Je hebt het perfecte project abonnement - alles in kaart gebracht om je mijlpalen te halen en je doelen te bereiken. Maar na het voltooien van het project realiseer je je dat sommige taken nog steeds niet voltooid zijn en dat je niet de resultaten hebt geleverd waar je op hoopte.
Soms vertragen verouderde processen of inefficiënte systemen je. Andere keren kan het een gebrek aan training of duidelijkheid in je team zijn dat resulteert in een mislukt project. Wat de oorzaak ook is, het vinden en oplossen van het probleem is de eerste stap om ervoor te zorgen dat het niet meer gebeurt.
Een visgraatdiagram kan een geweldige manier zijn om het probleem in kaart te brengen en mogelijke oorzaken bloot te leggen. Het helpt je het belangrijkste probleem te ontwarren, patronen te ontdekken en uit te zoeken wat er fout gaat.
In deze gids bespreken we visgraatdiagrammen in detail en een stap-voor-stap proces om er een te maken. Aan de slag!
Wat is een visgraatdiagram?
Een visgraatdiagram is een visualisatiehulpmiddel, zoals elk ander visualisatiehulpmiddel sjabloon voor stroomdiagrammen teams kunnen hiermee de onderliggende problemen van elk business probleem ontdekken.
Dit diagram, ook wel Ishikawa diagrammen, visgraat diagrammen of oorzaak-en-gevolg diagrammen genoemd, heeft als voornaamste doel om visueel de oorzaken en suboorzaken in kaart te brengen die leiden tot een bepaald probleem of probleem.
via GeeksforGeeks
Oorsprong van het visgraatdiagram
Visgraatdiagrammen worden al sinds de jaren 1920 gebruikt voor het oplossen van zakelijke problemen. Ze werden beroemd in 1968 toen Kaoru Ishikawa, een Japanse professor in engineering, het concept verfijnde en populariseerde tijdens zijn werk aan kwaliteitsbeheer bij de Kawasaki scheepswerven.
Sindsdien is dit eenvoudige maar effectieve hulpmiddel een veelgebruikt hulpmiddel geworden voor meer dan alleen het oplossen van problemen. Het wordt nu op grote schaal gebruikt om terugkerende uitdagingen te voorkomen, bestaande processen te verbeteren en succesvolle producten te ontwikkelen.
🤔 Wist je dat? Mazda Motors, de iconische Japanse autofabrikant, ontwierp de legendarische Miata (MX5) sportwagen met behulp van visgraatdiagrammen. Hun engineeringteam gebruikte het om creatieve ideeën te brainstormen, gebreken in bestaande modellen te identificeren en een auto te ontwerpen die enthousiastelingen overal ter wereld in vervoering zou brengen.
Het resultaat? De Mazda MX-5 is een auto die leuk is om in te rijden en gemakkelijk in de portemonnee te houden is. Het bewijs dat een beetje gestructureerd problemen oplossen kan leiden tot een heleboel plezier op de weg.
Toepassingen van Visgraatdiagram
Visgraatdiagrammen zijn super nuttig op meer manieren dan je je kunt voorstellen. Beperk het tot de basis, hier zijn drie eenvoudige visgraatdiagrammen voorbeelden in het echte leven:
1. Beheer
In gebouwenbeheer leggen visgraatdiagrammen bloot waarom apparatuur niet goed functioneert. Om het onderliggende probleem beter te kunnen zien, beginnen categorieën als Mensen, Proces, Activa, Omgeving, Materialen en Leveranciers patronen te onthullen waarmee facility managers hun onderhoud beter kunnen abonneren.
2. Marketing
Marketingteams maken meestal een Ishikawa-diagram om te brainstormen over creatieve strategieën of om campagnes te analyseren. Categorieën als Product, Promotie, Mensen, Marketingkanalen en Processen helpen marketeers om zwakke punten op te sporen, de voorkeuren van klanten te begrijpen en campagnes te maken die daadwerkelijk verbinding maken met hun publiek.
3. Kwaliteitsmanagement
Niemand houdt van defecte producten! Een oorzaak-en-gevolg diagram helpt kwaliteitsteams om problemen als ontwerp, materiaal, inspectie en proces te onderzoeken. Dit laat zien wat de productkwaliteit beïnvloedt, zodat bedrijven hoofdoorzaak analyse uit te voeren, de klanttevredenheid te verbeteren en hun reputatie te beschermen.
Ben je benieuwd hoe je een visgraatdiagram maakt? Begin met het identificeren van het probleem, brainstorm over mogelijke oorzaken en sorteer ze in categorieën. Het is een eenvoudig maar krachtig hulpmiddel dat in alle bedrijfstakken werkt!
Bonus: Hoe maak je een Concept Map Diagram (met voorbeelden)?
Voordelen van het gebruik van een visgraatdiagram
Dit is waarom het gebruik van een visgraatdiagram een echte game-changer kan zijn:
Identificeert efficiënt hoofdoorzaken
Dit is het meest directe voordeel. Visgraatdiagrammen maken het opsporen van hoofdoorzaken eenvoudig. Ze zijn perfect om in een probleem te graven en de verborgen problemen bloot te leggen. Het mooie is dat ze alles opsplitsen zodat je duidelijk kunt zien wat er aan de hand is!
Stimuleert samenwerking tussen teams
Visgraatdiagrammen draaien om teamwork. Ze brengen iedereen samen om te brainstormen, ideeën te delen en problemen op te lossen. Dit helpt om het probleem aan te pakken, versterkt de teambanden en verhoogt de motivatie. Over een win-win gesproken!
Geeft een duidelijke visuele structuur
Deze diagrammen bieden een eenvoudige manier om de verschillende oorzaken van een probleem te organiseren. Hun duidelijke, rechtlijnige structuur (met vertakkingen) helpt je te zien hoe verschillende factoren met elkaar verbonden zijn.
Het gemakkelijk te begrijpen visuele format maakt het des te gemakkelijker om verbanden, relaties en mogelijke oplossingen te identificeren.
De elementen van een visgraatdiagram begrijpen
Visgraatdiagrammen doen hun naam eer aan en lijken op de vorm van een vis of visskelet.
Laten we eens bespreken hoe de verschillende onderdelen de problemen en oorzaken aanduiden:
- Kop: De kop van de vis (vanaf de rechterkant) is waar je de probleemstelling formuleert of definieert
- Ruggengraat: De horizontale lijn, of de ruggengraat, die uit de kop komt, dient als verbinding tussen alle botten (oorzaken) en de kop of het probleem
- Botten: De botten, of de lijnen die uit de ruggengraat komen, geven de hoofdcategorieën aan die het probleem zouden kunnen veroorzaken
- Branches: Als laatste component vertegenwoordigen kleinere lijnen of vertakkingen die uit de botten komen alle factoren of suboorzaken die bijdragen aan het probleem
Al deze elementen vind je terug in verschillende formulieren van Visgraatdiagrammen. Laten we eens onderzoeken hoe dat eruit ziet.
Soorten Visgraatdiagrammen
Visgraatdiagrammen zijn er in alle vormen en groottes, afhankelijk van het type dat je kiest. Laten we eens kijken naar een paar populaire die je voor je project kunt gebruiken:
1. Het eenvoudige visgraatdiagram
Het eenvoudige visgraatdiagram is het meest eenvoudige formulier en heeft geen vooraf gedefinieerde verwantschappen of categorieën van oorzaken. Je hebt dus de vrijheid om de categorieën en factoren die bijdragen aan het probleem aan te passen aan je bedrijfstak.
2. De visgraat 4S
Het 4S visgraatdiagram ordent de oorzaken in vier algemene categorieën- Leveranciers, Systemen, Omgeving en Vaardigheden. Dit type wordt veel gebruikt in de dienstensector.
3. De visgraat 8P
Het 8P visgraatdiagram dankt zijn naam aan de acht oorzaakcategorieën: Procedures, Beleid, Plaats, Product, Mensen, Processen, Prijs en Productie. Hoewel het een favoriet is in de dienstensector, kunt u het aanpassen aan uw eigen behoeften en sector.
4. De visgraat Man-Machines-Materialen
In dit visgraatdiagram worden oorzaken onderverdeeld in zes typen: Mens, Materiaal, Methoden, Machine, Metingen en Omgeving. Het is een veelgebruikte methode voor de productie-industrie en voegt soms zelfs twee extra categorieën toe - Management/Geld en Onderhoud - voor meer flexibiliteit.
Welk visgraatdiagram je ook kiest, ze volgen allemaal één principe: oorzaak en gevolg. De oorzaak is de actie en het gevolg is het resultaat. Eenvoudig gezegd vertegenwoordigt elke vertakking van een categorie een factor die bijdraagt aan het resultaat of de probleemstelling.
Vriendelijke herinnering: Wanneer u een visgraatdiagramtype kiest, pas het dan eerst aan uw probleem aan, niet aan uw branche. De 4S werkt geweldig voor problemen in de dienstverlening, maar als u een productieprobleem analyseert in een dienstverlenend bedrijf, is de 6M (Man, Machine, enz.) misschien beter geschikt. De categorieën zijn richtlijnen, geen regels.
Een stap-voor-stap handleiding voor het maken van een visgraatdiagram
Hier wordt stap voor stap uitgelegd hoe je een visgraatdiagram maakt:
Stap 1: Definieer het probleem
Eerst en vooral moet je het belangrijkste probleem dat je probeert op te lossen achterhalen. Verzamel je team uit verschillende gebieden (verkoop, marketing, ondersteuning, product) en bespreek het. Zorg ervoor dat iedereen het eens is over een duidelijke, specifieke probleemstelling.
Voorbeeld: 'Het opzegpercentage van klanten steeg met 25% in het derde kwartaal van 2024.' Schrijf dit probleem aan de 'kop' van je vis (aan de linkerkant van je diagram). Je kunt ook aantekenen wat je met deze analyse wilt bereiken om iedereen op één lijn te houden!
Stap 2: Identificeer de belangrijkste oorzaakcategorieën
In de tweede stap werkt u samen met uw team om ten minste vier brede categorieën te identificeren die het probleem zouden kunnen veroorzaken. Denk groot: wat kan het probleem beïnvloeden?
Bedenk minstens vier factoren die uw probleem beïnvloeden. Kijk of een verschuiving in een van deze oorzaken je een ander effect kan geven om te onderzoeken.
Kaoru Ishikawa
Dit vormt de instelling voor het identificeren van de suboorzaken binnen elke categorie in de volgende stap.
Om terug te keren naar het vorige voorbeeld, zijn hier enkele gebieden waarmee rekening moet worden gehouden bij het oplossen van het klantverloopprobleem:
- Prijs en abonnement
- Promotie of marketing
- Mensen (aka je team)
- Software
- Proces
In dit geval kunnen de klantenservice, het onboardingproces, de productkwaliteit of de prijsstructuur de oorzaak zijn van de sterke stijging van het opzegpercentage.
Afhankelijk van je probleem kun je deze categorieën toevoegen of aanpassen. Maar een vriendelijke aantekening: probeer het onder de 10 te houden voor een meer rechtlijnig diagram.
📌 Snelle hack: Je kunt ook het volgende gebruiken Afhankelijkheid in kaart brengen in deze fase. Een verwarrend onboardingproces kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat het product moeilijk te gebruiken is, wat vervolgens van invloed is op de klantenservice. Wanneer je deze afhankelijkheid in kaart brengt, kun je zien waar het oplossen van één probleem meerdere problemen kan oplossen.
Stap 3: Brainstorm mogelijke oorzaken binnen elke categorie
Dit is waar u uw brainstormsessie naar het volgende niveau tilt. Maak voor elke categorie een lijst van alle mogelijke oorzaken die bijdragen aan het probleem. Moedig je team aan om elk idee te delen, hoe klein ook.
Instance, als 'Proces' (van de laatste stap) een categorie is, kunnen sommige suboorzaken zijn:
- Het inwerkproces is verwarrend
- De responstijden zijn te traag
- De kwaliteit van het product voldoet niet aan de verwachtingen
Blijf 'waarom?' vragen voor elke oorzaak totdat je alle details hebt. Hoe meer je onderzoekt, hoe beter!
Stap 4: Analyseer en prioriteer oorzaken
Nu je diagram Voltooid is, is het tijd om je te concentreren op de patronen. Zoek naar hoofdoorzaken die herhaaldelijk opduiken of categorieën met meerdere suboorzaken. Dit zijn uw topprioriteiten.
Voorbeeld: als 'Prijs' in meerdere categorieën als factor opduikt, is het de moeite waard om hier dieper op in te gaan. Werk samen met je team om te bepalen wat als eerste aandacht nodig heeft en begin van daaruit met oplossen.
Stap 5: Onderneem actie op basis van de bevindingen
Maak een duidelijk, stap-voor-stap abonnement om de belangrijkste oorzaken die u hebt geïdentificeerd aan te pakken.
Begin meteen met actie ondernemen en blijf flexibel. Als een categorie niet tot een solide oplossing leidt, richt u uw aandacht op andere gebieden. De sleutel is om vooruit te blijven gaan, te leren en te verfijnen - vooruitgang gaat boven perfectie!
Tips voor het maken van een effectief visgraatdiagram
Hoewel visgraatdiagrammen super gemakkelijk te maken en te analyseren zijn, zijn hier enkele tips die je kunt aantekenen om een effectief visgraatdiagram te maken:
Tip #1: Werk samen met de leden van het team
Betrek iedereen er vanaf het begin bij! Betrek belanghebbenden al vroeg bij de discussie en blijf samenwerken. Als klap op de vuurpijl, stimuleer inbreng over oorzaken zonder te oordelen - dit gaat over brainstormen, niet over debatteren.
Tip #2: Houd het diagram eenvoudig en gefocust
Alles in overweging nemend, concentreer u op eenvoud. Voeg alleen relevante categorieën en oorzaken toe die waarde toevoegen aan het probleemoplossingsproces. Sla poeha over en zorg ervoor dat het diagram voor iedereen gemakkelijk te begrijpen is.
Tip #3: Gebruik softwaretools voor digitale diagrammen
Waarom worstelen met pen en papier om visgraatdiagrammen te maken? Er zijn eindeloos veel digitale tools op de markt die je kunt gebruiken om de beste te kiezen. Beter nog, probeer Whiteboards om een visgraatdiagram te maken, of ga voor een visgraatdiagrammaker om het gedoe helemaal te vermijden. Laten we eens kijken hoe.
Hoe maak je een visgraatdiagram met ClickUp?
Natuurlijk kunt u proberen om sjablonen voor visgraatdiagrammen in Excel of Microsoft Word (ze zijn tenslotte gratis). Maar laten we eerlijk zijn: ze kunnen tijdrovend zijn, lastig aan te passen en gevoelig voor frustrerende problemen bij het formatteren. Niet bepaald ideaal wanneer je je probeert te concentreren op het oplossen van problemen, toch?
Wat je nodig hebt is een visgraatdiagrammenmaker (of een sjabloon) die schoon en flexibel is en elk niveau van complexiteit aankan. Je wilt iets dat er goed uitziet, dat werkt op verschillende apparaten en waarmee jij en je team naadloos kunnen samenwerken.
Dat is wat ClickUp naar de tabel brengt. Het is een krachtige tool voor projectmanagement en alles wat met werk te maken heeft. Met tools zoals automatisering, integraties en zelfs AI is het ontworpen om je werkstroom te stroomlijnen.
Hoewel ClickUp niet per se visgraatdiagrammen maakt, kan het met zijn rijke functies wel een hoofdoorzaakanalyse maken. Klaar om de magie van ClickUp te ontdekken?
ClickUp mindmaps
Opnemen ClickUp mindmaps **Ze maken het een fluitje van een cent om uw visgraatdiagrammen in kaart te brengen voor een oorzakenanalyse.
Begin met het noteren van uw probleemstelling, verken categorieën stap voor stap en verwijs zelfs naar voorbeelden van mindmaps als het nieuw voor je is. Bovendien kun je je team uitnodigen om mee te doen, samen te werken en de zaak samen op te lossen!
Breng categorieën en oorzaken van een visgraatdiagram in kaart met behulp van ClickUp Mindmaps
Zodra uw diagram Klaar is, gebruikt u de functie Re-Layout om slepen en neerzetten en de oorzaken te reorganiseren. Hiermee kunt u rommelige brainstorms opruimen tot een goed georganiseerde visgraatstructuur en bepalen welke oorzaken als eerste uw aandacht nodig hebben.
Herschik de oorzaken en verander rommelige brainstorms in een net visgraatdiagram met de functie Re-Layout
Bovendien biedt mindmaps u twee modi voor voltooide flexibiliteit:
- Blanco modus: Een ruimte om in vrije vorm te brainstormen en aangepaste visgraatdiagrammen te maken
- Taakmodus: Zet oorzaken om in uitvoerbare Taken voor verder onderzoek of oplossing
En als je niet vanaf nul wilt beginnen, waarom gebruik je dan niet sjablonen voor visgraatdiagrammen ?
ClickUp Visgraatdiagram sjabloon
Als zoethoudertje, ClickUp's visgraatdiagram sjabloon is er om u te helpen snel aan de slag te gaan.
Meld u gratis aan, voeg het sjabloon toe aan uw werkruimte en boem-u kunt aan de slag! Benoem het probleem, brainstorm over de oorzaken en pas het sjabloon aan aan je behoeften.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/06/image-248.png ClickUp's visgraatdiagram sjabloon https://app.clickup.com/signup?template=t-193359616 Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Dit zijn de sleutel functies 👇
- Aangepaste statussen: Zet oorzaken om in uitvoerbare taken met statussen zoals 'Open' en 'Voltooid' om de voortgang gemakkelijk bij te houden
- Aangepaste velden: Voeg categorieën en details toe aan uw Taken, waardoor het super eenvoudig wordt om in één oogopslag patronen en verbindingen te zien
- Aangepaste weergaven: Schakel tussen de weergaven 'Whiteboard' en 'Start hier' om een volledig beeld te krijgen van uw visgraatdiagram en het probleem dat het oplost
- Hulpprogramma's voor projectmanagement:Verbeter uw proces met handige functies zoals tags, geneste subtaak, meerdere toegewezen personen en labels voor prioriteit om alles bij te houden
Zodra u de hoofdoorzaken hebt geïdentificeerd, zet u deze inzichten direct om in ClickUp-taak . Wijs ze toe aan teamleden, stel deadlines in en houd de voortgang bij - allemaal binnen ClickUp. Het is de gemakkelijkste manier om van 'probleem oplossen' naar 'probleem opgelost!
Ook lezen: 10 Gratis sjablonen voor Five Whys Analyse van de Onderliggende Oorzaak
Voordelen van het gebruik van ClickUp voor diagrammen en visualisatie
Het maken van visgraatdiagrammen is veel gemakkelijker en leuker geworden met ClickUp!
Laten we eens kijken naar enkele van de vele voordelen van het gebruik van ClickUp om een visgraatdiagram te maken:
- Real-time samenwerking: Met Whiteboard delen en onmiddellijke updates, blijft iedereen op de hoogte. Geen e-mails heen en weer, geen miscommunicatie, gewoon soepel teamwerk
- Aanpassen: Pas lay-outs aan, pas kleuren aan en laat het visueel opvallen-alles met een klik. Bovendien maakt een duidelijk, aantrekkelijk diagram het voor iedereen gemakkelijker om te begrijpen en te gebruiken
- Automatisaties: ClickUp's automatisering is een enorme redder. Stel bijvoorbeeld geautomatiseerde workflows in die triggeren wanneer een taak met betrekking tot een diagramelement (zoals een hoofdoorzaak) is voltooid, waardoor deze automatisch naar de volgende stap wordt verplaatst of relevante leden van het team op de hoogte worden gebracht
Lees meer: 10 Free Swimlane Diagram Sjablonen & Proces in kaart brengen
Beste werkwijzen voor het aanmaken van visgraatdiagrammen
Hier zijn een paar tips om je visgraatdiagrammen nog beter te maken:
- Probeer de multi-stemtechniek: Nadat je alle oorzaken in kaart hebt gebracht, laat je je team stemmen op de top drie van belangrijkste oorzaken in elke categorie. Tel de stemmen en de oorzaken met de meeste stemmen moet je als eerste aanpakken
- Mix andere methodologieën in: Voor complexere problemen kun je je visgraatdiagram koppelen aan tools zoalsZes Sigma. Dit zal u helpen dieper in problemen te duiken, slimmere werkstromen te ontwerpen en veranderingen door te voeren die blijvend zijn
Veelvoorkomende fouten die u moet vermijden bij het maken van Visgraatdiagrammen
Hoewel visgraatdiagrammen geweldig zijn voor het oplossen van problemen, is het het beste om je bewust te zijn van veelvoorkomende fouten die kunnen optreden. Laten we eens kijken:
1. Onduidelijkheid over het probleem
Als je niet duidelijk bent over het probleem, is het moeilijk om het te definiëren in je visgraatdiagram. Een vage probleemstelling leidt tot onvoorstelbare verwarring in de toekomst. Dit betekent dat je misschien niet de resultaten krijgt die je wilt!
✅ Oplossing: Gebruik de SMART-benadering (Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Relevant, Tijdgebonden) om je probleemstelling vast te leggen. Zorg ervoor dat u de belangrijkste belanghebbenden er al in een vroeg stadium bij betrekt om waardevolle inzichten te krijgen.
2. Vooringenomenheid, veronderstellingen en overhaaste conclusies
Vooroordelen en aannames kunnen uw analyse ernstig in de war sturen. Of het nu gaat om persoonlijke meningen of een gebrek aan gegevens, overhaaste conclusies kunnen cruciale oorzaken over het hoofd zien en het proces doen ontsporen.
✅ Oplossing: Neem de tijd om input van verschillende experts te verzamelen, gegevens te bekijken en verschillende perspectieven te analyseren. Houd bij het maken van visgraatdiagrammen rekening met alle mogelijke oorzaken en trek geen overhaaste conclusies zonder voldoende bewijs.
3. Complexiteit en onoverzichtelijkheid
Als je te maken hebt met complexe problemen, kan je visgraatdiagram snel overvol raken met oorzaken en suboorzaken, waardoor het moeilijk wordt om relaties te visualiseren of prioriteiten te stellen.
✅ Oplossing: Gebruik visgraatdiagram sjablonen om uw oorzaken te organiseren in hoofdcategorieën en subcategorieën. Rangschik de meest relevante oorzaken aan de hand van factoren zoals ernst, frequentie en haalbaarheid.
4. Symptomen verwarren met hoofdoorzaken
Het is gemakkelijk om 'symptomen' te verwarren met hoofdoorzaken in je visgraatdiagramanalyse. De waarheid is dat het aanpakken van symptomen de onderliggende bedrijfsproblemen op de lange termijn niet zal oplossen.
✅ Oplossing: Gebruik de '5 waarom'-methode en onderzoek grondig de fundamentele of kernoorzaken.
Supercharge uw visgraatdiagramanalyse met ClickUp
Hoewel snelle oplossingen een gemakkelijke oplossing lijken, leiden ze er vaak toe dat dezelfde problemen weer de kop opsteken (een ernstige productiviteitskiller).
Hier hebt u visgraatdiagrammen nodig om deze problemen voorgoed op te lossen.
En als het aankomt op het maken van het perfecte visgraatdiagram, is ClickUp de naam van het spel! Het is een gezond platform voor projectmanagement dat samenwerking en visualisatie in elke fase van je werk stroomlijnt.
Geef ClickUp gratis proberen en til je visgraatdiagram-spel naar een hoger niveau!