Hoe maak je een kostenstructuur (met voorbeelden)?

"Hoeveel gaat dit project me kosten?

Dit is waarschijnlijk een van de meest voorkomende maar belangrijke vragen die elke client of interne belanghebbende je zal stellen. En als de schatting die je geeft niet nauwkeurig of zelfs maar in de buurt van realistisch is, kan dit het project in gevaar brengen.

Natuurlijk kan een kostenraming niet altijd tot op de laatste dollar nauwkeurig zijn, maar stel je voor dat je X opgeeft voor een project, om je vervolgens te realiseren dat je 2X het budget nodig hebt wanneer het project daadwerkelijk begint.

Geen situatie waarin je jezelf wilt bevinden.

Dit is waar een Cost Breakdown Structure (CBS) je kan helpen om een duidelijk beeld te krijgen van de financiën van je project. Het splitst alle verwachte kosten op in beheersbare categorieën, zodat je een duidelijk beeld krijgt van waar je geld naartoe gaat. Dit stelt je in staat om weloverwogen budgetteringsbeslissingen te nemen en projectkosten beheren efficiënt.

Bovendien kunt u uw project in een vroeg stadium bijhouden op mogelijke kostenoverschrijdingen, zodat u het project op tijd en binnen het vastgestelde budget kunt opleveren.

Maar wat is een CBS precies en wat is het verschil met een work breakdown structure (WBS)? In deze gids gaan we in op deze vragen en nog veel meer.

**Wat is een Cost Breakdown Structure in Projectmanagement?

Projectmanagement omvat het managen van meerdere aspecten van een project, waaronder de scope, tijd en kosten. Hoewel het van cruciaal belang is om je project bij te houden en de deadlines te halen, is het net zo belangrijk om binnen het budget te blijven. Dit is waar een kostenstructuur (CBS) een essentieel hulpmiddel wordt.

Het CBS is een document met alle kosten die in een bepaald project worden gemaakt. Elke regel of rij in het CBS staat voor een kostenitem dat met het project te maken heeft. Het splitst deze kosten op in duidelijk gedefinieerde categorieën en biedt een gedetailleerd stappenplan voor de financiën van je project.

**Waarom is een kostenstructuur belangrijk?

In elke levenscyclus van projectmanagement het meest kritieke onderdeel is ervoor zorgen dat het project op tijd en binnen het vastgestelde budget wordt opgeleverd. Als een van beide niet goed gaat, kan het algehele succes van het project in gevaar komen. Als je kostenstructuren toevoegt aan je projectmanagementstrategie, kun je:

• Budgettering en kostenraming verbeteren door vooraf alle potentiële elementen van de kostenstructuur te identificeren. Zo kun je onaangename verrassingen achteraf voorkomen en het risico minimaliseren dat kosten boven een bepaalde limiet groeien
• Uw project nauwkeuriger plannen, omdat u potentiële kosten kunt identificerenprojectkostenrisico's kunt identificeren en activiteiten in een vroeg stadium kunt identificeren, zodat je strategieën kunt ontwikkelen om de gevolgen van deze risico's te beperken of te minimaliseren
• Communiceer duidelijk de verwachtingen van een project aan alle belanghebbenden, inclusief clients, sponsors en leden van het team. Dit zorgt voor transparantie en zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit wat betreft het doel van het project

Verschil tussen kostenstructuur en werkstructuur

Een kostenstructuur kan veel lijken op werk breakdown structure (WBS) omdat we een lijst maken van alle activiteiten en belanghebbenden die bij beide betrokken zijn. Maar terwijl CBS zich richt op kostenbeheersing of het beheren van projectuitgaven, gaat WBS over het begrijpen van alle activiteiten die nodig zijn om een succesvol project op te leveren.

Enkele van de subtiele verschillen zijn:

De kostenstructuur uitsplitsen

De kostenstructuur wordt gemaakt met behulp van meerdere componenten, waaronder:

1. Work breakdown structure

De basis van uw CBS is uw WBS. Dit document geeft een overzicht van de project deliverables en Taken waaruit uw project bestaat. Zie het als een blauwdruk van wat er Nog te doen staat.

2. Identificeer de kosten van elke activiteit

Voor elk CBS zijn er vier belangrijke kostencategorieën om rekening mee te houden:

• **Salarissen, lonen en secundaire arbeidsvoorwaarden van de leden van het team die aan de Taak worden toegewezen. Zie het als de kosten van menselijke inspanning
• Materiaalkosten: De grondstoffen, voorraden en apparatuur die nodig zijn om de Taak te voltooien. Dit kan van alles zijn, van printerinkt tot timmerhout, afhankelijk van je project
• Uitrustingskosten: Huur of aankoop van gespecialiseerde apparatuur die nodig is voor de Taak
• Indirecte kosten: Dit zijn andere factoren dan de directe kosten die kunnen bijdragen aan het budget van je project. Deze omvatten kantoorhuur, nutsvoorzieningen, verzekering, administratieve kosten en meer

3. Begrijp de kostenkans

Het abonnement van het CBS helpt niet alleen bij het plannen van de kosten; het helpt u ook om mogelijke acties te begrijpen. Bijvoorbeeld, als u een website moet maken voor een client.

Als de kosten voor het inhuren van externe krachten veel hoger zijn dan verwacht, kunt u proactieve beslissingen nemen zoals het voltooien van sommige taken in eigen beheer. Dit helpt de totale projectkosten te minimaliseren en helpt je controle te houden over de kwaliteit van het project.

Hoe maak je een kostenstructuur?

Nu je de kracht van een CBS begrijpt, gaan we dieper in op de praktische stappen die nodig zijn om er een te maken. Je kunt gedetailleerde kostenverdelingsstructuren maken met behulp van projectmanagement software of een hulpmiddel dat je helpt bij het analyseren of bewaken van alle activiteiten en middelen die bij een bepaald project betrokken zijn. Om een gedetailleerd en nauwkeurig CBS te maken, kun je de onderstaande stappen volgen:

Stap 1: Ken alle activiteiten en benodigde middelen

De eerste stap naar succesvolle abonnementen en kostenramingen is weten welke activiteiten en middelen nodig zijn voor uw project. Dit houdt meestal in:

• Document projectscope: Dit document beschrijft de doelen, deliverables en tijdlijnen van het project. Het dient als basis voor zowel je WBS als je CBS
• Work breakdown structure (WBS): Een goed gedefinieerde WBS is essentieel voor uw CBS. Het biedt het kader voor het identificeren van kostenelementen die met elke project Taak geassocieerd zijn
• Kostenramingshulpmiddelen: Er zijn verschillende kostenramingshulpmiddelen beschikbaar, bereik van eenvoudige spreadsheets tot meer geavanceerde software. Kies een methode die het beste past bij de complexiteit en het budget van uw project

Stap 2: Identificeer kostencategorieën

De volgende stap is het schatten van de vereiste kosten voor elke Taak, Activiteit of Hulpbron. Deze taken kunnen worden onderverdeeld in meerdere aspecten, afhankelijk van hun impact en werkgebied, zoals:

• Directe kosten: Dit zijn tastbare uitgaven die direct gekoppeld zijn aan specifieke projecttaken. Ze omvatten meestal:
  
  • arbeidskosten: Salarissen, lonen en secundaire arbeidsvoorwaarden van de leden van het team die aan de Taken zijn toegewezen.
  • Materiaalkosten: Grondstoffen, voorraden en apparatuur die nodig zijn om de Taken te voltooien.
  • Uitrustingskosten: Huur of aankoop van gespecialiseerde apparatuur die nodig is voor de Taken
• Indirecte kosten: Vaak overheadkosten genoemd, dit zijn uitgaven die het project in zijn geheel ondersteunen, maar niet direct toe te schrijven zijn aan een enkele Taak. Voorbeelden zijn:
  
  • Kantoorhuur en nutsvoorzieningen
  • Verzekering
  • Administratieve kosten
  • Software abonnementen

Door rekening te houden met zowel directe als indirecte kosten, minimaliseer je het risico dat onbekende Taken of kostenfactoren aan je budget worden toegevoegd.

Stap 3: Schat de kosten van het werk

Zodra je alle kostenfactoren hebt ingecalculeerd die je budget zullen beïnvloeden, is het tijd om de kosten van het voltooien van een bepaald actie-item in te schatten. Bijvoorbeeld, als je Taak X wilt uitvoeren, hoeveel tijd hebben je teamleden dan nodig om het te doen? Hoeveel middelen hebben ze nodig om het te voltooien? Met deze antwoorden kun je rekening houden met het totale budget dat nodig is om Taak X te voltooien.

Als je dit eenmaal hebt gedaan voor alle taken in je project, kan het worden gebruikt om de uiteindelijke kosten voor het project te bepalen. Dit is een cruciaal proces, vooral bij het schatten van het budget voor grootschalige projecten zoals bouwprojecten.

Door de taken en middelen die nodig zijn voor een bepaald project nauwkeurig bij te houden en andere gevolgen met behulp van bouwbeheersoftware kunt u ervoor zorgen dat uw projecten worden Voltooid binnen de vastgestelde tijdlijn en het vastgestelde budget.

Stap 4: Bouw een noodplan voor uw CBS

Zelfs na een nauwgezet abonnement kunnen onvoorziene gebeurtenissen de kosten van uw project verhogen. Bijvoorbeeld, als u materialen van een leverancier moet kopen en deze zijn niet op voorraad, dan moet u ze misschien van een andere bron betrekken. De kosten hiervoor kunnen hoger zijn, of je moet misschien zelfs extra betalen aan dezelfde leverancier als de materialen die je nodig hebt niet op voorraad zijn.

Om deze risico's te beperken, kunt u een marge voor onvoorziene uitgaven opnemen in uw CBS. Dit is een buffer voor onverwachte uitgaven die zich tijdens het project kunnen voordoen. De grootte van uw marge voor onvoorziene uitgaven hangt af van de risicofactoren die inherent zijn aan uw project.

Dit sjabloon downloaden

Handel toekomstige incidenten effectief af met een goed abonnement met het ClickUp Contingency Plan

Om een vliegende start te maken met uw abonnement, gebruikt u de ClickUp sjabloon voor noodplannen en houd uw business veilig en beveiligd.

Dit sjabloon biedt zowel een lijstweergave als een bordweergave, zodat u uw Noodplan kunt opstellen en effectief kunt gebruiken voor uw projecten. Het helpt je een duidelijk stappenplan te maken voor onverwachte gebeurtenissen door:

• Potentiële risico's en hun impact op uw activiteiten te analyseren
• De benodigde middelen en personeel te identificeren
• Alternatieve scenario's te testen om de best mogelijke uitkomsten te garanderen

Stap 5: Zintuiglijke controle

De laatste stap in het maken van een kostenstructuur is het grondig nakijken van je abonnement. Zoek naar inconsistenties of ontbrekende informatie. Deel uw CBS met de belangrijkste belanghebbenden voor input en voltooi het document nadat u hun feedback hebt verwerkt.

Cost Breakdown Structure Analysis: Een cruciaal hulpmiddel

Voor elk project zijn vertragingen vaak kostbaar. In het voorbeeld van een bouwbedrijf kan een kleine vertraging bij de aanschaf van middelen leiden tot uitstel van het werk, waardoor de kosten van het hele project uiteindelijk stijgen. Daarom is het gebruik van CBS-analyse cruciaal voor organisaties.

Met een regelmatige analyse van de kostenstructuur kunt u ervoor zorgen dat de financiën en tijdlijnen van uw projecten voortdurend in de gaten worden gehouden, waardoor kostenrisico's worden geëlimineerd. Dit helpt ook bij:

• Proactief kostenbeheer, omdat u kostenoverschrijdingen vroegtijdig kunt signaleren en corrigerende maatregelen kunt nemen, zoals het aanpassen van de toewijzing van resources of het onderhandelen met leveranciers, om binnen het budget te blijven
• Verbetering van projectbeheersing en -management, omdat je aspecten van WBS kunt monitoren bij het analyseren van je CBS-documentatie
• Identificeren van potentiële risico's, inclusief kosten- of resourceplanning, zodat u hun impact op uw totale project kunt minimaliseren

Wanneer u een CBS-analyse uitvoert, zorg er dan voor dat u kijkt naar standaardgevolgen voor uw project, zoals:

• Kostenafwijkingen: Bijhouden van afwijkingen tussen gebudgetteerde kosten en werkelijk gemaakte kosten. Analyseer de redenen voor deze afwijkingen en neem zo nodig corrigerende maatregelen.
• Mijlpalen van het project: Voer een CBS-analyse uit op de sleutel mijlpalen van het projectmijlpalen van projecten om de financiële prestaties te beoordelen en gebieden voor koerscorrectie te identificeren. Gebruik Mijlpalen in ClickUp om uw doelen in één oogopslag te visualiseren en ervoor te zorgen dat u goed op schema ligt om ze te bereiken.
• Wijzigingen in de projectscope: Wijzigingen in de projectscope kunnen gevolgen hebben voor de kosten. Analyseer uw CBS om de financiële gevolgen van scopewijzigingen te begrijpen en zorg ervoor dat ze in lijn zijn met het totale budget.

Implementatie van CBS met ClickUp

Om de meest nauwkeurige schatting voor uw project te krijgen, moet u alle taken kunnen uitsplitsen, inclusief alle middelen, werkelijke kosten, logistieke kosten en elke betrokken activiteit. Voor de meeste bedrijven is dit vaak moeilijk omdat alle activiteiten en teams in silo's en op verschillende platforms werken.

Dit is waar een end-to-end software voor projectmanagement zoals ClickUp kan helpen om alles veel gestroomlijnder en efficiënter te maken.

ClickUp teamweergave voor nauwkeurig projectmanagement en levering

ClickUp gaat verder dan eenvoudig Taakbeheer en biedt een robuust pakket functies die perfect aansluiten op de behoeften van uw CBS. Hiermee kunt u:

• Projectresultaten opsplitsen in beheersbare Taken en Subtaken, waardoor een duidelijk visueel stappenplan ontstaat. Hierdoor kunt u het projectbudget beter inschatten op basis van de betrokken activiteiten en middelen
• De bijbehorende kosten bijhouden door geschatte kosten aan elke Taak toe te wijzen, onkosten te categoriseren en de werkelijk gemaakte kosten bij te houden. Dit biedt een gecentraliseerde locatie voor het beheren van alle projectfinanciën
• Visualiseer kostenverdelingen per categorie, houd budgetafwijkingen bij en krijg waardevolle inzichten in projectfinanciën
• Deel uw CBS-document met teamleden, wijs taken toe met kostenramingen en houd iedereen op de hoogte van de projectfinanciën door middel van realtime updates

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/image-311-1400x933.png ClickUp Taken /%img/

Beheer alle projectgerelateerde activiteiten eenvoudig op één platform met ClickUp-taaken

Met ClickUp projectmanagement krijgt u geavanceerde functies die u kunnen helpen:

• Plan en prioriteer al uw projectdetails met gemak, zodat uw hele team een duidelijk begrip krijgt van de reikwijdte, toewijzing en activiteiten
• GebruikClickUp Brein, een AI-gebaseerde assistent voor projectmanagement om je dagelijkse werk te vereenvoudigen. Het kan automatisch actie-items en subtaken genereren, commentaren samenvatten, gegevenstabellen maken, relevante details vinden binnen ClickUp en aangesloten apps en geautomatiseerde voortgangsupdates maken en delen. Gebruik het als uw AI-projectmanager
• Verkrijg sneller consensus en start projecten met helderheid door gebruik te maken van één platform om samen te werken aan uw projectvisie, kosten in te schatten en projecten sneller en binnen budget op te leveren

Het biedt ook kant-en-klare, volledig aanpasbare sjablonen om je te helpen direct aan de slag te gaan met CBS- en WBS-projectschattingen. Bijvoorbeeld de ClickUp Projectbegroting met WBS sjabloon maakt het bijhouden van kosten gemakkelijk en eenvoudig door uw project op te splitsen in taken.

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/ClickUp-Project-Budget-With-WBS-Template.png Behandel complexe projecten met finesse met de ClickUp Projectbegroting met WBS-sjabloon https://app.clickup.com/signup?template=t-216264282 Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

Met behulp van deze sjabloon kunt u uw projectbudgetteringsactiviteiten vereenvoudigen, omdat u hiermee:

• In kaart brengen van activiteiten en kostenramingen
• Al uw projectgegevens op één plaats organiseren
• Je uitgaven continu bijhouden zodat je niet over het budget heen gaat

Het bevat een gedetailleerde work breakdown structure (WBS), inclusief:

• Aangepaste statussen: Taak status markeren als Geannuleerd, Klaar, In uitvoering, In de wacht en Nog te doen
• Aangepaste velden: Voor het categoriseren en toevoegen van attributen om uw taken te beheren en eenvoudig uw projectactiviteiten en budget te visualiseren
• Aangepaste weergaven: Om uw informatie te visualiseren in meerdere weergaven voor project bijhouden en projectmanagement
• Projectmanagement: Het projectbudget en de WBS beter bijhouden met mogelijkheden voor tijdsregistratie, tags, waarschuwingen voor afhankelijkheid, e-mails en meer

Deze sjablonen bieden een vooraf gedefinieerde structuur voor uw WBS, velden voor kostenramingen en functies voor het bijhouden van budgetten zonder dat u alle taken handmatig hoeft te doen of vanaf nul hoeft te beginnen.

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/ClickUp-Project-Cost-Management-Template.png Volg projectkosten als een professional met een volledig aanpasbaar sjabloon voor projectmanagement van ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-216264282 Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

Verbetert uw project budget abonnement met ClickUp

Hier is dus de ultieme gids om u te helpen uw projecten te plannen en projectbudgetten te schatten. Het geeft een duidelijk en uitgebreid beeld van uw projectfinanciën, zodat u weloverwogen budgetteringsbeslissingen kunt nemen, potentiële kostenrisico's proactief kunt identificeren en projecten uiteindelijk op tijd en binnen het budget kunt opleveren.

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/image-23.gif ClickUp's tijdsregistratie voor projecten /$$$img/

Meet en analyseer de tijd die aan taken wordt besteed om productiviteit en naleving van het budget te garanderen met ClickUp's Project Time Tracking

Met ClickUp kunt u uw volledige projectmanagement proces veel effectiever en houd budgetten en Taken bij op hetzelfde platform.

Of het nu projectmanagers zijn of uw financiële of commerciële afdeling, ze kunnen allemaal samenwerken, projecten plannen en indien nodig samenwerken. Of, zoals Michael Scott zou zeggen, het is een drievoudige WIN.

De alles-in-één software voor projectmanagement hiermee kunt u werkstromen, documenten, realtime dashboards en nog veel meer beheren, zodat uw team sneller kan werken, slimmer is en tijd bespaart.

Klaar om de kosten van uw projecten onder controle te krijgen? Meld u aan voor ClickUp en ervaar de voordelen van een gestroomlijnde en samenwerkende CBS-aanpak!

Veelgestelde vragen (FAQ)

1. Wat is inbegrepen in een kostenstructuur?

Een kostenstructuur (CBS) omvat alle kosten die in een bepaald project worden gemaakt. Dit omvat vier hoofdkostencategorieën:

• arbeidskosten: Het geld dat wordt uitgegeven aan de mensen die het project gaan uitvoeren
• Materiaalkosten: Alle materialen die het bedrijf koopt, waaronder grondstoffen, onderdelen, productiebenodigdheden, verzekering en vracht
• Uitrustingskosten: De eigenlijke uitrusting
• Overheadkosten of indirecte kosten: Uitgaven die niet direct aan specifieke kosten zijn toe te wijzen, zoals kantoorruimte, nutsvoorzieningen, uitkeringen en belastingen

2. Wat is de kostenonderverdelingsmethode?

De kostenverdelingsmethode verwijst naar het proces van het creëren van een kostenstructuur. Hierbij worden alle activiteiten van het project uit de Work Breakdown Structure (WBS) geïdentificeerd, kosten aan elke activiteit toegewezen en bij elkaar opgeteld om het totale projectbudget te krijgen.

3. Wat is het verschil tussen een kostenstructuur en een work breakdown structure (WBS)?

Een Work Breakdown Structure (WBS) schetst de projectresultaten door ze op te splitsen in kleinere, beter beheersbare Taken. Een CBS richt zich op de financiële aspecten van het project en wijst kosten toe aan elk element van de WBS. Samen bieden ze een uitgebreide weergave van de omvang en de financiën van het project.