Para manter o processo de aquisição da sua organização funcionando como uma máquina bem lubrificada, você e sua equipe devem monitorar os processos e estar constantemente a par de tudo. No entanto, mesmo operações simplificadas podem enfrentar problemas com documentação crucial, como a Nota de Recebimento de Mercadorias (GRN).
A GRN é um documento simples de duas vias entre você e seu fornecedor que verifica as mercadorias entregues e é fundamental para garantir que seu processo de aquisição corra bem.
Muitas empresas utilizam software de gestão de compras ou software de logística para lidar com atividades, incluindo o processamento da Nota de Recebimento de Mercadorias. No entanto, devido à complexidade desses dados, o processo pode ser demorado e suscetível a erros.
Portanto, compreender as GRNs e sua importância garante operações comerciais tranquilas. Neste blog, discutiremos tudo o que você precisa saber sobre GRNs.
O que é uma nota de recebimento de mercadorias (GRN)?
Uma Nota de Recebimento de Mercadorias (GRN), às vezes chamada de nota de recebimento de mercadorias, é um documento bidirecional que verifica que:
- Um fornecedor entregou mercadorias à sua organização (incluindo ordens de compra, notas de solicitação de fornecimento ou faturas de fornecedores)
- Sua organização recebeu essas mercadorias (onde seu departamento de compras pode fornecer uma Nota de Recebimento de Mercadorias após o controle de qualidade e confirmar a data de entrega das mercadorias entregues)
Pense nisso como um acordo verbal documentado em papel (ou, mais provavelmente, um registro digital nos dias de hoje). Ele significa que ambas as partes cumpriram suas obrigações descritas no pedido de compra. Além de ser uma parte essencial do processo de compras, também é um documento importante para o departamento financeiro e desempenha um papel fundamental no processo de contas a pagar.
Ter a documentação GRN adequada ajuda a melhorar os processos gerais de gerenciamento e atendimento de pedidos e oferece vários benefícios, tais como:
- Verifica corretamente as mercadorias recebidas e confirma que o fornecedor entregou exatamente as mercadorias que você solicitou. O destinatário pode sinalizar imediatamente discrepâncias na quantidade ou qualidade, evitando possíveis disputas posteriormente
- Serve como um documento de comunicação adequado, pois a GRN descreve o que foi recebido. Assim, protege você em caso de problemas futuros e serve como prova da qualidade e quantidade acordadas, evitando desacordos sobre as mercadorias entregues
- Desempenha um papel vital num processo de correspondência tripla utilizado para garantir pagamentos precisos de faturas. Ao comparar a GRN com a nota de pedido de fornecimento ou ordem de compra e a fatura do fornecedor, pode verificar se tudo corresponde antes de liquidar o pagamento. Isto também ajuda a evitar fraudes na faturação
- Atua como um registro das mercadorias entregues, permitindo que você atualize seus níveis de estoque com precisão. Isso garante que você tenha uma visão clara do seu estoque atual e possa tomar decisões informadas sobre compras futuras. Também ajuda o seu departamento de contabilidade a validar os saldos de estoque
Importância de uma nota de recebimento de mercadorias
Imagine que você encomendou uma cadeira de escritório nova, daquelas com bom apoio lombar e que gira! Você está todo animado para finalmente se livrar daquela cadeira velha e rangente. Quando a entrega chega, você abre a caixa com entusiasmo e percebe que falta uma peça.
Agora, se você tivesse um critério de qualidade em vigor e garantisse que só aceitaria a entrega após validar a qualidade, não teria que enfrentar essa situação estressante, certo? Isso pode parecer trivial para organizações menores, com quantidades limitadas para comprar, mas e as organizações maiores? Elas compram constantemente itens complexos em grandes quantidades e precisam de um processo para evitar aborrecimentos e gargalos na aquisição.
Com as Notas de Recebimento de Mercadorias, você pode simplificar o livro razão de estoque e o processo de contas a pagar. O comprador cria um pedido de compra (PO) para cada pedido feito, detalhando os itens que espera receber na entrega. No nosso exemplo, como a cadeira é enviada com todas as suas peças e montada no escritório, o PO deve mencionar todas as peças necessárias para o bom funcionamento da cadeira.
Após a entrega, o seu departamento de recebimento verifica o pedido em relação à GRN e verifica cuidadosamente a quantidade, a qualidade e as datas de validade de cada item.
Se tudo estiver de acordo com o pedido e as mercadorias entregues estiverem em boas condições, o destinatário assina a Nota de Recebimento de Mercadorias. Isso confirma que a empresa de entrega cumpriu sua obrigação e que sua organização recebeu o pedido.
Em essência, uma GRN é uma peça vital em todo o processo de aquisição, protegendo o seu negócio ao:
- Confirmando a precisão do pedido
- Prevenção de disputas
- Facilitando o processamento tranquilo de faturas
- Manter registros precisos do estoque
Informações essenciais necessárias em uma GRN
Agora que sabemos exatamente por que uma nota de recebimento de mercadorias é crucial para seus processos de logística e aquisição, vamos entender como deve ser o formato adequado de uma nota de recebimento de mercadorias. Uma GRN padrão inclui o seguinte:
1. Cabeçalho
- Nome da empresa: Identifica a organização receptora
- Número GRN: Um identificador único para o documento específico da Nota de Recebimento de Mercadorias
- Data: Registra a data de recebimento das mercadorias
2. Informações do fornecedor
- Nome do fornecedor: Identifica a empresa que entregou as mercadorias
- Detalhes de contato do fornecedor: Pode incluir número de telefone, endereço de e-mail, etc., para referência
- Número de referência do fornecedor: Se aplicável, inclua qualquer número de referência fornecido pelo fornecedor
3. Detalhes da entrega
- Número do pedido de compra: Refere-se ao pedido de compra específico vinculado às mercadorias entregues
- Data e hora de entrega: Registra a hora exata da chegada das mercadorias
- Método de entrega: Especifica o modo de transporte das mercadorias (por exemplo, caminhão, correio)
- Endereço de entrega: especifica o endereço onde as mercadorias devem ser entregues
- Nota de entrega: Registra quaisquer informações adicionais comunicadas pelo fornecedor sobre a entrega
4. Lista detalhada de mercadorias
- Descrição do produto: Identifica claramente os itens específicos recebidos
- Quantidade: Documenta o número exato de unidades recebidas para cada item
- Unidade de medida: Especifica a unidade usada para medir a quantidade (por exemplo, caixas, metros)
- Código do produto/SKU: Se aplicável, inclua quaisquer códigos de identificação do produto usados pela sua organização ou pelo fornecedor
5. Assinaturas
- Assinatura do destinatário: Confirma que um representante designado da sua organização recebeu e inspecionou as mercadorias
- Assinatura do fornecedor (opcional): Em alguns casos, o representante do fornecedor também pode assinar a GRN para confirmar a entrega
As GRNs garantem que todos os envolvidos tenham um registro transparente das mercadorias recebidas, capturando essas informações essenciais em um formato claro e organizado. Isso ajuda a simplificar a comunicação, evitar erros e facilitar um processo de gestão de estoque e aquisição tranquilo.
Usando o prático modelo de plano de projeto para simplificar o processo da cadeia de suprimentos do ClickUp, você pode garantir operações tranquilas e melhorar a responsabilidade pelo seu processo da cadeia de suprimentos. O modelo inclui status, campos e visualizações personalizados para ajudar você a criar documentação padronizada para rastrear o estoque, gerenciar a GRN e coordenar de forma eficaz com todas as partes interessadas.
Problemas associados ao processamento de GRNs
As empresas costumam usar ferramentas de avaliação e modelos de contratos comerciais para gerenciar seu fluxo de trabalho de compras. No entanto, você ainda pode enfrentar alguns problemas comuns, como:
- Aumento do tempo de conclusão da entrega e atrasos na emissão de GRNs: O processamento de GRNs envolve a entrada manual de informações de ordens de compra e recibos de entrega. Isso pode ser tedioso, especialmente para entregas grandes com muitos itens. As entradas manuais também atrasam todo o processo de aquisição, pois as etapas subsequentes, como processamento de faturas e autorização de pagamento, geralmente dependem de uma Nota de Recebimento de Mercadorias preenchida, sem formulários pré-preenchidos ou documentação pronta para uso
- Erros de entrada de dados: Três cópias da GRN são emitidas para cada compra pelo departamento de pedidos, pela equipe de compras e pelo fornecedor. Se essa entrada de dados for feita manualmente, podem ocorrer erros de digitação e inconsistências, criando discrepâncias entre pedidos de compra, faturas e registros de estoque. Por exemplo, um erro de digitação no número de itens recebidos em apenas uma cópia da GRN causará uma incompatibilidade com o pedido de compra, criando confusão e exigindo tempo adicional para reconciliar a diferença
- Dificuldade em rastrear o status da GRN e atrasos no faturamento: As Notas de Recebimento de Mercadorias em papel, ou aquelas armazenadas em sistemas isolados, são de difícil acesso, dificultando o rastreamento e a identificação de atrasos no faturamento. Às vezes, a organização de compras armazena as GRNs em um sistema separado dos pedidos de compra e do software de gerenciamento de estoque. Isso pode tornar complicado rastrear seu andamento e garantir que todas as informações estejam alinhadas
- Erros na validação ou verificação das mercadorias recebidas: A verificação manual das mercadorias recebidas costuma ser demorada e propensa a erros humanos, especialmente para pedidos complexos com muitos itens. Além disso, aumenta a possibilidade de fraude. Sem uma trilha de auditoria clara, as equipes podem ter dificuldade em detectar discrepâncias ou determinar se as mercadorias recebidas realmente correspondem ao que foi pedido
- Atrasos no pagamento de contas: Se a Nota de Recebimento de Mercadorias tiver informações incompletas ou imprecisas, ela ficará presa no processo de aprovação. Isso pode prejudicar o relacionamento com os fornecedores e também levar ao acúmulo de juros nas faturas dos fornecedores. Além disso, em muitos casos, vários departamentos estão envolvidos no fluxo de trabalho e são necessárias várias aprovações para processar o pagamento. Isso pode tornar o processo de aquisição geral mais demorado
O modelo de gerenciamento de estoque do ClickUp pode ajudar a garantir que seu estoque esteja sempre abastecido e reabastecido com os materiais certos. Este modelo pronto para uso e personalizável vem com campos pré-projetados que permitem rastrear, organizar e atualizar todos os seus dados relacionados ao estoque em um único local. Isso garantirá que você não precise se preocupar com o gerenciamento dos níveis de estoque ou itens específicos, tornando-o ideal para empresas com estoques grandes ou complexos.
Otimizando os processos de GRN com o ClickUp
Dada a velocidade com que os processos de aquisição funcionam em qualquer organização, os métodos tradicionais de gerenciamento de GRN e outros processos podem ser complicados e ineficazes. O ClickUp, a plataforma completa de produtividade e gerenciamento de projetos, pode ser sua arma secreta para otimizar o gerenciamento de estoque e as operações comerciais de ponta a ponta.
Ao contrário dos softwares de gerenciamento de cotações ou ferramentas de faturamento que funcionam em silos, o ClickUp Docs ajuda a gerenciar a documentação de vários departamentos. É como ter uma ferramenta de processamento de texto dentro do seu software de gerenciamento de operações. Esse recurso permite criar documentos extensos no formato que você precisa e até mesmo colaborar com outras pessoas em tempo real para que todos estejam em sintonia.
Ao contrário de várias outras ferramentas de documentação, os documentos podem ser compartilhados e editados em tempo real por vários colaboradores; você também pode incorporar imagens e links neles e vinculá-los a tarefas.
Assim, você pode otimizar não apenas a entrega e a aquisição, mas também suas operações financeiras, o gerenciamento de dados do armazém e os processos de controle de qualidade.
Para gerenciar seu processo de compras do início ao fim, você pode usar o modelo de compras do ClickUp. Você e sua equipe podem usar facilmente esse modelo em seu espaço de trabalho e otimizar o processo de compras e da cadeia de suprimentos. Assim, você pode acompanhar, gerenciar e monitorar todas as suas atividades de compras sem precisar de ferramentas complexas de gerenciamento ou visualização de banco de dados.
Com tudo em um só lugar no ClickUp, você não precisa mais lidar com várias ferramentas e plataformas. Além disso, você pode otimizar todos os seus processos operacionais e de aquisição com os seguintes benefícios:
- Elimine a entrada manual de dados ou Notas de Recebimento de Mercadorias em papel usando fluxos de trabalho automatizados e modelos simplificados para fluxos de trabalho de aquisição eficientes
- Atribua tarefas e responsabilidades para cada etapa do processo de entrega usando as Tarefas do ClickUp, com campos como "aguardando confirmação de envio" ou "entrega recebida". Isso garante que todas as partes envolvidas estejam de acordo e oferece visibilidade em tempo real do andamento da entrega.
- Estabeleça dependências claras entre tarefas, como aguardar a confirmação da entrega, com a visualização do gráfico de Gantt do ClickUp. Isso garante que as tarefas sejam concluídas na ordem certa, mantendo seu processo de GRN em dia
- Aproveite as automações do ClickUp para configurar notificações automáticas para marcos importantes no processo de entrega. Por exemplo, notificações instantâneas podem alertá-lo quando uma remessa é confirmada ou quando as mercadorias chegam ao seu armazém. Isso elimina a necessidade de rastreamento manual e garante atualizações oportunas para as partes interessadas
- Acompanhe os processos de gerenciamento de estoque de ponta a ponta, incluindo armazenamento, reabastecimento, confirmação de fornecedores, custos, status de pedidos, etc., com painéis personalizáveis do ClickUp que fornecem informações essenciais sobre o andamento e os atrasos
- Otimize os processos de aquisição usando o ClickUp Brain, uma solução avançada baseada em IA que conecta suas tarefas, projetos, documentos, wikis e muito mais. Isso permite que você compile, resuma e analise facilmente documentos e informações relevantes, permitindo que você tenha uma visão geral.
- Use formulários com sua documentação para obter informações específicas para o seu processo de aquisição e coletar dados da sua equipe ou de terceiros com facilidade
- Integre seus processos de aquisição com mais de 1000 ferramentas e plataformas. Isso ajuda você a rastrear e automatizar processos de maneira eficaz em toda a sua pilha de tecnologia
Com o ClickUp, você pode transformar o manuseio da GRN de uma tarefa complicada em uma operação simplificada e eficiente. Com essa documentação crítica gerenciada, você pode reduzir o esforço manual e os erros de registro, manter os níveis de estoque e os critérios de qualidade, garantir a comunicação oportuna entre os departamentos relevantes e resolver problemas com mais rapidez.
Tudo isso contribui muito para alcançar os objetivos de negócios com mais eficiência.
Quer automatizar e simplificar todas as operações da sua empresa? Cadastre-se gratuitamente no ClickUp hoje mesmo e experimente a diferença com um processo de compras simplificado.