Capacity planning for 100 active projects, without the gut feel

Planowanie obciążenia operacyjnego dla 100 aktywnych projektów bez polegania na intuicji

Liczba 100 aktywnych projektów nie pozwala stwierdzić, czy ten sam kierownik projektu lub inżynier pojawia się w kilku planach, czy praca w trybie normalnym (BAU) pochłania znaczną część czasu zespołu, ani które nowe zlecenie powinno zostać zrealizowane w pierwszej kolejności. Aby zdecydować, czy nowe zadanie ma sens, oszacuj zapotrzebowanie według ról dla jednego okna planowania, odejmij zadania BAU i inne zobowiązania od łącznej zdolności operacyjnej, a następnie uwidoczni kompromis, zanim ktokolwiek obieca datę rozpoczęcia.

W tym przykładzie wykorzystano fikcyjny czterotygodniowy okres, 20 ekwiwalentów pełnego czasu pracy (FTE) w czterech grupach stanowisk oraz dwie próbki zleceniodawców. Wszystkie dane dotyczące obsady kadrowej i zapotrzebowania mają charakter ilustracyjny. Wytyczne rządu Wielkiej Brytanii dotyczące realizacji projektów opisują zarządzanie portfolio poprzez kategoryzację, ustalanie priorytetów, równoważenie i planowanie w ramach ograniczeń zasobowych. Przewodnik ten został opracowany z myślą o realizacji projektów rządowych, a nie jako punkt odniesienia dla sektora prywatnego ( Rozdział 12: Zarządzanie portfolio, opublikowany 29 lipca 2024 r. i ostatnio zmodyfikowany 1 lipca 2026 r.).

Najważniejsze wnioski

Najważniejsze wnioski

  • Liczba pracowników nie oznacza wolnego obciążenia. Oszacuj liczbę godzin według umiejętności po uwzględnieniu działalności bieżącej (BAU), planowanych urlopów, zadań wewnętrznych oraz wyraźnie określonej rezerwy.
  • W tym przykładzie 100 aktywnych projektów generuje 1 480 godzin zapotrzebowania w najbliższym czasie przy 1 600 godzinach netto przeznaczonych na projekty, jednak kierownicy projektów już przekroczyli obciążenie organizacyjne o 20 godzin.
  • Jedno zlecenie z terminem realizacji można zrealizować dopiero po tym, jak biuro PMO przesunie 40 godzin pracy kierowników projektów i 20 godzin pracy inżynierów związanych z zadaniami o niższym priorytecie na późniejszy termin.
  • Drugie zgłoszenie pozostaje odroczone, ponieważ obciążenie inżynierów i osób odpowiedzialnych za zarządzanie projektami jest w pełni wykorzystane.

W tym artykule: Co powiedziały nam zespoły · Wyznacz czterotygodniowy okres · Rozróżnij obciążenie operacyjne w ramach działalności bieżącej (BAU) od obciążenia projektowego · Porównaj zgłoszenia z listy zaległości · Dokonaj kompromisu · Pierwsze 30 dni · Skopiuj arkusz roboczy · Decyzja

Co powiedziały nam zespoły

Dostarczone, zanonimizowane notatki PMO opisują portfolio około 100 aktywnych projektów, do którego stale dodawane są nowe zgłoszenia. Opisują one również, że przydział zadań ma charakter nieformalny i opiera się na wiedzy zespołu, a także wskazują na obawy dotyczące wdrożenia, zaangażowania organizacji oraz złożoności realizacji. Są to dane jakościowe pochodzące z prezentacji, a nie z reprezentatywnej ankiety. Przedstawiony poniżej portfel i liczby są fikcyjne.

Zacznij od jednego czterotygodniowego okresu

Przydatny wstępny projekt nie zakłada harmonogramowania każdego zadania we wszystkich 100 projektach. Szacuje on pozostałą pracę w podziale na role w tym samym czterotygodniowym okresie, a następnie pozostawia harmonogramowanie na poziomie zadań zespołom realizacyjnym. W rozdziale 12 odradza się tworzenie zbyt rozbudowanego i szczegółowego wykresu Gantta dla portfolio oraz kładzie się nacisk na utrzymanie poziomu szczegółowości przydatnego do podejmowania decyzji dotyczących portfolio ( rozdział 12, opublikowany 29 lipca 2024 r. i ostatnio zmodyfikowany 1 lipca 2026 r.).

W tym przykładzie biuro PMO dysponuje 20 etatami (FTE): czterema kierownikami projektów (PM), czterema analitykami biznesowymi (BA), ośmioma inżynierami oraz czterema osobami w połączonym zespole ds. jakości, danych i zmian. Okres planowania wynosi cztery tygodnie, a każdy etat (FTE) zapewnia w tym okresie 160 godzin brutto. Są to założenia scenariusza, a nie dane klienta lub firmy.

Pierwsza iteracja arkusza pozwala rozróżnić zadania już realizowane, powtarzające się zadania w ramach bieżącej działalności (BAU) oraz proponowane zadania, które nie zostały jeszcze zatwierdzone. Scenariusz rozpoczyna się od 100 aktywnych projektów i stale rosnącego zaległego portfela zadań.

Oddziel działalność bieżącą (BAU) od obciążenia projektowego

Zastosuj te same obliczenia dla każdej grupy ról:

Obciążenie netto projektu = liczba godzin brutto – działalność bieżąca (BAU) – planowane urlopy lub szkolenia – zadania administracyjne i wsparcie – rezerwa

Działalność bieżąca (BAU) obejmuje powtarzające się zadania, które angażują tych samych pracowników co projekty. Należy je uwzględnić przed porównaniem zapotrzebowania projektowego z obciążeniem. Wytyczne dotyczące zarządzania zasobami w ramach programu „Government Project Delivery” obejmują podaż i popyt, potrzeby w zakresie ról i umiejętności, rzeczywistą dostępność, prognozy kroczące, korekty harmonogramów oraz zmianę priorytetów w przypadku zmiany założeń ( Rozdział 28: Zarządzanie zasobami, opublikowany 29 lipca 2024 r. i ostatnio zmodyfikowany 1 lipca 2026 r.).

W przewodniku Planisware z września 2026 r. zaleca się uwzględnienie zadań niezwiązanych z projektami podczas porównywania zapotrzebowania z dostępnymi zasobami ludzkimi, umiejętnościami i czasem. Jest to wytyczna opracowana przez dostawcę, dlatego należy traktować ją raczej jako porównanie metod niż punkt odniesienia ( Jak zarządzać planowaniem obciążenia operacyjnego w ramach projektów, opublikowano 21 września 2026 r.).

Grupa rólFTELiczba godzin bruttoBAUUrlop lub szkolenieAdministrator lub wsparcieZarezerwujObciążenie netto projektu
Kierownicy zarządzania projektami4640160326464320
Analitycy biznesowi464080329664368
Inżynieria81 2804006496128592
Jakość, dane i zmiany4640160326464320
Łącznie203 2008001603203201 600

W tym przykładzie rezerwa stanowi wyraźnie określony margines planistyczny, a nie standardową wartość procentową. Należy ją zastąpić buforem, którego zabezpieczenie zatwierdziło biuro PMO. Szacunek ten ma sens tylko wtedy, gdy każdy właściciel roli zgodzi się, że działania rutynowe (BAU), urlopy, wsparcie oraz rezerwa są uwzględniane tylko raz.

Teraz porównaj obciążenie netto z pracą nad projektami zaplanowaną na najbliższe cztery tygodnie:

Grupa rólPojemność nettoZapotrzebowanie związane z aktywnymi projektamiRezerwa lub niedobór
Kierownicy projektów320340-20
Analitycy biznesowi368310+58
Inżynieria592580+12
Jakość, dane i zmiany320250+70
Łącznie1 6001 480+120

Portfolio dysponuje łącznie 120 godzinami rezerwy, ale kierownicy projektów są obciążeni o 20 godzin. Godziny przeznaczone na jedną rolę nie mogą automatycznie zastępować godzin przeznaczonych na inną. Artykuł praktyczny opublikowany 23 września 2026 r. przez House of PMO dowodzi, że informacje o zasobach powinny mieć wpływ na ustalanie harmonogramu i kolejności działań. Opiera się on na zaktualizowanym modelu praktycznym i webinarium, a nie na badaniu z kontrolowanymi wynikami ( Zarządzanie zasobami dla biur PMO: wykorzystanie perspektywy portfelowej do ustalania priorytetów tego, co najważniejsze ).

Aby zapoznać się z przeglądem kategorii oprogramowania, zobacz artykuł „13 najlepszych narzędzi do planowania obciążenia operacyjnego w zarządzaniu zasobami”. Niniejszy artykuł skupia się na jednym konkretnym rozwiązaniu, zamiast porównywać różnych dostawców.

Umieść zgłoszenia z listy zaległości obok tej samej puli ról

Portfel projektów staje się porównywalny, gdy każde zgłoszenie wykorzystuje ten sam przedział czasowy planowania i te same kategorie ról. Ta próba zgłoszeń jest fikcyjna. Jej szacunki stanowią wstępne założenia na poziomie ról, a nie plany na poziomie zadań.

Zgłoś zapytanieUzasadnienie scenariuszaGodziny pracy kierownictwa projektuGodziny pracy analityków biznesowychGodziny pracy inżynierówJakość, dane i godziny poświęcone na wprowadzanie zmianŁącznie
A: ograniczanie ryzykaWymagane w tym oknie zgodnie z założeniami scenariusza2018321080
B: rozszerzenie raportowaniaPrzydatne usprawnienie, bez ustalonej daty w tym scenariuszu25208010135

Przed zatwierdzeniem biuro PMO sprawdza wynik każdego wniosku, sponsora, harmonogram, zależności, pewność oszacowania oraz zapotrzebowanie na role. Następnie liderzy stosują uzgodnione kryteria inwestycyjne. Rozdział 12 opisuje kategoryzację, ustalanie priorytetów, równoważenie i planowanie jako elementy zarządzania portfolio. Nawet wniosek, który znalazł się na liście rankingowej, wymaga jeszcze sprawdzenia harmonogramu i dopasowania zasobów. Artykuł praktyczny z „House of PMO” wspiera wykorzystywanie informacji o zasobach do ustalania harmonogramu i kolejności działań, zamiast traktowania każdej inicjatywy jako zobowiązania z ustaloną datą rozpoczęcia.

Wyraźnie przedstaw kompromis

Zgłoszenie A nie mieści się w obecnym planie w obecnej formie. Kierownicy zarządzania projektami mają już 20 godzin nadwyżki, a dział inżynierii dysponuje jedynie 12 godzinami wolnego czasu. W tym przykładzie rada ds. portfolio przenosi 40 godzin pracy kierowników projektów i 20 godzin pracy inżynierów z zadań o niższym priorytecie do następnego okna czasowego. Prace są ponownie sekwencjonowane, a nie anulowane, a portfolio nadal zawiera 100 aktywnych projektów. W tym scenariuszu należy założyć, że następne okno czasowe jest w stanie przyjąć 60 ponownie sekwencjonowanych godzin; przed zatwierdzeniem zmiany należy potwierdzić jego obciążenie.

Grupa rólPojemność nettoAktywne zadania po zmianie kolejnościZłóż wniosek oPozostałe obciążenie operacyjne
Kierownicy projektów320300200
Analitycy biznesowi3683101840
Inżynieria592560320
Jakość, dane i zmiany3202501060

Biorąc pod uwagę ten kompromis, wniosek A mieści się w planie. Wykorzystuje on całą pozostałą zdolność operacyjną w zakresie zarządzania projektami i inżynierii w danym oknie czasowym. Wniosek B nadal się nie mieści: jego dodanie spowodowałoby, że kierownicy projektów osiągnęliby 345 godzin przy planowanych 320, a inżynierowie 672 przy planowanych 592. Biuro PMO może go odroczyć, ograniczyć jego zakres w najbliższej przyszłości, znaleźć zatwierdzone obciążenie lub przedstawić zarządowi inny kompromis dotyczący portfolio projektów. Nie powinno po cichu liczyć tych samych osób dwukrotnie.

Ten istniejący przewodnik obejmuje szerszy kontekst zarządzania portfelem: Zarządzanie projektami w przedsiębiorstwie: jak prowadzić wszystkie projekty jako jeden portfel.

Notatka decyzyjna dla kierownictwa może być krótka: „Możemy zmieścić zlecenie A w tym czterotygodniowym oknie, jeśli przeniesiemy 40 godzin pracy kierowników projektów i 20 godzin pracy inżynierów z zadań o niższym priorytecie do następnego okna. Nie pozostawia to żadnego zapasu mocy przerobowych ani dla kierowników projektów, ani dla inżynierów. Zlecenie B pozostaje odroczone do następnego przeglądu lub do zatwierdzenia zmiany zakresu, obsady lub kolejności zadań. ” Zarząd powinien odnotować, kto zatwierdził to przesunięcie, jakie zadania zostały przeniesione, datę podjęcia decyzji oraz termin kolejnej weryfikacji prognozy.

Ten istniejący przewodnik może pomóc w odpowiedzi na szersze pytanie dotyczące raportowania: Jak stworzyć pulpit nawigacyjny portfolio projektów do zarządzania projektami.

Zmień pierwsze 30 dni w cykl roboczy

Dni 1–7: Sporządź spis aktywnych projektów i zgłoszeń. Dla każdego z nich określ właściciela, oczekiwany wynik, aktualny stan, zapotrzebowanie w następnym oknie czasowym w podziale na role, zależności oraz poziom pewności szacunku. Oznacz zgłoszenia zduplikowane lub nieprzypisane do żadnego właściciela, zamiast zgadywać ich status.

Dni 8–14: Poproś właścicieli poszczególnych rolów o sprawdzenie liczby godzin brutto i potrąceń. Wyróżnij działania BAU, znane urlopy, szkolenia, wsparcie oraz rezerwę. Jeśli szacunki są nadal przybliżone, podaj zakres lub etykietę poziomu pewności.

Dni 15–21: Wspólnie przeanalizujcie aktualne portfolio i zgłoszone wnioski. Przetestujcie co najmniej jeden realistyczny scenariusz, np. przesunięcie pakietu prac o niższym priorytecie w celu zabezpieczenia wniosku z wiążącym terminem. Odnotujcie wpływ tej zmiany na każdą rolę objętą ograniczeniami.

Dni 22–30: Przedstaw kompromis osobom posiadającym uprawnienia decyzyjne. Zapisz zaakceptowaną kolejność działań, odroczone elementy, założenia oraz wyzwalacz kolejnej prognozy. Ponownie rozpatrz decyzję, jeśli nastąpią zmiany w zakresie projektu, obsadzie personalnej, urlopach lub priorytetach.

Jeśli Twój zespół już planuje zadania z terminami w ClickUp, widok obciążenia pracą pozwala wizualizować pracę zespołu i jego obciążenie w czasie. Zadania z datą rozpoczęcia lub terminem wykonania oraz odpowiednią grupą pojawiają się na obszarze roboczym, a obciążenie zadaniem odzwierciedla szacowany wysiłek. Dostępność i wykorzystanie zdolności operacyjnej opierają się na dniach roboczych i godzinach w obszarze roboczym, przy czym dni wolne od pracy mają wartość zerową ( Zarządzanie zasobami, Dodawanie i zarządzanie zadaniami w widoku „Obciążenie pracą” oraz Mierzenie dostępności lub obciążenia w widoku „Obciążenie pracą” — wszystkie sprawdzono 5 listopada 2026 r.). Widok ten odzwierciedla wprowadzone zadania; nie weryfikuje on szacunków dotyczących ról ani nie zatwierdza kompromisów w zakresie portfolio projektów.

Biuro PMO może rozpocząć pracę od arkusza kalkulacyjnego i danych, które zespoły już prowadzą. Wybierz system dopiero wtedy, gdy wiesz, jakie pola, decyzje i właściciele aktualizacji są potrzebne w ramach procesu. Aby uzyskać szerszy przegląd, zapoznaj się z artykułem „10 najlepszych narzędzi PMO 2026 roku do skutecznego zarządzania projektami”. Niniejszy artykuł skupia się na decyzjach dotyczących obciążenia operacyjnego, a nie na rankingu dostawców.

Skopiuj arkusz, pole po polu

Użyj jednego wiersza obciążenia dla każdej roli i okresu planowania, a następnie jednego wiersza zapotrzebowania dla każdego bieżącego projektu lub zgłoszonego wniosku. Zastąp fikcyjne wartości lokalnymi szacunkami.

Pola dotyczące zdolności operacyjnej

PolePrzykładowy plan na cztery tygodnieCo należy wpisać
Okres planowaniaKolejne cztery tygodnieDaty rozpoczęcia i daty końcowe okresu decyzyjnego
Zakres portfolio100 aktywnych projektówNależy liczyć bieżące projekty oddzielnie od zgłoszonych wniosków
Grupa rólZarządzanie projektami, analiza biznesowa, inżynieria, jakość/dane/zmianyWykorzystaj role lub umiejętności, których nie można dowolnie zamieniać
Liczba etatów (FTE) według ról4, 4, 8, 4Zlicz liczbę osób lub równoważne obciążenie przypisane do każdej grupy ról
Liczba godzin brutto640, 640, 1 280, 640Liczba etatów (FTE) pomnożona przez liczbę godzin w wybranym przedziale czasowym
Godziny pracy w trybie BAU160, 80, 400, 160Powtarzające się zadania operacyjne wykonywane przez ten sam zespół
Urlop lub szkolenie32, 32, 64, 32Znany czas niepoświęcony na realizację projektu
Administrator lub wsparcie64, 96, 96, 64Spotkania, zadania administracyjne, dyżury i inne obowiązki wewnętrzne
Zarezerwuj64, 64, 128, 64Wyraźne uwzględnienie zadań nieplanowanych, ustalone przez PMO
Obciążenie netto projektu320, 368, 592, 320Liczba godzin brutto pomniejszona o powyższe potrącenia
Aktualne zapotrzebowanie projektowe340, 310, 580, 250Pozostałe zadania w tym samym oknie, pogrupowane według ról
Obecny zapas mocy przerobowych lub niedobór-20, +58, +12, +70Obciążenie netto pomniejszone o bieżące zapotrzebowanie; wartość ujemna oznacza lukę

Pola żądania

PolePoproś o przykładPrzykład wniosku B
ID wniosku i tytułA: ograniczanie ryzykaB: rozszerzenie raportowania
Sponsor i wynikiSponsor operacyjny; zmniejszenie określonego ryzyka związanego z platformąSponsor operacyjny; usprawnij cykl pracy raportowania
Status i rodzaj pracyPropozycja; w tym scenariuszu z terminem realizacjiProponowane; w tym scenariuszu według uznania
Właściciel decyzjiTablica portfolioTablica portfolio
Okres planowaniaKolejne cztery tygodnieKolejne cztery tygodnie
Ocena pewnościŚrednie, wstępne oszacowanie na poziomie rólŚrednie, wstępne oszacowanie na poziomie ról
Zapotrzebowanie na kierowników projektów20 godzin25 godzin
Zapotrzebowanie na analityków biznesowych18 godzin20 godzin
Zapotrzebowanie inżynieryjne32 godziny80 godzin
Jakość, dane i zapotrzebowanie na zmiany10 godzin10 godzin
Całkowite zapotrzebowanie80 godzin135 godzin
ZależnościW tym przykładzie nie uwzględniono żadnych modeli; należy zweryfikować przed zatwierdzeniemW tym przykładzie nie uwzględniono żadnych modeli; należy zweryfikować przed zatwierdzeniem
Powód ustalenia priorytetuWymagany termin realizacji w scenariuszuW scenariuszu nie ma ustalonej daty
Test obciążeniaRozwiązanie to będzie pasowało dopiero po przeniesieniu 40 godzin pracy kierowników projektów i 20 godzin pracy inżynierów.Przekroczenie obciążenia kierownictwa projektów i inżynierów po zgłoszeniu A
DecyzjaZatwierdź po zatwierdzeniu podanej zmiany kolejności zadańOdłóż na później lub zmień zakres w celu późniejszego przeglądu
Kolejny wyzwalacz do przegląduZaktualizuj prognozę w przypadku zmian zakresu, obsady, urlopów lub priorytetówPonownie otwórz plan w przypadku zmian w zakresie obciążenia lub zakresu projektu

Osoba przygotowująca arkusz powinna podać źródło szacunku oraz poziom pewności obok każdego zgłoszenia. Szacunek o niskim poziomie pewności powinien być wyzwalaczem zakresu wartości lub konieczności dalszych ustaleń, a nie zmyśloną, precyzyjną liczbą. Właściciel portfolio powinien odnotować podjętą decyzję i kompromis, natomiast kierownicy projektów powinni aktualizować zapotrzebowanie na następny okres w przypadku zmian w planach.

Zamknij proces decyzją, którą zespół będzie mógł powtórzyć

Planowanie zdolności operacyjnych dla dużego portfela projektów sprawdza się, gdy dane wskazują na wybór, którego ktoś może dokonać. W tym przykładzie łączna zdolność pozostawia pewien margines, ale nie ma go w obszarach kierowników projektów i inżynierów. Kolejnym krokiem jest zatwierdzenie zmiany kolejności projektów lub przesunięcie wniosku związanego z terminem. Szablon zdolności operacyjnych lub obciążenia pracą może pomóc w przeniesieniu pól arkusza do kolejnego przeglądu, ale przed jego wdrożeniem należy sprawdzić, czy jego pola odpowiadają rolom i decyzjom wymaganym przez PMO.

Pobierz szablon.

Źródła