We hebben allemaal wel eens vergaderingen bijgewoond die uit het niets verschenen, onze dag deden ontsporen en iedereen zich afvroeg wat er net gebeurd was.
Volgens Microsoft's 2022 Work Trend Index Annual Report, heeft de gemiddelde Teams gebruiker een duizelingwekkende ervaring met 252% toename in wekelijkse vergadertijd vanaf 2020 en het aantal wekelijkse vergaderingen is ook gestegen met 153%.
Hoewel de toename in vergaderfrequentie soms overweldigend aanvoelt, zijn regelmatige check-ins belangrijk om consistente communicatie te behouden en teams op één lijn te krijgen.
Terugkerende vergaderingen zijn een effectieve manier om dit te bereiken. Laten we eens kijken naar de beste manieren om terugkerende vergaderingen te plannen en in te plannen om hun impact te maximaliseren.
Wat zijn terugkerende vergaderingen?
Terugkerende vergaderingen zijn vooraf geplande en repetitieve vergaderingen die wekelijks, maandelijks of driemaandelijks plaatsvinden. Deze regelmatige tussenpozen zorgen voor voortdurende communicatie en helpen je teamleden om hun ideeën, voortgang en problemen op het juiste moment effectief te communiceren.
Een voorbeeld van terugkerende vergaderingen zijn stand-up vergaderingen, waarin elke deelnemer een korte update geeft van zijn huidige werk. A succesvolle stand-up vergadering biedt belangrijke inzichten aan de teamleider en stelt duidelijke tijdlijnen op voor het voltooien van het project.
leuk weetje: De gemiddelde vergadering duurt ongeveer 15 minuten - kort genoeg om iedereen gefocust te houden, maar lang genoeg om het team op één lijn te krijgen. Het verder inkorten van stand-ups kan de betrokkenheid van het team echter vergroten, omdat het aanzet tot beknopte updates en minder raakvlakken.
Belang van terugkerende vergaderingen
Als ze effectief worden beheerd, kunnen terugkerende vergaderingen de productiviteit verhogen en de besluitvorming verbeteren. Bedrijven kunnen profiteren van regelmatige check-ins, die helpen doelen te verduidelijken en lopende uitdagingen aan te pakken.
Zo werkt het:
Consistentie en verantwoording
Terugkerende vergaderingen zorgen voor consistente communicatie en verantwoording, of je team nu op kantoor werkt of op afstand. Door hun aard vereisen deze vergaderingen van de deelnemers dat ze voorbereid zijn, updates delen en actief deelnemen aan discussies.
Voortgangsbewaking
De leden van het team kunnen eenvoudig langlopende projecten en tijdlijnen bijhouden om het lopende werk te beoordelen, de voortgang van het project te bespreken en eventuele problemen aan te pakken. De gestructureerde aard van terugkerende vergaderingen zorgt voor een ritme, zodat alle deelnemers weten wanneer en waar ze elkaar moeten ontmoeten. Dit is vooral handig bij het managen van grote teams of complexe projecten.
Teambuilding
Terugkerende vergaderingen helpen bij het ontwikkelen van een gevoel van kameraadschap en wederzijds begrip, wat essentieel is voor het creëren van een productiviteits- en samenwerkingsomgeving. Ze stellen leden van het team in staat om samen uitdagingen op te lossen, hulp te zoeken en mijlpalen te vieren. 10 beste tools voor online vergaderingen voor Teams (gratis en betaald)
Beste werkwijzen voor productieve terugkerende vergaderingen
Hoewel terugkerende vergaderingen nuttig zijn, kunnen ze ook tot problemen leiden als ze niet goed georganiseerd zijn
Als u bijvoorbeeld een terugkerende vergadering afzegt zonder voorafgaande informatie, kunnen mensen hun tijd verspillen door op de vergadering te wachten
Om dergelijke scenario's te voorkomen, raden we het volgende aan beste werkwijzen voor productieve vergaderingen :
Stel duidelijke doelen
Alle terugkerende vergaderingen die u plant, moeten duidelijke doelstellingen hebben. Op die manier kunnen mensen hoe ze zich moeten voorbereiden op de vergadering . Het niet instellen van duidelijke doelen voor vergaderingen kan onproductief zijn en tijd verspillen die beter besteed kan worden aan uitvoerbare taken.
Dit helpt ook om de discussies gefocust te houden, zodat de deelnemers de gewenste resultaten begrijpen en ernaar toe werken. Met ieders ideeën op tafel kunt u een koers bepalen om uw doelen te bereiken.
Kies de juiste frequentie en duur
👀 Wist u dat? Volgens het jaarlijkse rapport 2023 Work Trend Index van Microsoft, inefficiënte vergaderingen worden gerapporteerd als de top killer van productiviteit met op de derde plaats te veel vergaderingen.
Dit benadrukt waarom het belangrijk is om de juiste frequentie en duur van vergaderingen te kiezen - als je de juiste balans weet te vinden, kun je onnodige onderbrekingen voorkomen en de productiviteit op peil houden.
Zou je meer dan twee keer per week willen deelnemen aan een terugkerende vergadering? De uitzonderingsgevallen buiten beschouwing gelaten, wat zou u dagelijks bespreken zonder echte voortgang?
Vergaderingen die te lang duren verliezen de betrokkenheid van de deelnemers, leiden hen af van hun doel en verspillen tijd. Als je daarom een of twee keer per week een terugkerende vergadering houdt, is de ideale duur 30-60 minuten.
💡Pro Tip: Pas de frequentie van vergaderingen aan aan de behoeften van het team - te vaak en je riskeert een burn-out; te zelden en je verliest de richting.
Agenda's maken en delen
Een agenda bevat sleutelinformatie voor vergaderingen, zodat de deelnemers weten wat ze kunnen verwachten. Als u weet wat er tijdens een vergadering wordt besproken, bespaart u tijd en kunt u meteen aan de slag.
Voordat u wordt overstelpt met vragen over welke informatie u in de agenda van uw toekomstige vergaderingen moet opnemen en waar u deze informatie moet delen, hebben wij hier de antwoorden!
Een ideale agenda voor vergaderingen bevat informatie zoals de tijd, de plaats en het onderwerp van de vergadering. Om deze informatie te organiseren en te structureren, kun je het volgende gebruiken ClickUp's agendasjabloon waarmee u alle belangrijke informatie op één plaats kunt delen.
ClickUp's agendasjabloon
De details van de vergadering kunnen het type, de omvang, de datum, de tijd en de locatie omvatten (een persoonlijke vergaderruimte of een koppeling voor vergaderingen op afstand ). Met dit sjabloon kunt u:
- Specifieke rollen toewijzen aan deelnemers, zoals facilitator, aantekeningenmaker en aanwezigen, zodat de verantwoordelijkheden duidelijk zijn
- Een tabel maken met de agenda, bijbehorende actiepunten en de verantwoordelijke persoon voor elke Taak
- Houd de voortgang van elke deelnemer bij, zorg ervoor dat ze hun doelen op tijd halen en verantwoordelijk blijven voor de groep
- Voeg details van na de vergadering toe aan uw agenda, zoals desamenvatting van de vergadering (of een koppeling naar een opgenomen vergadering) en informatie over de volgende vergadering.
Om deze agenda te delen kun je een openbare of beperkte link gebruiken, het downloaden in PDF, HTML of Markdown format en het mailen. Je kunt het bestand ook uploaden naar Google Drive en de link van het bestand koppelen aan de uitnodiging voor de geplande vergadering in ieders agenda.
Het delen van deze agenda met interne teamleden is nog eenvoudiger met ClickUp-de alles app voor werk die project-, document- en kennismanagement centraliseert. U kunt de gewenste leden van het team rechtstreeks uitnodigen voor het document of het delen binnen een werkruimte of teamruimte op ClickUp.
Aantekeningen van vergaderingen direct samenvatten met ClickUp Brain
Op deze manier kunnen deelnemers aan vergaderingen zich onmiddellijk concentreren op hun actie items en zich toewijzen aan deadlines. Uw team kan zich ook concentreren op activiteiten met een hoge waarde in plaats van te verzanden in administratief werk.
Maak gedetailleerde vergaderingen met ClickUp Brain
Met ClickUp Brain kunt u eenvoudig vergaderagenda's maken door sleutelgegevens zoals doelstellingen, deelnemers en onderwerpen in te voeren. Dit stroomlijnt het planningsproces en zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde pagina zit voordat de vergadering begint.
Maar om al deze magie te laten gebeuren, heb je de juiste tools nodig. Tools zoals ClickUp, Google Agenda, Zoom en assistenten met AI helpen bij het plannen, documenteren en bijhouden van terugkerende vergaderingen. We bespreken ze in meer detail in de volgende sectie!
ClickUp Brain genereert een vergaderagenda op basis van informatie uit uw werkruimte en geplande vergaderingen
Met ClickUp's uitgebreide functies voor projectmanagement, zoals automatische taakupdates, kunt u ervoor zorgen dat uw teams op schema liggen met herhalingspatronen voor sleutelprojecten, voor consistente communicatie en het bijhouden van de voortgang.
leuk weetje: McKinsey rapporteert dat koplopers in de toepassing van AI een toename zien van de productiviteit gemiddelde kostenreductie zien van 5-10% . Tegelijkertijd verschuiven ze de aandacht van hun werknemers naar waardevollere Taken en stimuleren ze innovatie. Dit kan betekenen dat ze snellere cycli doorlopen bij het testen van R&D of het ontwikkelen van code, of dat ze gewoon meer creativiteit aanmoedigen bij hun teams.
Ook lezen: Hoe een Postmortem Vergadering te leiden
Hoe een terugkerende vergadering plannen
Duidelijke doelstellingen instellen, de juiste vergaderfrequentie selecteren en tools zoals ClickUp vergaderingen google Agenda en Zoom kunnen leiden tot productieve, boeiende vergaderingen die de voortgang van het project stimuleren en zorgen voor verantwoording.
Ook lezen: 10 Beste planningsapps voor eigenaren van kleine bedrijven in 2024
Terugkerende vergaderingen plannen in verschillende tools voor vergaderingen
Als u op zoek bent naar een plek om uw kalenders te centraliseren en alle vergaderingen en taken bij te houden clickUp is de juiste tool voor jou. Het integreert met je bestaande kalender apps en synchroniseert ermee in real time.
Als je een vergadering hebt gepland in je Google Agenda, Zoom of Apple Agenda, kun je deze allemaal weergeven in de ClickUp ClickUp kalender weergave . U kunt ook kleine taken voor en na vergaderingen maken en herinneringen instellen voor hun voltooiing om een hoge productiviteit van vergaderingen te garanderen.
Bijhouden en beheren van alle vergaderingen op één plaats met de gecentraliseerde ClickUp kalenderweergave
Als er meerdere taken en vergaderingen voor dezelfde dag zijn gepland, kunt u ze naar de juiste sleuven slepen en hun prioriteit aanpassen om belangrijke taken en vergaderingen als eerste te markeren. Bovendien kunt u met de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse weergaven uw werk visualiseren en de voortgang voor de relevante periode bijhouden.
ClickUp synchroniseren met apps voor kalenders
Hier volgen de stappen om ClickUp te synchroniseren met andere agenda apps:
- Open ClickUp. Ga naar het menu Snelle acties door op het pictogram naast uw profielpictogram in de rechterbovenhoek te klikken
Houd alle vergaderingen, taken en verplichtingen bij op één plek met de ClickUp-taak Kalenderweergave
- Navigeer naar het App Centre
- Selecteer alle apps die u wilt integreren met ClickUp
Integreer uw favoriete tools met ClickUp om uw belangrijkste werk op één plaats te bewaren
- Klik in het nieuwe venster op Verbinden en u wordt doorgestuurd naar de pagina met de aanmeldingsgegevens van uw Google account die is gekoppeld aan Google Agenda
- Ga akkoord met de noodzakelijke voorwaarden en stel toestemming in. Als je Klaar bent, klik je op Toestaan en ben je klaar
In ClickUp worden alle gebeurtenissen geïdentificeerd als ClickUp-taak . Zodra u uw kalender hebt geïntegreerd, kunt u het volgende gebruiken ClickUp's sjabloon voor vergaderingen om uw vergaderingen (taken) te organiseren.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/image-346.png ClickUp Vergaderingen sjabloon https://app.clickup.com/signup?template=t-4389460&department=hr-recruiting Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Dit sjabloon toont alle geplande taken en hun details, inclusief het onderwerp, tijdsinschatting, deadline en prioriteit.
Een terugkerende taak (vergadering) maken in ClickUp
Nu u ClickUp met uw andere kalenders hebt geïntegreerd, laten we eens kijken hoe u een vergadering in ClickUp kunt plannen:
- Open ClickUp en navigeer naar de kalenderweergave of gebruik de taakweergave om een nieuwe gebeurtenis aan te maken
- Klik op de knop Taak toevoegen in de rechterbovenhoek om de vergadering in te plannen
- Voeg een titel voor de vergadering, deadline, prioriteit en andere details toe
- Om de terugkerende taak te maken, gaat u naar vergaderingen in het linkerpaneel en navigeert u naar de vergadering die u als terugkerende taak wilt instellen. Klik onder de kolom deadline op het kalenderpictogram en klik linksonder op Terugkerend instellen
Terugkerende taken instellen in de ClickUp-taak Kalenderweergave
- Wijs deze taak toe aan de juiste leden van het team. Om herinneringen in te stellen, navigeert u naar de taak in de kalender, klikt u met de rechtermuisknop op de taak en klikt u op Herinner mij
Stel herinneringen in voor belangrijke Taken in ClickUp en zorg ervoor dat u nooit een deadline mist
- Bewaar en weergave de vergadering naast taken, projecten en deadlines op uw gecentraliseerde kalender
Door alles op één plek te hebben, wordt het managen van een groot team veel eenvoudiger. Als een taak langzaam vordert, kun je de prioriteit bewerken of herinneringen instellen voor een snelle voltooiing. Je kunt ook een stopwatch toevoegen aan elke taak (vergadering) en de tijd bijhouden die aan elke vergadering is besteed.
Houd de duur van uw vergaderingen bij met ClickUp's tijdsregistratie functie
Terugkerende vergaderingen plannen in Google Agenda
Wie heeft er nog nooit gehoord van Google Agenda? Het is gratis en gemakkelijk te gebruiken.
via robinpowered.nl Laten we eens kijken hoe je een terugkerende vergadering kunt plannen in Google Agenda:
- Open Google Agenda, klik op de knop 'Maken' in de linkerbovenhoek en selecteer Gebeurtenis in het vervolgkeuzemenu
- Voer de details van de vergadering in, zoals de titel, datum en tijd van de vergadering
- Kies onder de vervolgkeuzelijst "Herhaalt zich niet" het patroon voor herhaling: dagelijks, wekelijks, maandelijks of pas het aan uw voorkeursfrequentie aan
- Stuur een vergaderverzoek naar de deelnemers door hun e-mailadressen in te voeren
- Stel eventueel noodzakelijke herinneringen of notificaties in en klik op Opslaan
- Uw gebeurtenis wordt aangemaakt en toegevoegd aan de Google Agenda van alle uitgenodigde deelnemers
Terugkerende vergaderingen voor teams plannen in Zoom
Volg deze stappen om een terugkerende vergadering te plannen in Zoom:
- Meld u aan bij uw Zoom account
- Klik op de optie Vergadering plannen op het dashboard
- Vul de titel, beschrijving en tijd van de vergadering in
- Vink het vakje Terugkerende vergadering aan
- Selecteer de instellingen voor herhaling, waaronder de frequentie, einddatum en hoe vaak de vergadering herhaald wordt (dagelijks, wekelijks, enz.). Klik op Opslaan als je klaar bent
- Kopieer de gegenereerde link naar de vergadering of stuur rechtstreeks een uitnodiging naar uw deelnemers
Start een vergadering met Zoom rechtstreeks vanuit uw ClickUp-werkruimte met slechts een paar klikken
Dit is wat het voor u kan doen:
- Vergaderingen gemakkelijk plannen: U kunt een terugkerende Zoom vergadering direct vanuit uw ClickUp-taak plannen, waardoor het snel en probleemloos gaat
- Blijf op de hoogte: Ontvang notificaties over nieuwe vergaderingen met Zoom die gerelateerd zijn aan uw Taken, zodat uw team op de hoogte blijft
- Start direct vergaderingen: Start Zoom vergaderingen rechtstreeks vanuit ClickUp-taak of chat met eenvoudige commando's
- Toegang tot opnames: Als u een vergadering opneemt, kan ClickUp gekoppeld worden aan de opnames en transcripties, zodat u belangrijke informatie gemakkelijk kunt terugvinden
Deze integratie helpt u uw workflows te stroomlijnen door projectmanagement te combineren met communicatietools, waardoor alles efficiënter wordt!
Ook lezen: Beste 25 Softwareoplossingen voor Vergaderingen & Agenda's in 2024
Georganiseerd en bijgewerkt blijven met ClickUp
Je kunt niet beweren dat je elk item op je wekelijkse lijst nog weet (en als je dat wel doet, lieg je!)
Terugkerende vergaderingen helpen u dingen te onthouden en gemakkelijk bij te houden door consistente communicatie te onderhouden, de voortgang van projecten bij te houden en de samenwerking binnen teams te bevorderen. Productieve vergaderingen zijn een krachtig hulpmiddel om teams met elkaar in verbinding te houden, vooral in de huidige hybride en externe werkomgevingen.
ClickUp maakt het plannen van terugkerende vergaderingen eenvoudig, houdt al uw vergadergegevens op één plek en maakt het mogelijk om eenvoudig items en voortgang bij te houden. De krachtige integraties met de vergadertools die u dagelijks gebruikt, maken het de perfecte keuze om uw taken en gesprekken samen te brengen in één platform. Begin vandaag nog met ClickUp!