Se há uma coisa que as empresas geralmente não têm, é o tempo do executivo. A Estudo da Harvard Business School constatou que os CEOs trabalhavam em média 62,5 horas por semana, com jornadas de trabalho que chegavam a 9,7 horas. 79% trabalhavam nos finais de semana e 70% nos dias de férias.
Ainda assim, os calendários dos executivos estão sempre lotados, os próprios executivos parecem nunca ter tempo suficiente e o trabalho se expande para preencher todo o tempo disponível, como dita a lei de Parkinson. Então, como um executivo gerencia seu tempo para realizar o trabalho e, ao mesmo tempo, ter uma vida?
A resposta está no gerenciamento estratégico do calendário em nível executivo. Vamos ver o que isso significa.
O que é gerenciamento de calendário em nível executivo?
O gerenciamento de calendário executivo é o processo de identificação, priorização e organização da agenda de um executivo. Ele otimiza a agenda do executivo, acomodando seus compromissos profissionais, viagens, reuniões, feriados e obrigações pessoais.
O gerenciamento do calendário executivo ajuda a:
- Planejar seus dias: Saber o que você tem para o dia minimiza as distrações, protege seu tempo para o trabalho estratégico e aumenta sua produtividade geral
- Dar clareza: Um calendário bem organizado oferece visibilidade inequívoca de sua agenda, evitando que você se comprometa demais
- Alinhamento com as prioridades: Depois de saber quanto tempo é gasto em reuniões, você pode programar o restante do tempo para trabalhar em suas prioridades
- Colaboração: O gerenciamento eficaz do calendário permite que seus colegas saibam quando você está disponível, poupando sua energia de atividades de coordenação
A pobreza de tempo, especialmente em nível executivo, diminui o resultado final, forçando-o a fazer concessões prejudiciais ao seu trabalho e à sua saúde. O gerenciamento do calendário evita isso atribuindo significado ao tempo.
O gerenciamento do calendário executivo ajuda a esclarecer o que é importante e para o que você pode reservar tempo. Ele impede que você seja reativo e o ajuda a recuperar o controle do seu tempo.
É claro que o gerenciamento de calendários hoje é muito mais fácil do que antigamente. Há mais calendários digitais do que dias em um ano, e a IA adicionou uma nova camada de eficiência a todo o processo.
Vamos ver como você pode gerenciar seu calendário executivo de forma eficaz.
A abordagem ideal para o gerenciamento do calendário executivo
Cada pessoa administra seu tempo de forma diferente. Alguns preferem um intervalo entre as reuniões; outros não se importam em se reunir com outras pessoas seguidas vezes. Alguns gostam de trabalhar em grupo, enquanto outros gostam de distribuir o trabalho ao longo do dia.
Enquanto você considera suas preferências, aqui estão algumas práticas recomendadas gerais para o gerenciamento do calendário executivo.
Priorização do gerenciamento do calendário: Uma explicação e uma estratégia tática
Se você é um executivo, não subestime a importância do gerenciamento de calendários. Um bom gerenciamento de calendário é semelhante a ter um plano concreto para sua empresa. É seu roteiro ao longo do tempo. Ao criar sua abordagem de gerenciamento de calendário, tente o seguinte.
Tenha um calendário
Quando você tem vários calendários - um para a família, outro para eventos, outro para prazos de projetos, etc. -, é provável que perca alguma coisa ou faça uma reserva dupla. Isso é especialmente verdadeiro se o seu calendário executivo for gerenciado por outra pessoa enquanto você gerencia o seu calendário pessoal.
Você também pode acabar alternando entre muitos calendários antes de agendar reuniões.
Se você tiver uma agenda pessoal, como deixar seus filhos na escola ou consultas médicas que não estejam visíveis no aplicativos de calendário compartilhado você pode ter pessoas no trabalho tentando agendar chamadas durante esse período.
Para evitar tudo isso, crie um calendário mestre calendário on-line .
Aplicativos populares como o Google Calendar ou o Visualização do calendário do ClickUp pode consolidar várias fontes para visibilidade unificada.
Criar uma rotina
Uma agenda estruturada aumenta a produtividade, reduz a ansiedade e lhe dá previsibilidade. Para um gerenciamento eficaz do calendário, tente:
- Reservar um tempo toda semana para limpar sua agenda e confirmar eventos
- Programar um horário pessoal indisponível, como almoço ou academia, para que ninguém possa se programar para ele
- Estabelecer horários de início e término para cada dia de trabalho
Aprenda a usar o timebox
Timeboxing é o processo de definir um intervalo de tempo específico para uma tarefa. Estimar quanto tempo algo levaria e bloquear isso em seu calendário pode ajudá-lo a ser razoável com suas expectativas em relação a si mesmo. Você pode definir um cronograma para qualquer tarefa, como responder a e-mails, aprovar comunicados à imprensa, preparar-se para reuniões de diretoria etc.
Tome o controle do seu calendário
Personalize seu calendário para atender às suas necessidades específicas.
Código de cores: Rotule ou marque os itens do calendário em várias cores para melhor visualização e diferenciação. O Sistema de calendário Trident por exemplo, usa um sistema de datas codificado por cores, em que o vermelho é para tarefas urgentes, o azul é para intervalos etc.
Atualização: Adicione entradas no momento em que souber delas, mesmo que seja um memorando para si mesmo, como um encontro para o almoço, chamadas ou itens de tarefas.
Ajuste sua visualização: Faça questão de alternar entre as visualizações diária, semanal e mensal para alinhar as prioridades futuras com as necessidades mais imediatas.
Adicione o nome do evento, os convidados e a agenda: Nomes de eventos como "CEO + fornecedor" não são muito úteis. Em vez disso, tente algo específico como "Descoberta com agência de conteúdo: [nome]". Além disso, inclua uma agenda para a reunião e faça anotações sobre o que você gostaria de saber deles.
Documentar suas preferências de reunião: Uma explicação e uma estratégia tática
Cada pessoa na organização trabalha de forma diferente e tem maneiras diferentes de lidar com reuniões. Há também muitas tipos de reuniões que acontecem em um determinado dia. Conhecer e documentar suas preferências é fundamental.
Critérios: Já sentiu que "essa reunião poderia ter sido feita por e-mail"? Sim, evite isso decidindo o que exige reuniões presenciais. Identifique tarefas como revisões de documentos, aprovações, tomada de decisões, etc., que podem ser feitas de forma assíncrona e informe à sua equipe que você prefere isso.
Hora do dia: Entenda os intervalos de tempo que funcionam melhor para você participar de reuniões. Se você é uma pessoa que gosta de trabalhar pela manhã, talvez queira programar um trabalho de concentração profunda durante esse período e fazer reuniões à tarde. Defina a disponibilidade em seu calendário digital de acordo com isso.
Duração: Nem toda reunião precisa ter uma hora de duração. O bloqueio desnecessário de uma hora em seu calendário pode atrapalhar sua programação.
Defina a duração de cada tipo de reunião e mantenha-se fiel a ela. Acrescente um tempo de espera entre as reuniões para limpar sua cabeça e mudar de contexto.
Local: O que você prefere falar pessoalmente e o que pode ser discutido em uma chamada pelo Zoom? Deixe isso claro com antecedência.
Regras básicas: Deixe claro o que você espera quando for convidado para uma reunião. É bom insistir em:
- Uma pauta clara
- Resultados esperados e qualquer leitura prévia/preparação necessária
- Comparecer e terminar as reuniões no horário
Evitar o agendamento duplo: Dicas e práticas recomendadas
Alguma vez você já teve duas reuniões sobrepostas agendadas em sua agenda para tentar freneticamente remarcar uma delas? O agendamento duplo geralmente ocorre quando seu calendário não é atualizado prontamente ou quando há um erro de comunicação.
Se não for verificado, o agendamento duplo pode resultar em situações desagradáveis, como ter de atender a uma ligação de um cliente no meio do dia de esportes do seu filho. Veja a seguir como evitar a dupla marcação.
Consolidar todos os calendários: Como já dissemos, tenha um único calendário para todas as suas atividades para que você não marque um evento de trabalho em vez de uma tarefa pessoal.
Recusar automaticamente: Configure seu calendário digital para recusar automaticamente reuniões se já houver algo agendado para aquele horário.
Priorize suas preferências: Se você receber uma solicitação de reunião pouco clara ou algo que possa ser feito por e-mail, recuse a reunião com uma nota explicando o motivo. Use marcadores de posição para reuniões provisórias, para que você possa reagendá-las se surgir algum imprevisto.
Delegar: Se não precisar estar presente na reunião, delegue-a à pessoa certa da sua equipe.
Reagendar com cuidado: Às vezes, você precisa reagendar uma reunião porque surgiu algo mais importante e urgente. Nessas situações, remarcar reuniões com atenção. Respeite também o tempo da outra pessoa e, se possível, envie-lhe uma mensagem explicando sua ausência.
Proteja o futuro: Não marque reuniões para um futuro muito distante. Agende reuniões antecipadas somente para 2 a 3 meses de cada vez. Revise periodicamente.
Importância dos lembretes e confirmações de reuniões
Pode parecer algo básico, mas os lembretes de reuniões são uma ferramenta poderosa para garantir que você compareça onde é esperado. O uso de uma ferramenta como o ClickUp Reminders realiza duas coisas:
- Mantém você ciente dos seus compromissos e da sua agenda
- Libera sua capacidade mental de ter que se lembrar de todos os eventos futuros ou manter o calendário sempre visível
A maioria das plataformas de gerenciamento de calendário permite que você envie vários lembretes para si mesmo. Você pode optar por ouvir esses lembretes no seu telefone, como mensagens de texto ou até mesmo por e-mail.
Importância de programar horários que não sejam de reuniões
A maioria dos executivos passa a maior parte do tempo ouvindo as pessoas, eliminando obstáculos, resolvendo conflitos e tomando decisões. Isso não significa que as reuniões sejam as únicas coisas que os executivos fazem.
Pensar, planejar, avaliar opções, ler sobre tecnologias emergentes e fazer networking com colegas são partes importantes do trabalho. Além disso, há também sua vida pessoal que precisa de atenção.
Para equilibrar todos esses aspectos de forma eficaz, é importante programar horários que não sejam de reuniões. Veja como.
- Bloqueie o tempo pessoal: Programe seu almoço, intervalos, gerenciamento de e-mails e tempo de deslocamento de carro/comboio em seu calendário
- Agendar trabalho profundo: Separe suas horas mais produtivas para fazer seu trabalho mais importante e desafiador
- Use o modo de foco: Você pode bloquear notificações e outras distrações usando um cronômetro Pomodoro ou o modo de foco para trabalhar em paz
Há muitos benefícios em programar blocos sem reuniões. Isso informa a todos da sua equipe que você não quer ser incomodado, para que todos estejam na mesma página. Isso o livra do horror de estar em reuniões executivas o dia todo e ser forçado a trabalhar no computador até tarde da noite.
Acima de tudo, ele lhe dá espaço mental. Permite que você respire um pouco, faça uma caminhada ao meio-dia ou escreva em seu diário para renovar suas energias criativas. Elimina o estresse de pular de uma reunião para outra, processar informações de forma inadequada e mudar de contexto com muita frequência e muito cedo.
Em essência, o bom gerenciamento do calendário dos membros da equipe executiva é essencial para o gerenciamento saudável do estresse.
Os efeitos da revisão diária do calendário do executivo
Independentemente da força com que você afirma suas preferências e protocolos de calendário, as ineficiências tendem a se infiltrar. Alguém pode entrar em seu escritório para uma conversa urgente não programada. Algo em seu produto pode quebrar, exigindo sua atenção imediata.
Esses eventos desorganizam o calendário. Portanto, revise seu calendário todos os dias e faça planos.
- Examine todos os eventos programados e certifique-se de comparecer apenas àqueles em que você precisa estar
- Revise as reuniões recorrentes para ter certeza de que a agenda está atualizada e precisa de sua atenção
- Veja quais projetos e tarefas devem ser entregues hoje e se eles precisam de sua intervenção. Alguma tarefa substitui as reuniões planejadas para o dia?
- Certifique-se de que todos os eventos em seu calendário ainda sejam relevantes e importantes, especialmente se tiverem sido agendados há muito tempo
Revisar sua agenda todos os dias limpa sua mente para se concentrar no que é importante. Isso o ajuda a identificar e eliminar reuniões desnecessárias. Se o seu dia sair dos trilhos por algum motivo, você terá a oportunidade de reagendar as reuniões que pulou no dia anterior.
Efeito do gerenciamento adequado de e-mails no gerenciamento do calendário
A caixa de entrada de e-mail de quase todos os executivos é uma espécie de banho de sangue. Vendedores tentando fazer propostas, empresas querendo colaborar, equipes querendo aprovações, clientes exigindo atenção - tudo isso somando centenas de e-mails por dia.
O gerenciamento disso está intimamente ligado ao gerenciamento do calendário. Aqui estão alguns conselhos sobre como lidar com as sobreposições.
Agende o horário do e-mail: Se você estiver respondendo a todos os e-mails assim que receber a notificação, ficará na caixa de entrada o dia todo. Reserve horários fixos pela manhã e à noite para ler e responder aos e-mails.
Desmarque o e-mail: Se a solicitação em um e-mail puder ser concluída em dois minutos, faça-a imediatamente. Caso contrário, adicione essa tarefa à sua agenda e informe ao remetente quando você poderá realizá-la.
Simplificando reuniões com um assistente executivo
Como executivo, se você já sentiu que gerenciar sua agenda é uma tarefa árdua, você não está sozinho. Gerenciar todas as comunicações e reuniões, fazer suas próprias anotações, definir itens de ação e acompanhar os participantes pode ser muito trabalhoso.
É por isso que os executivos costumam contar com assistentes executivos (EA) para fazer esse gerenciamento. Com um assistente executivo, o gerenciamento do calendário pode aliviar bastante a carga de um executivo. Quer você tenha um funcionário em tempo integral na função de assistente executivo ou um assistente virtual em tempo parcial, agilize suas reuniões com as dicas a seguir.
- Explique suas preferências: Informe como você prefere que seu calendário seja gerenciado
- Ensine a tomar decisões: Capacite-os a tomar decisões da mesma forma que você faria, guiando-os pelo seu processo; documente seus processos, se possível
- Dê acesso: Permita que eles editem, adicionem ou removam reuniões do seu calendário digital compartilhado
- Treine-os: Treine-os para gerenciar seu calendário de acordo com suas preferências, fornecendo feedback regularmente
Você pode tornar tudo isso e muito mais simples e eficaz com as ferramentas certas que dão suporte ao gerenciamento de tempo para assistentes executivos. Vamos dar uma olhada em algumas delas.
Ferramentas de aproveitamento para o gerenciamento eficaz do calendário executivo
Já se foi o tempo em que as pessoas carregavam uma agenda em suas pastas para gerenciar suas reuniões. Hoje, todo executivo usa uma das muitas ferramentas de gerenciamento de calendário, sendo as mais comuns o Google ou o calendário do Outlook.
Bônus: Se você estiver no Google Workspace, use estas Modelos do Google Agenda para otimizar seu gerenciamento de tempo .
Entretanto, o gerenciamento de calendários não se limita ao agendamento de reuniões. Uma lacuna importante no uso dos calendários do Google ou do Outlook é que eles não levam em conta os prazos dos projetos/tarefas. Isso significa que, ao agendar uma reunião, você precisa verificar seu calendário e a ferramenta de gerenciamento de projetos antes de se comprometer.
Se você trabalha em vários projetos ao mesmo tempo, considere o uso de uma plataforma de produtividade abrangente como o ClickUp. Veja como você pode aproveitar o ClickUp para o gerenciamento de projetos com gerenciamento de calendários individuais e de equipe.
Visualização do calendário do ClickUp
Use o calendário visual completo do ClickUp para planejar seus dias
A visualização do ClickUp Calendar permite visualizar todos os seus planos em um calendário diário, semanal ou mensal. Com o ClickUp, você pode:
- Criar vários calendários e controlar com quem você os compartilha
- Sincronizar os calendários do Google ou do Outlook para visualizar seus eventos
- Estimar o tempo de suas tarefas e bloquear partes delas
- Arrastar e soltar eventos para reagendar
Reuniões do ClickUp
O gerenciamento do calendário é apenas uma parte da execução de reuniões eficazes. Você precisa escrever uma pauta, fazer anotações, revisar suas anotações, convertê-las em itens de ação, definir prioridade/data de vencimento etc. Reuniões do ClickUp faz tudo isso e muito mais. Documente suas reuniões de forma transparente e compartilhe-as com a equipe. Atribua comentários, adicione tarefas recorrentes e use listas de verificação para melhorar a qualidade da reunião.
Modelos do ClickUp
O ClickUp oferece uma ampla variedade de modelos de gerenciamento de tempo para você tornar suas reuniões mais eficientes.
Modelo de planejador de calendário ClickUp
Modelo de planejamento de calendário do ClickUp Modelo de planejador de calendário do ClickUp é uma das maneiras mais simples de se manter organizado e em dia com sua agenda. Use esse modelo personalizável e fácil de usar para iniciantes para consolidar suas tarefas, reuniões e eventos em um só lugar.
Modelo de lista de tarefas do calendário do ClickUp
As pessoas geralmente veem o calendário como um local para eventos/reuniões e a ferramenta de gerenciamento de projetos como um local para gerenciar tarefas. O problema é que ambos se destinam a gerenciar cargas de trabalho e têm tarefas que demandam tempo.
Por exemplo, criar aquela apresentação para o investidor é apenas uma reunião com você mesmo, enquanto você faz brainstorming, debate e cria. Portanto, é útil ter sua lista de tarefas também em seu calendário.
Uma visão única de todas as suas tarefas - diárias, semanais e mensais - com o ClickUp
A Modelo de lista de tarefas do calendário do ClickUp mantém o controle das horas de trabalho e ajuda a programar as tarefas adequadamente. Ele permite que você visualize sua capacidade de concluir as tarefas e reuniões que planeja. Você pode mudar algumas coisas de lugar se não houver tempo suficiente.
Modelo de Agenda ClickUp
Não reinvente a roda da agenda para cada reunião. Use o Modelo de agenda do ClickUp para documentar a pauta da reunião, colaborar com a equipe, concordar com os itens de ação e acelerar os resultados.
Modelo de agenda do ClickUp
Lembretes ClickUp Lembretes do ClickUp ajudam você a ficar sempre em dia com suas tarefas e eventos. Você pode configurar lembretes não apenas para si mesmo, mas também para outras pessoas. Também é possível definir lembretes de comentários e conversas para que você nunca perca uma atualização.
Obtenha notificações personalizáveis com o ClickUp Reminders
ClickUp Brain
Uma rede neural projetada de forma personalizada para as necessidades organizacionais também pode ser seu próprio Calendário de IA . Use Cérebro ClickUp para:
- Transcrever reuniões
- Resumir anotações de reuniões
- Criar relatórios semanais ou atualizações de equipe para reuniões
- Automatizar o preenchimento de dados em tarefas/agendas recorrentes
Resumo inteligente de notas de reunião com o ClickUp Brain
Domine seu tempo e calendário com o ClickUp
Durante as 62,5 horas que os executivos passam por semana, eles vão a 37 reuniões o que corresponde a incríveis 72% do tempo de trabalho. Se você está gastando quase 3/4 da sua semana em reuniões, seria sensato certificar-se de que elas sejam gerenciadas com eficiência.
Felizmente, para fazer isso, você não precisa de habilidades ninja. Tudo o que você precisa é de preferências claras, um plano de ação e um sistema robusto de software de gerenciamento de reuniões como o ClickUp com diversos modelos de programação . Reúna seus compromissos pessoais, reuniões de negócios e cronogramas de projetos para ter visibilidade total de sua vida. Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo .