Od 2010 roku amerykańskie uczelnie wyższe straciły 2,7 miliona studentów, a prognozy wskazują, że do 2041 roku liczba absolwentów szkół średnich spadnie o kolejne 13% w wyniku gwałtownego załamania demograficznego. Dział rekrutacji nadal zarządza procesem od zgłoszenia do przyjęcia, korzystając z rozproszonych systemów CRM, arkuszy kalkulacyjnych i wątków e-mailowych. Agent AI wbudowany w platformę do zarządzania projektami może zautomatyzować przetwarzanie wniosków, śledzenie wyników, kampanie komunikacyjne, ocenę przeniesienia punktów oraz koordynację między działami od pierwszego zapytania aż do dnia wprowadzenia się. Poniżej znajduje się gotowa do skopiowania podpowiedź agenta AI, którą można wkleić do ClickUp, aby w ciągu kilku minut stworzyć zakończony obszar roboczy do obsługi rekrutacji.
Poniżej znajduje się gotowy do użycia szablon polecenia dla agenta AI, który można wkleić do ClickUp, aby w ciągu kilku minut stworzyć zakończony obszar roboczy do obsługi rekrutacji. Zanim jednak z niego skorzystasz, warto przyjrzeć się problemom koordynacyjnym, które tego typu system ma rozwiązać. Dla większości zespołów rekrutacyjnych problemem nie jest brak narzędzi. Chodzi o to, że proces rekrutacyjny obejmuje zbyt wiele systemów i zbyt wiele biur, by ktokolwiek mógł uzyskać jasny obraz całości – od złożenia zapytania aż po dzień wprowadzenia się.
Dla kogo przeznaczone są ustawienia operacji związanych z rejestracją
To ustawienie jest przeznaczone dla zespołów ds. rekrutacji, kierowników działów rekrutacji, pracowników działów pomocy finansowej, właścicieli systemów CRM, koordynatorów ds. przeniesień, zespołów ds. orientacji oraz międzyfunkcyjnych menedżerów ds. rekrutacji odpowiedzialnych za proces przechodzenia studentów od pierwszego zapytania do statusu osoby przyjętej. Jest ono szczególnie przydatne dla uczelni, które dysponują już systemami CRM i SIS, ale nadal polegają na ręcznej koordynacji w zakresie zarządzania przekazywaniem spraw, terminami oraz wsparciem w zakresie wskaźników rekrutacyjnych między poszczególnymi działami.
Problem: Twój zespół ds. rekrutacji zarządza kurczącym się lejkiem rekrutacyjnym przy użyciu tych samych narzędzi, z których korzystał, gdy lejki były coraz większe
Jeśli zajmujesz się rekrutacją, statystyki nie są po twojej stronie. Nastąpił już tak zwany „klif rekrutacyjny”: w latach 2010–2021 uczelnie odnotowały łącznie 15-procentowy spadek liczby przyjęć, a organizacja WICHE prognozuje, że do 2041 r. w 38 stanach liczba absolwentów szkół średnich będzie nadal spadać. Średni wskaźnik rekrutacji na czteroletnich uczelniach spadł do około 33,7%, co oznacza, że dwóch na trzech przyjętych studentów zapisuje się gdzie indziej.
Jednak większość biur rekrutacyjnych nadal korzysta z tych samych, rozproszonych narzędzi: systemu CRM do obsługi zapytań, oddzielnego systemu SIS do przetwarzania wniosków, arkuszy kalkulacyjnych do modelowania wskaźników rekrutacyjnych, e-maila do koordynacji międzydziałowej z działami pomocy finansowej, zakwaterowania i orientacji, a także ręcznego przekazywania spraw na każdym etapie procesu rekrutacyjnego. Gdy potencjalny student przechodzi od etapu zapytania, przez złożenie wniosku, przyjęcie, wpłatę kaucji, aż po zapisanie się na studia, dane są wprowadzane wielokrotnie, pojawiają się luki w komunikacji, a żaden pojedynczy system nie daje pełnego obrazu sytuacji.
Stawka jest wyższa niż kiedykolwiek. Każdy punkt procentowy wzrostu wydajności może oznaczać miliony przychodów z czesnego. Każdy pominięty punkt kontaktu w procesie komunikacji może sprawić, że student wybierze konkurencję. A każdy dzień opóźnienia w ocenie punktów transferowych może kosztować utratę szansy na przyjęcie.
Jak poradziła sobie z tym Uniwersytet Wake Forest: Uniwersytet Wake Forest połączył zespoły korzystające z odizolowanych platform w jeden system za pomocą pulpitów nawigacyjnych ClickUp, zapewniając w ten sposób raportowanie danych w czasie rzeczywistym oraz koordynację działań między działami.
Morey Graham, dyrektor ds. projektu ds. absolwentów i darczyńców:
Obecnie możemy współpracować w ramach jednego systemu i mieć widoczność w zakresie kluczowych danych. Dzięki temu nasze różne zespoły mogą na bieżąco informować o postępach, identyfikować problemy związane z obciążeniem pracą i dostępnością zasobów oraz planować działania w sposób bardziej precyzyjny.
Właśnie w tym tkwi szansa. Nie chodzi o wymianę podstawowych systemów rejestracji, ale o stworzenie jednej przejrzystej warstwy operacyjnej, która będzie koordynować przepływ danych między nimi. Najszybszym sposobem na przetestowanie tego modelu jest stworzenie działających ustawień operacyjnych do rejestracji w ramach platformy do zarządzania projektami.
Chcesz wypróbować podobny model w swojej placówce? Zacznij od poniższej podpowiedzi i dostosuj go do celów swojej klasy, grup uczniów oraz newralgicznych punktów w cyklu pracy.
Jak poradziła sobie z tym Uniwersytet Wake Forest: Uniwersytet Wake Forest połączył zespoły korzystające z odizolowanych platform w jeden system za pomocą pulpitów nawigacyjnych ClickUp, zapewniając w ten sposób raportowanie danych w czasie rzeczywistym oraz koordynację działań między działami.
Morey Graham, dyrektor ds. projektu ds. absolwentów i darczyńców:
Obecnie możemy współpracować w ramach jednego systemu i mieć widoczność w zakresie kluczowych danych. Dzięki temu nasze różne zespoły mogą na bieżąco raportować postępy, identyfikować problemy związane z obciążeniem pracą i dostępnością zasobów oraz planować działania w sposób bardziej precyzyjny.
Obecnie możemy współpracować w ramach jednego systemu i mieć widoczność w zakresie kluczowych danych. Dzięki temu nasze różne zespoły mogą na bieżąco raportować postępy, identyfikować problemy związane z obciążeniem pracą i dostępnością zasobów oraz planować działania w sposób bardziej precyzyjny.
Właśnie w tym tkwi szansa. Nie chodzi o wymianę podstawowych systemów rejestracji, ale o stworzenie jednej widocznej warstwy operacyjnej, która będzie koordynować przepływ danych między nimi. Najszybszym sposobem na przetestowanie tego modelu jest stworzenie działających ustawień operacyjnych do rejestracji w ramach platformy do zarządzania projektami.
Chcesz wypróbować podobny model w swojej placówce? Zacznij od poniższej podpowiedzi i dostosuj go do celów swojej klasy, grup uczniów oraz newralgicznych punktów w cyklu pracy.
Właśnie w tym tkwi szansa. Nie chodzi o wymianę podstawowych systemów rejestracji, ale o stworzenie jednej przejrzystej warstwy operacyjnej, która będzie koordynować przepływ danych między nimi. Najszybszym sposobem na przetestowanie tego modelu jest stworzenie działających ustawień operacyjnych do rejestracji w ramach platformy do zarządzania projektami.
Chcesz wypróbować podobny model w swojej placówce? Zacznij od poniższej podpowiedzi i dostosuj go do celów swojej klasy, grup uczniów oraz newralgicznych punktów w cyklu pracy.
Chcesz wypróbować podobny model w swojej placówce? Zacznij od poniższej podpowiedzi i dostosuj go do celów swojej klasy, grup uczniów oraz newralgicznych punktów w cyklu pracy.
Podpowiedź: Stwórz swoje środowisko pracy do obsługi rekrutacji z wykorzystaniem AI
Skopiuj tę podpowiedź, wklej ją do ClickUp Brain, aby stworzyć własnego „Super Agenta” ClickUp, wprowadź dane swojej instytucji, a otrzymasz kompletny obszar roboczy do obsługi rekrutacji, obejmujący śledzenie procesu rekrutacyjnego, cykle pracy komunikacyjnej, reguły automatyzacji i wiele innych funkcji.
Wynikiem tego działania powinien być solidny wstępny projekt struktury operacyjnej, obejmujący cykle pracy, punkty kontrolne przekazywania zadań, logikę terminów oraz widoczność między zespołami. Następnie pracownicy mogą dostosować ten projekt do wielkości rekrutacji, strategii lejka rekrutacyjnego oraz ograniczeń organizacyjnych.
Wynikiem tego działania powinien być solidny wstępny projekt struktury operacyjnej, obejmujący cykle pracy, punkty kontrolne przekazywania zadań, logikę terminów oraz widoczność między zespołami. Następnie pracownicy mogą dostosować ten projekt do wielkości rekrutacji, strategii lejka rekrutacyjnego oraz ograniczeń organizacyjnych.
Podpowiedź:
→ Gotowy, by stworzyć swojego pierwszego Super Agenta?
Otwórz ClickUp Brain i wklej powyższą podpowiedź, aby stworzyć niestandardowego Super Agenta dla swojego obszaru roboczego.
Jak to ustawić w ClickUp (4 kroki)
Krok 1: Utwórz strukturę obszaru roboczego
Utwórz specjalną przestrzeń o nazwie „Operacje rekrutacyjne” zawierającą pięć folderów:
- Proces rekrutacyjny: listy uporządkowane według etapów procesu (osoby zainteresowane, zapytania, kandydaci, przyjęci, wpłacający kaucję, zapisani) lub według roku akademickiego
- Kampanie komunikacyjne: listy dla poszczególnych etapów kampanii (wspieranie zainteresowanych, finalizacja zgłoszeń, zwiększanie liczby przyjętych, zapobieganie rezygnacjom) wraz z zadaniami dla poszczególnych punktów kontaktu
- Koordynacja pomocy finansowej: listy dotyczące rozpatrywania wniosków FAFSA, ustalania pakietów pomocy finansowej, odwołań oraz zarządzania stypendiami
- Przeniesienie punktów i ocena zaliczeń: listy spraw oczekujących na ocenę, umowy o uznawaniu zaliczeń oraz zakończone oceny
- Wprowadzenie i wdrożenie: listy do zarządzania sesjami, listy kontrolne przed rejestracją oraz koordynacja zadań między działami
Krok 2: Skonfiguruj pola niestandardowe dla każdego zadania związanego z rejestracją
Dodaj te pola do szablonów zadań związanych z rekrutacją, aby każdy potencjalny kandydat i każdy proces miały swoje kluczowe dane ( zobacz wszystkie typy pól niestandardowych ):
| Pole | Typ | Cel |
| Etap lejka | Lista rozwijana | Osoba zainteresowana, osoba składająca zapytanie, kandydat, przyjęty, wpłacający kaucję, zapisany |
| Źródło: studenci | Lista rozwijana | Wizyta w szkole średniej, Targi uczelni wyższych, Kanały cyfrowe, Polecenia, Przeniesienie |
| Zainteresowania naukowe | Lista rozwijana | Planowany kierunek studiów lub program |
| Status pobytu | Lista rozwijana | W stanie, poza stanem, zagraniczne |
| Status pomocy finansowej | Lista rozwijana | Brak wniosku FAFSA, wniosek FAFSA otrzymano, zweryfikowano, przygotowano pakiet, przyznano pomoc |
| Ryzyko związane z rentownością | Lista rozwijana | Niski, średni, wysoki (na podstawie sygnałów zaangażowania) |
| Cena netto | Waluta | Całkowity koszt pomniejszony o wszelką pomoc |
| Termin wpłaty | Data | Termin, w którym student musi wpłacić zaliczkę |
Krok 3: Wklej podpowiedź do ClickUp Brain
Otwórz ClickUp Brain w nowej przestrzeni i wklej powyższą podpowiedź. Wprowadź swoje dane (nazwa instytucji, cel liczba osób w grupie, liczba zgłoszeń, wskaźnik skuteczności, liczba pracowników). Brain stworzy strukturę procesu, cykle pracy oraz reguły automatyzacji w postaci zadań i podzadań, z których możesz skorzystać od razu. (Nie znasz jeszcze funkcji Super Agents? Zobacz, jak krok po kroku stworzyć swój pierwszy projekt.)
Krok 4: Skonfiguruj automatyzacje do bieżącego zarządzania
Skonfiguruj te podstawowe automatyzacje tak, aby system działał samodzielnie ( dowiedz się, jak działają pola niestandardowe w automatyzacjach ):
| Kiedy… | A potem… |
| Utworzono nowe zapytanie | Uruchom sekwencję działań mających na celu nawiązanie kontaktu, przydziel ją doradcy regionalnemu |
| Status wniosku zmienia się na „Zakończone” | Wyzwalacz zadania związane z weryfikacją wniosków, powiadomić komisję rekrutacyjną |
| Przyjęty student nie wpłacił kaucji w ciągu 14 dni | Zmień ryzyko dotyczące plonów na „Wysokie”, aby uruchomić wyzwalacz indywidualnej pomocy ze strony doradcy |
| Student, który wpłacił zaliczkę, nie zapisał się na spotkanie orientacyjne w wyznaczonym terminie | Utwórz zadanie następcze, powiadom koordynatora ds. rekrutacji |
| Ocena punktów za przeniesione przedmioty przekracza 5-dniowy termin realizacji | Przekazać sprawę kierownikowi wydziału, zaznaczyć w pulpicie procesu przeniesień |
Zakres usług agenta w całym cyklu rekrutacyjnym
Agent AI do obsługi rekrutacji nie jest chatbotem, który odpowiada na pytania potencjalnych studentów. Jest to system działający w ramach środowiska do zarządzania projektami, który wykonuje ustrukturyzowane, powtarzalne zadania, które obecnie zespół rekrutacyjny realizuje ręcznie: przepuszczanie potencjalnych studentów przez kolejne etapy procesu rekrutacyjnego, uruchamianie komunikatów, koordynacja działań między działami oraz identyfikowanie studentów zagrożonych rezygnacją, zanim zrezygnują.
| Etap cyklu życia | Czym zajmuje się agent | Co zastępuje |
| Rekrutacja | Śledzi źródła potencjalnych klientów, zarządza przydziałami terytorialnymi oraz monitoruje liczbę zapytań w odniesieniu do celów wyznaczonych dla poszczególnych regionów i programów | Zarządzanie obszarami oparte na arkuszach kalkulacyjnych oraz ręczne śledzenie źródeł |
| Rozpatrywanie wniosków | Przeprowadza wnioski przez kolejne etapy rozpatrywania, sygnalizuje brakujące dokumenty, wyznacza osoby odpowiedzialne za rozpatrzenie wniosków oraz śledzi status decyzji | Rozwiązania zastępcze w zakresie CRM oraz koordynacja pracy recenzentów za pośrednictwem e-maila |
| Zarządzanie wydajnością | Monitoruje oprocentowanie depozytów w poszczególnych segmentach, uruchamia eskalację działań w przypadku osób, które nie złożyły depozytu, oraz sygnalizuje wskaźniki ryzyka związanego z rentownością | Cotygodniowe raporty dotyczące wydajności tworzone ręcznie na podstawie danych wyeksportowanych z systemu SIS |
| Koordynacja pomocy finansowej | Śledzi status przetwarzania wniosków FAFSA, zarządza cyklami pracy odwoławczej oraz zapewnia działom rekrutacyjnym widoczność w harmonogramach przyznawania pomocy finansowej | Wymiana wiadomości e-mailowych dotyczących statusu sprawy między działem rekrutacji a działem pomocy finansowej |
| Ocena transferu | Zarządza procesem oceny wyników w nauce wraz ze śledzeniem terminów realizacji, połączonymi odnośnikami do umów o uznawaniu punktów oraz eskalacją zaległych ocen | Papierowe rejestry ocen oraz ręczne działania informacyjne prowadzone przez dany dział |
| Wdrożenie | Koordynuje zadania poprzedzające rekrutację w działach ds. zakwaterowania, rejestracji, IT, gastronomii i opieki zdrowotnej, wraz z śledzeniem ich realizacji | Oddzielne listy kontrolne poszczególnych wydziałów bez ujednoliconego widoku dla studentów |
Chcesz zobaczyć, jak działają Super Agents w rzeczywistym środowisku ClickUp? Obejrzyj poniższy film instruktażowy, aby przekonać się, jak w praktyce współdziałają generowane przez sztuczną inteligencję cykle pracy, zadania i automatyzacje.
Warianty dla różnych rodzajów instytucji
Powyższa podpowiedź działa we wszystkich uczelniach wyższych korzystających z ClickUp. Dostosuj ją do potrzeb swojej uczelni:
| Rodzaj instytucji | Najważniejsze zmiany |
| Uniwersytet badawczy kategorii R1 (ponad 20 000 zgłoszeń) | Dodaj cykle pracy rekrutacyjnej dla studiów magisterskich i podyplomowych. Uwzględnij w systemie pomocy finansowej śledzenie stypendiów naukowych i asystentur. Dodaj cykle pracy związane z rozpatrywaniem formularzy I-20 dla studentów zagranicznych. Dostosuj kampanie komunikacyjne do poszczególnych wydziałów/szkół. |
| Uniwersytet z kategorii R2 (5 000–20 000 zgłoszeń) | Skup się na ścieżkach rekrutacyjnych dla studentów studiów licencjackich i magisterskich. Dodaj pulpity nawigacyjne dotyczące regionalnych obszarów rekrutacyjnych. Uwzględnij programy podwójnej rejestracji i wczesnej edukacji wyższej jako źródła potencjalnych kandydatów. |
| Uczelnia oferująca głównie studia licencjackie (1 000–5 000 zgłoszeń) | Należy położyć większy nacisk na zarządzanie wskaźnikiem rekrutacyjnym w przypadku mniejszej puli kandydatów. Należy uwzględnić planowanie i śledzenie wizyt na kampusie jako czynnik pozwalający przewidywać wskaźnik rekrutacyjny. Należy uwzględnić koordynację rekrutacji sportowej. Należy uprościć proces do jednej ścieżki rekrutacyjnej na studia licencjackie. |
| Szkoła wyższa typu community college (bez ograniczeń w przyjęciu) | Zastąpić proces selekcji kandydatów procesem rejestracji. Skoncentrować się na wskaźnikach wypełniania formularzy FAFSA oraz na przygotowywaniu pakietów pomocy finansowej. Wprowadzić śledzenie zapisów na programy niepunktowane i programy przygotowujące do rynku pracy. Położyć nacisk na proces wdrażania nowych studentów ukierunkowany na utrzymanie ich w szkole. |
| Szkoła zawodowa (rekrutacja ciągła) | Należy skupić się na zarządzaniu grupami według daty rozpoczęcia, a nie na cyklach rocznych. Należy wprowadzić śledzenie współpracy z pracodawcami w zakresie pośrednictwa pracy. Należy uwzględnić koordynację świadczeń dla weteranów oraz funduszy na rozwój kadr. Należy monitorować uprawnienia do przystąpienia do egzaminów licencyjnych jako warunek wstępny rekrutacji. |
Zarządzaj procesami rekrutacyjnymi w jednym miejscu
Procesy rekrutacyjne ulegają zakłóceniom, gdy śledzenie potencjalnych studentów, komunikacja, koordynacja pomocy finansowej, ocena przeniesień oraz zadania związane z wdrażaniem nowych studentów są realizowane w oddzielnych systemach, które nie zapewniają wspólnego widoku operacyjnego. Dzięki ClickUp Brain, polom niestandardowym i automatyzacjom Twoja uczelnia może przekształcić procesy rekrutacyjne w jeden powtarzalny system, który zapewnia wsparcie dla szybszych działań następczych, płynniejszego przekazywania zadań, lepszej widoczności wyników rekrutacji oraz skuteczniejszego zakończenia procesów przedrekrutacyjnych.
Celem nie jest zastąpienie systemów CRM, SIS ani systemów pomocy finansowej. Chodzi o ograniczenie nakładu pracy związanego z ich koordynacją, poprawę widoczności w całym procesie rekrutacji oraz ułatwienie zespołowi szybszego reagowania na sygnały mające wpływ na kształtowanie się grup i spadek liczby zapisów. Zacznij od powyższej podpowiedzi, dostosuj ją do skali rekrutacji i wyzwań, z jakimi się borykasz, a następnie stwórz ustawienia, z których Twój zespół będzie mógł faktycznie korzystać w każdym cyklu. Zacznij korzystać z ClickUp za darmo.
Najczęściej zadawane pytania
Czy AI może rzeczywiście poprawić plony?
System nie przewiduje, którzy studenci zdecydują się na zapisanie. Zapewnia natomiast, że każdy przyjęty student otrzyma na czas spersonalizowane informacje i że nikt nie zostanie pominięty. Dzięki automatyzacji sekwencji komunikacyjnych, sygnalizowaniu braku aktywności w związku z wpłatą kaucji oraz zapewnieniu doradcom widoczności w czasie rzeczywistym w sygnały dotyczące zaangażowania studentów, system pomaga Twojemu zespołowi skoncentrować wysiłek tam, gdzie jest to najważniejsze. Nawet niewielki wzrost wskaźnika rekrutacji – rzędu 1–2 punktów procentowych – może przełożyć się na znaczne przychody w szerszej perspektywie.
Czy to rozwiązanie zastąpi nasze systemy CRM do zarządzania rekrutacją, takie jak Slate czy TargetX?
Nie. System CRM służy do przechowywania danych potencjalnych studentów, szczegółów wniosków oraz historii korespondencji. ClickUp to narzędzie operacyjne, w którym Twój zespół koordynuje działania międzydziałowe: przekazywanie spraw dotyczących pomocy finansowej, ocenę punktów przeniesionych, planowanie spotkań orientacyjnych oraz wewnętrzne cykle pracy obejmujące wiele biur. Oba narzędzia służą innym celom i najlepiej sprawdzają się w połączeniu.
A co z bezpieczeństwem danych dotyczących dokumentacji uczniów i zgodnością z ustawą FERPA?
ClickUp posiada certyfikaty SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 oraz ISO 42001 i oferuje wsparcie dla SSO, uprawnień opartych na rolach oraz szyfrowania danych w spoczynku i podczas przesyłania. Dostęp do zadań związanych z rekrutacją można ograniczyć w zależności od roli, dzięki czemu doradcy widzą swoje obszary działania, a pracownicy działu pomocy finansowej mają wgląd w cykle pracy związane z pakietami pomocy finansowej. Żadne dane nie są wykorzystywane do szkolenia modeli AI.
Czy jest to przydatne dla uczelni publicznych stosujących zasadę otwartej rekrutacji?
Oczywiście. Uczelnie stosujące zasadę otwartej rekrutacji nadal borykają się ze złożonymi procedurami rekrutacyjnymi: śledzeniem wypełniania formularzy FAFSA, koordynacją testów kwalifikacyjnych, zarządzaniem spotkaniami orientacyjnymi oraz rejestracją na programy niepunktowane. Nasze narzędzie automatyzuje operacyjną stronę procesu rekrutacji, niezależnie od tego, czy stosujesz selektywny proces rekrutacyjny. Dzięki zmiennym podpowiedziom możesz pominąć etap selekcji i skupić się na rejestracji oraz wdrażaniu nowych studentów.
Jakie połączenie istnieje między tym a innymi cyklami pracy w szkolnictwie wyższym?
Procesy rekrutacyjne mają wpływ na niemal każdy dział. Ten obszar roboczy ClickUp w naturalny sposób łączy się z planowaniem zasobów pod kątem obciążenia sal lekcyjnych i miejsc w akademikach, planowaniem programów nauczania w oparciu o sygnały dotyczące popytu na programy oraz śledzeniem rozwoju zawodowego w zakresie szkoleń dla pracowników działu rekrutacji. Pola powiązań w ClickUp pozwalają łączyć dane rekrutacyjne z zadaniami w dowolnym innym obszarze roboczym.