Als eigenaar van een klein bedrijf is tijd een van uw meest waardevolle bronnen. Maar die staat niet altijd aan jouw kant.
Dit is waarom! Volgens het "Work Trend Index Report" van Microsoft besteden werknemers een aanzienlijk deel van hun dag aan 4 uur en 33 minuten - het afhandelen van e-mails, het bijwonen van vergaderingen en het beheren van communicatie via verschillende apps voor teams. En dit is nog maar een deel van de taart. 🥧
Deze tijd die wordt besteed aan communicatie- en coördinatietaken kan snel oplopen voor kleine teams, waardoor er weinig ruimte overblijft voor het werk dat echt groei stimuleert. Het is dan ook geen verrassing dat 68% van de werknemers vindt dat ze niet genoeg tijd hebben om zich te concentreren op wat echt belangrijk is.
In deze blog verkennen we praktische strategieën voor tijdbeheer en tools voor tijdsregistratie om u te helpen uw agenda terug te winnen, taken te prioriteren, slecht tijdbeheer te vermijden en uw bedrijfsvoering naar succes te leiden.
1. Inzicht in je taken en doelen
Het stroomlijnen van werkstromen zou een topprioriteit moeten zijn voor kleine bedrijven die meerdere verantwoordelijkheden beheren. Nog te doen moet elke Taak een eigenaar hebben die duidelijk is over zijn doelen en verantwoordelijkheden. Elon Musk heeft ooit gezegd,
Mensen werken beter als ze weten wat het doel is en waarom. Het is belangrijk dat mensen er 's morgens naar uitkijken om naar het werk te komen en met plezier werken.
Elon Musk Tijdmanagement strategieën helpen je om taken af te zetten tegen doelen, zodat je gemakkelijker kunt bijhouden waar je aan hebt gewerkt. Dit maakt ook duidelijk wat je aandachtspunten moeten zijn.
Dus, hoe breng je al die dagelijkse taken in kaart met duidelijke doelen voor de lange termijn? Kijk op ClickUp , de alles-in-één app voor werk die is ontworpen om teams te helpen specifieke Taken te beheren, de voortgang bij te houden en de samenwerking te verbeteren.
Gebruik ClickUp Doelen om u te helpen uw business targets sneller in te stellen, bij te houden en te bereiken, en dit alles met behoud van duidelijkheid en organisatie.
Houd uw doelen in real-time bij om te zien waar u zich moet verbeteren en waar u zich op moet richten met ClickUp Goals
ClickUp Goals kan u helpen uw werk te beheren:
- Blijf op schema: Stel deadlines in voor doelen, beheer Sprint en houd de voortgang bij met wekelijkse scorekaarten om ervoor te zorgen dat uw team op schema blijft
- Deel moeiteloos doelen: Wijs één of meerdere eigenaren aan, beheer de toestemming voor toegang en werk naadloos samen met je team of belanghebbenden
- Organiseer doelen op één plek: Gebruik mappen om doelstellingen te categoriseren, zoals OKR's (Objectives and Key Results), Sprint of scorekaarten van medewerkers, zodat u ze gemakkelijk kunt beheren en prioriteiten kunt stellen
- Succes nauwkeurig meten: Gebruik numerieke, monetaire, waar/onwaar of op taken gebaseerde targets om de voortgang naar doelen bij te houden, zoals wekelijkse verkopen of mijlpalen voor de Sprint
Wanneer u de grote doelen op een rijtje hebt, ClickUp-taak maakt het vastleggen van prioriteiten eenvoudiger door ze op te splitsen in subtaken, eigenaars toe te wijzen, voortgang bij te houden, en iedereen op één lijn te houden. Met aangepaste statussen kunt u werkstromen op maat van uw proces maken - of het nu eenvoudig is, zoals 'Nog te doen' en 'Voltooid' of meer gedetailleerd. Aanpassingen zorgen ervoor dat je team gefocust en productief blijft.
Voeg taken en subtaken toe aan meerdere lijsten om al uw werk op één plaats weer te geven met ClickUp Taken
Een eigenaar van een klein bedrijf op Reddit, ecommarketingwiz geeft een geweldige tijdmanagement tip :
_Ik probeer 's ochtends rond 6.00 uur op te staan en aan mijn side hustle te werken, dan delegeer ik overdag werk aan freelancers en als ik klaar ben met mijn 9-5 uur. Ik werk ook 1-2 uur aan mijn zijhustle. Het gaat niet altijd even soepel, maar toen ik begon met het uitbesteden van werk ging het steeds beter
ecommarketingwiz
2. Analyseer je tijdgebruik
Voor eigenaren van kleine bedrijven en startende ondernemers telt elke seconde. Tussen het managen van de dagelijkse werkzaamheden en het uitstippelen van groeistrategieën door, is het makkelijk om niet bij te houden waar je tijd naartoe gaat.
Een van de beste manieren om te analyseren hoe u uw tijd besteedt, is door uw tijd ongeveer een week lang bij te houden.
Als je eenmaal een idee hebt van waar je tijd naartoe gaat, verdeel het dan in categorieën - wat echt de naald beweegt (zoals strategie of client outreach) tegenover dingen die alleen maar tijd kosten (zoals eindeloze vergaderingen of beheerderstaken).
Dit geeft je een duidelijk beeld van waar je je meer op moet richten en waar je misschien moet delegeren, automatiseren of bezuinigen.
Of je nu diepe werktijden instelt of de Pomodoro techniek volgt van focus uitbarstingen van 20 minuten, ClickUp's Tijdbeheer platform heeft functies voor elke tijdmanagementstrategie, plus ClickUp Automatiseringen om die repetitieve Taken voor je af te handelen.
Bijvoorbeeld, ClickUp's tijdsregistratie voor projecten biedt een efficiënte oplossing voor het analyseren van uw tijd, het verbeteren van uw tijdmanagementvaardigheden en het instellen van realistische verwachtingen voor uzelf en uw team.
Volg overal de tijd gekoppeld aan een project met ClickUp Project Time Tracking
ClickUp maakt tijdsregistratie moeiteloos:
- Volg uw tijd overal: Registreer tijd op desktop, mobiel of web met ClickUp's gratis Chrome extensie, en koppel tijdsregistratie aan een willekeurige Taak
- Stel schattingen in en voeg aantekeningen toe: Definieer hoe lang Taken mogen duren en voeg gedetailleerde aantekeningen toe aan invoer om uw inspanningen duidelijk bij te houden
- Beheer factureerbare tijd: Markeer tijd als factureerbaar om facturatie aan clients te vereenvoudigen
- Rollup totalen: Geef het gecombineerde totaal weer van de tijd die is besteed aan taken en subtaken voor een overkoepelend perspectief
- Bewerken en aanpassen: Handmatig invoeren van tijd toevoegen of aftrekken voor nauwkeurigheid
Een ClickUp gebruiker, Max Segal , Computer en Informations System Manager bij XYZ zegt:
De functie tijdsregistratie stelt het management in staat om middelen beter toe te wijzen en operationele inefficiënties te vinden.
Max Segal, Systeembeheerder computers en informatie bij XYZ
Weet je nog steeds niet waar de tijd naartoe is gegaan? Laten we visualiseren waar u uw tijd hebt verspild om uw aandacht af te leiden naar wat aandacht nodig heeft. U kunt ClickUp Dashboards voor dit.
Stel uw persoonlijke ClickUp Dashboards in om uw Taak te visualiseren en de voortgang in realtime bij te houden Een persoonlijk dashboard instellen stelt je in staat om je productiviteit te visualiseren en tijdverspillende activiteiten te identificeren die je focus doen ontsporen. Met dit gepersonaliseerde dagelijkse dashboard kun je taken prioriteren voortgang bijhouden en een georganiseerde werkstroom onderhouden die is afgestemd op uw doelen.
Voor een beter inzicht in de bestede tijd, integreer widgets die deadlines bijhouden, statussen van taken weergeven en realtime updates geven over teamactiviteiten.
3. Organiseren, prioriteiten stellen en clusteren
Wanneer projecten geen structuur hebben, glippen kleine details vaak door de mazen van het net, wat leidt tot gemiste deadlines, verkeerd afgestemde doelen en, uiteindelijk, gefrustreerde klanten. Voor eigenaren van kleine bedrijven die met meerdere initiatieven jongleren, kan dit snel uitgroeien tot chaos.
De sleutel tot het beheren van complexe werkstromen is een duidelijke hiërarchie creëren die taken organiseert en ervoor zorgt dat alles wordt verantwoord. Met een solide structuur kun je grote projecten opdelen in kleinere, uitvoerbare stappen en deze effectief prioriteren.
Dat is waar ClickUp's project hiërarchie en functies voor het organiseren van taken kunnen uw werkstroom revolutioneren. Hiermee kunt u uw projecten, taken en documenten organiseren met behulp van speciale mappen, lijsten en ruimtes, zodat alles gestructureerd en gemakkelijk toegankelijk is.
Bekijk al uw taken met kleurcodes voor organisatie per dag, maand of jaar met de ClickUp-taak kalenderweergave
De ClickUp kalenderweergave is ideaal voor het visualiseren van werk, het herschikken van taken en het afstemmen van tijdlijnen van projecten. U kunt schakelen tussen dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse weergaven.
Volg deze stappen om aan de slag te gaan:
- Visualiseer uw werk: Schakel naar de kalenderweergave in ClickUp om al uw taken in een kalender format te zien
- Schema's maken en aanpassen: Sleep taken direct naar de kalender om hun deadlines of duur aan te passen
- Tijdlijnen van projecten beheren: Verdeel grote projecten in kleinere, uitvoerbare taken en plan ze over dagen, weken of maanden
- Synchroniseer met externe kalenders: Integreer ClickUp met Google Agenda of andere planningstools om al uw gebeurtenissen en taken op één plaats te bewaren
Weergave van al uw taken, inclusief toekomstige terugkerende taken voor elk project, in chronologische volgorde met ClickUp-tijdlijnweergave Tijdlijnweergave in ClickUp biedt een lineaire, gedetailleerde aanpak voor het plannen van Taken en het beheren van werklasten. Het is perfect voor een weergave in vogelvlucht van uw projecten en deadlines.
Zo gebruik je het:
- Taken visualiseren in de tijd: Gebruik het vervolgkeuzemenu Dag om over te schakelen naar weergaven per week, maand of zelfs per uur voor een betere planning
- Pas uw tijdlijn aan: Pas uw weergave aan met kleuren voor taken op basis van hun Lijst, status of Aangepast veld waarde. U kunt ervoor kiezen om weekenden te tonen of te verbergen, afhankelijk van uw werkstroom
- Toekomstige terugkerende taken: Schakel de weergave van toekomstige terugkerende taken in of uit voor meer duidelijkheid
U kunt uw tijd effectief beheren met de ClickUp Tijdmanagement Sjabloon zonder helemaal opnieuw te beginnen.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-151.png ClickUp Tijdmanagement sjabloon https://app.clickup.com/signup?template=t-205471245&department=personal-use Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Dit sjabloon is ontworpen om je te helpen analyseren hoe je je tijd besteedt en je productiviteit te verhogen.
Dit is wat er inbegrepen is:
- Activiteitslogboek weergave: Volg alle activiteiten die u voltooit gedurende de dag om patronen te identificeren en de efficiëntie te verbeteren
- Weergave van dagelijkse activiteiten: Plan taken, stel prioriteiten en structureer uw dag effectief
- Werklastweergave: Krijg een duidelijk overzicht van alle taken en de geschatte benodigde tijd om de werklast in balans te brengen
- Gebruikshandleiding weergave: Een stap-voor-stap installatiegids om u te helpen snel een effectieve planning te maken
💡 Pro Tip: Investeer in uzelf door tijd vrij te maken om nieuwe vaardigheden te leren, workshops bij te wonen of publicaties uit de sector te lezen. Dit kan de productiviteit maximaliseren en de besluitvaardigheid verbeteren.
U kunt uw werk altijd bijhouden met ClickUp Weergave van het Gantt-diagram voor efficiënt tijdbeheer op lange termijn.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/ClickUp-Gantt-Chart-View-Dashboard-Image.png Weergave ClickUp Gantt Grafiek: Tips voor tijdbeheer voor eigenaars van bedrijven /$$img/
Volg voortgang in real-time per tijd, dag of maand met ClickUp Gantt Chart View (Grafiekweergave)
Als het gaat om lange termijn abonnementen en effectief tijdbeheer, is deze functie ontworpen om u te helpen werkstromen te vereenvoudigen, deadlines te prioriteren en knelpunten te elimineren. Zo werkt het:
- Visualiseer project workflows: Consolideer uw Ruimtes, Lijsten, Taken en Subtaken in één overzichtelijke weergave
- Eenvoud door slepen en neerzetten: Pas de tijdlijnen en afhankelijkheid van taken moeiteloos aan met de intuïtieve drag-and-drop interface
- Organisatie met kleurcodering: Gebruik kleurcodering om taken te categoriseren op prioriteit, status of team lid voor eenvoudige identificatie, zodat niets wordt gemist
- Realtime updates: Blijf op de hoogte van uw projecten met live voortgangspercentages en real-time updates, zodat u en uw team effectief kunnen samenwerken en mijlpalen kunnen vieren terwijl ze gebeuren
Sorteren, filteren en focussen: Gebruik geavanceerde sorteer- en filterfuncties om kritieke Taken op te sporen, mogelijke vertragingen te identificeren en middelen verstandig toe te wijzen
➡️ Ook lezen: 10 Gratis sjablonen voor roosters in Excel, Google Spreadsheets en ClickUp
5. Multitasking vermijden
Multitasken lijkt een productiviteitsbooster, maar heeft vaak het tegenovergestelde effect. Neurowetenschappelijk onderzoek toont aan dat het verminderen van cognitieve overbelasting door het maken van een abonnement en het prioriteren van taken ons kan helpen meer te bereiken en onze fysieke en mentale gezondheid aan het einde van de dag kan ondersteunen.
Multitasken verhoogt echter de cognitieve overbelasting, wat leidt tot:
- Verminderde focus: Het schakelen tussen taken fragmenteert je aandacht, waardoor de kwaliteit van het werk daalt
- Inefficiëntie: Het kost meer tijd om taken te voltooien als je voortdurend van aandacht verandert
- Stress: Het overbelasten van uw hersenen met meerdere Taken verhoogt mentale vermoeidheid en stress ClickUp's Ik-modus is ontworpen om de valkuilen van multitasking tegen te gaan en tijdbeheer te verbeteren.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-152.png ClickUp Me-modus: Tips voor tijdbeheer voor eigenaars van bedrijven /$$$img/
Bekijk alle taken, subtaken, opmerkingen en checklists in weergaven die aan u zijn toegewezen met de ClickUp-taakmodus
Door uw werkruimte te filteren zodat alleen de toegewezen taken worden weergegeven, helpt de modus Mij u om u alleen op uw verantwoordelijkheden te concentreren.
Hierdoor kunt u zien:
- Gepersonaliseerde weergave van taken: Taken zien die jouw aandacht nodig hebben zonder afleiding van andermans opdrachten
- Automatische toewijzing: Taken aanmaken in de modus Mij zodat ze direct aan u worden toegewezen, wat uw werkstroom vereenvoudigt
- Universeel in verschillende weergaven: Blijf bijhouden zonder de perspectieven van anderen te beïnvloeden, want de modus Me is van toepassing op alle ClickUp-werkruimten in uw werkruimte
6. Pauzes nemen
Regelmatige pauzes zijn een cruciaal maar vaak over het hoofd gezien aspect van effectief tijdmanagement. Lange uren maken lijkt misschien productiviteit, maar kan leiden tot een burn-out en verminderde efficiëntie.
Door opzettelijke pauzes in je schema op te nemen, verjong je je geest, verbeter je je focus en behoud je je productiviteit.
We komen rond vijf uur vrije tijd per dag maar als u deze gratis tijd onbedoeld besteedt, kan dat uw algehele welzijn beïnvloeden, zelfs als u niet werkt. Gestructureerde pauzes kunnen uw vrije tijd maximaliseren, waardoor uw productiviteit en welzijn toenemen.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-153.png ClickUp Herinneringen: Tips voor tijdbeheer voor eigenaars van bedrijven /$$img/
Beheer al uw updates en notificaties op één plaats met ClickUp Reminders ClickUp Herinneringen kan u helpen om pauzes gemakkelijk in uw dag te integreren. Zo kunt u het gebruiken:
- Snel installeren: Maak kleinere, op zichzelf staande herinneringen voor geplande pauzes, zodat u op de juiste momenten weg kunt stappen
- Delegeer pauzeherinneringen: Wijs herinneringen toe aan jezelf of je team om een cultuur van regelmatige, bewuste pauzes te stimuleren
- Herinneringen getriggerd door een opmerking: Stel herinneringen direct in vanuit een opmerking bij een taak, waardoor ze uitvoerbaar zijn en onafhankelijk van de oorspronkelijke taak
7. Delegeren en uitbesteden
Het delen van verantwoordelijkheden en het organiseren van taken helpt je om je te concentreren op werk met een hoge prioriteit, vermindert overweldiging en zorgt ervoor dat je projecten efficiënt verlopen.
Een handig kader voor delegeren is de Paretoprincipe (ook bekend als de 80/20 regel), die suggereert dat 80% van je resultaten voortkomt uit 20% van je inspanningen. Als je deze theorie toepast, moet je de taken met de grootste impact identificeren - de taken die het succes van je bedrijf bepalen - en je daarop concentreren terwijl je de andere 80% van de taken die belangrijk maar niet zo belangrijk zijn, delegeert.
Een andere nuttige theorie is De twee-factortheorie van Herzberg die onderscheid maakt tussen motiverende factoren (bijv. prestatie, erkenning) en hygiënefactoren (bijv. salaris, voorwaarden van het werk).
Als je delegeert, denk dan aan de taak in kwestie en hoe die je team zou kunnen motiveren of demotiveren. Taken die aansluiten bij de sterke punten van werknemers en die mogelijkheden bieden voor groei en erkenning moeten aan die personen worden gedelegeerd, zodat hun werktevredenheid en prestaties verbeteren.
De sleutel tot delegeren ligt in het geven van duidelijke instructies, het instellen van verwachtingen en het bevorderen van vertrouwen, terwijl je ook een omgeving creëert waarin teamleden zich gesterkt en gewaardeerd voelen.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-15.gif ClickUp-taak: Tips voor tijdbeheer voor eigenaars van bedrijven /$$$img/
Stel afhankelijkheid van taken in voor een duidelijk inzicht in hoe elke taak de andere beïnvloedt met ClickUp Taken
Gebruik ClickUp Commentaar toewijzen om delegeren en Taakbeheer te vereenvoudigen:
- Delegeer duidelijk: Geef specifieke instructies in de opmerkingensectie wanneer u een Taak delegeert. Geef duidelijk aan aan wie de taak is toegewezen en wat de specifieke vereisten zijn
- Vermeldingen: GebruikClickUp @mentions om de toegewezen persoon direct op de hoogte te stellen en op de hoogte te houden van wijzigingen of verzoeken
- Checklists: Maak checklists binnen de opmerkingen om complexe Taken op te splitsen in kleinere, uitvoerbare stappen
- Delegatiestatus: Maak een aangepast veld om de delegatiestatus van een taak bij te houden (bijv. 'Niet gedelegeerd', 'Gedelegeerd', 'In uitvoering', 'Voltooid')
Automatiseer notificaties: Aangepaste automatiseringsregels instellen om notificaties te sturen naar de oorspronkelijke maker van de taak en de gedelegeerde wanneer een taak wordt gedelegeerd of de status ervan verandert
➡️ Ook lezen: Hoe je een tijdbudget maakt om meer Klaar te krijgen
8. Minimaliseer afleiding
Als eigenaar van een bedrijf kunnen afleidingen uw dag gemakkelijk doen ontsporen. De sleutel tot het beheersen van tijdmanagement is het identificeren en aanpakken van je tijdverspillers.
Een beproefde methode is het gebruik van een matrix voor tijdmanagement om taken te prioriteren op basis van urgentie en belang, zodat u zich kunt concentreren op activiteiten met een hoge waarde. De matrix verdeelt taken in vier kwadranten: urgent en belangrijk, niet urgent maar belangrijk, urgent maar niet belangrijk en niet urgent noch belangrijk. Door de matrix te gebruiken, kunt u uw tijd beter indelen, stress verminderen en u richten op succes op de lange termijn.
Vergeet niet dat gefocust blijven ook betekent dat je afstand moet nemen wanneer dat nodig is. Verbazingwekkend, meer dan 765 miljoen vakantiedagen gaan jaarlijks ongebruikt in de V.S. Pauzes nemen is geen luxe, maar essentieel voor productiviteit en het voorkomen van een burn-out.
Stel grenzen om afleiding tot een minimum te beperken: Demp notificaties tijdens diepgaand werk, delegeer taken effectief en plan blokken met gefocust werk.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-154.png ClickUp Datum en tijd: timemanagementtips voor eigenaars van bedrijven /$$$img/
Selecteer de datum en tijd om uw taken te voltooien met de ClickUp Datum en Tijd functie, zodat u niet wordt afgeleid door openstaande taken
De ClickUp datum en tijd met deze functie kunt u startdata, deadlines en herinneringen instellen, zodat u uw taken op tijd kunt afronden terwijl u georganiseerd blijft. Naast deadlines kunt u met deze functie uw planning plannen door specifieke tijd in te ruimen voor tools, apps of apparaten, zodat uw dag gestructureerd en doelgericht blijft.
Bovendien betekent de beschikbaarheid van ClickUp op Android, iOS, Windows en Mac dat je altijd en overal verbinding kunt houden met je planning.
9. Apps voor tijdmanagement gebruiken
Van het plannen van je dag tot het prioriteren van Taken, productiviteit en apps voor tijdbeheer kunnen je helpen je leven te organiseren. Ze kunnen je persoonlijke assistent zijn die je overal bovenop houdt.
Of je nu hulp nodig hebt bij het blokkeren van je tijd, het beheren van je taken, het stellen van prioriteiten of het organiseren van vergaderingen, er is een app voor. Met ClickUp integraties kunt u tijdbeheer naar een hoger niveau tillen door meer dan 1000 tools te verbinden en de beste functies voor productiviteit gratis naar uw werkruimte te brengen. Dat klopt, u hoeft niet meer tussen tools te schakelen.
Hier lees je hoe deze integraties je werkdag kunnen vereenvoudigen:
- Naadloze tijdsregistratie met Everhour: In tegenstelling tot de meeste tools voor tijdsregistratie integreert Everhour de controles direct in de ClickUp interface, waardoor u tijd bespaart en minder fouten maakt bij het invoeren van gegevens
- Instant tijdsregistratie met Toggl: Schakel de extensie Toggl Chrome in om moeiteloos tijd bij te houden in ClickUp
- Synchroniseer uw planning met Google Agenda: Verbind Google Agenda met ClickUp voor real-time synchronisatie
Native tijdsregistratie: Met ClickUp's ingebouwde stopwatch kunt u uren direct binnen Taken bijhouden
➡️ Ook lezen: AI voor tijdmanagement: Use Cases & Tools voor slimme tijdsplanning
Brandstof voor uw productiviteit met ClickUp
Wanneer u uw tijd goed beheert, maakt u mentale bandbreedte vrij om u te concentreren op het laten groeien van uw business, het stimuleren van creativiteit en het bereiken van een gezonde balans tussen werk en privé.
Dit is waar ClickUp schittert als een alles-in-één platform. Het helpt u belangrijke Taken te beheren, integreert naadloos met populaire tools, en houdt bij hoeveel tijd u aan projecten besteedt . Zoals we in de bovenstaande tips hebben gezien, stelt het centraliseren van werkstromen u ook in staat om u te concentreren op wat het belangrijkst is, terwijl u minder wordt afgeleid en productief blijft.
Dus meld u aan voor ClickUp vandaag nog en ga de uitdagingen op het gebied van tijdmanagement aan!