Liczba stanowisk administracyjnych na uczelniach wzrosła o 60% w latach 1993–2009, czyli dziesięciokrotnie szybciej niż liczba wykładowców zatrudnionych na stałe, a mimo to wydziały uniwersyteckie nadal koordynują działania za pomocą e-maila, wspólnych dysków i spotkań, co mogłoby być zadaniem. Kadra naukowa poświęca 30% tygodnia pracy na spotkania i e-mail, a nie na nauczanie czy badania. Podstawowym wyzwaniem jest to, że uniwersytety są zdecentralizowanymi organizacjami, które próbują działać w sposób skoordynowany. Agent AI wbudowany w platformę do zarządzania projektami może zautomatyzować śledzenie projektów międzywydziałowych, zarządzanie komisjami, wspólne cykle pracy decyzyjne oraz raportowanie planów strategicznych.
Poniżej znajduje się gotowa do skopiowania podpowiedź dla agenta AI, który możesz wkleić do ClickUp, aby w ciągu kilku minut stworzyć zakończony obszar roboczy do koordynacji działu. Zanim jednak z niego skorzystasz, warto przyjrzeć się lukom w koordynacji, które tego rodzaju system ma na celu wyeliminować. W przypadku większości uczelni problemem nie jest brak komisji, planów czy systemów. Chodzi o to, że decyzje, przekazywanie zadań i działania są rozproszone w zbyt wielu niepowiązanych ze sobą miejscach, przez co nikt nie jest w stanie uzyskać jasnego, pełnego obrazu sytuacji.
Kto powinien korzystać z tych ustawień koordynacji działów
To ustawienie jest przeznaczone dla pracowników biura rektora, dziekanów, kierowników wydziałów, administratorów komisji, kierowników ds. planowania strategicznego, pracowników administracji akademickiej oraz zespołów operacyjnych uczelni odpowiedzialnych za koordynację pracy między jednostkami akademickimi i administracyjnymi. Jest ono szczególnie przydatne dla instytucji, które dysponują już narzędziami do komunikacji i udostępniania plików, ale nadal polegają na ręcznej koordynacji w celu realizacji projektów, wniosków i decyzji.
Problem: Twoja uczelnia ma 47 komisji, 12 wspólnych organów zarządzających i nie ma jednego miejsca, w którym można by sprawdzić, czym się zajmują.
Jeśli koordynujesz pracę między wydziałami akademickimi i jednostkami administracyjnymi, znasz ten paradoks: uniwersytety tworzą więcej komisji, zespołów zadaniowych i grup roboczych niż jakikolwiek inny rodzaj organizacji, a jednocześnie mają najmniejsza widoczność w tym, co te grupy faktycznie osiągają. Zmiana programu nauczania wymaga zatwierdzenia przez wydział, komisję ds. programu nauczania uczelni, senat uniwersytecki, a czasem nawet biuro rektora. Zatrudnienie wykładowcy wymaga koordynacji między wydziałem, dziekanatem, działem kadr, działem budżetu, działem IT i działem technicznym. Inicjatywa dotycząca planu strategicznego angażuje wszystkie jednostki na terenie kampusu, a jej treść znajduje się w prezentacji PowerPoint, której nikt nie aktualizuje.
Badanie UCLA i MIT Press dotyczące zarządzania danymi na uniwersytetach wykazało, że jedną z największych przeszkód w skuteczności instytucjonalnej jest decentralizacja, która powoduje, że dane i praca pozostają odizolowane w poszczególnych działach. Naukowcy zauważyli, że „uniwersytety często kupują komercyjne rozwiązania jako odizolowane systemy, które nie współpracują ze sobą”, a kierownictwo uczelni „nieoczekiwanie odkryło powszechny brak myślenia o infrastrukturze”. Krótko mówiąc: systemy istnieją, ale nikt ich nie połączył.
Wynikiem tego jest powielanie pracy, wąskie gardła w procesie decyzyjnym oraz plany strategiczne, które tracą aktualność w momencie ich zatwierdzenia. Kierownicy wydziałów spędzają czas na zabieganiu o zatwierdzenia zamiast kierować swoimi programami. Pracownicy biura prorektora poświęcają czas na sporządzanie raportów zamiast realizować strategię. A członkowie komisji? Siedzą na spotkaniach, zastanawiając się, co zdecydowały inne komisje.
Jak Uniwersytet Wake Forest rozwiązał ten problem: Dział ds. absolwentów i darczyńców Uniwersytetu Wake Forest połączył rozproszone zespoły korzystające z odizolowanych platform w jeden system z raportowaniem danych w czasie rzeczywistym za pośrednictwem pulpitów nawigacyjnych ClickUp.
Morey Graham, dyrektor:
Teraz możemy współpracować w ramach jednego systemu i mieć widoczność w zakresie kluczowych danych. Dzięki temu nasze różne zespoły mogą raportować postępy, identyfikować problemy związane z obciążeniem pracą i możliwościami oraz planować w bardziej precyzyjny sposób.
Teraz możemy współpracować w ramach jednego systemu i mieć widoczność w zakresie kluczowych danych. Dzięki temu nasze różne zespoły mogą raportować postępy, identyfikować problemy związane z obciążeniem pracą i obciążeniem możliwościami oraz planować w bardziej precyzyjny sposób.
To właśnie jest szansa. Nie chodzi o zastąpienie struktur zarządzania uczelnią, ale o stworzenie jednej widocznej warstwy operacyjnej wokół pracy odbywającej się między nimi. Najszybszym sposobem przetestowania tego modelu jest stworzenie działającego systemu ustawień koordynacji działów w ramach platformy do zarządzania projektami.
To właśnie jest szansa. Nie chodzi o zastąpienie struktur zarządzania uczelnią, ale o stworzenie jednej widocznej warstwy operacyjnej wokół pracy odbywającej się między nimi. Najszybszym sposobem przetestowania tego modelu jest stworzenie działającego systemu ustawień działów w ramach platformy do zarządzania projektami.
To właśnie jest szansa. Nie chodzi o zastąpienie struktur zarządzania uczelnią, ale o stworzenie jednej widocznej warstwy operacyjnej wokół pracy odbywającej się między nimi. Najszybszym sposobem przetestowania tego modelu jest stworzenie działającego systemu ustawień działów w ramach platformy do zarządzania projektami.
Chcesz przetestować podobny model w cyklu pracy na swojej uczelni? Zacznij od poniższej podpowiedzi i dostosuj go do struktury swojego wydziału, obciążenia komisji oraz priorytetów planowania.
Chcesz przetestować podobny model w cyklu pracy koordynacyjnej na swojej uczelni? Zacznij od poniższej podpowiedzi i dostosuj ją do struktury swojego wydziału, obciążenia komisji oraz priorytetów planowania.
Podpowiedź: Stwórz obszar roboczy do koordynacji działu z wykorzystaniem AI
Skopiuj tę podpowiedź, wklej ją do ClickUp Brain, aby stworzyć własnego Super Agenta ClickUp, wprowadź dane swojej instytucji, a otrzymasz kompletną przestrzeń roboczą do koordynacji z funkcjami śledzenia projektów, zarządzania komisjami, cykli pracy związanych z zarządzaniem oraz pulpitów nawigacyjnych planów strategicznych.
Wynikiem tego powinno być solidne wstępne opracowanie struktury operacyjnej, obejmujące hierarchię zadań, ścieżki zatwierdzania, działania następcze po spotkaniach oraz punkty kontrolne raportowania postępów. Twój zespół może następnie dostosować je do struktury zarządzania, częstotliwości raportowania oraz złożoności organizacyjnej.
Wynikiem tego powinno być solidne wstępne opracowanie struktury operacyjnej, obejmujące hierarchię zadań, ścieżki zatwierdzania, działania następcze po spotkaniach oraz punkty kontrolne raportowania postępów. Twój zespół może następnie dostosować je do struktury zarządzania, częstotliwości raportowania oraz złożoności organizacji.
→ Gotowy, aby stworzyć swojego pierwszego Super Agenta?
Otwórz ClickUp Brain i wklej powyższą podpowiedź, aby stworzyć niestandardowego Super Agenta dla swojego obszaru roboczego ClickUp.
Jak ustawić to w ClickUp (4 kroki)
Krok 1: Utwórz strukturę obszaru roboczego
Utwórz dedykowaną przestrzeń o nazwie „Koordynacja uniwersytecka” z czterema folderami:
- Projekty międzywydziałowe: listy uporządkowane według rodzaju projektu (program nauczania, akredytacja, technologia, infrastruktura, rekrutacja, wydarzenia)
- Komisje i zarządzanie: listy dla każdego organu zarządzającego i komisji, wraz z podlistami dotyczącymi zarządzania spotkaniami, elementami do wykonania oraz raportami rocznymi
- Plan strategiczny: listy uporządkowane według celów strategicznych, z podlistami dla każdej inicjatywy i związanych z nią elementów
- Rekrutacja i wdrażanie nowych pracowników: listy aktywnych poszukiwań uporządkowane według działów, obejmujące etapy od zgłoszenia zapotrzebowania na pozycję do zakończenia wdrażania nowego pracownika
Krok 2: Skonfiguruj pola niestandardowe dla każdego zadania
Dodaj te pola do szablonów zadań związanych z koordynacją ( zobacz wszystkie typy pól niestandardowych ):
| Pole | Wpisz | Cel |
| Kieruj działem | Lista rozwijana | Który dział jest odpowiedzialny za ten projekt lub działanie? |
| Zaangażowane działy | Etykiety | Wszystkie działy, które muszą wziąć udział |
| Etap zarządzania | Lista rozwijana | Projekt, Wydział, Uczelnia, Senat, Prorektor, Zatwierdzone |
| Cel strategiczny | Powiązania | Powiązanie zadania z celem planu strategicznego, które zapewnia wsparcie dla tego celu |
| Komisja | Lista rozwijana | Do jakiego komitetu lub organu zarządzającego to należy |
| Status decyzji | Lista rozwijana | Oczekujące, Zatwierdzone, Zwrócone, Odłożone, Wycofane |
| Standard akredytacji | Krótki tekst | Odpowiada konkretnym wymaganiom akredytacyjnym |
| Status postępu | Lista rozwijana | Na dobrej drodze, Zagrożone, Opóźnione, Zakończone |
Krok 3: Wklej podpowiedź do ClickUp Brain
Otwórz ClickUp Brain w swojej nowej przestrzeni i wklej powyższą podpowiedź. Wprowadź swoje zmienne (nazwa instytucji, liczba działów, liczba komisji, aktualne narzędzia, struktura planu strategicznego). Brain tworzy śledzenie projektów, zarządzanie komisjami, cykle pracy związane z zarządzaniem oraz pulpity nawigacyjne planu strategicznego w postaci zadań i podzadań, z których możesz korzystać od razu. (Jesteś nowy w Super Agents? Zobacz, jak krok po kroku stworzyć swój pierwszy projekt. )
Krok 4: Skonfiguruj automatyzacje do bieżącego zarządzania
Skonfiguruj te podstawowe automatyzacje, aby system działał samodzielnie ( dowiedz się, jak działają pola niestandardowe w automatyzacjach ):
| Kiedy… | Następnie… |
| Wniosek dotyczący zarządzania pozostaje na dowolnym etapie przez ponad 21 dni | Powiadom przewodniczącego komisji i sponsora wniosku, oznacz jako „zagrożone” na pulpicie nawigacyjnym prorektora |
| Spotkanie komisji odbędzie się za 3 dni robocze | Automatycznie generuj porządek obrad na podstawie zgłoszonych elementów, przeprowadź dystrybucję do członków i dołączaj odpowiednie załączniki |
| Element realizacji zadania wynikającego z spotkania komisji już minął | Przekaż sprawę przewodniczącemu komisji, automatycznie przenieś do porządku obrad następnego spotkania |
| Status inicjatywy planu strategicznego zmienia się na „Opóźniony” | Powiadom kierownika inicjatywy i wiceprezesa działu, utwórz zadanie dotyczące planu naprawczego |
| Na etapie cyklu pracy rekrutacyjnej nie odnotowano żadnej aktywności przez 10 dni roboczych | Powiadom przewodniczącego komisji rekrutacyjnej i kierownika działu, zaznacz wąskie gardło na pulpicie HR |
Zakres obowiązków agenta w całym cyklu koordynacji
Agent AI do koordynacji działów nie jest narzędziem do planowania spotkań. To system działający w ramach Twojego obszaru roboczego do zarządzania projektami, który zapewnia element spajający, którego brakuje zdecentralizowanym uczelniom: widoczność międzydziałową, śledzenie decyzji, zarządzanie cyklami pracy administracyjnej oraz strategiczną odpowiedzialność. Decyzje nadal są podejmowane przez ludzi w salach komisji. Agent dba o to, by decyzje te były śledzone, przypisywane i realizowane.
| Etap cyklu życia | Czym zajmuje się agent | Co zastępuje |
| Rozpoczęcie projektu | Tworzy międzydziałowe struktury projektów z uwzględnieniem zaangażowanych działów, osi czasu, etapów zatwierdzania i map zależności | Wątki e-mailowe z pytaniami „kto nad tym pracuje?” i „na jakim etapie jesteśmy?” |
| Działalność komisji | Zarządza cyklami spotkań od sporządzenia porządku obrad po śledzenie elementów do wykonania, rejestruje każdą decyzję wraz z uzasadnieniem i osobami odpowiedzialnymi | Protokoły przechowywane w załącznikach do wiadomości e-mail i elementy do wykonania, których nikt nie śledzi |
| Cykly pracy związane z zarządzaniem | Śledzi wnioski na każdym etapie procesu decyzyjnego, zapewnia zgodność kalendarza z harmonogramem spotkań oraz sygnalizuje wnioski, których rozpatrzenie utknęło w martwym punkcie | Propozycje, których realizacja trwa 18 miesięcy, ponieważ nie dotrzymano terminu ustalonego w porządku obrad |
| Planowanie strategiczne | Utrzymuje hierarchię cel-inicjatywa-działanie dzięki śledzeniu postępów, pulpitom KPI oraz raportowaniu opisowemu opracowywanemu przez liderów inicjatyw | Plany strategiczne w segregatorach, których nikt nie aktualizuje aż do kolejnej wizyty akredytacyjnej |
| Rekrutacja | Koordynuje cykl pracy między działami, od zgłoszenia pozycji po wdrożenie nowego pracownika, prowadzi śledzenie wąskich gardła i egzekwuje kroki zgodności | Oś czasu rekrutacji, która ciągnie się miesiącami, bo nikt nie wiedział, kto na kogo czeka |
| Akredytacja | Odzwierciedla postępy w realizacji planu strategicznego i decyzje dotyczące zarządzania w odniesieniu do standardów akredytacyjnych oraz na bieżąco gromadzi portfolio dowodów | Panika związana z akredytacją: 18 miesięcy gorączkowych przygotowań w celu śledzenia dowodów, które należało gromadzić od samego początku |
Chcesz zobaczyć, jak działają Super Agents w rzeczywistym środowisku ClickUp? Obejrzyj poniższy film instruktażowy, aby zobaczyć, jak w praktyce łączą się generowane przez AI cykle pracy, zadania i automatyzacje.
Warianty dla różnych typów instytucji
Powyższa podpowiedź działa we wszystkich uczelniach wyższych korzystających z ClickUp. Dostosuj podpowiedź do potrzeb swojej uczelni:
| Rodzaj instytucji | Kluczowe zmiany |
| Uniwersytet badawczy R1 (ponad 50 wydziałów) | Użyj pełnej podpowiedzi bez zmian. Dodaj koordynację ośrodków badawczych i zarządzanie instytutami interdyscyplinarnymi. Rozszerz śledzenie zarządzania dla wielu podkomisji senackich. Zintegruj z zarządzaniem grantami dla międzywydziałowych projektów badawczych. Przewiduj ponad 30 aktywnych komisji. |
| Uniwersytet R2 (20–50 wydziałów) | Uprość śledzenie działań związanych z zarządzaniem w senacie, komisji ds. programu nauczania oraz 3–5 komisjach stałych. Ogranicz rodzaje projektów do najczęściej występujących (program nauczania, rekrutacja, akredytacja). Dodaj bardziej rozbudowane widoki pulpitu nawigacyjnego na poziomie dziekanów. |
| Uczelnia głównie studiów licencjackich (10–20 wydziałów) | Połóż nacisk na zarządzanie pracą komisji wydziałowych, ponieważ wykładowcy zasiadają w większej liczbie komisji w stosunku do ich liczby. Uprość śledzenie planu strategicznego do 3–5 celów. Dodaj śledzenie reprezentacji studentów w komisjach w ramach wspólnego zarządzania. |
| Szkoła średnia (5–15 działów) | Skoncentruj się na koordynacji przeglądu programów i zarządzaniu radą doradczą ds. kadr. Zastąp zarządzanie zorientowane na badania cyklami pracy związanymi z opracowywaniem programów i umowami o transferze. Dostosuj się do stanowych wymogów dotyczących raportowania. |
| Szkoła zawodowa (3–10 działów) | Skoncentruj się na koordynacji pracy branżowej rady doradczej oraz cyklach pracy związanych z akredytacją programów. Uprość zarządzanie, tworząc jedną komisję ds. programu nauczania i strukturę doradczą. Dodaj śledzenie zaangażowania pracodawców jako wskaźnik KPI planu strategicznego. Koordynuj działania z działem kariery w celu raportowania wyników. |
Koordynacja działów w jednym miejscu
Koordynacja między działami zawodzi, gdy projekty, decyzje komisji, zatwierdzenia zarządu, aktualizacje planów strategicznych i cykle pracy rekrutacyjne funkcjonują w oddzielnych systemach bez wspólnego widoku operacyjnego. Dzięki ClickUp Brain, polom niestandardowym i automatyzacjom Twoja instytucja może przekształcić koordynację między działami w jeden powtarzalny system, który zapewnia liderom widoczność, zmniejsza wąskie gardła i zapobiega zanikaniu decyzji po zakończeniu spotkania.
Celem nie jest zastąpienie systemów dokumentacji, narzędzi komunikacyjnych ani platform zarządzania. Chodzi o zmniejszenie nakładu pracy związanego z koordynacją, poprawę widoczności w zakresie przekazywania zadań i zatwierdzania oraz pomoc działom w realizacji zadań bez konieczności przeszukiwania archiwów wiadomości e-mail. Zacznij od powyższego podpowiedzi, dostosuj ją do swojej struktury zarządzania i liczby działów, a następnie stwórz ustawienia, z których Twoja instytucja będzie mogła faktycznie korzystać w każdym semestrze. Zacznij korzystać z ClickUp za darmo.
Często zadawane pytania
Czy AI naprawdę może pomóc w wspólnym zarządzaniu, nie naruszając autonomii kadry naukowej?
Agenci AI nie podejmują decyzji dotyczących zarządzania. Zarządzają oni logistyką zarządzania: prowadzą śledzenie, na jakim etapie procesu zatwierdzania znajdują się wnioski, sporządzają porządki obrad, rejestrują decyzje i monitorują realizację zadań. Kadra naukowa nadal obraduje, głosuje i podejmuje decyzje. Agent po prostu dba o to, aby wnioski nie zaginęły między spotkaniami komisji oraz aby decyzje były dokumentowane i wdrażane.
Jak sprawić, by 47 różnych działów korzystało z tego samego systemu?
Zacznij od jednego, dobrze widocznego cyklu pracy, który dotyczy wszystkich, np. procesu rekrutacji lub zatwierdzania programów nauczania. Gdy kierownicy działów zauważą, że nowy system zmniejsza liczbę wiadomości e-mail i pozwala na śledzenie statusu ich wniosków, szybko go przyjmą. Studium przypadku Wake Forest pokazuje ten schemat: zjednoczyli rozproszone zespoły, zapewniając widoczność w kluczowych danych, które wcześniej nie były dostępne.
A co z bezpieczeństwem danych dotyczących personelu i dokumentacji związanej z zarządzaniem?
ClickUp posiada certyfikaty SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 i ISO 42001 oraz oferuje wsparcie dla SSO, uprawnień opartych na rolach oraz szyfrowania danych w spoczynku i podczas przesyłania. Uprawnienia na poziomie folderów i list gwarantują, że komisje rekrutacyjne widzą tylko swoje wyszukiwania, a działania kadrowe są widoczne wyłącznie dla upoważnionych administratorów. Żadne dane nie są wykorzystywane do szkolenia modeli AI. Szczegółowe informacje znajdują się na stronie poświęconej bezpieczeństwu.
Czym różni się to od SharePoint lub Teams?
SharePoint i Teams to platformy służące do komunikacji i przechowywania dokumentów. Doskonale sprawdzają się w udostępnianiu plików i czacie. ClickUp z agentem AI dodaje warstwę cyklu pracy: przydzielanie zadań, śledzenie terminów, trasy zatwierdzania, pulpity statusowe oraz reguły automatyzacji, które zapewniają rzeczywisty postęp prac. Przechowywanie dokumentu to nie to samo, co śledzenie, czy ktoś podjął na jego podstawie jakieś działania.
Czy to rozwiązanie może współpracować z naszym obecnym systemem zarządzania?
Tak. Jeśli korzystasz już z platformy do zarządzania w celu składania wniosków lub głosowania, obszar roboczy agenta AI zarządza wszystkim, co się z tym wiąże: przygotowaniami przed spotkaniem, śledzeniem działań po spotkaniu, zarządzaniem zależnościami między komisjami oraz integracją planów strategicznych. Oba systemy służą różnym celom i wzajemnie się uzupełniają.