Het beheren van projecten op meerdere afdelingen betekent vaak het hanteren van verschillende spreadsheets, wat leidt tot mogelijke verwarring en inefficiëntie.
Microsoft Excel is al lang een veelgebruikt hulpmiddel voor het organiseren van gegevens, maar Smartsheet biedt Excel-achtige functies met verbeterde mogelijkheden voor projectmanagement.
In deze blog verkennen we de sterke en zwakke punten van Smartsheet versus Excel om u te helpen beslissen welke tool het beste past bij uw behoeften op het gebied van projectmanagement.
We introduceren ook een alternatieve oplossing die nog meer flexibiliteit en gebruiksgemak kan bieden.
Wat is Smartsheet?
via Smartsheet Smartsheet is een cloudgebaseerd platform voor projectmanagement met meer functies dan de typische spreadsheet-tool.
Zie het als een mix tussen Excel en een speciale tool voor projectmanagement, maar met soepelere workflows en minder gedoe bij het samenwerken in teams.
Tot de vele functies behoren Gantt grafieken, geautomatiseerde workflows en aanpasbare sjablonen.
Functies van Smartsheet
Smartsheet heeft alle functies die u nodig hebt om uw leven gemakkelijker te maken. Laten we ze samen verkennen:
1. Real-time samenwerking
via Smartsheet Met Smartsheet kunnen u en uw team gelijktijdig aan hetzelfde document werken - geen nachtmerries met versiebeheer.
Iedereen kan updates maken, opmerkingen achterlaten en de voortgang bijhouden zonder de verwarring van eindeloze bijlagen per e-mail.
Bovendien kunt u taken toewijzen, bijlagen toevoegen, instellingen voor afhankelijkheid van taken instellen en alle leden van uw team op de hoogte houden van de voortgang van uw project (vooral handig als u aan meerdere projecten werkt).
Aantekening: Nieuwsgierig naar meer Excel-alternatieven? Bekijk onze lijst met Top 11 Excel Alternatieven & Concurrenten !
2. Geautomatiseerde workflows
via Smartsheet In plaats van tijd te verspillen aan repetitieve taken (herinneringen versturen, velden met status bijwerken, etc.), kunt u slimme triggers instellen met de geautomatiseerde workflows van Smartsheet.
Zie het als de instelling van dominostenen: de ene actie triggert de andere totdat alles perfect op zijn plaats valt.
Wil je je team op de hoogte stellen wanneer een deadline nadert? Smartsheet stuurt een waarschuwing.
Moet een veld worden bijgewerkt wanneer een Taak is Voltooid? Nog te doen. Automatisch.
Het beste deel?
Je kunt deze werkstromen aanpassen aan de unieke processen van je team. Zo bespaar je tijd en zorg je ervoor dat er niets tussenkomt.
3. Gantt grafieken en middelenbeheer
via Smartsheet Als je graag je projecten in een overzichtelijke tijdlijn ziet, kunnen Gantt grafieken je nieuwe productiviteitshack worden.
In kaarten in Smartsheet kun je elke taak, deadline en afhankelijkheid van taken in kaart brengen, zodat je altijd een duidelijk beeld hebt van de voortgang van je project. Je hoeft niet meer uit te zoeken wat wanneer moet gebeuren-je kunt alles in één keer zien.
Smartsheet geeft je ook de tools om de tijd van je team in te delen en is erg handig voor resource management.
U kunt uren bijhouden, budgetten beheren, coördineren tussen teams en nog veel meer doen - allemaal zonder de gebruikelijke chaos.
Ook lezen: Een grafiek maken in Google Spreadsheets (met sjablonen)
4. Naadloze integratie
via Microsoft De naadloze integratie van Smartsheet met tools zoals Google Workspace, Microsoft Teams en Power BI tilt uw werkstroom naar een hoger niveau.
In plaats van tussen apps te schakelen, verzamelt Smartsheet al uw gegevens op één plek, zodat u gemakkelijk kunt samenwerken en verbeterde gegevensvisualisatie .
Je kunt ook gegevens uit externe databronnen halen, waardoor het gemakkelijker wordt om alles te synchroniseren en up-to-date te houden.
5. Mobiele apps en cloud opslagruimte
via Smartsheet Moet u uw projecten onderweg beheren? Met de mobiele apps van Smartsheet kunt u dat doen, zodat u uw projecten op afstand kunt voltooien.
Of u nu in een vergadering zit of niet op kantoor bent, u kunt snel de voortgang van uw taken controleren, statussen bijwerken of wijzigingen aanbrengen met slechts een paar tikken.
De cloud opslagruimte van Smartsheet houdt al uw gegevens veilig en toegankelijk - geen verloren bestanden of verouderde versies meer.
Smartsheet prijzen
- Pro: $9 per lid/maand (jaarlijks gefactureerd) voor 1-10 leden, onbeperkt aantal gebruikers. Inclusief weergave van gantt, raster, bord, kalender, onbeperkte vellen, 250 automatisering/maand
- Business: $19 per lid/maand (jaarlijks gefactureerd) voor 3+ leden, onbeperkt aantal gasten/kijkers. Voegt tijdlijn weergave, team bijhouden, beheerderstools, onbeperkte automatisering en 1 TB opslagruimte toe
- Enterprise: Aangepaste prijzen. Omvat alle zakelijke functies, plus AI-formules, SAML SSO, WorkApps, onbeperkte opslagruimte en geavanceerde integraties
Wat is Excel?
via Microsoft Al tientallen jaren is Microsoft Excel het meest gebruikte spreadsheetprogramma voor van alles en nog wat, van grafieken maken en financiën analyseren tot het organiseren van bedrijfsgegevens.
Excel biedt krachtige mogelijkheden voor gegevensanalyse. Dit maakt het een essentieel hulpmiddel binnen de Microsoft Office suite voor iedereen die complexe berekeningen of gestructureerde gegevens uitvoert of databases beheert.
De nadruk ligt op gegevensmanipulatie en het visualiseren van gegevens. Je kunt complexe formules maken, complexe berekeningen uitvoeren en grote hoeveelheden informatie organiseren in de handtekening van de layout van het raster.
Bovendien integreert Excel met andere Microsoft Office-toepassingen. Hierdoor is het cruciaal voor werkstromen die afhankelijk zijn van naadloze overgangen tussen andere MS-tools, zoals PowerPoint-presentaties en Word-documenten.
Ook lezen: 25 Beste gratis software voor projectmanagement
Functies van Excel
Als je Excel alleen als spreadsheettool gebruikt, mis je veel!
Excel is een krachtig programma dat taken op het gebied van gegevens- en projectmanagement vereenvoudigt. Het kan alles aan, van geavanceerde gegevensvisualisatie tot grootschalige projecten (bijvoorbeeld jaarlijkse bedrijfscontroles) zonder gedoe.
Dit is waarom Excel nog steeds een van de bekendste tools in de industrie is:
1. Complexe berekeningen en formules
Gegevens consolideren met de formule VLOOKUP in Excel
Stel je voor dat je het jaarlijkse budget van het marketingteam beheert. Met de functie 'SUMIF' kunt u de totale uitgaven voor specifieke campagnes berekenen op basis van criteria zoals maand of kanaal.
Wil je de kosten verder uitsplitsen per kwartaal? Dan hoef je alleen maar een 'VLOOKUP' in te voeren om de exacte gegevens die je nodig hebt uit meerdere bladen te halen.
Dankzij een uitgebreide bibliotheek met formules kunnen gebruikers in Excel probleemloos nummers kraken, taken automatiseren en zelfs financiële analyses uitvoeren.
Bovendien kunnen de formules van Excel in meerdere bladen worden geïntegreerd. Dit helpt bij het organiseren en bijhouden van projectgegevens of zelfs bij het weergeven in een eenvoudiger te begrijpen format.
2. Tools voor gegevensvisualisatie en grafieken
via Microsoft De functie Taak automatisering van Excel, ook bekend als een macro, is een game changer voor degenen die hun productiviteit willen verhogen.
Ben je het beu om maandelijkse verkoopgegevens in tien verschillende bladen te plakken?
Stel gewoon een macro in, druk op een knop en Klaar (ja, zo gemakkelijk is het).
Moet je eindeloze rijen een kleurcode geven? Stel je macro in, klik en je spreadsheet is nu georganiseerd (ja, zo eenvoudig is het).
Met macro's kun je terugkerende taken automatiseren, zoals invoer, data format en zelfs het genereren van rapporten. Het is alsof je een persoonlijke assistent hebt voor je spreadsheet.
Zodra je je macro's hebt ingesteld, doen ze het saaie werk, zodat jij je kunt richten op belangrijke dingen zoals gegevensanalyse en het beheren van teamleden.
Macro's komen vooral van pas bij projectmanagement taken of uitgebreide datasets, waardoor je tijd bespaart en minder fouten maakt.
4. Real-time samenwerking (Excel Online)
gegevens omzetten in bruikbare inzichten met de tabelweergave van ClickUp._
Stel je alle kracht van Excel-spreadsheets voor, maar met de flair van ingebouwde tools voor projectmanagement.
Met Tabel weergave van ClickUp beheert u niet alleen gegevens, maar zet u ze om in bruikbare inzichten die uw projecten vooruithelpen.
Stel bijvoorbeeld dat u een marketingcampagne beheert met verschillende deliverables, deadlines en bijdragers.
Met de tabel kunt u eenvoudig taken toewijzen, deadlines bijhouden en de voortgang bewaken in één gestructureerde weergave, terwijl u ook uw campagnebudget en leveranciersgegevens beheert.
Aantekening: Bekijk onze nieuwste Vergelijking Smartsheet vs ClickUp om meer informatie te krijgen over de perfecte tool voor jou.
ClickUp's één omhoog #2: Spreadsheetsjablonen
Geen tijd om uw eigen systeem vanaf nul op te bouwen?
Geen probleem.
De ClickUp spreadsheet sjabloon is hier om u op weg te helpen. Van het beheren van uw financiële analyse tot het organiseren van uw volgende grote project - met deze sjabloon slaat u de installatie over en kunt u meteen aan de slag.
In tegenstelling tot Excel, waar het opbouwen van een sjabloon vanaf nul kan aanvoelen als een ingewikkeld proces, maakt ClickUp het snel, eenvoudig en, durven we te zeggen, leuk!
Als je extra flexibiliteit wilt, is de ClickUp bewerkbare spreadsheetsjabloon geeft u een volledig aanpasbare ervaring.
💡 Pro Tip: Als u nieuw bent met tools voor projectmanagement, ClickUp's sjablonen zijn de perfecte manier om aan de slag te gaan. U kunt sjablonen vinden die zijn gecategoriseerd op basis van afdelingen, industrieën en gebruikssituaties. Wilt u een blad om uw boodschappen bij te houden? Klaar. Zoek je een budgetplanner voor je volgende project? Ook Klaar.
ClickUp's one up #3: Automatisering en AI
beheer taken en bespaar gedoe met ClickUp-taakautomatisering met AIondersteuning
Word je afgeremd door repetitieve Taken? Nu niet meer. ClickUp Automatiseringen maakt van het stroomlijnen van werkstromen een wandeling in het park. In combinatie met ClickUp Brein het is de assistent waaraan je dagelijkse standaardtaken kunt delegeren. Het enige wat u hoeft te doen is uw automatisering beschrijven en de AI stelt deze onmiddellijk in - programmeren is niet nodig.
Of u nu herinneringen verstuurt, statussen bijwerkt of acties triggert op basis van voorwaarden, ClickUp zorgt voor het repetitieve werk zodat uw team zich kan blijven concentreren op het grote geheel.
Ook lezen: 10 beste AI-tools voor Google Spreadsheets om uw spreadsheets te optimaliseren
ClickUp's one up #4: Taakbeheer voor teams
stroomlijn het team- en projectmanagement met de robuuste projectmanagementtools van ClickUp.
Het managen van een team is nog nooit zo eenvoudig geweest, dankzij ClickUp's oplossing voor projectmanagement . Denk aan Gantt grafieken, het bijhouden van middelen en het delegeren van taken - Klaar op de gemakkelijke manier.
Stel je voor dat je een team voor productontwikkeling leidt.
Met ClickUp's Gantt grafieken kunt u uw hele tijdlijn van een project in één oogopslag zien, zodat de prioriteiten duidelijk zijn, de afhankelijkheid duidelijk is en de voortgang gemakkelijk bijgehouden kan worden.
En wanneer het tijd is om in de details te duiken, ClickUp-taak zijn uw go-to voor het organiseren en toewijzen van het kleine werk.
U kunt werklasten gemakkelijk beheren en ervoor zorgen dat niemand overweldigd wordt, terwijl u gebruik maakt van ClickUp Documenten om alle relevante projectgegevens en bestanden op te slaan. ClickUp Whiteboards maken brainstormsessies mogelijk, terwijl ClickUp formulieren verzamel feedback of verzoeken van belanghebbenden, allemaal binnen hetzelfde platform. En als u een aangepaste kijk op uw project nodig hebt, kunt u rekenen op ClickUp weergaven -inclusief Gantt grafieken om uw dashboard precies zo te organiseren als u het nodig hebt.
Ook lezen: Smartsheet vs ClickUp: Welke tool voor projectmanagement is het beste?
Kies de slimmere tool dan Excel: ClickUp
Welke van deze databasemanagementsystemen moet je kiezen: Smartsheet, Excel of ClickUp?
Als gegevensanalyse uw primaire focus is, is Excel moeilijk te verslaan. Microsoft Excel is nog steeds de meest gebruikte spreadsheetsoftware voor het kraken van nummers en het analyseren van gegevens, vooral als het gaat om complexe berekeningen.
Aan de andere kant is Smartsheet een goede keuze als je je meer wilt richten op samenwerking en automatisering.
Maar als je op zoek bent naar het beste van twee werelden, dan is ClickUp je perfecte match.
ClickUp combineert krachtig gegevensbeheer met realtime samenwerking en automatisering op basis van AI om de productiviteit van je team over projecten heen te stroomlijnen.
Klaar om uw projecten te overtreffen? U kunt clickUp beginnen te gebruiken vandaag nog gratis!