Você já se pegou verificando duas vezes seus relatórios, com medo de ter colocado um decimal no lugar errado?
Ou pior ainda, talvez você tenha descoberto aquele decimal mal colocado e precisou refazer seu relatório do zero?
Insights de negócios revolucionários e reconhecimento merecido podem depender da precisão e integridade dos seus dados em uma única planilha.
É aí que a validação de dados se torna uma necessidade.
A validação de dados garante que os dados inseridos em um sistema ou planilha atendam a critérios ou regras específicos. Isso economiza horas que você gastaria analisando montanhas de dados.
Entender como aproveitar a validação de dados é a chave para um gerenciamento de dados perfeito.
Se você usa o aplicativo de planilhas do Google, o Google Sheets, como 900 milhões de outras pessoas no mundo, então este guia é exatamente o que você precisa.
Vamos orientá-lo em tudo, desde a configuração de regras básicas de validação até o domínio de técnicas avançadas, garantindo que seus dados permaneçam impecáveis e sem erros.
Noções básicas sobre validação de dados no Google Sheets
A validação de dados é um guardião vigilante que garante que apenas os dados corretos permaneçam no banco de dados do Google Sheets. Como a maioria das técnicas de validação, isso envolve definir regras específicas para o que é permitido e o que não é.
Aqui está um exemplo claro e lógico para ajudar a explicar:
- Cenário: Você está criando um formulário de pedido do cliente.
- O que é necessário: você deseja garantir que os clientes insiram dados válidos, como um endereço de e-mail válido.
- A regra: o campo “E-mail” da sua planilha deve seguir um formato específico de e-mail.
- O resultado: as regras de validação de dados restringem os valores inseridos pelo usuário e evitam dados incorretos. Também permitem que você crie uma caixa pop-up para informar o cliente sobre o problema, caso ele atualize informações erradas.
Embora este seja um exemplo bastante simples, ele mostra o quanto a validação de dados influencia a qualidade dos dados.
Configurando a validação básica de dados no Google Sheets
Aqui estão as seis etapas envolvidas na criação de regras de validação de dados no Google Sheets:
Etapa 1: abra sua planilha
Abra sua planilha. Para isso, vamos usar o exemplo acima de um formulário de pedido de cliente.
Etapa 2: selecione o intervalo de dados
Selecione as células para as quais deseja definir a regra.
Vamos definir uma regra para o campo Quantidade do pedido. Selecione a célula onde os clientes adicionariam a quantidade do pedido — D8.
Etapa 3: acesse a opção Validação de dados
No menu Dados, selecione “Validação de dados” e clique em “Adicionar regra”.
Etapa 4: defina os critérios da sua regra
Na seção “Critérios”, escolha o tipo de validação que deseja aplicar.
Aqui, vamos validar números, selecionar “menor ou igual a” e atualizar 100 no campo Valor.
Etapa 5: defina sua mensagem de erro
Em seguida, navegue até a seção “Opções avançadas”. Em “Se os dados forem inválidos”, selecione o que você deseja fazer quando alguém inserir dados inválidos. Você também pode adicionar um texto de ajuda para orientar os usuários.
Aqui, selecionaremos “Rejeitar a entrada” porque sua empresa não poderá aceitar o pedido. Também adicionaremos o texto de ajuda “Peça até 100 unidades de uma só vez”.
Etapa 6: Salvar
Selecione “Concluído” para salvar e aplicar as regras que você definiu.
Observação: é melhor configurar a validação de dados antes de inserir seus dados. Isso porque os valores existentes não serão verificados automaticamente. Para validar os dados existentes, você precisará revisá-los manualmente ou inseri-los novamente.
Com essas etapas, a validação básica de dados estará garantida!
Dito isso, antes de explorar técnicas avançadas, é importante entender melhor os vários tipos de validação de dados.
Tipos de validação de dados
Embora tenhamos usado regras numéricas na seção anterior, ter uma visão geral detalhada das várias validações de dados ajuda a garantir a precisão e a qualidade.
Aqui está uma descrição dos tipos de validação de dados disponíveis no Google Sheets:
Número
Restrinja a entrada de dados a valores numéricos dentro de um intervalo especificado. Isso inclui condições como “maior que”, “menor que”, “igual a” ou até mesmo “entre um intervalo personalizado”.
Texto
Limite a entrada de texto com base no comprimento e em caracteres específicos. Isso também inclui padrões como IDs de e-mail ou URLs válidos.
Data
Esse tipo de validação de dados garante que os valores inseridos sejam datas válidas ou estejam dentro de um intervalo específico.
Lista
Se precisar restringir as entradas a uma lista de opções, use a validação de dados “Lista” ou “Menu suspenso”.
Caixa de seleção
Aqui, você restringe a entrada a marcar ou não uma caixa. Você também pode definir o que significa deixar o campo marcado ou desmarcado. Isso é mais útil ao coletar preferências de clientes e listas de verificação de qualidade.
Bônus: pronto para transformar seu gerenciamento de dados? Siga nosso guia passo a passo para criar um banco de dados no Google Sheets!
Técnicas avançadas de validação de dados no Google Sheets
Embora tenhamos abordado o básico, o Google Sheets oferece técnicas mais avançadas de validação de dados, como fórmulas personalizadas e integração de recursos no aplicativo.
Fórmula personalizada
Esse recurso é uma forma avançada de validação de dados no Google Sheets, disponível ao definir os critérios. Ao contrário de outros tipos de validação, uma fórmula personalizada permite criar regras além das opções básicas, como números ou datas.
Essa regra personalizada é configurada com a ajuda de fórmulas que você costuma usar para cálculos. Uma vantagem importante é que você define o tipo de dados permitidos em uma célula por meio dessa fórmula lógica com maior precisão.
As fórmulas personalizadas criam regras baseadas em elementos como intervalos de células ou dependências. Elas também permitem adicionar várias camadas de regulamentos.
Veja um exemplo:
Cenário: imagine que você está acompanhando o estoque de produtos antes do envio a um cliente.
O que é necessário:
Você quer garantir que a coluna “estoque disponível para envio” aceite apenas:
- Números (não é permitido texto)
- Valores maiores que zero (não é possível ter estoque negativo)
Regra de fórmula personalizada:
=AND(ISNUMBER(A1), A1>0)
Isso divide a regra em três partes:
- ISNUMBER(A1): verifica se o valor na célula A1 é um número
- A1>0: Verifica se o valor na célula A1 é maior que zero.
- AND(…): garante que AMBAS as condições sejam verdadeiras
Resultado: os clientes recebem detalhes precisos sobre o estoque, e você não precisa se preocupar com as fórmulas utilizadas, pois os números do estoque serão sempre confiáveis e fáceis de ler.
Integrando a validação de dados no Google Sheets
A validação avançada de dados também envolve a integração de outros recursos à validação de dados.
Confuso? Vamos revisar algumas integrações avançadas de validação de dados que aumentam a funcionalidade.
Usando formatação condicional na validação de dados
A validação de dados no Google Sheets pode ser facilmente combinada com a formatação condicional, criando uma planilha muito mais interativa e clara.
Nesta integração, uma regra de validação de dados separada aciona a formatação condicional. Ela destaca visualmente pontos de dados importantes ou possíveis erros, facilitando a identificação de tendências e anomalias.
Vamos mostrar como fazer isso com um exemplo claro:
Cenário: você precisa de uma planilha de gerenciamento de projetos para ajudar a acompanhar as tarefas. Ela deve destacar visualmente quando você está atrasado em relação ao cronograma.
Passo 1: crie uma planilha com colunas para nome da tarefa, data de vencimento e status. Adicione também suas tarefas e status mais recentes.
Passo 2: Vá para Formatar e clique em formatação condicional.
Observação: você pode criar uma regra para a coluna de datas de vencimento para garantir que o usuário insira uma data válida.
Etapa 3: Adicione sua regra de validação de dados, vinculando-a à validação de dados.
Aqui, usaremos a fórmula personalizada “=AND(TODAY() > C2, D2 <> ‘Concluído’)”.
Veja como funciona:
- HOJE(): esta função retorna a data de hoje.
- HOJE() > C2: isso verifica se a data de hoje é posterior à data no campo “Data de vencimento”.
- D2 <> “Concluído”: verifica se o campo “Status” NÃO está como Concluído.
- =AND: verifica se ambas as condições foram atendidas
Passo 4: Adicione seu estilo de formatação. Aqui, manteremos o resultado em vermelho (porque está atrasado).
Depois de clicar em “Concluído”, suas regras estarão ativas. O “Enviar relatório de desempenho” está pendente e atrasado.
Vinculando a validação de dados à automação
Outra técnica avançada de validação de dados que o Google Sheets oferece é a automação.
Aqui, o Google apresenta sua extensão App Script, que cria um código que aciona uma ação com base na sua caixa de diálogo de validação de dados.
Veja um exemplo de automação de aprovações de despesas com validação de dados:
Se a sua regra de validação de dados estabelecer que:
- O campo “Aprovação necessária” está definido como “VERDADEIRO” (o que significa que a caixa está marcada).
- E o campo “Status” está como Pendente
Você pode escrever um código que acione o envio de um e-mail com todos os detalhes das despesas para o seu gerente, com base nos dados do campo “E-mail do aprovador”.
Bônus: você pode explorar todo o potencial do Google Sheets como seu CRM com nosso guia fácil de seguir e modelos prontos para uso.
Aplicações práticas: lista suspensa e validação de dados
Embora tenhamos abordado várias técnicas de validação de dados, um método se destaca em quase todas as aplicações do mundo real e merece uma análise mais aprofundada: a lista suspensa.
Para começar, veja as etapas envolvidas na criação de uma lista suspensa usando a validação de dados no Google Sheets:
Etapa 1: liste suas opções
Crie sua planilha e liste o que você deseja em seu menu suspenso.
Para isso, analisaremos a integração de funcionários como parte da sua planilha do Google CRM.
Depois, vá para a guia Dados, depois Validação de dados e “Adicionar regra”.
Etapa 2: selecione o menu suspenso na validação de dados
Depois que a caixa de diálogo de regras de validação de dados estiver aberta, selecione o intervalo de células (neste caso, será toda a coluna “Departamento”) e escolha seus critérios.
Existem dois tipos de critérios de lista suspensa.
- Lista suspensa: isso envolve adicionar manualmente suas opções (departamentos).
- Lista suspensa (de um intervalo): permite escolher um intervalo de células e adicionar automaticamente os valores das células como opções da lista.
Observação: cada opção da lista também pode receber uma cor para manter a estética e a atratividade. Você deve atualizar manualmente cada cor à medida que a lista muda com os dados de referência.
Etapa 3: clique em Concluído e revise
A etapa final é clicar em “Concluído” e observar a validação refletida nas células.
Neste exemplo, todas as opções da lista serão exibidas quando você clicar no campo “Departamento”.
Pronto, sua lista suspensa está pronta. No entanto, criar uma lista suspensa básica é apenas o começo desse método versátil de validação de dados. Vamos ver como usar uma camada adicional de validação de dados.
Listas suspensas dependentes no Google Sheets
Embora as listas suspensas ajudem a concentrar as respostas, o Google Sheets permite que os usuários criem listas suspensas dependentes para estender o controle aos próximos campos de dados.
Uma lista suspensa dependente de filtros ativos será usada para revisar a lista de opções. Ao criar esses filtros, as opções em uma lista suspensa mudam com base na seleção feita em uma lista suspensa anterior.
Essa validação dinâmica de dados é extremamente útil para organizar e filtrar dados com eficiência, especialmente quando se lida com grandes conjuntos de dados.
💡 Dica profissional: é importante lembrar que você não precisa acessar a validação de dados toda vez que precisar de uma lista suspensa ou caixa de seleção. Um truque rápido do Google Sheets é que ela está prontamente disponível na guia Inserir.
Solução de problemas comuns de validação de dados
Agora que você sabe como configurar validações de dados, também encontrará erros comuns. Sejam eles decorrentes da entrada, do uso ou de problemas complexos de intervalo, é essencial saber como lidar com eles.
Aqui estão dois desafios ou erros e como resolvê-los:
Erro nº 1: os dados inseridos violam as regras de validação de dados definidas para esta célula
Esta mensagem de erro aparece quando você tenta inserir dados em uma célula que não está em conformidade com a regra que você estabeleceu para validar os dados dessa célula.
Isso provavelmente significa uma das seguintes opções:
- O valor inserido não corresponde aos critérios especificados (por exemplo, intervalo de dados numéricos, lista de valores permitidos, fórmula personalizada).
- Existem problemas com as regras estabelecidas
Quando isso ocorrer, mesmo que o valor inserido pareça estar correto, aqui estão as principais etapas de solução de problemas que você deve seguir:
- Certifique-se de que os critérios de validação de dados sejam precisos e lógicos.
- Verifique se há erros de digitação, espaços extras, incompatibilidades de maiúsculas e minúsculas ou diferenças no tipo de dados.
- Digite manualmente para eliminar caracteres ocultos se o valor foi copiado e colado.
- Verifique se há referências circulares que possam causar conflitos se a regra de validação envolver fórmulas.
Erro nº 2: problemas com a classificação do filtro que podem comprometer a validação de dados
Outro problema ocorre ao aplicar filtros ou classificar dados. Isso prejudica a funcionalidade das listas suspensas dependentes ou outros recursos de validação de dados. Isso pode levar a opções incorretas ou vazias nas listas dependentes ou regras de validação aplicadas incorretamente.
Aqui estão os fatores comuns por trás desses erros:
- Se a sua validação de dados depende de intervalos nomeados e esses intervalos não estão configurados para se ajustar automaticamente quando os dados são filtrados ou classificados, as referências são quebradas.
- Usar referências relativas em fórmulas de validação de dados causa problemas quando a posição dos dados muda devido à filtragem ou classificação.
- Algumas configurações de validação de dados não são compatíveis com a forma como o Google Sheets lida com a filtragem e a classificação, levando a um comportamento inesperado.
Se você deseja resolver esse problema, é necessário
- Torne os intervalos nomeados dinâmicos: se você estiver usando intervalos nomeados, certifique-se de que eles sejam dinâmicos e sejam atualizados automaticamente quando os dados forem filtrados ou classificados. Você consegue isso usando fórmulas nas definições dos intervalos nomeados para levar em conta a filtragem ou classificação.
- Use referências absolutas: nas suas fórmulas de validação de dados, substitua as referências relativas por referências absolutas (por exemplo, $A$1) para garantir que elas sempre apontem para as células corretas, mesmo após filtrar ou classificar.
- Introduza colunas auxiliares: considere criar colunas auxiliares para armazenar os dados originais, sem filtragem. Faça referência a essas colunas auxiliares nas suas fórmulas de validação de dados para mantê-las inalteradas pela filtragem ou classificação.
Desafios e limitações do Google Sheets
Embora o Google Sheets seja usado por muitas pessoas e ofereça recursos que são atualizados em tempo real, aqui estão alguns desafios e limitações que ele apresenta:
- Desempenho com grandes conjuntos de dados: ao trabalhar com milhares de linhas e cálculos complexos, esse aplicativo de produtividade costuma ficar lento.
- Formatação limitada: ao usar o Google Sheets, você perceberá que criar layouts visualmente atraentes ou precisos é bastante desafiador. Sua formatação e visualizações são bastante limitadas.
- Sem verificação ortográfica: em comparação com outros softwares de planilhas, este aplicativo não possui verificação ortográfica. Isso o torna bastante inconveniente ao lidar com dados com texto ou ao usá-lo para documentação.
- Tabelas dinâmicas confusas: o Google Sheets não tem um histórico muito bom no que diz respeito à criação e manipulação de tabelas dinâmicas. Seus recursos de resumo não são muito robustos e, às vezes, podem ser confusos.
- Recursos analíticos: configurar o Google Analytics com o Sheets é bastante complexo. Ele também carece de funções estatísticas complexas ou ferramentas avançadas de modelagem de dados.
O Google Sheets é uma excelente ferramenta para organização de dados, cálculos básicos e fusão de planilhas. No entanto, suas capacidades são limitadas às células.
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Alternativas ao Google Sheets
| Recurso | Google Sheets | ClickUp |
|---|---|---|
| Funcionalidade da planilha | ✅ | ✅ |
| Gerenciamento de tarefas | ❌ | ✅ |
| Gerenciamento de projetos | ❌ | ✅ |
| Colaboração | ✅ | ✅ |
| Integrações | ✅ | ✅ |
| Gráficos de Gantt | ❌ | ✅ |
| Controle de tempo | ❌ | ✅ |
ClickUp
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