Como implementar o gerenciamento de projetos empresariais

Suponha que faltem apenas dois dias para a implantação e você perceba que o software que deveria ter sido entregue ainda está incompleto e precisa de mais tempo e esforço.

Parece que suas equipes de front-end e back-end não estavam em sincronia e não conseguiram estimar com precisão a duração do projeto.

Agora você está preso a um produto inacabado, uma equipe sobrecarregada e um cliente potencialmente insatisfeito. Isso não parece assustador?

O Enterprise Project Management (EPM) oferece uma abordagem sistemática para alinhar projetos com objetivos estratégicos, otimizar a alocação de recursos e garantir a entrega consistente de projetos em toda a empresa.

Mas o que é exatamente o EPM e como ele pode ajudar no sucesso do projeto?

O que é o gerenciamento de projetos empresariais?

O Enterprise Project Management (EPM) é uma abordagem para gerenciar vários projetos e programas em uma empresa. Ele vai além do gerenciamento de projetos individuais isoladamente e se concentra no alinhamento de todas as atividades do projeto com as metas comerciais gerais e os objetivos estratégicos da organização.

Metodologias comuns no gerenciamento de projetos empresariais

Há diferentes metodologias que as equipes geralmente usam para implementar o gerenciamento de projetos empresariais. Algumas das metodologias populares de EPM são

1. Ágil
2. Cascata
3. Seis Sigma
4. Lean
5. Kanban
6. Scrum

Agora você deve estar se perguntando como o gerenciamento de projetos empresariais difere do gerenciamento de projetos tradicional.

Enquanto o gerenciamento de projetos tradicional se concentra em projetos individuais, o EPM tem uma visão holística de todos os projetos em uma organização empresarial. Ele se concentra em uma metodologia que pode ser usada em toda a organização para todos os projetos, definindo o tom para a solução de problemas.

Pode haver exceções em que os estilos de EPM e de gerenciamento de projetos individuais sejam diferentes, mas, em geral, todos os projetos devem seguir a mesma metodologia.

Diferenças-chave: Gerenciamento de projetos tradicional vs. gerenciamento de projetos empresariais

• Escopo: O EPM gerencia vários projetos simultaneamente, enquanto o PM tradicional normalmente lida com um projeto de cada vez
• Meta: O EPM garante que todos os projetos estejam alinhados às metas organizacionais, enquanto cada projeto no PM tradicional é um novo problema a ser resolvido de uma maneira diferente
• Padronização: O EPM implementa processos padronizados em toda a organização, enquanto o PM tradicional visa concluir o projeto da forma como ele pode ser feito

Entendendo a função de um gerente de projetos corporativos

Os gerentes de projetos corporativos fazem parte do escritório de gerenciamento de projetos corporativos e desempenham um papel essencial na orquestração de projetos complexos em uma organização.

Embora as responsabilidades de um gerente de projetos corporativos possam variar de acordo com o tamanho e as necessidades de sua organização, há tarefas específicas que ele deve cumprir em sua função.

As responsabilidades de um gerente de projetos corporativos incluem:

• Gerenciamento de portfólio: Supervisionar e ser responsável por vários projetos e programas entre equipes
• Otimização de recursos: Alocar recursos de forma eficaz em vários projetos para que o trabalho de todos seja otimizado ao máximo
• Padronização: Implementar padrões e padrões consistentesfluxos de trabalho de gerenciamento de projetos e práticas em toda a organização
• Monitoramento do desempenho: Acompanhar as métricas do projeto, trabalhar nos contratempos e relatar o progresso, o orçamento e o cronograma
• Gerenciamento das partes interessadas: Envolvimento com executivos, membros da equipe, líderes seniores e parceiros externos
• Melhoria contínua: Identificação de áreas para aprimoramento de processos e garantia de que as equipes as sigam
• Mentoria: Orientar e educar os gerentes de projeto, a equipe e a gerência sobre as formas de EPM
• Implementação de tecnologia: Seleção e implementação de tecnologias apropriadassoftware de gerenciamento de projetos empresariais *Governança: Garantir a conformidade com as políticas organizacionais
• Planejamento estratégico: Contribuir para o planejamento de projetos de longo prazo em conformidade com o EPM

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Componentes do gerenciamento de projetos empresariais

O sistema de gerenciamento de projetos empresariais inclui

sete componentes definidos pelo Project Management Institute (PMI)

. Vamos tentar entender cada componente imaginando o gerenciamento de projetos empresariais como uma máquina de precisão.

Dentro dela, temos:

• Análise de risco: O scanner vigilante, que detecta possíveis armadilhas e oportunidades antes deexecução do projeto. Isso ajuda os gerentes de projeto a tomar medidas informadas e a se preparar para possíveis contratempos
• Estimativa do projeto: O previsor usa dados de risco e histórico para definir cronogramas realistas e necessidades de recursos. Isso ajuda os gerentes de projeto a saber se os recursos e o tempo para concluir o projeto são suficientes
• Revisões do projeto: O controle de qualidade, comparando o desempenho com as estimativas e acionando ajustes. No caso de desvios de escopo ou quaisquer outros contratempos durante o projeto, essa etapa ajuda os gerentes de projeto a intervir, revisar e colocar todos de volta nos trilhos
• Coaching de gerenciamento de projetos: O cérebro em evolução, aprendendo com as experiências para melhorar o desempenho futuro. O coaching de gerenciamento de projetos pelo escritório de gerenciamento de projetos corporativos ajuda a treinar todos na equipe para que se mantenham na mesma página
• Gerenciamento de problemas escalonado: O solucionador de problemas enfrenta desafios complexos criando processos que resolvem cada problema ou obstáculo. O escritório de gerenciamento de projetos corporativos torna-se o tomador de decisões ou o mediador durante esses desafios
• Rastreamento de tempo: O cronômetro mede o tempo necessário para concluir tarefas e projetos para estimativas e revisões atuais e futuras. O escritório de gerenciamento de projetos corporativos geralmente é responsável pela análise das planilhas de tempo
• Software de gerenciamento de projetos corporativos: O sistema nervoso central, que conecta todos os componentes e garante um fluxo de informações suave para o sucesso do projeto. O software de gerenciamento de projetos corporativos funciona como a única fonte da verdade, com um registro de todos os documentos, projetos, tarefas, processos e quaisquer outras partes dos projetos

Essas partes trabalham em harmonia, cada uma aprimorando as outras. A análise de risco alimenta a estimativa, estabelecendo linhas de base para as revisões. As revisões informam o treinamento, aumentando a eficiência geral. Os problemas escalonados obtêm insights de todos os componentes, enquanto o controle de tempo mantém tudo em sincronia.

Em sua essência, as ferramentas de software de gerenciamento de projetos empresariais facilitam a comunicação contínua e fornecem o local para todas as informações, documentos e registros do projeto.

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Benefícios do gerenciamento de projetos empresariais

À medida que uma organização se expande e desenvolve equipes diferentes, muitas vezes essas equipes acabam trabalhando em silos. **Como uma organização em crescimento, você deve manter o ritmo, antecipando quaisquer contratempos e resolvendo problemas à medida que avança

É exatamente por isso que o gerenciamento de projetos empresariais é tão importante. Ele o ajuda a estabelecer todos os seus processos, rastreia como o trabalho será feito e como os desafios serão enfrentados, e tem um escritório de gerenciamento de projetos empresariais dedicado para garantir que isso seja feito.

Vamos dar uma olhada em alguns outros benefícios do EPM:

• Garante que todos os projetos estejam alinhados e contribuam para o sucesso organizacional e não apenas para o sucesso individual ou da equipe
• Otimiza a alocação de recursos em toda a organização para que haja menos espaço para processos desnecessários
• Leva a uma economia significativa de custos por meio de um melhor gerenciamento de recursos
• Fornece insights orientados por dados para uma melhor tomada de decisão sobre o projeto
• Padroniza os processos e reduz a duplicação de esforços para que todos saibam o que devem fazer
• Melhora a visibilidade do projeto e a comunicação entre as partes interessadas e as equipes
• Capacita as organizações a responder melhor às mudanças do mercado e à concorrência
• Promove uma cultura de compartilhamento de conhecimento em toda a organização

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Desafios na implementação do EPM

Como o gerenciamento de projetos empresariais é implementado em um nível organizacional, é provável que haja alguns desafios.

Alguns desses desafios incluem:

• Resistência organizacional: Os funcionários podem resistir a mudanças nas formas estabelecidas de trabalho
• Complexidade: Os sistemas de gerenciamento de projetos empresariais podem ser complexos ou difíceis de implementar
• **Problemas de integração: a integração do EPM aos sistemas e ferramentas existentes pode ser um desafio
• Mudança cultural: O EPM geralmente exige uma mudança em direção a mais transparência e colaboração
• Custo: A implementação do EPM pode exigir um investimento inicial substancial, algo que as pequenas empresas talvez não tenham
• Qualidade dos dados: Garantir dados consistentes e de alta qualidade em todos os projetos pode ser um desafio
• Lacunas de habilidades: As organizações podem não ter a experiência necessária para implementar o EPM de forma eficaz e podem precisar investir mais em treinamento ou contratação
• Medição do ROI: Demonstrar o retorno sobre o investimento pode ser um desafio no curto prazo

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Como implementar o gerenciamento de projetos corporativos

O software de gerenciamento de projetos funciona como a espinha dorsal digital que dá suporte e aprimora todo o processo de gerenciamento de projetos empresariais. Esse sofisticado conjunto de ferramentas vai além do simples controle de tarefas e oferece um conjunto abrangente de recursos para simplificar ambientes complexos e com vários projetos.

Em sua essência, o software EPM fornece uma plataforma centralizada para armazenar e gerenciar dados de projetos, garantindo que todas as partes interessadas tenham acesso a informações atualizadas.

É um software de tempo real ferramenta de colaboração empresarial , destruindo silos entre equipes multifuncionais e departamentos, o que é fundamental em ambientes empresariais de grande escala.

Os recursos avançados de gerenciamento de recursos do software EPM permitem a alocação ideal de pessoal e ativos em vários projetos, evitando gargalos e alocação excessiva.

Seus robustos recursos de relatório e análise ajudam a transformar dados brutos em insights acionáveis, permitindo a tomada de decisões orientada por dados nos níveis de projeto e portfólio. Portanto, se você está pensando em usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos, como escolher a ferramenta certa?

Considere fatores como:

• Escalabilidade e flexibilidade
• Facilidade de uso
• Recursos de integração
• Recursos de relatórios e análises
• Acessibilidade móvel
• Suporte e reputação do fornecedor

Um desses software gratuito de gerenciamento de projetos que oferece tudo isso e muito mais é ClickUp .

Gerencie e cumpra vários projetos dentro do prazo com o ClickUp for Project Management Gerenciamento de projetos do ClickUp vai além do tradicional gerenciamento de tarefas. Ela oferece uma plataforma flexível para organizar, colaborar e acompanhar projetos de qualquer tamanho e complexidade.

Ela oferece os seguintes recursos para implementar o gerenciamento de projetos empresariais:

1. ClickUp Dashboards

Personalize os painéis de seu projeto para seu sucesso com o ClickUp Dashboards ClickUp Dashboards permitem que os membros da equipe adicionem tarefas, visualizem metas, comuniquem-se com os membros da equipe e acompanhem o progresso em um piscar de olhos. Isso torna supereficiente e fácil para os funcionários do EPM acompanharem cada projeto em andamento.

2. ClickUp Docs

Registre todas as informações importantes sobre cada projeto em um só lugar no ClickUp Docs

Use Documentos do ClickUp para registrar todos os seus processos oficiais, contratos, SOPs e outros documentos importantes, para que você os tenha sempre à mão em um só lugar.

Os documentos podem ser de grande ajuda no treinamento em gerenciamento de projetos - um componente essencial da estratégia de EPM - para armazenar dados históricos de seus processos de EPM e consultá-los em caso de gargalos.

3. Rastreamento de tempo de projeto do ClickUp

Estime corretamente os cronogramas de seus projetos com o ClickUp Project Time Tracking Rastreamento de tempo de projeto do ClickUp facilita saber quanto tempo é necessário para concluir um projeto. Acompanhe o tempo que você leva para concluir uma tarefa ou um projeto para facilitar a estimativa de cronogramas de projetos semelhantes no futuro.

4. Modelo de gerenciamento de projetos do ClickUp

Faça o download deste modelo

Modelo de gerenciamento de projetos do ClickUp

O ClickUp também oferece modelos pré-criados para seus projetos. Por exemplo, use Modelo de gerenciamento de projetos do ClickUp para otimizar seu fluxo de trabalho, desde a concepção até a execução e a entrega final.

Esse modelo permite que você:

• Planejar e visualizar cada estágio, desde o brainstorming até os ciclos de vida do projeto
• Alinhar a equipe e os recursos para uma colaboração perfeita e conclusão eficiente do projeto
• Acompanhar o progresso e as metas para garantir a entrega no prazo e dentro do orçamento

5. Empresa do ClickUp

Aproveite a escalabilidade, a segurança e a confiabilidade com o ClickUp's Enterprise Empresa do ClickUp é a solução para todas as suas necessidades de gerenciamento de projetos empresariais!

Com esse recurso, você pode:

• Assegurar que suas operações nunca parem com a garantia de 99,9% de tempo de atividade do ClickUp's Enterprise, mantendo seu fluxo de trabalho tranquilo e ininterrupto
• Aproveitar a exclusiva tecnologia RapidViews DB™ para obter escalabilidade e desempenho máximos, inigualáveis em qualquer outra solução
• **Proteja seus dados, gerencie o acesso, configure permissões e mantenha um registro de atividades abrangente com nossas ferramentas integradas
• Apoie qualquer equipe, independentemente do tamanho ou da complexidade, com flexibilidade, padrões e escala inigualáveis
• Obtenha visibilidade clara dos planos estratégicos à execução diária, fornecendo uma única fonte de atualizações, riscos e progresso
• Criptografe, proteja e cumpra a HIPAA, o GDPR, o Privacy Shield e muito mais para garantir a segurança dos seus dados

Dicas para melhorar sua estratégia de EPM

• Comece com uma implementação em pequena escala do EPM: Identifique uma preocupação central e tente abordá-la/resolvê-la com um EPM em pequena escala. Documente o que aprendeu com o experimento, repita e determine as práticas recomendadas para escalonar entre as equipes. Você pode usarMetas do ClickUp para estabelecer e acompanhar o progresso em direção a metas específicas durante esse período
• Invista em treinamento abrangente para todos os membros da equipe: Desde o glossário de termos do EPM até tipos específicos de reuniões e cadências de comunicação, certifique-se de que sua equipe saiba o que se espera dela em cada etapa. Aproveite o ClickUp Docs como um repositório centralizado para armazenar essas informações
• Estabeleça uma governança clara, definindo funções e processos de tomada de decisão: Ao testar a estrutura do EPM, evite qualquer espaço para confusão. Documente claramente as funções, as responsabilidades e os caminhos de escalonamento em um documento compartilhado. Você pode usarModelo de matriz RACI de funções e responsabilidades do ClickUp para essa finalidade

Faça o download deste modelo

Atribua responsabilidades às pessoas certas usando o modelo de matriz RACI de funções e responsabilidades do ClickUp

• Desenvolva um plano para abordar e gerenciar a resistência à mudança:Criar um plano de comunicação para explicar por que você está implementando o EPM e como se espera que ele ajude a aproximar a equipe das metas maiores. Dedique reuniões para sessões de perguntas e respostas e forneça o máximo de clareza possível. Essa abordagem colaborativa ajudará a reduzir qualquer resistência
• Use recursos de relatórios e análise de dados para obter insights: Use ferramentas como o ClickUp Dashboard para acompanhar suas principais métricas em todos os projetos. Associe cada meta de projeto a uma métrica específica para saber exatamente o tipo de impacto que está causando
• Promova o trabalho em equipe multifuncional e a colaboração: Organize reuniões entre departamentos ou hackathons para fazer brainstorming ou resolver problemas com outras equipes da sua organização. Isso ajudará a promover a colaboração e facilitará o dimensionamento das estratégias de EPM em toda a empresa
• Mantenha a flexibilidade para se adaptar às necessidades comerciais em constante mudança: Por último, mas não menos importante, garanta que sua estratégia de EPM esteja alinhada com os objetivos comerciais. Qualquer mudança nessa direção deve ser refletida imediatamente em seu plano de projeto para que você possa gerar resultados que realmente façam a diferença

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Implante o gerenciamento de projetos corporativos com o ClickUp

A implementação do gerenciamento de projetos corporativos é uma jornada de negócios transformadora que pode melhorar muito a capacidade da organização de executar projetos com sucesso e atingir objetivos. Embora o processo possa ser desafiador, a eficiência aprimorada, a melhor utilização de recursos e o alinhamento estratégico fazem com que o investimento valha a pena.

Ferramentas como o ClickUp tornaram o EPM significativamente fácil de implementar em todas as organizações. Ao aproveitar os recursos personalizáveis do ClickUp, as organizações podem criar fluxos de trabalho personalizados, definir indicadores-chave de desempenho e gerar relatórios abrangentes para apoiar a tomada de decisões eficazes e o alinhamento estratégico. Registre-se no ClickUp hoje mesmo e transforme seu processo de gerenciamento de projetos!