Você sabia que quando os gerentes dão feedback diário, os funcionários são 3,6 vezes mais chances de se sentirem motivados a fazer um trabalho excepcional?
O feedback é uma ferramenta poderosa que desempenha um papel significativo no progresso e no sucesso de qualquer organização. Ele ajuda a criar um local de trabalho em que todas as vozes são ouvidas, todas as ideias são valorizadas e todos os indivíduos têm a oportunidade de crescer e prosperar.
Uma sessão de feedback permite que você se comunique de forma aberta e franca com sua equipe e aumenta o envolvimento. Você pode fornecer insights sobre áreas que podem ser melhoradas, elogiar seus pontos fortes e ajudá-los a desenvolver um plano que impulsione o crescimento pessoal e profissional.
Entretanto, realizar uma sessão de feedback bem-sucedida é mais do que simplesmente convocar uma reunião. Tanto as avaliações anuais de desempenho quanto as sessões de feedback ad hoc exigem algum treinamento e preparação. Neste artigo, apresentaremos os benefícios e os desafios das sessões de feedback e as etapas para realizar uma sessão bem-sucedida.
Benefícios das sessões de feedback dos funcionários
A realização de sessões regulares de feedback pode impulsionar seu crescimento e o envolvimento dos membros da equipe. Vamos dar uma olhada em alguns dos benefícios das sessões de feedback.
Motiva os funcionários
O feedback regular não se trata apenas de compartilhar áreas de melhoria e pontos fracos; ele também envolve elogiar e reconhecer os pontos fortes e as conquistas dos funcionários. Isso ajuda a motivar os funcionários, faz com que eles se sintam valorizados e melhora sua autoestima.
Promove o desenvolvimento completo
As sessões de feedback permitem o desenvolvimento integral dos funcionários. O feedback certo no momento certo os ajuda a analisar seu desempenho, pontos fortes e áreas de crescimento. O feedback construtivo também promove o desenvolvimento pessoal e profissional.
Resolve conflitos
Outro benefício do feedback regular é sua capacidade de resolver conflitos antes que eles se tornem problemas significativos.
As sessões regulares de feedback permitem que os membros da sua equipe compartilhem seus pontos de vista e tenham conversas difíceis uns com os outros, incluindo a resolução de pequenos mal-entendidos que não parecem ser grande coisa à primeira vista. Isso evita que eles se transformem em conflitos de grande porte.
Aumenta o engajamento
Todo mundo quer ouvir o que fez bem e como pode melhorar depois de trabalhar em um projeto. O mesmo acontece com a sua equipe. de acordo com a Gallup,_ 80% _dos funcionários afirmam que um feedback significativo os ajuda a se envolverem plenamente
Funcionários engajados são mais dedicados e entusiasmados com seu trabalho, melhorando assim as taxas de sucesso e retenção.
Comunicação aberta
O feedback frequente desenvolve uma cultura de comunicação aberta em seu local de trabalho. Incentivar isso cria um ambiente em que os membros da sua equipe podem expressar livremente suas preocupações e ideias.
Isso também os ajuda a se tornarem abertos a críticas e a valorizarem o feedback positivo. E isso, em última análise, melhora a colaboração e a dinâmica da equipe .
Melhora o desempenho
Sem um feedback construtivo, sua equipe não saberá o que está fazendo bem e o que precisa ser melhorado. Um processo de feedback regular os ajuda a melhorar o desempenho e a se sentirem mais motivados no trabalho.
Da mesma forma, o feedback é crucial para determinar seu liderança a eficácia da estratégia. Ao se comunicar com os membros da sua equipe, você pode aprimorar suas habilidades e escolher a estratégia mais eficaz.
Desafios na implementação de sessões de feedback eficazes
Hesitação, preconceitos, habilidades de comunicação ruins e objetivos pouco claros são desafios para a implementação de sessões de feedback eficazes. Vamos discutir como.
1. **Falta de feedback específico
Um dos desafios mais significativos é a falta de feedback específico. Por exemplo, dizer: "Sua apresentação precisa ser melhorada" não esclarece qual aspecto precisa ser melhorado. Isso pode deixar o destinatário do feedback confuso.
**Como superar esse desafio
Concentre-se em comportamentos ou resultados específicos para fornecer feedback claro e acionável. Em vez de declarações vagas, ofereça exemplos e sugestões concretos.
Um melhor exemplo de feedback no cenário acima estaria dizendo: "Sua apresentação foi informativa, mas há áreas em que você pode melhorar. Alguns de seus slides estavam cheios de texto, o que dificultou o acompanhamento dos pontos principais."
Isso aborda quais partes da apresentação precisam ser melhoradas.
2. **Medo de reações negativas ou confrontos
Outro desafio que os gerentes geralmente enfrentam é o medo de reações adversas dos membros da equipe. Você pode se preocupar em desmotivar seus funcionários ou prejudicar os relacionamentos. Da mesma forma, o medo do confronto impede a comunicação honesta e aberta.
Usar uma abordagem equilibrada ao dar feedback é uma forma de habilidade de liderança que deve ser desenvolvida . Dar apenas feedback negativo pode diminuir o moral dos funcionários e afetar seu desejo de trabalhar. Por outro lado, dar apenas feedback positivo pode resultar em complacência e impedir o crescimento.
**Como superar esse desafio
Equilibre o reforço positivo e a crítica construtiva para promover uma cultura de aprimoramento e desenvolvimento contínuos. Uma abordagem respeitosa e equilibrada pode permitir uma conversa produtiva.
3. **Habilidades de comunicação ruins
Tanto quem dá quanto quem recebe o feedback pode não ter habilidades de comunicação adequadas. Habilidades de comunicação ruins dificultam a expressão de pensamentos de forma construtiva ou a compreensão do feedback sem ficar na defensiva.
O feedback pode ser muito pessoal. Por exemplo, em vez de abordar as habilidades como um problema, ele pode abordar os próprios funcionários como um problema.
Por outro lado, o feedback pode ser muito impessoal. Você pode fornecer feedback geral para toda a equipe em vez de abordar cada indivíduo e seus desafios específicos.
**Como superar esse desafio
- Considere investir em programas de treinamento para aprimorar as habilidades de comunicação de quem dá e recebe feedback.
- Ofereça orientação sobre técnicas de comunicação eficazes, escuta ativa e fornecimento de feedback de forma construtiva e empática.
4. **Preconceito e subjetividade
Preconceitos inconscientes e microgerenciamento dos membros da equipe muitas vezes influenciam o feedback, levando a avaliações injustas ou imprecisas. Um exemplo disso é o viés de confirmação. Se um gerente acredita que um funcionário não tem iniciativa, ele pode observar seletivamente as instâncias que apóiam essa crença e ignorar as evidências.
Além disso, opiniões subjetivas também podem ofuscar observações objetivas. Isso afeta a qualidade e a validade do feedback.
**Como superar esse desafio
- Crie uma cultura de segurança e julgamento zero para as sessões de feedback.
- Ajude a conscientizar sobre vieses inconscientes e incentive critérios de avaliação objetivos nas sessões de feedback.
- Certifique-se de que o feedback seja baseado no mérito e no desempenho e não em preferências pessoais.
Limitações de tempo
Às vezes, os gerentes ficam muito ocupados para dar feedback regular e frequente aos membros da equipe, deixando isso para a discussão final da avaliação de desempenho. Compartilhar feedback muito tempo depois de uma situação ter passado normalmente não traz benefícios. Os membros da sua equipe podem nem mesmo se lembrar claramente da situação.
O feedback deve ser compartilhado no momento e na frequência certos para ser construtivo. Atrasar o feedback pode afetar o desempenho do funcionário.
Por exemplo, se um projeto tiver sido concluído, você deve agradecer prontamente a conquista do funcionário. Da mesma forma, se um membro da equipe cometeu um erro durante o trabalho, você deve abordá-lo com antecedência para evitar que ele cometa o mesmo erro.
**Como superar esse desafio
Agende sessões periódicas para analisar o desempenho dos funcionários e resolver os problemas. Isso também ajudará a incentivar uma mentalidade de crescimento e um compromisso com a melhoria e o aprendizado contínuos. Você pode usar software de avaliação de desempenho para agendar essas sessões prontamente.
Definição de metas e expectativas pouco claras
É fundamental definir metas e expectativas claras para as sessões de feedback. Metas pouco claras podem confundir os funcionários quanto ao objetivo e aos resultados esperados da sessão. Eles podem dar e receber feedbacks pouco claros e sem ação.
**Como superar esse desafio
Defina objetivos claros para cada sessão de feedback. Descreva o que precisa ser discutido, a finalidade do feedback e os resultados desejados. É melhor definir metas de forma colaborativa, garantindo que estejam alinhadas com as metas e os objetivos organizacionais.
Como planejar uma sessão de feedback eficaz?
Agora que você está armado com as estratégias para conduzir sessões de feedback, aqui estão as próximas etapas que você deve seguir para realizar uma:
Definir objetivos
A primeira etapa é definir seus objetivos. Você está planejando uma reunião de feedback abrangente ou uma sessão curta e individual? Você está fornecendo feedback de desempenho, suporte contínuo e coaching para aprimoramento de habilidades ou abordando problemas ou desafios específicos?
Identifique metas, resultados e áreas de foco específicos para discussão. Seus objetivos podem depender do contexto da sessão de feedback, como autoavaliação, avaliação de desempenho, debriefing de projeto ou desenvolvimento de habilidades.
Ao definir os objetivos para a conversa de feedback, certifique-se de que eles sejam específicos e mensuráveis. Além disso, devem ser consideradas as necessidades, preferências e metas de desenvolvimento das pessoas envolvidas na sessão de feedback. Isso o ajudará a dar feedback relevante e significativo a cada participante.
Escolha o formato certo
Determine quem deve participar da sessão de feedback com base nos objetivos e nas pessoas envolvidas. Isso pode incluir gerentes, supervisores, colegas ou outras partes interessadas.
Depois que os participantes decidirem o formato e o local da sessão, ela poderá ser uma reunião individual, uma discussão em grupo, uma apresentação formal ou uma conversa informal.
Por fim, agende a sessão de acordo com a conveniência de todos.
Ofereça contexto e diretrizes
Comunique expectativas claras a todos os participantes com relação ao escopo e aos objetivos da sessão de feedback. Ofereça contexto para a sessão, explicando sua finalidade, importância e resultados esperados.
Além disso, estabeleça diretrizes para dar e receber feedback, enfatizando o respeito, a honestidade e a crítica construtiva. Use um software como o ClickUp para compartilhar informações e garantir que todos estejam na mesma página.
Compartilhe facilmente diretrizes e outras informações com o ClickUp Docs
💡Dica: Documentos do ClickUp oferece edição em tempo real, recursos avançados de formatação, páginas aninhadas, facilidade de pesquisa e compartilhamento seguro. Você pode compartilhar facilmente as diretrizes com todos os participantes, marcá-los em áreas específicas, adicionar comentários e gerenciar permissões.
Prepare quem dá e quem recebe feedback
Se estiver planejando uma sessão de feedback da equipe, ofereça orientação aos que dão feedback sobre como fornecer feedback de forma eficaz. Você pode compartilhar exemplos de feedback construtivo e incentivá-los a se concentrar em comportamentos específicos, observações e sugestões acionáveis.
Além disso, prepare os participantes para receber feedback definindo expectativas e incentivando-os a ouvir, fazer perguntas esclarecedoras e estar abertos.
Se estiver planejando sessões individuais, prepare exemplos e evidências para apoiar o feedback que está dando. Use dados e metas relevantes para apoiar suas palavras.
Facilitar a sessão
A próxima etapa é facilitar a sessão. Certifique-se de que ela permaneça focada, produtiva e respeitosa. Suas tarefas mais essenciais são manter a conversa nos trilhos, incentivar a participação de todos os participantes e gerenciar quaisquer conflitos ou mal-entendidos que possam surgir.
Comece com uma nota positiva e crie um ambiente acolhedor. Estabeleça regras básicas e estimule a participação ativa pedindo aos membros da equipe que compartilhem suas experiências e feedbacks abertamente.
Crie oportunidades para que todos contribuam com a discussão. Incentive os funcionários a compartilharem sua autoavaliação e ouça ativamente seus pensamentos. Guie a discussão fazendo perguntas relevantes, resumindo os pontos principais e redirecionando a conversa se ela sair do tópico.
Documentação e acompanhamento
Faça anotações durante a sessão de feedback para documentar os principais pontos, itens de ação e tarefas de acompanhamento. Compartilhe a recapitulação da reunião com todos os participantes, incluindo o resumo da sessão e os planos de ação. Um documento escrito garante que todos estejam na mesma página.
Crie um registro escrito e compartilhe-o com os membros da equipe usando o ClickUp Notepad
dica: Você pode usar um bloco de notas compartilhável on-line, como o Bloco de notas ClickUp para registrar as atas da reunião rapidamente. Use recursos avançados de edição para formatar suas anotações, compartilhá-las com sua equipe e acessá-las de qualquer dispositivo.
Incentive a reflexão e um plano de ação
Depois de discutir o feedback, incentive os participantes a dedicar algum tempo para a autorreflexão. Peça a eles que considerem o feedback que receberam e reflitam sobre seus pontos fortes, áreas de melhoria e quaisquer percepções valiosas obtidas na discussão.
Vá além, ajudando os membros da sua equipe a desenvolver planos de ação com base no feedback recebido. Para simplificar esse processo, use uma ferramenta como ClickUp Brain . O Brain permite que você resuma discussões, documentos, linhas de tarefas e atualizações. Você também pode obter pontos de ação e percepções de sua discussão para ajudá-lo a desenvolver o plano de ação.
Com o plano pronto, ajude os membros da sua equipe a identificar ações específicas que eles podem realizar para abordar áreas de melhoria ou capitalizar seus pontos fortes. Isso também envolve o estabelecimento de cronogramas claros para a implementação.
Além disso, oferece recursos como coaching, mentoring, oportunidades de desenvolvimento profissional e acesso a ferramentas relevantes.
dica: use Mapas mentais no ClickUp para organizar e visualizar seus pensamentos
Faça um mapa mental de sua estratégia e plano de ação com quadros interativos no ClickUp
Lembre-se de agendar sessões de acompanhamento ou check-ins para analisar o progresso dos planos de ação e fornecer suporte adicional, conforme necessário. Você também pode usar essas oportunidades para comemorar os sucessos e ajustar os planos de ação.
Peça o feedback deles
Por fim, incentive sua equipe a compartilhar seus comentários após a sessão. Pergunte sobre a eficácia, o formato e a facilitação da sessão. Use esse feedback para aperfeiçoar as futuras reuniões de feedback e melhorar o processo geral. Você também pode usar software de feedback 360 para realizar pesquisas abrangentes e capturar a opinião dos participantes.
Você pode usar perguntas abertas. Por exemplo, pergunte: "Que aspectos da sessão de feedback funcionaram bem para você?" para estimular a reflexão e a discussão. Ouça atentamente as respostas, valide as opiniões e agradeça as contribuições.
Crie formulários personalizáveis em pouco tempo usando o ClickUp
💡Dica: Com Visualização de formulário do ClickUp no ClickUp, você pode criar formulários personalizáveis, adicionar campos personalizados para estruturar sua resposta e distribuir os formulários para as pessoas certas.
Modelos de sessão de feedback
A coleta de feedback antes ou depois de uma sessão pode consumir muito tempo. Entretanto, o uso de modelos de formulários de feedback pode reduzir significativamente esse tempo. Os modelos certos têm todos os campos e perguntas necessários para coletar feedback dos membros da sua equipe.
Aqui estão os três melhores modelos a serem usados:
Modelo de formulário de feedback
Colete feedback específico com o modelo de formulário de feedback do ClickUp
O modelo Modelo de formulário de feedback do ClickUp é um formulário totalmente personalizável que coleta feedback de usuários e parceiros. Você pode coletar dados significativos, criar pesquisas adaptadas às suas necessidades e analisar rapidamente as respostas. O modelo permite que você capture e visualize todo o feedback em um único lugar.
Você pode acompanhar o feedback de forma eficiente com status personalizados, tags, lembretes e muito mais.
Ele também fornece campos personalizados, como Classificação geral, Sugestões de melhoria, Data da compra etc., para que você possa segmentar e analisar corretamente as respostas de feedback. Além disso, seis exibições personalizadas, como Exibição de tabela de classificação do provedor, Exibição de quadro de recomendações gerais etc., permitem que você visualize os dados de várias maneiras.
Modelo de feedback do funcionário
Colete feedback dos funcionários rapidamente com o ClickUp Employee Feedback Template
O modelo Modelo de feedback do funcionário do ClickUp permite coletar e monitorar o feedback dos funcionários de forma rápida e precisa. Você pode usá-lo para entender o que os membros da sua equipe pensam sobre a cultura e a administração da organização, bem como sobre seu ambiente.
Ele inclui 16 campos personalizados para capturar detalhes como Oportunidades de Desenvolvimento, Cultura da Empresa, Clareza da Função, etc., para que você possa receber feedback específico e granular. Com 6 visualizações diferentes, incluindo a visualização do quadro branco Start Here, você pode analisar e internalizar melhor esse feedback. Acompanhe o feedback facilmente com tags, reações a comentários e automação.
O modelo é perfeito para promover conversas abertas e obter feedback de forma estruturada e oportuna.
Modelo de avaliação de desempenho
Acompanhe o desempenho dos funcionários regularmente com o modelo de avaliação de desempenho do ClickUp
O modelo Modelo de avaliação de desempenho torna as demoradas avaliações de desempenho fáceis e eficazes. Com esse modelo, você pode acompanhar e avaliar o desempenho, organizar avaliações e definir metas claras. Também é possível garantir que sua equipe esteja no caminho certo para atingir as metas e os objetivos.
Esse modelo do Docs é facilmente incorporado aos seus fluxos de trabalho; ele vem com status personalizado e opções de campo para que você possa personalizá-lo e monitorá-lo como desejar. Além das avaliações do gerente, ele também pode ser usado para avaliações 360° de empregadores e colegas
A função das sessões de feedback no aprimoramento da retenção e do desempenho dos funcionários
As sessões regulares de feedback desempenham um papel significativo na melhoria da retenção de funcionários e da satisfação no trabalho. Em uma pesquisa recente, 41% dos funcionários disseram que, se pudessem escolher, aumentariam o envolvimento em seus locais de trabalho atuais para melhorá-lo.
Índices mais altos de envolvimento, retenção e satisfação estão diretamente ligados a sessões regulares de feedback. Isso ocorre porque as reuniões de feedback abordam preocupações, reconhecem conquistas e promovem um senso de pertencimento à organização.
O feedback oferece aos funcionários percepções valiosas sobre seu desempenho, progressão na carreira e áreas para desenvolvimento profissional, o que também ajuda a aumentar a satisfação e o comprometimento com o trabalho. Ele aumenta a produtividade ao fornecer aos funcionários a orientação, o apoio e os recursos necessários para o sucesso.
Os funcionários que se sentem apoiados, valorizados e apreciados têm maior probabilidade de permanecer engajados e leais à organização.
Torne as sessões de feedback produtivas com o ClickUp
As sessões de feedback são mais do que apenas discussões de rotina; são oportunidades poderosas para promover o crescimento, aprimorar a colaboração e impulsionar o sucesso. Portanto, é fundamental realizá-las regularmente e dar a cada funcionário a chance de se sentir ouvido e valorizado.
Entretanto, organizar e gerenciar o feedback manualmente pode ser um desafio, especialmente quando há muitos membros na equipe. ClickUp para equipes de Recursos Humanos ajuda a eliminar esses desafios e automatizar a coleta e o rastreamento de feedback. Você pode acompanhar o desempenho e o envolvimento dos funcionários e criar um hub central para todas as informações dos funcionários usando o ClickUp. Registrar-se gratuitamente hoje mesmo!
Perguntas frequentes (FAQ)
**Como tornar uma sessão de feedback eficaz?
Para que uma sessão de feedback seja eficaz, defina objetivos claros, crie um ambiente seguro e respeitoso, incentive a participação ativa, forneça feedback específico e acionável, ouça ativamente, ofereça suporte e recursos para melhorar o desempenho e acompanhe os planos de ação acordados.