In een tijdperk waarin we voortdurend overspoeld worden met informatie, kan het idee van een hapklare versie van diezelfde informatie baanbrekend zijn voor gebruikers.
Maar wat is er nodig om informatiekloven in een organisatie efficiënt te overbruggen? Kunnen leren, trainen en informatie met succes verspreid worden over teams en functies?
Snelle naslaggidsen komen hier goed van pas. Ze dienen als licht verteerbare informatiecapsules die onderweg kunnen worden geconsumeerd.
In deze gids gaan we in op referentiewijzers, hun betekenis en hoe je er gemakkelijk een kunt maken voor je team. Laten we beginnen. 👷
Wat is een referentiegids?
Een referentiegids is een document dat eindgebruikers een beknopte set instructies of informatie over uw product biedt
Het doel van dit document, in tegenstelling tot handleidingen, is om informatie te helpen vinden en query's zo snel mogelijk op te lossen.
Het is kort en duidelijk en maakt essentiële informatie toegankelijk voor de lezer.
Referentiegidsen bevatten over het algemeen eenvoudige, stapsgewijze instructies voor gebruikers om een bepaalde Taak uit te voeren. Door hun beknoptheid spelen ze een belangrijke rol in het versnellen van de adoptie van een product of dienst.
In tegenstelling tot gedetailleerde handleidingen richten deze gidsen zich op het delen van to-the-point informatie die gemakkelijk te consumeren en te gebruiken is.
📖 Lees ook: De 10 beste softwaretools voor samenwerking bij documenten Wat zijn de elementen van een naslaggids?
Snelle naslaggidsen zijn verdeeld naar doel maar verenigd door een gemeenschappelijk doel om het leren (of trainen) organisch en gemakkelijk te maken.
Of je nu een stap-voor-stap gids maakt of een product/proces overzichtsgids, hier zijn een aantal essentiële elementen die gidsen snel, consumeerbaar en effectief maken. 👇
1. Titel
Houd het eenvoudig en zorg ervoor dat de titel van uw naslaggids in één oogopslag antwoord geeft op de vraag-voor wie de gids is en wat de gids oplost. Dit helpt eindgebruikers om sneller relevante gidsen te vinden wanneer ze een query proberen op te lossen. Zo kunnen ze vol vertrouwen door uw product of dienst navigeren, waardoor de klanttevredenheid toeneemt.
2. Content
Als je naslaggidsen schrijft, zorg dan altijd voor minder opmaak. Beperk het jargon, de complexe communicatie en de grote paragrafen. Op deze manier kan uw publiek sneller tot de kern van de zaak komen. Hoe sneller de informatie hun problemen oplost, hoe sneller ze weer kunnen genieten van uw service.
3. Beelden
Het menselijk brein kan beelden vasthouden en verwerken op een indrukwekkende snelheid van 13 milliseconden . Het is dus een no-brainer om elementen als schermafbeeldingen, pictogrammen en UI-afbeeldingen in je gids te verwerken om hem visueel aantrekkelijk te maken. Bovendien zijn product walkthroughs en instructievideo's veel boeiender met visuele elementen.
4. Format
Het doel van je snelle naslaggids bepaalt het meest geschikte format.
Instance, een document met een enkele procesrichtlijn kan een eenvoudige structuur vereisen. Aan de andere kant zou het maken van een how-to gids meerdere secties bevatten.
5. Beknoptheid
Een effectieve naslaggids is bijna altijd kort te houden en heeft maximaal twee pagina's. Kortheid is een goede oefening in het ongecompliceerd maken van uw product- of procesinformatie. Het maakt het toegankelijk, zelfs voor technisch niet-ingewijden.
👀 Bonus: Leer hoe je technische specificaties schrijft op een manier die voor iedereen gemakkelijk te begrijpen is.
Waarom is een referentiegids belangrijk?
Een referentiegids moet zijn gewicht in de schaal leggen, d.w.z. zelfverklarend zijn en tegelijkertijd anticiperen op vragen van eindgebruikers en deze beantwoorden.
Het komt erop aan hoe nauwkeurig en gebruiksvriendelijk uw snelle naslaggids is.
Maar voordat we gaan onderzoeken hoe snelle naslaggidsen kunnen bijdragen aan de loyaliteit van klanten of de verrukking kunnen verhogen, gaan we eerst in op waarom ze belangrijk zijn.
**In onderwijsinstellingen kunnen ze worden gebruikt door docenten om lesprogramma's en lesplannen te definiëren en te standaardiseren.
Dienstverlenende organisaties kunnen best practice gidsen raadplegen om consistentie in de dienstverlening te behouden en hun reputatie te beschermen. Tegelijkertijd kunnen leidinggevenden op het gebied van klantervaring referentiematerialen gebruiken om de training van medewerkers van de klantenservice te versnellen.
Referentiegidsen ook:
- Gebruikers vertrouwd maken met producten op een zelflerende manier, waardoor wrijving wordt verminderd
- Vereenvoudigen training door werknemers en belanghebbenden te documenteren en op één lijn te brengen, wat helpt bij het terugdringen van trainingskosten
- Gebruikers helpen sneller oplossingen te vinden door handige antwoorden te geven
- De merkintegriteit verbeteren door de instelling van servicebenchmarks en ervoor zorgen dat deze worden nageleefd
Hoe maak ik een snelle referentiegids?
Naslaggidsen zijn cruciaal voor het geven van instructies en het schetsen van sleutelbeginselen, zoals cultuur, processen of nalevingskaders. Net zo belangrijk is hoe een referentiegids is ontworpen. Hij moet de juiste structuur hebben en toegankelijk zijn voor het beoogde publiek. ClickUp vereenvoudigt dit proces door een alles-in-één platform te bieden voor het organiseren, ontwerpen en leveren van uw snelle naslaggidsen.
Volg deze stappen om de perfecte naslaggids voor uw publiek te maken.
Stap 1: Identificeer uw doelgroep
Een goede en vindingrijke naslaggids heeft als doel de pijnpunten van je publiek aan te pakken en al hun query's te beantwoorden, zelfs voordat ze zijn gesteld.
Dit bepaalt welke informatie je deelt en op welk niveau. De diepgang van de informatie in een gids voor verkoop- of prospectieteams verschilt van die in een productoverzichtsgids.
Het identificeren van je publiek begint met het herkennen van de belanghebbenden van de gids. Als je nog geen definitief idee hebt, kan het de moeite waard zijn om te onderzoeken op wie je gids het meeste effect heeft. Dit kun je doen door bestaande gegevens te onderzoeken, branchegenoten te interviewen en onderzoek te doen.
Als u werkt aan het identificeren van uw publiek, kunt u overwegen om gebruik te maken van ClickUp Brein , een AI-assistent die is ingebouwd in het ClickUp platform. Deze tool analyseert sleutelgegevens zoals markttrends, klantbeoordelingen en activiteiten van concurrenten.
ClickUp Brain gebruiken om gegevens te analyseren en de behoeften van uw publiek effectief te ontdekken
Met behulp van doelgroeppersona's brengt ClickUp Brain de specifieke behoeften en uitdagingen van verschillende belanghebbenden in kaart, zodat u uw content effectief op maat kunt maken.
Stap 2: Bepaal het doel en de hoofdlijnen
Met de uiteindelijke doelgroep in gedachten is het tijd om uw naslaggids op te stellen.
Enkele vragen die u misschien eerst moet beantwoorden:
- Welke informatie heeft voorrang?
- Hoeveel instellingen zijn er nodig voordat je aan de inhoud toekomt?
- Zijn er bepaalde best practices waarmee je rekening moet houden bij het ontwikkelen van een schets?
Het is een goede gewoonte om een kader te creëren dat eerst de grootste query's van je publiek beantwoordt. In plaats van een grote hoeveelheid informatie te geven, kun je je beter concentreren op één onderwerp of query
Als het gaat om het opbouwen van de structuur van uw gids, helpt ClickUp Brain door AI-gestuurde suggesties te bieden voor het doel en de opzet. Het geeft aanbevelingen over belangrijke onderwerpen en hoe u de content het beste kunt organiseren voor duidelijkheid en focus.
ClickUp Brain aanpassen aan uw behoeften en voorkeuren voor het genereren van nauwkeurige content
Stap 3: Formateer content voor leesbaarheid
Uw content moet uw publiek ontmoeten waar ze zijn. Dit betekent dat u industriejargon uit uw naslaggids moet houden, tenzij u zich richt tot een publiek met een technische achtergrond.
Maar het gaat niet alleen om het taalgebruik - uw naslaggids moet goed door te bladeren zijn en zeker op zichzelf waardevol zijn.
Als uw gids onsamenhangend is zonder andere bronnen te bestuderen, heeft hij geen waarde.
Hier is wat je kunt doen om ervoor te zorgen dat de content in je gids nuttig en begrijpelijk is:
- Kap dubbelzinnigheid weg: Introduceer geen thema of proces als het niet relevant is voor je bestaande content
- Vereenvoudig: Gebruik eenvoudige en universele taal. Beschrijf processen in plaats van technische termen te gebruiken
- Formatteer voor duidelijkheid: Lange, dikke alinea's kunnen overweldigend zijn. Verdeel waar mogelijk zinnen in kleinere alinea's en concepten in opsommingstekens. Kies lettertypes die leesbaar en gemakkelijk leesbaar zijn
- Bewerk de informatie: Verificatie van informatie is een essentieel onderdeel van dit proces, vooral als je naslaggidsen maakt rond processen die vaak veranderen
Het maken van naslaggidsen gaat niet altijd even snel, vooral niet als het gaat om details over processen of producten die de goedkeuring van verschillende belanghebbenden vereisen.
In dit soort scenario's is het essentieel om een platform te kiezen dat je de vrijheid geeft om aan te passen en samen te werken en tegelijkertijd de toegang tot documenten beveiligt. ClickUp Documenten kan hierbij helpen.
ClickUp Documenten
Verbeter functieoverschrijdende samenwerking met ClickUp Docs
Waarom is dit de beste keuze? Nou, met Docs kunt u:
- Het document naar wens opmaken - van stylingopties en geneste pagina's tot het insluiten van bladwijzers en tabellen
- Zoeken, sorteren en filteren via deClickUp Docs Hub om elk document te vinden dat u nodig hebt en vermijdt de tijdrovende Taak van eindeloos scrollen
- U kunt in realtime bewerkingen uitvoeren met uw team, tekst omzetten in taken en nog veel meer
Toegang tot rijke opmaakopties en slash commando's om belangrijke punten te markeren in ClickUp Docs
📖 Lees ook: Hoe AI gebruiken voor documentatie (Use Cases & Prompts)
Stap 4: Maak je gids aantrekkelijk
Nu de structuur en content er zijn, mist je gids alleen nog een beetje pit. Waarom?
Mensen hebben de neiging om snel te reageren op visuele stimuli en deze te onthouden. Dus een stap-voor-stap handleiding/protocol voor het afhandelen van moeilijke telefoontjes naar de klantenservice of het gebruik van een tool voor taakbeheer of CRM wordt effectiever met de juiste 'prikkels'.
Elementen zoals video's, GIF's en productvoorbeelden maken het leren van zelfs de meest saaie processen of informatie boeiend.
Verfraai je procesdocumenten en referentiegidsen met ClickUp Clips ClickUp Clips hiermee kunt u onmiddellijke schermopnames vastleggen, opnemen en delen met de optie om voice-overs te integreren.
Het sluit naadloos aan op de interface van ClickUp, zodat u snel en gemakkelijk schermopnamen kunt maken wanneer u processen of functies moet demonstreren. U kunt uw content moeiteloos delen door te kiezen tussen openbare of privé deeloptie en downloadopties.
Als u een trainingsvideo wilt maken als aanvulling op uw naslaggids, kan het opnemen van Clips de leerervaring aanzienlijk verrijken.
Bovendien kunt u met ClickUp Brain onderweg Clips transcriberen, waardoor de toegankelijkheid van uw naslaggidsen wordt verbeterd. Alle opnames worden opgeslagen en zijn gemakkelijk terug te vinden via de ClickUp Clips Hub en zorgt ervoor dat uw publiek de informatie kan vinden die het nodig heeft.
Ga naar de ClickUp Clips Hub om eenvoudig te bladeren, te zoeken en uw clips op te halen wanneer u ze nodig hebt
Om te beginnen met uw naslaggids, bladert u door de opslagplaats van sjablonen die ClickUp heeft, zoals deze. 👇
ClickUp Product Briefing Sjabloon
/cta/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/03/image6-2.png
ClickUp's sjabloon voor productbeschrijvingen is een kant-en-klaar ClickUp Doc dat u onmiddellijk helpt om de meest cruciale elementen voor uw productontwikkeling in één samenhangend document te organiseren.
https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-15001&department=engineering-product&_gl=1\*1j98vu*\_gcl\_au*ODEyMzcxNDU1LjE3MjIzMjAyMzYuMjEzMDc1ODcxOS4xNzI3NTE4NjE1LjE3Mjc1MTg2MTk.
Dit sjabloon downloaden
/$$$cta/
De ClickUp kort product sjabloon is het antwoord op het Weesgegroetje van elke productmanager. Wanneer het succes van een product afhankelijk is van multifunctionele teams in verschillende fasen van de ontwikkeling, is consensus cruciaal.
Met dit sjabloon kunnen productmanagers elk team op één lijn krijgen door doelen, succescriteria, release abonnementen en functionele specificaties te benchmarken in één toegankelijk document. Of een product nu vanaf nul wordt opgebouwd of opnieuw wordt uitgevonden, productmanagers ontdekken één platform om samen te briefen over projecten, deze bij te houden en efficiënt te beheren.
ClickUp heeft veel te bieden op één plek, zoals projectmanagement, brainstormopties, taakbeheer, projectplanning, documentatiebeheer, enz. Het heeft het leven absoluut gemakkelijker gemaakt omdat het makkelijk te gebruiken is, de UI goed ontworpen is en de samenwerking binnen het team en met andere teams makkelijker is. We konden het werk beter beheren, het werk gemakkelijk bijhouden en rapporteren en op basis van de voortgang dagelijks overleg plegen, was het plannen van de toekomst eenvoudig.
Ansh Prabhakar, Analist verbetering bedrijfsprocessen, Airbnb
Best Practices voor het maken van een Snelle Naslaggids
Snelle naslaggidsen moeten precies dat zijn: snel. Afhankelijk van de gids die u maakt, kan dit betekenen dat u complexe processen moet opsplitsen of technisch jargon moet vermijden.
Hier zijn een aantal gecontroleerde best practices die u kunt gebruiken bij het maken van uw eerste (of volgende) snelle referentiegids. 🗒️
1. Begrijp uw publiek en hun behoeften
De beste naslaggidsen worden het ultieme controlepunt wanneer uw publiek uw product wil begrijpen en ermee wil navigeren. Dat vereist alleen dat u anticipeert op elke query die ze zouden kunnen hebben.
Het bekijken van online forums, enquêtes of zelfs het raadplegen van teams die regelmatig contact hebben met uw consumenten kan een schat aan inzichten opleveren. Vooral over de barrières die ze tegenkomen bij het gebruik van je product of dienst.
Dit helpt je bij het maken van een checklist en het opstellen van de hoofdlijnen voor je snelle referentiegids.
2. Optimaliseer het format van uw gids voor leesbaarheid en toegankelijkheid
Een belangrijke factor om rekening mee te houden bij het ontwerpen van uw naslaggids is de gebruiker centraal te stellen. Het is immers de bedoeling om de productadoptietijd bij gebruikers exponentieel te verminderen.
Dit kan betekenen dat je je keurig ingepakte productpraatje moet schrappen en je moet beperken tot de essentie, zoals namen van functies. Beantwoord eerst de vragen van je gebruikers en communiceer in een taal die zij begrijpen
Laat het jargon vallen en zorg voor een betere opmaak door korte en duidelijke zinnen en opsommingstekens te gebruiken waar dat nodig is. Voeg afbeeldingen toe om de lezer nog meer te boeien. Toegankelijkheid van informatie is de sleutel.
3. Neem alleen relevante informatie op
Wanneer de breedte en diepte van een product groot zijn, verlies je gemakkelijk uit het oog wat relevant is.
Richt je bij het maken van productreferentiegidsen op één aspect tegelijk om ervoor te zorgen dat je publiek alle informatie krijgt die nodig is om zelfstandig door het product te navigeren. Dit betekent dat je informatie over andere of gerelateerde functies uit de gids moet houden.
4. Pas uw content consequent aan
Referentiegidsen moeten net zo dynamisch blijven als uw producten of processen. Dit is echter niet de enige reden waarom u ze van tijd tot tijd moet controleren en aanpassen.
Een goede gewoonte voor deze gidsen is om na te gaan met welk doel ze uw publiek dienen. Referentiegidsen moeten worden aangepast wanneer dat nodig is om veranderende producten, zorgen en verwachtingen van gebruikers en inzichten in hun bruikbaarheid te weerspiegelen.
**Wat zijn de soorten snelle naslaggidsen?
Het is overduidelijk dat inzicht in de behoeften van je publiek de basis is voor het maken van de juiste gids voor je publiek. Een weergave in vogelvlucht van uw onderwerp kan onmogelijk meer specifieke query's over het onderwerp dienen.
Hier is een kleine introductie in de wereld van snelle naslaggidsen zodat je een weloverwogen keuze kunt maken. ✅
Snelstartgidsen
Deze gidsen zijn eenvoudig en zonder gedoe, bedoeld om uw gebruikers op weg te helpen. Duidelijke instructies en gemakkelijk te begrijpen illustraties kunnen de 'inleidende' gids perfect maken.
Voorbeeld: Installatiegidsen over het installeren en verwijderen van software.
Productoverzichtsgidsen
Dit is het perfecte hulpmiddel om nieuwe gebruikers te helpen de mogelijkheden van een product te leren kennen. Terwijl de belangrijkste functies worden belicht, biedt deze gids het perfecte platform om de waarde van het product aan te tonen.
Productoverzichtgidsen zijn de ideale keuze in scenario's waarin een klant een product leert kennen of het outreach team van het product een pitch naar prospects voorbereidt.
Voorbeeld: Een catalogus die het aanbod van een EdTech-product bespreekt, zoals een codeerkit.
👀 Bonus: Ontdek sjablonen voor technische documentatie om uw schrijfproces te vereenvoudigen met een gestructureerd format dat u helpt essentiële informatie vast te leggen.
Taakgidsen
Taakgidsen of tutorials zijn een meeslepende manier om bepaalde specifieke mogelijkheden van een product te verkennen. Ze leveren beknopte en duidelijke instructies om specifieke taken uit te voeren door specifieke werkstromen te demonstreren.
Voorbeeld: Doe-het-zelf gidsen gedeeld door online consumentenwinkels zoals meubelzaken.
Product-update gidsen
Op functioneel niveau documenteren deze gidsen updates en hun betekenis voor eindgebruikers. Aan de andere kant kunt u ze optimaliseren om de toewijding van uw organisatie aan het verbeteren van de klantervaring met het product te laten zien.
Voorbeeld: Instructies voor het navigeren door functie-updates van software of een platform.
How-to of stap-voor-stap gidsen
Deze gidsen helpen uw gebruikers door een proces. Met opeenvolgende instructies vereenvoudigen how-to gidsen Taken met gedetailleerde informatie voor elke stap.
Visuele hulpmiddelen zoals schermafbeeldingen worden gebruikt om uitgebreide werkstromen op een verteerbare manier weer te geven.
Voorbeeld: Uitgebreide processen zoals het herstarten van een server of het reageren op een netwerkfout.
Inwerkgidsen
Net als processen vertrouwen mensen op structuur en kaders om door de wereld om hen heen te navigeren. Inwerkgidsen zijn een goed hulpmiddel om nieuwe leden van een team wegwijs te maken in de systemen, cultuur en gebruiken van een organisatie.
📌 Voorbeeld: Introductieprocessen voor werknemers bij bedrijven.
📖 Lees ook: Hoe effectieve sjablonen voor documenten maken
Snelle referentiegids voorbeelden
Het selecteren van het juiste sjabloon is essentieel bij het maken van een naslaggids. Zodra je het format hebt bepaald, wordt het proces van het ontwikkelen van de gids aanzienlijk gestroomlijnder.
ClickUp biedt verschillende sjablonen die u kunt gebruiken als voorbeeld voor het maken van uw snelle naslaggidsen.
Voorbeeld ClickUp Snel aan de slag: Sjabloon voor projectmanagement biedt organisaties een sjabloon met referentiegids om productroadmaps te beheren. Een alternatief is de ClickUp sjabloon voor merkrichtlijnen geeft marketing teams een kant-en-klare bron voor het samenstellen van uitgebreide merkgidsen.
Eenvoudig te navigeren en aan te passen, hier zijn andere voorbeelden van sjablonen die u kunt verkennen:
Sjabloon Schrijfrichtlijnen ClickUp
/cta/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUp-Writing-Guidelines-Template.png
ClickUp's sjabloon voor schrijfrichtlijnen is ontworpen om consistent schrijven binnen uw organisatie te garanderen.
https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6165684&department=other&_gl=1\*1at7og6\*\_gcl\_au*ODEyMzcxNDU1LjE3MjIzMjAyMzYuMjEzMDc1ODcxOS4xNzI3NTE4NjE1LjE3Mjc1MTg2MTk.
Dit sjabloon downloaden
/$$$cta/
Een sterke stem en toon zijn van vitaal belang voor elk merk. De Sjabloon Schrijfrichtlijnen ClickUp stelt merken in staat om een consistente en accurate identiteit te behouden op alle communicatiepunten. Dit omvat blogberichten, artikelen, updates van sociale media, en technische documentatie .
Door ervoor te zorgen dat elk stuk content de waarden en berichtgeving van het merk weerspiegelt, creëert u een samenhangende ervaring voor uw publiek. Door aangepaste statussen en velden in het sjabloon te gebruiken, kun je schrijfprojecten in elke fase effectief beheren en bijhouden. Met de integratie van AI, automatisering en meer wordt samenwerken aan projecten een fluitje van een cent.
Sjabloon voor productdocumentatie ClickUp
/cta/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-84.png
ClickUp's sjabloon voor projectdocumentatie is ontworpen om u te helpen uw projectdocumentatie georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk te houden.
https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6071548&department=operations&_gl=1\*n5l4wl*\_gcl\_au*ODEyMzcxNDU1LjE3MjIzMjAyMzYuMjEzMDc1ODcxOS4xNzI3NTE4NjE1LjE3Mjc1MTg2MTk.
Dit sjabloon downloaden
/$$$cta/
De ClickUp sjabloon voor productdocumentatie zorgt ervoor dat elk project voor productontwikkeling gestroomlijnd blijft. Deze sjabloon biedt een gecentraliseerd platform om abonnementen op projecten te definiëren, budgetten in te stellen en de roadmap bij te houden, waardoor productspecificaties uiteindelijk succes hebben.
Betrokken Teams kunnen het gebruiken om de voortgang bij te houden, relevante documenten te raadplegen en tijdlijnen en budgetten bij te houden. Naast het bieden van een platform voor projectdocumentatie met dit sjabloon kunnen productteams de kans op miscommunicatie, onnauwkeurigheid van informatie of gegevens en knelpunten in het project - zowel gezien als onvoorzien - elimineren.
Creëer snelle naslaggidsen die klikken met ClickUp
Snelle referentiegidsen zijn de sleutel tot het vereenvoudigen van de leercurve terwijl de kosten laag blijven.
In tegenstelling tot lange handleidingen zijn ze ontworpen om eenvoudig te worden bijgewerkt, zodat uw team altijd toegang heeft tot de meest recente informatie zonder het gedoe van het herzien van uitgebreide documenten of het houden van tijdrovende workshops
Tools zoals ClickUp bieden veel voordelen, waaronder het gestroomlijnd aanmaken van content. Daarnaast bieden de sjablonen een solide basis voor uw gidsen, wat tijd bespaart en consistentie garandeert. Aan de slag met ClickUp vandaag nog!