À medida que o acesso à Internet se expande globalmente, o uso diário de e-mail tem aumentado constantemente desde 2017. Em 2022, estima-se que 333 bilhões de e-mails foram enviados e recebidos diariamente em todo o mundo. Espera-se que esse número aumente para 392,5 bilhões de e-mails diários até 2026.
Esses números crescentes levam a uma pergunta. Em um mar de e-mails com sons semelhantes, como chamar a atenção? A resposta: Personalize melhor.
No entanto, é mais fácil falar do que fazer. Com prazos apertados para cumprir e uma centena de outras coisas para fazer em uma semana de trabalho típica, é difícil dedicar tempo à criação de e-mails personalizados para cada contato.
Mas e se você pudesse reutilizar o conteúdo pré-escrito e dedicar mais tempo ao desenvolvimento da mensagem e à comunicação estratégica?
Reduza o número de atualizações e acompanhamentos repetitivos por e-mail usando modelos de e-mail no Outlook. Eles ajudam você a se concentrar nos detalhes essenciais sem a necessidade de esforço manual. O resultado são e-mails profissionais e bem estruturados sempre que você pressiona o botão Enviar.
Hoje, discutiremos como criar modelos de e-mail no Outlook, suas limitações e os melhores métodos para criar um modelo de e-mail alternativa para essa ferramenta da Microsoft .
O que é um modelo de e-mail?
Um modelo de e-mail é uma mensagem de e-mail pré-escrita e pré-formatada que serve como um modelo para criar e-mails semelhantes com eficiência. É como um estêncil reutilizável para sua comunicação, economizando tempo e esforço e garantindo a consistência da marca e da mensagem.
Um modelo de e-mail típico inclui saudações, apresentações, uma mensagem central, um fechamento e espaços reservados para informações variáveis, como nomes, empresas ou datas.
Aqui estão alguns elementos de um modelo de e-mail no Outlook:
- Formatação: Estilos predefinidos para fontes, cores, layout e elementos de marca
- **Marcadores de espaço: Marcadores como Nome ou Empresa que são substituídos por informações específicas para cada destinatário
- Conteúdo temático: Às vezes, os modelos incluem um corpo de texto adequado ao tema, como um e-mail de agradecimento.
Importância dos modelos de e-mail
Você está procurando minimizar erros de digitação e inconsistências de formatação no rascunho? Os modelos de e-mail ajudam nisso. Você não precisa lidar com tarefas repetitivas, como digitar os mesmos detalhes ou formatar seu e-mail novamente a cada vez. Microsoft Outlook o Microsoft Outlook, que faz parte do pacote Microsoft, integra-se automaticamente ao Word, Excel e outras ferramentas. Isso é útil quando seu fluxo de trabalho envolve a transferência de dados ou a manutenção de formatação consistente em documentos e e-mails. Menos tempo elaborando e-mails repetitivos significa mais foco em tarefas de alta prioridade, contribuindo para Caixa de entrada zero objetivos.
O conteúdo e a formatação pré-escritos evitam o incômodo de começar do zero todas as vezes.
E se você usa o Outlook principalmente para e-mail pessoal, a funcionalidade de modelo integrada é gratuita com uma conta da Microsoft.
Como criar modelos de e-mail no Outlook
Ajuda sobre modelos de e-mail aumente a produtividade de seu e-mail . O Microsoft Outlook permite que você crie e salve modelos usando a Web ou o aplicativo para desktop/móvel.
Siga este guia passo a passo para saber como criar modelos de e-mail no Outlook:
Parte 1: Criando modelos de e-mail no Outlook [web]
Siga estas etapas para criar um modelo de e-mail no Outlook.com na versão da Web:
Passo 1: Entre na sua conta de e-mail do Outlook
Acesse https://outlook.live.com/ e faça login na sua conta. Clique em New Mail no canto superior esquerdo.
Criação de um novo e-mail no Outlook
Etapa 2: Criar um novo modelo
Clique no menu Mais opções (três pontos) no canto superior direito, role para baixo e selecione Meus modelos.
O Outlook Web oferece opções limitadas de design para a criação de e-mails, incluindo tamanho da fonte, estilo, cor, formatação básica, alinhamentos de texto, planos de fundo predefinidos, imagens e logotipos.
Se você ainda não o fez, ative My Templates e clique em +Template.
Embora a versão Web do Outlook ofereça funcionalidades semelhantes às da versão do aplicativo para desktop para a criação de e-mails, suas opções de design são mais limitadas. Aqui está uma visão geral do que você pode fazer:
- Opções de formatação: Personalize a aparência de seus e-mails no aplicativo Web do Outlook:
- Alterar o tamanho, o estilo e a cor da fonte de seu texto
- Aplicar formatação básica como negrito, itálico, sublinhado, marcadores e numeração
- Use diferentes alinhamentos de texto
- Planos de fundo e temas: Aplique planos de fundo e esquemas de cores predefinidos aos seus e-mails
- Imagens e logotipos: Incorpore imagens e logotipos em seus e-mails, mas as opções de edição e formatação são restritas em comparação com o aplicativo para desktop
Para acessar ou criar uma pasta de modelos, clique em '+ Template'
Etapa 3: Registre seu modelo
Você verá uma janela de mensagem com uma nova caixa de prompt para digitar o título e o tipo do seu modelo. Nomeie a nova caixa de diálogo no modelo e digite sua mensagem.
Quando terminar de configurar o modelo, clique em Save.
Observação: Esse método funciona somente no aplicativo da Web, não no aplicativo móvel ou de desktop.
Parte 2: Criando modelos de e-mail no aplicativo do Outlook
Siga estas etapas para criar um modelo de e-mail no aplicativo:
Passo 1: Abra o Outlook
Navegue até o menu Home e selecione New Email.
Uma barra de ferramentas de acesso rápido para usuários do Outlook
Etapa 2: Compor e formatar
Crie seu e-mail conforme desejado. O Outlook não oferece ferramentas de design dedicadas, como os construtores de arrastar e soltar das plataformas de marketing por e-mail.
No entanto, você ainda encontrará algumas opções para personalizar a aparência visual de seus e-mails:
- Modelos incorporados: O Outlook apresenta uma pequena coleção de modelos predefinidos com formatação e temas básicos, mas pode não ter variedade e opções de personalização
- Planos de fundo e temas: Aplique planos de fundo e esquemas de cores predefinidos para criar uma aparência visualmente consistente em seus e-mails. Isso pode ajudar a manter uma identidade primária da marca
- Opções de formatação: Use as funcionalidades de formatação no corpo do e-mail para personalizar fontes, tamanhos de fonte e cores de texto. Aplique estilos básicos de formatação como negrito, itálico, sublinhado e marcadores ou numeração para dar ênfase e organização
- Imagens e logotipos: Incorpore imagens e logotipos em seus e-mails para aumentar o apelo visual e o reconhecimento da marca. Certifique-se de que as imagens sejam otimizadas para exibição em e-mail e tenham o texto alternativo apropriado para acessibilidade
- Edição de HTML: Para usuários avançados, o Outlook oferece recursos limitados de edição direta de HTML na origem da mensagem de e-mail. No entanto, isso requer conhecimento técnico e não é recomendado para iniciantes devido a possíveis problemas de formatação
Etapa 3: Salvar como um modelo
Vá para File > Save As e escolha Outlook Template como o tipo de arquivo.
Como salvar o modelo do Outlook
Etapa 4: Dê um nome a ele
Digite um nome claro para o seu modelo na caixa File Name.
Etapa 5: Clique em Save
Clique no botão Salvar e seu modelo estará pronto!
Leia mais:_ Modelos de boletim informativo
Desvantagens e limitações da criação de modelos de e-mail com o Outlook
Agora você sabe como criar modelos de e-mail no Outlook. No entanto, tem certeza de que não há uma maneira melhor de fazer as coisas?
Embora os modelos do Outlook ofereçam opções básicas de personalização, como adicionar espaços reservados, alterar fontes e incorporar logotipos, a ferramenta carece de recursos avançados. Aqui está um detalhamento de suas limitações:
1. Funcionalidade limitada
Os modelos do Outlook suportam principalmente a formatação básica de texto, como fontes e estilos. Os recursos avançados, como formatação condicional, tabelas ou objetos incorporados, são limitados.
Você pode incluir marcadores de posição para informações estáticas, mas não é possível criar conteúdo dinâmico com base nos dados do destinatário ou em fontes externas nos modelos nativos.
Os modelos incorporados do Outlook oferecem opções de personalização e formatação limitadas. Os modelos são armazenados localmente, o que dificulta o compartilhamento e a atualização entre as equipes. Você deve inserir variáveis manualmente todas as vezes, aumentando o risco de erros e a ineficiência.
Além disso, embora o Outlook ofereça suporte à mesclagem de dados de listas de contatos usando Mail Merge, esse é um processo separado e não tem a flexibilidade das plataformas dedicadas de marketing por e-mail.
2. Desafios de personalização
Os modelos do Outlook levam você rapidamente a mensagens genéricas e impessoais. Isso pode afetar o envolvimento e a percepção do destinatário. No entanto, adicionar toques personalizados manualmente leva tempo, especialmente para grandes volumes de e-mail.
Embora você possa adicionar saudações ou informações personalizadas, a personalização complexa com base no comportamento ou nas preferências do destinatário é um desafio.
3. Escalabilidade e gerenciamento
À medida que você cria mais modelos no Outlook, o gerenciamento e a atualização deles podem se tornar complicados durante o dimensionamento, levando a problemas de controle de versão e informações desatualizadas.
O compartilhamento de modelos em sistemas de arquivos entre equipes ou departamentos também se torna difícil sem a integração de ferramentas ou processos específicos.
Eventualmente, você precisará de soluções alternativas ou externas ao integrar modelos de usuários em arquivos com fluxos de trabalho de e-mail ou ferramentas de gravação .
4. Segurança e conformidade
É difícil rastrear as alterações e reverter para versões anteriores, se necessário. Os modelos salvos localmente são suscetíveis a ataques de malware, e o compartilhamento de modelos é arriscado devido à falta de controle de acesso granular.
O envio de e-mails a partir de um modelo não garante que as informações do remetente estejam corretas ou consistentes, o que pode afetar a entrega e a conformidade. Além disso, os modelos podem não se adaptar aos seus requisitos específicos de conformidade, incluindo opções de cancelamento de assinatura ou isenções de responsabilidade legais em todos os e-mails.
Além disso, as informações confidenciais contidas nos modelos precisam de um tratamento cuidadoso e de medidas de segurança, especialmente quando compartilhadas entre equipes.
5. Recursos avançados e integrações
Rastreamento do desempenho de diferentes modelo de boletim informativo as variações ou a medição da eficácia de novas campanhas por meio de testes A/B e análises detalhadas não são compatíveis com os modelos nativos do Outlook.
Você também não pode se integrar a plataformas de automação de marketing para obter recursos avançados, como a nutrição de leads. A geração de relatórios ou a extração de insights sobre o desempenho de e-mails com base em modelos requer ferramentas adicionais ou esforço manual
6. Problemas de formatação e renderização
Vários clientes de e-mail exibem modelos de forma diferente, mas você deseja evitar uma aparência não profissional se for implementar funções CSS. A complexa formatação CSS pode não ser renderizada corretamente ou não ser renderizada de forma alguma. As imagens de fundo ou os logotipos incorporados na interface também podem ser exibidos de forma inconsistente.
ClickUp: Uma alternativa melhor para os modelos de e-mail do Outlook
Os modelos de e-mail do Outlook oferecem uma solução básica para simplificar a comunicação, mas apresentam limitações em termos de personalização, escalabilidade e recursos avançados. Plataforma de gerenciamento de projetos de e-mail do ClickUp resolve tudo isso e muito mais. Veja como:
Aproveite o ClickUp Brain para escrever briefs, enviar propostas, redigir e-mails e argumentos de venda e muito mais para suas equipes de marketing
Personalização e colaboração
Aproveite Cérebro ClickUp para gerar automaticamente modelos e esboços de e-mail, escrever e-mails no seu estilo, resumir conteúdo longo, sugerir linhas de assunto e muito mais, economizando tempo e esforço na criação de e-mails envolventes.
Você também pode usar o modelos pré-criados do ClickUp para várias necessidades de marketing por e-mail.
O modelo de anúncio por e-mail do ClickUp oferece diretrizes concretas sobre como dominar o anúncio por e-mail
O ClickUp criou o modelo de anúncio por e-mail para ajudá-lo a fazer um brainstorming de ideias de e-mail, criar um anúncio de e-mail persuasivo e obter altas taxas de cliques. Use esse modelo pré-formatado do Docs para criar e monitorar seus e-mails promocionais.
Crie e planeje campanhas de e-mail bem-sucedidas com o modelo de campanha de e-mail do ClickUp
Se estiver trabalhando com um cliente para gerar leads, melhorar a exposição da marca ou aumentar o engajamento, experimente Modelo de campanha de e-mail do ClickUp .
Ele o ajudará a planejar, executar, otimizar e monitorar suas campanhas de e-mail de forma estruturada. Além de todos os e-mails terem uma aparência profissional e de acordo com a marca, você também economizará tempo e esforço.
O modelo de e-mail marketing do ClickUp foi criado para ajudá-lo a se manter organizado quando se trata de gerenciar suas campanhas de e-mail.
Precisa enviar e-mails personalizados para uma grande base? Use o Modelo de marketing por e-mail do ClickUp e com campos personalizados com base nos dados do projeto, que são automaticamente personalizados para cada destinatário. Ele ajuda você a criar fluxos de trabalho de e-mail para anúncios de negócios e outros fins importantes de e-mail.
Integração de e-mail sem esforço
Transforme seus e-mails em tarefas detalhadas diretamente de sua caixa de entrada do ClickUp. Não é necessário copiar e colar
Rascunhe, envie e responda a e-mails diretamente de sua caixa de entrada do ClickUp Tarefas do ClickUp e manter toda a comunicação centralizada e organizada.
Capture detalhes importantes de e-mails e transforme-os em tarefas, atribua responsabilidades e defina prazos - tudo a partir do e-mail - sem alternar entre diferentes ferramentas.
Transforme rapidamente os e-mails do Outlook em tarefas na plataforma de produtividade número 1.
Discuta e colabore em tarefas diretamente no tópico do e-mail, eliminando a necessidade de canais de comunicação separados. Mantenha-se informado com notificações instantâneas de atualizações de tarefas, respostas e menções, e mantenha todos informados.
O Integração do ClickUp com o Outlook também permite que você inclua anexos de e-mail sem problemas ao criar tarefas para garantir que todas as informações relevantes permaneçam em seu projeto ClickUp.
Recursos avançados e inteligência
- Automação inteligente: Use o ClickUp para automatizar tarefas repetitivas, como enviar e-mails de acompanhamento ouatribuição de tarefas de e-mail com IA *Relatórios e análises detalhados: Obtenha insights valiosos com relatórios detalhados com oModelo de relatórios de marketing por e-mail. Acesse análises sobre taxas de abertura, cliques e muito mais
O modelo de relatório de marketing por e-mail do ClickUp foi criado para ajudá-lo a rastrear e analisar a eficácia de suas campanhas de e-mail.
Além de simplificar a criação de conteúdo de e-mail e o gerenciamento de campanhas, o ClickUp pode ajudá-lo a manter as coisas organizadas no trabalho.
Visualize seu fluxo de trabalho de marketing por e-mail com quadros Kanban, listas e mapas mentais para ter uma visão geral direta do projeto. Acompanhe a conclusão das tarefas, os prazos e as dependências da sua equipe, garantindo que o projeto permaneça no caminho certo. Atribua tarefas, defina comentários e colabore com a sua equipe em tempo real, promovendo a transparência e a responsabilidade.
Relacionado: Como implementar fluxos de trabalho de automação de e-mail
Personalize a comunicação e economize recursos com o ClickUp
Os modelos do Microsoft Outlook ajudam a criar uma aparência mais consistente para seus e-mails. No entanto, eles têm suas próprias desvantagens e limitações. Se você deseja criar um sistema de marketing por e-mail profissional e escalonável, recomendamos o ClickUp. Ele tem centenas de modelos e é mais robusto gerenciamento da caixa de entrada recursos que facilitam a comunicação com seu cliente.
O ClickUp é o seu balcão único para o gerenciamento de campanhas de marketing sem estresse; ele permite que você planeje, acompanhe, gerencie e monitore seu trabalho sem problemas.
Economize tempo e esforço, aumente a colaboração da equipe e simplifique os processos de marketing por e-mail - tudo em uma plataforma fácil de usar. O ClickUp ajuda você a assumir o controle, trabalhar com eficiência e obter sucesso no marketing. Comece a usar o ClickUp gratuitamente.
Perguntas frequentes comuns
**1. Como faço para criar um e-mail de parte rápida no Outlook?
Redija o texto que você deseja reutilizar com frequência, incluindo saudações, introduções, texto principal e encerramento. Formate-o como desejar. Depois disso, selecione o conteúdo, vá para a guia Inserir_t e clique em _Partes rápidas > Salvar seleção na Galeria de partes rápidas. Dê a ela um nome claro e clique em OK.
Quando precisar desse conteúdo, basta acessar a Galeria de partes rápidas (guia Inserir > Partes rápidas) e inserir o snippet salvo com um clique. É simples assim! Lembre-se de que você pode criar várias Quick Parts para diferentes tipos de e-mail, economizando tempo e garantindo a consistência da mensagem.
**2. Como faço para salvar um modelo de e-mail em etapas rápidas?
Redija sua mensagem reutilizável com marcadores de posição para informações variáveis, como Nome ou Empresa. Formate e personalize conforme necessário. Clique em Home e, em seguida, em Create New na galeria Quick Steps. Escolha New Message e personalize os detalhes. Cole o conteúdo do modelo na janela da nova mensagem ou no campo do corpo e defina configurações adicionais, como destinatário ou linha de assunto. Clique em Finish para salvar sua Quick Step.
Escolha a Quick Step correspondente na galeria para enviar esse e-mail. O modelo será aberto pré-preenchido, pronto para ser personalizado com detalhes específicos antes do envio.
**3. Como faço para criar um modelo de e-mail de etapa rápida no Outlook?
Rascunhe seu conteúdo de e-mail reutilizável com marcadores de posição como Nome para personalização. Formate e personalize-o conforme desejado. Selecione o conteúdo, vá até a guia Insert e clique em Quick Parts - Save Selection to Quick Part Gallery. Dê a ele um nome claro e clique em OK.
Na guia Home, clique em Create New na guia arquivo em Quick Steps, clique em Open the Gallery e escolha New Message. Personalize os detalhes e cole o conteúdo do modelo salvo no campo do corpo.
Clique em Finish para salvar sua Quick Step. Agora, sempre que precisar de um e-mail, basta escolher a etapa rápida da galeria, personalizá-la e enviá-la!