하루 일과를 모두 마쳤다고 생각했는데, 갑자기 클라이언트로부터 다음과 같은 메시지를 받아 발이 묶인 적이 있으신가요? ‘아직 보고서를 받지 못했는데?’
갑자기 모든 것이 엉망이 된 것 같습니다. 그리고 가장 큰 문제는 무엇일까요? 이미 정신적으로 포기한 상태라, 이제 놓친 부분을 만회하려고 허둥지둥하고 있다는 점입니다.
ChatGPT 태스크는 바로 이러한 문제를 해결해 줍니다. OpenAI의 최신 기능을 통해 일회성 및 반복 알림을 간편하게 설정할 수 있으므로, 중요한 후속 조치, 작업, 또는 마감일을 다시는 놓치지 않게 됩니다.
이 블로그 게시물에서는 ChatGPT 작업 사용법을 설명하고, 실제 예시를 공유하며, ClickUp과 같은 더 강력한 태스크 관리 솔루션을 활용해 ChatGPT의 한도를 극복하는 방법을 보여드리겠습니다.
막판에 찾아오는 당황스러움을 이제 과거의 일로 만들어 봅시다! 🙌
⏰60초 요약
- ChatGPT의 예약 작업 기능을 사용하면 일회성 작업과 반복 작업 모두에 대해 알림을 쉽게 설정하여 일정을 차질 없이 관리할 수 있습니다.
- 오프라인 상태일 때도 중요한 작업을 절대 놓치지 않도록 시의적절한 알림을 받아보실 수 있습니다
- ChatGPT 작업에는 몇 가지 한계가 있습니다. 이를 극복하려면 ChatGPT를 작업 관리 도구와 연동하여 실시간으로 작업 진행 상황을 추적하고, 프롬프트를 구체적으로 작성하며, 책임감을 높이기 위해 수동 알림을 설정하세요.
- ClickUp과 같은 더 강력한 대체 도구를 활용하는 것도 도움이 될 수 있습니다. 이 도구는 사용자의 구체적인 요구 사항에 맞춰 완전히 사용자 정의할 수 있는 템플릿과 tools를 제공합니다.
- ClickUp을 사용하면 모든 산업 분야나 워크플로우에 맞춰 설계된 사전 구축된 목록, 동적 보기, 사용자 지정 필드를 활용하여 작업을 효율적으로 관리할 수 있습니다.
ChatGPT 작업 사용 방법
목표를 하나둘씩 달성하고 있는데도 뭔가 부족하다는 느낌이 든 적이 있으신가요? 바로 '생산성 죄책감'이 스며들고 있는 것입니다. 하지만 중요한 점은, 생산성이란 끊임없이 일하는 것이 아니라 현명하게 일하는 것이라는 사실입니다.
이때 ChatGPT의 예약 작업 기능이 도움이 될 수 있습니다. ChatGPT가 어떻게 작동하여 할 일 목록에서 해당 작업을 처리하고 복잡한 일정을 관리할 수 있도록 도와주는지 알아보세요:
1단계: ChatGPT 작업에 접속하기
ChatGPT를 사용하여 작업을 예약하려면, 우측 상단의 프로필 아이콘을 클릭하세요. 그런 다음 드롭다운 메뉴에서 ‘작업’을 선택하세요. 예약된 모든 작업과 예정된 알림 목록이 표시됩니다.
📝노트: ChatGPT 작업은 GPT-4 모델을 사용할 수 있는 ChatGPT Plus 사용자에게만 제공됩니다. 아직 Plus를 이용 중이 아니시라면, 이 기능을 사용하려면 업그레이드하셔야 합니다.
2단계: 알림 또는 작업 설정하기
알림이나 작업을 처음 설정하는 경우, 여러 가지 선택지가 있습니다! ChatGPT가 제안하는 유용한 방법 중 하나를 따르거나, 조금 더 도전해 보고 싶다면 '직접 해보기'를 클릭하여 직접 주도해 볼 수도 있습니다.
대안으로 다음과 같은 방법을 시도해 보세요:
- 'ChatGPT with scheduled tasks'를 선택하세요(드롭다운 메뉴에서 찾을 수 있습니다).
- ChatGPT에 다음과 같은 작업을 생성해 달라고 요청해 보세요: ‘3월 13일인 어머니 생일에 대해 나에게 알림을 보내주세요’
작업을 제출하면 다음과 같은 알림이 표시됩니다:
💡전문가 팁: 알림 내용을 구체적으로 작성하세요! 단순히 ‘존에게 이메일을 보내라고 알림을 보내줘’라고 하는 대신, ‘오후 3시까지 2분기 보고서에 대해 존에게 이메일을 보내라고 알림을 보내줘’라고 해보세요. *명확하게 작성할수록 ChatGPT가 일정을 더 잘 관리해 줄 수 있습니다. 중요한 것은 ChatGPT가 작업할 수 있는 적절한 맥락을 제공하는 것입니다!
3단계: 작업 업데이트, 일시 중지 또는 삭제
먼저, ChatGPT 웹의 ‘작업 페이지’에서 예약된 작업을 엽니다. 프로필 아이콘을 클릭하여 팝업 메뉴로 이동합니다. 업데이트하려는 작업을 찾아 선택한 다음, 연필 아이콘을 클릭합니다.
해당 작업을 일시 중지하거나 삭제하려면 ‘세 개의 수평 점(점 3개)’을 클릭하세요.
작업 내용을 업데이트하려면 다음 세부 정보를 입력해야 합니다:
- 작업 이름: 일일 금융 뉴스
- 지침: 주요 출처를 검색하여 요약된 뉴스 인사이트를 제공하십시오.
- 일정 설정: 매일 오전 9시(태평양 표준시, PST) (일회성 작업이 있는 경우 여기에도 명시해 주세요)
4단계: 알림 설정
알림을 설정한 후에는 알림 기능을 활성화하여 항상 최신 정보를 받아보세요. 데스크톱 또는 모바일 앱에서 ChatGPT 웹의 ‘알림 설정’으로 이동하세요.
이메일, 푸시 알림, 또는 두 가지 모두 중에서 선택할 수 있습니다. ChatGPT가 백그라운드에서 실행 중이든 아니든 상관없이 알림이 화면에 표시됩니다.
데스크탑 알림을 사용하려면 브라우저 설정을 추가로 업데이트해야 할 수도 있습니다. ChatGPT에서 필요한 권한이 비활성화된 것으로 감지되면 다음과 같은 메시지가 표시될 수 있습니다:
필요한 권한을 활성화하려면 '허용' 버튼을 클릭하세요. Chrome을 사용 중이라면 화면에 다음과 같은 메시지가 표시됩니다:
ChatGPT 작업을 최대한 활용하는 방법
여러 프로젝트를 동시에 진행 중이든, 업무에 약간의 체계가 필요하든, ChatGPT를 활용해 생산성을 극대화하는 방법은 다음과 같습니다:
- 거대한 목표를 세분화하세요: 부담감을 느끼기보다는 ChatGPT 태스크를 활용하여 주요 프로젝트를 실행 가능한 작은 단계로 나누어 작업을 차질 없이 진행하세요
- 과도한 고민 줄이기: 어디서부터 시작해야 할지 모르시겠나요? ChatGPT에게 어떤 작업이든 논리적인 다음 단계를 제안해 달라고 요청해 보세요.
- 전문가처럼 우선순위를 정하세요: 긴급도, 중요도, 노력이 필요한 목표의 우선순위를 AI 기반 제안을 통해 더 체계적으로 관리하세요
- 반복적인 일 자동화: ChatGPT를 사용하여 이메일을 초안으로 작성하거나, 회의 노트를 요약하거나, 재사용 가능한 템플릿을 만드세요
- 진행 상황 추적 및 조정: 완료된 작업을 정기적으로 검토하여 패턴을 파악하고, 작업을 효과적으로 위임하며, 업무 과부하를 방지하세요.
✍️시작에 도움이 되는 프롬프트
- [주제]에 대한 제 프로젝트를 관리하기 쉬운 작은 단계로 나누세요.
- 다음 작업들을 긴급도와 중요도에 따라 우선순위를 정하세요: [작업 목록].
- 제 일상 작업을 효율적으로 관리할 수 있는 간단한 워크플로우를 제안해 주세요.
- [주제]에 대해 클라이언트에게 보낼 후속 이메일을 작성해 주세요.
- 일과 개인 작업 관리의 균형을 맞추기 위한 주간 플랜을 세우는 데 도움을 주세요*
ChatGPT 작업 사용의 한계
ChatGPT 작업은 생산성을 높일 수 있지만, 다음의 몇 가지 한계점을 염두에 두어야 합니다:
- 실시간 추적 기능 없음: 일반적인 작업 관리 앱과 달리, ChatGPT는 기기 간 동기화 기능을 제공하지 않으며 알림도 보내지 않습니다.
- 연동 기능 부족: 달력, 이메일 또는 프로젝트 관리 tools와 연결되지 않으므로, 작업을 수동으로 추적해야 합니다.
- 한도 있는 문맥 기억력: 충분한 세부 정보를 제공하지 않으면 응답이 너무 포괄적이거나 핵심적인 뉘앙스를 놓칠 수 있습니다.
- 책임 추적 기능 없음: ChatGPT는 작업을 제안할 수는 있지만, 후속 조치를 취하거나 작업을 완료하도록 보장하지는 않습니다.
- 복잡한 프로젝트 관리에는 적합하지 않음: 의존성이 있는 복잡한 워크플로우의 경우, 전용 tools를 사용하는 것이 더 효과적일 수 있습니다
이러한 한도를 어떻게 극복할 수 있을까요? 🤔📊 실시간 추적을 위해 ChatGPT와 태스크 관리 도구를 함께 사용하세요💬 더 관련성 높은 제안을 받으려면 프롬프트를 구체적으로 작성하세요🕰️ 스스로 책임을 다할 수 있도록 수동 알림을 설정하세요
더 읽어보기: ChatGPT의 한도를 효과적으로 극복하는 방법
ClickUp에서 작업 사용하기
ChatGPT로 작업을 계획했다가 몇 시간 뒤면 잊어버리는 바람에 답답함을 느껴본 적이 있으신가요? 통합 기능도, 후속 조치도, 소유권도 없습니다.
마감일이 다가오는데도 그저 방치된 채로 남아 있는 목록들. ChatGPT의 한계인 추적 기능 부재와 책임 소재의 불분명함은 생산적이기보다는 막막함을 느끼게 할 수 있습니다.
이때 ClickUp이 도움이 될 수 있습니다. 일을 위한 모든 것을 갖춘 앱인 ClickUp은 여러분이 체계적으로 일을 관리하고, 집중력을 유지하며, 마감일을 여유 있게 맞출 수 있도록 설계되었습니다.
더 스마트하게 계획을 세울 수 있도록 도와주는 내장 AI, 업무를 체계적으로 관리할 수 있는 작업, 아이디어를 저장할 수 있는 문서, 마감일을 절대 놓치지 않게 해주는 알림, 그리고 팀원 간의 연결을 돕는 내장 채팅까지, ClickUp은 일에 필요한 모든 것을 한곳에서 제공합니다. 그리고 이것은 시작에 불과합니다.
ClickUp 작업이 어떻게 여러분의 업무 관리를 간소화해 주는지 함께 살펴보겠습니다.
올인원 통합 작업 관리
작업 진행 상황을 추적하기 위해 여러 도구를 오가며 애쓰고 계신가요? 그런 분은 당신뿐만이 아닙니다. 플랫폼을 계속 전환하는 데만 연간 최대 32일이라는 업무 시간이 낭비될 수 있는데, 이 시간은 실제로 작업을 완료하는 데 사용할 수 있는 소중한 시간입니다.
ClickUp 작업을 사용하면 업무 계획 수립, 할당, 추적에 필요한 모든 기능을 한곳에서 관리할 수 있습니다. 누가 어떤 작업을 담당하는지 확인하거나 진행 상황을 찾기 위해 여러 앱을 오가며 허둥대지 않아도 됩니다. 업무가 일관되게 관리되고 업무량이 체계적으로 정리되어 팀의 전반적인 생산성이 향상됩니다.
📌예시: 10명으로 구성된 팀과 함께 제품 출시를 주도하고 있지만, 팀원들마다 각기 다른 tools를 사용하고 있습니다. 한 사람은 스프레드시트로 작업을 추적하고, 다른 사람은 달력으로 마감일을 관리하며, 팀 업데이트는 Slack과 이메일에 흩어져 있습니다. 정말 난장판입니다.
ClickUp으로 전환하면 작업, 마감일, 담당자 등 모든 정보가 하나의 공유 작업 대시보드에 통합됩니다. 팀원들은 앱을 오갈 필요 없이 작업 항목을 할당하고, 작업에 직접 댓글을 달며, 실시간 업데이트를 확인할 수 있습니다. 더 이상 마감일 놓침, 메시지 분실, 도구 사용에 따른 피로감은 없습니다. 출시 일정을 차질 없이 진행할 수 있는 효율적인 워크플로우만 남습니다. 🚀
또 다른 예시로, 직장에 인간적 가치를 접목하는 조직인 '더 피플 피스( The People Piece)'를 들 수 있습니다. 이 조직은 엑셀, Slack, 워드 문서 등 여러 tools에 걸쳐 분산된 워크플로우로 인해 비효율성에 시달리고 있었습니다.
ClickUp을 도입한 이후, 그들은 모든 것을 한곳에 통합할 수 있게 되었습니다. 이제 ClickUp은 이니셔티브별로 일을 체계화하고 기존 프로세스와 연계하는 데 도움을 주고 있습니다.
ClickUp에서 생산성을 극대화하기 위해 작업을 맞춤형으로 설정할 수 있는 모든 방법을 살펴보겠습니다:
1. 작업에 맞춤형 상태 추가하기
ClickUp에서는 워크플로우에 맞춰 작업 상태를 맞춤형으로 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 콘텐츠 팀은 블로그 게시물을 게시하기 전에 ‘초안 작성’, ‘형식 지정’, ‘편집 검토’ 단계를 거칠 수 있으며, 소프트웨어 팀은 승인 대기 중인 새로운 코드를 버그나 문제를 파악하기 위해 ‘테스트’ 단계에 배치한 후, 코드가 실제 서비스에 배포될 준비가 되면 ‘배포’ 단계로 진행할 수 있습니다.
2. 작업을 적절한 작업 유형으로 분류하세요
작업의 범주나 복잡도에 따라 분류하세요. 예시로는 개발 작업을 ‘에픽(Epics)’, ‘버그(Bugs)’, ‘지원(Support)’ 등으로 분류할 수 있습니다.
3. 우선순위 설정
작업의 우선순위를 더 효과적으로 관리하려면 긴급, 높음, normal, 낮음과 같이 색상으로 구분된 다양한 우선순위 등급을 지정하세요.
예시: 팀의 워크플로우에 부합한다면 클라이언트 요청은 ‘긴급’으로, 내부 회의는 ‘낮음’ 우선순위로 표시하는 것을 고려해 보세요.
📮ClickUp 인사이트: 현재의 할 일 목록이 제대로 작동하고 있다고 생각하시나요? 다시 한번 생각해 보세요. 저희 설문조사에 따르면 전문가의 76%가 업무 관리를 위해 자신만의 우선순위 지정 시스템을 사용하고 있습니다. 그러나 최근 연구에 따르면, 효과적인 우선순위 지정 없이 업무에 임하는 근로자의 65%는 고부가가치 업무보다 쉽게 성과를 낼 수 있는 업무에 집중하는 경향이 있는 것으로 나타났습니다.
ClickUp의 '작업 우선순위' 기능은 복잡한 프로젝트를 시각화하고 처리하는 방식을 혁신하여 중요한 작업을 손쉽게 강조해 줍니다. ClickUp의 AI 기반 워크플로우와 맞춤형 우선순위 표시 기능을 활용하면, 무엇을 먼저 처리해야 할지 항상 명확하게 파악할 수 있습니다.
👉🏼우선순위 정하기 실력을 키우고 싶으신가요? 아래 비디오에서 전문가의 팁을 확인해 보세요:
3. 사용자 지정 필드에 세부 정보 기록하기
각 작업에 날짜, 링크, 번호 등의 특정 필드를 추가하여 모든 맥락을 한곳에 모아 쉽게 참조할 수 있도록 하세요. 예시: ‘리서치’ 작업에 출처 링크를 추가하면 담당 팀원이 해당 출처를 쉽게 확인할 수 있습니다.
4. 작업 간 의존성을 관리하고 결과를 더 효과적으로 플랜하세요
ClickUp에서 작업 의존성을 설정하여 주 작업이 완료될 때까지 의존 작업이나 하위 작업이 시작되지 않도록 하여, 워크플로우를 원활하고 체계적으로 관리하세요. 예시: '프로젝트 보고서 작성'과 같은 작업은 '프로젝트 데이터 수집'이 완료될 때까지 시작할 수 없습니다.
5. 여러 목록에 작업 추가하기
단일 작업 공간 내에서 유사한 범주의 작업을 별도의 목록으로 정리하세요. 예시: 팀 내 에디터 1에게 할당된 블로그 게시물이 있다면, 이는 모든 에디터의 블로그 게시물이 통합된 리스트에 표시될 뿐만 아니라 에디터 1에게 특별히 할당된 블로그 게시물 리스트에도 별도로 표시될 수 있습니다.
🧠재미있는 사실: ClickUp의 모든 목록에서 최대 50,000개의 예약 또는 반복 작업을 생성할 수 있으며, 각 작업에는 최대 1,000개의 하위 작업과 중첩된 하위 작업을 포함할 수 있습니다. 단, 작업 설명의 한도는 256KB를 초과해서는 안 됩니다.
더 읽어보기: 작업 관리를 위한 최고의 아웃라이너 앱 및 tools
6. AI를 활용하여 작업 및 하위 작업 생성하기
ClickUp의 기본 AI 어시스턴트인 ClickUp Brain은 사용자의 입력을 바탕으로 작업 생성을 생성, 개선 및 자동화하는 데 도움을 줍니다.
사용 방법은 다음과 같습니다:
- 필요한 내용을 간단히 설명하기만 하면, ClickUp Brain이 제목, 설명, 마감일 및 관련 하위 작업이 포함된 체계적인 작업을 생성해 드립니다.
- 기존 작업과 워크플로우를 분석하여 관련 조치 항목을 제안함으로써 수동 입력 작업을 줄여줍니다.
- ClickUp Brain은 작업 간의 의존성, 우선순위, 마감일을 파악하여 작업이 워크플로우에 더 잘 맞도록 최적화할 방법을 제안합니다.
- 작업 내용을 수정해야 하나요? AI가 작업 설명을 다듬거나, 긴 업데이트 내용을 요약하거나, 내용을 명확하게 전달할 수 있도록 형식을 조정해 줄 수 있습니다.
ClickUp Brain을 활용하면 관리자 업무에 소요되는 시간을 줄이고, 작업을 효율적으로 수행하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.
🧠재미있는 사실: ClickUp Automations와 ClickUp Brain을 함께 사용하면 자연어 'if-then' 명령어를 통해 반복적인 작업을 자동화할 수 있습니다!
7. 맞춤형 알림 및 반복 작업 설정하기
ChatGPT(또는 다른 업무 관리 도구)에 비해 ClickUp이 가진 가장 큰 장점 중 하나는 매우 세밀하게 맞춤형으로 설정한 알림과 반복 작업을 설정할 수 있다는 점으로, 이를 통해 어떤 업무도 놓치지 않도록 보장합니다.
ClickUp을 사용하면 특정 시간에 알림을 설정하거나 조건에 따라 알림을 트리거할 수 있습니다(예: 작업 기한이 지났을 때 또는 프로젝트 마일스톤이 다가올 때).
ClickUp의 '반복 작업' 기능을 사용하면 작업을 매일, 매주, 매월 또는 완료 시점에 따라 반복하도록 예약할 수 있습니다. 이 기능은 다음과 같은 경우에 이상적입니다:
- 주간 팀 회의
- 월간 보고서
- 클라이언트 후속 조치
- 정기적인 프로젝트 검토
💡전문가 팁: 정적인 작업 목록과 달리, ClickUp은 반복 작업의 마감일을 자동으로 업데이트하며 완벽한 사용자 지정을 지원합니다. 다양한 반복 규칙을 설정하고, 팀원을 배정하며, 의존성까지 추가할 수 있습니다.
8. 다양한 기기와 플랫폼 간 호환성을 누려보세요
ClickUp 작업은 Android부터 iOS, macOS, Windows에 이르기까지 모든 것에서 호환됩니다. 스마트폰, 태블릿, 데스크탑에서도 작업과 프로젝트 워크플로우에 액세스할 수 있습니다.
👀알고 계셨나요: ClickUp을 사용하면 YouTube, Vimeo, Loom, CloudApp, Google Drive, VideoPress, Figma 등의 플랫폼 링크를 붙여넣기하여 작업에 콘텐츠를 삽입할 수도 있습니다.
프로젝트 관리에 어려움을 겪고 있는 모든 조직에 ClickUp은 작업 협업을 지원합니다. 이 소프트웨어를 사용하면 할 일 목록의 항목을 관리하고 정해진 시간 내에 해당 작업을 수행할 수 있습니다. 또한 프로젝트 관리 팀이 프로젝트의 전반적인 진행 상황을 추적하여 마감일을 준수할 수 있도록 돕습니다.
프로젝트 관리에 어려움을 겪고 있는 모든 조직에 ClickUp은 작업 협업을 지원합니다. 이 소프트웨어를 사용하면 할 일 목록의 항목을 관리하고 정해진 시간 내에 해당 작업을 수행할 수 있습니다. 또한 프로젝트 관리 팀이 프로젝트의 전반적인 진행 상황을 추적하여 마감일을 준수할 수 있도록 돕습니다.
무료로 시작하기
ClickUp 작업은 프리미엄 버전과 무료 버전 모두에서 사용할 수 있습니다. 따라서 저장소가 100GB에 도달할 때까지 예약 작업과 반복 작업을 무제한으로 생성할 수 있습니다.
저장소가 지정된 한도에 도달하면 플랜을 업그레이드해야 합니다.
ClickUp 유료 버전은 방대한 워크플로우를 관리하고 작업 및 프로젝트에 소요된 시간을 추적할 수 있는 추가 기능을 제공합니다. 다음은 ClickUp의 기능에 대해 한 사용자가 남긴 후기입니다:
도구 통합을 통한 50% 비용 절감: 3가지 tools를 하나의 강력한 플랫폼으로 통합하여 절반의 가격(그리고 더 나은 기능)으로 이용하세요.
도구 통합을 통한 50% 비용 절감: 3가지 tools를 하나의 강력한 플랫폼으로 통합하여 절반의 가격(그리고 더 나은 기능)으로 이용하세요.
작업 관리를 효율화하기 위해 ClickUp 작업 관리 템플릿은 일의 우선순위를 정하고 체계적으로 정리할 수 있는 구조화된 접근 방식을 제공합니다.
이 템플릿을 사용하면 가장 중요한 작업을 파악하고 집중할 수 있으며, 보드, 달력, 목록 형식 등 유연한 보기 옵션을 제공합니다.
다음 용도로 활용하세요:
- 부서, 우선순위, 상태에 따라 작업을 분류하여 명확하게 관리하세요
- 작업 진행 상황과 팀의 처리 능력을 모니터링하여 효율성을 높이세요
- 작업을 손쉽게 일정 관리하고, 배정하고, 완료하여 프로젝트를 계획대로 진행하세요
이 템플릿을 활용하면 팀은 업무의 명확성을 유지하고, 책임감을 높이며, 생산성을 향상시킬 수 있습니다.
ClickUp 작업으로 협업과 생산성 향상
업무든 일상생활이든, 효율적인 작업 관리는 모든 활동의 핵심입니다. ClickUp 작업을 사용하면 작업을 손쉽게 일정 관리하고, 할당하며, 맞춤형 설정으로 팀 협업과 생산성을 높일 수 있습니다.
유연한 화면 구성과 사용자 지정 가능한 목록 기능은 크기나 업종에 관계없이 모든 팀에 안성맞춤입니다. 필요한 모든 것을 한곳에서 관리할 수 있어 사소한 일에 신경 쓰지 않고 정말 중요한 일에 집중할 수 있습니다.
지금 바로 ClickUp에 가입하고 주도권을 되찾으세요.