo de dados
Selecione as células para as quais você deseja definir a regra.
Vamos definir uma regra para o campo Order Quantity (Quantidade do pedido). Selecione a célula em que os clientes adicionariam a quantidade do pedido - D8.
Selecione um intervalo de células para validação de dados no Planilhas Google
Etapa 3: Vá para a opção Validação de dados
No menu Data (Dados), selecione "Data Validation" (Validação de dados) e clique em "Add Rule" (Adicionar regra)
Navegue até a validação de dados no Planilhas Google
Etapa 4: Definir os critérios da regra
Na seção "Critérios", escolha o tipo de validação que deseja aplicar.
Aqui, validaremos números, selecionaremos "menor que ou igual a" e atualizaremos 100 no campo Value.
Estabeleça seus critérios para validação de dados
Etapa 5: Defina sua mensagem de erro
Em seguida, navegue até a seção "Advanced Option" (Opção avançada). Em 'If the data is invalid' (Se os dados forem inválidos), selecione o que você deseja fazer quando alguém inserir dados inválidos. Também é possível adicionar texto de ajuda para orientar os usuários.
Aqui, selecionaremos "Reject the input" (Rejeitar a entrada) porque sua empresa não poderá aceitar o pedido. Também adicionaremos o texto de ajuda 'Order up to 100 pieces in one go'
_Definir a mensagem de erro de uma regra de validação de dados
Etapa 6: Salvar
Selecione "Done" (Concluído) para salvar e aplicar as regras que você definiu.
Observação: É melhor configurar a validação de dados antes de inserir seus dados. Isso ocorre porque os valores existentes não serão verificados automaticamente. Para validar os dados existentes, você precisará revisá-los manualmente ou inseri-los novamente.
Com essas etapas, a validação básica de dados está pronta!
Dito isso, antes de explorar técnicas avançadas, é importante entender mais sobre os vários tipos de validação de dados.
Tipos de validação de dados
Embora tenhamos usado regras numéricas na seção anterior, ter uma visão geral detalhada das várias validações de dados ajuda a garantir a precisão e a qualidade.
Veja a seguir um detalhamento dos tipos de validação de dados disponíveis no Planilhas Google:
Número
Exemplo: Garantir que o cliente insira uma quantidade de pedido menor ou igual a 100
Restringir a entrada de dados a valores numéricos dentro de um intervalo especificado. Isso inclui condições como "maior que", "menor que", "igual a" ou até mesmo "entre um intervalo personalizado"
Text
Exemplo: Garantir que o ID do e-mail seja válido
Limite a entrada de texto com base no comprimento e em caracteres específicos. Isso também inclui padrões como IDs de e-mail ou URLs válidos.
Data
Exemplo: Garantir que a data de nascimento esteja no formato correto
Esse tipo de validação de dados garante que os valores inseridos sejam datas válidas ou estejam dentro de um intervalo específico.
Lista
Exemplo: Drop-down na validação de dados
Se precisar restringir as entradas a uma lista de opções, você usará a validação de dados "List" ou "Drop-down".
Tickbox
Exemplo: Como usar a caixa de seleção para validação de dados
Aqui, você restringe a entrada a marcar ou não uma caixa. Você também pode definir o que significa deixar o campo marcado ou desmarcado. Isso é mais usado ao coletar preferências de clientes e listas de verificação de qualidade.
Bônus: Pronto para transformar seu gerenciamento de dados? Siga-nos nosso guia passo a passo para criar um banco de dados do Google Sheets!
Técnicas avançadas de validação de dados no Planilhas Google
Embora tenhamos abordado o básico, o Planilhas Google oferece técnicas de validação de dados mais avançadas, como fórmulas personalizadas e integração de recursos no aplicativo.
Fórmula personalizada
Esse recurso é uma forma avançada de validação de dados no Planilhas Google que está disponível ao definir os critérios. Diferentemente de outros tipos de validação, uma fórmula personalizada permite que você crie regras além das opções básicas, como números ou datas.
Essa regra personalizada é configurada com a ajuda de fórmulas que você normalmente usa para cálculos. Uma das principais vantagens é que você define o tipo de dados permitidos em uma célula por meio dessa fórmula lógica com maior precisão.
As fórmulas personalizadas criam regras alimentadas por elementos como intervalos de células ou dependências. Elas também permitem que você adicione várias camadas de regulamentos.
Veja um exemplo:
Usar uma fórmula personalizada como regra no rastreamento de detalhes do inventário
Cenário: Imagine que você esteja rastreando o estoque de produtos antes do despacho de um cliente.
O que é necessário:
Você deseja garantir que a coluna "estoque disponível para despacho" aceite apenas:
- Números (não é permitido texto)
- Valores maiores que zero (não é possível ter estoque negativo)
Regra da fórmula do cliente:
=AND(ISNUMBER(A1), A1>0)
Isso divide a regra em três partes:
- ISNUMBER(A1): Verifica se o valor na célula A1 é um número
- A1>0: Verifica se o valor na célula A1 é maior que zero
- AND(...): Verifica se AMBAS as condições são verdadeiras
Resultado: Detalhes precisos do inventário chegam aos clientes, e você não precisa se preocupar com as fórmulas usadas, pois os números do inventário serão sempre confiáveis e fáceis de ler.
Integrando a validação de dados no Planilhas Google
A validação avançada de dados também envolve a integração de outros recursos à validação de dados.
Ficou confuso? Vamos analisar algumas integrações avançadas de validação de dados que aumentam a funcionalidade.
Usando formatação condicional na validação de dados
A validação de dados no Planilhas Google é facilmente combinada com a formatação condicional, criando uma planilha muito mais interativa e clara.
Nessa integração, uma regra de validação de dados separada aciona a formatação condicional. Ela destaca visualmente pontos de dados importantes ou possíveis erros, facilitando a identificação de tendências e anomalias.
Vamos mostrar a você como fazer isso com um exemplo claro:
Cenário: Você precisa de um planilha de gerenciamento de projetos para ajudar a monitorar as tarefas. Ela deve destacar visualmente quando você estiver atrasado.
Etapa 1: Crie uma planilha com colunas para o nome da tarefa, data de vencimento e status. Adicione também suas tarefas e status mais recentes.
Planilha para rastreador de progresso de tarefas
Etapa 2: Vá para Format e clique em formatação condicional.
Navegue até a formatação condicional no Planilhas Google
Nota: Você pode criar uma regra para a coluna de datas de vencimento para garantir que o usuário insira uma data válida.
Etapa 3: Adicione sua regra de validação de dados, vinculando-a à validação de dados.
Estabelecer a regra de validação de dados por meio de formatação condicional
Aqui, usaremos a fórmula personalizada '=AND(TODAY() > C2, D2 <> 'Completed')'.
Veja como isso funciona:
- TODAY(): Essa função retorna a data de hoje
- TODAY() > C2: Essa função verifica se a data de hoje é maior que a data no campo "Data de vencimento
- D2 <> 'Completed': Verifica se o campo 'Status' NÃO é Completed
- =AND: Verifica se ambas as condições foram atendidas
Etapa 4: Adicione seu estilo de formatação. Aqui, manteremos o resultado em vermelho (porque está atrasado).
Configurar o estilo de formatação
Depois de clicar em "Concluído", suas regras estarão ativas. O "Enviar relatório de desempenho" está pendente e atrasado.
Vinculando a validação de dados à automação
Outra técnica avançada de validação de dados que o Planilhas Google apresenta é a automação.
Aqui, o Google apresenta sua extensão App Script, que cria um código que aciona uma ação com base em sua caixa de diálogo de validação de dados.
Veja a seguir um exemplo de automação de aprovações de despesas com validação de dados:
Como chegar ao Google Apps Script
Se sua regra de validação de dados determinar que:
- o campo "Approval Required" é "TRUE" (o que significa que a caixa está marcada)
- E o campo "Status" é Pendente
Você pode escrever um código que dispara um e-mail com todos os detalhes das despesas para seu gerente com base nos dados do campo "Approver's email" (E-mail do aprovador).
Bônus: Você pode liberar o poder do Google Sheets como seu CRM com nosso guia fácil de seguir e modelos prontos para uso.
Aplicativos práticos: Lista suspensa e validação de dados
Embora tenhamos abordado as técnicas de validação de dados, um método se destaca em quase todos os aplicativos do mundo real e merece um mergulho profundo: a lista suspensa.
Então, para começar, aqui estão as etapas envolvidas na criação de uma lista suspensa usando a validação de dados no Planilhas Google:
Etapa 1: Liste suas opções
Crie sua planilha e liste o que você deseja em sua lista suspensa.
Para isso, analisaremos a integração de funcionários como parte de sua planilha do Google CRM.
Crie as opções de lista que deseja em sua lista suspensa
Depois disso, vá para a guia Data (Dados), depois Data validation (Validação de dados) e 'Add rule' (Adicionar regra)
Etapa 2: Selecione o menu suspenso na validação de dados
Estabeleça os critérios da lista suspensa na validação de dados
Quando a caixa de diálogo de regras de validação de dados estiver aberta, selecione o intervalo de células (aqui, será toda a coluna "Departamento") e, em seguida, escolha seus critérios.
Agora, há dois tipos de critérios de lista suspensa.
- Lista suspensa: Isso envolve adicionar manualmente suas opções (departamentos)
Selecione a lista suspensa e insira as opções da lista manualmente
- Lista suspensa (de um intervalo): Permite selecionar um intervalo de células e adicionar automaticamente os valores das células como opções de lista
Selecione a lista suspensa de um intervalo e selecione o intervalo de opções da lista
Nota: Cada opção da lista também pode receber uma cor para manter a estética e a aparência. Você deve atualizar manualmente cada cor enquanto a lista muda com os dados de referência.
Etapa 3: Clique em Done (Concluído) e revise
A etapa final é clicar em "Done" (Concluído) e observar o reflexo da validação nas células.
Neste exemplo, todas as opções de sua lista serão exibidas quando você clicar no campo "Department" (Departamento).
Uma visualização final das listas suspensas na planilha
Assim, sua lista suspensa está pronta. Entretanto, a criação de uma lista suspensa básica é apenas o começo desse versátil método de validação de dados. Vamos abordar como usar uma camada adicional de validação de dados.
Listas suspensas dependentes no Planilhas Google
Embora as listas suspensas ajudem a concentrar as respostas, o Planilhas Google permite que os usuários criem listas suspensas dependentes para estender o controle aos próximos campos de dados.
Uma lista suspensa dependente de filtros ativos será usada para revisar a lista de opções. Ao criar esses filtros, as opções em uma lista suspensa mudam com base na seleção feita em uma lista suspensa anterior.
Essa validação dinâmica de dados é incrivelmente útil para organizar e filtrar dados de forma eficiente, principalmente ao lidar com grandes conjuntos de dados.
Atalhos para caixa de seleção e drop-down no Planilhas Google
Dica profissional: É importante lembrar que você não precisa acessar a validação de dados sempre que precisar de uma lista suspensa ou caixa de seleção. Uma rápida Hack do Google Sheets é que ele está prontamente disponível na guia Inserir.
Solução de problemas comuns de validação de dados
Agora que você sabe como configurar validações de dados, também encontrará erros comuns. Sejam eles decorrentes da entrada, do seu uso ou de problemas complexos de intervalo, é essencial saber como lidar com eles.
Aqui estão dois desafios ou erros e como solucioná-los:
Erro nº 1: Os dados que você inseriu violam as regras de validação de dados definidas para essa célula
Essa mensagem de erro aparece quando você tenta inserir dados em uma célula que não está em conformidade com a regra que você estabeleceu para validar os dados dessa célula.
Isso provavelmente significa uma das seguintes situações:
- O valor inserido não corresponde aos critérios especificados (por exemplo, intervalo de dados numéricos, lista de valores permitidos, fórmula personalizada)
- Há problemas com as regras estabelecidas
Quando isso ocorre, mesmo quando o valor inserido parece estar correto, aqui estão as principais etapas de solução de problemas que você deve seguir:
- Assegurar que os critérios de validação de dados sejam precisos e lógicos
- Verifique novamente se há erros de digitação, espaços extras, incompatibilidade de maiúsculas e minúsculas ou diferenças de tipo de dados
- Redigite manualmente para eliminar caracteres ocultos se o valor tiver sido copiado e colado
- Verificar se há referências circulares que possam causar conflitos se a regra de validação envolver fórmulas
Erro nº 2: problemas com a classificação de filtros que podem interromper a validação de dados
Outro problema ocorre ao aplicar filtros ou classificar dados. Ele interrompe a funcionalidade de listas suspensas dependentes ou outros recursos de validação de dados. Isso pode resultar em opções incorretas ou vazias em listas dependentes ou em regras de validação aplicadas incorretamente.
Aqui estão os fatores comuns por trás desses erros:
- Se a sua validação de dados depender de intervalos nomeados e esses intervalos não estiverem configurados para se ajustarem automaticamente quando os dados forem filtrados ou classificados, as referências serão quebradas
- O uso de referências relativas em fórmulas de validação de dados causa problemas quando a posição dos dados muda devido à filtragem ou à classificação
- Algumas configurações de validação de dados não são compatíveis com a forma como o Planilhas Google lida com a filtragem e a classificação, levando a um comportamento inesperado
Se quiser resolver esse problema, você precisará
- Tornar os intervalos nomeados dinâmicos: Se estiver usando intervalos nomeados, certifique-se de que eles sejam dinâmicos e atualizados automaticamente quando os dados forem filtrados ou classificados. Para isso, use fórmulas dentro das definições de intervalos nomeados para levar em conta a filtragem ou a classificação
- Use referências absolutas: Em suas fórmulas de validação de dados, substitua as referências relativas por referências absolutas (por exemplo, $A$1) para garantir que elas sempre apontem para as células corretas, mesmo após a filtragem ou a classificação
- Introduza colunas auxiliares: Considere a possibilidade de criar colunas auxiliares para armazenar os dados originais e não filtrados. Faça referência a essas colunas auxiliares em suas fórmulas de validação de dados para que elas não sejam afetadas pela filtragem ou classificação
Desafios e limitações do Google Sheets
Embora o Google Sheets seja usado por muitas pessoas e ofereça recursos que são atualizados em tempo real, aqui estão alguns desafios e limitações que ele apresenta:
- Desempenho com grandes conjuntos de dados: Ao trabalhar com milhares de linhas e cálculos complexos, esse aplicativo de produtividade geralmente fica lento
- Formatação limitada: Ao usar o Planilhas Google, você perceberá que criar layouts visualmente atraentes ou precisos é bastante desafiador. Sua formatação e visualizações são bastante limitadas
- Sem verificação ortográfica: Em comparação com outros aplicativossoftware de planilha eletrônicaesse aplicativo não vem com verificação ortográfica. Isso o torna bastante inconveniente ao manipular dados com texto ou ao usá-lo para documentação
- Tabelas dinâmicas confusas: O Google Sheets não tem um bom histórico no manuseio da criação e manipulação de tabelas dinâmicas. Seus recursos de resumo não são tão robustos e, às vezes, são confusos
- Recursos analíticos: A configuração do Google Analytics com o Sheets é bastante complexa. Ele também não possui funções estatísticas complexas ou ferramentas avançadas de modelagem de dados
O Google Sheets é uma excelente ferramenta para organização de dados, cálculos básicos e mesclagem de planilhas de dados . No entanto, seus recursos são limitados a essas células.
Quando você precisa gerenciar tarefas e projetos e colaborar de forma mais abrangente, ClickUp -um veterano em gerenciamento de projetos- surge como um alternativa poderosa .
Alternativas ao Google Sheets
| Feature | Google Sheets | ClickUp |
| Gerenciamento de tarefas | ❌ | ✅ | Gerenciamento de projetos
| Gerenciamento de projetos | ❌ | ✅ | | Colaboração
| Integrações | ✅ | ✅ | ✅ | ✅
gráficos de Gantt | ❌ | ✅ | ✅ | Acompanhamento de tempo
| Rastreamento de tempo | ❌ | ✅ | | ✅
ClickUp
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Aumentar a validação de dados com o ClickUp
A validação de dados é um conceito que transforma a precisão dos dados em todos os negócios. Com a simples criação de regras personalizadas, é possível rejeitar qualquer dado incorreto no momento em que ele tenta entrar.
Nosso detalhamento abrangente de como usar a validação de dados no Google Sheets também se aplica a muitos outros softwares de planilhas.
Dito isso, se você estiver lidando com grandes volumes de dados ou quiser conectar seus projetos ao processamento de dados, o Table View do ClickUp é uma opção muito melhor. Registre-se no ClickUp hoje mesmo e comece a transformar a qualidade de seus dados.