Se o seu processo de OKR está causando mais confusão do que clareza, é hora de dar uma pausa e reavaliar. ⏸️
Nós entendemos. Acompanhar OKRs pode ser complicado, especialmente se você estiver fazendo isso pela primeira vez. Há dezenas de prioridades de negócios para escolher, condensar em resultados-chave e medir. Muitas vezes, os membros da equipe têm várias perguntas quando os objetivos e resultados-chave (OKRs) são lançados.
Por exemplo, "Por que os OKRs são mais importantes do que os indicadores-chave de desempenho (KPIs) regulares em nosso quadro de resultados?" Se suas métricas de OKR diferirem dos KPIs habituais da equipe, podem surgir preocupações sobre o que priorizar.
Se serve de consolo, você não está sozinho ao enfrentar desafios relacionados ao progresso dos OKRs da sua equipe ou ao que medir. De acordo com o Relatório Global sobre o Estado dos OKRs 2023, 55,8% das equipes classificaram "OKRs em excesso " como uma das principais preocupações.
Em última análise, tudo se resume a como você acompanha os OKRs para:
- Forneça um caminho claro entre as metas principais e os resultados-chave e avalie o progresso
- Divida os OKRs da equipe em métricas específicas ou KPIs
Neste blog, vamos nos aprofundar em como acompanhar OKRs de maneira eficaz, os desafios que você provavelmente enfrentará e as ferramentas e práticas recomendadas para o acompanhamento automatizado do progresso e o gerenciamento de OKRs.
Parece um bom plano? Vamos começar.
O que é acompanhamento de OKRs?
O acompanhamento de OKRs indica se sua equipe está no caminho certo para atingir as metas de negócios. Ao analisar métricas específicas e resultados-chave quantitativos, você pode avaliar se sua equipe está focada nas tarefas certas e se há algum problema atrapalhando.
Com base nesses dados de OKR, você pode realinhar equipes, otimizar fluxos de trabalho e ajustar ou iterar suas metas de negócios. Um sistema eficaz de acompanhamento ou gerenciamento de OKR aumenta as chances de atingir as metas gerais da empresa, ao mesmo tempo em que fornece insights valiosos para ciclos futuros e melhoria contínua.
Você pode acompanhar o status do progresso manualmente em várias iniciativas de OKR ou usar uma ferramenta de OKR para centralizar e automatizar o acompanhamento do progresso dos OKRs.
Por que o acompanhamento de OKRs é importante?
Considerando a lista de empresas que utilizam o estabelecimento e o acompanhamento de metas OKR, incluindo Google, Netflix e Adobe, os benefícios do acompanhamento OKR não podem ser ignorados. Entre eles estão:
Priorizando áreas de foco
A estrutura OKR permite que as equipes identifiquem quais tarefas precisam realizar para atingir a meta. Isso permite que seus funcionários priorizem melhor suas atividades como equipe para lidar com as complexidades dos negócios.
Aumentando o senso de propriedade e a iniciativa
Os OKRs têm como objetivo desafiar e motivar as equipes a dar o seu melhor. Eles permitem que cada funcionário veja como seu trabalho impacta os negócios. Além disso, ao atribuir responsabilidades por OKRs específicos a diferentes pessoas, você pode motivá-las a trabalhar em equipe e criar alinhamento em relação aos objetivos de alto nível da empresa.
Melhorando a colaboração
Os OKRs alinham equipes multifuncionais, harmonizando métricas ou KPIs e fazendo com que todos trabalhem na direção certa. Eles desempenham um papel fundamental na quebra de silos e no aumento da colaboração, pois todos trabalham para o cumprimento dos OKRs.
Otimizando fluxos de trabalho
O acompanhamento de OKRs ajuda a identificar lacunas no fluxo de trabalho, identificando ineficiências. Isso permite que você repita e melhore os OKRs da empresa ao longo do tempo.
Vantagens estratégicas e táticas do acompanhamento de OKRs
Com o acompanhamento de OKRs, você pode impulsionar o crescimento incremental por meio de:
Gestão estratégica
Os OKRs fornecem uma estrutura para alinhar as metas da equipe/departamento com as metas estratégicas da empresa. Isso inclui dividir as metas em métricas, pontuá-las e priorizar as atividades.
Ele fornece visibilidade sobre como cada atividade se encaixa no plano geral, além dos métodos regulares de gestão de desempenho. O feedback coletado por meio dos check-ins de OKR permite que a liderança defina metas de longo prazo, enquanto os gerentes criam estratégias incrementais para alcançá-las.
Definição de metas
Métricas isoladas fornecem apenas relatórios lineares e indicam se as metas de desempenho foram atingidas. No entanto, os OKRs vinculam-nas a KPIs e iniciativas específicas durante um período predefinido (geralmente 90 dias). Além disso, também quantificam a meta em termos específicos, tornando-a mensurável.
Por exemplo, como proprietário de OKRs, você precisa aumentar as vendas repetidas em 10% no terceiro trimestre de 2024. Estabelecer uma linha de base de desempenho permite definir metas claras para um ou mais resultados-chave e aumentar as chances de alcançá-las.
Bônus: 11 modelos gratuitos para definir e acompanhar metas
Desenvolvimento ágil de software
Ao acompanhar os OKRs, as equipes de desenvolvimento de software têm mais chances de concluir os projetos dentro do prazo e do orçamento.
Exemplo prático: como o acompanhamento dos OKRs torna as equipes ágeis mais eficazes.
Suponha que você seja um gerente de projetos em uma equipe ágil de desenvolvimento de software. Com a ajuda de OKRs ágeis, você pode mapear fluxos de trabalho de desenvolvimento para resultados específicos.
Ao analisar incidentes ou falhas na fase de teste, você pode ajudar as equipes de desenvolvimento a otimizar os prazos de implantação.
Os dados OKR permitem priorizar atividades de teste importantes, definir cronogramas, acompanhar o progresso e garantir a satisfação do cliente.
Exemplo de OKR para desenvolvimento de software
Objetivo: Desenvolver uma versão móvel do software até [trimestre e ano]
Resultados-chave:
- Desenvolver um protótipo funcional do aplicativo móvel até [data]
- Garanta que cada recurso seja aprovado em pelo menos 90% dos casos de teste predefinidos
- Reúna feedback de sessões de teste com pelo menos 30 participantes antes do lançamento
Entendendo a estrutura dos OKRs
Os OKRs permitem que as organizações se concentrem melhor nos resultados, melhorem a transparência e facilitem o alinhamento estratégico dos objetivos gerais da empresa com os OKRs da equipe.
No entanto, as equipes de liderança podem se prender ao acompanhamento das atividades concluídas, em vez dos resultados reais alcançados, o que pode tornar os OKRs muito semelhantes às métricas tradicionais do scorecard. O perigo aqui é que os OKRs podem começar a se misturar com as tarefas diárias, perdendo de vista seu verdadeiro objetivo: gerar resultados significativos.
A estrutura OKR tem como objetivo ajudar a organizar seus objetivos e principais resultados em uma hierarquia integrada. Em um cenário ideal, os OKRs devem permitir que os gerentes vejam como conectá-los de forma a impulsionar o crescimento dos negócios, ajudando-os a se tornarem mais orientados para os resultados em seu pensamento.
Mas, sem um sistema sólido de acompanhamento de OKRs, sua empresa pode perder tempo e recursos trabalhando em metas irrealistas. Além disso, os membros da equipe não conseguirão ver como seu desempenho afeta as prioridades da empresa.
Um sistema eficaz de acompanhamento de OKRs permite que as organizações definam metas significativas, acompanhem o progresso consistente, mantenham todas as partes interessadas informadas e criem impulso para alcançar metas específicas com base em decisões orientadas por dados.
Leia mais: Os 10 melhores softwares de OKR para startups acompanharem seus objetivos em 2024
Como usar o planejamento estratégico ao definir OKRs?
Definir OKRs envolve pegar os objetivos gerais da empresa e reduzi-los a três ou cinco resultados principais.
Por exemplo, se o objetivo é aumentar a satisfação do cliente, você naturalmente se concentraria em resultados-chave como resolução no primeiro contato, tempo de resposta, índice de recomendação líquida (NPS), índice de satisfação do cliente (CSAT), etc.
Se houver várias prioridades de negócios, o planejamento estratégico pode sequenciá-las de forma que cada ciclo se baseie no seguinte até que a meta seja alcançada. Para fazer isso:
- Comece identificando e escrevendo os OKRs nas áreas mais críticas primeiro
- Alinhe os principais resultados entre as equipes para criar uma estratégia coesa para a execução. O objetivo é criar marcos mensuráveis que tenham impacto direto no resultado
- Estabeleça uma hierarquia clara que conecte os objetivos comerciais mais amplos ao desempenho individual
O planejamento estratégico ajuda a decompor metas em métricas específicas e, posteriormente, em atividades, permitindo visibilidade e colaboração.
Usando indicadores de desempenho para definir resultados-chave
Os KPIs são métricas específicas que indicam o crescimento em um determinado aspecto do negócio. Por exemplo, as taxas de rotatividade de funcionários estão diretamente relacionadas ao seu desempenho como empregador ideal.
Um KPI específico pode ser usado para comparar o desempenho em dois ou mais ciclos de OKR. Você pode então medir a variação percentual em seus KPIs e combinar os resultados com o feedback da equipe para entender o que funcionou bem e o que não funcionou.
Do ponto de vista do planejamento estratégico, as tendências históricas podem fornecer insights sobre quais resultados-chave devem ser almejados.
Por exemplo, no seu software de OKR, comparando as taxas de conversão entre o primeiro e o segundo trimestre, você pode detalhar as campanhas publicitárias específicas que geraram vendas incrementais e decidir se deve continuar com as mesmas no terceiro trimestre.
Como acompanhar os OKRs: dicas práticas e estratégias
1. Atribuir responsabilidades no acompanhamento de OKRs
Como parte da equipe de liderança ou OKR, você definirá objetivos com base nas necessidades gerais da empresa. Isso inclui definir resultados-chave para os diferentes departamentos que você supervisiona. Você também precisará designar campeões de OKR para apoiar as equipes no nível operacional.
Depois que o processo estiver em andamento, os defensores dos OKRs compartilharão atualizações sobre o progresso com você, agendarão reuniões regulares com as equipes e fornecerão feedback. No nível da equipe, você também precisará oferecer coaching e suporte individual, especialmente para novos funcionários, para garantir que todos entendam os OKRs.
O campeão de OKRs atribuirá então a responsabilidade por resultados-chave específicos a uma ou mais pessoas em cada equipe. Esses responsáveis têm a tarefa de ajudar a equipe a permanecer no caminho certo para alcançar seus objetivos.
Aqui está uma prática recomendada: nomeie defensores dos OKRs dentro do seu departamento. Eles devem estar familiarizados com o fluxo de trabalho do departamento e poder fornecer feedback específico e relevante.
As verificações de OKRs são normalmente agendadas semanalmente para que você avalie o desempenho da equipe e colete feedback. Durante essas verificações, você terá a oportunidade de interagir com o campeão de OKRs, gerentes de equipe e outras pessoas relevantes.
Juntos, vocês podem realizar uma análise SWOT para identificar pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças. Com base no feedback e na análise, você pode ajustar cronogramas, objetivos ou qualquer outra coisa para otimizar sua abordagem.
Se você faz parte de uma startup liderando uma pequena equipe ou gerenciando vários departamentos em uma organização maior, considere usar um software de OKR como o ClickUp para automatizar o acompanhamento de OKRs.
Por exemplo, o ClickUp possui modelos de OKR que fornecem uma estrutura organizada para designar responsáveis pelos OKRs, acompanhar suas responsabilidades e garantir que todos estejam alinhados.
Os dois modelos mais comuns usados por equipes ágeis são:
Modelo de pasta OKR do ClickUp
Em nível organizacional, o modelo de pasta OKR do ClickUp é uma ferramenta de planejamento abrangente para ajudar os líderes a definir e atingir metas de alto desempenho.
O modelo personalizável tem uma cadência de planejamento para delinear a estrutura básica para o desenvolvimento de OKRs.
As listas de OKRs dividem as metas em partes menores, permitem que os gerentes monitorem o progresso e garantem que todos permaneçam no caminho certo ao longo do ano.
Modelo de estrutura de OKRs da ClickUp
O modelo de estrutura de OKRs da ClickUp garante que todas as equipes da organização estejam focadas nos mesmos objetivos.
Veja como os gerentes usam este modelo de OKR para definir e acompanhar objetivos e resultados-chave:
- Crie e acompanhe o progresso de seus objetivos e metas gerais com a Visualização Global de OKRs
- Tenha uma ideia clara de como cada equipe está progredindo em direção às suas metas com a visualização do quadro de progresso dos OKRs
- Planeje e acompanhe os cronogramas de cada meta usando a Visualização da linha do tempo
2. Agendamento de check-ins para acompanhar os resultados
Agendar verificações regulares e frequentes dos OKRs garante que os gerentes de equipe acompanhem o progresso e o relatem a você.
Por sua vez, os gerentes de equipe também podem compartilhar feedback de suas sessões de coaching individuais e identificar obstáculos em um nível OKR individual antes que eles afetem os OKRs da equipe.
- Idealmente, as reuniões de OKR não devem durar mais do que 15 minutos, de preferência às sextas-feiras, para evitar conflitos com reuniões de rotina da equipe
- Em segundo lugar, você deve criar um painel de OKRs para compartilhar atualizações. Para facilitar o acesso, certifique-se de que ele tenha filtros para funções, resultados-chave, pontuação, ponderação, status da tarefa, etc
À medida que os funcionários atualizam seus OKRs, as informações podem ser sincronizadas em tempo real com o painel. Isso simplificará a coleta de dados entre as equipes e facilitará a análise.
3. Garantindo a transparência dos OKRs
Depois de designar os responsáveis, o campeão de OKRs precisa garantir que todos os membros da equipe e gerentes tenham acesso ao plano de OKRs.
Cada membro da equipe deve ter acesso aos OKRs com base na função e cargo. O gerente de projeto (líder) deve garantir que todos entendam como os OKRs de nível empresarial se alinham aos OKRs individuais.
Embora os OKRs possam ser compartilhados em um documento do Google Docs ou em uma planilha, isso pode ser um problema para equipes maiores com vários resultados-chave.
Por exemplo, os dados podem ser inseridos incorretamente se você tiver várias linhas em uma planilha. Muitas vezes, a planilha pode não mostrar cada atualização imediatamente. Isso só piora à medida que você escala.
É aqui que o software OKR da ClickUp se torna útil.
Você pode definir e acompanhar os OKRs em tempo real usando o ClickUp Goals, fazer edições conforme necessário e notificar todos sobre as alterações, trazendo transparência ao ciclo OKR.
Você pode até definir dependências de tarefas, adicionar membros da equipe e cronogramas, além de automatizar o acompanhamento do progresso. Ou dividir metas maiores em objetivos menores que podem ser alcançados.
4. Priorizando resultados-chave por meio da pontuação OKR
Com base nos OKRs que você está buscando, é possível atribuir um nível de prioridade a cada resultado-chave. Para isso, você pode estimar a ponderação relativa de cada métrica ou adotar um método de pontuação com critérios predefinidos.
- A pontuação binária é uma abordagem de aprovação ou reprovação, em que um resultado-chave é alcançado ou não alcançado. Não há meio-termo para sucessos ou fracassos parciais. Esse é um modelo de pontuação rápido e simples. No entanto, ele pode afetar o moral da equipe, pois não reconhece as vitórias parciais
- Um modelo de pontuação baseada em valor atribui uma pontuação entre 0,0 e 1,0 a cada resultado-chave com base no nível de progresso. Qualquer valor abaixo de 0,4 é considerado uma falha, enquanto uma pontuação entre 0,4 e 0,6 é considerada um sucesso parcial. Uma pontuação de 0,7 ou mais significa que a meta foi alcançada. Este modelo reconhece sucessos parciais, com pontuação entre 0,4 e 0,6
- Use uma pontuação baseada em porcentagem, em que o modelo mede a porcentagem de conclusão para determinar se os resultados-chave foram alcançados. Por exemplo, se o resultado-chave era fechar 10 novos clientes empresariais no próximo trimestre e você alcançou apenas 7, a pontuação OKR seria 70% (7/10*100)
5. Discutindo as lições aprendidas
Cada ciclo de OKRs traz lições que você pode incorporar no próximo. O segredo é compartilhar feedback de forma construtiva e sem julgamentos. Lembre-se de que atingir 100% dos seus objetivos não é o objetivo. Os OKRs têm como objetivo levar sua equipe além da zona de conforto para atingir objetivos e metas ambiciosos.
No entanto, se você conseguir avançar regularmente nos OKRs, isso motivará sua equipe a se esforçar ainda mais. Ao verificar o progresso da equipe, certifique-se de valorizar as pequenas vitórias e reconhecer os esforços de cada um.
Superando obstáculos no acompanhamento de OKRs
1. Desafio: Silos de dados
Se cada equipe da sua organização usa um sistema ou planilha diferente para registrar e gerenciar OKRs, esses dados ficarão isolados durante o acompanhamento das metas organizacionais.
Os líderes podem não conseguir acompanhar o desempenho dos negócios com os dados disponíveis espalhados por várias planilhas. O ideal é que os líderes analisem o desempenho dos negócios e da organização com transparência, em um único lugar.
Solução
Um software de OKR centraliza dados individuais, de equipes, departamentais e organizacionais, proporcionando a todos uma visão holística do progresso da organização a qualquer momento.
2. Desafio: Acompanhamos KPIs; não precisamos de OKRs
Isso soa familiar? A principal diferença entre KPIs e OKRs é que os KPIs medem a matriz do negócio como de costume, enquanto os OKRs são objetivos ambiciosos e metas ousadas. Eles não podem ser usados de forma intercambiável, mas sim trabalhar em conjunto.
Solução
Você deseja usar uma ferramenta OKR como o ClickUp para acompanhar KPIs e OKRs.
Por exemplo, executivos de alto escalão ou gerentes de projeto podem usar o Painel do ClickUp para criar um painel de OKRs para acompanhar o progresso das metas e resumir grandes volumes de dados para obter insights acionáveis.
O painel do ClickUp divide os OKRs em iniciativas rastreáveis, tornando o projeto mais fácil de entender e garantindo que todos compreendam suas contribuições e funções.
O modelo de KPI do ClickUp, por outro lado, permite que os membros da equipe acompanhem métricas de sucesso que ajudarão a alcançar os OKRs. Todos estão alinhados com os objetivos e podem acompanhar o desempenho ao longo do tempo usando recursos visuais fáceis de ler.
3. Desafio: os OKRs tornam-se "definidos e esquecidos"
Um dos principais desafios do OKR é quando as metas são definidas com entusiasmo no início do trimestre, mas, à medida que as prioridades mudam e os prazos se aproximam, o acompanhamento passa a ser uma preocupação secundária.
A abordagem "definir e esquecer" destrói o alinhamento, pois o trabalho fica desconectado dos objetivos da empresa e o foco da equipe se estreita.
Solução
Os marcos do ClickUp oferecem visibilidade em tempo real do progresso em toda a organização. As equipes ficam conectadas por meio de OKRs em evolução, mantendo as metas em foco e visualizando o quanto você está longe de alcançá-las.
4. Desafio: Falta de acesso centralizado a documentação relevante ou colaboração
Os OKRs são planejados trimestralmente em nível de equipe. Em nível organizacional, eles tendem a funcionar em ciclos e podem ser um pouco iterativos. Isso significa que, a cada trimestre, você tem a chance de remapear seus OKRs como gerente de equipe.
Neste momento, todos na sua equipe têm acesso aos dados coletados? Todos sabem o que deu certo e o que não deu?
Você tem documentação sobre o que funcionou e o que não funcionou? Você deseja otimizar o processo de acompanhamento de OKRs com dados em tempo real e documentá-lo, em vez de usar suposições ou intuição.
Solução
O ClickUp Docs é um repositório centralizado onde os membros da equipe, gerentes de projeto, líderes de equipe e a diretoria executiva podem armazenar todas as informações relacionadas aos OKRs. Isso pode incluir dados sobre os ciclos anteriores de OKRs, as causas do sucesso e do fracasso, procedimentos operacionais padrão, como as metas foram acompanhadas, etc.
As opções de edição em tempo real e formatação avançada do ClickUp Docs garantem que os documentos sejam colaborativos, intuitivos e atualizados com as informações mais recentes.
Simplifique o acompanhamento de OKRs com o ClickUp
Mesmo um mapa bem elaborado pode ser confuso sem uma bússola. Da mesma forma, ferramentas de acompanhamento inadequadas podem prejudicar um processo de OKR sólido.
Se você faz parte de uma organização em crescimento, acompanhar manualmente o progresso dos OKRs e analisar dados limitados pode causar lacunas estratégicas ou, pior ainda, perda de receita.
Com o ClickUp, acompanhar OKRs é muito simples. Desde criar uma hierarquia para alinhar as metas da empresa e da equipe, atribuir tarefas, usar modelos de OKR pré-criados e atualizar relatórios de progresso, o ClickUp oferece uma versão única da verdade, atualizada em tempo real e com fácil escalabilidade.
Deixe que o software OKR da ClickUp cuide do trabalho pesado de acompanhar os OKRs enquanto você se concentra na estratégia de crescimento. Para começar sua jornada de acompanhamento de OKRs, recomendamos que você se inscreva gratuitamente na ClickUp e faça um teste.