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Gerenciamento de projetos é o desenvolvimento e a execução de um plano relacionado a um projeto específico que está sendo realizado. Ele pode ser dividido em etapas claras pelas quais você e sua equipe passarão ao longo do projeto, do início ao fim.
As etapas do gerenciamento de projetos são processos sistemáticos e passo a passo que precisam ser seguidos por gerentes e líderes para garantir que o projeto seja executado corretamente e possa desenvolver resultados positivos no futuro.
A eficiência básica do projeto reside em algumas etapas adequadas para tornar o gerenciamento organizacional do projeto forte e proficiente. Essas etapas podem ser usadas como diretrizes preliminares para entender o relatório de progresso de um determinado projeto.
Se você deseja garantir que seu plano permaneça dentro do prazo, você precisará seguir as cinco etapas do gerenciamento de projetos!
As cinco etapas do gerenciamento de projetos
De acordo com o Project Management Institute (também conhecido como PMI), Gerenciamento de Projetos é o conjunto de conhecimentos, técnicas, habilidades e ferramentas que ampliam o leque de participação e atividades de uma determinada organização para atingir o objetivo de um projeto específico.
Normalmente, o processo de controle e direção de um projeto é dividido em cinco etapas básicas, do início ao fim. Seja seu plano lançar um novo negócio ou criar um plano de marketing, toda equipe de gestão passa por essas cinco etapas.
Vejamos estas cinco etapas:
- Iniciação e concepção do projeto
- Planejamento de projetos
- Execução do projeto
- Monitoramento, controle e execução do projeto
- Encerramento do projeto
Os requisitos das etapas do projeto: opinião crítica
Cada projeto tem suas exigências e um caminho específico que precisa ser seguido. As etapas do ciclo de vida do projeto permitem que a equipe de gerenciamento lide com cada projeto de forma independente e o execute com sucesso. Além disso, essas etapas garantem um procedimento operacional sistemático e mantêm o desempenho de todas as pessoas envolvidas no projeto.
Cada projeto tem suas exigências e um caminho específico que precisa ser seguido. As etapas do ciclo de vida do projeto permitem que a equipe de gerenciamento lide com cada projeto de forma independente e o execute com sucesso. Além disso, essas etapas garantem um procedimento operacional sistemático e mantêm o desempenho de todas as pessoas envolvidas no projeto.
Eu sei que você está pensando: "Isso é realmente importante?"
A resposta é sim! Essas cinco etapas são importantes porque ajudam a:
- Faça um alinhamento estratégico para entregar o valor real do seu negócio ou projeto
- Traga liderança autêntica e orientação adequada para o seu projeto
- Forneça um foco e objetivos claros em relação à sua gestão
- Planeje de forma realista em relação ao seu objetivo
- Controle a qualidade dos resultados gerais
Vamos aprender sobre essas cinco etapas e como elas ajudam seu projeto a ser bem-sucedido!
Passo 1: Iniciação
Uma iniciação concreta mostrará o caminho para o sucesso e também estabelecerá as bases para todas as outras etapas do seu ciclo de vida. Em primeiro lugar, examine cuidadosamente o conceito e as ideias do seu projeto para determinar se o conceito é benéfico ou não para a organização.
Nesta fase, a equipe de tomada de decisão identificará uma maneira realista de concluir todo o projeto. Esta etapa também é conhecida como início formal, que começa com a emissão do mandato do projeto. Normalmente, ela descreve o objetivo principal e a finalidade do projeto, além de autorizar o orçamento do projeto.
Esta fase começa com:
- Um caso de negócios adequado: justifica a necessidade real de um projeto e estabelece uma estimativa dos benefícios potenciais
- Estudo de viabilidade: avalia os diferentes recursos necessários para avaliar os desafios do projeto e determinar o início essencial em relação aos benefícios da organização
O início de um projeto geralmente requer alguns componentes essenciais para a elaboração de um Documento de Início do Projeto (PID), incluindo o seguinte:
- Caso de negócios
- Objetivos e escopo do seu projeto
- Organização do projeto
- Riscos do projeto
- Opiniões das partes interessadas no projeto
- Estrutura de relatórios e controle, e muito mais
Depois de fazer tudo isso, é hora de planejar seu projeto!
Passo 2: Planejamento
A fase de planejamento concentra-se principalmente no projeto para os objetivos, orçamento e prazo de um determinado projeto. Trata-se de um roteiro que ajuda a avançar e orientar a equipe adequadamente. Durante esta fase, o gerente de projeto pode aproveitar as habilidades dos funcionários para aumentar a produtividade de uma organização.
A fase de planejamento do projeto inclui:
- Identificando as necessidades exatas
- Definindo o objetivo e o escopo
- Finalize o cronograma para entregar o resultado completo
- Organizar um cronograma para o bom funcionamento de uma organização
- Organizar e avaliar os requisitos
A fase de planejamento é vital para o gerenciamento de projetos. Durante essa fase, sua equipe receberá um roteiro adequado do que um projeto requer para, em última instância, alcançar o sucesso como equipe!
E agora, o que vem a seguir? Finalmente chegou a hora de trabalhar!
Passo 3: Execução
Quando a equipe está totalmente pronta para executar ou lançar os resultados, a fase de execução do projeto ajuda você a controlar e gerenciar todos os projetos. Use os status do seu projeto para manter o fluxo de trabalho de maneira adequada e organizada. O gerente de projeto precisará aproveitar as habilidades de gestão e interpessoais para motivar a equipe, melhorar o nível de desempenho e muito mais.
O gerenciamento de projetos pode precisar disso para a fase de execução:
- Criação de responsabilidades e tarefas individuais
- Atribuir tarefas aos membros da equipe
- Executando as tarefas
- Atualize o relatório de progresso do seu projeto
- Fornecer serviços ou produtos dentro dos prazos estabelecidos
Alguns especialistas dizem que a execução e a promoção pertencem à mesma fase, uma após a outra.
Após concluir esta fase, você precisa ajudar sua equipe de marketing a mostrar o trabalho que você fez! Isso pode incluir a criação de um pacote promocional dos seus serviços ou produtos para uma feira comercial. Agora, sua equipe de marketing precisa reunir informações relacionadas aos produtos, preços e até mesmo fotografias dos produtos para promovê-los aos clientes.
E agora? Você terminou, certo?
Espere! Ainda faltam mais duas etapas!
Passo 4: Monitoramento e controle
Nesta fase, o gerente pode medir o desempenho, o progresso e lidar com várias questões que possam surgir. A fase de monitoramento e controle é um marco para o gerenciamento geral do projeto.
Existem diferentes Indicadores-chave de Desempenho (KPI) para monitorar o projeto, como manter um orçamento bem planejado, cumprir o cronograma prometido, entregar o produto dentro do prazo e muito mais.
O mais importante é que esta fase é facilmente mensurável e utilizada de forma consistente pela gestão e pelas partes interessadas em conjunto.
Etapa 5: Encerramento do projeto
Chegamos à fase final do gerenciamento de projetos, onde você pode avaliar o sucesso do seu projeto concluído. Essa avaliação fornece uma lição e avalia o processo geral para melhorar seu próximo projeto com mais eficiência. É a fase final do ciclo de vida do gerenciamento do seu projeto.
[Um padrão de fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos passo a passo]
Com todos esses procedimentos, o gerenciamento de projetos pode se tornar realmente agitado. É aí que entram em cena as ferramentas de gerenciamento de projetos. Elas ajudam você a planejar seu projeto com facilidade. O ClickUp é uma dessas ferramentas que pode ser um ótimo apoio.
É uma ferramenta de gerenciamento de projetos com documentos, lembretes, metas, calendários e até mesmo uma caixa de entrada. Com recursos totalmente personalizáveis e exclusivos, o ClickUp funciona para equipes de todos os tamanhos e setores, permitindo que qualquer equipe use o mesmo aplicativo para planejar, organizar e colaborar.
Criar visualizações personalizadas que você pode salvar e compartilhar com qualquer pessoa, bem como gráficos de carga de trabalho que mostram em que as pessoas estão trabalhando, facilita o gerenciamento de qualquer projeto.
O processo de gerenciamento de projetos varia de organização para organização; no entanto, esses são os componentes tradicionais de um projeto bem-sucedido. Equipes de gerenciamento em todo o mundo seguem essas cinco etapas de gerenciamento de projetos para concluir seus projetos com muitos benefícios.
O gerenciamento de projetos não precisa ser algo complicado, independentemente da magnitude, desde que você siga as cinco etapas do gerenciamento de projetos.