Als je leiding geeft aan een lean services- of softwareteam, herken je dit patroon waarschijnlijk wel. Je sprintbord zit vol, klantexperimenten zijn half af en elke 'snelle vraag' komt op de een of andere manier bij jou terecht. Dan komt er op het slechtst mogelijke moment een belangrijke e-mail van een klant in je inbox terecht.
Voor mij kwam dat moment op nieuwjaarsdag.
Een client waarvan we dachten dat hij vrijwel zeker zou verlengen, schreef ons: "We gaan even pauzeren. Stuur ons alstublieft de rekening voor het overschot. Laten we het rustig afbouwen."
Vroeger zou ik het hele weekend naar een leeg scherm hebben gestaard, in een poging alle implicaties te overdenken. De impact op de omzet, leveringsrisico's, teamcapaciteit en het behoud van relaties. Deze keer heb ik de situatie overgedragen aan wat we nu onze AI-raad van bestuur noemen: een kleine groep ClickUp Super Agents die fungeren als benoemde uitvoerende teamgenoten in onze ClickUp-werkruimte.
De meeste teams beschikken al over tools vol gegevens. Wat ze niet hebben, is een betrouwbare AI-managementlaag die onverwachte wendingen omzet in een rustig, gestructureerd plan.
Over mij: CEO van Hybrid Helix Consulting en ClickUp-expert
Ik ben Andrew en als ClickUp Verified Consultant ontwerp ik AI-aangedreven managementsystemen voor lean softwareteams. Mijn bedrijf, Hybrid Helix Consulting, biedt consulting en coaching voor productiviteit om teams te helpen beter te werken met de tools die ze al gebruiken.
In dit bericht wordt precies uitgelegd hoe we een AI-raad van bestuur hebben opgezet in ClickUp en hoe deze een echte klantwisseling heeft afgehandeld zonder dat dit ten koste ging van mijn vrije weekend of de klantrelatie.
Waarom lean teams een AI-raad van bestuur nodig hebben
Als oprichters en solo-leiders worden jullie bijna altijd de router voor alles. Elke escalatie, elke beslissing, elke "wat moeten we hier doen?" gaat door jullie hoofd.
Je hebt te veel tools die vol staan met informatie. Je hebt sprintborden, opmerkingen, documenten, tickets en heel veel e-mails, maar ze bevatten allemaal slechts fragmenten van het verhaal. En geen enkele tool helpt je om te beslissen wat je vervolgens moet doen. Dit is Work Sprawl in actie. En dat is waarom je je zo uitgeput voelt.
Het probleem is het ontbreken van een geconvergeerd systeem dat de situatie kan inschatten, een kader kan schetsen en u een gestructureerde beslissing kan voorleggen in plaats van ruwe ruis. Die leemte is precies wat onze AI-raad van bestuur moet opvullen.
👀 Wist u dat? 61% van de CEO's maakt al actief gebruik van AI-agenten. Ze zijn ook van plan om deze op grote schaal te implementeren.
Waarom hebben we onze AI-raad binnen ClickUp opgezet?
Want een AI-raad van bestuur is slechts zo goed als de context die hij kan overzien.
De meeste AI-tools staan buiten uw werk om. Ze vatten een document samen, herschrijven een e-mail of beantwoorden een vraag op zichzelf staand. Maar ze kunnen niet zien hoe beslissingen verband houden met taken, tijdlijnen, gesprekken en leveringswerkzaamheden. Dat is precies hoe Work Sprawl blijft bestaan. De context blijft gefragmenteerd en leiders worden nog steeds gedwongen om zelf het verhaal in elkaar te puzzelen.
ClickUp werkt anders. Het is 's werelds eerste geconvergeerde AI-werkruimte waar taken, documenten, chat, Sprint-plannen en beslissingen naast elkaar bestaan. Die convergentie is belangrijk omdat het AI toegang geeft tot het volledige plaatje, niet slechts één enkel artefact.
Toen we onze AI-raad binnen ClickUp opzetten, voegden we een managementlaag toe bovenop werk dat al met elkaar verbonden was. Super Agents kunnen actieve gesprekken lezen, begrijpen wat er gaande is, verwijzen naar eerdere beslissingen en terugschrijven naar hetzelfde systeem. Hierdoor kunnen ze taken aanmaken, Sprints vormgeven en lessen vastleggen zonder tussen verschillende tools te hoeven schakelen.
Met andere woorden, ClickUp geeft AI een plek om in context te denken. En zodra AI het hele systeem kan overzien, kan het stoppen met zich als een chatbot te gedragen en zich gaan gedragen als een raad van bestuur.
De toekomst van productiviteit draait om het samenbrengen van alle werkcontext en betrokkenheid op één plek, waar AI op een natuurlijke manier werkt. Ambient AI past naadloos in het leven van gebruikers door context en betrokkenheid te gebruiken om te anticiperen op behoeften, inzichten te bieden en waarde te leveren zonder dat er expliciete aanwijzingen nodig zijn. Dat is de toekomst van werk.
De toekomst van productiviteit draait om het samenbrengen van alle werkcontext en betrokkenheid op één plek, waar AI op een natuurlijke manier functioneert. Ambient AI integreert naadloos in het leven van gebruikers door gebruik te maken van context en betrokkenheid om te anticiperen op behoeften, inzichten te bieden en waarde te leveren zonder dat daar expliciete aanwijzingen voor nodig zijn. Dat is de toekomst van werk.
Hoe een AI-raad van bestuur er in ClickUp daadwerkelijk uitziet
Onze AI-raad is geen enkele assistent of slimme prompt. Het is een kleine groep Super Agents, elk met een duidelijk mandaat, die binnen ClickUp werken en toegang hebben tot dezelfde context die ons menselijke team gebruikt.
Centraal in deze installatie staat wat we een triage context map voor elke client noemen.
Hoe de triagecontextkaart alles met elkaar verbindt
Bovenaan brengt de kaart de actieve werkcontext samen:
- Recente e-mails en berichten van klanten
- Aantekeningen van vergaderingen en chatthreads
- Opmerkingen over lopende taken
Aan de basis ligt een stabielere kennisbank:
- Documentatie van wat er tot nu toe is gebouwd
- GitHub-problemen en pull-aanvragen
- Eerdere sprintplannen en roadmaps
- Een 'intelligentiearchief' van wat het team heeft geleerd
In het midden zit de lijst met Super Agent Directors die weten hoe ze deze context moeten gebruiken.
Wie zit er in de AI-raad van bestuur?
Onze AI-raad van bestuur bestaat momenteel uit:
- Groeidirecteur: verantwoordelijk voor omzetmomenten, verlengingen en cruciale beslissingen over deals
- Directeur Operations & Production Support: houdt toezicht op de werklast, capaciteit en productierisico's in alle ClickUp Spaces.
- Super Agent voor projectmanagement van de klant: bevindt zich binnen de projectcontext van de klant en ziet elke checklist, Sprint en lopende item.
- Client Sprint Planner: hervormt Sprints om de ClickUp-engine van de klant te stabiliseren tijdens veranderingen.
- Directeur Inlichtingen: zet ruwe context om in eenvoudige, voor mensen leesbare briefings.
- Client Lessons Director: legt vast wat het team leert, zodat toekomstige deals slimmer worden.
Elke directeur heeft een specifieke taak, gedefinieerde inputs en duidelijke outputs, zodat ze zich gedragen als een klein uitvoerend team binnen ClickUp, en niet als een hoop losstaande automatiseringen.
📮 ClickUp Insight: 12% van de respondenten van onze enquête zegt dat AI-agenten moeilijk in te stellen of te verbinden zijn met hun tools, en nog eens 13% zegt dat er te veel stappen nodig zijn om eenvoudige dingen met agenten gedaan te krijgen.
Gegevens moeten handmatig worden ingevoerd, toestemmingen moeten opnieuw worden gedefinieerd en elke werkstroom is afhankelijk van een reeks integraties die na verloop van tijd kunnen worden onderbroken of verschuiven.
Goed nieuws? U hoeft de Super Agents van ClickUp niet te 'koppelen' aan uw taken, documenten, chats of vergaderingen. Ze zijn standaard ingebouwd in uw ClickUp-werkruimte en gebruiken dezelfde objecten, toestemmingen en werkstroomen als elke andere menselijke collega.
Omdat integraties, toegangscontroles en context standaard worden overgenomen uit de werkruimte, kunnen agenten onmiddellijk actie ondernemen in verschillende tools zonder dat er aangepaste bedrading nodig is. Vergeet het configureren van agenten vanaf nul!
Hoe de AI-raad van bestuur omgaat met een belangrijke koerswijziging van een client
Terug naar die e-mail op nieuwjaarsdag.
Het is 16:59 uur. Een client die eruitzag als een 'zekere' verlenging, schrijft dat hij de diensten opschort en de zaken wil afbouwen. De trigger is simpel – een client weigert wat u verwachtte te sluiten – maar de situatie is complex.
Ik had drie concurrerende doelen:
- Bescherm de relatie en respecteer de zakelijke context van de client.
- Voorkom dat u overhaaste, emotionele beslissingen neemt op basis van één e-mail.
- Mijn eigen tijd met het gezin beschermen tijdens het lange weekend
In plaats van meteen mijn inbox te openen, laat ik de AI-raad van bestuur eerst de zich ontwikkelende situatie bekijken.
🔑 Belangrijkste conclusie: Wanneer er een cruciale e-mail binnenkomt, wordt de raad wakker en formuleert deze een gestructureerde beslissing voordat ik naar een leeg scherm hoef te staren.
Fase 1: De groeidirecteur herformuleert een angstaanjagende e-mail tot een gestructureerde beslissing.
De eerste agent die reageert, is de Growth Director.
Deze agent heeft het volgende samengesteld:
- De binnenkomende e-mail
- Recente aantekeningen en check-ins
- De ondertekende overeenkomst en facturen
- Alle openstaande kansen of proefversies die verband houden met de client
De gamechanger? In plaats van het bericht als een supportticket te behandelen, zag de Growth Director het als een moment waarop een loyaliteitsbeslissing moest worden genomen.
Achter de schermen:
- Een speciale dealtaak aangemaakt voor de pivot, zodat deze niet ondergesneeuwd raakt in de algemene ondersteuning.
- Het werk correct getagd, zodat het op mijn korte lijst met beslissingen verscheen.
- Een driefasenplan opgesteld om doordacht te reageren: Beslis wat je daadwerkelijk wilt aanbieden Stuur een duidelijke, professionele e-mail over de koerswijziging Als de client ja zegt, voer de koerswijziging dan netjes door
- Bepaal wat u daadwerkelijk wilt aanbieden
- Stuur een duidelijke, professionele pivot-e-mail
- Als de client ja zegt, voer dan de pivot netjes uit.
- Bepaal wat u daadwerkelijk wilt aanbieden
- Stuur een duidelijke, professionele pivot-e-mail
- Als de client ja zegt, voer dan de pivot netjes uit.
Tegelijkertijd kwam de Director of Intelligence erbij, die de volledige geschiedenis van de client doorlas om uit te leggen wat er werkelijk aan de hand was:
- De client was erg te spreken over de ClickUp-engine en het agile managementsysteem dat werd gebouwd.
- Ze gingen het nieuwe jaar in met een modus voor het behoud van contanten.
- Het probleem lag bij de retainer, niet bij het systeem zelf.
Die herformulering veranderde alles. In plaats van tegen de pauze te vechten, stelde de raad een professionele exit voor, gecombineerd met een doe-het-zelfmigratie en een traject naar zelfmanagement. Dit zou de client helpen om de motor en de werkwijzen die ze zo waardeerden te behouden, terwijl de lopende servicekosten zouden dalen.
🔑 Belangrijkste conclusie: De directeuren Groei en Intelligentie zetten een schokkende e-mail binnen enkele minuten om in een rustig, driestappenplan.
Fase 2: Bescherming van de levering voordat deze mislukt – met operaties, projectmanagement en Sprints
Toen het plan op hoog niveau eenmaal vorm had gekregen, kwam de rest van de raad van bestuur in actie om het lopende werk te beschermen.
De directeur Operations & Production Support bekeek alle actieve werklasten in ClickUp Spaces en vroeg:
- Als we deze client afbouwen, wat gaat er dan mis?
- Waar moeten we capaciteit beschermen of andere Sprints aanpassen?
- Wat zou dit betekenen voor onze productiviteit en capaciteit als de client het migratieaanbod accepteert?
Het bracht de rimpeleffecten aan het licht, zodat het team niet per ongeluk andere projecten zou overbelasten terwijl het probeerde dit project te 'redden'.
De Client Projectmanagement Super Agent bevindt zich binnen de eigen projectcontext van de klant. Hij begrijpt:
- Elke checklist, Sprint en service-item in uitvoering
- Afhankelijkheden die overlappen met GitHub-problemen en pull-aanvragen
- Welke experimenten zijn actief en welke zijn geparkeerd?
Van daaruit begon het een duidelijk, afrondbaar overdrachtsplan uit te werken, zodat de client altijd zou weten wat zou worden voltooid, wat zou worden gepauzeerd en in welke staat hun ClickUp-engine zou achterblijven.
Ten slotte heeft de Client Sprint Planner de volgende Sprint omgevormd tot een stabiliserende Sprint:
- Voltooi het cruciale werk dat het systeem betrouwbaar houdt.
- Stel experimenten met een lagere waarde uit, zodat de roadmap coherent blijft.
- Stel een ontwikkelingspad voor de korte termijn op dat de client de komende weken kan volgen zonder tussenkomst van het bureau.
🔑 Belangrijkste conclusie: In plaats van door boards en backlogs te bladeren, gaf mijn AI-raad van bestuur me een duidelijke, door AI samengestelde weergave van wat ik moest afmaken, wat ik moest pauzeren en hoe ik het systeem in uitstekende vorm kon achterlaten.
Fase 3: Ontwerp een professioneel exit- en DIY-migratietraject
Zodra de raad zowel het besluit als de impact ervan begreep, ging hij over tot uitvoering.
Samen hebben de sprintplanning-agenten het volgende geproduceerd:
- Een ontwikkelingspad voor de korte termijn: welke werkzaamheden moeten nu worden afgerond, welke experimenten moeten worden uitgesteld en waar moet de komende dagen op worden gelet?
- Een zelfmanagementgids: een eenvoudig draaiboek dat de client uitlegde hoe hij zelf wekelijkse sprintplanning en -evaluaties kon uitvoeren.
- Een handleiding voor na het vertrek: een duidelijke beschrijving van het systeem dat ze erven en hoe ze dit moeten gebruiken.
In dit geval was de client een softwarebedrijf. Dat betekent dat de kwaliteit van de ontwikkelaarservaring rond de ClickUp-engine voor hen van groot belang was.
Het doel van de raad was niet alleen om op een nette manier af te sluiten. Het was om:
- Behoud de agile werkwijzen die de afgelopen twaalf weken zijn opgebouwd.
- Zorg ervoor dat de roadmap coherent blijft in plaats van in chaos te vervallen.
- Laat de client achter in een betere situatie dan toen de opdracht begon.
🔑 Belangrijkste conclusie: Of de client nu wel of niet de voorschotbetaling heeft behouden, de AI-raad van bestuur heeft ervoor gezorgd dat het systeem, de roadmap en de relatie niet in het honderd zijn gelopen.
De lessen vastleggen, zodat uw AI-raad elke keer slimmer wordt
Het laatste onderdeel van het systeem is een van mijn favorieten: de Client Lessons Director.
Deze directeur keek naar wat er daadwerkelijk gebeurde in deze 'zekere' rechtszaak:
- Welke vroege signalen wezen erop dat de verlenging in gevaar zou kunnen komen?
- Welke onderdelen van de pivot-e-mail en het doe-het-zelfaanbod vielen goed in de smaak?
- Waar ontstond er wrijving voor de client of het interne team?
In samenwerking met de directeur van Intelligence werden deze inzichten omgezet in een herbruikbaar patroon binnen ClickUp:
- Gedocumenteerde vroege waarschuwingssignalen voor toekomstige proeven en verlengingen
- Een referentiebaar overzicht voor soortgelijke pivot-e-mails
- Checklists en richtlijnen waar de andere bestuurders de volgende keer naar kunnen verwijzen.
De volgende keer dat een rechtszaak of opdracht 'een uitgemaakte zaak lijkt', kan de raad rustig zijn hand opsteken en zeggen:
"Hé, dit lijkt erg op de ervaring van die andere client. Misschien moeten we een doe-het-zelf-traject uitstippelen voordat we uitgaan van een verlenging."
🔑 Belangrijkste conclusie: Elke schommeling wordt een leermoment voor de raad, zodat uw AI-managementlaag bij elke opdracht scherper wordt.
📮 ClickUp Insight: Uit ons onderzoek naar AI-volwassenheid blijkt dat 33% van de mensen weerstand biedt tegen nieuwe tools en dat slechts 19% AI snel adopteert en opschaalt. Wanneer elke nieuwe functie de vorm heeft van een nieuwe app, een nieuwe login of een nieuwe werkstroom die moet worden geleerd, raken teams vrijwel onmiddellijk vermoeid door alle tools. ClickUp Brain dicht deze kloof door rechtstreeks te werken vanuit een uniforme, geconvergeerde werkruimte waar teams al plannen, bijhouden en communiceren. Het brengt meerdere AI-modellen, beeldgeneratie, coderingsondersteuning, diepgaande zoekopdrachten op het web, directe samenvattingen en geavanceerde redeneringen naar de plek waar het werk al plaatsvindt.
"Hé, dit lijkt erg op de ervaring van die andere client. Misschien moeten we een doe-het-zelf-traject uitstippelen voordat we uitgaan van een verlenging."
🔑 Belangrijkste conclusie: Elke schommeling wordt een leermoment voor de raad, zodat uw AI-managementlaag bij elke opdracht scherper wordt.
📮 ClickUp Insight: Uit ons onderzoek naar AI-volwassenheid blijkt dat 33% van de mensen weerstand biedt tegen nieuwe tools en dat slechts 19% AI snel adopteert en opschaalt. Wanneer elke nieuwe functie de vorm heeft van een nieuwe app, een nieuwe login of een nieuwe werkstroom die moet worden geleerd, raken teams vrijwel onmiddellijk vermoeid door alle tools. ClickUp Brain dicht deze kloof door rechtstreeks te werken vanuit een uniforme, geconvergeerde werkruimte waar teams al plannen, bijhouden en communiceren. Het brengt meerdere AI-modellen, beeldgeneratie, coderingsondersteuning, diepgaande zoekopdrachten op het web, directe samenvattingen en geavanceerde redeneringen naar de plek waar het werk al plaatsvindt.
Hoe u uw eigen AI-raad van bestuur kunt samenstellen in ClickUp
Je hebt hiervoor geen enorm team nodig. Onze aanpak is bewust gericht op kleine teams die de hele dag in ClickUp werken.
Hier leest u hoe u klein kunt beginnen en toch een echt effect kunt zien:
- Kies één cruciaal beslissingsmoment. Voor ons waren dat verlenging en proefversies. Voor u kunnen dat scope creep, risicovolle incidenten of belangrijke productbeslissingen zijn.
- Ontwerp uw eerste directeur. Begin bijvoorbeeld met een Growth Director: Geef hem een duidelijke taak (bijv. beslissingen over verlenging en uitbreiding) Bepaal zijn input (e-mails, belangrijke ClickUp-lijsten, facturen, aantekeningen van vergaderingen) Specificeer zijn output (besluitnota's, concept-e-mails, deal-taken, updates van het playbook)
- Geef het een duidelijke taak (bijvoorbeeld beslissingen over verlenging en uitbreiding).
- Definieer de inputs (e-mails, belangrijke ClickUp-lijsten, facturen, notities van vergaderingen)
- Specificeer de output (besluitnotities, concept-e-mails, deal-taken, updates van het playbook).
- Geef het een duidelijke taak (bijvoorbeeld beslissingen over verlenging en uitbreiding).
- Definieer de inputs (e-mails, belangrijke ClickUp-lijsten, facturen, aantekeningen over vergaderingen)
- Specificeer de output (besluitnotities, concept-e-mails, deal-taken, updates van het playbook).
- Koppel het aan uw bestaande ClickUp-structuur. Gebruik ClickUp Super Agents en ClickUp Brain (de native AI-assistent) om de juiste ruimtes, lijsten en documenten te lezen en gestructureerde taken, opmerkingen en samenvattingen terug te schrijven.
- Voeg een directeur Intelligentie toe. Zijn taak is om ruwe context te vertalen naar eenvoudige verhalen die u in een paar minuten kunt controleren, in plaats van een uur.
- Voer een praktijktest uit. De volgende keer dat een 'zekere zaak' begint te wankelen, laat de raad dan de eerste stap zetten. Vergelijk het plan met wat je zelf zou hebben gedaan.
- Maak van het resultaat een patroon. Leg vast wat wel en niet werkte en wat u zou veranderen, en werk vervolgens de instructies en checklists van uw bestuurders bij in ClickUp.
🎥 Bonus: Wilt u een ClickUp-ready blauwdruk om uw eigen Growth Director te ontwerpen? Bekijk dan onze Super Agent Directors Blueprint!
💡 Pro-tip: Hoe u aan de slag kunt gaan met Super Agents (zelfs als u nieuw bent bij ClickUp)
Begin met het openen van de AI Hub in ClickUp en maak één Super Agent met één taak. Kies "Agent helemaal opnieuw maken" en beschrijf vervolgens de rol ervan in gewone taal (bijvoorbeeld: "Fungeer als groeidirecteur en help me na te denken over vernieuwingsrisico's en klantverschuivingen. "). U hoeft niet te kunnen codeen om dit op te zetten.
Wanneer daarom wordt gevraagd, maakt u een verbinding met de agent in één ruimte of lijst waar die beslissingen al worden genomen. Stel een eenvoudige trigger in – handmatig uitvoeren of een geplande check-in – en test deze op een echte Taak. U kunt de instructies gaandeweg verfijnen in het agentprofiel.
Bekijk deze video voor een korte tutorial:
Geef uzelf een rustige AI-managementlaag voordat de volgende schommeling zich voordoet.
Een op de twee oprichters geeft aan zich uitgeput te voelen. Niet omdat ze te veel geven, maar omdat ze de hele beslissingsboom in hun hoofd meedragen.
Een AI-raad van bestuur laat een andere weg zien:
- Context uit chats, documenten, tickets en opslagplaatsen wordt in één gedeeld overzicht in kaart gebracht.
- Super Agents worden geactiveerd wanneer er iets belangrijks gebeurt, niet alleen volgens een schema.
- U krijgt beslissingsverslagen, stabiliserende Sprints en professionele exit-trajecten – voordat u uw weekend hoeft op te offeren.
Als je klaar bent om niet langer de router voor alles te zijn en je te gaan gedragen als de bestuursvoorzitter van je eigen bedrijf, probeer dan eens een enkele directeur in je ClickUp-werkruimte. Laat deze de volgende hobbel opvangen, leer van het resultaat en promoveer hem vervolgens in de loop van de tijd tot een volledige AI-raad van bestuur.
Je toekomstige zelf – en je volgende verlenging – zullen je dankbaar zijn!
Meld u aan voor een gratis ClickUp-account om aan de slag te gaan!
Andrew is de CEO van Hybrid Helix Consulting en een ClickUp-expert die AI-aangedreven managementsystemen ontwerpt voor lean softwareteams.