7 manieren om vertrouwen en communicatie in virtuele teams te bevorderen
Thuiswerken

7 manieren om vertrouwen en communicatie in virtuele teams te bevorderen

meri is een Content Enthusiast en een toegewijde bookaholic. Haar liefde voor kleurrijke visuals en heldere illustraties drijft haar creativiteit om informatieve en boeiende artikelen te produceren. Als ze niet aan het werk is, kun je haar met een boek in bed vinden


Hoor je dat?

De stilte van verveling tijdens je Zoom-conferenties?

Het geluid van een gebrek aan betrokkenheid van je teamleden?

...🦗🦗🦗..

Zo ja, dan is het waarschijnlijk tijd om uw virtuele team eens onder de loep te nemen communicatiestrategie . 👀

Nu werken op afstand het nieuwe normaal wordt, moeten teamleiders met creatieve en innovatieve methoden komen om een meer coöperatieve werkomgeving te creëren.

Werken op afstand brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee voor zowel werknemers als managers, zoals communicatiebarrières, werkmoeheid, technologische problemen en nog veel meer.

A Onderzoek Harvard Business Review werd uitgevoerd tijdens COVID-19 om de uitdagingen van virtueel teammanagement te begrijpen. Hieruit blijkt dat de meeste teamleiders op afstand moeite hebben om effectief te communiceren en een brug van vertrouwen te slaan met hun virtuele teams.

Of je het nu leuk vindt of niet, deze twee factoren hebben een enorme invloed op de productiviteit, motivatie en output van werknemers en de gevolgen van het negeren ervan gaan verder dan onproductief zijn en dingen verkeerd doen.

Wat is er nodig om vertrouwen en effectieve samenwerking binnen virtuele teams op te bouwen en welke rol spelen deze factoren bij de prestaties van werknemers?

Laten we dat eens uitzoeken.

klaar om de krekels te elimineren? V2V Knelpunt naar Doorbraak Blog CTA

Hoe verhoogt goede communicatie binnen een virtueel team de productiviteit?

Sommigen van ons hebben in een negatieve omgeving gewerkt, waar collega's onbetrouwbaar, afstandelijk en niet responsief zijn.

In dergelijke situaties hebben werknemers de neiging om hun energie, vaardigheden, passie en motivatie achter te houden omdat ze een gebrek aan vertrouwen, steun en verbinding met hun teams voelen.

Dus hoe kan het opbouwen van vertrouwen uitkomst bieden?

1. Meer vertrouwen = Minder conflicten

Vertrouwen is een superkracht die miscommunicatieproblemen binnen virtuele teams oplost. 💪

Interpersoonlijk vertrouwen tussen medewerkers en managers helpt misverstanden te verminderen en soepeler op te lossen.

Deel de geest van vertrouwen om onderhandelingsprocessen te versnellen en hechtere persoonlijke relaties op te bouwen binnen virtuele teams. Hoewel je het op een professioneel niveau moet houden, moet je nadenken over het opbouwen van een sterke vertrouwensbasis om toekomstige conflicten zoveel mogelijk te vermijden.

Hoe werkt het? 🤔

Als mensen vertrouwen hebben in elkaars collega's en managers, voelen ze zich veilig in hun werkomgeving.

Daardoor staan ze meer open voor onderhandelingen, discussies en gezonde dialogen met het team.

2. Vertrouwen creëert een aura van "Je hebt een vriend in mij!"

Een van de kernelementen van goede prestaties van werknemers is een nog betere samenwerking binnen teams. Vooral bij werk op afstand, waar de persoonlijke communicatie het laagst is, is het managen van een samenwerkend team op afstand is nog uitdagender geworden.

Schimmige werkrelaties leiden tot slechte samenwerking, terwijl betrouwbare banden gemakkelijk sterkere partnerschappen kunnen opbouwen tussen werknemers en leidinggevenden. ✊

De crew van Toy Story

Toy Story/ GIPHY Een onderzoek door Harvard Business Review toont aan dat mensen die werken in een omgeving met veel vertrouwen 50% meer productiviteit leveren. Dit bewijst dat vertrouwen het belangrijkste ingrediënt is voor het bouwen van sterke virtuele teams. 🥗

Simpel gezegd zal communicatie binnen teams op basis van vertrouwen de leden motiveren om de koppen bij elkaar te steken en met meer innovatieve ideeën te komen.

Tromgeroffel graag...🥁 voor de lieve tekst van Randy Man. 🎶

Bonus: Communicatieplan sjablonen

3. Vermindert stress en isolement

Tegenwoordig zijn de meeste bedrijven overgeschakeld op een hybride werkomgeving en een cultuur van volledig op afstand werken - iets waar niet alle werknemers en het management op voorbereid waren.

De opkomende uitdagingen en talloze barrières die gepaard gaan met thuiswerken kunnen leiden tot een hoge mate van stress en een neiging tot isolatie of silo werken onder uw werknemers.

Aan de andere kant... 😍

Open, transparante en betrouwbare relaties met virtuele teams helpen werknemers om werkdruk te overwinnen, voelen zich meer gemotiveerd om zich in te zetten en verminderen alle druk van het werken op afstand.

Bonus 👉_ Check out this list of inspiring teamwork quotes !

7 Slimme manieren om de communicatie binnen virtuele teams te verbeteren en het vertrouwen te versterken

Gelukkig zijn er verschillende manieren stellaire managers kunnen vertrouwen en transparante communicatie opbouwen in virtuele teams. 🥳

Bekijk deze praktische tips voor het bouwen van samenwerkende, op één lijn zittende en krachtige teams.

1. Wees flexibel als het gaat om virtuele teamcommunicatie

Tegenwoordig verschuiven meer bedrijven naar een open houding en een flexibeler perspectief als het gaat om teamwerk. Vooral bij virtuele teams, waar effectief socialiseren een beetje ingewikkeld is, is het essentieel om eenvoud te implementeren.

Virtuele teamleiders moeten benaderbaar en vriendelijk zijn, zodat werknemers zich vrij voelen om vragen te stellen, problemen te bespreken en hun mening te geven. 🗣️

Door open te staan voor veranderingen, behouden teamleiders hun flexibiliteit en wendbaarheid bij voortdurende veranderingen. Bovendien is transparant bedrijfscultuur zorgt voor efficiëntere communicatie tussen de leden.

2. Stel gemeenschappelijke doelen die nauwkeurig zijn

De thuiswerkmethode heeft zeker veranderingen teweeggebracht in de balans van zowel ons persoonlijke als professionele leven.

En dat maakt het weer moeilijk om prioriteiten te stellen.

Daarom moeten virtuele teamleiders duidelijk de bedrijfsdoelen voor elke werknemer definiëren.

Leden kunnen zich soms niet verbonden voelen omdat ze geografisch ver weg zijn. Dus of je nu werkt voor een SaaS-bedrijf of een bakkerijbedrijf, als manager is het jouw taak om een gemeenschappelijke bestemming te bepalen met duidelijk gedefinieerde doelen.

Bruce Almighty typt snel

Bruce Almachtig/ GIPHY Als iedereen zijn taken voor de dag/week/maand, deadlines en andere vereisten kent, wordt de communicatie gemakkelijker.

Schets daarnaast gedeelde doelstellingen om een stevige basis van gemeenschappelijke bedrijfswaarden op te bouwen waaraan elk lid kan bijdragen. Bereik dit op een eenvoudiger manier met ClickUp's speciale taakbeheer functie.

3. Zeg "Dank u wel!" tegen uw virtuele team

Laten we het maar gewoon toegeven: Als mensen willen we ons allemaal gezien en gewaardeerd voelen. 😌

Als het gaat om het werken met virtuele teams, gaan waardering en erkenning vaak verloren in de constante stroom van videogesprekken, snelle discussies en eindeloze projecten. Gebruik daarom de kracht van oprechte erkenning en waardering om de communicatie met je virtuele team te verbeteren.

Volgens Glassdoor geeft 53% van de werknemers toe dat ze langer bij hun bedrijf zouden blijven als ze zich voldoende gewaardeerd zouden voelen.

Hier zijn dus enkele creatieve manieren om werknemers te erkennen:

  • Implementeer een werknemerswaarderingsprogramma. Je kunt bijvoorbeeld punten geven voor het voltooien van zelfs de kleinste taken of voor stiptheid. Deze punten kunnen later worden ingewisseld voor extraatjes zoals meer vrije tijd
  • Erken individuele prestaties om productieve werknemers op te laten vallen. Als managers de kleine overwinningen van leden benadrukken en hen bedanken via een persoonlijk telefoontje, zullen ze zich waardevol voelen en zich meer inzetten
  • Vier zelfs mislukkingen van werknemers door het nemen van risico's en vastberadenheid te ondersteunen. Gebruik mislukkingen bovendien om andere leden te motiveren om nieuwe dingen uit te proberen
  • Deel teamprestaties via sociale media en andere platforms. Gebruik speciale hashtags op Instagram (bijv. #employeeofthemonth) en spreek je dankbaarheid uit in een eenvoudige Facebook-post om je teamleden een speciaal gevoel te geven

Virtuele teamleden kunnen zich vaak niet verbonden voelen met het bedrijf, dus door hen erkenning te geven kun je ze beter betrekken en motiveren.

4. 1:1-vergaderingen zorgen voor goede virtuele teamcommunicatie

Een onderdeel van succesvolle communicatie is een individuele benadering van uw virtuele teamleden.

Het organiseren van regelmatige bijeenkomsten is een manier om de voortgang van het werk en de algehele prestaties van de werknemer bij te houden en om de virtuele teamleden te checken.

Maar als je een solide basis van vertrouwen en samenwerking wilt opbouwen, moet je ook tijd vrijmaken voor één-op-één vergaderingen. 🤝

Persoonlijk worden terwijl je op kantoor werkt is vrij eenvoudig. Een simpel 'Hé daar' of een snel praatje tijdens het koffiezetten zijn nuttige ijsbrekers.

Zelfs als je zou bijpraten via e-mailmarketing of massaal sms'en als je meer dan 100 kantoormedewerkers hebt, telt fysieke aanwezigheid nog steeds.

Hoewel werken op afstand de nodige uitdagingen met zich meebrengt op het gebied van interpersoonlijke communicatie, is er nog steeds een kans om vrienden te maken in de virtuele wereld. 🧑‍💻

Hier zijn wat snelle tips voor het houden van succesvolle één-op-één vergaderingen met je externe werknemers:

  • Volg een herhaald schema
  • Vraag naar de uitdagingen waarmee leden worden geconfronteerd
  • Maak aantekeningen om de voortgang bij te houden
  • Zorg ervoor datachtergrondgeluiden te verminderen en elimineer andere technische problemen
  • Bereid enkele ongedwongen vragen voor
  • Wees een goede luisteraar

Teamleiders die persoonlijke ontmoetingen hebben met elk lid, hebben meer kans om hun vertrouwen te winnen en vriendschappelijke relaties te verbeteren.

Eerlijk en oprecht meeleven laat zien hoeveel respect en zorg je hebt voor je virtuele team. Dit zorgt op zijn beurt voor een betere band van binnenuit.

Bovendien moet u een goede omgeving creëren waarin het gezellig is om te praten en van gedachten te wisselen. Of u nu besluit om vergadersoftware te gebruiken of ga voor mobiele apps, zorg ervoor dat je de beste tijd kiest, verwijder achtergrondgeluiden en zorg voor een vriendelijke sfeer.

ClickUp zal gemakkelijk je favoriete tool worden om alle soorten teamcommunicatie te verbeteren. Vooral als het gaat om virtuele teams die op afstand werken, helpen de beschikbare tools en functies om alles wat er in je bedrijf gebeurt te organiseren. Van gevisualiseerde projectkaarten en realtime werkmonitoring tot sprintdiagrammen en prioriteitenlijsten, u kunt taken maken, voltooien en beheren vanaf één plek!

5. Laat uw virtuele team delen en brainstormen

Informatie uitwisselen is de heilige graal van communicatie.

(Wat geluidseffecten hier, alsjeblieft... 🙌)

wow-cartoon

Moodman/ GIPHY Een samenwerkingservaring zoals brainstormen zal je virtuele team helpen zich open te stellen over hun ingehouden ideeën en suggesties, meningen over een bepaald onderwerp en oplossingen voor bestaande problemen.

Omdat het uitwisselen van ideeën een gezamenlijke inspanning is, helpt het om sterkere teams en productieve banden op te bouwen.

Vooral voor virtuele teamleiders is het essentieel om brainstormsessies te organiseren waar deelnemers zich gehoord en gewaardeerd voelen, zelfs voor hun 'slechte' ideeën. 🧠

6. Er is een leven buiten het werk!

Onderwerpen buiten het werk bespreken is de meest moeiteloze optie om een vertrouwensvolle relatie met je virtuele team op te bouwen.

Ook dit omarmt de transparantie en openheid van je bedrijf tegenover werknemers op afstand.

Een onderzoek door Gallup toont aan dat 50% van de werknemers hun baan opzeggen omdat ze ontevreden zijn en geen band hebben met hun managers.

De echte reden hierachter is dat mensen gewoon op zoek zijn naar echte menselijke interactie.

En als het moeilijk wordt, willen ze gewoon weg van alle drukte werk burnout projectdeadlines en eindeloze rapporten.

Een leider hebben met wie ze werkprojecten op dezelfde manier kunnen bespreken als hun liefde voor honden is een pure zegen.

7. Vergeet het plezier niet

Last but not least: iedereen houdt van plezier maken. 💃

Zelfs op het werk. 🤫

Gezien de hoeveelheid stress die werknemers op afstand doormaken, moeten managers wat vrije tijd creëren voor virtuele teams. Hoewel teambuildingactiviteiten vaak worden gezien als een manier om de verbinding met het werk te verbreken, helpen ze juist om een sterkere band op te bouwen.

**Wat zijn enkele manieren waarop je op afstand plezier kunt maken?

  • Speel virtuele videogames en trivia (je hebt zeker watgamers onder uw leden)
  • Doe virtuele quizzen zoals deVirtueel Happy Hour Trivia
    • Los een online escape room op
  • Creëer en los uitdagende scenario's op
  • Speel twee waarheden en een leugen: totale klassieker

En nog veel meer!

Vooral bij virtuele teams helpt plezier maken om ze verbonden en betrokken te houden. Bovendien zorgt het ervoor dat geïsoleerde leden zich hechter en afhankelijker voelen van managers.

Afsluiten!

Vertrouwen en samenwerking verbeteren als leider van een virtueel team is niet eenvoudig, maar onze eenvoudige en praktische tips helpen je op weg om werkrelaties naar een hoger niveau te tillen. ️

Onthoud: Uiteindelijk komt het allemaal neer op waardering, respect en zorg richting virtuele teams.

Monsters Inc-knuffelscène

Monsters Inc./ GIPHY Laat ons weten wat jouw ervaring is met het werken met of in een virtueel team.

Mijn beoordeling van ClickUp

We begonnen ClickUp te gebruiken toen werken op afstand het nieuwe normaal werd. Met zoveel nieuwe tools om mee om te gaan (Zoom, TeamViewer, enz.) heeft ClickUp voor een ander niveau van eenvoud gezorgd. We gebruikten het vooral voor taakbeheer. Ook al was het team klein, we hadden toch iets nodig waarmee we gemakkelijk konden werken. Met ClickUp hoefden we niet te zoeken naar de taak of de deadline. We konden ook gebruik maken van het speciale kleurcoderingssysteem dat alles nog minder verwarrend maakte.

Persoonlijk hield ik van de taakvakken waarin je alle taken in hun fasen kon plaatsen (In behandeling, Gereed, TBD, enz.) Het hielp me visueel te begrijpen waar ik was met mijn taakbeheer en waar mijn team was. Dus als er iets was waarmee ik kon helpen, kon ik dat direct zien op het dashboard.