De meeste Support-leiders zullen u dit vertellen: CSAT-feedback is goud waard.
De kleine lettertjes? Het is alleen nuttig als je weet hoe je het moet gebruiken.
CSAT-rapportage in ClickUp: een zee van tickets omzetten in duidelijke signalen
Als u deel uitmaakt van een ondersteuningsteam, kent u waarschijnlijk het gevoel: CSAT-enquêtes komen binnen, elke reactie wordt een taak en plotseling staat u voor een lange lijst met tickets die u zou moeten lezen... maar waar u geen tijd voor heeft om ze grondig te analyseren.
Zo verandert CSAT al snel in ruis. Het lijdt geen twijfel dat de feedback waardevol is. Maar deze zit vast in een werkstroom die traag is om te beoordelen, moeilijk samen te vatten en bijna onmogelijk om consistent te delen.
Ik voelde die pijn elke week. We hadden een geweldige stroom van signalen van klanten, maar het was vervelend om die taken om te zetten in duidelijke, deelbare inzichten en het was gemakkelijk om dat uit te stellen tot 'later'.
Daarom heb ik een ClickUp Super Agent gebouwd – mijn CSAT-rapportage-Super Agent – om:
- Haal CSAT-enquête-taken uit een speciale lijst
- Pas onze rubriek voor echte ondersteuningskwaliteit toe, opgeslagen in ClickUp-documenten.
- Feedback clusteren op thema's
- Genereer binnen enkele minuten in plaats van uren een rapport dat klaar is voor het management.
Het resultaat voor mijn team: snellere inzichten, duidelijkere patronen en meer tijd om daadwerkelijk actie te ondernemen op basis van wat onze klanten ons vertellen.
Ik heb het hele proces gedemonstreerd in een ClickUp Community Webinar. In dit artikel leg ik het u nu stap voor stap uit!
Wie ik ben: een supportprofessional die geobsedeerd is door klantervaring
Ik werk al 4,5 jaar bij het ClickUp Ondersteuningsteam. Net als veel andere supportleiders en IC's heb ik één kernwaarde: de best mogelijke klantervaring (CX) bieden.
Elke CSAT-reactie is een directe indicatie van een klant over wat goed werkt en waar ons product, onze processen of onze communicatie mogelijk tekortschieten. Voordat ik deze agent ontwikkelde, hadden we al een sterke basis voor CSAT-rapportage in ClickUp:
- Een systeem voor automatisering zet elke CSAT-enquête om in een ClickUp-taak.
- Een speciale CSAT-lijst verzamelt alle feedbacktaken.
- Een gedetailleerde ondersteuningsrubriek in een ClickUp-document definieert wat 'goed' is.
Op papier klonk onze installatie ideaal: elke CSAT-reactie wordt een Taak, allemaal op één plek. In werkelijkheid creëerde dit nieuwe knelpunten.
De CSAT-uitdaging: geweldige feedback, trage inzichten
Ons team stond voor de volgende uitdaging:
- Tijdrovende analyse: het lezen van elke enquête, het taggen van thema's en het schrijven van samenvattingen kostte te veel tijd.
- Inconsistente interpretatie: verschillende mensen haalden verschillende 'belangrijkste problemen' naar voren, vooral bij snel scannen.
- Verborgen patronen: thema's waren moeilijk te zien wanneer feedback verspreid was over tientallen tickets.
We hadden iets nodig dat sneller, consistenter en herhaalbaar was. En we hadden het nodig zonder de nuance van echte menselijke feedback te verliezen.
Dat was voor mij de aanleiding om mijn CSAT-rapportage Super Agent te maken.
⚡️ Benieuwd wat ClickUp Super Agents zijn?
Super Agents zijn AI-aangedreven teamgenoten die de volledige context van uw werkruimte kennen. Ze kunnen zelfstandig meerstapswerkstroomen uitvoeren. En u kunt met hen chatten, hen werk toewijzen en hen @vermelden om Taaken uit te voeren, net zoals u dat met een mens zou doen.
Het beste deel? U bepaalt zelf welke tools en databronnen zij kunnen gebruiken en wie in uw werkruimte deze kan triggeren en beheren.
Deze video laat je alles zien wat er mogelijk is met Super Agents! 🤯
Mijn CSAT-rapportage-superagent ontwerpen in ClickUp
Als ik één ding heb geleerd over het gebruik van AI, en dan met name agents, dan is het wel dit: begin niet met een vaag probleem. Definieer het duidelijk, zodat je AI precies weet wat hij moet oplossen.
Dus dat deed ik: Ik wil snel begrijpen wat onze klanten zeggen en dat omzetten in duidelijke, bruikbare thema's.
Vanaf dat moment heb ik de Super Agent ontworpen om één taak uitzonderlijk goed uit te voeren.
Dit is precies de routekaart die ik heb gevolgd:
1. Begin met een duidelijke missie
Mijn agent heeft een duidelijke naam: "CSAT-rapportage Super Agent". Het is niet fancy, maar wel specifiek. En dat kan een groot verschil maken als je een bibliotheek met duizenden Super Agents in je werkruimte hebt! 😅
Ik heb de missie van de agent als volgt gedefinieerd (ja, in natuurlijke taal, zonder code:
- Lees CSAT-enquête-taken uit een specifieke lijst
- Pas onze bestaande ondersteuningsrubriek toe
- Vat samen wat goed werkt
- Kansen
- Stel de volgende stappen voor aan het team
🔑 Belangrijkste conclusie: Hoe specifieker u bent over het probleem, hoe beter uw agent u kan helpen. In plaats van te proberen een AI-assistent te maken die 'alles kan', heb ik een gespecialiseerde expert ontwikkeld die precies weet wat voor soort feedback hij moet analyseren en hoe hij daarover moet doen.
2. Maak een verbinding met uw agent en de juiste databronnen
Vervolgens heb ik een verbinding gelegd met mijn Super Agent en de echte context in ClickUp:
- CSAT-lijst: een speciale lijst waarin elke enquête een ClickUp-taak wordt.
- Rubric Document: Een ClickUp document waarin onze rubriek voor klantenservice wordt gedefinieerd.
- Aangepaste velden: een aangepast veld voor CSAT-beoordelingen dat de daadwerkelijke tevredenheidsscore bevat.
In mijn instructies vertel ik de agent uit welke lijst hij moet lezen en welk document hij als rubriek moet gebruiken. Ik geef ook aan welk aangepast veld de sterbeoordeling bevat. Omdat de agent zich baseert op echte werkruimtegegevens – en niet op een algemene dataset – kan hij:
- Filter scores op de datum waarop de afzonderlijke enquêtetaaken zijn aangemaakt.
- Tel hoeveel vijfsterrenbeoordelingen er zijn binnengekomen
- Haal consistente thema's uit de tekst
Dit is een mooi voorbeeld van AI die de context begrijpt, in plaats van dat je alles in een chatvenster moet plakken.
En dat is precies wat onze klanten ook zo waarderen aan de ClickUp AI:
De AI in taken is erg handig, helpt bij het maken van samenvattingen, het opnieuw toewijzen van taken, het vinden van taken en het besparen van tijd bij kleine klusjes. Automatiseringen zijn ook krachtig en kunnen helpen bij het verminderen van veel repetitieve taken voor het toewijzen van prioriteiten, enz. Je kunt dat vervangen door AI-agenten, wat in feite automatiseringen op steroïden zijn, lol.
De AI in taken is erg handig, helpt bij het maken van samenvattingen, het opnieuw toewijzen van taken, het vinden van taken en het besparen van tijd bij kleine klusjes. Automatiseringen zijn ook krachtig en kunnen helpen bij het verminderen van veel repetitieve taken voor het toewijzen van prioriteiten, enz. Je kunt dat vervangen door AI-agenten, wat in feite automatiseringen op steroïden zijn, lol.
🤝 Vriendelijke herinnering: als uw rubriek niet is bijgewerkt, zal uw agent verouderde verwachtingen samenvatten. En als de CSAT-taken niet consistent zijn geformatteerd, krijgt u een inconsistente analyse.
Het motto is om uw databronnen up-to-date te houden, zodat uw agent over de meest recente en betrouwbare gegevens beschikt om mee te werken!
3. Geef de agent richtlijnen en herbruikbare prompts
Nadat de databronnen waren aangesloten, concentreerde ik me op prompts en guardrails, zodat de agent altijd de output zou terugsturen in het format dat ik nodig had.
Ik heb een aantal herbruikbare promptpatronen gemaakt, waaronder een voor executive-ready rollups. Als een manager vraagt: "Wat zijn de thema's van deze week?", kan ik een prompt triggeren die de agent vertelt om:
- Bekijk enquêtes tussen specifieke datums
- Geef drie punten weer van wat werkt.
- Geef drie punten weer van wat niet werkt.
- Stel drie concrete volgende stappen voor.
Ik kan ook filters toevoegen, zoals:
- "Concentreer je alleen op CSAT met betrekking tot deze specifieke functie"
- "Bekijk de feedback voor dit bereik"
💡 Pro-tip: Goede prompts geven uw agent een duidelijke missie, de juiste filters en een verwacht format. Investeer in dit raamwerk, zodat u kunt vertrouwen op de uitvoer en deze steeds opnieuw kunt gebruiken.
Als je hulp nodig hebt bij het uitzoeken van de prompt, probeer dan de no-code Agent Studio in ClickUp. De natuurlijke-taalbouwer kan met je brainstormen over ideeën en nuttige instructies delen.
De agent aan het werk zetten bij het werk
Als alles eenmaal is aangesloten, is mijn dagelijkse werkstroom eenvoudig. Ik stuur de Super Agent een datumbereik voor CSAT-enquêtes. Deze haalt alle overeenkomende taken uit onze CSAT-lijst, clustert en analyseert de feedback met behulp van onze rubriek en levert een consistent, gestructureerd rapport op.
In plaats van urenlang individuele tickets te lezen, krijg ik nu:
- Een beknopte samenvatting van thema's
- Duidelijke hoogtepunten van wat goed gaat
- Een korte lijst met de grootste knelpunten
- Voorgestelde volgende stappen die het team kan nemen
🔑 Belangrijkste conclusie: De agent vervangt niemand. Hij geeft ons ondersteuningsteam een voorsprong door het tijdrovende clusteren en samenvatten voor ons te doen.
Daardoor kunnen mijn teamgenoten en ik ons concentreren op wat echt belangrijk is: het verbeteren van de ervaring op basis van wat de agent aan het licht heeft gebracht.
CSAT-inzichten delen waar ons team al werkt
Een rapport is alleen nuttig als de juiste mensen het zien. Ze moeten het ook op tijd zien om er iets mee te kunnen doen.
Omdat alles zich in onze gedeelde ClickUp-werkruimte bevindt, hoef ik geen resultaten te kopiëren en plakken in aparte tools of mensen te achtervolgen in verschillende apps.
📮 ClickUp Insight: Volgens onze enquête vertrouwt bijna 88% van de leidinggevenden nog steeds op handmatige check-ins, dashboards of vergaderingen om updates te krijgen.
De kosten? Verloren tijd, contextwisselingen en vaak verouderde informatie. Hoe meer energie u steekt in het bijhouden van updates, hoe minder u overhoudt om ernaar te handelen.
De Super Agents van ClickUp, beschikbaar in lijsten en chats, brengen statuswijzigingen en belangrijke discussiethreads direct naar voren. Nooit meer uw team vragen om 'snelle updates' te sturen. 👀
💫 Echte resultaten: Pigment verbeterde de efficiëntie van de teamcommunicatie met 20% dankzij ClickUp, waardoor teams beter verbonden en op elkaar afgestemd bleven.
Zo deel ik CSAT-inzichten met mijn team en belanghebbenden:
1. Rapporten op aanvraag via ClickUp Chat
Als een teamgenoot of leidinggevende vraagt: "Wat zeggen klanten deze week?", hoef ik geen tijd vrij te maken om handmatig een rapport op te stellen. Ik hoef ook niet door een lange lijst met enquêtetaaken te spitten.
Ik open ClickUp Chat, stuur een DM naar mijn CSAT-rapportage-superagent alsof het een teamgenoot is en geef een datumbereik op. Even later krijg ik een gestructureerd overzicht in de chat: belangrijke thema's, hoogtepunten, pijnpunten en voorgestelde volgende stappen, gebaseerd op dezelfde rubriek die we al vertrouwen.
Van daaruit kan ik die output rechtstreeks doorsturen of citeren naar medewerkers zonder ClickUp te verlaten.
2. Geautomatiseerde wekelijkse updates in een CSAT-kanaal
Ik wil niet dat CSAT-rapportage alleen plaatsvindt wanneer iemand erom vraagt. De beste inzichten zijn die welke consistent naar voren komen, voordat problemen trends worden.
Daarom heb ik ook een speciaal CSAT-kanaal opgezet waar de Super Agent wekelijks een rapport plaatst. Dat kanaal wordt de enige bron van waarheid voor 'hoe onze klanten zich op dit moment voelen', zonder dat iemand dit handmatig hoeft samen te stellen en te verspreiden.
Geautomatiseerde rapportage verandert CSAT van een incidentele diepgaande analyse in een gestage stroom van inzichten voor iedereen die belang hecht aan klantervaring.
📚 Lees meer: Als u meer manieren wilt ontdekken om uw werk te centraliseren, sluit het verhaal van Yvonne Heimann over het opzetten van een business commandocentrum in ClickUp Chat mooi aan bij mijn CSAT-gerichte installatie.
Van handmatige CSAT-beoordelingen naar strategische verbeteringen
Wat was de grootste impact van de overstap naar een agentische werkstroom?
Natuurlijk werd CSAT-feedback veel gemakkelijker te lezen. Maar meer nog, het werd gemakkelijker om te gebruiken!
Toen de Super Agent eenmaal elke keer hetzelfde gestructureerde rapport leverde, kon het team snel zien wat de trends waren, wat er verbeterde en wat aandacht nodig had voordat het een groter probleem werd.
De consistentie veranderde ook de manier waarop we samenwerkten. In plaats van te discussiëren over wat de feedback 'betekende', konden we sneller overeenstemming bereiken over de volgende stappen, omdat de agent elke keer dezelfde rubriek en hetzelfde kader toepaste.
📚 Lees ook: Voor meer ideeën over het ontwerpen van werkstroomprocessen rond AI is dit artikel over AI-verandermanagement met ClickUp een nuttige aanvulling.
Probeer dit voor uw eigen CSAT-rapportage in ClickUp
Als u CSAT beheert – of een andere terugkerende feedbackloop van klanten – kunt u deze exacte installatie in ClickUp toepassen zonder er al te lang over na te denken. Begin klein, zorg dat één soort rapport werkt en bouw daarop voort.
- Verduidelijk de missie: Stel één herhaalbare vraag op (bijvoorbeeld: "Wat zijn de belangrijkste CSAT-thema's van deze week?")
- Centraliseer de gegevens: sla CSAT-reacties op als taken in één speciale ClickUp-lijst.
- Standaardiseer signalen: voeg een CSAT-beoordelingsveld toe + een vaste plek voor opmerkingen van klanten
- Verwijs naar een rubriek: Verwijs uw agent naar een ClickUp-document waarin uw rubriek voor ondersteuningskwaliteit wordt gedefinieerd.
- Gebruik een herbruikbare prompt: Geef de datumrange op om scores op te halen + belangrijkste thema's + wat werkt + wat niet werkt + volgende stappen
- Deel waar beslissingen worden genomen: voer rapporten uit in ClickUp Chat (op aanvraag) of plaats ze wekelijks automatisch in een CSAT-kanaal.
💡 Pro-tip: Herhaal uw agent na een paar rapportagecyclusen om deze up-to-date te houden. Overweeg om één ding tegelijk te verfijnen:
- Voeg een nieuw filter toe (functiegebied, segment, tickettype)
- Verscherp de definities van de rubrieken
- Verbeter het uitvoerformat zodat het gemakkelijker is om actie te ondernemen
Wanneer u gestructureerde feedback, een duidelijke rubriek en een toegewijde Super Agent in ClickUp combineert, is CSAT niet langer 'iets wat u bekijkt als u tijd heeft', maar wordt het een betrouwbaar systeem dat uw team elke week kan gebruiken.
Wilt u mijn systeem eens uitproberen voor uw team? Meld u vandaag nog aan voor ClickUp – het is gratis!