Como definir metas de integração para ajudar os funcionários a serem bem-sucedidos

A integração de funcionários é o processo de integração de novos contratados em sua organização. É a primeira etapa crucial para ajudar os novos funcionários a entender suas funções, a cultura da equipe e os objetivos da empresa.

Programas de integração ruins podem deixar os novos contratados confusos, desmotivados e improdutivos. Isso também aumenta a rotatividade de funcionários, o que custa tempo, esforço e dinheiro para a empresa.

Isso torna a integração eficaz mais crucial do que nunca no mercado de trabalho competitivo de hoje. Uma recepção abrangente com metas de integração documentadas faz com que os novos contratados se sintam bem-vindos, valorizados e preparados para o sucesso. Isso também aumenta o envolvimento dos funcionários, reduz o atrito e melhora a produtividade, contribuindo, em última análise, para o sucesso da organização.

Neste artigo, você encontrará os recursos, as dicas e as etapas necessárias para implementar uma estratégia vencedora de integração de funcionários que aumente a retenção de funcionários e o ajude a se destacar como profissional de recursos humanos.

Entendendo as metas de integração de funcionários

As metas de integração garantem uma transição tranquila para os funcionários que ingressam em uma nova empresa. As empresas podem acelerar o processo de iniciação por meio da definição adequada de metas, aumentando a satisfação dos funcionários e a integração da equipe.

Metas eficazes de integração afetam diretamente o gerenciamento de talentos e reduzem a rotatividade. Ao fornecer um caminho de aprendizado estruturado, essas metas equipam os novos contratados com as habilidades e informações de que precisam para ter sucesso, cultivando um senso de realização e pertencimento.

A definição de metas é uma etapa essencial em um programa de integração bem-sucedido. Ele transforma expectativas vagas em marcos alcançáveis, permitindo que o novo contratado e seu gerente acompanhem o progresso e comemorem as vitórias. Além disso, essa abordagem colaborativa constrói fortes relações de trabalho.

Sua equipe de RH pode estabelecer um programa robusto de integração de funcionários usando uma estrutura de metas SMART para simplificar esse processo.

Vamos criar alguns exemplos de metas de integração para melhor compreensão.

1. Tarefas administrativas (Semana 1):

• Específico: Preencher toda a papelada de novas contratações dentro de 24 horas da data de admissão do funcionário
• Mensurável: Acompanhar a porcentagem de novas contratações que concluem a papelada no prazo
• Atingível: Garantir que toda a documentação esteja prontamente disponível on-line e seja facilmente acessível
• Relevante: Garantir que toda a documentação esteja completa para que o novo contratado possa começar a acessar os benefícios e recursos da empresa
• Limite de tempo: Estabeleça um prazo de 24 horas para garantir uma integração tranquila

2. Familiarização com a função (semanas 1 e 2):

• Específico: Faça com que os novos funcionários participem de todas as sessões de treinamento do departamento e acompanhem seus pares e colegas por 20 horas até o final da segunda semana
• Mensurável: Acompanhar a participação nas sessões de treinamento e documentar as horas de acompanhamento
• Atingível: Agendar sessões de treinamento e identificar previamente os membros da equipe disponíveis para conduzir sessões de acompanhamento
• Relevante: Assegure-se de que o treinamento e o acompanhamento exponham os novos contratados a habilidades e conhecimentos essenciais específicos de sua função
• Com prazo definido: Estabeleça um prazo claro de 20 horas a serem cumpridas até o final da segunda semana para garantir a conclusão em tempo hábil

3. Cultura da empresa (semanas 2-3):

• Específico: Faça com que os novos funcionários participem e contribuam para duas atividades de formação de equipe até o final da terceira semana
• Mensurável: Acompanhe a participação nas atividades e avalie as contribuições por meio do feedback dos colegas
• Atingível: Escolha atividades de formação de equipe que sejam inclusivas e incentivem a participação
• Relevante: Assegurar que a participação em atividades de formação de equipes ajude os novos contratados a se conectar com os colegas e a entender a cultura da empresa
• Com prazo determinado: Estabeleça um prazo até o final da terceira semana para incentivar o envolvimento ativo

4. Desenvolvimento de habilidades (semanas 3-4):

• Específico: Apoiar os novos funcionários na obtenção de uma pontuação de 80% ou mais na avaliação de conhecimento do produto até o final da quarta semana
• Mensurável: Acompanhar as pontuações na plataforma de avaliação
• Atingível: Garantir que a avaliação esteja alinhada com o treinamento fornecido e também ofereça tempo suficiente para o aprendizado
• Relevante: Ajude-os a dominar o conhecimento do produto, o que é crucial para o desempenho eficaz no trabalho
• Limitado no tempo: Estabeleça um prazo até o final da quarta semana para motivar o aprendizado focado

Agora que você entende a importância de definir Metas SMART de RH vamos discutir as metas específicas de integração nas quais você deve se concentrar.

As cinco principais metas da integração abrangente

Aqui estão as cinco principais metas de integração que podem tornar seu programa de treinamento de novos funcionários mais impactante:

1. Criar conexão: Construir relacionamentos na equipe

Qualquer novo funcionário pode se sentir intimidado ao entrar em um novo ambiente de trabalho. No entanto, como profissional de RH, você pode facilitar as coisas ajudando-o a criar conexões com os membros da equipe. Isso pode ajudar a criar um sentimento de pertencimento, reduzir a sensação de isolamento e tornar a transição mais suave e menos estressante. Isso, por sua vez, contribui muito para aumentar a retenção de funcionários.

Veja a seguir algumas medidas que podem ser tomadas para acelerar a integração da equipe com seus novos funcionários:

• Organize almoços de boas-vindas ou realize eventos sociais específicos da equipe fora do horário de trabalho para criar um ambiente casual para interação
• Implemente um sistema de amigos e combine os novos contratados com colegas experientes que possam orientá-los e guiá-los
• Incentive o uso de plataformas de quebra-gelo on-line para estimular conversas e ajudar os novos contratados a se conectarem com colegas que compartilham interesses semelhantes
• Utilize ferramentas de colaboração, como plataformas de mensagens instantâneas ousoftware de integração para facilitar a comunicação, o trabalho em equipe e o feedback, especialmente em ambientes de trabalho remoto

2. Treinamento e educação: Estimular o crescimento profissional

Como profissional de RH, você é vital para estimular o crescimento dos novos contratados durante a integração, oferecendo treinamento e educação direcionados a eles.

Essa orientação personalizada ajuda os novos contratados a se sentirem apoiados e equipados com o conhecimento necessário para serem bem-sucedidos em suas novas funções.

Vamos analisar algumas etapas essenciais desse processo:

• Compreender as necessidades individuais e adaptar o treinamento de acordo com elas
• Combine formatos de treinamento (como sala de aula, workshops, on-line e orientado por mentor) com tecnologia educacional para acomodar diversos estilos de aprendizagem
• Garantir conteúdo envolvente e de alta qualidade ministrado por treinadores experientes
• Promover uma cultura de aprendizado com oportunidades contínuas e mecanismos de feedback

3. Conformidade e segurança: Garantir a compreensão das regras de saúde e segurança ocupacional

Ajudar os novos contratados a entender as regras de conformidade e de segurança e saúde ocupacional (SST) permite que eles trabalhem com segurança e contribuam para uma cultura organizacional positiva.

Para isso, você pode realizar as seguintes atividades:

• Desenvolver infográficos, guias ou manuais envolventes e realizar sessões de treinamento envolventes
• Garantir que todos os funcionários, inclusive os recém-contratados, concluam o treinamento em SST, prometendo recompensas como certificados de conclusão
• Use os canais de comunicação da empresa para incentivar os gerentes a garantir a conclusão do treinamento. Você também pode oferecer pontos de bônus resgatáveis para aumentar o engajamento

4. Apresentação da cultura organizacional: Imersão de novos funcionários na cultura da empresa

A integração eficaz ajuda a alinhar seus novos contratados com os valores e objetivos da empresa. Trata-se de incorporar os novos contratados à cultura da empresa, criando um senso de pertencimento e preparando-os para o sucesso.

Isso aumenta o envolvimento dos funcionários e afeta positivamente a produtividade. Além disso, garante melhor colaboração da equipe e representação da marca.

Veja como você pode preencher a lacuna entre o "novo" e o "estabelecido":

• Compartilhe a história da sua empresa por meio de narrativas envolventes, vídeos ou depoimentos de funcionários
• Organize caminhadas culturais para que os novos contratados entendam os diferentes departamentos e se conectem com os colegas
• Planeje atividades divertidas e colaborativas de construção de equipes que funcionem como quebra-gelo e criem relacionamento entre os funcionários
• Implemente um programa de mentoria em que funcionários experientes possam orientar e apoiar os novos contratados
• Incentive a comunicação aberta por meio de pesquisas, caixas de sugestões ou reuniões de controle

dica profissional: Ferramentas como Visualização de formulário ClickUp facilitam para os novos contratados o relato de problemas, o envio de solicitações ou a sugestão de melhorias. Essas entradas podem ser automaticamente convertidas em tarefas rastreáveis no ClickUp e atribuídas às equipes apropriadas para ação.

5. Esclarecimento da função: Compreensão abrangente dos indicadores de desempenho e do sistema de avaliação

Os novos contratados devem entender as responsabilidades de seu cargo, as expectativas de desempenho e como suas contribuições serão avaliadas. Isso ajuda a estabelecer a base para um desempenho bem-sucedido, maior envolvimento e desenvolvimento de carreira de longo prazo para os novos funcionários.

Veja como você pode equipar efetivamente os novos contratados com esse conhecimento vital durante o processo de integração:

• Inclua uma descrição detalhada do trabalho do novo funcionário, descrevendo as principais responsabilidades, expectativas e métricas de desempenho em sua carta de contratação. Isso ajuda a esclarecer as expectativas
• Organize reuniões individuais com o gerente do novo contratado para discutir as expectativas específicas da função, os projetos em que ele estará envolvido e os fluxos de trabalho diários
• Ofereça uma visão geral do sistema de gerenciamento de desempenho usado pela empresa, incluindo sua finalidade e a frequência das avaliações
• Explicar os diferentes componentes de desempenho, como definição de metas, análises de desempenho e mecanismos de feedback
• Desenvolvermódulos de treinamento on-line ou tutoriais em vídeo para explicar o sistema de forma clara e concisa

Juntos, esses cinco tipos de metas de integração estabelecem a base para o sucesso duradouro dentro da empresa. Dito isso, há outra estrutura indispensável que pode ajudá-lo a criar um impacto duradouro em seus funcionários.

Vamos entender o que essa estrutura implica: os quatro Cs da integração.

Os quatro Cs da integração

Desenvolvida e apresentada pela Dra. Talya Bauer em 2010, a estrutura dos "Quatro Cs" ainda é relevante nos processos de integração atuais.

Vamos dar uma olhada nessas quatro etapas, do menor para o maior nível de importância.

1. Esclarecimento: Fornecer funções de trabalho e expectativas de desempenho claras

Uma das maiores frustrações das empresas e dos novos contratados é a falta de expectativas claras. Isso pode levar a "fantasmas" durante o processo de contratação ou a uma alta rotatividade no estágio inicial.

A boa notícia é que a clareza na integração pode garantir uma transição tranquila, maior satisfação no trabalho e melhor desempenho.

Definir expectativas claras é fundamental, e estabelecer metas é a ferramenta perfeita. Aqui estão algumas maneiras de garantir a clareza das funções para seus novos contratados:

• Documentação clara: Assegure-se de que as metas estejam claramente definidas e acessíveis
• Alinhamento com toda a empresa: Alinhe as metas com os objetivos gerais da empresa
• Aplicação consistente: Assegure-se de que todos os novos contratados recebam o mesmo nível de clareza com uma abordagem padronizada de integração
• Acompanhamento do tempo: Monitore o progresso e ofereça suporte conforme necessário
• **Integração tecnológica: Utilize um software de gerenciamento de talentos ou um software de RH para rastreamento e comunicação eficientes

2. Conformidade: Compreensão das regras legais e obrigatórias da empresa

Esse nível normalmente se concentra em:

• Processamento: Preencher a documentação dos novos contratados e inscrevê-los nos benefícios
• Compreensão dos sistemas: Fazê-los entender as políticas e os procedimentos da empresa
• **Treinamento: Orientar os novos contratados por meio de sessões de treinamento sobre políticas, regras e regulamentos obrigatórios
• KPIs: Estabelecer critérios para que eles atinjam requisitos específicos do setor ou da função

No entanto, fazer com que os novos funcionários leiam o manual do funcionário de sua empresa não é suficiente. Para realmente ajudá-los a ter sucesso, você deve equipá-los com recursos adicionais que incluam políticas e procedimentos de toda a empresa.

Além disso, você deve agendar reuniões com eles para discutir esses recursos, explicar como a conformidade afeta seu trabalho diário e avaliar sua compreensão.

3. Cultura: Instilar o ethos e o modo de vida da empresa

A cultura organizacional sempre desempenha um papel importante na atração de novas contratações, e por um bom motivo. No entanto, muito é necessário para garantir que a adequação cultural de um novo contratado vá além das impressões iniciais.

Enquanto o recrutamento se concentra na compatibilidade, a integração apresenta a oportunidade de cultivar a compreensão cultural

A própria integração reflete a cultura. Quando os representantes de RH facilitam ativamente a integração e as apresentações da equipe dos novos contratados e solicitam feedback sobre a experiência deles, isso representa um compromisso sólido com a transparência e a responsabilidade.

Por exemplo, o Google oferece a seus funcionários benefícios de classe mundial, como orientação financeira individual, um programa de defesa médica para funcionários transgêneros, quatro semanas de "trabalho em qualquer lugar" por ano e apoio à fertilidade e ao crescimento da família.

Todos esses esforços refletem o compromisso do Google com seus funcionários e mostram como a empresa está profundamente comprometida com o bem-estar profissional e pessoal deles.

4. Conexão: Construindo relacionamentos interpessoais

Inegavelmente, um dos ingredientes mais essenciais na estrutura dos quatro Cs é como a integração ajuda os funcionários novos ou estabelecidos a se sentirem conectados com a equipe e a empresa.

Se a era pós-pandemia nos ensinou alguma coisa, conexões sólidas no local de trabalho proporcionam ajuda, apoio e orientação essenciais durante os momentos desafiadores e felizes.

Mas é mais fácil falar do que fazer. Criar conexões confiáveis pode ser difícil devido à ansiedade social, à falta de interesse em socializar ou até mesmo a noções preconcebidas sobre a política da empresa, que afetam o moral dos funcionários.

Aqui estão algumas estratégias importantes que os profissionais de RH podem implementar:

• Socialização: Planeje reuniões informais fora do horário de trabalho, como almoços em equipe, happy hours ou atividades voluntárias
• Reconhecimento: Reconheça publicamente as realizações individuais e da equipe para fortalecer os laços da equipe e motivar os funcionários
• Diversão no trabalho: Crie um canal on-line (no Slack, por exemplo) em que os funcionários possam compartilhar atualizações, piadas ou fatos divertidos não relacionados ao trabalho
• Comemoração: Vá além do bolo de aniversário; personalize as comemorações destacando as contribuições exclusivas de um funcionário ou criando um "quadro de memórias
• Formação de equipes: Planeje reuniões periódicas fora da empresa, eventos anuais de arrecadação de fundos, festas de Ano Novo e dias de "trazer animais de estimação para o trabalho" para criar relacionamentos entre as equipes e dentro delas

Com uma ótima estrutura, vem a responsabilidade maior de implementá-la e mantê-la. As empresas enfrentaram enormes desafios para fazer isso durante a era da pandemia.

Vamos examinar o funcionamento de um processo de integração remota, os desafios típicos enfrentados e as possíveis soluções.

Leia também: Como melhorar a retenção de funcionários prevenindo demissão silenciosa em seu local de trabalho

Integração de funcionários remotos Um estudo da Survey of Working Arrangements and Attitudes (SWAA) revelou que, no início de 2024, 13% dos funcionários em tempo integral nos EUA trabalhavam remotamente, enquanto 29% estavam em arranjos híbridos.

As empresas adaptaram sua integração

para manter seus funcionários remotos engajados e produtivos

. Mas não antes de enfrentar desafios como:

• Dificuldade em entender novas tecnologias ou plataformas de software necessárias para facilitar o trabalho remoto
• Falta de relações profissionais e de relacionamento entre os membros da equipe devido à ausência de interações face a face
• Acesso limitado a recursos, documentos e outras informações da empresa que normalmente estão facilmente disponíveis em ambientes de trabalho no local
• Barreiras de comunicação que levaram a falhas de comunicação entre os membros da equipe e seus supervisores ou colegas

Para superar esses desafios, empresas de todo o mundo empregaram estratégias para transformar as técnicas tradicionais de integração em técnicas amigáveis à distância, tais como

• Aproveitamento de plataformas de produtividade no trabalho para a integração, introduzindo videoconferências, módulos de treinamento on-line e ferramentas de colaboração
• Utilização de plataformas on-line e soluções de assinatura digital para simplificar o gerenciamento de documentos e reduzir a dependência de papelada física
• Introduzir materiais e recursos de treinamento on-line em formatos versáteis, permitindo que os novos contratados os acessem em qualquer lugar e a qualquer momento
• Concentrar-se na criação de conexões sociais e relacionamento com a equipe por meio de eventos virtuais, quebra-gelos on-line e programas de orientação entre colegas
• Introduzir formulários de feedback on-line, pesquisas e páginas da Web de comentários anônimos para atender às preocupações dos novos contratados e também coletar insights para implementar mudanças

Aqui está uma comparação mais ampla entre os processos de integração tradicionais e remotos:

Faça o download desse modelo

Bônus:_ _Onboarding para equipes remotas? Modelo de integração remota do ClickUp fornece uma lista de tarefas pré-criada para todas as etapas de integração, um cronograma de projeto para concluir a integração a tempo e ferramentas de colaboração para facilitar a comunicação com os membros da equipe

Incorporação de metas de integração no ClickUp

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Vamos explorar como você pode usar diferentes recursos do ClickUp para estabelecer o centro de controle de RH ideal para atingir seus cinco objetivos de integração de funcionários.

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Além disso, há duas ferramentas específicas do ClickUp que você pode usar para criar um fluxo de integração suave para novas contratações.

Com Documentos do ClickUp no ClickUp Docs, você pode criar e compartilhar documentação de conformidade, como POPs da empresa, perguntas frequentes, gráficos de hierarquia, políticas, regras e diretrizes, garantindo que seus funcionários possam se adaptar logo após a integração. Você também pode incorporar links nesses documentos para vídeos "como fazer" ou arquivos de áudio, oferecendo orientação sobre as políticas da empresa, bem como sobre ferramentas e sistemas.

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Você também pode usar o Tarefas do ClickUp para delegar projetos e acompanhar o progresso em tempo real.

Crie uma lista de todos os elementos de integração que precisam ser concluídos e divida-os em tarefas e subtarefas com proprietários relevantes. Por exemplo, o gerente de RH pode supervisionar a apresentação de um novo funcionário, enquanto o gerente de contratação pode ser responsável por garantir que o funcionário envie os documentos de emprego.

Você também pode criar uma lista de verificação de todas as etapas que um novo funcionário precisa seguir para uma integração bem-sucedida.

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Experimente o Modelo de integração de funcionários do ClickUp que pode ajudar você e sua equipe a realizar suas tarefas durante os primeiros 90 dias do processo de integração. Com esse modelo, você também pode incluir a documentação que os novos contratados devem apresentar, as metas de integração que eles devem definir para o sucesso a longo prazo e o treinamento da empresa do qual devem participar.

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Há muitas maneiras pelas quais sua equipe de RH pode usar o Cérebro ClickUp para facilitar o trabalho:

• Crie scripts de e-mail personalizados para dar as boas-vindas aos novos contratados e enviar lembretes automáticos para que completem seus documentos de integração
• Crie scripts personalizados**Modelos de RH para documentos usados com frequência, como propostas de trabalho, formulários de feedback, pesquisas, relatórios de atividades diárias, planos de eventos e muito mais
• Use o ClickUp como seu assistente para oferecer resumos de treinamento. Você pode usar suas ferramentas de IA para gerar insights a partir de dados de treinamento, criar e-mails para os funcionários, personalizar mensagens de conquistas e planejar eventos como quebra-gelos e arrecadação de fundos
• Faça um brainstorming de ideias para o envolvimento dos funcionários e receba resumos das taxas de participação, estatísticas de rotatividade, relatórios de licença e relatórios departamentais
• Use Docs com ferramentas de IA para criar diretrizes de integração compartilháveis, módulos de treinamento, listas de feriados e manuais de regras de conformidade e segurança

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Você pode mesclar Painéis do ClickUp com sua plataforma de gerenciamento de RH para obter insights em tempo real sobre o progresso e o feedback da integração de funcionários, requisitos de treinamento, taxas de engajamento e muito mais.

Aqui estão algumas maneiras pelas quais sua equipe de RH pode usar os painéis personalizáveis do ClickUp:

• Crie um painel para visualizar o processo de integração para novas contratações. Inclua widgets que mostrem as taxas de conclusão de tarefas, o status dos documentos, o progresso do módulo de treinamento e as taxas de satisfação com a integração
• Visualize taxas de conclusão para formulários de feedback, programas de desenvolvimento de habilidades e próximas sessões de treinamento
• Desenvolva painéis de recrutamento e retenção que descrevam o status das vagas abertas, o tamanho e a diversidade do grupo de candidatos, o agendamento de entrevistas e as taxas de conclusão, as pesquisas de satisfação dos funcionários, a participação em eventos da empresa e as comunicações internas

dica profissional: Utilize Rastreamento de tempo do projeto ClickUp para registrar o tempo gasto por um funcionário em tarefas, planilhas de horas manuais, presença diária e horas faturáveis para freelancers ou fornecedores externos. Integre os aplicativos de controle de tempo que você usa, como Toggl, Timely e Clockify.

Avaliação de desempenho e integração

A produtividade afeta a realização das metas organizacionais. Os funcionários devem conhecer a descrição de seu cargo, as tarefas diárias e as principais métricas de metas em relação às quais seu desempenho será medido. Um processo de integração eficaz garantirá que todos os novos contratados tenham clareza sobre suas responsabilidades de trabalho e os principais indicadores de desempenho (KPIs) que afetarão a avaliação de desempenho.

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Os dados derivados de KPIs, como taxas de conclusão de tarefas, testes de retenção de conhecimento e pesquisas de feedback, permitem medir o progresso em direção à conclusão das metas de integração. Isso o ajuda a identificar as áreas em que os novos contratados podem precisar de ajuda.

Ao identificar as lacunas de desempenho no início do processo de integração, você pode fornecer suporte direcionado e resolver quaisquer problemas subjacentes antes que eles impeçam o sucesso do novo contratado.

Para funcionários novos e estabelecidos, você pode usar o Modelo de avaliação de desempenho trimestral do ClickUp para medir e acompanhar o desempenho ao longo do tempo, detectar áreas que precisam ser melhoradas e fornecer feedback e orientação em tempo hábil. Isso resultará em um melhor envolvimento dos funcionários e lhes dará um senso de realização e reconhecimento.

Segurança e saúde ocupacional na integração

Ajudar um novo contratado a entender suas obrigações de conformidade, saúde e segurança (CHS) estabelece a base para um ambiente de trabalho seguro e ético para o indivíduo e a organização.

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Com o Modelo de manual do funcionário do ClickUp com o manual do funcionário, um novo contratado pode aprender rapidamente todos os detalhes vitais de sua empresa. Você pode acrescentar outros itens essenciais a essa lista, como uma lista de verificação de integração, política do local de trabalho, ética comercial, requisitos legais e regulamentares, cláusulas de confidencialidade, relato de riscos de segurança, política de presença e benefícios da empresa.

O foco do processo de integração deve ser a criação de uma cultura de aprendizado contínuo e conscientização sobre conformidade, saúde e segurança. Isso pode ser alcançado por meio de sessões regulares de treinamento de atualização, campanhas de segurança e recursos prontamente disponíveis, como manuais de segurança e módulos de treinamento on-line.

Relacionado: Ver **Como a equipe de integração do ClickUp usa a plataforma para atingir as metas de integração de funcionários 💪_

Crie programas de integração impactantes para sua empresa

Quando você contrata e retém os talentos certos, colocando-os em um caminho progressivo, você reduz o custo do desgaste e melhora a marca da sua empresa como empregadora.

Os principais objetivos de um plano de integração são aumentar o envolvimento e a produtividade dos funcionários para ajudá-los a ter sucesso em sua empresa.

O ClickUp e seus diversos recursos equipam você com o poder necessário para criar um programa de integração abrangente e atingir as metas de integração da organização.

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