Você já deve ter ouvido falar do ditado "tempo é dinheiro" Embora esse ditado se aplique a quase todos os aspectos do trabalho e da vida, ele soa muito próximo da verdade no gerenciamento de projetos. É o tempo ou a qualidade que define o valor monetário do projeto.
Gerenciar os componentes de um projeto
triângulo de gerenciamento de projetos
o gerenciamento de projetos com sobreposições de escopo, tempo e custo é um ato de equilíbrio delicado. Exige a utilização consciente do tempo e dos recursos para oferecer um valor ideal que corresponda às expectativas. No centro de toda essa orquestração de prazos e entregas está um cronograma - a espinha dorsal do sucesso.
Um cronograma é um roteiro meticulosamente elaborado que direciona as atividades desde o início até o planejamento do projeto e
. Entretanto, a jornada de um projeto é complicada. Os gerentes de projeto experientes utilizam a variação de cronograma para lidar com essas reviravoltas.
Aqui está tudo o que você precisa saber sobre isso - desde a fórmula da variação do cronograma até como aplicá-la em projetos reais.
What is Schedule Variance?
Todos nós sabemos o que significa um cronograma. É uma linha do tempo que você deseja seguir para atingir uma meta definida, que é o cronograma esperado.
Entretanto, eventos inesperados podem fazer com que você se desvie desse curso traçado ao executar o projeto. Seu cronograma real incluirá esses desvios.
A variação do cronograma (SV) mede a diferença entre o cronograma da linha de base e o progresso real. É um indicador-chave de desempenho que indica se um projeto está adiantado, no caminho certo ou atrasado em um momento específico.
Understanding Schedule Variance
Há dois elementos subjacentes de uma fórmula rudimentar de variação do cronograma. São eles:
- Valor ganho (EV): Indica o orçamento real utilizado. Para obter o EV, multiplique o orçamento total do projeto pela porcentagem do trabalho concluído até o momento. É uma janela para o cronograma e o desempenho do projeto
- **Valor planejado (PV): Representa a utilização do orçamento esperado do projeto em uma data específica. É calculado multiplicando-se o orçamento total do projeto pela porcentagem do trabalho a ser concluído até aquele momento. Ajuda a avaliar se o projeto está dentro do prazo em termos de progresso esperado e se nivelamento de recursos é necessário
Ter uma ideia dessas variáveis ajuda a calcular a variação do cronograma aplicando a seguinte fórmula:
SV = EV - PV
Onde,
- SV = Variação do cronograma
- EV = Valor de ganho
- PV = Valor planejado
Algumas alternativas para calcular a variação do cronograma usam a seguinte fórmula:
SV = BCWP - BCWS
Onde,
- BCWP = custo orçado do trabalho executado
- BCWS = custo orçado do trabalho programado
Depois de obter o valor da variação de programação, você pode interpretá-lo das seguintes maneiras:
- SV > 0: Variação positiva do cronograma significa que um projeto está adiantado em relação ao cronograma, o que significa que o progresso do projeto é melhor do que o planejado
- SV = 0: Nenhuma variação significa que o projeto está dentro do cronograma e o progresso real está alinhado com o progresso planejado
- SV < 0: A variação negativa do cronograma significa que o projeto está atrasado. Isso indica que o progresso real do projeto é menor do que o planejado
A porcentagem de variação do cronograma (SV%) mostra o valor percentual da variação e oferece uma maneira mais fácil de rastrear um projeto.
SV% = (SV/PV)*100
Assim como a variação do cronograma, uma SV% negativa indica um projeto atrasado, enquanto uma SV% positiva sugere que ele está adiantado em relação ao cronograma.
Usando essa fórmula básica de variação do cronograma, você pode calcular outros
kPIs de gerenciamento de projetos
para acompanhar o cronograma e o progresso do projeto.
Índice de desempenho do cronograma (SPI)
O índice de desempenho do cronograma (SPI) é a relação entre o valor ganho e o valor planejado. Esse indicador de desempenho mede a eficiência da utilização do tempo em um projeto.
SPI = EV/PV
Depois de calcular o índice de desempenho do cronograma completo, você pode interpretá-lo da seguinte forma:
- SPI > 1: O projeto está adiantado em relação ao cronograma
- SPI = 1: O projeto está dentro do cronograma
- SPI < 1: O projeto está atrasado
Quando houver necessidade de calcular números, use um software de gerenciamento de projetos para calcular os números.
Defina a fórmula personalizada no ClickUp para cálculos complexos
Ferramentas como
ClickUp oferecem campos de fórmula configuráveis
para simplificar os cálculos relacionados ao projeto. Ao eliminar cálculos pesados desnecessários sem comprometer a precisão, você pode se concentrar no gerenciamento do projeto.
Conexão entre a variação do cronograma e o gerenciamento do valor agregado
O Earned Value Management (EVM) é uma metodologia de gerenciamento de projetos que combina dados de custo, cronograma e desempenho do projeto para obter uma ideia completa do progresso do projeto.
A variação do cronograma (SV) é um componente subjacente dessa estrutura mais ampla. É a diferença entre o valor planejado (PV) e o valor agregado (EV).
Qualquer variação no cronograma representa a variação de custo correspondente no trabalho planejado para ser feito até um determinado ponto. É um indicador completo de desempenho do cronograma, pois qualquer variação nesse valor pode indicar se um projeto está atrasado, adiantado ou dentro do prazo.
A métrica SV, combinada com outros KPIs, como índice de desempenho de custo, tempo restante do projeto, orçamento do projeto etc., atua como um conjunto de ferramentas abrangente para analisar a integridade do projeto, gerenciar o cronograma do projeto e equilibrar os recursos durante todo o seu ciclo de vida.
Importância do cálculo dos desvios do cronograma
Os cálculos de variação do cronograma destacam diferentes variáveis que afetam o progresso do projeto. Manter-se alerta a esses riscos e oportunidades permite que os gerentes de projeto intervenham para cumprir os prazos. No entanto, há mais do que ajudar com
gerenciamento do tempo do projeto
.
Aqui está uma lista de motivos pelos quais os gerentes de projeto devem calcular a variação do cronograma:
Avaliação de desempenho
Métricas como a variação do cronograma e outros indicadores de desempenho ajudam nas classificações de eficiência do projeto. Elas fornecem uma avaliação clara e realista do desempenho do projeto como uma função de seu cronograma. Por exemplo, um valor positivo para SV significa que o projeto está adiantado em relação ao cronograma estimado e vice-versa.
A quantificação da saúde do projeto permite que os gerentes de projeto avaliem o desempenho e tomem as medidas necessárias para garantir o progresso e minimizar os riscos. Também permite que os gerentes de projeto identifiquem as áreas em que o projeto está se destacando ou ficando aquém do esperado, de modo que possam tomar decisões informadas para manter o projeto no caminho certo e melhorar seu desempenho.
Identificação de problemas
A variação do cronograma incorpora a vigilância proativa. Ao calcular o progresso real e medi-lo em relação ao progresso planejado, os gerentes de projeto podem usá-lo para detectar possíveis
desafios de gerenciamento de projetos
.
Até mesmo o menor dos desvios no cronograma funciona como um sistema de alerta precoce, sinalizando possíveis problemas ou questões com uma tarefa ou fase específica em um projeto.
Use esses indicadores para mitigar riscos, implementar medidas corretivas e realocar recursos de forma estratégica. A intervenção em estágio inicial evita que os problemas se espalhem em cascata e promove um ambiente de projeto mais resiliente e bem-sucedido.
Tomada de decisão eficaz
O cálculo da variação do cronograma é fundamental para facilitar a tomada de decisões eficazes durante o gerenciamento de projetos. Ao comparar o progresso do projeto, os gerentes de projeto podem entender se um projeto está adiantado em relação ao cronograma.
Usando essas percepções, eles podem decidir criteriosamente como programar atividades, alocar recursos, ajustar cronogramas, envolver as partes interessadas ou implementar medidas corretivas.
Por exemplo, o profissional de gerenciamento de projetos pode redirecionar os recursos para as equipes com variação negativa no cronograma daquelas que estão apresentando resultados positivos. Esses ajustes melhoram o desempenho geral do projeto por meio da tomada de decisões estratégicas para a entrega bem-sucedida do projeto.
Comunicação com as partes interessadas
Mantenha suas partes interessadas informadas com o ClickUp
Os gerentes de projeto podem utilizar a variação do cronograma para ter uma ideia realista do cronograma do projeto. Uma vez informados dos fatos, eles podem transmitir o status atual do projeto às partes interessadas. Manter-se adiantado em relação ao cronograma incutirá confiança e satisfação entre as partes interessadas.
Por outro lado, a divulgação proativa de quaisquer possíveis atrasos ou contratempos no cronograma acordado promoverá a transparência e a responsabilidade. Em caso de contratempos ou atrasos, os gerentes de projeto também podem envolver as partes interessadas de forma significativa para recalibrar as expectativas do projeto em relação ao escopo, às entregas e aos cronogramas. Eles também podem fazer requisições de recursos adicionais para a conclusão bem-sucedida do projeto, se necessário.
Otimização de recursos
Como já discutimos amplamente, a variação do cronograma de um projeto pode ajudar no gerenciamento eficaz de recursos. Os projetos adiantados em relação ao cronograma podem apresentar recursos subutilizados que podem aumentar o custo do projeto. Esses recursos restantes também podem ser realocados para outros projetos ou áreas críticas para acelerar o desenvolvimento do projeto.
Por outro lado, quando um projeto está atrasado, isso pode se dever a restrições ou ineficiências de recursos. Nesse caso, o gerente de projeto pode otimizar a alocação de recursos para resolver prontamente os gargalos.
A variação do cronograma está diretamente ligada à variação do custo, pois os recursos normalmente constituem o maior componente do custo de qualquer projeto. Como era de se esperar, uma alternativa à variação do cronograma é a diferença entre os custos reais e os programados (BCWP-BCWS)!
Gerenciamento de riscos
Vimos como a variação do cronograma está diretamente ligada à variação de custos, o que, por sua vez, destaca a importância de gerenciar os riscos de custo do projeto . Da mesma forma, também vimos como a variação do cronograma permite que os gerentes de projeto detectem possíveis problemas antecipadamente e os eliminem pela raiz. Entretanto, o risco nem sempre aparece na forma de atrasos.
Cronogramas acelerados, em que partes de um projeto podem estar adiantadas, também podem representar um risco, especificamente quando há dependências envolvidas - e a variação do cronograma pode ajudar a lidar com isso.
Com esses benefícios tangíveis, a função da variação do cronograma na detecção e no gerenciamento de riscos torna-se evidente. A antecipação de possíveis riscos permite que os gerentes de projeto implementem estratégias eficazes de gerenciamento e atenuação de riscos.
Melhoria contínua
Os gerentes de projeto podem usar a análise de variação para obter visibilidade das diferentes tendências, padrões e percepções que surgem à medida que o projeto avança. Por exemplo, a variação positiva do cronograma revela práticas eficazes que podem ser replicadas. Em contrapartida, a variação negativa do cronograma destaca as ineficiências.
Essa avaliação sistemática permite que eles aprendam com a experiência e refinem os processos de planejamento de projetos e as melhores práticas de gerenciamento em empreendimentos futuros. Ela avalia as capacidades do gerente de projeto e avalia o desempenho da equipe do projeto. Análises regulares de variação de desempenho refinarão iterativamente os resultados do projeto.
Exemplos reais de variação de cronograma
Vamos usar exemplos do mundo real para ilustrar como executar cálculos de variação de cronograma.
Exemplo nº 1: Projeto de construção
Suponha que você esteja gerenciando um projeto de construção com um orçamento total de US$ 1.000.000. O projeto está programado para ser concluído nos próximos 12 meses.
Você calcula a variação do cronograma após seis meses. Para isso, primeiro é necessário calcular os valores planejados e ganhos.
- Valor planejado: Esse é o custo orçado do trabalho planejado para ser executado até a marca de seis meses. Para simplificar, vamos supor que 50% do trabalho deveria ter sido concluído até o sexto mês. Usando esses dados, calcule o PV como:
- PV = 50% ✕ US$ 1.000.000 = US$ 500.000
- Valor ganho: Esse é o custo real do trabalho realizado até o momento. Suponha que apenas 40% do trabalho tenha sido concluído até o sexto mês. Com isso, você pode calcular o EV da seguinte forma:
- EV = 40% ✕ US$ 1.000.000 = US$ 400.000
Agora, vamos calcular a variação do cronograma:
SV = EV - PV
SV = $400.000 - $500.000
SV = -$100.000
O valor negativo indica que o projeto está atrasado em relação ao cronograma após seis meses. Os gerentes de projeto tomarão nota desse fato e executarão ações corretivas para colocar o projeto de volta nos trilhos.
Exemplo #2: Projeto de desenvolvimento de software
Suponha que sua equipe esteja desenvolvendo um aplicativo de software em oito meses. Você tem um valor de orçamento de US$ 600.000 para concluir a tarefa.
Você decide avaliar a variação do cronograma do projeto após dois meses. Mais uma vez, comece calculando os valores planejados e ganhos.
- Valor planejado: Normalmente, você deveria ter concluído 25% do trabalho até o segundo mês. Com base nisso, o valor seria:
- PV = 25% ✕ $600.000 = $150.000
- Valor ganho: Devido ao desempenho eficiente da equipe do projeto, você conclui 40% do trabalho planejado até o segundo mês. Dessa forma, seria:
- EV = 40% ✕ $600.000 = $240.000
Agora, vamos calcular a variação do cronograma:
SV = EV - PV
SV = $240.000 - $150.000
SV = US$ 90.000
A variação positiva indica que o projeto está adiantado em US$ 90.000 em relação ao cronograma no segundo mês. Com base nesse desempenho, os gerentes podem realocar recursos e agilizar tarefas interligadas para cumprir o cronograma do projeto.
Os exemplos acima são relativamente diretos e simplistas. Eles trabalham com a suposição de que os projetos fluem linearmente. Entretanto, os projetos do mundo real são um pouco mais complexos, com várias interdependências que podem atrasar ou acelerar os cronogramas do projeto. Use ferramentas digitais avançadas como
ClickUp para gerenciamento de projetos
para obter uma visão completa do projeto e de suas interdependências.
Gerencie o cronograma e as dependências do projeto no ClickUp
Embora o ClickUp seja uma plataforma abrangente de gerenciamento de projetos que não realiza estritamente cálculos de variação de cronograma ou de gerenciamento de valor agregado, você pode aproveitá-lo para rastrear e gerenciar cronogramas. Falaremos sobre isso detalhadamente nas seções seguintes.
Principais dicas para trabalhar com a variação do cronograma do projeto
Agora que você entende o que constitui a variação do cronograma e seus diferentes aspectos, vamos ver como usá-la para aumentar a eficiência e manter o cronograma. Aqui estão algumas dicas e truques para ajudar:
- Calcule o valor da variação do cronograma periodicamente. Acompanhe esse valor durante todo o ciclo de vida do projeto, desde o processo de planejamento do projeto até a conclusão, para detectar precocemente os desvios e fazer as intervenções oportunas correspondentes
- Em vez de visualizar os valores de SV em um vácuo, compare-os com outras métricas, como variação de custo, índice de desempenho do cronograma, trabalho concluído etc., para ter uma ideia holística do desempenho do projeto
- Estabeleça valores predeterminados para o limite e as tolerâncias de SV para identificar rapidamente quando a variação exceder os limites aceitáveis e acionar uma ação imediata
- Embora a ação corretiva seja vital, você também deve realizar a análise da causa-raiz para identificar o que causou a variação em primeiro lugar. A compreensão desse aspecto ajuda a evitar ocorrências semelhantes no futuro
- Explore os dados de SV para o planejamento de cenários. Explorar os diferentes cenários hipotéticos esclarece o impacto potencial da mudança na alocação de recursos ou no escopo do projeto para entender a interação dos diferentes elementos do triângulo do projeto
- Preste muita atenção às tarefas envolvidas no caminho crítico de um projeto, pois qualquer alteração nessas tarefas afetará os resultados e os cronogramas do projeto
- Aproveite as ferramentas de automação para automatizar o cálculo e o benchmarking dos valores de SV para rastreá-los e analisá-los com mais eficiência
- Compare os valores de SV com dados históricos e mapeie-os em relação aos padrões do setor para obter uma perspectiva relativa do desempenho do projeto
- Usar ferramentas personalizáveis modelos de cronograma de projeto para gerenciar cronogramas e programações de projetos e, ao mesmo tempo, ficar de olho nas dependências
Mantenha-se no caminho certo com o ClickUp
Conforme mencionado, o ClickUp não é convencionalmente uma plataforma EVM. No entanto,
O ClickUp oferece gerenciamento de projetos personalizados
que pode ser adequadamente modificado para atender a esse objetivo.
Você pode usar o ClickUp para rastrear e gerenciar as variações de cronograma das seguintes maneiras:
- Crie, atribua e acompanhe tarefas para os membros da equipe do projeto. Defina datas de vencimento para essas tarefas para garantir que elas cumpram o cronograma. Ao rastrear o trabalho concluído e as porcentagens de progresso, você pode calcular manualmente EV, PV e SV ou exportar conjuntos de dados para ferramentas de planilhas como o Google Sheets e o Microsoft Excel para uma análise aprofundada
Construa um cronograma de projeto por meio do gerenciamento de tarefas no ClickUp
- Se o cálculo manual for muito complicado, insira esses valores em campos de fórmula personalizados e obtenha diretamente os cálculos. O acesso a esse recurso diretamente na própria plataforma evita a troca de contexto e o mantém hiperfocado
- Integrar com ferramentas de controle de tempo para capturar dados sobre o tempo gasto em uma tarefa e o esforço envolvido. Mesmo que isso não afete diretamente o EV, pode ajudar no gerenciamento eficaz de recursos e fornecer dados para avaliações de conclusão de tarefas, o que indiretamente caracteriza o gerenciamento de variações
- Configure fluxos de trabalho automatizados que são acionados quando os valores de EV atingem níveis críticos. Desde a otimização de recursos até a realização de análises detalhadas da causa raiz, o ClickUp pode ajudá-lo a orquestrar o próximo curso de ação
Acrescente a colaboração à combinação desses recursos desejáveis e o ClickUp se tornará o
melhor aplicativo de agendamento
que minimiza as variações.
para saber mais.
FAQs
**1. Como a variação do cronograma é calculada no gerenciamento de projetos?
A variação do cronograma (SV) é calculada usando a fórmula: SV = EV - PV
Aqui, EV é o valor ganho (valor do trabalho realizado) e PV é o valor planejado (o valor do trabalho a ser feito). Ela oferece uma medida quantitativa da variação entre o progresso planejado e o real em relação ao cronograma.
2. O que significa se a variação do cronograma for negativa?
Uma VS negativa indica que o projeto está atrasado em relação ao cronograma, e é hora de investigar e encontrar a causa raiz do atraso. A próxima etapa é tomar medidas corretivas.
**3. O que significa se a variação do cronograma for positiva?
Uma VS positiva representa um projeto que está adiantado em relação ao cronograma. Nesse caso, você pode analisar todos os fatores que contribuíram para o resultado positivo e imitar isso em outros projetos no futuro.
**4. Como os gerentes de projeto podem monitorar com eficiência a variação do cronograma?
Os gerentes de projeto podem monitorar com eficiência a variação do cronograma usando uma ferramenta de gerenciamento de projetos das seguintes maneiras:
- Atualizando regularmente o andamento e a conclusão das tarefas
- Aproveitando os recursos integrados de relatórios e análises
- Definindo limites ou tolerâncias para valores de SV para exibir notificações ou alertas
- Configurando planos de gerenciamento de risco baseados em gatilhos para minimizar as variações
- Realizar uma revisão regular das tendências de variação cumulativa do cronograma
**5. Qual é a importância da variação do cronograma no gerenciamento de projetos?
A variação do cronograma avalia quantitativamente a aderência de um projeto ao seu cronograma prescrito. Ao realizar essa avaliação, os gerentes de projeto podem usá-la para:
- Avaliar o desempenho e a saúde do projeto
- Tomar decisões informadas com base no trabalho real concluído
- Identificar áreas em que um projeto se destaca ou fica aquém do esperado
- Implementar medidas reparadoras para manter o projeto no caminho certo
- Comunicar-se com as partes interessadas internas e externas sobre o status do projeto
**6. Como a variação do cronograma pode ajudar na estratégia de gerenciamento de riscos do projeto?
A variação do cronograma pode ajudar no gerenciamento de riscos do projeto das seguintes maneiras:
- Ajuda na detecção precoce de possíveis riscos ou atrasos para a resolução imediata do problema
- Realiza uma análise abrangente da causa-raiz para investigar a causa principal por trás do desvio
- Reforça o planejamento de contingência, pois os insights relacionados aos desvios do cronograma podem acionar a otimização proativa de recursos, o gerenciamento de riscos etc.
- Simula diferentes cenários e condições para ajudar a avaliar o impacto de outras variáveis e riscos potenciais no cronograma do projeto