Seja para entender os processos de desenvolvimento, decifrar como instalar um software de computador ou descobrir os planos de construção de um novo produto, a documentação técnica ajuda as pessoas a realizar o trabalho.
Mas como garantir que você esteja elaborando uma boa documentação técnica?
Felizmente, é isso que estamos aqui para responder. 🤩
Embora a documentação técnica não tenha exatamente uma reputação glamourosa ou empolgante, isso não significa que você não possa se divertir um pouco ao criá-la.
Na verdade, a elaboração de documentos técnicos é uma excelente oportunidade para colocar seu chapéu de pensamento criativo, criar laços com colegas e fornecer informações vitais para os leitores, o que acrescenta propósito às suas atividades.
Com isso em mente, vamos nos aprofundar na documentação técnica, incluindo seus benefícios e práticas recomendadas. Também analisaremos o processo de criação passo a passo para que você saiba como escrever uma documentação técnica que brilhe. ✨
(Bônus: também falaremos sobre um assistente de IA que pode acelerar o processo!)
O que é documentação técnica?
A documentação técnica é um recurso escrito que apresenta a funcionalidade e os recursos de um produto ou ferramenta. Esse tipo de redação técnica pode se concentrar em arquitetura de design, procedimentos operacionais padrão (SOPs), manuais de instrução, casos de uso ou guias de instruções. 🛠️
A documentação técnica varia muito, dependendo do assunto e do público-alvo. Diferentemente de propostas comerciais, planos de negócios ou comunicados à imprensa, a documentação técnica se concentra em assuntos técnicos (você adivinhou).
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Alguns documentos técnicos são destinados ao uso interno para estabelecer processos de desenvolvimento e práticas recomendadas para desenvolver ferramentas e adicionar novos recursos. Outros redatores técnicos usam esse tipo de documentação para ajudar o usuário a navegar por novos produtos e descobrir novas maneiras de usá-los.
A maioria dos desenvolvedores e designers criará dezenas de tipos diferentes de documentação técnica ao longo do ciclo de vida de desenvolvimento de software (SDLC). Em geral, esse tipo de documentação é escrito por redatores técnicos.
No entanto, engenheiros de software, especialistas no assunto (SMEs) e membros da equipe de produtos de software de nível básico geralmente criam documentação técnica como parte de suas listas de tarefas diárias. Quer você seja um profissional ou esteja apenas começando, há muitos benefícios em escrever documentação técnica.
Qual é a importância de escrever documentação técnica?
A documentação técnica é uma ferramenta fundamental para ajudar as pessoas a entender seus produtos, serviços e processos. Ela não só ajuda os usuários, mas também permite que você crie uma equipe melhor e mais eficiente. Aqui estão alguns dos motivos pelos quais a documentação técnica é fundamental para o seu sucesso. 💪
Permite uma melhor tomada de decisões
A documentação técnica ajuda a equipe a entender como uma determinada ferramenta funciona. Quando chega a hora de adicionar novos recursos, eles podem consultar facilmente os documentos técnicos internos para ver os procedimentos.
Esses documentos fornecem um banco de dados centralizado de informações, garantindo que os desenvolvedores não se percam procurando em e-mails ou chats para encontrar os detalhes de que precisam.
Melhora a experiência do usuário
Boas habilidades de redação técnica resultam em documentos informativos que otimizam a experiência do usuário. Muitos desenvolvedores acrescentam informações técnicas ou documentação do projeto diretamente no aplicativo ou produto para que os usuários não precisem mudar de tela para obter ajuda.
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Além do conteúdo técnico escrito, recursos visuais como gráficos, títulos claros e infográficos acrescentam contexto. Isso significa que os usuários com menos conhecimento técnico ainda aproveitam ao máximo os seus produtos.
Reduz a pressão sobre as equipes de suporte ao cliente
Com uma documentação técnica organizada, bem pensada e bem executada, a sua equipe de suporte não terá o incômodo de fazer perguntas redundantes aos clientes. Quando você explica informações complexas em guias práticos e perguntas frequentes, os clientes podem obter respostas para suas perguntas e solucionar problemas simples por conta própria.
Menos erros e melhor educação
Quando você documenta processos e recursos técnicos, há menos chances de cometer erros porque você tem uma única fonte de verdade. Além disso, é mais fácil treinar usuários, partes interessadas e membros da equipe quando se tem uma boa documentação técnica à disposição.
Isso significa mais tempo para inovação e elaboração de novas ideias. 💡
Oferece uma maneira de armazenar ideias
A documentação técnica cria um roteiro para ideias futuras e também documenta projetos anteriores em um local fácil de encontrar. Você pode consultar facilmente documentos anteriores para ver o que foi trabalhado e obter insights para iterações futuras.
Personalize facilmente seus quadros brancos adicionando documentos, tarefas e muito mais
Em outras palavras, os documentos técnicos corretos ajudam a criar roteiros de produtos para visualizar suas ofertas futuras e, ao mesmo tempo, compreender a situação atual. É a ferramenta perfeita para estabelecer procedimentos e, ao mesmo tempo, incentivar a inovação e a criatividade.
Aumenta a comunicação
Por natureza, a criação de documentação técnica é um esforço colaborativo. Isso significa que ela aumenta a comunicação e constrói conexões em toda a equipe. Todos precisam trabalhar juntos para criar uma peça informativa e útil - e diferentes perspectivas proporcionam melhores percepções. 🤝
Com uma documentação interna sólida, os membros da equipe podem trabalhar por conta própria com mais eficiência. Eles podem consultar a documentação existente para responder a perguntas e podem acessar recursos para criar novos recursos.
Aumenta a segurança
A documentação técnica interna estabelece as bases para uma melhor segurança e conformidade com os órgãos reguladores. Em seus documentos, destaque os procedimentos de segurança e as práticas recomendadas para criar novos recursos e compartilhar a documentação com o público.
Os dois principais tipos de documentação técnica
Há vários tipos diferentes de redação técnica a maioria dos documentos técnicos e da documentação se enquadra em duas categorias distintas: documentação do produto ou documentação do processo. 📃
Documentação do produto
A documentação do produto trata do produto em si, incluindo os principais recursos, a funcionalidade e as instruções passo a passo sobre como usá-lo. O exemplo mais comum de documentação do produto são os guias de experiência do usuário (UX) sobre como usar o software ou a ferramenta específica.
Outro exemplo de documentação de produto é um manual de reparos que explica como corrigir problemas com o próprio produto. A categoria pode ser dividida ainda mais para se concentrar na documentação do produto do sistema, que visa informar as equipes de desenvolvimento e os fabricantes do produto, e na documentação do usuário para ajudar o cliente a navegar pelo produto.
Os tipos de documentação técnica de produtos incluem:
- Design de UX, incluindo guias de estilo de UX e personas de usuários
- Folhas de requisitos do produto
- Descrições de produtos
- Documentação de API
- Documentação do código-fonte
- Atualizações de recursos
- Guias do usuário final, incluindo FAQs, notas de versão, guias de instruções e tutoriais de treinamento
- Projeto técnico/arquitetura
- Manuais do usuário, como guias de procedimentos, manuais de instruções e manuais de instalação
Documentação do processo Documentação do processo é mais um documento técnico dos bastidores. Esses documentos têm como objetivo apresentar ou explicar os processos e procedimentos usados para criar produtos. Os documentos de processo incluem itens como planos de projeto, planos de teste e guias internos de solução de problemas. 🎯
O público-alvo dos documentos de processo são os desenvolvedores e designers de produtos e software. Esses documentos visam responder a perguntas comuns, estabelecer roteiros para a criação da ferramenta e oferecer esclarecimentos.
Exemplos de documentação de processo incluem:
- Cronogramas de teste
- SOPs para fluxos de trabalho de desenvolvimento
- White papers e estudos de caso
- Planos de projeto
- Roteiros de produtos
Como escrever documentação técnica
Pronto para elaborar documentos técnicos melhores e criar rascunhos que tornem sua equipe mais eficiente? Veja aqui como escrever documentação técnica usando software e ferramentas de redação como o ClickUp Docs e o assistente de redação com IA do ClickUp. ✍️
1. Analise e decida quem é seu público para criar conteúdo direcionado
Antes de começar a escrever, você precisa saber para quem está escrevendo. A voz, o tom e o estilo de redação que você usa serão diferentes se estiver criando documentação para o público em geral ou materiais de base de conhecimento interno.
Pergunte a si mesmo quem é o seu público e qual é o estilo de aprendizado dele. Considere os tipos de perguntas que eles podem ter e o que precisam em sua documentação.
Arraste e solte formas em sua tela, conecte seu fluxo de trabalho e trabalhe com sua equipe ao mesmo tempo no ClickUp Whiteboard Quadros brancos do ClickUp são onde você pode anotar ideias e fazer brainstorming. Use a funcionalidade de arrastar e soltar e aproveite as vantagens do colaboração em tempo real para que toda a equipe possa lançar ideias em conjunto.
E o melhor de tudo é que você pode criar tarefas diretamente no quadro para poder passar sem problemas para a próxima etapa do processo de documentação técnica. 🌻
2. Pesquise tópicos que envolvam seus leitores e forneçam as respostas de que eles precisam
Em seguida, você precisa pesquisar os tópicos. Afinal de contas, você não saberá como criar uma documentação técnica se não souber o que está tentando dizer.
Pense no objetivo de sua documentação técnica. A partir daí, pense no que você deseja incluir e nos documentos que já possui e que podem ser úteis.
Se você não souber o que fazer e precisar de ajuda para ter ideias, não há como errar com ClickUp AI o ClickUp AI é o único assistente com tecnologia de IA adaptado à sua função. Com dezenas de casos de uso, ele é o parceiro perfeito para gerar ideias e apresentar tópicos relevantes.
Automatize a redação de documentação com IA, monitore o progresso por meio de gráficos e sprints e resolva bugs de codificação rapidamente usando o ClickUp
Faça com que toda a equipe participe da ação e atribua tarefas do ClickUp para brainstorming, pesquisa de tópicos e muito mais. Com mais pessoas trabalhando no mesmo projeto, você certamente atingirá todas as bases e criará uma documentação que deslumbrará (e ajudará) o seu público.
3. Escolha o melhor tipo de documentação e estrutura para as informações que você deseja compartilhar
Com seu leitor em mente, discuta que tipo de documentação técnica eficaz faz mais sentido. Talvez você esteja escrevendo um manual de instalação que explique como configurar o seu produto. Ou talvez esteja criando um SOP para adicionar novos recursos ou aproveitar uma API.
Seja qual for o documento técnico que estiver redigindo, use Documentos do ClickUp para criar a estrutura. Esses documentos personalizáveis são onde você pode colaborar, adicionar seções e tabelas e incorporar links e imagens com um clique do mouse. 🖱️
Detecção e edição colaborativas, adição de comentários e incorporação de links no ClickUp Docs
Além disso, o Ferramentas de escrita de IA permitem que você crie documentos em uma fração do tempo. Menus suspensos com sugestões ajudam a terminar suas frases, alterar esquemas de cores, atualizar a tipografia e muito mais.
Os modelos do ClickUp também ajudam você a começar a criar uma grande variedade de documentos técnicos. Recursos como Modelos de SOP , modelos de páginas de rosto de relatórios técnicos e modelos de relatório de bug criam instantaneamente uma estrutura em que você só precisa preencher seus detalhes específicos.
4. Crie uma estrutura de conteúdo que seja fácil de digitalizar e organize as informações
Considere como seus usuários entenderão melhor seus produtos ou serviços e deixe que isso oriente o design da sua documentação técnica.
Por exemplo, seus leitores são aprendizes visuais? Gráficos, tabelas e outros recursos visuais melhorariam a experiência do usuário? Integrações do ClickUp com ferramentas como o Github facilitam a adição de elementos visuais para apoiar o conteúdo escrito diretamente dos espaços de trabalho do software.
Facilite a leitura do seu documento para que os leitores possam encontrar as informações exatas que estão procurando. Um índice ajuda muito a estabelecer a clareza, especialmente quando se trata de manuais de instruções mais longos. 👀
Os recursos de repostagem do ClickUp AI permitem que você reescreva grandes quantidades de conteúdo para corresponder ao seu tom de voz específico Software de assistente de redação e as ferramentas eliminam as suposições na hora de criar a estrutura de seu documento do zero. Obtenha suporte ortográfico e gramatical, reescreva grandes partes do texto e aproveite os títulos e resumos gerados automaticamente com base em solicitações.
5. Obtenha feedback de colegas de equipe e grupos de teste
Uma boa documentação técnica começa com um primeiro rascunho, mas não termina aí. Ela envolve várias iterações e muitos ajustes finos.
Agende conversas com os membros designados da equipe para avaliar o progresso e identificar áreas de melhoria. Eles podem apontar ideias ou recursos que você pode ter deixado passar.
Arraste e solte campos personalizados na visualização de formulário para criar pesquisas abrangentes ou coletar feedback no ClickUp 3.0
Peça a eles para fazer anotações adicione sugestões e faça perguntas diretamente no documento. Faça alterações e continue aprimorando o conteúdo até que ele fique perfeito. 🏅
Quando se trata de edição, é importante receber avaliações sobre suas habilidades de redação, bem como sobre os aspectos técnicos do documento. Os revisores devem ficar atentos à usabilidade, à legibilidade e à facilidade de compreensão.
6. Publique o conteúdo e automatize os itens de ação para atualizá-lo conforme necessário
Depois de passar por uma revisão detalhada, seu conteúdo está pronto para ser publicado. A vantagem de usar o ClickUp Docs é que ele é fácil de compartilhar graças às permissões personalizáveis.
Crie permissões de visualização limitadas para usuários internos documentação do software ou abra-a para acesso público se estiver elaborando materiais para o usuário final.
Veja as mais de 15 visualizações no ClickUp para personalizar seu fluxo de trabalho de acordo com suas necessidades
Programe tarefas de revisão como parte de seus fluxos de trabalho para atualizar o conteúdo conforme necessário. Use linhas do tempo e visualizações de calendário para ver quando o conteúdo foi publicado e agendar revisões para garantir a relevância e as informações atualizadas.
Com o ClickUp, você pode acionar automaticamente uma notificação sempre que um novo recurso for adicionado. Crie instantaneamente uma nova tarefa para atualizar sua documentação técnica e atribua-a ao membro certo da equipe.
É hora de criar uma excelente documentação técnica
A documentação técnica eficaz é uma forma de comunicação que ajuda os leitores a entender melhor seus produtos e facilita a inovação e o design das equipes de desenvolvimento de software.
Se você está pronto para aprimorar suas habilidades de redação técnica e criar uma documentação técnica que seus leitores vão adorar, inscreva-se no ClickUp hoje. 🏆
Desde o rascunho do conteúdo real até o acionamento de tarefas e a colaboração com colegas, é uma ferramenta completa que fará com que as tarefas de redação técnica (e tudo o mais) pareçam uma brisa.