A reunião de um funcionário com o gerente de seu gerente - também conhecida como reunião de nível intermediário - é normalmente vista como um mecanismo de escalonamento. O entendimento comum é que você envolve um líder quando há um problema. No entanto, isso não deveria acontecer.
As reuniões de nível intermediário, quando realizadas regularmente, ajudam os funcionários e os líderes a compartilhar conhecimento. Isso permite que eles compartilhem percepções que obtêm de sua posição e perspectiva exclusivas.
Por exemplo, um funcionário do atendimento ao cliente, por estar próximo ao cliente, pode ter insights sobre seus pontos fracos. O COO, por estar próximo do CEO, pode saber mais sobre a estratégia e o roteiro para o futuro. Quando esses dois se encontram, isso ajuda a trocar o contexto comercial.
Nesta postagem do blog, exploramos como você pode aproveitar as reuniões de nível intermediário para obter vantagens para a organização como gerente de gerentes.
O que é uma reunião de nível intermediário?
Uma reunião de nível intermediário é uma conversa entre um funcionário e o supervisor de seu supervisor sem a presença do gerente intermediário. Ela pula um nível na hierarquia organizacional, daí o nome.
Por exemplo, digamos que você seja o chefe de vendas da cidade, cujos subordinados diretos são gerentes de cluster. Cada gerente de cliente pode ter representantes de desenvolvimento de vendas (SDRs) subordinados a ele.
Uma reunião de nível de salto ocorre entre você e os SDRs sem a presença do gerente de cluster.
Benefícios das reuniões de nível intermediário
Em uma determinada semana, os gerentes podem se reunir com suas equipes com frequência - em reuniões, análises, reuniões com clientes etc. Sempre que um funcionário enfrenta um desafio, ele entra em contato com seu gerente direto, mantendo um relacionamento colaborativo.
Entretanto, para o gerente de nível seguinte, esse não é o caso. Ele geralmente está distante das equipes de seus subordinados diretos e de seu trabalho. As reuniões de nível intermediário preenchem essa lacuna.
Benefícios das reuniões de nível intermediário para os funcionários
Ter suas vozes ouvidas: Muitas vezes, os funcionários podem enfrentar desafios que seus supervisores imediatos não conseguem resolver. Exemplos são a compra de uma nova ferramenta cara, que o supervisor imediato pode não ter autoridade para aprovar.
Nesses casos, as reuniões de nível intermediário permitem que eles apresentem suas preocupações a alguém com mais autoridade.
Sentir-se visto: Os funcionários, especialmente os que estão no campo ou longe do escritório, sentem que trabalham isolados. Mesmo que colaborem com seus colegas ou supervisores imediatos, eles podem não se sentir parte do objetivo maior de seu trabalho.
As reuniões de nível intermediário - assim como as reuniões gerais ou as reuniões fora da empresa - ajudam os funcionários a se sentirem vistos, elevando seu moral.
Compartilhar percepções: Os funcionários que estão no local têm um pulso do cliente, o que é de imenso valor para a organização. Um SDR que vende uma ferramenta de controle de tempo pode descobrir que os clientes querem a possibilidade de converter essas entradas automaticamente em um quadro de horários.
Essas percepções podem não chegar à equipe de produtos na correria das atividades diárias. Uma reunião de nível intermediário oferece o local e o momento para compartilhar percepções que podem ser operacionalizadas imediatamente.
Entenda a estratégia organizacional: Nem todos os funcionários têm visibilidade clara da estratégia corporativa. Um engenheiro de software pode saber tudo sobre o recurso que está desenvolvendo, mas não sabe por que ele foi adicionado ao roteiro do produto.
As reuniões de nível intermediário ajudam os líderes a levar sua visão e estratégia para toda a organização.
Benefícios das reuniões de nível intermediário para os líderes
Identificação de oportunidades invisíveis: Os líderes podem obter feedback direto e específico daqueles que estão no local. O funcionário do setor financeiro que paga as contas pode perceber que a organização está gastando muito em ferramentas duplicadas.
Em um dia normal, ele pode deixar isso de lado. Durante uma reunião de alto nível, ele pode sinalizar isso para o CFO, o que pode representar uma economia de milhares de dólares.
Solução eficaz de problemas: Quando
é filtrada por vários níveis de gerentes, a causa principal pode se perder. As reuniões de nível intermediário podem levar a liderança até o fundo dos problemas críticos. Elas podem ajudar com
otimização do fluxo de trabalho
conforme visto da perspectiva do usuário final.
Acesso a percepções do cliente: Os líderes raramente falam diretamente com os clientes, a menos que se trate de uma conta grande/essencial. Uma reunião de nível intermediário é uma oportunidade de coletar feedback honesto sobre todos os clientes sem se reunir com cada um deles individualmente. Essa é uma ótima maneira de obter conhecimento organizacional.
Aumentar o moral dos funcionários: As reuniões de nível intermediário garantem que os funcionários sejam vistos e ouvidos pelos líderes da organização. Isso faz com que os funcionários se sintam mais engajados e valorizados. Os funcionários que sentem que seu trabalho é importante serão motivados a fazer mais.
Lidar com questões de pessoal: As pessoas toleram gerentes ruins porque não querem parecer encrenqueiras. As reuniões de nível intermediário facilitam uma avaliação de 360 graus para os gerentes intermediários. Dessa forma, os líderes podem tratar das preocupações dos funcionários e treinar os supervisores para que façam melhor.
Em essência, as reuniões de nível intermediário permitem que os líderes mudem as coisas. Isso lhes dá uma visibilidade mais clara. Isso os ajuda a fazer melhorias de forma rápida e eficaz. Como resultado, os funcionários percebem que seu feedback é valorizado e respeitado.
Com o tempo, isso cria a lealdade dos funcionários, o que leva a uma melhor retenção e a um melhor desempenho financeiro da organização.
Como se preparar e programar reuniões de nível superior
Como gerente de gerentes, a responsabilidade de programar reuniões regulares de nível intermediário é sua. Veja a seguir como se preparar e agendar reuniões de nível intermediário a seu favor.
1. Informe o gerente responsável pelo relatório
Quando o membro da sua equipe vir uma solicitação de reunião do gerente do gerente dele, ele se perguntará: "Será que estão me dispensando?" Quando seus subordinados diretos souberem que você está falando com a equipe deles, eles certamente ficarão inseguros.
Portanto, uma reunião de nível superior pode ser emocionalmente desgastante para suas equipes. Para evitar estressar desnecessariamente suas equipes, pense em como você quer abordar suas reuniões de nível intermediário.
Use um
ferramenta de mapeamento de processos
para identificar todas as tarefas que você precisa concluir antes de entrar em uma reunião de nível superior. Aqui estão algumas etapas a serem consideradas.
- Seja transparente com todos
- Crie uma cadência para reuniões regulares de nível intermediário para que ninguém se assuste quando receber uma solicitação de reunião
- Realize as reuniões trimestrais individuais com seus subordinados diretos antes das reuniões de nível intermediário
- Informe seus subordinados diretos sobre a programação das reuniões de nível intermediário
- Incentive seus subordinados diretos a informar às equipes deles que esperem um convite de reunião seu
2. Saiba com quem você está se reunindo
Digamos que você tenha cinco subordinados diretos e cada um deles gerencie uma equipe de cinco membros. Então, você terá de conhecer 25 indivíduos com suas personalidades, estilos de trabalho, prioridades e habilidades. Antes de entrar em uma reunião com eles, entenda-os.
Colete detalhes sobre eles com antecedência. Você poderá descobrir a função, as responsabilidades, as metas e o desempenho deles até o momento em seu sistema de gerenciamento de recursos humanos [HRMS].
Para entendê-la como pessoa, você pode usar algo como
. Convide-os a responder perguntas sobre seus valores, pontos fortes, experiências e muito mais.
Personalizável
para que os gerentes conheçam melhor suas equipes
Use esses dados para antecipar seus problemas e considerar suas respostas com antecedência.
3. Agende reuniões de nível intermediário cuidadosamente
A melhor cadência para reuniões de nível intermediário é uma vez por trimestre. Se você deixar para depois disso, pode parecer que está sendo desonesto, apenas marcando uma caixa. Qualquer frequência maior do que essa pode ser um fardo para sua agenda.
Reunir-se com 25 pessoas a cada trimestre não é fácil. Portanto, é fundamental agendar corretamente suas reuniões de nível intermediário. Recomendamos um dos dois métodos a seguir.
Programação em lote: Cinco reuniões de 20 minutos por dia durante uma semana a cada trimestre. Embora isso o ocupe por uma semana inteira, ajudará a coletar todas as informações de forma holística e contextualizada. Isso também lhe dará o restante do trimestre para agir com base no feedback coletado.
Programação contínua: Como alternativa, você pode se reunir com duas pessoas semanalmente durante o trimestre. Isso o ajuda a distribuir as reuniões ao longo do tempo e a monitorar o progresso mais de perto.
Dependendo da sua capacidade de controle, programe as reuniões da maneira que for melhor para você. Não junte 2 a 3 pessoas em uma única sessão nem faça reuniões em grupo. Uma boa reunião de nível de salto é sempre individual.
4. Tenha em mente a largura de banda ao programar reuniões de nível intermediário
Lembre-se de que você não é a única pessoa ocupada na organização. Portanto, tenha em mente a carga de trabalho da sua equipe de nível intermediário antes de agendar uma reunião. Sua
ferramenta de gerenciamento de projetos
deve ser capaz de informar o quanto os membros da equipe estão ocupados.
Visualização da carga de trabalho do Clickup
oferece uma visão consolidada em tempo real do que cada membro da equipe está fazendo e se ele pode dispensar 20 minutos para falar com você.
Visão da carga de trabalho do ClickUp para agendar reuniões com membros da equipe de nível superior
Por outro lado, sua largura de banda também precisa de atenção.
Visualização do calendário do ClickUp
ajuda a ver todos os seus compromissos em um só lugar, para que você não fique sobrecarregado com muitas reuniões.
5. Criar uma agenda de reunião em nível de salto
Não há nada mais inútil do que uma reunião sem pauta. Considerando que uma reunião de nível intermediário tem apenas vinte minutos de duração, você precisa de um plano claro.
Modelo de pauta de reunião de nível intermediário do Clickup
é um ótimo ponto de partida.
Modelo de plano de ação ClickUp para reuniões de nível intermediário
Ao planejar a pauta, pense também nas perguntas que poderá fazer na reunião de nível intermediário. Aqui estão alguns exemplos.
Se você é CFO e está se reunindo com um associado de contas a receber, pode perguntar:
- Quantos de nossos clientes atrasam os pagamentos além do prazo acordado?
- Por quantos atrasos somos responsáveis e como podemos corrigi-los?
- Qual é o canal de pagamento preferido pelos clientes?
Se você for um chefe de vendas da cidade conversando com SDRs, poderá perguntar:
- Que queixa você está ouvindo repetidamente dos clientes?
- Quais recursos eles adoram?
- Por que alguns clientes em potencial preferem nosso concorrente a nós?
Em cada reunião, considere perguntar:
- Você está satisfeito com sua função, seu chefe e seu trabalho?
- Você tem todas as ferramentas necessárias para fazer bem o seu trabalho?
- Se tivesse a chance, o que mudaria em seu trabalho?
Compartilhe isso
agenda da reunião de nível intermediário
com seus funcionários com algumas semanas de antecedência para que eles possam pensar no assunto e se preparar.
6. Prepare-se para responder a perguntas difíceis
As reuniões de nível de salto podem ser difíceis para você também. Os membros da sua equipe usarão essa oportunidade para discutir suas preocupações (que é o que você também quer!). Portanto, esteja preparado para respondê-las. Reúna todos os seus fatos e números. Decida quais informações você está pronto para compartilhar com eles.
Por mais que você se prepare, a eficácia de uma reunião de nível superior depende muito de como você participa da conversa. Veja como você pode melhorar isso.
Como ter uma reunião de nível intermediário bem-sucedida
Comece bem antes da reunião
Ao enviar a pauta da reunião de nível intermediário para a sua equipe, incentive-a a analisá-la e adicionar seus itens. Quando o fizerem, seja proativo ao reconhecer suas contribuições.
Essa é uma das maneiras mais simples de estabelecer confiança. Sua resposta mostra a eles que você realmente se importa com a reunião de nível intermediário e com eles como pessoas.
Reúna as ferramentas necessárias para realizar reuniões de nível intermediário bem-sucedidas. Isso pode ser um
Ferramenta de IA para atas de reunião
ou resumos, uma
aplicativo de controle de metas
um software de registro de chamadas ou seu papel e caneta favoritos.
Chegue com metas claras
Entre na reunião sabendo o que você e o membro da equipe de nível superior querem alcançar com essa conversa. Uma ferramenta como o ClickUp ajuda
e definir uma estrutura para a reunião.
Continue a partir das reuniões de nível de salto anteriores
Se você já teve reuniões de nível intermediário com essa pessoa antes, continue a partir daí. Reconheça sua
e o progresso desde então. Se você não conseguiu resolver uma preocupação, explique o motivo.
Quando um funcionário sente que nada resultou da reunião anterior, é menos provável que ele participe com entusiasmo desta vez. Reafirme a importância e o impacto da reunião de nível intermediário.
Tenha uma mente aberta
Embora você tenha se preparado para essa reunião e aprendido sobre a pessoa, lembre-se de que essa reunião é mais sobre ela e menos sobre você. Portanto, faça perguntas e ouça pacientemente sem interromper.
Esteja aberto. Não carregue noções preconcebidas ou ideias que tenha ouvido de outras pessoas. Durante a reunião, não julgue.
Forneça feedback
Os funcionários querem saber de você sobre o desempenho deles e o que eles poderiam fazer melhor. Forneça feedback sobre o trabalho deles e suas contribuições para essa reunião. Documente e compartilhe esse feedback com eles para que você possa desenvolvê-lo na próxima sessão.
Resuma as anotações da reunião em segundos com a IA do ClickUp
Criar um documento de feedback é tedioso? Dê uma olhada no
O assistente com tecnologia de IA do Clickup
para resumir suas anotações de reunião, identificar itens de ação e sugerir cronogramas.
Saia da reunião com itens de ação claros
Uma reunião de nível de salto é tão boa quanto a sua ação sobre os pontos de discussão. Para garantir que você esteja envolvido e interessado, certifique-se de documentar
. Faça anotações adequadas. Se não tiver certeza, experimente um dos
Modelos de anotações de reunião do ClickUp
. Faça uma cópia e personalize-os de acordo com o objetivo e a estrutura de suas reuniões de nível intermediário.
Levando suas reuniões de nível intermediário um passo adiante,
permite que você faça anotações, gerencie uma agenda e defina
. Assuma a responsabilidade pelos itens de ação e adicione-os à sua
sistema de gerenciamento de tarefas
. Defina cronogramas e outros controles, se necessário.
Mantenha a comunicação aberta após a reunião
Não espere pela próxima reunião de nível superior. Tenha uma
com seus funcionários para discutir e concluir os itens de ação. Use
Visualização de bate-papo do Clickup
para colaborar em suas tarefas em tempo real.
- Atribua tarefas a outros membros da equipe se estiver delegando
- Compartilhe ativos, links e muito mais
- Comente sobre o progresso que está fazendo ou os desafios que está enfrentando
Você também pode criar uma janela separada para bate-papos relacionados a reuniões de nível superior para que eles não interrompam seus projetos.
Aceite sua próxima reunião de nível intermediário com o ClickUp
As reuniões de nível intermediário oferecem visibilidade do que passa despercebido no dia a dia. Elas ajudam os líderes a entender os problemas mais profundamente. Ajudam os funcionários a participar melhor. Quando bem feitas, as reuniões de nível intermediário têm o potencial de elevar o moral dos funcionários, aumentar a produtividade e criar uma cultura de abertura e transparência.
Apesar de seus imensos benefícios, não é fácil planejar, agendar, preparar e executar uma reunião de nível intermediário. O ClickUp está aqui para ajudar.
O ClickUp
software de gerenciamento de projetos
tem recursos que o ajudam a realizar reuniões eficazes em nível de salto. Seja verificando a carga de trabalho das pessoas, criando pautas de reuniões, fazendo anotações durante as reuniões ou resumindo-as automaticamente, o ClickUp pode fazer tudo isso.
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