De eerste ontmoeting met een nieuw team is een cruciaal moment dat de toon zet voor je relatie met je team.
Het is een kans voor jou en je teamleden om een verstandhouding op te bouwen en een nieuwe en vruchtbare werkrelatie te beginnen. Daarom is het maken van een positieve en blijvende eerste indruk cruciaal.
Als nieuwe manager werk je samen met het team om taken toe te wijzen, projecten te beheren en prestaties te beoordelen. Tijdens de eerste ontmoeting begin je op de juiste manier en leg je de basis voor toekomstige samenwerking.
Dus, hoe krijg je je eerste vergadering met een nieuw team onder de knie en welke uitdagingen zul je overwinnen?
Lees verder om daar achter te komen.
Uitdagingen bij de eerste ontmoeting met een nieuw team
Een nieuw team ontmoeten is tegelijkertijd een spannende en uitdagende ervaring. Misschien sta je te popelen om de mensen met wie je gaat samenwerken te leren kennen en jezelf voor te stellen. Maar je kunt je ook een buitenstaander voelen die probeert binnen te komen.
Naast de kriebels en nervositeit zijn er nog andere uitdagingen die je moet overwinnen tijdens je eerste ontmoeting. Laten we enkele van deze uitdagingen kort bespreken.
Vergaderingsduur
Een geschikte duur bepalen voor je eerste vergadering met een nieuw team is een uitdaging. Je wilt het niet zo kort maken dat mensen niet genoeg tijd krijgen om met je te communiceren, maar je wilt ook niet dat ze te lang van hun werk weg zijn.
De beste manier om hiermee om te gaan is om een duidelijke agenda op te stellen en een tijdsduur toe te wijzen aan elk deel van de vergadering. Trek ook wat tijd uit voor vraag en antwoord en voor informele gesprekken.
Tel de toegewezen tijd voor elke activiteit of agendapunt bij elkaar op en bereken de duur. Zorg ervoor dat je een buffer hebt voor onverwachte vertragingen.
Zodra je klaar bent met de introducties en je begint met regelmatige teamvergaderingen, organiseer dan opstartvergaderingen van korte duur om ze efficiënt en doelgericht te houden.
Geen agenda
Wist u dat maar liefst 50% van de vergaderingen onproductief zijn en tijdverspilling? De meest waarschijnlijke boosdoener voor onproductieve vergaderingen is het ontbreken van een agenda.
Geen agenda hebben kan je vergadering richtingloos maken en tijdverspilling voor alle betrokkenen. Zonder structuur kan de vergadering langer duren dan verwacht zonder enig doel op te lossen.
Zelfs je teamleden zouden niet weten wat ze kunnen verwachten en zouden niet voorbereid komen. Het opstellen van een agenda geeft structuur aan je vergadering, waardoor deze efficiënter en doelgerichter wordt.
Technische problemen
Als je een presentatie hebt voorbereid voor je eerste vergadering en de vergaderruimte niet over de juiste apparatuur beschikt, is dat een groot probleem. Zelfs met de juiste apparatuur kunnen technische problemen ervoor zorgen dat u een presentatie of video niet kunt laten zien.
Om dergelijke situaties te voorkomen, controleer je de apparatuur en de vergaderruimte van tevoren en zorg je ervoor dat alles werkt.
Als je een team op afstand leidt en van plan bent om online te vergaderen, kan er veel misgaan. Een trage internetverbinding of een trage videoconferentieoplossing kan je vergadering vervelend en inefficiënt maken. Gebruik goede software voor vergaderbeheer om dergelijke problemen te voorkomen en ervoor te zorgen dat uw vergadering soepel verloopt.
Gebrek aan voorbereiding
Een van de grootste uitdagingen waarmee u te maken kunt krijgen wanneer u een nieuw team voor het eerst ontmoet, is dat u niet genoeg punten hebt om met uw teamleden te bespreken.
Onderzoek en voorbereiding vooraf kan daarbij helpen. Je kunt beter met je teamleden praten als je een lijst met gespreksonderwerpen hebt en een idee van wie wie is.
Anders kun je bevriezen of te maken krijgen met ongemakkelijke stiltes door onvoldoende voorbereiding. Dus als je een uitstekende eerste indruk wilt maken, ga dan goed voorbereid naar de vergadering.
Onvoldoende ruimte
Een andere uitdaging waarmee u te maken kunt krijgen bij uw eerste vergadering is het boeken van een kamer met de verkeerde afmetingen. Dit gebeurt wanneer u een online boekingssysteem gebruikt om een vergaderzaal te boeken zonder deze fysiek te controleren.
Net als bij technische apparatuur moet je ook de vergaderruimte van tevoren controleren. Zorg ervoor dat de ruimte groot genoeg is voor de vergadering.
Als je teamactiviteiten hebt gepland, zorg er dan voor dat er voldoende fysieke ruimte is en dat de vergaderruimte daarop is ingericht.
Te veel gespreksonderwerpen
Een andere uitdaging waarmee u te maken kunt krijgen, is dat u te veel te zeggen en te doen hebt tijdens uw eerste bijeenkomst met werknemers en meer tijd nodig hebt.
Als nieuwe manager hebt u misschien te veel dingen te bespreken, maar u moet leren prioriteiten te stellen. Vergeet niet dat de eerste bijeenkomst inleidend is; je kunt later werkgerelateerde bijeenkomsten plannen.
Houd het kort en interactief in plaats van te veel proberen te bereiken in één vergadering.
Off-topic discussies
Een onvermijdelijke uitdaging waarmee de meeste nieuwe managers tijdens een vergadering te maken krijgen, is dat mensen zich laten meeslepen en discussies voeren die niet over het onderwerp gaan. Gesprekken kunnen alle kanten op gaan als je een groep mensen ontmoet in een informele of ongedwongen sfeer.
Als nieuwe manager moet je een evenwicht vinden tussen informele interacties en een agenda-gedreven gestructureerde vergadering. Door elk agendapunt en tijdstip door te geven, kun je de vergadering in de juiste richting sturen.
Hoe voer je een succesvolle eerste vergadering met een nieuw team?
Een succesvolle introductiebijeenkomst helpt je om een uitstekende eerste indruk te maken op je team en om op de juiste voet te beginnen.
Maar je hebt hulpmiddelen en strategieën nodig om ervoor te zorgen dat je eerste bijeenkomst goed verloopt.
Volg de onderstaande tips om je kansen op succes verder te vergroten.
Stel goede doelen en deel deze van tevoren met uw team
Het opstellen van een agenda is noodzakelijk voor elke vergadering; je eerste vergadering met een nieuw team is geen uitzondering. Stel doelen voor de vergadering en laat je team weten wat het doel van de vergadering is.
Voor een eerste vergadering zou het doel moeten zijn om jezelf voor te stellen en je hele team te leren kennen. Je moet het echter opsplitsen in specifieke actiepunten en doelen om meer duidelijkheid te verschaffen aan de aanwezigen.
Je hebt bijvoorbeeld nodig:
- Een ijsbrekeractiviteit
- Een toespraak om jezelf voor te stellen
- Ateam introductie ronde
- Een vraag- en antwoordsessie
Maak een lijst van al deze activiteiten en actiepunten en reserveer tijd voor elke activiteit bij het plannen van je eerste vergadering.
Gebruik ClickUp Documenten om een gedetailleerde agenda te maken met duidelijke doelen en actiepunten. U kunt lijsten met opsommingstekens maken om doelen te stellen en een rijke opmaak gebruiken om uw vergaderagenda aan te passen.
creëer goed opgemaakte vergaderdoelen en deel ze met uw team met behulp van ClickUp docs_
Als u de volgende vergadering wilt gebruiken om teamdoelen te stellen, gebruik dan ClickUp's Sjabloon voor agenda van doelstellingsbijeenkomst . Het is een volledig aanpasbaar document met vooraf ontworpen velden om je te helpen doelen te stellen voor je nieuwe team.
Gebruik de ClickUp sjabloon voor teamvergaderingen om het doel van de vergadering te bepalen en deel deze met uw teamleden
Maak de ervaring interactief
Laat de eerste ontmoeting met je team niet alleen over jou gaan. Maak er een interactieve sessie van waarin teamleden met u praten en u beter leren kennen.
Luister actief om meer te weten te komen over de teamdynamiek en de individuele teamleden. Besteed veel aandacht aan elk nieuw teamlid en ga met hen in gesprek.
Pro tip: Leer meer over elk teamlid voor je eerste ontmoeting. Lees over hun rollen, prestaties en andere details in de personeelsprofielen van je bedrijf.
Dit zal je helpen om je gesprekken te personaliseren en je in te leven in elk teamlid terwijl je hen het gevoel geeft dat ze gewaardeerd worden.
Hier zijn nog enkele andere tips om je introductiegesprek interactief te maken:
- Voer ijsbrekeractiviteiten uit om de gesprekken op gang te brengen ende teamdynamiek te verbeteren* Voeg interactieve elementen toe zoals quizzen, polls, enz. om je teamleden op afstand actief te betrekken als je een online vergadering houdt
- Gebruik teambuildingoefeningen om samenwerking en probleemoplossing als team aan te moedigen
- Organiseer een open vraag- en antwoordsessie waar je teamleden je vragen kunnen stellen
- Oefen actief luisteren tijdens de vergadering door vervolgvragen te stellen en echt betrokken te raken bij gesprekken
Laat tijd over voor vragen van medewerkers
Wanneer u uw vergaderagenda en actiepunten, laat wat tijd over voor vragen en antwoorden van medewerkers.
Dit geeft je teamleden de kans om hun twijfels te verduidelijken over hoe dingen in de toekomst zullen werken en wat er van hen wordt verwacht. Het helpt hen ook om jou en je managementstijl beter te leren kennen.
Tijd vrijmaken voor vragen en antwoorden is een goede gewoonte, zelfs tijdens projectvergaderingen . Het maakt je vergaderingen interactiever en betrekt iedereen bij de discussie.
Bereid zijn op onverwachte situaties
Als manager moet u voorbereid zijn op conflicten of meningsverschillen tijdens de eerste vergadering. Anticipeer op mogelijke uitdagingen en wees erop voorbereid.
Als u bijvoorbeeld van plan bent om dingen te veranderen en teamleden aan te moedigen om nieuwe verantwoordelijkheden op zich te nemen, wees dan voorbereid op weerstand.
Het belangrijkste is om rustig en beleefd met de situatie om te gaan. Dit is je kans om je team te laten zien wat voor leider je zult zijn. Anticipeer dus op mogelijke problemen en bereid je voor om ze frontaal aan te pakken.
Denk na over hoe u de eerste teamvergadering sterk kunt afsluiten
Bereid gespreksonderwerpen voor om de vergadering op de juiste manier af te sluiten - zorg ervoor dat deze niet abrupt eindigt of ongemakkelijk afloopt.
Bereid een korte toespraak voor om uw team te inspireren en de vergadering positief af te sluiten.
Zorg ervoor dat je duidelijke volgende stappen en actiepunten voor je team vaststelt voordat de vergadering eindigt. Plan indien nodig één-op-één vergaderingen met teamleden.
Gebruik AI-tools om notities en samenvattingen te maken van vergaderingen en deze te delen met je teamleden.
De follow-up: Volgende stappen na de eerste teambijeenkomst
De eerste vergadering is nog maar het begin. Je moet ook de volgende stappen communiceren en plannen voor toekomstige bijeenkomsten. Het helpt u de teamwaarden te begrijpen en uw nieuwe teamleden te leren kennen.
Hoewel de eerste bijeenkomst cruciaal is, kun je onmogelijk alles in één keer bereiken. Je hebt een actieplan en een planning nodig om regelmatig teamvergaderingen te houden.
Laten we enkele essentiële aspecten bespreken waar je op moet letten.
Maak aantekeningen en documenteer de notulen van de vergadering
Het documenteren van uw vergadering en het maken van notulen is cruciaal omdat het helpt bij het bijhouden van de besproken punten. Mensen kunnen essentiële actiepunten en volgende stappen vergeten als ze dat niet doen.
Als je een team op afstand managet, is het nog belangrijker om de vergadering op te nemen. Mensen kunnen de opname gebruiken om te refereren aan de punten die tijdens de vergadering zijn besproken.
Gebruik ClickUp Clip om je eerste vergadering op te nemen. Hiermee kunt u uw scherm opnemen en een video-opname maken van uw online vergadering. Zo kunnen teamleden horen wat er is besproken en uw presentatie zien.
neem je scherm op om je eerste vergadering te documenteren en deel het met je teamleden voor toekomstige referentie_
Neem notulen van vergaderingen op als gemakkelijk terug te vinden notities en samenvattingen als je dingen makkelijker wilt maken. Gezien de geavanceerde technologie die beschikbaar is om dit voor je te doen, kan dit zonder handmatige inspanning worden gedaan.
Gebruik ClickUp Brein om binnen enkele seconden automatisch notities en samenvattingen van vergaderingen te genereren, met een hoge nauwkeurigheid en zonder handmatige inspanning.
Samenvatten van threads en snel vergadernotities maken met ClickUp AI
U moet ook actiepunten en volgende stappen voor uw teamleden noteren en met uw team delen. Gebruik ClickUp's sjablonen voor vergadernotities met een sectie voor actiepunten en de volgende stappen.
Planning en planning voor de volgende vergaderingen
Het plannen van de volgende vergadering is een andere cruciale taak die u tijdens uw eerste vergadering moet voltooien.
Sluit geen vergadering af zonder de volgende in te plannen om de voortgang van actiepunten te controleren. Maak een schema voor teamvergaderingen en deel dit met uw team om iedereen te laten weten hoe vaak u van plan bent met hen te vergaderen.
Als nieuwe manager moet je één-op-één gesprekken plannen met elk teamlid. Je moet ook project startbijeenkomsten om verschillende projecten en hun tijdlijnen te bespreken.
Je hoeft niet alles te communiceren tijdens de eerste vergadering. Stuur in plaats daarvan een reeks e-mails om de planning voor de verschillende projecten door te geven soorten vergaderingen die u van plan bent te houden.
Gebruik de ClickUp agenda sjabloon voor volgende vergadering om de doelen en gespreksonderwerpen voor uw volgende vergadering te bepalen.
Versterk uw vergaderingen met het juiste hulpmiddel
De eerste vergadering van elke manager of teamleider met een nieuw team is cruciaal omdat het de toon zet voor hun werkrelatie met het team.
Het is je kans om je eerste indruk te maken, jezelf voor te stellen aan je team en vertrouwen op te bouwen. Als je het goed doet, maak je een positieve eerste indruk en wordt het werken met een nieuw team veel gemakkelijker.
Als je een team op afstand managet en van plan bent om je eerste vergadering online te houden, zorg er dan voor dat je de tools hebt om het proces naadloos te laten verlopen.
Gebruik ClickUp bijeenkomsten om alle aspecten van uw vergadering te beheren, van het opstellen van een agenda tot het maken van notities en het overbrengen van de volgende stappen. Aanmelden voor ClickUp en gebruik het om een succesvolle vergadering te hebben.
FAQs
**1. Wat zeg je tijdens de eerste vergadering met een nieuw team?
Hier zijn enkele gespreksonderwerpen die je kunt overwegen voor je eerste ontmoeting met een nieuw team:
- Begin met jezelf voor te stellen en vertel je team over je werkervaring en expertisegebieden, samen met je achtergrond
- Bedank je team voor het warme welkom dat je hebt gekregen en vertel ze hoe enthousiast je bent om met hen samen te werken
- Leg het vergaderschema en alle activiteiten en actiepunten vast die gepland zijn voor de rest van de vergadering, en stel de basisregels vast
- Voer een ijsbrekersessie uit om mensen op hun gemak te stellen, het gesprek op gang te brengen en mensen persoonlijk te leren kennen
- Werk uw actiepunten af zoals gepland en sluit af met een vraag- en antwoordsessie en een slotopmerking
**2. Wat is het eerste dat een teamleider moet doen tijdens de eerste vergadering?
Het eerste wat je moet doen tijdens je eerste bijeenkomst is jezelf voorstellen aan je nieuwe teamleden. Vertel ze over je persoonlijke en professionele achtergrond, werkervaring en huidige functie.
Dit is ook een uitstekende kans om verwachtingen te scheppen door hen te vertellen over je stijl van leidinggeven en hoe je het team wilt leiden.
Bedank het team ook voor de ontvangst en vertel ze hoezeer je ernaar uitkijkt om met hen samen te werken.
3. Hoe begin je een eerste teamvergadering?
Begin je eerste teamvergadering met iedereen welkom te heten en jezelf voor te stellen. Gebruik een ijsbreker om de vergadering verder te helpen. Noem de cruciale actiepunten die gepland zijn voor de vergadering en neem ze individueel door.