Muitas das práticas recomendadas de desenvolvimento de software concentram-se no que deve ser feito no presente - na melhor das hipóteses, no sprint atual. Embora isso seja necessário, também é míope.
As boas equipes de produtos também ficam de olho no futuro. Um processo essencial nesse planejamento focado no futuro é a preparação do backlog.
A preparação cuidadosa do backlog pode transformar a produtividade da sua equipe, simplificar os processos e levar a uma entrega bem-sucedida. Veja como.
O que é backlog grooming?
A preparação do backlog, também conhecida como refinamento do backlog, é a avaliação colaborativa, o aprimoramento, a priorização e a atualização dos itens no backlog do produto.
Isso não deve ser confundido com o registro de sprint ou seja, itens do sprint atual que ainda não foram concluídos e que são retomados somente depois de serem refinados e considerados prontos para o desenvolvimento.
Normalmente, o processo de preparação do backlog envolve sessões iterativas, durante as quais toda a equipe multifuncional discute os itens para garantir que eles se alinhem à direção estratégica do projeto e aos recursos disponíveis.
Benefícios da preparação do backlog
Durante cada reunião de planejamento de sprint, as equipes escolhem e priorizam os itens do backlog para desenvolvimento. Nesse momento, elas também avaliam e expandem os recursos/estórias de usuários que escolheram.
Por que as equipes de produtos devem analisar os itens do backlog que podem ou não ser usados no futuro e prepará-los? Vejamos.
Facilita o planejamento do sprint: Um backlog bem preparado prioriza as tarefas com base no valor, na complexidade e na urgência. Durante o planejamento do sprint, você pode se concentrar na relevância imediata para as necessidades do mercado/negócio e avançar com eficiência.
Melhora a produtividade: Uma parte essencial do refinamento do backlog é adicionar informações à história do usuário por meio da definição, dos resultados esperados e dos critérios de aceitação. Quando os desenvolvedores começam a trabalhar, eles já têm tudo o que precisam para criar produtos excelentes.
Traz previsibilidade: Ao dividir tarefas maiores em partes gerenciáveis, a preparação do backlog traz um senso de repetição e previsibilidade ao processo. Como resultado, as equipes podem lidar com o trabalho de forma mais eficiente, evitando a paralisia que muitas vezes ocorre em projetos sobrecarregados.
Apoia a alocação de recursos: A preparação do backlog garante que os recursos sejam alocados para tarefas que ofereçam o maior valor. Isso evita que o backlog se torne um depósito de todas as ideias ou solicitações, o que pode diluir o foco e impedir o progresso.
Melhor colaboração da equipe: Por meio de sessões regulares de preparação, os membros da equipe podem discutir e alinhar a direção e as prioridades do projeto. Eles podem visualizar o estado futuro de algumas das
melhor software de quadro branco
. Essas discussões garantem que todos tenham um contexto compartilhado e estejam trabalhando para atingir os mesmos objetivos.
Possíveis desvantagens da preparação do backlog e como superá-las
Embora altamente benéfico, o backlog grooming, quando feito de forma errada, pode apresentar desvantagens significativas. Aqui estão algumas possíveis desvantagens da preparação do backlog e como evitá-las.
Sessões de preparação da caixa de tempo: As equipes podem levar muito tempo cuidando de tarefas que nem mesmo estão no sprint atual, desperdiçando recursos essenciais. Portanto, defina limites de tempo para as sessões de preparação e direcione as conversas para que sejam focadas e produtivas.
Saiba quando parar: Sem um processo claro, as equipes de entrega priorizam e repriorizam as mesmas tarefas, o que leva à paralisia da análise. Para evitar isso, saiba quando parar e aceite que você pode fazer ajustes à medida que novas informações estiverem disponíveis.
Concentre-se nas metas de longo prazo: Quando você prepara seu backlog regularmente, pode perder o controle dos objetivos de longo prazo e otimizar com base na disponibilidade ou necessidade imediata de recursos.
Evite isso e oriente a preparação do backlog para a visão abrangente do projeto. A incorporação de revisões de marcos no processo de preparação garante que as tarefas de curto prazo e as metas de longo prazo estejam alinhadas.
Lembre-se de ser criativo: A natureza estruturada dessas sessões pode sufocar a criatividade, pois o foco tende a ser o refinamento e a estimativa, e não a ideação. Incentive o brainstorming aberto fora do processo de preparação para equilibrar criatividade e produtividade.
Embora teoricamente entendamos o que a preparação do backlog pode fazer, vamos nos aprofundar em como ela se parece na prática.
Preparação ou refinamento do backlog no gerenciamento de projetos
Se o gerenciamento de projetos é o processo de planejar, programar e implementar uma série de tarefas para atingir um objetivo comum, a preparação do backlog estará entre as decisões mais importantes que você tomará.
Ao contrário dos métodos tradicionais de desenvolvimento de software, como o método em cascata ou o método do caminho crítico, que oferecem pouca flexibilidade para se adaptar às mudanças do mercado, a engenharia ágil - e a preparação do backlog - permite que você esteja sempre alinhado às necessidades dos usuários e à demanda do mercado.
No gerenciamento de projetos, especialmente no desenvolvimento ágil de software, a preparação é fundamental nas seguintes áreas.
Escopo do trabalho
A preparação do backlog esclarece o escopo do trabalho. Ela ajuda a avaliar o trabalho que precisa ser feito e a estimar o esforço/tempo. Ele permite que o gerente de projeto identifique dependências e faça ajustes proativos.
Planejamento de sprint
A preparação do backlog ágil é um pré-requisito para um bom planejamento de sprint. Uma boa preparação garante que os backlogs e sprints sejam preenchidos com itens de trabalho bem compreendidos e dimensionados com precisão, minimizando surpresas e bloqueios.
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Produtividade e velocidade da equipe
Um backlog preparado:
- Oferece uma visão de 360 graus da carga de trabalho do projeto, abrangendo todos os recursos planejados, aprimoramentos e correções de bugs
- Prioriza as tarefas com base em sua contribuição esperada para as metas do projeto
- Oferece suporte à alocação de recursos com estimativas específicas de esforço/tempo
Agilidade
A preparação do backlog oferece a flexibilidade necessária em uma equipe de entrega ágil. Ele aprimora a organização de tarefas para incorporar o ethos ágil de melhoria contínua e capacidade de resposta a mudanças.
Colaboração das partes interessadas
Ao trazer as partes interessadas do negócio e as equipes do cliente para a sessão de preparação, você as transforma em participantes ativos na jornada do projeto, promovendo um senso de propriedade e visão compartilhada. Isso também ajuda a reduzir os riscos por meio da identificação precoce e da discussão de possíveis problemas ou impedimentos.
Uma questão importante em um processo que é fundamental para o gerenciamento eficaz de projetos é quem deve participar das sessões de preparação do backlog. Responderemos a essa pergunta a seguir.
Quem deve participar das sessões de preparação do backlog
A eficácia do processo de preparação do backlog do produto nas metodologias ágil e scrum depende da participação ativa e da colaboração dos principais interessados. Aqueles que devem participar de cada sessão de preparação do backlog são os seguintes.
1. Proprietário do produto
O proprietário do produto tem a tarefa de articular a visão e garantir que o
backlog do produto
se alinhe a ele. A função do proprietário do produto nas reuniões de preparação do backlog é:
- Articular o valor comercial dos itens do backlog
- Fornecer clareza sobre os requisitos
- Trazer a perspectiva do negócio para o desenvolvimento de software
- Garantir o alinhamento com as metas comerciais
2. Mestre do Scrum
O scrum master, o líder da sessão de preparação do backlog, deve garantir que as reuniões sejam produtivas e focadas. As responsabilidades do Scrum Master em uma sessão de preparação são:
- Esclarecer os processos e sistemas que a equipe segue
- Divulgar um vocabulário comum de termos ágeis do scrum
- Manter as discussões em andamento
- Forjar o progresso por meio de discussões
- Garantir a adesão aos princípios ágeis
3. Equipe de desenvolvimento
Em última análise, os desenvolvedores e os analistas de qualidade criarão os itens da lista de pendências, portanto, eles precisam estar presentes. Eles fornecem insights valiosos sobre a viabilidade técnica e o esforço necessário. Eles garantirão que a lista de pendências seja realista, alcançável e alinhada com os recursos práticos.
4. Representantes comerciais
Os representantes comerciais garantem que o backlog reflita as prioridades da empresa. Sua participação nas reuniões de refinamento do backlog alinha os esforços de desenvolvimento com as metas comerciais.
Sua função na preparação do backlog ágil inclui:
- Validar a relevância dos itens
- Avaliar a urgência dos itens
- Medir o valor dos itens do backlog em termos comerciais
Agora, convide todas essas pessoas e reúna-as em uma reunião. Mostraremos a você como fazer isso corretamente.
Como realizar uma reunião de refinamento do backlog
Nenhuma pessoa refina o backlog de forma independente, mesmo que muitas partes interessadas façam suas contribuições off-line. Grande parte do refinamento do backlog do produto acontece em reuniões por meio de discussões, colaboração e melhoria contínua.
Você precisa dos processos certos e das ferramentas de gerenciamento do backlog do produto para ter uma reunião produtiva. Abordaremos ambos a seguir.
1. Reunir e analisar dados do backlog
A primeira etapa, mesmo antes de entrar em uma reunião do backlog, é reunir e analisar os dados. Nesse estágio, compile todos os itens existentes, incluindo:
- Histórias de usuários
- Relatórios de bugs
- Solicitações de recursos
- Tarefas de débito técnico
Use uma ferramenta como a do ClickUp software gratuito de gerenciamento de projetos para obter uma visão geral abrangente e organizada. Veja seu backlog como uma lista, uma tabela ou um quadro Kanban.
Você também pode falar com a equipe de sucesso do cliente para obter feedback específico ou informações que eles receberam dos usuários.
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Se você é novo no gerenciamento de backlogs, use qualquer uma destas opções modelos de backlog de produtos para começar.
2. Categorizar itens em atraso
Nem todas as tarefas são iguais, portanto, categorize-as de acordo. Identifique quais de seus itens são:
- Novos recursos
- Aprimoramentos
- Bugs e correções
- Atualizações de documentação
Atualize o tipo de tarefa de acordo com o ClickUp para facilitar o acesso.
Crie seu próprio banco de dados de tarefas com categorias no ClickUp
Essa etapa simplifica a priorização ao agrupar tarefas semelhantes, facilitando a alocação de recursos e a estimativa de cronogramas.
3. Priorizar, enxaguar, repetir
Priorize os itens com base em fatores-chave, como valor comercial, impacto no cliente e viabilidade técnica. Lembre-se de que o trabalho não está concluído quando você prioriza uma vez. Em cada sessão de preparação do backlog, revisite - pelo menos superficialmente - todas as tarefas priorizadas anteriormente e certifique-se de que elas ainda estejam no mesmo status.
4. Estimar o esforço e os recursos
Para cada tarefa de alta prioridade, estime o esforço e os recursos necessários. Nessa etapa, obtenha a adesão de toda a equipe, incluindo desenvolvedores, testadores e especialistas em DevOps.
Adicione estimativas de tempo ao ClickUp para ver como elas se comparam às reais
Adicione histórias de usuários e casos de uso abrangentes para garantir que suas estimativas sejam precisas. Certifique-se de que cada tarefa tenha uma explicação do recurso sob a perspectiva do usuário final.
Defina critérios de aceitação claros e mensuráveis. Isso garante que todos tenham um entendimento compartilhado do que precisa ser alcançado para que uma tarefa seja considerada concluída.
Mapeie as dependências entre as tarefas. Identifique os possíveis gargalos ou riscos associados a cada item de alta prioridade, como desafios técnicos ou restrições de recursos.
5. Agendar sessões de revisão e refinamento
Organize sessões regulares de refinamento do backlog com a equipe do projeto para analisar o progresso, reavaliar as prioridades e atualizar o backlog. Isso mantém o backlog relevante e alinhado aos objetivos do projeto e às expectativas das partes interessadas.
Mantenha linhas abertas de comunicação com todas as partes interessadas, permitindo um ciclo de feedback ativo. Incorporar lições de tarefas concluídas para refinar e ajustar o backlog.
6. Documentar e compartilhar atualizações
Mantenha um registro detalhado de todas as alterações feitas durante o processo de refinamento do backlog e compartilhe as atualizações com as partes interessadas relevantes. Isso promoverá a transparência e manterá todos informados sobre o progresso e a direção do projeto. Documentos do ClickUp são uma ótima maneira de registrar suas sessões de escovação. Cérebro ClickUp também pode ajudar a resumir, revisar e aprimorar suas anotações!
Ferramentas e técnicas para uma preparação eficaz do backlog
Com o processo bem definido, vamos dar uma olhada em algumas ferramentas ágeis e práticas recomendadas de preparação de backlog que podem ajudar, incluindo o Software de gerenciamento de produtos ClickUp .
Reuniões de refinamento do backlog do Timebox
A duração das reuniões de preparação do backlog pode variar de acordo com a complexidade do projeto e a maturidade da equipe. Entretanto, como diretriz geral, essas sessões devem durar de 1 a 2 horas.
Fique à vontade para usar Rastreamento de tempo do ClickUp do ClickUp para medir o tempo gasto em sessões de limpeza.
Rastreador de tempo poderoso do ClickUp
Seja conciso e concentrado
É fácil discutir cada pequena ideia e perder a noção do tempo. Portanto, entre na reunião com uma pauta que descreva claramente o resultado esperado. Mantenha a discussão focada nisso. Documente a conversa, bem como os pontos que não puderam ser discutidos.
O ClickUp Docs é uma ótima maneira de fazer isso. Você também pode conectar o ClickUp Docs a várias tarefas/subtarefas, atribuir usuários, compartilhar, etc., para orientar suas sessões de preparação.
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Agendar com antecedência
Ninguém gosta de um ping ad hoc sobre uma sessão de limpeza de 2 horas. Agende reuniões recorrentes como parte do projeto.
A visualização do Calendário do ClickUp é uma ótima maneira de integrar sessões regulares de preparação do backlog nas tarefas e nos cronogramas do projeto. Defina lembretes automáticos para garantir que todos os participantes participem da reunião. Para cada reunião, inclua detalhes sobre o resultado ideal para que os participantes possam vir preparados.
Torne a reunião colaborativa
Use ferramentas visuais em suas reuniões de preparação para incentivar a participação de todos. Convide a participar e inspire ideias.
O ClickUp Whiteboard é uma ótima maneira de anotar visualmente novas histórias de usuários, priorizar tarefas e conectá-las como um mapa mental.
Gerencie fluxos de trabalho ágeis com o ClickUp
Use técnicas de estimativa ágil
A estimativa pode ser entediante e, por isso, as pessoas apenas tentam adivinhar ou improvisar. Evite isso tornando-a contextual e, talvez, até divertida. Algumas técnicas de estimativa ágil comumente usadas são:
- Pôquer de planejamento: Forma gamificada de estimar o esforço, discutindo e atribuindopontos de história ágeis a histórias de usuários
- Tamanho da camiseta: Use tamanhos relativos (por exemplo, XS, S, M, L, XL) para estimar o esforço necessário para cada item do backlog
Experimente estruturas de priorização
A priorização é uma grande parte da preparação do backlog do produto. Use as melhores técnicas para fazer essa parte corretamente. Dois métodos comumente usados são:
- Método MoSCoW: Categorize as histórias de usuários em grupos de "Deve ter", "Deveria ter", "Poderia ter" e "Não terá"
- Matriz de valor vs. esforço: Plotagem de tarefas em uma matriz com base em seu valor para o projeto e o esforço necessário para concluí-las
Aceite sua próxima sessão de preparação do backlog com o ClickUp
Um dos princípios fundamentais do desenvolvimento ágil de software é a simplicidade - a arte de maximizar a quantidade de trabalho não realizado - é essencial.
Esse princípio enfatiza a necessidade de priorizar o trabalho de forma cuidadosa e deliberada para que façamos apenas o que gera o máximo de valor. A preparação do backlog é uma ótima ferramenta para conseguir isso.
A preparação do backlog ajuda o gerente de projeto/produto a visualizar o futuro com mais clareza. Ela o ajuda a moldar o roteiro do produto a médio e longo prazo enquanto trabalha ativamente no sprint atual.
As equipes de produto podem melhorar drasticamente a eficácia da preparação do backlog com a ferramenta certa de gerenciamento de projetos.
Com descrições detalhadas de recursos (histórias de usuários), critérios de aceitação (listas de verificação), controle de tempo, agendamento, lembretes, comentários e recursos de colaboração, Software ágil de gerenciamento de projetos da ClickUp foi projetado especificamente para o desenvolvimento ágil de software, incluindo a preparação do backlog.
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Perguntas frequentes sobre a preparação do backlog
1. Qual é a melhor palavra para backlog grooming?
A preparação do backlog também é chamada de refinamento do backlog ou preparação da história.
2. Qual é o objetivo da preparação no scrum?
O objetivo da preparação no Gerenciamento de projetos Scrum é revisar, priorizar e refinar os itens do backlog do produto para garantir clareza, relevância e alinhamento com as metas do projeto.
3. Qual é a função da preparação do backlog?
A função da preparação do backlog é garantir que o backlog do produto da equipe de desenvolvimento de software permaneça organizado, priorizado, atualizado e pronto para uso.