Você realiza reuniões semanais de objetivos e principais resultados (OKR) para monitorar a sua equipe e o progresso dela? Os membros da sua equipe são incentivados a buscar apoio para atingir seus OKRs independentes quando enfrentam obstáculos?
Se a resposta a ambas ou a qualquer uma das perguntas acima for "Não", você deve levar seus OKRs mais a sério.
As reuniões de OKRs garantem que seus metas da equipe estão no caminho certo. Essas reuniões proporcionam um fórum para manter contato com cada membro da equipe e verificar seu progresso por meio de reuniões semanais de OKR. Fazer isso ajudará a contribuir para o crescimento geral de sua organização.
Vamos descobrir o que são catch-ins de OKR, por que são importantes e como realizar reuniões eficazes de OKR com modelos de OKR testados e aprovados.
O que é uma reunião de OKR?
As reuniões de objetivos e principais resultados são sessões semanais em que a equipe discute o progresso alcançado na consecução de seus objetivos e principais resultados.
Durante essas sessões, o gerente ou líder da equipe se conecta com os membros da equipe por 15 a 30 minutos para acompanhar os objetivos e os principais resultados, definir prioridades e obter uma visão geral melhor do alinhamento da equipe para um projeto.
Com base nas realizações compartilhadas pelos membros da equipe durante as reuniões de OKR, os gerentes definirão novas metas e itens da agenda para a semana seguinte e discutirão roteiros para atingir essas metas.
Do ponto de vista do gerente, o objetivo de uma reunião de objetivos e principais resultados é avaliar se os membros da equipe atingiram com êxito as metas atribuídas dentro de um determinado prazo. Caso não tenham sido bem-sucedidos, procure descobrir a causa raiz e repense as metas estabelecidas para garantir sua viabilidade.
No final do projeto, do ciclo de OKR ou a cada trimestre, a reunião de retrospectiva de OKR avalia o progresso. Ela identifica áreas de sucesso, lições aprendidas e oportunidades de melhoria para os futuros ciclos de OKR.
Por que as reuniões de check-in de OKR são importantes?
Os objetivos e principais resultados (OKRs) consistem em definir metas realistas, planejar os principais resultados para atingi-las e criar um processo sólido para acompanhar o progresso. As reuniões de OKR ajudam os gerentes a ter uma visão geral prática de onde a equipe está em termos de objetivos e metas.
Os check-ins de OKR mantêm os funcionários responsáveis por suas ações
Suponhamos que você atribua uma meta à equipe de produtos: criar cinco vídeos explicativos para cada recurso lançado neste trimestre. Não houve reuniões de OKR para acompanhar o progresso durante todo o trimestre.
No final do trimestre ou alguns meses depois, durante a sua reunião de OKR, a equipe se esqueceu de criar os vídeos, pois estava fazendo malabarismos com várias tarefas e novas prioridades.
Isso significa que você e a equipe de produto teriam que se esforçar para criar os vídeos, pois a equipe de marketing espera que eles façam parte da página de destino do produto.
O que deu errado aqui, mesmo depois de você ter transmitido os requisitos na reunião da equipe?
Não havia uma estrutura padrão para monitorar o status atual dos OKRs ou check-ins semanais para monitorar os OKRs.
Como resultado, a equipe de produtos deu prioridade máxima a outras metas atribuídas a eles.
Por outro lado, os check-ins regulares ou semanais de OKR mantêm os funcionários responsáveis e os ajudam a perceber a importância das metas que lhes foram atribuídas. Como resultado, eles priorizam suas metas, buscam o apoio dos gerentes para garantir que estão progredindo na direção certa e cumprem suas metas dentro do prazo determinado.
Seja para um OKR ou para um OKRS coletivo da equipe, reuniões individuais regulares mantêm todos na mesma página sobre o progresso e aumentam a responsabilidade dentro da equipe.
As reuniões de OKR são a dose semanal de motivação de um funcionário
Uma estrutura de OKR mantém seus funcionários motivados. As reuniões de OKR permitem que as equipes se conectem diretamente com seus gerentes e discutam o que as impede de atingir suas metas.
Você pode usar essa oportunidade para discutir novas ideias, lições que a equipe aprendeu, mudanças nos planos de prioridade (se houver) e acompanhar o progresso de metas desafiadoras.
Ouça as dificuldades da sua equipe, crie oportunidades de reconhecimento para aqueles que se superam e incentive-os a ter um desempenho melhor.
Os check-ins semanais do OKR orientam os funcionários a se concentrarem em tarefas de alta prioridade
É fácil se distrair quando não há ninguém para orientá-lo. Muitas vezes, os funcionários não conseguem priorizar quais são os principais resultados para atingir suas metas mais rapidamente e se concentram em tarefas desnecessárias que não mudam a situação ou têm baixa prioridade.
As reuniões de objetivos e principais resultados estabelecem transparência no processo de acompanhamento de objetivos e principais resultados e ajudam os funcionários a se concentrarem nas atividades que mais importam para atingir suas metas.
Quando um funcionário se desvia de sua meta ou recebe uma meta complicada que não pode ser atingida, a revisão de objetivos e principais resultados nos permite entender seus pontos fracos e ajuda a seguir em frente.
Como realizar uma reunião de OKR eficaz? 4 etapas simples
Depois que os objetivos e principais resultados forem definidos e estabelecidos, a próxima etapa é comunicá-los a toda a sua equipe em uma reunião de planejamento de objetivos e principais resultados.
Aqui estão as etapas para realizar reuniões eficazes de OKR dentro do prazo programado.
Etapa 1: Prepare uma agenda para o check-in de OKR
Uma reunião de OKR bem-sucedida tem uma pauta clara.
Sem uma pauta pré-decidida, a reunião será improdutiva, os funcionários ficarão sem saber o que discutir e você poderá não atingir suas metas trimestrais.
As pautas das reuniões criam transparência e estabelecem expectativas para a estrutura da reunião. Um modelo predefinido de reunião de objetivos e principais resultados ajuda a manter todos na mesma página e simplifica o compartilhamento de atualizações.
Aqui está uma proposta de estrutura de definição de metas para suas reuniões de objetivos e principais resultados:
Primeiros 10 minutos: Compartilhe o status itens de ação da semana anterior, incluindo planos concluídos. Um Software OKR permitirá que você personalize esses status. Alguns status simples que você pode experimentar são "To-do", "Work-in-progress", "Review" e "Done"
Próximos 10 minutos: Planeje os principais resultados, tarefas e prioridades para a semana seguinte. Ajuste as metas conforme necessário e elimine as metas já alcançadas ou irrelevantes do pipeline.
Últimos 5-10 minutos: Use a última parte da reunião para refletir sobre os aprendizados. Por exemplo, por que uma meta específica não foi atingida? O ponto da pauta não estava claro ou os membros da sua equipe esperavam mais apoio do gerente em um determinado item da pauta?
Uma prática recomendada é anotar e responder às perguntas de retrospectiva na próxima reunião.
Uma reunião produtiva deve lhe dar respostas sobre o que deu certo, o que precisa ser melhorado e as lições aprendidas, além de documentar as boas ideias.
Etapa 2: convidar os participantes e comunicar as pautas da reunião com antecedência
Quando você tiver um OKR transparente agenda de reuniões e da estrutura OKR, é hora de compartilhar as informações com os participantes da reunião antes dela.
Compartilhar a pauta da reunião com antecedência garante que a equipe esteja bem preparada com atualizações e aprendizados.
Convide os participantes por meio de ferramentas de reunião on-line como Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams com a agenda de reuniões do OKR.
Seja claro sobre quem deve participar dessas reuniões semanais de objetivos e principais resultados. Por exemplo, convidar os gerentes seniores para as reuniões semanais de OKR pode fazer mais mal do que bem. Os membros da equipe podem hesitar em se abrir sobre os obstáculos com a presença da parte interessada.
Embora faça sentido incluir as partes interessadas ou a liderança nas reuniões trimestrais de objetivos e principais resultados, as reuniões semanais de objetivos e principais resultados devem ser realizadas entre os gerentes e suas equipes.
Etapa 3: Discutir os objetivos e principais resultados (status da semana atual, progresso dos objetivos e principais resultados da semana passada e plano para a próxima semana)
Há muitos equívocos comuns sobre OKRs, e você deve garantir que sua equipe esteja totalmente ciente do que são OKRs e dos tipos de atualizações que precisam fornecer.
Ao começar a usar a estrutura de melhores práticas de OKR, dê à sua equipe alguns Exemplos de OKR . Para uma equipe de marketing de conteúdo, uma meta de OKR trimestral pode ser:
Um exemplo de metas de OKR trimestrais para uma equipe de marketing de conteúdo
Divida esses resultados críticos em tarefas menores e acionáveis e atribua-as aos membros da equipe para que eles conheçam suas metas e preparem as atualizações de tarefas das reuniões semanais de OKR de acordo.
Se um membro da equipe precisar de mais clareza sobre seu principal resultado, incentive-o a fazer uma reunião separada em vez de desperdiçar o tempo de todos durante a reunião da equipe.
Use Modelo de OKR do ClickUp para gerenciar OKRs, dividir e atribuir metas aos membros da equipe e acompanhar o progresso dos OKRs.
Faça o download deste modelo
Etapa 4: registrar a ata da reunião (MOM)
Faça anotações de todas as discussões da reunião manualmente ou com Ferramentas de reunião com IA . Dessa forma, você comunicará as discussões da reunião de forma eficaz à equipe e reduzirá a possibilidade de confusão.
Isso também significa documentar os MOMs todas as semanas para que o gerente possa revisitá-los no final de cada mês para acompanhar o progresso e avaliar o desempenho da equipe.
Práticas recomendadas para reuniões de check-in de OKR
Existem diferentes tipos de reuniões e a execução de cada uma delas exige algumas práticas recomendadas distintas. E os OKRs não são exceção.
Para realizar reuniões de OKR bem-sucedidas, concentre-se nas seguintes práticas recomendadas:
Use uma estrutura de OKR dedicada
Uma estrutura de OKR dedicada ajuda você a definir metas realistas, monitorar o progresso dos OKRs e identificar os obstáculos para superá-los mais rapidamente. Modelo de estrutura de OKR do ClickUp oferece todos os recursos necessários para gerenciar reuniões de OKR.
Faça o download deste modelo
Veja como este modelo ajuda os gerentes e suas equipes:
- Permite um espaço colaborativo para que toda a equipe faça um brainstorming para participar conjuntamente do processo de definição de metas e identificar os principais objetivos
- Identificar os principais resultados (KRs) de cada tarefa e convertê-los em tarefas ClickUp. Os gerentes atribuem essas tarefas aos membros relevantes da equipe e adicionam datas de vencimento para concluir essas tarefas e acompanhar as metas de OKR de toda a organização
- O modelo codificado por cores com status personalizado permite que os funcionários forneçam atualizações semanais durante as reuniões de OKR. A estrutura estruturada ajuda os gerentes a identificar os obstáculos e auxilia os funcionários a decidir as próximas etapas
Além disso, considere o uso de modelos de planos de comunicação para documentar as estratégias e os objetivos de OKR para comunicação interna e externa, que devem ser atualizados regularmente.
Faça o download deste modelo
Este modelo especifica o público-alvo, o tipo de mensagem a ser enviada, os canais de comunicação e a frequência da comunicação.
Quando todos os seus OKRs são comunicados e documentados, todos sabem exatamente os detalhes e os itens de ação.
Execute suas reuniões de OKR no ClickUp
Executar suas Reuniões OKR no ClickUp é mais fácil do que você imagina. Veja por quê.
Capture os principais detalhes da reunião e mantenha sua equipe no caminho certo com o ClickUp
Com poderosos recursos de edição e funcionalidade colaborativa, gerencie todos os documentos de sua reunião no ClickUp Docs. Adicione tabelas, apresentações, PDFs e incorpore marcadores para se adequar ao seu estilo de trabalho.
Como uma ferramenta de gerenciamento de projetos, o ClickUp permite que você crie listas de verificação de reuniões OKR alinhadas com a agenda da reunião. Ao concluir os itens de discussão individualmente, risque-os da lista de verificação para manter todos os participantes da reunião na mesma página.
Adicione tarefas recorrentes no ClickUp e atualize seus status com base no progresso discutido durante as reuniões de OKR. Isso significa que você não precisará criar tarefas do zero todas as vezes e terá um registro dos itens de discussão para a próxima semana.
Com o ClickUp gerenciando todos os elementos essenciais da reunião, você não precisa alternar entre o Google Docs e o Zoom. Os recursos do ClickUp Visualização do calendário sincroniza seu Google Calendar, permitindo que você envie convites para reuniões a partir do ClickUp.
Leve a definição de metas um passo adiante com o ClickUp Goals
Use Metas do ClickUp para dividir seus objetivos em metas menores e mensuráveis e atingir suas metas com cronogramas claros e rastreamento automatizado.
Mantenha as metas organizadas em pastas para acompanhar OKRs e ciclos de sprint e compartilhe-as publicamente com sua equipe.
O que diferencia o ClickUp de outros softwares de OKR é que ele combina OKRs com gerenciamento de projetos e incentiva as equipes a se apropriarem de seu progresso para atingir objetivos compartilhados.
Use um assistente de redação de IA para gerar automaticamente notas de reunião de OKR
Adicionar IA do ClickUp em suas reuniões de OKR e anote os MOMs como um profissional. Veja como:
- Resuma as transcrições das discussões das reuniões e converta-as em tarefas práticas para sua equipe
- Evite erros manuais, como erros de ortografia e gramaticais, em suas anotações de reunião e melhore sua redação
- Acesse o ClickUp AI de qualquer lugar e ajude suas equipes remotas a participarem de reuniões de OKR sem problemas
Resuma suas tarefas e documentos em segundos com o ClickUp AI
Pronto para realizar reuniões OKR eficazes?
A esta altura, você já sabe como os OKRs alinham as estratégias da sua empresa às suas metas, e os check-ins de OKRs são essenciais para garantir que todos estejam no caminho certo com seus objetivos e principais resultados.
Um software de OKR como o ClickUp ajuda a definir metas ambiciosas, monitorar o progresso e medir os resultados, pois escrever OKRs em uma planilha ou em papel não é suficiente.
Para ajudá-lo a obter os melhores resultados, o ClickUp tem recursos que vão desde a definição e o acompanhamento de metas até modelos prontos.
Crie OKRs acionáveis e aprimore seu gerenciamento de metas.
Para obter os melhores resultados, registre-se no ClickUp gratuitamente .