Het handmatig verwerken van reis- en onkostenvergoedingen is vervelend. U moet spreadsheets bijhouden, alle onkostennota's van medewerkers verzamelen, deze controleren, de gegevens invoeren en de vergoeding goedkeuren. Bovendien is er veel kans op fouten.
Waarom zou u zich al die rompslomp met onkostengegevens op de hals halen als u dit proces kunt automatiseren met software voor reis- en onkostenbeheer?
In plaats van honderden papieren bonnen en lange rijen met onkosten van medewerkers bij te houden, kunt u de bonnen eenvoudig scannen om onkosten te registreren en de goedkeuringsprocessen automatiseren via vooraf gedefinieerde werkstroomen, waardoor het beheer van zakenreizen eenvoudiger is dan ooit.
Laten we eens kijken naar de top 10 van software voor reis- en onkostenbeheer die uw zakenreizen kan ondersteunen, en naar de belangrijkste functies en prijzen ervan.
Waar moet u op letten bij reis- en onkostensoftware?
Software voor reis- en onkostenbeheer moet boekingen, facturering en vergoedingen vereenvoudigen. Hieronder volgen enkele functies die zorgen voor een gestroomlijnd vergoedingsproces:
- Intuïtief dashboard: Met een intuïtief dashboard kunt u de reiskosten van elke medewerker eenvoudig bijhouden wanneer zij digitale onkostendeclaraties indienen. Let op aanpasbare weergaven, app-integraties en realtime tracking
- Automatisering: De software moet transactiegegevens van bedrijfskaarten automatisch invullen en onkostenvergoedingen berekenen
- Digitale bonnen verwerken: De software moet gegevens uit digitale bonnen kunnen halen en deze in de betreffende velden invullen, zodat handmatige invoer overbodig wordt
- Geavanceerde analyses: De beste platforms voor onkostenbeheer bieden uitgebreide rapportage- en analysefuncties waarmee bedrijven hun reiskosten kunnen analyseren en beheren
- Kosteneffectiviteit: De software moet aangepaste en redelijke prijzen bieden die aansluiten bij de behoeften van uw bedrijf
De 10 beste softwareprogramma's voor reis- en onkostenbeheer
Dit zijn de 10 beste reis- en onkostenprogramma's waarmee u al uw zakenreisbehoeften van begin tot eind kunt beheren – van het boeken van reizen tot onkostenbeheer, het bijhouden van budgetten en het beheer van bonnen.
1. TravelPerk
TravelPerk is een platform dat naadloos beheer van reis- en onkostenrapportages biedt. Het ondersteunt diverse toepassingen, zoals het boeken van groepsreizen voor offsites, reisbeheer, onkostenbeheer en gecentraliseerde facturering.
Dankzij de ingebouwde reistracker kunnen HR-managers de reizen van medewerkers in realtime volgen en controleren of ze zich houden aan het reiskostenbeleid en de nalevingsvoorschriften.
De beste functies van TravelPerk
- Houd uw reisbudget onder controle met realtime informatie via het interactieve TravelPerk-dashboard
- Voeg met één klik krachtige integraties toe om al uw onkosten vanaf één plek te beheren
- Pas uw boekingen op elk moment aan met Flexi Perk, een oplossing waarmee u met één tik vliegtickets en hotels tegen elk tarief kunt boeken en deze op elk moment kunt annuleren
- Bekijk de realtime reisstatus in de weergave op een interactieve kaart
- Krijg waardevolle inzichten in de CO₂-voetafdruk van reizen om duurzame reisoplossingen te introduceren
Limieten van TravelPerk
- De mogelijkheden voor het boeken van reizen hebben een limiet
- De gebruikersinterface voor reisboekingen kan nog wel wat verbetering gebruiken. Je kunt bijvoorbeeld niet direct naar hotels zoeken en moet door de hele lijst scrollen
Prijzen van TravelPerk
- Starter: Gratis
- Premium: $99/maand + 3% boekingskosten
- Pro: $299/maand + 3% boekingskosten
- Enterprise: Aangepaste prijzen
Beoordelingen en recensies van TravelPerk
- G2: 4,6/5 (meer dan 1500 beoordelingen)
- Capterra: 4,8/5 (404 beoordelingen)
2. Fyle
Fyle is een oplossing voor onkostenbeheer die uw onkosten- en vergoedingsproces automatiseert, waaronder het afstemmen van uitgaven met bedrijfskaarten en het verwerken van onkostenvergoedingen voor medewerkers. Koppel het aan uw boekhoudsoftware om uitgaven per leverancier, project en afdeling bij te houden.
U kunt Fyle integreren met NetSuite, Xero, Sage Intact, BambooHR en QuickBooks. Hoewel het geen functies voor reisbeheer biedt, kan het worden geïntegreerd met TravelPerk om de reiskosten van medewerkers te analyseren en te doen aangeven in rapportagevorm.
De beste functies van Fyle
- Maak gebruik van conversatie-AI om digitale onkostendeclaraties te verzamelen en deze te koppelen aan de creditcardtransacties
- Automatiseer het invullen van onkostendeclaraties, het verzenden van rapporten en synchroniseer onkosten met uw boekhoudsoftware zoals Quickbooks, Sage en Xero
- Krijg realtime bruikbare inzichten in uw uitgavengegevens via het krachtige en geavanceerde analysedashboard
Limieten van Fyle
- Door de limiet aan onkostencategorieën in Fyle is het moeilijk om alle soorten onkosten nauwkeurig te registreren
- De leercurve is steil
Prijzen van Fyle
- Standaard: $ 6,99 per maand per gebruiker, jaarlijks gefactureerd
- Business: $11,99 per maand per gebruiker, jaarlijks gefactureerd
- Enterprise: Aangepaste prijzen
Beoordelingen en recensies van Fyle
- G2: 4,6/5 (meer dan 1300 beoordelingen)
- Capterra: 4,5/5 (146 beoordelingen)
3. WeGoPro (voorheen Travelstop)
WeGoPro is software voor het boeken en beheren van reizen en het bijhouden van onkosten. Het heeft een lijst met meer dan 800 luchtvaartmaatschappijen en 600.000 hotels, waardoor het boeken en beheren van reizen voor bedrijven eenvoudiger wordt.
Met WeGoPro kunt u bedrijfsbrede onkosten in realtime volgen via één enkel dashboard. Daarnaast kunt u hiermee bijhouden wie er regelmatig het reisbeleid overtreedt en wie zich niet aan de regels houdt.
De beste functies van WeGoPro
- Bespaar uren aan handmatig papierwerk en versnel de vergoeding dankzij geautomatiseerde rapportage over onkosten
- Beheer uitgaven in meerdere valuta's met actuele wisselkoersen, zodat u wereldwijde zakelijke uitgaven zonder vertraging kunt beheren
- Krijg datagestuurde inzichten dankzij een geconsolideerde weergave van uw uitgaven, per uitgavencategorie of per afdeling, allemaal op één plek
- Blijf bij de gegevens van zakenreizigers in realtime en zorg voor veiligheid en directe ondersteuning via interactieve kaarten
Limieten van WeGoPro
- Het biedt een limiet aan accommodatiemogelijkheden in vergelijking met andere reisbeheerplatforms
- Hogere prijzen per boeking kunnen van invloed zijn op het reisbudget, vooral voor kleine bedrijven
Prijzen van WeGoPro
- Standaard: $10 per boeking
- Premium: Neem contact op voor prijzen
- Onkosten: $5 per maand per gebruiker
Beoordelingen en recensies van WeGoPro
- G2: 4,4 / 5 (12 beoordelingen)
- Capterra: 4,3/5 (18 beoordelingen)
4. Expensify
Expensify is een app voor onkostenbeheer met onbeperkte mogelijkheden voor het bijhouden van bonnen. De SmartScan-functie scant alle bonnen met één klik en uploadt ze automatisch naar het dashboard.
U kunt Expensify synchroniseren met boekhoud-, HR- en reissoftware om alle gegevens samen te brengen, waardoor financiële controleprocessen eenvoudiger worden.
De beste functies van Expensify
- Leg alle bonnen met één klik vast met SmartScan om uw onkosten automatisch te importeren voor een snelle vergoeding
- Ontvang tot 2% cashback op Expensify-kaarten bij transacties van meer dan $250.000
- Stel onkostenregels op om terugkerende betalingen automatisch te categoriseren
Limieten van Expensify
- Het apart indienen van onkostendeclaraties voor persoonlijke en zakelijke kaarten kan voor werknemers een hele klus zijn
- Door veelvuldige storingen bij het scannen van bonnen is handmatig werk nodig om onkostendeclaraties in te dienen
Prijzen van Expensify
- Collect: $5 per maand per gebruiker, jaarlijks gefactureerd
- Control: $9 per maand per gebruiker, jaarlijks gefactureerd
Beoordelingen en recensies van Expensify
- G2: 4,5/5 (meer dan 5100 beoordelingen)
- Capterra: 4,5/5 (meer dan 1000 beoordelingen)
5. Navan
Navan is software voor de automatisering van onkostenbeheer dat gegevens over zakelijke uitgaven verzamelt uit bonnen van medewerkers en uitgaven via zakelijke kaarten. Bedrijven kunnen het gebruik van kaarten beperken om te voorkomen dat medewerkers te veel uitgeven.
Met Navan kunt u contante uitgaven van zakenreizigers in 45 landen en 25 valuta's vergoeden. Bovendien kunnen medewerkers met Navan Rewards beloningen verdienen tijdens hun reizen.
De beste functies van Navan
- Blijf bij de reiskosten van medewerkers met geavanceerde rapportage en analyses
- Ontvang realtime gegevens over CO₂-uitstoot om uw doelstellingen op het gebied van duurzaam reizen bij te houden
Limieten van Navan
- Het kan zijn dat het ondersteuningsteam wat langer dan normaal nodig heeft om uw supporttickets te beantwoorden
- Door het ontbreken van offline GPS-ondersteuning is het moeilijk om reizen te registreren wanneer medewerkers naar een ander land reizen zonder internationale simkaart
Prijzen van Navan
- Growth: Gratis
- Professional: Aangepaste prijs
Beoordelingen en recensies van Navan
- G2: 4,7/5 (meer dan 7500 beoordelingen)
- Capterra: 4,6/5 (176 beoordelingen)
6. Happay
Happay is een uitgebreid platform voor reis- en onkostenbeheer. Het biedt verschillende oplossingen voor onkostenbeheer voor diverse toepassingen, zoals een Self Booking Tool (SBT) om reistickets en hotels voor Business-doeleinden te boeken, en Xpendite om onkosten uit meer dan zes bronnen automatisch bij te houden.
De slimme controleoplossing helpt managers om overtredingen van het reisbeleid door medewerkers te identificeren en te signaleren. De intelligente analyses van Happay bieden waardevolle inzichten in de uitgavenpatronen van medewerkers, waardoor meer controle over de Business uitgaven mogelijk wordt.
Bovendien maakt de naadloze integratie met boekhoudsystemen dit tot de ultieme oplossing voor efficiënt financieel beheer.
De beste functies van Happay
- Zorg voor 100% nauwkeurige rapportage over onkosten uit meer dan 6 bronnen met Happay Xpendite
- Detecteer dubbele bonnen en overtredingen van het beleid met SmartAudit om naleving te waarborgen
- Beheer uw reizen en onkosten overal vandaan met de mobiele app van Happay, die alle webfuncties biedt
- Krijg met DeepAnalyze realtime inzichten in reizen en onkosten, zodat u weloverwogen beslissingen kunt nemen
Limieten van Happay
- Dit kan tijdrovend zijn en tot foutieve rapportages leiden
- Het kan lastig zijn om onkosten te beheren die betrekking hebben op meerdere onkostencategorieën, projecten en valuta's
Prijzen van Happay
- Aangepaste prijzen
Beoordelingen en recensies van Happay
- G2: 4,5/5 (305 beoordelingen)
- Capterra: 4,6/5 (829 beoordelingen)
7. Emburse Certify
Emburse is een andere populaire software voor onkostenbeheer waarmee u onkosten kunt aanmaken, indienen en goedkeuren. Het biedt ook een reis- en onkostenbeheersysteem dat de reisplanning, naleving van het beleid, onkostenregistratie en het verzamelen van visum- en gezondheidsinformatie van reizigers stroomlijnt.
U kunt voorafgaande goedkeuringen instellen voor reiskosten om zo de kosten beter te beheersen. Bovendien worden handmatige taken, zoals het indienen van een onkostendeclaratie of een fysieke bon, hierdoor overbodig.
De beste functies van Emburse Certify
- Plan het automatisch aanmaken van onkostendeclaraties met ReportExecutive om het vervelende werk van handmatige rapportage te vermijden
- Spot overtredingen en dubbele boekingen met Embrace Audit voor een transparant proces voor onkostenvergoeding en onkostenbeheer
- Voorkomt knelpunten in de cashflow door voorafgaande goedkeuring van reisprogramma's
- Verbeter de financiële besluitvorming door uitgaven en bestedingspatronen te analyseren
Limieten van Emburse Certify
- Door de complexe gebruikersinterface is het voor gebruikers moeilijk om door de app te navigeren
- Het biedt beperkte integratiefuncties
Prijzen van Emburse Certify
- Certify Now: $12 per maand per gebruiker
- Professional: Aangepaste prijs
Maak gebruik van de beoordelingen en recensies van Certify
- G2: 4,5/5 (2035 beoordelingen)
- Capterra: 4,7/5 (1279 beoordelingen)
8. SAP Concur
SAP Concur biedt een gebundelde oplossing voor onkosten-, reis- en factuurbeheer. Het creëert een verbinding tussen de reiskosten en facturering van medewerkers om meer zichtbaarheid te bieden bij transacties en naleving te waarborgen.
De beste functies van SAP Concur
- Automatiseer uw uitgavenbeheersysteem met Concur en verwerk onkostenvergoedingen sneller
- Analyseer gegevens en inzichten over zakelijke onkosten en de tijdlijnen van factuurverwerking met uitgebreide dashboards
- Stroomlijn de gegevens van zakenreizen door reizen, reizigers en reisplannen allemaal op één plek te verbinden met Concur Travel
- Automatiseer de verwerking van crediteuren om mogelijke fraude- en nalevingsrisico's te beperken
Limieten van SAP Concur
- Het is niet mogelijk om onkostendeclaraties weer te geven die ouder zijn dan 90 dagen
- De doorlooptijd voor supporttickets is lang
Prijzen van SAP Concur
- Aangepaste prijzen
Beoordelingen en recensies van SAP Concur
- G2: 4,0/5 (meer dan 6000 beoordelingen)
- Capterra: 4,3/5 (2030 beoordelingen)
9. TravelBank
TravelBank is een andere uitgebreide oplossing voor kaartbeheer, onkostenbijhouden en reisbeheer. Met TravelBank kunt u digitale onkostendeclaraties indienen, automatisering van goedkeuringen toepassen, reisuitgaven optimaliseren, transacties met bedrijfskaarten afstemmen en meer zichtbaarheid krijgen op uw gegevens.
De beste functies van TravelBank
- Houd de toewijzing en besteding van middelen in de gaten om zakelijke uitgaven te beheersen
- Maak een prognose van toekomstige onkosten en stel op basis daarvan het reisbudget op
- Integreer alle virtuele zakelijke reiskaarten en synchroniseer de transacties automatisch met het TravelBank-platform voor onkostenbeheer
Limieten van TravelBank
- Het kan lastig zijn om uw boekingen aan te passen
- De scantool registreert soms onjuiste informatie uit geüploade bonnen
Prijzen van TravelBank
- Reizen: $25 per maand per gebruiker
- Kosten: $10 per maand per gebruiker
- Reis- en onkostenbeheer: aangepaste prijzen
Beoordelingen en recensies van TravelBank
- G2: 4,5/5 (333 beoordelingen)
- Capterra: 4,7/5 (226 beoordelingen)
10. Zoho Expense
Zoho Expense is een tool voor reis- en onkostenbeheer waarmee bedrijven de onkostenrapportage kunnen automatiseren en het boeken van zakenreizen kunnen vereenvoudigen. Het scant ook automatisch transacties met kredietkaarten en bedrijfskaarten aan de hand van bonnen, voor een betere afstemming. Daarnaast kunt u dagvergoedingen instellen voor medewerkers in verschillende regio's.
De beste functies van Zoho Expense
- Krijg een uitgebreide weergave van de reisaanvragen van uw medewerkers met directe analyses en intuïtieve dashboards
- Automatiseer het bijhouden van kilometers zonder in te boeten aan gegevensveiligheid
- Verbeter de controle van onkosten en fraudebestrijding, zodat u niet elke transactie handmatig hoeft te controleren
- Vereenvoudig het bijhouden van zakelijke bonnen dankzij geavanceerde automatische scans in meer dan 14 talen
De limieten van Zoho Expense
- Kleine afwijkingen in de functie voor het herkennen van bonnen leiden tot ineffectieve rapportage van onkosten
- Het biedt beperkte integratiemogelijkheden
De prijzen van Zoho Expense
- Free
- Standaard: $4 per maand per gebruiker, jaarlijks gefactureerd
- Premium: $6 per maand per gebruiker, jaarlijks gefactureerd
- Aangepast: Prijzen aangepast
Beoordelingen en recensies van Zoho Expense
- G2: 4,5/5 (meer dan 1100 beoordelingen)
- Capterra: 4,6/5 (meer dan 900 beoordelingen)
Andere tools voor reisbeheer
Software voor reis- en onkostenbeheer kan u helpen om hoge reiskosten en overtredingen van het reisbeleid bij te houden. Om te hoge uitgaven te voorkomen, is echter een strategische reisplanning nodig. Probeer ClickUp, een alles-in-één platform om slimme reisplannen op te stellen.
ClickUp
Met ClickUp kun je tegen lage kosten gedetailleerde persoonlijke of zakelijke reisplannen opstellen. Het is een alles-in-één reistool voor reismanagers en particulieren. Begin met budgetplanning. Hiervoor heb je geen AI-aangedreven boekhoudtool nodig. Gebruik ClickUp Docs om samen te werken met het reisteam, budgetten te bespreken en reisplannen op te stellen.
Met ClickUp for Finance kunnen u en uw financiële team de financiële doelen van de organisatie bijhouden en op basis daarvan een reisbudget vaststellen.
Vervolgens hebt u reisplanningssjablonen nodig om een vlotte zakenreis te plannen.
ClickUp biedt verschillende sjablonen voor reisplannen die aansluiten bij uw uiteenlopende reisbehoeften. Deze sjablonen helpen u effectiever te plannen en op het laatste moment wijzigingen in het plan door te voeren.
Je kunt ook het plannen van zakelijke of privé-reizen vereenvoudigen met de Travel Planner-sjabloon van ClickUp. Met deze sjabloon kun je vluchten en hotelboekingen bijhouden en je reisplannen delen met vrienden, familie of collega's.
Nu je je reis en het budget hebt gepland, is het tijd om een schema voor je reisprogramma op te stellen met de kalenderweergave van ClickUp. Je kunt alle reisactiviteiten plannen, inclusief rustdagen en reistijd.
Maak reisplanning en -beheer eenvoudig met ClickUp
Het kiezen van de juiste software voor reis- en onkostenbeheer is essentieel om naleving van de regels te waarborgen, de cashflow op peil te houden en vergoedingen snel te verwerken.
Vaak ontbreken er echter functies voor reisplanning en zijn de boekingsopties duur.
ClickUp is de beste oplossing om deze kloof te overbruggen. Combineer uw reis- en onkostenbeheerprocessen met ClickUp om de planning en uitvoering van zakenreizen te vereenvoudigen, wat als resultaat heeft dat er beter onkostenbeheer wordt toegepast.
Meld je gratis aan bij ClickUp om reisplannen te organiseren en de kosten van zakenreizen moeiteloos bij te houden!