Ponad 60% studentów spełnia obecnie kryteria co najmniej jednego problemu ze zdrowiem psychicznym, a 97% uczelni posiada na terenie kampusu zespół ds. interwencji behawioralnej. Jednak większość zespołów CARE nadal koordynuje sprawy za pomocą łańcuchów e-mailowych, niepowiązanych raportów Maxient oraz notatek ze spotkań, które trafiają do skrzynek odbiorczych poszczególnych osób.
Agent AI wbudowany w platformę do zarządzania projektami może zautomatyzować przyjmowanie spraw, klasyfikację według poziomu ryzyka, skierowania między działami oraz śledzenie wyników, zachowując jednocześnie kontrolę dostępu zgodną z przepisami FERPA.
Poniżej znajduje się gotowa do skopiowania podpowiedź agenta AI, którą możesz wkleić do ClickUp, aby w ciągu kilku minut stworzyć kompletną przestrzeń roboczą do zarządzania sprawami studentów. Zanim jednak z niej skorzystasz, warto przyjrzeć się problemom koordynacyjnym, które tego rodzaju system ma rozwiązać. Dla większości zespołów wsparcia studentów problemem nie jest brak skierowań. Chodzi o to, że skierowania te napływają z zbyt wielu niepowiązanych ze sobą biur, co utrudnia uzyskanie pełnego obrazu sytuacji na tyle wcześnie, aby odpowiednio zareagować.
Kto powinien korzystać z tych ustawień do zarządzania sprawami uczniów
To ustawienie jest przeznaczone dla zespołów CARE, zespołów ds. interwencji behawioralnych, dziekanatów, zespołów ds. postępowania studentów, personelu koordynującego doradztwo, menedżerów ds. spraw studenckich oraz liderów ds. studenckich odpowiedzialnych za klasyfikację, skierowania i działania następcze w wielu działach. Jest ono szczególnie przydatne dla instytucji, które już otrzymują skierowania za pośrednictwem kilku systemów, ale nadal polegają na ręcznej koordynacji w zakresie zarządzania ryzykiem, przekazywania spraw i widoczności spraw.
Problem: Twój zespół CARE koordynuje sytuacje kryzysowe uczniów za pomocą e-maila i arkuszy kalkulacyjnych
Specjaliści ds. studenckich znają już tę rzeczywistość. Członek kadry naukowej zgłasza niepokojące zachowanie. Doradca ds. zakwaterowania zgłasza studenta, który od kilku dni nie opuszcza swojego pokoju. Przez portal internetowy wpływa zgłoszenie dotyczące naruszenia tytułu IX. Doradca akademicki zauważa, że student przestał uczęszczać na zajęcia. Każde z tych zgłoszeń trafia do innego systemu, jest kierowane do innego biura, a zespół CARE lub BIT ma uzyskać pełny obraz sytuacji podczas cotygodniowego spotkania, które opiera się na tym, kto pamiętał o przyniesieniu swoich notatek.
Zapotrzebowanie stale rośnie. Liczba studentów szukających pomocy w kampusowych centrach pomocy wzrosła o prawie 40% w latach 2009–2015 i nadal rosła aż do pandemii. Badanie „Healthy Minds Study” z lat 2024–25 wykazało, że prawie 40% studentów doświadcza umiarkowanej lub ciężkiej depresji, a 68% twierdzi, że trudności psychiczne lub emocjonalne wpłynęły na ich wyniki w nauce. Studenci ci nie są łatwo etykietowani. Pojawiają się jako sprawy związane z zachowaniem, skargi dotyczące zakwaterowania, ostrzeżenia o zawieszeniu w prawach studenta oraz wnioski o dostosowanie warunków dla osób niepełnosprawnych, często w wielu biurach jednocześnie.
Wynik jest przewidywalny: powielone działania, w ramach których trzy biura kontaktują się z tym samym studentem, nie wiedząc, że inne już to zrobiły; utracone przekazania między działem ds. postępowania studentów a poradnią; plany interwencji, które istnieją tylko w protokołach ze spotkań; oraz brak systematycznego sposobu śledzenia, czy skierowany student faktycznie skorzystał z zasobów, do których został skierowany.
Jak Uniwersytet w Miami rozwiązał ten problem: Centrum Kariery i Rozwoju Uniwersytetu w Miami wykorzystało ClickUp do zarządzania ponad 200 wydarzeniami dla studentów rocznie, osiągając 98% powodzenia i angażując 19 107 studentów dzięki ustandaryzowanym procesom i scentralizowanemu śledzeniu.
Michael Turner, zastępca dyrektora:
ClickUp to świetne narzędzie, którego używamy, aby zachować porządek i być na bieżąco z wydarzeniami. Platforma ta stanowi dla nas repozytorium wiedzy.
ClickUp to świetne narzędzie, którego używamy, aby zachować porządek i być na bieżąco z wydarzeniami. Platforma ta stanowi dla nas repozytorium wiedzy.
Ta sama wartość ma znaczenie w zarządzaniu sprawami uczniów. Nie chodzi o zastąpienie systemów dyscyplinarnych czy doradczych, ale o stworzenie jednej widocznej warstwy operacyjnej wokół skierowań, przekazywania spraw i działań następczych. Najszybszym sposobem przetestowania tego modelu jest stworzenie działających ustawień zarządzania sprawami uczniów w ramach platformy do zarządzania projektami.
Chcesz przetestować podobny model w swoim własnym cyklu pracy CARE lub BIT? Zacznij od poniższego podpowiedzi i dostosuj ją do struktury swojego zespołu, liczby skierowań oraz wymogów zgodności.
Ta sama wartość ma znaczenie w zarządzaniu sprawami uczniów. Nie chodzi o zastąpienie systemów dyscyplinarnych czy doradczych, ale o stworzenie jednej widocznej warstwy operacyjnej wokół skierowań, przekazywania spraw i działań następczych. Najszybszym sposobem przetestowania tego modelu jest stworzenie działających ustawień zarządzania sprawami uczniów w ramach platformy do zarządzania projektami.
Chcesz przetestować podobny model w swoim własnym cyklu pracy CARE lub BIT? Zacznij od poniższego podpowiedzi i dostosuj ją do struktury swojego zespołu, liczby skierowań oraz wymogów zgodności.
Ta sama wartość ma znaczenie w zarządzaniu sprawami uczniów. Nie chodzi o zastąpienie systemów dyscyplinarnych czy doradczych, ale o stworzenie jednej widocznej warstwy operacyjnej wokół skierowań, przekazywania spraw i działań następczych. Najszybszym sposobem przetestowania tego modelu jest stworzenie działających ustawień zarządzania sprawami uczniów w ramach platformy do zarządzania projektami.
Chcesz przetestować podobny model w swoim własnym cyklu pracy CARE lub BIT? Zacznij od poniższego podpowiedzi i dostosuj ją do struktury swojego zespołu, liczby skierowań oraz wymogów zgodności.
Chcesz przetestować podobny model w swoim własnym cyklu pracy CARE lub BIT? Zacznij od poniższego podpowiedzi i dostosuj ją do struktury swojego zespołu, liczby skierowań oraz wymogów zgodności.
Podpowiedź: Stwórz swój obszar roboczy do zarządzania sprawami studentów z wykorzystaniem AI
Skopiuj tę podpowiedź, wklej ją do ClickUp Brain, aby stworzyć własnego ClickUp Super Agenta, wprowadź dane swojej instytucji, a otrzymasz zakończony obszar roboczy do zarządzania sprawami studentów, obejmujący cykle pracy związane z przyjmowaniem zgłoszeń, schematy oceny ryzyka, śledzenie skierowań oraz dokumentację wyników.
Wynikiem tego powinno być solidne wstępne opracowanie struktury operacyjnej, obejmujące hierarchię zadań, logikę klasyfikacji, cykle pracy uwzględniające uprawnienia oraz punkty kontrolne do dalszych działań. Twój zespół będzie mógł następnie dostosować je do liczby spraw, struktury uczelni oraz wymogów zgodności.
Wynikiem tego powinno być solidne wstępne opracowanie struktury operacyjnej, obejmujące hierarchię zadań, logikę klasyfikacji, cykle pracy uwzględniające uprawnienia oraz punkty kontrolne do dalszych działań. Twój zespół będzie mógł następnie dostosować je do liczby spraw, struktury uczelni oraz wymogów zgodności.
Podpowiedź:
→ Gotowy, aby stworzyć swojego pierwszego Super Agenta?
Otwórz ClickUp Brain i wklej powyższą podpowiedź, aby stworzyć niestandardowego Super Agenta dla swojego obszaru roboczego ClickUp.
Po wygenerowaniu szablonu agenta następnym krokiem jest przekształcenie go w praktyczny obszar roboczy, z którego zespół ds. zarządzania sprawami będzie mógł korzystać na co dzień.
Jak ustawić to w ClickUp (4 kroki)
Zanim skonfigurujesz swoją przestrzeń, zbierz dane dotyczące wsparcia dla uczniów, z których Twój zespół już korzysta w zakresie skierowań, notatek dotyczących spraw, wczesnych ostrzeżeń, przekazywania spraw między działami oraz raportowania zgodności. Zazwyczaj obejmują one dane identyfikacyjne uczniów, źródła skierowań, rodzaje problemów, aktualne poziomy ryzyka, przypisanych opiekunów spraw, historię wcześniejszych interwencji, miejsca skierowań oraz wszelkie wymagania dotyczące postępowania zgodnie z FERPA lub Title IX. Rozpoczęcie pracy od czystych danych wejściowych sprawia, że Twoje automatyzacje, pulpity nawigacyjne i cykle pracy związane z przekazywaniem spraw są znacznie bardziej niezawodne.
- Stwórz strukturę swojego obszaru roboczego Utwórz dedykowaną przestrzeń o nazwie „Zarządzanie sprawami studentów”. Dodaj cztery foldery z rygorystycznymi ustawieniami uprawnień od samego początku: „Sprawy aktywne” dla spraw otwartych uporządkowanych według poziomu ryzyka, „Skierowania i wczesne ostrzeżenia” dla nowych skierowań, ostrzeżeń akademickich i skierowań własnych oczekujących na przegląd, „Koordynacja międzywydziałowa” dla skierowań wysłanych do poradni, służb ds. niepełnosprawności, komisji dyscyplinarnej, Title IX i zasobów zewnętrznych oraz „Raportowanie i zgodność” dla raportów zbiorczych, śledzenia Clery, harmonogramów Title IX i podsumowań wyników spraw.
- Skonfiguruj pola niestandardowe w każdym zadaniu związanym z przypadkiem Dodaj pola niestandardowe do szablonów zadań związanych z przypadkami, aby każdy przypadek ucznia zawierał kluczowe dane potrzebne Twojemu zespołowi do konsekwentnej klasyfikacji, koordynacji i dokumentowania wsparcia. Uwzględnij pola dotyczące identyfikatora ucznia, źródła skierowania, rodzaju problemu, poziomu ryzyka, osoby zarządzającej przypadkiem, statusu udostępnienia danych zgodnie z FERPA, daty ostatniego kontaktu, wysłanych skierowań oraz statusu wyniku. Ta spójna struktura sprawia, że pulpity nawigacyjne, automatyzacje i koordynacja przypadków są znacznie bardziej niezawodne.
- Wklej podpowiedź do ClickUp Brain Otwórz ClickUp Brain w swojej nowej przestrzeni i wklej powyższą podpowiedź. Wprowadź swoje zmienne, w tym nazwę instytucji, skład zespołu, miesięczną liczbę skierowań, wymagania dotyczące zgodności oraz aktualnie używane narzędzia. Wykorzystaj wygenerowany wynik do stworzenia pierwszego szkicu cyklu pracy związanego z przyjmowaniem spraw, struktury oceny ryzyka, narzędzia do śledzenia skierowań oraz pulpitu zgodności, a następnie dostosuj go do procesu zarządzania sprawami w Twojej instytucji.
- Skonfiguruj automatyzacje do bieżącego zarządzania Utwórz automatyzacje, aby zapewnić ciągłość pracy nad sprawami uczniów bez konieczności ciągłego ręcznego monitorowania. Wykorzystaj reguły, aby powiadamiać dyżurujący personel o sytuacjach kryzysowych, eskalować ryzyko w przypadku nagromadzenia się wielu skierowań, generować zadania do wykonania po spotkaniach, oznaczać nieobecności w przypadku skierowań oraz planować przeglądy zamkniętych spraw, tak aby żaden uczeń nie został pominięty.
Utwórz dedykowaną przestrzeń o nazwie „Zarządzanie sprawami uczniów”. Dodaj cztery foldery z rygorystycznymi ustawieniami uprawnień od samego początku: „Sprawy aktywne” dla spraw otwartych uporządkowanych według poziomu ryzyka, „Skierowania i wczesne ostrzeżenia” dla nowych skierowań, ostrzeżeń akademickich i skierowań własnych oczekujących na przegląd, „Koordynacja międzywydziałowa” dla skierowań wysyłanych do poradni, służb ds. niepełnosprawności, komisji dyscyplinarnej, Title IX i zasobów zewnętrznych oraz „Raportowanie i zgodność” dla raportów zbiorczych, śledzenia Clery, osi czasu Title IX i podsumowań wyników spraw.
Dodaj pola niestandardowe do szablonów zadań związanych z przypadkami, aby każdy przypadek ucznia zawierał kluczowe dane potrzebne Twojemu zespołowi do klasyfikacji, koordynacji i spójnego dokumentowania wsparcia. Dodaj pola dotyczące identyfikatora ucznia, źródła skierowania, rodzaju problemu, poziomu ryzyka, osoby zarządzającej przypadkiem, statusu zgody FERPA, daty ostatniego kontaktu, wysłanych skierowań oraz statusu wyniku. Ta spójna struktura sprawia, że pulpity nawigacyjne, automatyzacje i koordynacja przypadków są znacznie bardziej niezawodne.
Otwórz ClickUp Brain w nowej przestrzeni i wklej powyższą podpowiedź. Wprowadź swoje zmienne, w tym nazwę instytucji, skład zespołu, miesięczną liczbę skierowań, wymagania dotyczące zgodności oraz aktualnie używane narzędzia. Wykorzystaj wygenerowany wynik do stworzenia pierwszego szkicu cyklu pracy związanego z przyjmowaniem spraw, ram oceny ryzyka, narzędzia do śledzenia skierowań oraz pulpitu zgodności, a następnie dostosuj go do procesu zarządzania sprawami w Twojej instytucji.
Stwórz automatyzacje, aby zapewnić ciągłość pracy nad sprawami uczniów bez konieczności ciągłego ręcznego monitorowania. Wykorzystaj reguły, aby powiadamiać dyżurujących pracowników o sytuacjach kryzysowych, eskalować ryzyko w przypadku nagromadzenia się wielu skierowań, generować zadania do wykonania po spotkaniach, oznaczać nieobecności w przypadku skierowań oraz planować przeglądy zamkniętych spraw, tak aby żaden uczeń nie został pominięty.
Chcesz przekształcić te cykle pracy w powtarzalny system? Stwórz swój obszar roboczy w ClickUp.
💡 Porada dla profesjonalistów: Zacznij od jednego cyklu pracy, np. rejestracji i klasyfikacji lub skierowań między działami, zanim wdrożysz system w całym obszarze CARE lub BIT. Mniejszy projekt pilotażowy pomoże Twojemu zespołowi dopracować szablony, uprawnienia i logikę eskalacji przed rozszerzeniem zakresu działania.
Zalecane pola niestandardowe dla zadań związanych z zarządzaniem sprawami uczniów
Te pola tworzą spójny rejestr działań obejmujący przyjmowanie zgłoszeń, klasyfikację, skierowania, interwencje i wyniki spraw.
| Pole | Typ | Cel |
|---|---|---|
| ID ucznia | Krótki tekst | Unikalny identyfikator ucznia |
| Źródło skierowania | Lista rozwijana | Wykładowcy, pracownicy, studenci, zgłoszenia własne, anonimowe |
| Rodzaj zgłoszenia | Lista rozwijana | Kwestie akademickie, behawioralne, zdrowie psychiczne, zachowanie, bezpieczeństwo, finanse, zakwaterowanie |
| Poziom ryzyka | Lista rozwijana | Poziom 1, Poziom 2, Poziom 3, Poziom 4, Poziom 5 |
| Kierownik ds. spraw | Ludzie | Główny członek odpowiedzialny za koordynację |
| Status zgody FERPA | Lista rozwijana | W aktach, Nie w aktach, Nie wymagane |
| Data ostatniego kontaktu | Data | Ostatni kontakt ze studentem lub biurem |
| Wysłane skierowania | Etykiety lub związki | Poradnictwo, doradztwo, postępowanie, tytuł IX, pomoc finansowa, usługi dla osób niepełnosprawnych, zasoby zewnętrzne |
| Status wyniku | Lista rozwijana | Aktywne, Monitorowane, Rozwiązane, Skierowane na zewnątrz, Wycofane |
| Poziom pilności | Lista rozwijana | Pilne/kryzysowe, wysokie, umiarkowane, niskie/informacyjne |
| Status zaangażowania | Lista rozwijana | Połączeni, Nieobecni, Usługi odrzucone, Na liście oczekujących, W trakcie realizacji |
| Status zgody | Lista rozwijana | Uzyskano zgodę ucznia, limit zgody, zgoda nie jest wymagana |
📘 Przeczytaj również: Zapoznaj się ze wszystkimi typami pól niestandardowych, aby zdecydować, które z nich najlepiej sprawdzą się w Twoim cyklu pracy przyznawania dotacji.
Przykłady podstawowej automatyzacji w zarządzaniu sprawami studentów
Po skonfigurowaniu pól niestandardowych stwórz automatyzacje, które zapewnią płynny przebieg cykli pracy związanych z segregacją, skierowaniami, interwencjami i działaniami następczymi bez konieczności powtarzania ręcznych czynności.
| Kiedy… | Następnie… |
|---|---|
| Nowe skierowanie jest oznaczone jako „Pilne/Kryzysowe” | Natychmiast powiadom personel dyżurny i służby bezpieczeństwa kampusu, a następnie przypisz sprawę do cyklu pracy związanego z sytuacjami kryzysowymi |
| Uczeń otrzymuje drugie otwarte skierowanie, podczas gdy istnieje już aktywna sprawa | Oznacz sprawę do ponownej weryfikacji pod kątem duplikatów i zwiększ priorytet oceny ryzyka |
| Skierowanie zostało wysłane, ale uczeń nie nawiązał połączenia w przewidzianym terminie | Powiadom osobę zarządzającą sprawą i utwórz zadanie dotyczące dalszych działań |
| Uczniowi przypisano poziom ryzyka 4 lub 5 | Wyzwalacz przepływu pracy dotyczący intensywnej interwencji i powiadom cały zespół reagowania |
| Nadchodzi termin kolejnej wizyty, a nie ma żadnych aktualnych danych kontaktowych | Utwórz zadanie do realizacji i przypisz je do osoby zarządzającej sprawą |
| Sprawa została oznaczona jako rozwiązana | Zaplanuj punkt kontrolny przeglądu zamknięcia sprawy i wygeneruj podpowiedź o podsumowanie wyników |
📘 Przeczytaj również: Dowiedz się, jak działają pola niestandardowe w automatyzacjach
Zakres obowiązków agenta w całym cyklu wsparcia dla studentów
Agent AI do zarządzania sprawami studentów nie jest chatbotem udzielającym studentom porad. Jest to system działający w ramach Twojego obszaru roboczego do zarządzania projektami, który przejmuje ustrukturyzowane, powtarzalne zadania koordynacyjne, które obecnie zespół CARE wykonuje ręcznie, w tym kierowanie skierowań, śledzenie interwencji, zarządzanie przekazywaniem spraw między biurami oraz dokumentowanie, czy studenci faktycznie korzystają ze wsparcia.
| Etap cyklu życia | Zadania agenta | Co zastępuje |
|---|---|---|
| Przyjmowanie spraw i klasyfikacja | Standaryzuje skierowania, przypisuje priorytety, sygnalizuje duplikaty i kieruje sprawy do odpowiedniego cyklu pracy | Łańcuchy wiadomości e-mail, rejestry w arkuszach kalkulacyjnych i niespójne notatki dotyczące przyjmowania zgłoszeń |
| Ocena ryzyka | Śledzi czynniki ryzyka, aktualizuje priorytet spraw i zapewnia wsparcie dla eskalacji według poziomu | Pamięć zespołu, ręczna ocena i domysły podczas cotygodniowych spotkań |
| Skierowania między działami | Śledź, gdzie wysłano skierowania, czy studenci nawiązali połączenia oraz jakie działania następcze są potrzebne | Nieskoordynowane przekazywanie spraw i niejasna własność między biurami |
| Śledzenie interwencji | Utrzymuje chronologiczną oś czasu działań informacyjnych, spotkań, interwencji i decyzji dotyczących spraw | Notatki zagubione w skrzynkach odbiorczych, protokołach ze spotkań lub oddzielnych dokumentach biurowych |
| Zgodność z przepisami i raportowanie | Wspiera śledzenie z uwzględnieniem uprawnień, raportowanie zbiorcze oraz zarządzanie osią czasu w związku z obowiązkami wynikającymi z ustawy Clery’ego lub tytułu IX | Oddzielne arkusze kalkulacyjne do raportowania i reaktywna kontrola zgodności |
| Wczesna reakcja na sygnały ostrzegawcze | Przekształca wzorce ostrzegawcze dotyczące wyników w nauce i zachowania w aktywne sprawy, gdy ryzyko wzrasta | Powiadomienia z jednego kanału, które nigdy nie tworzą pełnego obrazu sytuacji |
W odróżnieniu od typowych narzędzi AI, jest to ClickUp Super Agent, który działa w tym samym obszarze roboczym, w którym Twój zespół już zarządza zadaniami. Każda czynność odbywa się tam, gdzie ludzie już pracują. Bez dodatkowego logowania, bez konieczności sprawdzania oddzielnego systemu.
Chcesz zobaczyć, jak działają Super Agents w rzeczywistym środowisku ClickUp? Obejrzyj poniższy film instruktażowy, aby zobaczyć, jak w praktyce łączą się generowane przez AI cykle pracy, zadania i automatyzacje.
Warianty dla różnych typów instytucji
Powyższa podpowiedź działa we wszystkich uczelniach wyższych korzystających z ClickUp. Dostosuj podpowiedź do potrzeb swojej uczelni:
| Rodzaj instytucji | Kluczowe zmiany |
|---|---|
| Uniwersytet badawczy R1 | Użyj pełnej podpowiedzi bez zmian. Dodaj bardziej złożone struktury zespołów, większą liczbę skierowań oraz lepszą koordynację między działami doradztwa, dyscypliny, zakwaterowania i pomocy psychologicznej. |
| Uniwersytet regionalny | Zachowaj pełną strukturę zarządzania sprawami, ale uprość ścieżki skierowań do specjalistów, w których bierze udział mniej placówek. Połóż nacisk na sprawne przekazywanie spraw i umiarkowane formy raportowania. |
| Uczelnia humanistyczna | Skoncentruj się na intensywnej interwencji, koordynacji w mniejszych zespołach oraz przekazywaniu spraw wymagających uprawnień w ramach zgranego środowiska wsparcia dla studentów. |
| Szkoła wyższa typu community college | Zwróć uwagę na działania skierowane do studentów dojeżdżających, kwestie finansowe i akademickie, skierowania do podmiotów zewnętrznych oraz mniejsze zespoły pełniące wiele ról. |
| Szkoła zawodowa | Skoncentruj się na działaniach związanych z postępami w nauce, problemach z frekwencją, ewentualnych przeszkodach związanych z zakwaterowaniem lub transportem oraz usprawnionych ścieżkach skierowań. |
Zarządzaj sprawami uczniów w jednym miejscu
Zarządzanie sprawami studentów nie działa, gdy skierowania, notatki dotyczące interwencji, wczesne ostrzeżenia i przekazywanie spraw między działami są przechowywane w oddzielnych systemach bez wspólnego widoku operacyjnego. Dzięki ClickUp Brain, polom niestandardowym i automatyzacjom Twoja instytucja może przekształcić przyjmowanie spraw, klasyfikację, śledzenie skierowań i działania następcze po interwencji w jeden powtarzalny system operacyjny.
Celem nie jest zastąpienie systemu dyscyplinarnego, dokumentacji poradnictwa ani instytucjonalnych systemów ewidencyjnych. Chodzi o zmniejszenie nakładu pracy związanego z koordynacją tych procesów, poprawę widoczności całego procesu wsparcia oraz zapewnienie, że żaden student nie zostanie pominięty między działami. Zacznij od powyższego podpowiedzi, dostosuj ją do struktury swojego zespołu i wymogów zgodności, a następnie stwórz ustawienia, z których Twój zespół będzie mógł faktycznie korzystać na co dzień.
Zacznij korzystać z ClickUp za darmo.
Często zadawane pytania
Czy agent AI może przetwarzać dane uczniów chronione ustawą FERPA?
Tak, przy odpowiedniej konfiguracji. Obszar roboczy wykorzystuje uprawnienia oparte na rolach, więc tylko upoważnieni członkowie zespołu CARE widzą szczegóły spraw. ClickUp obsługuje certyfikaty SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 i ISO 42001, integrację SSO oraz szyfrowanie danych w spoczynku i podczas przesyłania. Uprawnienia na poziomie sprawy mogą ograniczać widoczność do określonych członków zespołu. Żadne dane nie są wykorzystywane do szkolenia modeli AI. Osoba odpowiedzialna za FERPA w Twojej instytucji powinna sprawdzić ustawienia uprawnień podczas konfiguracji.
Czy to zastępuje Maxient lub inne systemy zarządzania zachowaniem uczniów?
Nie. Maxient i podobne platformy to systemy rejestrujące zachowania, zaprojektowane do orzekania, nakładania sankcji i prowadzenia dokumentacji zgodności. Obszar roboczy agenta AI to warstwa koordynacyjna i cyklu pracy, w której zespół CARE dokonuje selekcji spraw, śledzi skierowania, dokumentuje interwencje i zarządza przekazywaniem spraw między działami. Wiele instytucji korzysta z obu: Maxient jako systemu rejestrującego zachowania, a ClickUp jako warstwy operacyjnej do koordynacji zarządzania sprawami.
W jaki sposób pomaga to w systemach wczesnego ostrzegania?
Agent przekształca wczesne wyzwalacze ostrzegawcze (opuszczone zajęcia, spadek ocen, obawy wykładowców) w zadania związane z zarządzaniem sprawami, gdy wzorce wskazują na podwyższone ryzyko. Zamiast wysyłania przez wykładowcę powiadomienia do jednego doradcy, system agreguje powiadomienia wraz ze zgłoszeniami dotyczącymi zachowania i innymi sygnałami, aby zapewnić zespołowi CARE całościowy widok sytuacji. Jest to to samo podejście koordynacyjne, które stosuje się w innych cyklach pracy w szkolnictwie wyższym, takich jak zapewnienie zgodności z przepisami i zarządzanie dotacjami.
A co z prywatnością uczniów, gdy w sprawę zaangażowanych jest wiele działów?
Obszar roboczy wymusza dostęp oparty na zasadzie „wiedzy niezbędnej” poprzez system uprawnień ClickUp. Osoba zarządzająca sprawą może zobaczyć pełną oś czasu sprawy. Osoba kontaktowa z centrum doradztwa widzi jedynie, że skierowano sprawę i czy student się skontaktował, a nie szczegóły dotyczące zachowania. Członek kadry, który zgłosił pierwotny alert, widzi jedynie potwierdzenie, że sprawa została przyjęta i jest rozpatrywana. Poziomy uprawnień są zgodne ze standardem uzasadnionego interesu edukacyjnego FERPA.
Czy jest to przydatne tylko dla dużych uczelni posiadających dedykowane zespoły CARE?
Nie. Największe korzyści z automatyzacji klasyfikacji i śledzenia skierowań czerpią uczelnie społeczne i małe instytucje o ograniczonej liczbie pracowników, ponieważ często mają mniej osób pełniących więcej ról. Dwuosobowe biuro ds. studenckich otrzymuje ten sam ustrukturyzowany cykl pracy, ścieżki eskalacji i ścieżkę dokumentacji, co 15-osobowy zespół CARE na uniwersytecie badawczym. System dostosowuje się do wielkości zespołu i liczby skierowań.