As equipes de melhor desempenho precisam de software de ponta para atingir seus objetivos.
De acordo com o estudo Cisco 2023 Global Networking Trends, 66% das organizações hospedam mais de 40% de suas cargas de trabalho em várias nuvens. A maioria das organizações usa mais de dez aplicativos SaaS, incluindo colaboração em equipe, CRM, gerenciamento de tarefas, videoconferência e automação, para citar alguns.
Gerenciar e proteger esses aplicativos se torna extremamente crucial, mas eles apresentam vários desafios, incluindo obstáculos de implementação, TI paralela, problemas de migração de dados e custos imprevistos.
Então, como superar esses desafios e gerenciar com eficácia uma enorme pilha de aplicativos? A resposta está no gerenciamento de operações SaaS.
Neste artigo, você aprenderá:
- O que é gerenciamento de operações SaaS
- Como abordar as operações de SaaS em vários departamentos
- Quais desafios você pode enfrentar e como superá-los, e
- Como conduzir uma gestão de operações de SaaS bem-sucedida
Vamos mergulhar no assunto. 👇
O que são operações SaaS?
Operações de SaaS ou SaaSOps referem-se a um conjunto de processos operacionais que incluem a governança, o gerenciamento, a compra e a otimização do uso de ferramentas SaaS por uma organização.
Eles cobrem todo o ciclo de vida da atividade do aplicativo SaaS, desde a descoberta e aquisição até a integração e desativação, e tudo mais.
Com o gerenciamento adequado, você pode implementar uma estratégia sólida de gerenciamento de operações de SaaS que aumenta a produtividade, melhora a segurança e a conformidade dos dados, otimiza os custos e apoia o crescimento da sua organização.
Por que as operações SaaS são muito mais eficazes do que as operações tradicionais
Não há concorrência real entre SaaS e operações tradicionais, que envolvem a instalação do software diretamente no hardware da sua empresa.
No entanto, você deve entender a diferença entre os dois para obter uma visão abrangente do gerenciamento de SaaSOps e como ele é melhor para sua empresa.
Vamos entender isso com uma tabela. 👇
| Recurso | SaaS | Software tradicional |
| Acessibilidade e conveniência | Principalmente baseado na nuvem, acessível de qualquer lugar com uma conexão à Internet; não são necessárias instalações ou atualizações manuais | Requer a compra de licenças, a instalação de software em máquinas locais e atualizações manuais regulares |
| Soluções econômicas | O modelo baseado em assinatura inclui todos os custos em uma única taxa; econômico | Custos iniciais com licenças, hardware e infraestrutura; despesas contínuas com manutenção, atualizações e suporte |
| Escalabilidade e flexibilidade | Escalabilidade sem esforço; adicione ou remova usuários facilmente; vários planos e recursos personalizados para necessidades específicas | Escalabilidade e personalização limitadas, expansão ou personalização dispendiosas e demoradas |
| Atualizações e manutenção automáticas | O provedor de serviços cuida das atualizações e da manutenção, liberando tempo e recursos | Os usuários são responsáveis pela atualização e manutenção do aplicativo, o que é demorado e irritante |
| Colaboração e integração | Projetado para integração perfeita com outros aplicativos, permitindo fluxos de trabalho simplificados e colaboração em tempo real | Muitas vezes, requer trabalho de desenvolvimento adicional e recursos para integração com outros aplicativos |
| Segurança e proteção de dados aprimoradas | Os provedores de SaaS lidam com criptografia, controles de acesso e auditorias de segurança regulares, garantindo segurança de ponta | As organizações individuais responsáveis pela implementação de medidas de segurança podem não corresponder ao nível de segurança fornecido pelos provedores de SaaS |
| Recuperação de desastres e redundância | Hospedado em data centers seguros com várias redundâncias e sistemas de backup, garantindo a integridade e a disponibilidade dos dados | Podem não ter a mesma redundância e opções de recuperação de desastres; vulneráveis à perda de dados e tempo de inatividade |
| Implantação rápida | Permite uma implantação rápida. Os usuários podem fazer login e começar a usar o software imediatamente | Envolve um longo processo de instalação e configuração, levando a tempo de inatividade |
| Acesso global e trabalho remoto | Pode ser acessado de qualquer lugar com uma conexão à Internet, o que é ideal para trabalho remoto | Vinculado a máquinas ou locais específicos, prejudicando a flexibilidade no trabalho remoto |
| Atualizações regulares de recursos | Atualizações e melhorias frequentes de recursos para garantir que o software permaneça relevante e competitivo | Atualizações pouco frequentes, o que pode fazer com que os usuários percam recursos e melhorias valiosas |
Construir, testar e entregar melhorias para o código de software e os ambientes do usuário por meio do desenvolvimento contínuo (CD) tornou-se essencial para atender às demandas dos clientes.
Os sistemas locais tradicionais não conseguem acompanhar as demandas em constante mudança. É por isso que as operações SaaS são cruciais para atingir seus objetivos de negócios.
A estrutura operacional SaaS
A Estrutura Operacional SaaS é uma estrutura que ajudará você a maximizar o valor de suas operações SaaS.
A estrutura pode ser dividida em duas partes principais:
- Componentes das operações de SaaS (o que está envolvido em fazê-lo) e
- Ciclo de vida do SaaS (como tudo se desenrola ao longo do tempo)
Componentes das operações de SaaS
Ao gerenciar operações de SaaS, há alguns componentes essenciais a serem lembrados.
São elas:
1. Objetivos do SaaS:
Os objetivos incluem metas e resultados claros para a implementação e as operações de SaaS de vários subcomponentes, como:
- Visibilidade das aplicações e gestão de gastos: Isso envolve uma visão abrangente das suas aplicações, incluindo sua utilização, gastos, contratos e ROI. Com essa visibilidade, você pode monitorar aplicações aprovadas e não aprovadas, juntamente com as despesas departamentais
- Gerenciamento de infraestrutura: Isso abrange tudo, desde a configuração dos servidores até a garantia de que eles estejam devidamente atualizados e com os patches instalados. Ferramentas SaaS dedicadas simplificam essas tarefas, permitindo configurações mais rápidas e atualizações regulares
- Gerenciamento de aplicativos: Isso inclui determinar quais aplicativos são essenciais para as operações da sua empresa e quais podem ser descontinuados com base em como são usados e no comportamento do usuário
- Gerenciamento de usuários: isso envolve acompanhar seus usuários, auxiliá-los em suas tarefas comerciais e monitorar as tendências dos usuários
- Segurança e conformidade: Isso envolve a implementação de medidas robustas para segurança e conformidade de dados, como logon único (SSO), autenticação multifator (MFA) e controle de acesso baseado em função (RBAC). Essas medidas ajudam a gerenciar o acesso dos funcionários aos aplicativos e a proteger seus dados
- Integração e desligamento: trata-se de gerenciar a adoção ou a retirada gradual de vários serviços de software.
2. Partes interessadas envolvidas:
Este componente abrange as principais partes interessadas e suas funções nas operações de SaaS.
O gerenciamento eficaz do SaaSOps depende da colaboração e do treinamento eficazes entre TI, unidades de negócios e fornecedores de SaaS.
3. Processos SaaSOps:
Isso envolve padronizar seus fluxos de trabalho SaaS para implantação e uso.
Ele também abrange procedimentos de gerenciamento de mudanças, que são necessários quando os desenvolvedores lançam novas atualizações ou quando você faz alterações em seus aplicativos SaaS.
4. Medição constante:
Esta seção descreve seus KPIs com base em suas metas de SaaS e na ferramenta de gerenciamento de operações de SaaS que você usa para acompanhá-las.
As métricas importantes incluem uso de software, adoção e ROI, mas você deve escolher aquelas que melhor atendem às necessidades da sua empresa.
5. Responsabilidade:
Este componente se concentra na responsabilidade compartilhada por aplicativos e processos SaaS.
Isso inclui atribuir funções claras de manutenção, segurança e conformidade e garantir que os indivíduos e as equipes sejam responsáveis pelo cumprimento dos objetivos e KPIs, conforme acompanhado pelos seus sistemas de monitoramento. Tudo isso faz parte da garantia da responsabilidade.
✏️ Observação: Esses são apenas alguns dos principais componentes do SaaSOps, e há muitos outros, dependendo da escala e do tipo de setor em que você trabalha.
Ciclo de vida das operações de SaaS
O ciclo de vida das operações de SaaS começa com o planejamento da implementação e termina com a desativação bem-sucedida.
Podemos resumir o ciclo de vida das suas operações de SaaS como uma série de atividades sequenciais:
- Escolha aplicativos SaaS em potencial que estejam alinhados com seus objetivos e metas de negócios
- Implemente as aplicações mais adequadas e envolva todas as partes interessadas relevantes
- Gerenciar o acesso dos funcionários a esses aplicativos e garantir a responsabilidade por cada processo e operação
- Monitore KPIs como taxa de uso, tendências dos usuários e desempenho dos aplicativos
- Resolva quaisquer problemas que possam surgir durante o processo
- Crie, provisionar e desprovisionar contas
- Gerencie seus custos usando os dados acumulados
Desafios das operações de SaaS
Gerenciar operações de SaaS é como andar na corda bamba: você precisa encontrar o equilíbrio.
Escolha cuidadosamente a plataforma de gerenciamento de operações SaaS certa, invista no treinamento da equipe e cancele todas as assinaturas que não atendam às suas necessidades.
Vejamos alguns desafios comuns das operações de SaaS para que você possa estar preparado para enfrentá-los caso eles surjam.
Desafio 1: Conformidade com as leis de proteção de dados
Seguir várias regulamentações e normas de conformidade do setor, como SOC 2, GDPR, CPAA, HIPAA e PCI DSS, complica as operações de SaaS. Isso requer monitoramento e atualizações contínuas do seu software SaaS, especialmente em setores como saúde ou finanças.
O não cumprimento pode resultar em multas pesadas e problemas legais, além de prejudicar a reputação da sua marca.
Em 2017, a Zenefits, uma empresa de SaaS que havia alcançado uma avaliação de US$ 2 bilhões, fracassou dramaticamente porque não conseguiu manter a conformidade e os padrões regulatórios. Outro exemplo é o acordo de US$ 16 milhões da Anthem Inc. com a HIPAA há alguns anos, causado por uma violação de dados devido a ataques cibernéticos.
Desafio 2: Processos ineficientes de integração e desligamento
O SaaS capacita seus funcionários, mas seu potencial permanece inexplorado se eles não tiverem conhecimento do software disponível e de seu uso. Portanto, uma comunicação clara durante a integração do software é vital.
Crie uma lista de verificação de integração de SaaS que inclua:
- informar seus funcionários sobre as ferramentas SaaS disponíveis na pilha
- explicar como cada ferramenta se aplica à sua função específica
- fornecer documentação e suporte
- oferecendo experiência prática e
- verificar regularmente e fornecer suporte
Estabelecer um catálogo de aplicativos simplifica o acesso para funcionários novos e existentes. Ele centraliza informações sobre software padrão e procedimentos de compra.
A desintegração é tão crucial quanto a integração, mas muitas vezes é negligenciada, apesar dos riscos.
Você deve gerenciar os dados com segurança durante a saída, garantir a transferência ou remoção adequada e encerrar as licenças de software em conformidade com as normas legais.
Práticas inadequadas de desligamento podem resultar em violações de conformidade. Por exemplo, permitir que ex-funcionários mantenham acesso a dados confidenciais pode violar regulamentos como HIPAA ou GDPR, resultando em multas pesadas e ações judiciais.
Desafio 3: TI paralela
Shadow IT refere-se a funcionários que utilizam aplicativos SaaS não autorizados sem a aprovação do departamento de TI. Isso pode levar a riscos de segurança, problemas de conformidade e fragmentação de dados, prejudicando a produtividade.
Para combater a TI paralela, sua organização deve:
- Use a descoberta de SaaS eficaz para obter visibilidade e insights sobre todo o seu portfólio de SaaS
- Concentre-se em construir relacionamentos com seus compradores não autorizados de SaaS e em entender suas necessidades
- Defina uma estratégia de governança de SaaS para evitar futuras instâncias de TI paralela. Essa estratégia deve controlar o que entra em sua pilha de tecnologia, definir níveis de gerenciamento de TI e distribuir responsabilidades de gerenciamento de SaaS
Desafio 4: Custos ocultos e gastos excessivos
De acordo com um relatório de 2024, as organizações alocam aproximadamente US$ 45 milhões anualmente para despesas com SaaS. No entanto, uma parte substancial desse orçamento (aproximadamente US$ 18 milhões) é desperdiçada em licenças não utilizadas.
Sem estratégias eficazes de monitoramento de custos e otimização, você corre o risco de gastar demais com assinaturas, licenças e serviços SaaS, esgotando seus recursos financeiros e impedindo iniciativas estratégicas.
Uma solução eficaz é racionalizar os aplicativos e remover os desnecessários da sua pilha.
Outra abordagem é o rightsizing, ou seja, adquirir apenas a quantidade e a duração das licenças necessárias, e nada mais. Ambas exigem insights sobre como, onde e por que o SaaS é utilizado em sua pilha.
Desafio 5: Gerenciar o orçamento de SaaS para identificar possíveis economias
Assinaturas de SaaS descontroladas e despesas inesperadas podem sobrecarregar seus recursos financeiros e atrapalhar seus planos orçamentários.
Para evitar gastos excessivos, concentre-se em gerenciar os custos de maneira eficaz. Dessa forma, você pode prever despesas, alocar recursos com sabedoria e maximizar o retorno sobre o investimento.
Práticas recomendadas para otimizar as operações de SaaS
Aqui estão algumas práticas recomendadas a serem utilizadas ao otimizar suas operações de SaaS: 👇
1. Centralizar o gerenciamento de bancos de dados
Sempre que você consultar alguém sobre SaaSOps, o primeiro conselho será centralizar seus aplicativos SaaS em um único banco de dados.
Esse sistema centralizado oferece visibilidade ideal de toda a pilha de SaaS da sua organização, proporcionando uma visão completa da identidade e do acesso dos usuários em aplicativos e recursos.
2. Analise seus dados de uso de SaaS
Analise seus dados de uso minuciosamente, revisando cada aplicativo para determinar se todos os funcionários com licenças realmente precisam delas.
Você pode encontrar essas informações no painel de administração de muitos aplicativos ou consolidadas em uma plataforma de gerenciamento de SaaS. Além disso, identifique os funcionários que poderiam se beneficiar de licenças reduzidas ou gratuitas em vez de licenças premium.
3. Opte pelo acesso provisionado em operações SaaS
O provisionamento em SaaS envolve conceder acesso e recursos a novos usuários, gerenciar contas de usuário e atribuir níveis de acesso e permissões.
Esta etapa fornece as ferramentas e os direitos de acesso necessários para você desempenhar sua função com eficiência.
4. Implemente o login único (SSO)
O login único (SSO) em ambientes corporativos permite que você use um único conjunto de credenciais para fazer login uma vez e acessar todos os aplicativos SaaS, sites e dados corporativos permitidos.
O SSO aborda os principais desafios de negócios, oferecendo:
- Segurança e conformidade aprimoradas
- Maior usabilidade e satisfação
- Redução dos custos de TI
Implementando SaaS no mundo real
Vamos guiá-lo passo a passo sobre como você pode implementar o SaaS de maneira eficaz em sua empresa.
Passo 1: Planeje seu projeto
Nesta fase de pré-implementação, decida os fatores-chave de controle do gerenciamento do seu projeto. Isso inclui:
- Criando sua equipe SaaS ideal
- Definir o escopo do projeto traçando um cronograma e estabelecendo marcos
- Estabelecer canais de comunicação claros entre as partes interessadas envolvidas
- Preparar uma estratégia de migração de dados para minimizar o tempo de inatividade e mitigar a perda de dados
Etapa 2: personalize sua configuração
Personalize o software SaaS para atender às suas necessidades específicas. Garanta uma comunicação clara entre sua organização e o provedor de SaaS terceirizado para definir seus requisitos com precisão.
Etapa 3: migre seus dados
Esta é a etapa mais crítica da sua jornada de implementação de SaaS. Envolve transferir dados minimizando o risco de perda de dados, o que poderia causar graves prejuízos financeiros.
Para minimizar os riscos, você deve limpar, formatar e preparar seus dados para o novo destino e ficar atento a possíveis ameaças à segurança. Além disso, tenha um backup pronto para o caso de qualquer falha no processo.
Etapa 4: Integrar o software existente
Integre aplicativos existentes e outros softwares úteis ao novo sistema SaaS para garantir um fluxo de trabalho tranquilo.
Etapa 5: Teste o sistema
Não ignore a fase de testes. Teste exaustivamente a funcionalidade do software para garantir que ele tenha um bom desempenho sob cargas pesadas e condições estressantes.
Passo 6: Treine sua equipe
Instrua os membros da sua equipe sobre como usar o novo software. A implementação não terá sucesso se sua equipe não conseguir usar o software de maneira eficaz.
Leia também: Melhores conferências de SaaS para participar e obter sucesso nos negócios
Etapa 7: Implante o software
Implemente o software cuidadosamente em toda a organização. Você também pode fazer isso em lotes para limitar o atrito. Seja proativo e vigilante em relação a quaisquer problemas que possam surgir no sistema durante esta fase e tente resolvê-los imediatamente.
Durante a implantação, forneça controle de acesso baseado em funções para ajudar a manter um ambiente de trabalho seguro.
Etapa 8: Implemente o controle de acesso baseado em funções
O controle de acesso baseado em funções (RBAC) ajuda você a gerenciar as permissões dos usuários dentro de um sistema com base em funções predefinidas. Como administrador de SaaSOps, você atribui funções específicas aos usuários, limitando assim o acesso deles apenas aos dados e recursos necessários para suas tarefas específicas.
Isso melhora drasticamente a segurança dos dados, mitigando riscos de acesso não autorizado e violação de dados. Você pode gerenciar essas permissões por meio de um sistema central e alterá-las em qualquer lugar, conforme necessário.
Etapa 9: Monitore e otimize
A fase pós-implementação é tão importante quanto a anterior, se não mais. Você precisa verificar o desempenho do sistema e fazer os ajustes necessários regularmente. Coletar feedback dos usuários e monitorar KPIs como taxa de adoção, CSAT, NPS, taxa de cancelamento, etc., são aspectos essenciais dessa etapa.
Como as operações SaaS otimizadas beneficiam você?
Operações SaaS otimizadas são como uma máquina bem lubrificada. Elas garantem o bom funcionamento das suas atividades comerciais em vários níveis.
Aqui estão alguns dos benefícios:
- Maior eficiência no trabalho: Uma pilha de SaaS bem otimizada simplifica os fluxos de trabalho e ajuda suas equipes a se adaptarem rapidamente aos processos, melhorando sua produtividade
- Menor custo de aquisição de clientes: Reduz significativamente os custos de aquisição de clientes, criando um funil de marketing simplificado, implementando automação de marketing e minimizando o envolvimento humano no processo
- Melhor experiência do cliente: Ao proporcionar uma experiência sem muitos obstáculos, você poderá aumentar os índices de satisfação dos clientes e reter mais clientes
- Maior visibilidade dos aplicativos: Serve como base para otimizar seu portfólio de aplicativos, ajustar o licenciamento com base nas necessidades dos usuários e garantir que suas equipes utilizem apenas aplicativos seguros e aprovados
- Redução de gastos desnecessários e custos operacionais: Isso se traduz em redução de gastos desnecessários com SaaS, identificando e removendo licenças subutilizadas
- Maior segurança dos dados: Aumenta a proteção dos dados, proporcionando maior visibilidade sobre os aplicativos que suas equipes estão usando
Leia também: O melhor software SaaS de CRM para equipes
Ferramentas e recursos de operações SaaS
Falamos muito sobre como você pode otimizar suas operações de SaaS para garantir melhores resultados. Mas, como você viu, as etapas simples podem se tornar rapidamente complicadas. É aqui que temos uma dica para você.
As ferramentas e recursos de operações de SaaS podem facilitar o processo de otimização. Eles introduzem elementos úteis como IA, automação, interfaces unificadas e muito mais.
Agora, você pode estar se perguntando: "Quais ferramentas de operações SaaS devo usar?" Essa é a parte fácil. Recomendamos o ClickUp, o local único para todas as suas necessidades de SaaSOps.
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As várias visualizações personalizáveis do ClickUp oferecem uma visão geral de todas as suas operações SaaS. Você pode visualizar as tarefas como uma lista, quadro, calendário, linha do tempo, carga de trabalho, etc.
Por exemplo, a visualização Carga de trabalho permite visualizar a capacidade da sua equipe e gerenciar recursos. A visualização Quadro — uma visualização essencial para equipes ágeis — permite visualizar as tarefas por status. Você pode arrastar e soltar suas tarefas para movê-las facilmente pelo seu fluxo de trabalho.
Além disso, você tem acesso a vários modelos ClickUp pré-criados com campos personalizáveis para que possa moldá-los de acordo com as necessidades da sua empresa.
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Os painéis ClickUp em tempo real oferecem uma visão geral das operações da sua equipe. Eles podem funcionar como sua sede para acompanhar seu projeto.
A automação do fluxo de trabalho do ClickUp permite capturar e consolidar dados por meio de formulários personalizáveis. Eles padronizam e unificam o processo de solicitação, acesso e manutenção de dados de seus funcionários. Você pode usar lógica condicional para coletar detalhes relevantes para tudo, desde relatórios de bugs e novas ideias até solicitações de acesso a software.
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O que o futuro reserva para o SaaS?
Mais de 70% das organizações em todo o mundo utilizam alguma combinação de ferramentas SaaS. Junte isso ao fato de que o trabalho remoto está ganhando popularidade, com 12,7% dos funcionários em tempo integral trabalhando remotamente e 28,2% seguindo um modelo de trabalho híbrido, e o setor de SaaS está passando por um crescimento maciço
Portanto, manter uma pilha de SaaS robusta torna-se vital. À medida que sua organização cresce, essa estrutura se torna ainda mais crucial para você, como gerente de operações e líder de negócios. Ela mantém suas operações funcionando perfeitamente e garante que sua equipe permaneça produtiva, independentemente de onde trabalhe. O software certo de gerenciamento de operações SaaS pode ser um divisor de águas aqui.
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Embora as empresas frequentemente enfatizem o uso de SaaS, às vezes elas ignoram as armadilhas de não otimizar suas operações de SaaS. Você não quer cair nessa armadilha.
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Perguntas frequentes (FAQ)
1. O que significa operações SaaS?
As operações de SaaS, ou SaaSOps, referem-se ao conjunto abrangente de regras que regem a governança, o gerenciamento, a compra e a otimização do uso de produtos SaaS.
2. O que significa SaaS?
SaaS significa Software as a Service (Software como Serviço), um modelo de distribuição de software baseado em nuvem no qual os aplicativos são hospedados por um provedor terceirizado e disponibilizados aos usuários pela Internet.
3. O que é um modelo operacional SaaS?
Um modelo operacional SaaS abrange o ciclo de vida das aplicações SaaS, desde a descoberta e aquisição até a integração e desativação, incluindo gerenciamento e otimização ao longo de todo o processo. Envolve visibilidade das aplicações, gerenciamento de infraestrutura, gerenciamento de usuários, segurança, conformidade, automação e muito mais.