Een dag in het leven van werkversnippering
Het is Monday, 9 uur 's ochtends. Je opent je laptop en wordt meteen overspoeld door een stortvloed aan notificaties: Slack, Outlook, Jira, Salesforce, Google Documenten en nog een tiental andere apps.
Je bent de eerste 30 minuten bezig om te achterhalen wat er vorige week is gebeurd. Tegen de middag heb je tussen 15 verschillende tools geschakeld, drie mensen achter statusupdates aangezeten en handmatig gegevens van het ene systeem naar het andere gekopieerd. Aan het einde van de dag realiseer je je dat je meer tijd hebt besteed aan het jongleren met gefragmenteerde werkstroom en het worstelen met contextwisselingen dan aan het doen van zinvol werk.
Dit is werkversnippering in bedrijfsactiviteiten. En het is niet alleen een ongemak, het is ook een miljardenverslindende rem op de productiviteit, digitale transformatie en het moreel van werknemers. Ik heb het meegemaakt, ik heb ertegen gevochten en nu help ik bij ClickUp organisaties om het voorgoed te overwinnen.
Recent onderzoek bevestigt dit: uit een Total Economic Impact™-onderzoek van Forrester blijkt dat organisaties die ClickUp gebruiken in drie jaar tijd een rendement op investering van 384% hebben behaald, waardoor teams duizenden uren hebben bespaard die voorheen verloren gingen aan gefragmenteerde werkstroom en handmatige processen.
Maar deze nummers zijn niet alleen statistieken – ze weerspiegelen een realiteit die ik zelf heb ervaren.
Recent onderzoek bevestigt dit: uit een Total Economic Impact™-onderzoek van Forrester blijkt dat organisaties die ClickUp gebruiken in drie jaar tijd een rendement op investering van 384% hebben behaald, waardoor teams duizenden uren hebben bespaard die voorheen verloren gingen aan gefragmenteerde werkstroom en handmatige processen.
Maar deze nummers zijn niet alleen statistieken – ze weerspiegelen een realiteit die ik zelf heb ervaren.
De begintijd: werkversnippering was de norm
Voordat ik bij ClickUp kwam werken, gaf ik leiding aan een team voor bedrijfssystemen bij een groot bedrijf in de gezondheidszorg en investeringen. We hadden alle mogelijke SaaS-tools in huis: accountancy, HR, investeringsbeheer, engineering, marketing, noem maar op. Elke afdeling had zijn favoriet platform en ze communiceerden niet met elkaar.
Het resultaat? Overal silo's.
Ik zag hoe ondersteunings- of marketingteams naar de engineeringafdeling liepen en de werkstroom van ontwikkelaars onderbraken om te vragen naar de status van een project. We probeerden dit te 'verhelpen' door Jira uit te rollen naar het marketingteam. Ze gebruikten het voor trainingen, maar gingen daarna meteen weer terug naar hun whiteboard. Waarom? Omdat de tool niet paste bij hun werkstroom of taalgebruik. Het was een klassiek geval van IT die een oplossing oplegde die het echte probleem in de praktijk niet oploste.
Deze ervaring heeft me twee dingen geleerd:
- Fragmentatie heeft niet alleen te maken met tools, maar ook met context en cultuur
- teams dwingen zich aan te passen aan een tool (in plaats van andersom) leidt tot weerstand en verspilde moeite*
Het 'aha'-moment: de kracht van convergentie ontdekken
Toen ik ClickUp voor het eerst zag, ging er een lampje branden.
Dit was een platform dat flexibel genoeg was om aan de behoeften van elk team te voldoen, maar ook uniform genoeg om silo's te doorbreken. Voor het eerst kon ik me een wereld voorstellen waarin een taak zowel bij marketing als bij engineering thuishoorde, waarin de context niet verloren ging bij de vertaling en waarin teams in hun eigen taal konden werken, zonder het grotere geheel uit het oog te verliezen.
Maar de echte magie zat niet alleen in de functies. Het zat in de filosofie: bouw een werkruimte die zich aanpast aan mensen, en niet andersom. Dat is de enige manier om echte, blijvende verandering teweeg te brengen.
Waarom wildgroei blijft bestaan: de menselijke kant van fragmentatie
Laten we eerlijk zijn: teams willen de controle over hun tools niet uit handen geven. Dat is heel normaal. Bij de selectie van tools gaat het net zozeer om identiteit en autonomie als om functionaliteit, vooral in enterprise tech stacks waar de invoering van software van invloed is op digitale werkstroom. Daarom mislukken zoveel 'digitale transformatieprojecten': ze negeren het menselijke aspect.
De cyclus herhaalt zich: IT probeert te standaardiseren, bedrijfsonderdelen verzetten zich hiertegen en er worden nieuwe puntoplossingen aan de stack toegevoegd. Het resultaat? Meer silo's, meer wrijving en meer handmatige workarounds.
De uitdaging wordt alleen maar groter. In een onderzoek uit 2025 naar de neveneffecten van digitalisering worden ondernemingen geconfronteerd met 'roloverbelasting', waarbij de last van het beheren van gefragmenteerde werkstroom en een wildgroei aan tools de uitvoering en het welzijn van werknemers belemmert. Naarmate digitale tools zich vermenigvuldigen, nemen ook de eisen aan de aandacht en energie van werknemers toe, waardoor uniforme, contextrijke werkplekken belangrijker dan ooit worden.
De enige uitweg is om teams te ontmoeten waar ze zich bevinden, hen te helpen zien wat er mogelijk is en hen vervolgens stap voor stap te begeleiden naar een meer uniforme manier van werk.
Het gaat niet alleen om het hebben van te veel tools, maar ook om het voortdurend wisselen van context. De gemiddelde werknemer schakelt 1200 keer per dag tussen apps en verliest bijna 4 uur per week alleen al om zijn focus terug te krijgen.
De nieuwe grens: het elimineren van AI-wildgroei en de cruciale rol van context
Net toen we grip begonnen te krijgen op app-wildgroei, kwam AI opzetten. Plotseling wilde elk team zijn eigen AI-tool. Maar hier zit een addertje onder het gras: AI is slechts zo goed als de toegang tot de context.
Als uw AI niet op de hoogte is van de laatste projectupdates, klantgesprekken of strategische prioriteiten, is het gewoon weer een geïsoleerde tool – een tool die AI-wildgroei verergert en de verwarring en handmatige inspanningen vergroot.
AI is slechts zo goed als de context waartoe het toegang heeft. Als uw AI niet weet wat er in uw bedrijf gebeurt, is het gewoon weer een nieuw object.
aI is slechts zo goed als de context waartoe het toegang heeft. Als uw AI niet weet wat er in uw bedrijf gebeurt, is het gewoon weer een nieuw object.
De echte doorbraak komt wanneer AI diep in uw werkruimte is geïntegreerd en automatisch context in realtime laadt en bijwerkt. Dan gaat u van 'AI als een glimmend object' naar 'AI als een echte partner in het werk'
Wat er nodig is: de technische en organisatorische voorwaarden voor AI-transformatie
Maar om echte AI-convergentie te bereiken, volstaat het niet om gewoon een nieuwe tool te installeren. Daarvoor is het volgende nodig:
- Uniforme data-architectuur: al uw werk, communicatie en kennis moeten op één enkel, toegankelijk platform worden ondergebracht
- Live contextfeeds: AI moet toegang hebben tot realtime updates – geen verouderde gegevens of handmatige uploads meer
- *procesin kaart brengen: Je moet je werkstroom begrijpen en documenteren, zodat AI ze kan verbeteren in plaats van verstoren
- Veranderingsgerichte cultuur: Teams moeten openstaan voor experimenteren, leren en itereren nu AI onderdeel wordt van het dagelijkse werk
Bij ClickUp hebben we fors geïnvesteerd in het bouwen van een platform waar context altijd live en bruikbaar is. Onze AI-agenten beantwoorden niet alleen vragen, ze brengen ook proactief inzichten naar voren, automatiseren routinetaken en passen zich aan naarmate uw bedrijf zich ontwikkelt.
hier volgt een visuele samenvatting van de voorwaarden voor een succesvolle AI-transformatie: *
Casestudy: van wildgroei naar convergentie – voor en na
Om echt te begrijpen wat de kosten van werkversnippering zijn en hoe krachtig convergentie kan zijn, moet je het in de praktijk zien. Hier lees je hoe een wereldwijd marketingteam van gefragmenteerde werkstroom en verspreide tools overstapte naar een uniforme, door AI aangestuurde werkruimte die de uitvoering stroomlijnde en tijd teruggaf aan de makers.
Voorheen:
Een wereldwijd marketingteam beheerde campagnes met behulp van zes verschillende tools. Projectupdates raakten zoek in e-mailthreads, creatieve assets stonden in Dropbox en rapportages waren een handmatige nachtmerrie. Er werden AI-tools getest, maar voor elk daarvan moest de context handmatig worden geüpload, waardoor ze al snel in onbruik raakten.
Na:
Het team is overgestapt op ClickUp, waardoor projecten, documenten en communicatie zijn geconsolideerd. AI-agenten monitoren nu de voortgang van campagnes, genereren wekelijkse statusrapporten en stellen zelfs creatieve briefings op basis van live projectgegevens op. Statusvergaderingen zijn korter, rapportage is geautomatiseerd en het team besteedt meer tijd aan creativiteit en minder tijd aan het zoeken naar informatie.
De impact van echte AI-convergentie is enorm. Organisaties die AI in hun werkstroom integreren, zien een aanzienlijke verbetering in individuele prestaties tot wel 40%!
Verandering stimuleren: de kracht van incrementele successen
Een van de grootste fouten die ik zie, is dat mensen met AI-transformatie 'de oceaan willen koken'. In plaats daarvan pleit ik voor stapsgewijze successen: het vinden van specifieke werkstroom waar AI onmiddellijke, tastbare waarde kan opleveren.
Ik zal nooit een Secret Supper-gebeurtenis in Mexico-Stad vergeten. Ik demonstreerde een agent die automatisch verkoopgesprekken beoordeelde aan de hand van een aangepaste rubriek. In een paar uur tijd had ik een proof of concept gebouwd dat uren handmatig werk overbodig maakte. De reactie? Iedereen stond met open mond te kijken. Plotseling was AI niet langer abstract, maar werd het toegepast. Mensen konden zien hoe het hun dagelijkse werk zou veranderen.
Deze 'aha'-momenten zijn de sleutel tot het overwinnen van weerstand. Laat het zien, vertel het niet.
Maak het realistisch, relevant en gemakkelijk toe te passen.
Verandermanagement: kaders voor duurzame transformatie
AI-transformatie is niet alleen een technisch project, maar ook een cultureel project. Succes vereist zowel bottom-up betrokkenheid als top-down sponsoring.
Ons draaiboek voor verandermanagement:
- *stakeholder in kaart brengen: Identificeer voorstanders, sceptici en influencers binnen teams
- Communicatieplan: Deel in elke fase het 'waarom', het 'hoe' en het 'wat levert het mij op'
- Proefprogramma's: begin klein, meet de impact en vier successen
- Statistieken voor acceptatie: houd niet alleen het aantal logins bij, maar ook het gebruik, de tevredenheid en de bedrijfsresultaten
- Continue feedback: Creëer kanalen waar teams kunnen delen wat wel en niet werkt
Het gaat er vooral om mensen te helpen zichzelf te zien in de toekomst die u aan het opbouwen bent.
Het geheime ingrediënt: uniforme context
De echte kracht van ClickUp – en de toekomst van werk – zit in geconvergeerde context. Wanneer al uw werk, kennis en communicatie op één plek samenkomt, kan AI eindelijk zijn belofte waarmaken. Dit is niet alleen theorie: AI-convergentie blijkt al het tegengif te zijn voor versnipperde werkstroom, waardoor teams hun cognitieve belasting kunnen verminderen, de uitvoering kunnen versnellen en creativiteit kunnen ontketenen.
Dit gaat niet alleen om efficiëntie. Het gaat om het verminderen van cognitieve belasting , het doorbreken van silo's en het in staat stellen van teams om sneller en slimmer te werken. Het gaat om het creëren van een werkruimte waar innovatie kan floreren, omdat iedereen volgens hetzelfde draaiboek werkt.
Dat is vandaag de dag het ontbrekende stukje. In een wereld die verdrinkt in losstaande tools en AI-wildgroei, brengt ClickUp alles samen in 's werelds eerste geconvergeerde AI-werkruimte. Dit is AI die niet alleen assisteert, maar ook convergeert.
Dat is de belofte van ClickUp Brain .
ClickUp Brain: contextuele AI in actie
In tegenstelling tot bolt-on copilots is ClickUp Brain native in uw werkruimte. Het begrijpt uw projecten omdat het er deel van uitmaakt: het vat vergadernotities samen, genereert updates, automatiseert taken en brengt blokkades aan het licht met behoud van de volledige context. En wanneer het moment daar is, kunt u schakelen tussen toonaangevende AI-modellen – ChatGPT, Claude, Gemini en meer – en kiezen voor snelheid, nuance of diepgang zonder uw werkstroom te verlaten.
En met ClickUp Brain MAX krijgt u nog meer mogelijkheden:
Talk to Text legt ideeën vast terwijl je ze uitspreekt en zet ze direct om in taken, aantekeningen of documenten – typen is niet nodig.
Contextbewustzijn, modelflexibiliteit, Talk to Text en een uniforme werkruimte: zo verandert u AI van een losse tool in een hefboom voor organisatorische AI-transformatie.
De reis visualiseren: van wildgroei naar convergentie
Stel je een eenvoudig diagram voor:
- Links: Een wirwar van losstaande apps, elk met hun eigen gegevens en werkstroom
- Midden: Een trechter die de migratie van werk, kennis en communicatie naar een uniform platform weergeeft
- Rechts: Een enkele, geïntegreerde werkruimte waar AI-agenten werken op basis van live context, waarbij ze taken automatiseren, advies geven en het werk versnellen
Veelvoorkomende valkuilen (en hoe je ze kunt vermijden)
Het invoeren van nieuwe technologie gaat niet alleen om het inschakelen van een tool, maar ook om hoe je deze introduceert, integreert en meet. Leiders struikelen vaak op drie voorspelbare manieren:
| Valkuil | Betere aanpak |
|---|---|
| Een nieuwe tool verplicht stellen zonder draagvlak binnen het team | Betrek gebruikers in een vroeg stadium, creëer samen werkstroom en test deze voordat je ze opschaalt |
| AI behandelen als een aanvulling in plaats van een kerncompetentie | Integreer AI in dagelijkse werkstroom en zorg ervoor dat het toegang heeft tot live context |
| Succes meten aan de hand van logins, niet aan de hand van resultaten | Houd de impact op het bedrijf bij: tijdwinst, minder fouten, meer innovatie |
Vooruitblik: mijn visie op de toekomst van werk
Ik geloof dat we aan het begin staan van een nieuw tijdperk. In de komende twee tot drie jaar zullen AI-agenten integrale leden van ons team worden: altijd actief, contextbewust en continu lerend.
Maar hier zit een addertje onder het gras: de organisaties die succesvol zijn, zijn de organisaties die convergentie onder de knie hebben.
Ze zullen hun tools, werkstroom en kennis samenbrengen, waardoor een vruchtbare bodem ontstaat waarop AI kan gedijen.
De grootste kansen liggen in het ontsluiten van nieuwe niveaus van creativiteit, snelheid en samenwerking. Het grootste risico is dat je in de valkuil van 'AI Sprawl' terechtkomt, waarbij je meer tools toevoegt zonder de onderliggende fragmentatie op te lossen.
📮 ClickUp Insight: 33% van de mensen gelooft nog steeds dat multitasking gelijk staat aan efficiëntie. In werkelijkheid verhoogt multitasking alleen maar de kosten van contextwisselingen. Wanneer je hersenen heen en weer springen tussen tabbladen, chats en checklist, lijdt je concentratie daar het meest onder.
ClickUp helpt je om je bewust op één taak te concentreren door alles wat je nodig hebt op één plek samen te brengen!
Ben je bezig met een taak, maar moet je even iets opzoeken op internet? Gebruik gewoon je stem en vraag ClickUp Brain MAX om een zoekopdracht uit te voeren vanuit hetzelfde venster. Wil je even chatten met Claude en je concept bijschaven? Dat kan ook, zonder dat je je werkruimte hoeft te verlaten!
Alles wat je nodig hebt – denk aan chatten, documenten, taken, dashboard, meerdere LLM's, zoeken op internet en meer – bevindt zich in één geconvergeerde AI-werkruimte, klaar voor gebruik!
Advies voor leidinggevenden: aanbevelingen per stap
Om strategie om te zetten in echte verandering zijn dagelijkse acties nodig die vertrouwen en momentum opbouwen. Hier zijn praktische stappen die leiders kunnen nemen om hun teams door de implementatie te loodsen:
- Begin met empathie. Begrijp de echte pijnpunten van uw teams. Forceer geen verandering, maar creëer deze samen
- Breng uw werkstroom in kaart. Identificeer waar context verloren gaat en waar AI waarde kan toevoegen
- Piloot, meet, herhaal. Start kleine experimenten, houd de resultaten bij en verfijn voordat je opschaalt
- Investeer in context. Zorg ervoor dat je AI toegang heeft tot live, geïntegreerde gegevens. Anders voeg je alleen maar ruis toe
- Maak er een teaminspanning van. Combineer bottom-up experimenten met top-down leiderschap en ondersteunen.
- Vier successen. Deel succesverhalen om momentum en vertrouwen op te bouwen
- Blijf altijd leren. Het landschap verandert snel. Blijf nieuwsgierig, blijf bescheiden en blijf itereren
Als ik terug zou kunnen gaan en één ding anders zou kunnen doen, dan zou ik nog eerder investeren in het opbouwen van een cultuur van experimenteren en leren. De toekomst is voor degenen die zich kunnen aanpassen – en hun teams helpen hetzelfde te doen.
Conclusie: de weg vooruit
Work Sprawl is een probleem dat miljarden dollars kost, maar het is ook de grootste kans van onze generatie. Door onze tools, werkstroom en context te verenigen – en door AI als een echte partner te omarmen – kunnen we organisaties opbouwen die niet alleen een hogere productiviteit hebben, maar ook menselijker.
Het is geen gemakkelijke weg, maar het is de moeite waard. En als mijn ervaring mij iets heeft geleerd, dan is het wel dit: de toekomst van werk wordt bepaald door degenen die durven te convergeren.
Devin Stoker is hoofd Solutions Architecture bij ClickUp. Maak verbinding met hem op LinkedIn om het gesprek voort te zetten.