Em um mundo em que as pessoas têm a capacidade de atenção de um peixinho dourado (ou menos), não temos tempo para ler documentos longos e detalhados, a menos que eles sejam valiosos para nós. Então, como convencer o leitor de que o documento é valioso? É aí que entra o sumário executivo.
O que é um sumário executivo?
Um sumário executivo é uma versão mais curta de um documento corporativo mais longo. Ele resume os pontos mais importantes de um plano de negócios, proposta ou relatório para que os executivos possam entender a essência e ler mais sobre o que é importante para eles.
Em outras palavras, a versão tl;dr (muito longa; não lida).
Um resumo executivo típico inclui:
- Declaração do problema
- Solução proposta
- Resultados esperados
- Conclusão
Isso pode variar de acordo com a finalidade para a qual você escreve um sumário executivo. Vejamos o exemplo de um relatório de projeto. Talvez você tenha que substituir a solução proposta e os resultados esperados por soluções de execução e resultados reais alcançados, respectivamente. Ou, se estiver escrevendo um plano de negócios, uma proposta de pesquisa ou uma análise de mercado, também poderá incluir sua metodologia.
Agora que você conhece a finalidade de um sumário executivo, vamos ver como redigir um.
Como escrever resumos executivos e exemplos
Embora um sumário executivo seja apenas uma versão condensada de um relatório mais longo, ele não é fácil de escrever. Ele precisa capturar a essência do relatório, delinear os pontos mais importantes e contar uma história tão convincente quanto o relatório completo. Aqui estão algumas maneiras de conseguir isso.
1. Identifique a história
A simples apresentação de fatos e dados não seria uma leitura atraente para ninguém. Portanto, identifique a história que realmente impacta a vida das pessoas. Embora termos do setor como otimização do fluxo de trabalho ou controle de custos chamam a atenção das pessoas, mas não contam a verdadeira história por trás de seus esforços. Concentre-se no último.
Se estiver escrevendo o sumário executivo do projeto no desenvolvimento de software, você pode começar com o que importa para o leitor da seguinte forma.
Em 2020, a grande empresa de varejo estava gerenciando seu estoque em planilhas. Assim, sempre que um cliente perguntava se um produto estava em estoque, um membro da equipe tinha de atravessar a loja de 5.000 pés quadrados para verificar, muitas vezes com o cliente a reboque.
O novo sistema de gerenciamento de estoque digital da ABC registra as entradas e saídas de estoque on-line em tempo real. O funcionário pode verificar e confirmar em um piscar de olhos. Mais pertinente ainda, os próprios clientes podem verificar em qualquer um dos 25 quiosques espalhados pela loja.
2. Traga os dados
Embora a história seja mais importante, os dados não são inúteis. Dados precisos e relevantes ajudam a estabelecer a credibilidade. Sua próxima seção pode dizer o seguinte no exemplo do sistema de gerenciamento de inventário digital ABC.
Desde a implementação do sistema de gerenciamento de estoque da ABC, a grande empresa de varejo observou Redução de 85% no tempo gasto para verificar o estoque Redução de 75% no tempo gasto para descobrir onde o estoque está localizado
3. Expanda os benefícios
Os dados demonstram que houve uma melhoria real. No entanto, para que o leitor entenda seu impacto, você deve explicar os benefícios. Isso pode ser feito com cenários da vida real ou até mesmo citações. Por exemplo,
Adrian, gerente de atendimento ao cliente da loja do Central Park, diz: "Agora, de qualquer lugar - um quiosque, o caixa ou meu telefone celular - posso verificar rapidamente o estoque e confirmar se temos os produtos de que o cliente precisa. Vejo que os clientes estão satisfeitos em obter suas respostas instantaneamente."
Você também pode usar dados para fazer isso. Por exemplo, você pode explicar como a redução do tempo gasto para verificar o estoque aumentou a produtividade da equipe, a satisfação do cliente ou a receita da empresa. Ou você pode incluir suas sugestões aqui. Com base em suas observações, explique o metodologias de aprimoramento de processos que você recomenda.
4. Conclua com força
Este é o momento de concluir a história. Aqui, fale sobre como seu projeto realizou as mudanças no presente e se prepara para um futuro ainda mais próspero. Isso poderia ser algo como:
O sistema de gerenciamento de estoque ABC marca a primeira etapa da jornada de transformação digital da grande empresa de varejo. Até o segundo trimestre do próximo ano, vincularemos a solução da loja à plataforma de estoque de comércio eletrônico para oferecer visibilidade de 360 graus da situação do estoque. Isso também possibilitará um novo canal de vendas na forma de Buy Online, Pick Up in Store (BOPIS), permitindo o atendimento no mesmo dia.
Melhores práticas para escrever um resumo executivo
Ao escrever seu sumário executivo, aqui estão algumas práticas recomendadas que devem ser lembradas.
Mantenha-o curto e simples: O tamanho pode depender do relatório que você está resumindo, mas é melhor mantê-lo em menos de uma página para uma leitura rápida. Além disso, evite clichês e jargões; torne-o fácil de ler. Um plano de negócios rápido, com menos de uma página, é a melhor primeira impressão que você pode causar.
Concentre-se no público-alvo: Nem todos os resumos executivos são lidos por executivos de negócios. Muitas vezes, você pode querer dirigir seu resumo a colegas, fornecedores, parceiros ou até mesmo a adolescentes. Conheça seu público-alvo e personalize seu sumário executivo de acordo com ele.
Use a ferramenta certa: Você pode, é claro, usar o Bloco de Notas ou o Word Doc para escrever seus resumos executivos. Mas dê um impulso com um software de documentos moderno, como o ClickUp Docs .
- Use recursos avançados de formatação sem passar por dificuldades
- Estilize as informações essenciais com banners, botões codificados por cores e muito mais
- Colabore em tempo real com comentários, itens de ação e tarefas rastreáveis
- Compartilhe com segurança com qualquer pessoa com os controles de acesso apropriados
Escolha um modelo adequado: Se é a primeira vez que você está escrevendo um sumário executivo, nós o ajudamos. Abra um dos Modelos de sumário executivo do ClickUp ou modelos de redação de conteúdo e dê o pontapé inicial em seu trabalho.
Modernize seus resumos executivos com o ClickUp Docs
Obtenha o impulso da IA: Se você criou seu relatório cuidadosamente, pode escrever seu sumário executivo muito mais rápido com um dos muitos Ferramentas de redação de IA . Por exemplo, IA do ClickUp oferece uma opção de resumo com um único clique diretamente no ClickUp Docs.
Resuma as anotações da reunião em um único clique com o Clickup AI
E mais? O ClickUp AI ajuda você a fazer brainstorming de novas ideias, a escrever os primeiros rascunhos de seus resumos executivos e a revisá-los.
10 exemplos de sumários executivos
Agora que já discutimos a teoria da redação de sumários executivos, vamos dar uma olhada em alguns exemplos para ver como é na prática. Aqui estão dez exemplos com os quais você pode aprender ou imitar.
1. Resumo executivo do relatório da diretoria
Modelo gratuito de resumo executivo de relatório da diretoria do ClickUp
Periodicamente, a diretoria espera ver um relatório sobre o desempenho da organização. Vários departamentos normalmente escrevem seus relatórios, que são consolidados em um relatório da diretoria. Um resumo executivo eficaz desse relatório incluiria o seguinte.
- Destaques
- Receitas e despesas
- Principais áreas de foco
- Fatores críticos de sucesso
- Informações financeiras
- Desafios e obstáculos
- Perguntas
Isso Modelo de resumo do relatório da diretoria do ClickUp reúne todos esses aspectos para que você comece a elaborar seu sumário executivo imediatamente. Você pode personalizar esse modelo gratuito modelo de sumário executivo para atender às suas necessidades e preencha os dados conforme apropriado.
2. Exemplo de resumo executivo de relatório de pesquisa da McKinsey
Relatório de pesquisa da McKinsey [ Fonte ]
A McKinsey, uma das principais empresas de consultoria do mundo, publica dezenas de relatórios de pesquisa anualmente. Para cada um deles, eles escrevem resumos executivos, geralmente chamados de "in brief"
Neste relatório, intitulado ' Desempenho por meio das pessoas: Transformando o capital humano em vantagem competitiva o resumo executivo tem uma abordagem dupla. Ele apresenta as principais percepções em texto em uma página e os dados em infográficos na página seguinte.
Insights no texto: O relatório começa abordando diretamente o objetivo principal da pesquisa. Abaixo estão as primeiras frases.
Como o desenvolvimento de talentos afeta o retorno financeiro das empresas? Esta pesquisa conclui que as empresas com foco duplo no desenvolvimento do capital humano e na boa gestão desse capital têm uma vantagem de desempenho.
Esta seção resume os principais insights da pesquisa. Os títulos de cada seção são apresentados em negrito, facilitando a leitura.
Dados em recursos visuais: A seção de texto é seguida por um infográfico das principais descobertas dos dados. Em uma página, ele apresenta todos os gráficos relevantes para o leitor de forma envolvente.
Em duas páginas, a McKinsey oferece ao leitor uma visão geral do que esperar do documento de 40 páginas, personalizado para o mercado-alvo.
Você pode ler o resumo executivo desse relatório em Site da McKinsey .
3. Resumo executivo do relatório de estudo da ONU
O Adaptation Gap Report 2023 do Programa das Nações Unidas para o Meio Ambiente é um relatório de 112 páginas com um resumo executivo bastante detalhado, que se estende por oito páginas. A profundidade das informações e a seriedade dos tópicos abordados exigem um resumo executivo mais extenso.
No entanto, os autores se esforçam ao máximo para torná-lo envolvente com uma combinação de tipografia, design e gráficos. Ele começa com o seguinte.
Apesar dos sinais claros de aceleração dos riscos e impactos climáticos em todo o mundo, a lacuna no financiamento da adaptação está aumentando e agora está entre US$ 194 bilhões e US$ 366 bilhões por ano. As necessidades de financiamento para adaptação são de 10 a 18 vezes maiores do que os atuais fluxos de financiamento público internacional para adaptação - pelo menos 50% a mais do que o estimado anteriormente.
Nas páginas seguintes, o relatório apresenta gráficos para demonstrar os fundamentos dessas principais conclusões.
O cenário conceitual do Relatório de lacuna de adaptação [ Fonte ]
4. Resumo executivo do relatório de desempenho do projeto
Todo gerente de projeto cria relatórios de desempenho no final de cada semana, mês ou trimestre. Isso geralmente inclui o rastreamento de tarefas , queimar, queimar, horas gastas, etc.
Embora isso possa ser escrito em uma lista, apresentar essas informações em um slide com elementos visuais é muito mais eficaz.
Uma maneira de conseguir isso é usar Os modelos de resumo de projeto do ClickUp que oferecem modelos personalizados para várias finalidades de gerenciamento de projetos.
A outra maneira é usar os relatórios dinâmicos na seção Painel de controle do ClickUp que reúne todas as principais métricas e as mantém atualizadas em tempo real para que você as compartilhe com quem quiser.
Relatório de progresso do projeto Burn up and burn down no ClickUp Dashboard
5. Modelo de resumo executivo do relatório da folha de pagamento
Modelo de relatório de resumo da folha de pagamento do ClickUp
As equipes de recursos humanos ou de gestão de pessoas criam relatórios de folha de pagamento, geralmente em planilhas, para cada período de pagamento - quinzenal ou mensal. Esses dados também são úteis para criar projeções financeiras. Para os líderes financeiros seniores, eles geralmente criam um resumo executivo de informações críticas, como:
- Total de salários pagos
- Deduções entre categorias
- Despesas salariais acumuladas no ano
- Créditos de folgas remuneradas
- Resumo do salário líquido Modelo de relatório de resumo da folha de pagamento do ClickUp pode economizar tempo ao reunir automaticamente todos os dados relevantes da plataforma. Quando os dados não estão disponíveis no ClickUp, você pode destacar qualquer texto para @mencionar os membros da equipe que podem preencher as informações corretas.
Depois de concluído, você pode atualizar as configurações do documento para controle de acesso e compartilhá-lo com a equipe de gerenciamento instantaneamente.
6. Guia de estilo de conteúdo do Mailchimp tl;dr
A descrição de uma empresa ou a forma como ela se projeta é muitas vezes importante para se destacar em um mercado lotado. A Mailchimp se destacou com seu guia de estilo. O guia é abrangente e amplamente utilizado por equipes de conteúdo menores que ainda não têm o seu próprio.
A Mailchimp o tornou público e disponível sob uma licença Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International para que qualquer pessoa possa adaptá-lo às suas necessidades.
Embora todas as seções desse guia de estilo sejam interessantes e valiosas, para os fins deste artigo, queremos chamar sua atenção para a seção seção tl;dr que funciona como um resumo quase executivo.
É uma lista com marcadores de sete subseções, destacando os fundamentos do estilo de redação da Mailchimp.
Guia de estilo do Mailchimp [ Fonte ]
O que chama a atenção nessa versão tl;dr é sua simplicidade. Mesmo sem nenhum elemento visual, infográfico ou gráfico, essa página oferece aos leitores um resumo real e prático de todo o guia de estilo.
7. Notas de versão do ClickUp
Quando falamos em sumário executivo, quase sempre pensamos em uma versão menor de um documento inteiro. Não precisa ser assim.
Para uma equipe de engenharia de software, as notas de versão são uma espécie de resumo executivo de todas as alterações/atualizações feitas na versão mais recente.
Notas de versão do ClickUp 3.04
Veja o exemplo do Notas de versão do ClickUp 3.04 . Cada versão recebe:
- Um resumo organizado e conciso de todas as alterações que foram feitas
- "ClickTips" para ajudar os leitores a fazer o melhor uso dos novos recursos
- Imagens visuais e de aplicativos para mostrar a aparência das alterações
- Links para páginas de ajuda de cada um desses recursos para que o leitor possa saber mais
- Uma lista de bugs corrigidos
- E quaisquer outros recursos, como webinars ou treinamentos sob demanda
Essas notas de versão informam os usuários e desenvolvedores sobre as atualizações mais recentes da plataforma ClickUp sem sobrecarregá-los com detalhes.
8. O título e a descrição de um artigo da New Yorker
perfil da New Yorker [ Fonte ]_
A revista The New Yorker escreveu um artigo sobre perfil de 10.000 palavras de Geoffrey Hinton um cientista da computação e psicólogo cognitivo, para a edição de 20 de novembro de 2023, intitulada "Metamorphosis" Mesmo em forma de podcast, ele tem mais de 60 minutos de duração.
Quando foi publicado on-line, eles precisavam de um título e uma descrição que resumissem o artigo de forma a atrair a atenção de um leitor leigo para clicar e ler. O título captura o conflito principal explorado no artigo. A descrição apresenta o protagonista.
Embora isso normalmente não seja o que classificaríamos como um resumo executivo, é um exemplo fantástico de como capturar a essência de um longo artigo em poucas palavras poderosas.
Esse sumário executivo serve de inspiração para escritores, independentemente do assunto sobre o qual estejam escrevendo, para resumir seus pontos principais não apenas de forma breve, mas também de forma poderosa e atraente.
9. Resumo executivo de relatório de pesquisa de Harvard
Na primavera de 2019, a Universidade de Harvard realizou sua primeira pesquisa sobre a cultura do campus. O resumo executivo do relatório sobre essas respostas à pesquisa é uma ótima leitura. Ele também é um ótimo exemplo de como apresentar as principais descobertas de forma honesta e autêntica, mesmo as desagradáveis.
Relatório final da pesquisa piloto de pulso sobre inclusão e pertencimento [ Fonte ]
O resumo executivo é honesto em várias frentes. Ele admite que:
- 2019 foi a primeira vez na história que Harvard fez uma pesquisa sobre a cultura do campus
- Três em cada dez membros da comunidade de Harvard não se sentem pertencentes ao campus
- 34% dos alunos discordaram da crença de que Harvard tomará as medidas adequadas contra incidentes de assédio e discriminação
- Aqueles que pertencem a grupos historicamente sub-representados e desfavorecidos relataram opiniões menos positivas
Ao final, o sumário executivo descreve as medidas específicas que Harvard tomará para lidar com essas respostas da comunidade.
Os gerentes de projeto podem usar isso como inspiração para lidar com resumos executivos de projetos que não deram certo. Isso ajuda os líderes a assumir a responsabilidade pelo que ocorreu e a criar sistemas para evitar erros futuros.
10. Meta sumário executivo com ClickUp AI
Nem todos os resumos executivos precisam ser escritos manualmente por você. Um modelo de sumário executivo gratuito também é algo a ser explorado. Muitas ferramentas oferecem isso. Dezenas de Ferramentas de IA para automação podem resumir o texto em segundos. Veja o que IA do ClickUp retornou quando inserimos o artigo acima e solicitamos um resumo.
O artigo discute a finalidade e a importância de um sumário executivo, que fornece uma breve visão geral de documentos detalhados, tornando-os mais palatáveis para leitores com tempo limitado.
Os resumos executivos geralmente incluem declarações de problemas, soluções propostas, resultados esperados e uma conclusão. Para criar um resumo convincente, é fundamental identificar a história principal, incorporar dados relevantes, expandir os benefícios e concluir de forma poderosa.
O uso de softwares modernos de documentos, como o ClickUp Docs, e ferramentas de IA, como o ClickUp AI, pode melhorar a qualidade e a eficiência da redação de resumos executivos. O artigo também fornece exemplos práticos de resumos executivos em diferentes áreas, demonstrando sua versatilidade e aplicabilidade.
Isso é um ótimo ponto de partida para aqueles que temem a página em branco. Agora você pode editá-lo para acrescentar detalhes, adicionar imagens ou inserir uma citação.
Com o ClickUp AI, você pode escolher o tom (entre profissional, direto, inspirador, otimista, casual, confiante, amigável ou bem-humorado) e a criatividade (baixa, média e alta) para personalizar o resumo de acordo com suas necessidades.
E isso não é tudo! Para gerentes de projeto e líderes de negócios, o ClickUp AI oferece uma ampla variedade de ferramentas de redação e resumo para documentos de escopo, resumos de projeto, pautas de reunião, declarações de trabalho, perguntas de pesquisa e muito mais.
Você pode marcar as pessoas para convidar a dar opiniões ou comentários. Você também pode converter comentários em tarefas e gerencie-os sem esforço, tudo em um só lugar.
Nunca usou IA para escrever antes? Não se preocupe com isso também. Aqui estão Modelos de prompt de IA que o ajudarão a começar imediatamente.
Com um assistente de IA personalizado e adaptado à sua função, você pode trabalhar mais rápido, escrever melhor, estimular a criatividade e ser significativamente mais produtivo.