Zarządzanie wieloma zadaniami i projektami stanowi wyzwanie, a jednocześnie pozwala zarządzać zasobami, skutecznie komunikować się z zespołem i dotrzymywać terminów.
Korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych jest mniej efektywne niż kiedyś. Kilka małych zadań może szybko przerodzić się w ogromny, zdezorganizowany bałagan. Poleganie na tradycyjnych metodach zarządzania pracą sprawia, że czujesz się przytłoczony i nieproduktywny.
Poza tym, musisz być wystarczająco elastyczny, aby dostosować się do zmian w zakresie projektu, wymagań lub ograniczeń. Przeoczenie drobnego wymogu lub niedotrzymanie terminu może wykoleić cały cykl pracy.
W tym miejscu z pomocą przychodzą organizery zadań, które pomagają zapanować nad chaosem. Pomagają one podzielić strukturę pracy na łatwe do zarządzania komponenty, umożliwiając efektywne zarządzanie wieloma projektami.
Organizery zadań służą jako centrum dowodzenia, zapewniając wydajność i dotrzymywanie terminów.
W tym poście omówimy różne funkcje potrzebne w organizerze zadań, aby pomóc Ci wybrać odpowiedni, który odpowiada Twoim potrzebom i umożliwia efektywne zakończenie zadań. ✅
Korzyści z używania organizera zadań
Menedżery zadań wnoszą wiele do tabeli - usprawniają cykl pracy, zwiększają wydajność oraz dają poczucie kontroli i spełnienia.
To jednak nie wszystko. Przyjrzyjmy się bliżej innym korzyściom płynącym z korzystania z doskonałego oprogramowania do zarządzania zadaniami:
1. Zwiększona widoczność zadań
Oprogramowanie do zarządzania projektami pomaga podzielić duże projekty na mniejsze zadania, które można zakończyć na każdej scenie cyklu życia projektu. Ułatwia to widok wszystkich zadań, które należy zakończyć i śledzenie każdego zadania z jednego pulpitu.
Jeśli, na przykład, uruchamiasz nową funkcję produktu, która wymaga zasobów zawartości, możesz stworzyć pulpity zadań do śledzenia różnych zadań, które członkowie zespołu muszą zakończyć.
Pulpity zadań zapewniają zakończony, 360-stopniowy widok wszystkich trwających zadań, dzięki czemu wiesz, co się dzieje.
Różne widoki, takie jak wykresy Gantta i wykresy, zapewniają cenny wgląd w planowanie, nadzorowanie i raportowanie. Widok można niestandardowo dostosować, aby uzyskać wgląd w postępy projektu.
2. Lepsze śledzenie zadań
Organizery zadań umożliwiają śledzenie wszystkich zadań na różnych scenach w jednym miejscu, co jest krokiem naprzód w stosunku do śledzenia za pomocą długopisu i papieru lub arkusza kalkulacyjnego.
Dzięki rozbudowanym funkcjom wyszukiwania, można zobaczyć zadania i kto nad nimi pracuje w czasie rzeczywistym.
Przykładowo, ClickUp pozwala na tworzenie wielu widoków, aby pomóc w śledzeniu każdego zadania w celu poznania jego statusu:
Użyj widoku zadań ClickUp, aby śledzić postęp swoich zadań i zobaczyć, ile pracy zostało zakończone
3. Usprawnione procesy biznesowe
Doskonałe menedżery zadań wizualizują cykle pracy i zadania, aby ułatwić identyfikację problemów i rozwiązywanie ich, zanim zrujnują cały przepływ pracy w projekcie.
Należy jednak liczyć się z przypadkowymi nieefektywnościami wynikającymi z niejasnych oś czasu i zapomnianych zadań.
Harvard Business Review raportuje, że jeden na sześć projektów IT ma przekroczenie harmonogramu o 70% .
Organizery zadań pozwalają scentralizować zadania, aby wyprzedzić oś czasu i zaoszczędzić czas dzięki ulepszonym funkcjom zarządzania czasem, takim jak śledzenie czasu lub automatyzacja zadań, które automatycznie wyzwalają określone wydarzenia po oznaczeniu zadania jako zakończone.
Można na przykład śledzić, które zadania w ramach cyklu pracy zajmują więcej czasu niż to konieczne i zdecydować się na automatyzację powtarzających się zadań.
Jeśli niektóre zadania trwają dłużej, ponieważ produkt końcowy wymaga większej liczby iteracji przed zatwierdzeniem, możesz zapewnić członkom zespołu wsparcie, aby pomóc im pracować wydajniej.
Kluczowe funkcje do rozważenia przy wyborze Organizatora Zadań
Nadszedł czas, aby porozmawiać o kluczowych funkcjach, na które należy zwrócić uwagę w menedżerze zadań. Zacznijmy.
Funkcja 1: Możliwość tworzenia harmonogramów Planowanie zadań pomaga pracownikom wizualizować ich cele i przydzielać im czas i zasoby, aby mogli efektywnie realizować swoje zadania.
Harmonogram zadań zawiera szczegółowe informacje o tym, jak długo potrwa każde zadanie i kiedy się zakończy. Organizer zadań musi umożliwiać tworzenie harmonogramu, który pomoże Tobie i Twoim pracownikom pozostać na właściwym torze. Zarządzanie czasem ClickUp pozwala zaplanować czas i zaplanować zadania przy użyciu kalendarza, wykresu Gantta, osi czasu i trybów obciążenia pracą. Można tu również zobaczyć oś czasu projektu, tworzyć zależności i zmieniać terminy.
Śledź swoje projekty i zadania w czasie rzeczywistym dzięki ClickUp's Time Management
Dzięki lepszemu planowaniu zadań, Twój zespół zakończy zadania na czas, będzie lepsza komunikacja, a co za tym idzie, lepsze wyniki zespołu.
Funkcja 2: Wiele widoków
Wiele widoków wyszczególniających nazwy zadań, terminy, statusy i priorytety wszystkich zadań zespołu może pomóc w przedstawieniu jaśniejszego obrazu tego, co się dzieje.
Grupuj, filtruj i wyświetlaj każde zadanie w projekcie za pomocą wielu widoków. Na przykład, widok zespołu pomaga zobaczyć, którzy członkowie są bardziej obciążeni niż inni. Z kolei widok kalendarza grupuje zadania według ich terminów. Widoki ClickUp zawiera ponad 15 w pełni konfigurowalnych widoków, aby pomieścić prawie wszystkie zadania zespołu. Możesz wybierać między podstawowymi widokami zadań, takimi jak lista, tablica i kalendarz, a zaawansowanymi widokami, takimi jak Gantt, tabela, oś czasu, mapa myśli itp.
Oto lista niektórych z różnych widoków oferowanych przez ClickUp: 👇
- Widok listy - po prostu wyświetla wszystkie zadania w formie uporządkowanej, łatwej do zarządzania listy
- Widok Tablicy - umożliwia ustawienie potężnych tablic przeciągania i upuszczania podzielonych na sceny lub kategorie
- Widok kalendarza - mapa zadań według dat
- Widok Gantt - idealny do śledzenia zależności między zadaniami
- Widok aktywności - przedstawia zagregowany widok aktywności w danej lokalizacji
- Widok osi czasu - wizualizacja zadań w sposób liniowy
- Widok obciążenia pracą - pomaga zobaczyć obciążenie pracą każdego członka zespołu w określonym czasie.
- Widok tabeli - każdy wiersz i kolumna o tej samej wysokości, idealny do przeglądania lub importowania informacji zbiorczo
- Mapy myśli - buduj hierarchiczną strukturę, aby połączyć i pogrupować zadania w strukturze przypominającej drzewo
- Widok mapy - lokalizacja zadań na mapie.
Dzięki możliwości wyboru spośród tak wielu widoków, można spojrzeć na cele i zadania bardziej kompleksowo i upewnić się, że nic nie umknie uwadze.
Wizualizuj cykl pracy swojego zespołu za pomocą widoków ClickUp
Funkcja 3: Opcje niestandardowe
Organizator zadań musi umożliwiać niestandardowe dostosowanie różnych elementów zadań do własnych potrzeb.
Niestandardowe funkcje pozwalają dostosować interfejs użytkownika do osobistych preferencji. Przykładowo, w zadaniach można umieścić kategorie i etykiety, kodowanie kolorami i konfigurowalne opcje powiadomień.
Możesz także tworzyć zależności dla każdego zadania, aby mieć pewność, że wszystkie krytyczne zadania zostaną zakończone na każdej scenie projektu.
ClickUp umożliwia ustawienie w pełni konfigurowalnych zadań z niestandardowe typy zadań dla klientów lub wydarzeń. Możesz wybierać spośród wielu widoków i mieć wszystko, co omówiliśmy powyżej.
💡 Pro tip: ClickUp oferuje niesamowite możliwości dostosowywania dzięki ClickApp , małe aplikacje oparte na funkcjach, które można włączać i wyłączać, aby kontrolować takie rzeczy jak automatyzacja, wiele osób przypisanych, niestandardowe pola i inne.
Funkcja 4: Zarządzanie plikami
Zarządzanie plikami pozwala mieć to, czego potrzebujesz, bez konieczności szukania dokumentów i plików na różnych urządzeniach.
Wybierając organizer zadań, należy szukać takiego, który posiada rozbudowane funkcje zarządzania plikami, które pomogą w szybkim przechowywaniu i wyszukiwaniu potrzebnych plików.
Organizator zadań musi również zapewniać wsparcie dla załączników w postaci wielu plików i oferować opcje filtrowania podczas przydzielania zadań. Hierarchia projektów w ClickUp umożliwia tworzenie obszarów roboczych i organizowanie folderów w każdej przestrzeni.
Utrzymuj porządek w plikach i odzyskuj je szybciej dzięki funkcji hierarchii projektów ClickUp
Możesz załączyć pliki z aplikacji do przechowywania danych w chmurze, takich jak Dropbox, Google Drive, Box i Microsoft OneDrive/SharePoint.
Możesz również oznaczyć każdy folder kolorami i użyć Wyszukiwanie ClickUp aby znaleźć przechowywane pliki. Free Plan obejmuje 100 MB przestrzeni dyskowej, a wszystkie płatne plany oferują nieograniczoną przestrzeń dyskową.
Funkcja 5: Bezpieczeństwo
Ochrona kluczowych danych biznesowych w organizerze zadań jest najważniejsza. Sprawdź, czy twój organizer zadań posiada funkcje takie jak ochrona hasłem, etykiety do zarządzania dostępem i uprawnieniami, role użytkowników i foldery.
ClickUp działa w całości na platformie Amazon Web Services (AWS), z światowej klasy bezpieczeństwem . Uzyskała również certyfikat audytu dla Service Organization Controls (SOC 2) Trust Services Principles.
Funkcja 6: Dostępność mobilna
Rozwiązanie do zarządzania zadaniami nie powinno działać tylko na ekranie komputera.
Poszukaj kompatybilności z systemami iOS i Android, płynnej synchronizacji między wersjami mobilnymi i desktopowymi oraz dostępności offline w swoim organizerze zadań.
Funkcja 7: Możliwości raportowania
W pracy menedżera nie chodzi tylko o przydzielanie zadań i tworzenie cykli pracy, ale także o utrzymanie zespołu na właściwym torze i maksymalizację wydajności. Raportowanie i analizy zapewniają wgląd w wydajność zespołu i śledzenie postępów.
Weź pod uwagę funkcje zarządzania zadaniami, takie jak statystyki zakończonych zadań, dane śledzenia czasu i raporty starzenia się zadań. Po włączeniu funkcji raportowania narzędzie do zarządzania zadaniami może wysyłać krytyczne aktualizacje dotyczące zespołu. Pulpity ClickUp umożliwia śledzenie i zarządzanie wydajnością za pomocą niestandardowych danych, list, kart i wykresów. Spersonalizowany codzienny pulpit ułatwia wizualizację wydajności. Możesz również ocenić obciążenie pracą zespołu, przegląd sprzedaży itp.
Pulpity nawigacyjne ClickUp oferują opcje personalizacji, które umożliwiają śledzenie i zarządzanie pracą zespołu
Funkcja 8: Śledzenie czasu
Kolejną istotną funkcją jest śledzenie czasu, które pomaga przydzielać zadania, maksymalizować wykorzystanie czasu i tworzyć oś czasu. Oto dlaczego śledzenie czasu ma kluczowe znaczenie:
- Śledzenie czasu za pomocą kart czasu pracy zwiększa elastyczność pracy i tworzy zdrową równowagę między pracą a życiem prywatnym
- Wyczyszczone zarządzanie projektami z jasnym rozróżnieniem, które zadanie zajmie ile czasu
- Skrócenie czasu pracy administracyjnej poprzez wyeliminowanie ręcznego rejestrowania czasu pracy i wypełniania arkuszy kalkulacyjnych Śledzenie czasu w projektach ClickUp funkcja umożliwia zapisywanie czasu i śledzenie go za pomocą rozszerzeń Google i integracji z aplikacjami takimi jak Toggl, Harvest, Time Doctor, Clockify itp. Dostarcza również oszczędzające czas raporty z indywidualnym i zespołowym raportowaniem czasu oraz arkusze kalkulacyjne.
Łatwe śledzenie czasu, ustawienie szacowanego czasu i dodawanie notatek dzięki ClickUp Project Time Tracking
Funkcja 9: Przyjazny dla użytkownika interfejs
Teams nie powinien tracić czasu na nawigację lub naukę złożonego oprogramowania. Wybierz narzędzie do zarządzania zadaniami z przyjaznym dla użytkownika interfejsem i uporządkowanym układem funkcji, abyś mógł od razu przystąpić do pracy.
Dodatkowo, warto zwrócić uwagę na dobrą obsługę klienta i zasoby szkoleniowe. Funkcje te minimalizują krzywą uczenia się i pomagają szybko nauczyć się korzystać z zaawansowanych funkcji organizatora zadań.
Funkcja 10: Możliwości integracji
Dobre oprogramowanie do zarządzania zadaniami musi płynnie integrować się z innymi używanymi aplikacjami.
Na przykład, integracja z pocztą e-mail pomaga przekształcić e-mail w zadania, integracja z kalendarzem pomaga w zarządzaniu terminami i harmonogramami, a aplikacje do robienia notatek pozwalają szybko uchwycić pomysły.
Załóżmy, że interesariusz wysyła opinię na temat kampanii marketingowej za pośrednictwem e-maila. W takim przypadku członkowie zespołu mogą łatwo przekształcić ją w zadanie na platformie i przydzielić je odpowiednim członkom zespołu.
Dzięki tym integracjom potrzeba ciągłego przełączania się między platformami zostaje wyeliminowana. Nie tylko przepływ pracy staje się płynniejszy, ale można również zaoszczędzić więcej czasu.
Używanie ClickUp jako organizatora zadań
Wiesz już, że podstawowe oprogramowanie do zarządzania zadaniami po prostu nie nadaje się do zrobienia tego. Szukasz narzędzia z wszystkimi funkcjami, które omówiliśmy powyżej?
Skorzystaj z ClickUp, najlepszego oprogramowania do zarządzania zadaniami zbudowanego z jednej aplikacji, która może zastąpić wszystkie inne. ClickUp bardzo pomógł firmie Lids we współpracy zespołowej i utrzymaniu ciągłości pracy. Przyspieszył cykl pracy, usprawnił administrację i poprawił wyniki. Firma zaoszczędziła ponad 100 godzin w różnych zespołach dzięki narzędziom do zarządzania projektami ClickUp. ClickUp pomógł również firmie Cemex skrócić czas realizacji projektów z godzin do sekund i zapewnić platformę do współpracy z ponad 50 członkami zespołu w jednym miejscu. Cemex zapewnia lepsze cykle pracy i dostawy projektów dzięki automatyzacji, ulepszonym procesom przyjmowania, widoczności w czasie rzeczywistym i usprawnionym procesom. Zadania ClickUp umożliwia planowanie, organizowanie i współpracę nad zadaniami dzięki niestandardowym dostosowaniom upraszczającym zarządzanie zadaniami.
Łatwe zarządzanie wszystkimi zadaniami związanymi z projektem na jednej platformie dzięki ClickUp Tasks
Oto jak ClickUp Tasks, darmowe oprogramowanie do zarządzania zadaniami, okazuje się korzystne:
- Współpraca: Przyspiesz pracę zespołową dzięki funkcjom szybkiej współpracy, które umożliwiają korzystanie z wielu osób przypisanych i wątków komentarzy. Możesz także dodawać komentarze jako elementy działań i udostępniać nagrania ekranu w celu lepszego wyjaśnienia
- Elastyczność: Wizualizuj zadania w wielu widokach i łatwo się po nich poruszaj. Dzięki konfigurowalnym podzadaniom możesz uzyskać wszystkie potrzebne informacje za każdym razem
- Niestandardowe typy zadań: Zarządzaj dowolnym rodzajem pracy dzięki niestandardowym typom zadań ClickUp, stosując różne konwencje nazewnictwa i definiując typy zadań
- Niestandardowe szablony: Twórz przejrzyste cykle pracy i oszczędzaj czas dzięki szablonom. Możesz także tworzyć i ponownie wykorzystywać szablony listy zadań później, aby zaoszczędzić czas.
- Szacowany czas: Zrozum dokładnie wydajność zespołu za pomocą time trackera, aby wyprzedzić swoje cele i zidentyfikować luki
- Priorytetyzuj:: Skup się na tym, co najważniejsze dzięki pięciu poziomom priorytetów, od niskiego do pilnego. Informuj zespół o tym, nad którymi zadaniami należy pracować, a którymi zająć się później.
- Etykiety: Dodawaj niestandardowe etykiety, aby kategoryzować zadania tak, jak chcesz i filtrować je z różnych projektów i lokalizacji
- Relacje i zależności: Dodawaj relacje, aby szybciej przechodzić do powiązanych zadań i dodawaj zależności w celu określenia kolejności różnych operacji w ramach zadania
- Nagrywanie ekranu: Zminimalizuj marnowanie czasu na spotkania i długie wątki e-mail, doładowując komunikację w zespole dzięki udostępnianiu nagrań ekranu
- Integracje: Połączenie z ulubionymi narzędziami, takimi jak Slack, Zoom, Clockify, Timely, GitLab, Toggl, Webhooks itp
Jest to kompleksowe rozwiązanie, które pozwala zatrudnić wszystkich pracowników umiejętności zarządzania zadaniami . Zapisuj ważne dane, twórz arkusze kalkulacyjne, korzystaj z Dokumentów Google i wyeliminuj potrzebę korzystania z wielu aplikacji.
Wszystkie zasoby potrzebne do efektywnego zarządzania zadaniami są dostępne dzięki temu prostemu oprogramowaniu do zarządzania zadaniami.
ClickUp Daily To-do List Template (szablon dziennej listy zadań do zrobienia)
ClickUp to nie tylko oprogramowanie, ale rozszerzone narzędzie z wieloma zasobami, w tym wieloma szablonami, abyś mógł szybko zacząć działać. Szablon codziennej listy do zrobienia ClickUp jest dostawcą rutynowego narzędzia do śledzenia zadań. Szablon ten umożliwia rozpoczęcie pracy w kilka sekund dzięki dostosowywanym zadaniom.
Szablon codziennej listy do zrobienia ClickUp został zaprojektowany, aby pomóc ci zachować porządek i motywację.
Twórz potężne listy do zrobienia za pomocą ClickUp. Oto jak ten szablon może Ci pomóc:
- Ustawić osiągalne cele, które przyczynią się do długoterminowego powodzenia
- Dokładne śledzenie postępu prac nad projektem i przechowywanie zadań w jednym miejscu
- Konfigurowalne zadania, dzięki którym Twój zespół będzie skupiony i dotrzyma terminów
- Codzienne śledzenie do zrobienia z automatycznymi notatkami i przypomnieniami, aby śledzić postęp
- Podział zadań na małe listy do zrobienia i utrzymanie motywacji podczas realizacji zadań
Proste zarządzanie zadaniami ClickUp Szablon prostego zarządzania zadaniami ClickUp to kolejny wartościowy szablon upraszczający zarządzanie zadaniami.
/$cta/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-Simple-To-Dos-Template.png
Szablon do prostego zarządzania zadaniami ClickUp został zaprojektowany jako osobisty, bezstresowy system codziennych zadań, który działa tak, jak pracujesz.
https://app.clickup.com/signup?szablon=t-180546787&\_gl=1\*1lh2jzj\*\_gcl\_aw\*R0NMLjE3MTEwMDMyNTcuQ2p3S0NBaUFfNVd2QmhCQUVpd0FadENVN3dVUC1BMGJyOHhtdGhxeUpWWVlnOHdCUUtSR2czMkZDNUs2RjdtME5oOVJnQ2NvTFR1clRob0NLRG9RQXZEX0J3RQ..\*\_gcl\_au\*MjAzODI1OTY3Ni4xNzE0NDUzMjEx
Pobierz ten szablon
/%cta/
Niektóre z głównych funkcji tego szablonu obejmują:
- Tworzenie list do zrobienia w pracy i dzielenie projektów na mniejsze i łatwiejsze w zarządzaniu zadania
- Ustalanie priorytetów, wizualizacja i organizowanie zadań w spójny i terminowy sposób
- Przejrzysta struktura dodawania zadań i etykiet z terminem realizacji, priorytetem i statusem zakończenia
Wybierz najlepsze oprogramowanie do zarządzania zadaniami dla swojego Teams
Oprogramowanie do organizowania zadań i zarządzania projektami może sprawić, że zarządzanie zadaniami stanie się dziecinnie proste dzięki przydzielaniu, planowaniu i śledzeniu czasu. Ponadto, dzięki gotowym szablonom, można natychmiast rozpocząć zarządzanie zadaniami. Oszczędzaj czas, zyskaj lepszą widoczność i planuj zadania dla zespołu dzięki elastycznym widokom.
Dzięki tym funkcjom organizatory zadań mogą wielokrotnie uprościć pracę i okazać się satysfakcjonujące dla zespołu i kierownictwa.
Organizator zadań, taki jak ClickUp, może pomóc we współpracy, niestandardowym śledzeniu czasu, nagrywaniu ekranu, umieszczaniu etykiet i integracji z innymi narzędziami w jednym miejscu. Jest to oprogramowanie, które może pomóc w natychmiastowym zarządzaniu wszystkimi aspektami zarządzania zadaniami. Zarejestruj się w ClickUp już dziś, aby przejść do wydajnych i skutecznych narzędzi do zarządzania zadaniami.
FAQs
1. Jak zorganizować zarządzanie zadaniami?
Organizacja zarządzania zadaniami może stać się prosta i wydajna dzięki organizerowi zadań, który pozwala zaplanować zadania, ustawić terminy, współpracować z zespołem i oszczędzać czas.
2. Na czym polega praca menedżera zadań?
Menedżer zadań pomaga przydzielać zadania zespołowi, zapewniać, że zespół pozostaje na właściwym torze, pomaga zespołowi dotrzymywać terminów i stale monitorować wydajność zespołu w celu zidentyfikowania luk w wydajności.
3. Jak organizować i ustalać priorytety zadań?
Organizator zadań może organizować i przydzielać zadania w oparciu o dostępność i przepustowość pracowników. Może również pomóc w ustalaniu priorytetów zadań za pomocą etykiet i etykiet, dzięki czemu pracownicy wiedzą, nad czym pracować w pierwszej kolejności.